DESKUNDIGENOORDEEL HUISVESTINGSKOSTEN UWV

Transcriptie

1 DESKUNDIGENOORDEEL HUISVESTINGSKOSTEN UWV Onderzoeksverslag door de heer W. Meijer op 12 februari 2004 aangeboden aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de heer mr. A.J. de Geus 12 februari 2004

2 2 / 93 Inhoud Inleidi ng 4 1. Opdracht en onderzoeksvragen 6 2. Aanpak onderzoek en verrichte werkzaamheden 7 3. Reikwijdte onderzoek 9 4. Achtergrondinformatie Het huisvestingsbeleid van UWV Rol van de Tweede Kamer Correspondentie en rapportage Bevindingen Financieel-administratieve Processen Algemeen Huisvestingsbeleid Begroting Offertes Ondertekening Facturen Projectorganisatie Projectbewaking, controle van en toezicht op de informatievoorziening Financiële verantwoording Effectiviteit ruimtegebruik Normen Bevindingen Analyse Huurkosten Normen Bevindingen Huur Terugbouwverplichting Makelaarskosten Metropolitan-gebouw Analyse Kosten inbouwpakket en toerekening kosten bestuurs- en vergadercentrum 58

3 3 / Normen Bevindingen Inbouwpakket smal La Guardia Plaza Inbouwpakket totaal La Guardia Plaza Inbouwpakket totaal gebouw B Kostentoedeling bestuurs- en vergadercentrum Analyse Kosten van niet-gebouwgebonden inrichting (losse inrichting) Normen Bevindingen Algemeen Kosten restaurantmeubilair Kosten audiovisuele middelen Analyse BTW-verrekening Normen Bevindingen Analyse Onderzoek specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur Algemeen Normen Bevindingen & analyse Publiek beheer en UWV Het samenvattende deskundigenoordeel en de beantwoording van de onderzoeksvragen Algemeen De specifieke vragen Andere bevindingen 91 Bijlagen: 1. Onderzoeksopdracht W. Meijer 2. Wederhoor UWV (integrale weergave) 3. Meetcertificaat en meetrapport gebouw B La Guardia Plaza 4. Kostenspecificatie elfde en twaalfde verdieping en begane grond en eerste verdieping 5. Vergelijking rapportages 6. Begrippenlijst

4 4 / 93 Inleiding Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) is een samenvoeging van de vijf oude uitvoeringsinstellingen Cadans, GAK, GUO, USZO, SFB en het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen (Lisv). Vanaf 1 januari 2002 voert UWV de werknemersverzekeringen uit. Het hoofdkantoor staat aan de La Guardiaweg 68 te Amsterdam Sloterdijk en bestaat uit vier kantoortorens: A, B, C en D, alsmede paviljoen E. Op 29 mei 2003 besteedt het RTL-programma Editie NL aandacht aan de huisvesting van de UWV-leiding in gebouw B. 1 Naar verluidt zou het pas opgeleverde pand, dat al gebruiksklaar zou zijn geweest, in opdracht van de Raad van Bestuur van UWV (hierna: Raad van Bestuur) zijn gestript en opnieuw zijn ingericht, omdat het niet voldeed aan de wensen van de bestuurders. Met name door de keuze van de materialen (marmer en kersenhout) zou deze exercitie circa 9 miljoen euro kosten. In de uitzending van het actualiteitenprogramma is te zien hoe een journalist wordt rondgeleid door werklieden die hem zowel sloopwerk als nog te plaatsen en te verwerken dure materialen tonen. In vervolguitzendingen zegt de journalist contact te hebben gezocht met de UWV-leiding, maar daar niet in geslaagd te zijn. Via woordvoerders werd meegedeeld dat er geen sprake zou zijn van buitensporig sloopwerk en luxe verfraaiingen. Een WOB-procedure om inzage te krijgen in de begroting van de verbouwing leverde voor de journalist niet het gewenste resultaat op. Naar aanleiding van deze uitzending worden door de Kamer vragen gesteld aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, die deze op 24 juni 2003 beantwoordt, mede op basis van twee brieven van de Raad van Bestuur. De vragenstellers zijn met dit antwoord niet tevreden, waarna de bewindsman in het algemeen overleg van de Vaste Commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 25 juni 2003 aankondigt vóór 1 oktober 2003 een onderzoek te laten verrichten naar de huisvestings- en inrichtingskosten voor het UWV-hoofdgebouw. Mede op grond van een onderzoek van de Rijksgebouwendienst en een project van zijn Ministerie en inlichtingen van UWV zelf, biedt de Minister de Kamer op 25 september 2003 een brief met bevindingen aan. Dit leidt tot nadere vragen vanuit de Kamer, waarop de Minister op grond van nadere inlichtingen van UWW op 31 oktober 2003 de Kamer een brief met bevindingen aanbiedt, waarin hij tevens aangeeft zijn oordeel over deze bevindingen te willen opschorten tot hij een deskundigenoordeel over de zaak heeft ingewonnen. De bewindsman geeft op 9 december 2003 de heer W. Meijer opdracht een deskundigenoordeel te geven over de juistheid en volledigheid van de huisvestingskosten en de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten van het UWV-hoofdkantoor. De Minister verzoekt ook de kosten van specifieke diensten over 2002 ten behoeve van de Raad van Bestuur in het oordeel te betrekken. Zie bijlage 1. 1 In gebouw B zijn de Raad van Bestuur, de directies en stafafdelingen ondergebracht.

5 5 / 93 Voor de uitvoering van het onderzoek is in belangrijke mate gebruik gemaakt van informatie die UWV-medewerkers hebben verstrekt; hoewel daartoe geen formele toezegging is gedaan, is het van belang hen te vrijwaren voor de mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen die voortvloeien uit hun medewerking aan het onderzoek. Het feitenonderzoek is uitgevoerd met ondersteuning van accountants en adviseurs van Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteitsadvies, waarbij vooraf is vastgesteld dat de betrokken deskundigen geen persoonlijke of zakelijke banden hebben met UWV of met het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (hierna: het Ministerie). De opbouw van het rapport is als volgt. In hoofdstuk 1 zijn de onderzoeksvragen geformuleerd, hoofdstuk 2 bevat een beschrijving van de onderzoeksaanpak en hoofdstuk 3 geeft zicht op de reikwijdte van het deskundigenoordeel. Hoofdstuk 4 bevat de noodzakelijke achtergrondinformatie, hoofdstuk 5 gaat in op de bevindingen. In hoofdstuk 6 worden de specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur behandeld. Hoofdstuk 7 is gewijd aan het onderwerp publiek beheer en hoofdstuk 8 bevat de confrontatie van de bevindingen aan de gestelde onderzoeksvragen. Het rapport bevat ten slotte een aantal bijlagen en een begrippenlijst. Het onderzoek is afgesloten op 11 februari 2004.

6 6 / Opdracht en onderzoeksvragen Op 27 november 2003 vroeg de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid om een deskundigenoordeel over de volledigheid en de juistheid van de huisvestingskosten en de nietgebouwgebonden inrichtingskosten als onderdeel van de totale uitvoeringskosten van UWV. In het deskundigenoordeel zouden ook de kosten van specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur betrokken moeten worden. De opdrachtverlening is gedateerd 9 december 2003 (zie bijlage). De bewindsman verzocht tevens de betrokken cijfers over de investeringen van UWV te (laten) beoordelen en eventuele afwijkingen ten opzichte van eerdere rapportages aan de Kamer te verklaren. Voorts moesten de cijfers alle uitgaven omvatten die UWV in verband met huisvestingsinvesteringen voor het nieuwe hoofdkantoor had gedaan. Ook moest worden vastgesteld of deze uitgaven aan de juiste kostenposten en gebouwelementen waren toebedeeld. Verder zijn desgevraagd de volgende aspecten in het onderzoek betrokken: 1. de BTW-kwestie en de vergelijkbaarheid hiervan met andere instanties; 2. het toeschrijven van inrichtingskosten aan andere onderdelen; 3. de kosten voor het restaurant; 4. de kosten voor audiovisuele middelen; 5. de toedeling van de boardroom op de 12 e etage; 6. de effectiviteit van het ruimtegebruik in het gebouw; 7. de componenten waaruit de huur van het Metropolitan-gebouw (241 euro per vierkante meter) is opgebouwd, de vraag of deze huur dezelfde is als door Lisv werd betaald en de vraag of UWV ook indirect eigenaar is van dit gebouw; 8. de kosten van specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur (brief aan de Tweede Kamer van 14 november 2003; W&I/SIU/2003/87691).

7 7 / Aanpak onderzoek en verrichte werkzaamheden Het feitenonderzoek is uitgevoerd door Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteitsadvies. Behalve forensisch accountants hebben aan dit onderzoek ook onderzoekers van Deloitte met kennis en ervaring in de bouwsector deelgenomen. Het onderzoek kende drie fasen, te weten: 1. inventarisatie en dossieranalyse; 2. veldonderzoek; 3. rapportage en afronding. Fase 1: inventarisatie en dossieranalyse De eerste fase van het onderzoek richtte zich op het vergaren en analyseren van gegevens om te komen tot een nadere duiding en afbakening van de probleemstelling. Hiertoe zijn gesprekken en interviews gehouden met leden van de Tweede Kamer, medewerkers van het Ministerie, de Raad van Bestuur, de directeur van de accountantsdienst van UWV en anderen binnen en buiten de UWV-organisatie. In deze eerste fase hebben de onderzoekers de gegevens, bescheiden en dossiers verzameld waarover deze organisaties beschikten en hebben zij kennis genomen van de dossiers uit eerdere onderzoeken. Verder zijn UWV-medewerkers via een communiqué dat is gepubliceerd via het UWV-intranet, uitgenodigd de eventueel bij hen aanwezige informatie inzake de huisvesting van UWV te melden. Daartoe zijn in de periode van 9 december 2003 tot en met 5 januari 2004 een postbus en een box opengesteld voor UWV-medewerkers. Dit heeft geen reacties opgeleverd. Wel hebben diverse personen, zogenoemde informanten van zowel binnen als buiten UWV, op andere wijze gereageerd. Ook is gesproken met een journalist van één van de RTL-nieuwsrubrieken. In fase 1 is kennis genomen van de inhoud van een notitie van het Onderzoeks- en Verificatiebureau van de Tweede Kamer over het onderzoek naar de UWV-huisvestingskosten. Er is een zogenaamde waarneming ter plaatse uitgevoerd in gebouw B van het UWVhoofdkantoor. In fase 2 zijn meerdere bezoeken afgelegd. Vervolgens zijn de werkzaamheden en bevindingen van de UWV-accountantsdienst geanalyseerd, alsmede de resultaten en uitkomsten van de onderzoeken die Ernst & Young in opdracht van UWV naar de huisvestingskosten heeft uitgevoerd. Ook is kennis genomen van de onderzoeksrapportage van de Accountantsdienst van het Ministerie. Voorts heeft de Accountantsdienst enkele documenten uit het onderzoeksdossier dat de dienst had aangelegd, ter beschikking gesteld. Fase 1 omvatte ook de opstelling van het toetsingskader, bestaande uit een overzicht van vigerend beleid en interne regelgeving. Fase 2: veldonderzoek In fase 2 is een financieel-administratief onderzoek uitgevoerd. Daartoe zijn dossiers ingezien van de verhuurder-projectontwikkelaar (G&S Vastgoed), de Rijksgebouwendienst en het Ministerie. Makelaar Van Gool & Partners heeft enkele documenten ter beschikking gesteld uit het dossier dat dit kantoor heeft aangelegd.

8 8 / 93 Een groot aantal interviews ( hoor ) is gehouden met medewerkers van UWV, het Ministerie, de Rijksgebouwendienst, adviesbureau Twynstra Gudde en van externe partijen als G&S Vastgoed en makelaar Van Gool & Partners. Daarnaast is gesproken met makelaar Jones Lang LaSalle. Vertegenwoordigers van deze organisaties is gevraagd de bevindingen betreffende het financieel-administratief onderzoek toe te lichten en te verduidelijken. Ook met twee leden van de Raad van Bestuur zijn interviews gehouden. Fase 3: rapportage en afronding In fase 3 is op basis van het feitenonderzoek een rapportage opgesteld na het gebruikelijke wederhoor. Van alle interviews is een verslag gemaakt dat is voorgelegd aan de geïnterviewden met het verzoek het voor akkoord te tekenen. Op basis van het feitenonderzoek en de interviews is een conceptrapportage opgesteld. Op 28 januari 2003 is een conceptrapportage voor wederhoor overgelegd aan de Raad van Bestuur. Over het conceptrapport heeft overleg plaatsgevonden, waarna de Raad van Bestuur op 5 februari 2003 een schriftelijke wederhoorreactie heeft opgesteld. Het wederhoor is bij de desbetreffende passages (samenvattend) verwerkt in het rapport en is integraal opgenomen als bijlage 2.

9 9 / Reikwijdte onderzoek Ten aanzien van de reikwijdte van het deskundigenoordeel gelden de volgende beperkingen. De onderzoekers hebben getracht in de beperkt beschikbare tijd vanaf de opdrachtaanvaarding tot de opmaak van de definitieve tekst alle relevante beschikbare (administratieve) gegevens en bescheiden te verzamelen. Volledige zekerheid dat alle beschikbare gegevens ook werkelijk zijn verzameld, is niet te geven. Alle bezochte organisaties en/of geïnterviewden is gevraagd een zogeheten volledigheidsverklaring af te leggen, waarin onder meer is opgenomen dat betrokkene verklaart naar eer en geweten alle gegevens en informatie te hebben verstrekt die voor de beantwoording van de voorgelegde vragen benodigd zijn, dan wel in het kader van het onderzoek van belang zouden kunnen zijn. Het onderzoek richtte zich primair op (de kosten van) gebouw B van het UWV-hoofdkantoor La Guardia Plaza. De leden van de Raad van Bestuur zijn aangemerkt als betrokkenen. Hun handelen als verantwoordelijke bestuurders inzake de huur, verbouwing en inrichting van dit gebouw, alsmede als afnemers van de specifieke diensten waarvan in de onderzoeksopdracht wordt gesproken, is object van onderzoek. Het onderzoek strekte zich uit over de periode van verwerving (door middel van huur) van gebouw B tot en met 31 december Het onderzoek naar de specifieke diensten ten behoeve van de Raad van Bestuur heeft zich gericht op Het onderzoek was niet gericht op de gehele administratie van UWV, maar op de (project)administratie van gebouw B. Het feit dat het project tot op heden nog niet is afgesloten en er nog altijd verplichtingen worden aangegaan, zoals voor de aanschaf van meubilair, impliceert dat er nog geen volledig beeld van alle kosten kan worden gegeven. Toetsingskader Er is een toetsingskader gehanteerd ten aanzien van de volledigheid en juistheid van de huisvestings- en de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten van UWV, dat is samengesteld uit interne en externe regels. Voor het onderzoek is, voorzover beschikbaar, de volgende documentatie betreffende de interne regels opgevraagd: het Masterplan Huisvestingsoperatie UWV d.d. 13 maart 2003 ; het programma van eisen ; het inrichtingshandboek. In het masterplan is het scenario uitgewerkt waarin het aantal UWV-locaties wordt teruggebracht van 171 naar 29 en de jaarlasten voor de huisvesting worden teruggebracht van 205,5 miljoen euro tot 173,9 miljoen euro in Dit masterplan is op 17 maart 2003 goedgekeurd door de

10 10 / 93 Raad van Bestuur. 2 Het bevat de financiële kaders, de uitgangspunten voor (onder meer) de vestigingslocaties, de gebouwen en inrichting, alsmede de normen voor de huur, het ruimtegebruik per medewerker, de normen voor de investeringen (casco, inbouwpakket en inrichting). 3 Het masterplan is goedgekeurd, nadat de kantoortorens van La Guardia Plaza al waren gehuurd en het verbouwings- en inrichtingsproces reeds vergevorderd was. Het masterplan leent zich voor La Guardia Plaza derhalve alleen als toetsingskader voor controle achteraf voor gebouw B. 4 In een programma van eisen is gedefinieerd welke eisen UWV aan een gebouw stelt. Het programma bevat onder andere de volgende onderdelen: ruimtenormering (soorten ruimten, aantal en oppervlakte); functionele eisen en relaties tussen ruimten; technische uitgangspunten (kwaliteitseisen voor bouwkundige en installatietechnische elementen). Omdat het UWV-hoofdkantoor een huurobject is, heeft het programma van eisen uitsluitend betrekking op het inbouwpakket. Het programma bepaalt welke aanpassingen aan het casco noodzakelijk zijn om het gebouw gebruikersspecifiek te maken en legt het kwaliteitsniveau van het inbouwpakket vast. Nadat het complex per 1 juli 2002 was gehuurd, heeft de Raad van Bestuur de prioriteit gelegd bij een spoedige ingebruikneming van gebouw B per 1 januari Het projectplan dat de UWV-stuurgroep Huisvesting 5 in september 2002 had goedgekeurd, ging ervan uit dat gebouw B zou worden ingericht conform het programma van eisen dat gold voor het reeds eerder ingerichte gebouw A, met uitzondering van de begane grond en de eerste, elfde en twaalfde verdieping (het bestuurs- en vergadercentrum en de ontvangstruimte). Voor deze bouwlagen schakelde de Raad van Bestuur de Britse architect Skidmore Owings & Merril (SOM) in, die ook het complex La Guardia Plaza heeft ontworpen. Voor deze verbouwing heeft de Raad van Bestuur geen programma van eisen vastgesteld, waardoor een intern toetsingskader ontbreekt. Uit het onderzoek blijkt overigens dat het programma van eisen voor gebouw A niet volledig is uitgewerkt. Het geeft voor toren A uitsluitend algemene technische uitgangspunten. Op grond daarvan kan worden geconcludeerd dat het toetsingskader op deze onderdelen beperkt is. 2 Het masterplan is op 19 november 2003 als concept aangeboden aan het Ministerie met de mededeling dat in januari 2004 een definitief masterplan wordt aangeboden aan het Ministerie. 3 Onder het casco van gebouwen wordt verstaan: de fundering, bovenbouw, gevels en gebouwinstallaties. Onder inbouwpakket wordt verstaan: het geheel van scheidingswanden, vloerafwerking, gebruikersinstallaties en dergelijke. 4 Een complicerende bijkomstigheid is dat de gegevens in het masterplan niet zijn onderscheiden naar hoofdkantoor en willekeurige vestiging in de regio. 5 De stuurgroep Huisvesting is tot maart 2003 het beslissingsbevoegde orgaan binnen de projectorganisatie voor het project La Guardia Plaza. Zie verder paragraaf voor een beschrijving van de projectorganisatie.

11 11 / 93 Het inrichtingshandboek heeft eenzelfde functie als een programma van eisen, zij het dat het betrekking heeft op de losse inrichting (meubilair). In het inrichtingshandboek is vastgelegd aan welke eisen (functioneel en kwalitatief) de losse inrichting moet voldoen, afhankelijk van de diverse functies, processen en activiteiten binnen de organisatie (werkplekken, vergaderruimten, restaurant en wat dies meer zij). Opgemerkt zij dat UWV voor het onderhavige complex geen inrichtingshandboek beschikbaar had zodat deze niet als interne norm kan worden gehanteerd. Voor het onderzoek zijn de volgende externe regels van belang: de huurovereenkomst en het huurrecht; kengetallen; NEN-norm 2580; Wet op de omzetbelasting In de huurovereenkomst en met het huurrecht zijn de rechten en verplichtingen van de huurder en verhuurder geregeld. Het contract (voor de gebouwen B tot en met E) is op 17 juni 2002 gesloten en is volgens UWV op 9 december 2002 aangeboden aan het Ministerie. De huurovereenkomst is op 8 januari 2003 door het Ministerie goedgekeurd. Kengetallen zijn ervaringscijfers die uitdrukking geven aan kosten of opbrengsten per eenheid. Kengetallen komen tot stand op basis van historische gegevens (in de eigen organisatie) of op basis van marktconforme gegevens (afkomstig van en met betrekking tot andere, gelijksoortige organisaties). Het kengetal bestaat uit een gemiddelde over een aantal voorliggende perioden of uit een gemiddelde van een aantal vergelijkbare organisaties. Via benchmarking (vergelijking met andere organisaties) kan de prestatie van een organisatie of object (bijvoorbeeld een gebouw) worden afgezet tegen wat in de markt gebruikelijk is, waardoor een indicatie ontstaat van het desbetreffende prestatieniveau. Het is daarbij zaak dat de uitgangspunten voor de objecten die in de ijking betrokken moeten worden, met elkaar te vergelijken zijn (wat omvang, functie, proces en dergelijke betreft) en dat de onderzoeksgegevens goed gedefinieerd zijn en eenduidig zijn toegepast. De NEN 2580 bevat termen, definities en bepalingsmethoden voor oppervlakten van terreinen die bestemd zijn voor gebouwen en voor vloeroppervlakten en inhoud van gebouwen of delen ervan. De NEN 2580 geeft aan wat wordt verstaan onder brutovloeroppervlak (bvo) of verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) en hoe deze begrippen moeten worden bepaald dan wel gemeten. 6 Voor de goede orde: de NEN 2580 geeft geen normen voor bijvoorbeeld 6 Onder bvo wordt verstaan: het totale oppervlak van het gebouw. Onder vvo wordt verstaan: het voor gebruik beschikbare oppervlak. Deze begrippen worden hierna verder toegelicht.

12 12 / 93 ruimtegebruik (zoals het aantal vierkante meters brutovloeroppervlak per medewerker). De norm is van belang om uniforme oppervlakte- en inhoudsgegevens te kunnen hanteren. De Wet op de omzetbelasting 1968 is van belang om te toetsen of de BTW op de juiste wijze in de rapportages is verwerkt. Voor het onderzoek zijn de volgende toetsingscriteria gehanteerd: rechtmatigheid: zijn de uitgaven verricht in overeenstemming met de geldende (interne en externe) bepalingen en regels? Hier kunnen interne regels, zoals procedures of begrotingen, en externe regels, zoals wet- en regelgeving, worden onderscheiden; doelmatigheid: zijn de kosten van een proces zo doelmatig (efficiënt) mogelijk gemaakt; anders geformuleerd: zijn de doelstellingen tegen minimale kosten bereikt? functionaliteit: wat is de materiële betekenis van de uitgave? Is de uitgave in die omvang noodzakelijk voor de bedrijfsuitoefening?

13 13 / Achtergrondinformatie Om een duidelijk beeld te schetsen van wat aanleiding is geweest van het onderhavige onderzoek, bevat dit hoofdstuk een beschrijving van het UWV-huisvestingsbeleid in het algemeen en dat ten aanzien van het hoofdkantoor in het bijzonder (4.1). In 4.2 is een samenvatting gegeven van de Kamervragen en in 4.3 van de eerdere onderzoeken en conclusies. 4.1 Het huisvestingsbeleid van UWV Als uitgangspunt voor de uitwerking van het UWV-huisvestingsbeleid wordt onder meer gesteld dat de Raad van Bestuur, centrale directies en (ondersteunende staven) op korte termijn bij elkaar op één locatie worden gehuisvest. Vanaf begin 2001 is het huisvestingsproces voor het hoofdkantoor gestart. Hierna is de tijdlijn weergegeven vanaf 2001 tot en met de ingebruikname van La Guardia Plaza in oktober Overeenstemming over aanhuur gebouwen B, C, D en E ten kantore van Van Gool Opdracht aan architectenbureau SOM voor interieurontwerp 11 e /12 e verdieping / Onderzoek m.b.v. TG naar vestigingsplaats hoofdkantoor / Eerste gesprekken (tot 25/3) en onderhandelingen met G&S Vastgoed Start G&S met bouw op basis van ontwerp VMP Stuurgroep Huisvesting besluit restaurant in gebouw B op de 2 e verdieping te plaatsen Aanhuur gebouw A door vm. SFB RvB UWV kiest voor LGP als hoofdkantoor op basis van rapport Analyse huisvesting UWV Amsterdam Besluitvorming door Stuurgroep Huisvesting over ontwerp SOM voor 11 e /12 e verdieping en begane grond Plv. vz. RvB UWV krijgt huisvesting in zijn portefeuille; programma wordt ingrijpend veranderd Conceptrapport TG: Amsterdam meest gerede vestigingsplaats Oprichting projectorganisatie inrichting / inbouwpakket Oplevering gebouw B door G&S conform Ondertekening huurcontract huurovereenkomst gebouw B, C, D en E Ontwerp SOM voor 11 e /12 e verdieping en begane grond gereed Goedkeuring huurcontract door Ministerie SZW Ingebruikneming gebouw B door RvB, directies en werknemers In opdracht van de Veranderorganisatie SUWI is in de periode april tot en met juli 2001 met behulp van adviesbureau Twynstra Gudde onderzoek gedaan naar de vestigingsplaats voor het

14 14 / 93 hoofdkantoor. 7 In een rapportage van 10 juli 2001 (status concept) wordt geconcludeerd dat Amsterdam de meest gerede vestigingsplaats is voor het hoofdkantoor. Begin 2002 wordt een locatiestudie uitgevoerd naar de mogelijkheden in Amsterdam. De resultaten hiervan worden vastgelegd in de rapportage Analyse huisvesting UWV Amsterdam van 18 maart Gekozen wordt voor La Guardia Plaza (Amsterdam Sloterdijk) vanwege het feit dat: de locatie goed te bereiken is in verband met de ligging aan het NS-station Sloterdijk; het complex vier gebouwen (en een paviljoen) omvat die daardoor gemakkelijk afzonderlijk kunnen worden afgestoten indien de organisatie, zoals wordt voorzien, moet inkrimpen; het Sociaal Fonds Bouwnijverheid (een der UWV-fusieonderdelen) gebouw A reeds heeft gehuurd om zijn medewerkers te huisvesten die voor 1 januari 2003 hun pand moesten verlaten. 8 De UWV-afdeling Facilitair & Inkoop krijgt de opdracht de onderhandelingen te starten. 9 Van januari tot en met maart 2002 worden de eerste gesprekken gevoerd met de verhuurder, tevens ontwikkelaar, G&S Vastgoed. Deze vraagt circa 175 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak, exclusief BTW, parkeren en servicekosten (huurvoorstel van makelaar Van Gool & Partners, januari 2002, die optreedt namens G&S Vastgoed). Vanaf medio maart 2002 worden onderhandelingen gevoerd met G&S Vastgoed en eind april 2002 neemt de Raad van Bestuur op basis van het onderhandelingsresultaat het besluit La Guardia Plaza te huren. Namens UWV treedt Jones Lang LaSalle op als makelaar. Op 26 april 2002 vindt een bespreking plaats ten kantore van UWV, waarin overeenstemming wordt bereikt over de huur van gebouwen B, C, D en E. Op 17 juni 2002 wordt het huurcontract ondertekend. In totaal is dan vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak gehuurd. Hierin zit circa vierkante meter voor gebouw A. Gebouw A en B zijn casco opgeleverd in 2002; gebouw C en D worden opgeleverd in 2003 en In de gebouwen zullen circa 2400 werknemers worden gehuisvest. De verplichtingen van UWV (volgens de huurovereenkomst) voor gebouw B zijn in hoofdlijnen: de overeengekomen huur voor het kantoorgedeelte bedraagt 170 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak exclusief BTW (art. 4.2); 7 Het onderzoek heeft zich gericht op een gezamenlijk hoofdkantoor voor UWV en CWI. Vanaf eind 2001 streeft UWV naar één hoofdkantoorlocatie voor bestuur, directie en staven. 8 SFB, één der rechtsvoorgangers van UWV, heeft gebouw A op 15 juni 2001 voor voormalig SFB-werknemers aangehuurd. G&S Vastgoed was van plan gebouw B te verhuren aan MWB Business Exchange, aanbieder van flexibele kantoorruimten, maar dit bedrijf haakt eind 2001/begin 2002 af, waarna UWV het gehele complex aanhuurt. 9 Op 1 december 2003 zijn de afdeling Facilitair Bedrijf en de afdeling Concern Inkoop samengevoegd. De voormalig directeur Concern Inkoop is op dat moment directeur van de afdeling Facilitair & Inkoop geworden. De desbetreffende functie wordt in dit rapport consequent aangeduid met directeur Facilitair & Inkoop. De onderhandelingen zijn ook gevoerd door de voormalig manager Inkoop Vastgoed. Zie later.

15 15 / 93 er kan niet worden geopteerd voor een verhuur die met omzetbelasting is belast. De BTW over de stichtingskosten van het gebouw B die niet door de eigenaar te verrekenen is, bedraagt: ,62 euro (art. 5.1 en 5.3); het opleveringsniveau (van G&S Vastgoed aan UWV) is overeenkomstig de technische omschrijving die aan de huurovereenkomst is gehecht: kantoor II, La Guardia Plaza, d.d. 12 juni 2001, alsmede de als bijlage bij het huurcontract gevoegde tekeningen; G&S Vastgoed zal het gehele inrichtingspakket van de huurder realiseren. UWV zal daarvoor een coördinatievergoeding van 3% over de kale aanneemsom 10 per opdracht verstrekken deze is exclusief 6% algemene kosten en exclusief 3% winst en risico alsmede de verschuldigde bouwplaatskosten (art. 9.4); G&S Vastgoed verstrekt UWV een stelpost inbouw ter grootte van 136 euro per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak kantoorruimte, al dan niet te vermeerderen met BTW (art. 9.5); G&S Vastgoed verleent UWV een huurvrije periode van 1 juli 2002 tot en met 15 september Oplevering G&S Vastgoed heeft het complex La Guardia Plaza te Amsterdam Sloterdijk ontwikkeld en verkocht aan Beleggingsconsortium Sloterdijk CV, waarin het Spoorwegpensioenfonds, Achmea, KPN/TNT en Generali participeren. Het complex bestaat uit vier kantoorgebouwen (A tot en met D) en een paviljoen in het binnengebied. Dit kan als opleidingencentrum dienst doen. Onder het complex ligt een eenlaagse parkeergarage, die in verbinding staat met de vier gebouwen. 10 Kale aanneemsom: de directe bouwkosten van de aannemer voor uurloon, materiaal en materieel.

16 16 / 93 Gebouw B Foto: gebouwen La Guardia Plaza te Amsterdam Gebouw B is in juli 2002 opgeleverd 11 overeenkomstig de aan de huurovereenkomst gehechte technische omschrijving en tekeningen. Uit onderzoek blijkt dat G&S Vastgoed het gebouw heeft gerealiseerd volgens haar bestek, technische omschrijving en tekeningen. Er waren voorshands geen aanpassingen aangebracht die het gevolg zijn van eisen van de beoogde huurder MWB. Technische omschrijving en tekeningen gebouw B Onderzoek naar de technische omschrijving en de tekeningen betreffende gebouw B leert dat: het gebouw veertien bouwlagen heeft die, met uitzondering van de lagen -1, begane grond en de eerste en twaalfde verdieping, een nagenoeg zelfde indeling kennen; op de -1-laag zich de entree vanuit de parkeergarage bevindt alsmede de archiefruimte; het gebouw twee kernen kent, de ene is voorzien van een noodtrappenhuis en de andere van liften, sanitaire ruimten en een tweede noodtrappenhuis. Voordat het gebouw werd aangepast, was het gebouw als volgt opgeleverd: op de begane grond kon het gebouw worden betreden via een tourniquet op de kop van het gebouw naar de ontvangsthal; tussen de begane grond en de eerste verdieping lag een vide van circa vijf meter breed. Daarin stond een open trap waarmee de eerste verdieping vanaf de begane grond te bereiken 11 Het gebouw is door de verhuurder casco-plus aan UWV opgeleverd. Daarover later meer.

17 17 / 93 was. Het resterende deel van het vloerveld op de eerste verdieping (exclusief de vide) was bestemd voor kantoor; op de twaalfde verdieping waren (voor ongeveer één derde van het oppervlak) de technische ruimten gelegen voor de gebouwinstallaties, de overige ruimte van de twaalfde verdieping was bestemd voor kantoor. De andere verdiepingen (twee tot en met elf) waren de standaardkantoorverdiepingen. Plattegrond standaard kantoorverdieping gebouw B, La Guardia Plaza te Amsterdam (4 e t/m 9 e verdieping) Opleveringsniveau Het opleveringsniveau is het best te omschrijven als casco-plus. In een casco opgeleverd gebouw zijn op hoofdlijnen inbegrepen: fundering, bovenbouw (hoofddraagconstructie, constructieve binnen- en buitenwanden, vloeren, daken, trappen), en gevels (zowel dicht als open); de gebouwinstallaties: werktuigbouwkundige (voor klimaat, sanitair, afvoer), elektrotechnische (voor stroomvoorziening, verlichtingsinstallatie, beveiliging) en de liftinstallatie. In gebouw B heeft de verhuurder bovenop het casco-niveau (als plus ) ook opgeleverd: een verhoogde vloerconstructie ; plafonds inclusief verlichtingsarmaturen.

18 18 / 93 De overige onderdelen van het inbouwpakket, zoals vloerbedekking, scheidingswanden en gebruiksinstallaties waren niet bij de huur inbegrepen en kwamen derhalve voor rekening van de huurder. Deze onderdelen waren nog niet aangebracht ten tijde van de casco-oplevering. Het opleveringsniveau was als volgt: de hal op de begane grond is voorzien van natuursteentegels, de plafonds waren uitgevoerd in beuken gefineerde panelen inclusief verlichting en ventilatieroosters; de kantoren zijn voorzien van een verhoogde vloerconstructie, geschikt voor tapijt. In de vloerconstructie zijn de elektravoorzieningen aangebracht (één wandcontactdoos per 1,80 meter gevellengte). De plafonds zijn uitgevoerd in uitneembare systeemplafonds inclusief verlichtingsarmaturen. De klimaatinstallatie is een zogenaamd fancoilsysteem (luchtbehandelinginstallatie voor ventilatie, verwarming en koeling, inblaas via roosters, afzuig via verlaagd plafond); de vloer ter plaatse van de liftkern op de begane grond is voorzien van natuurstenen tegels. Op de verdiepingen is de vloer van de liftkern voorzien van een verhoogde vloer, geschikt om te worden belegd met projecttapijt (niet inbegrepen). De plafonds zijn voorzien van een uitneembaar systeemplafond en de wanden van stuc- of schilderwerk; de toiletgroepen zijn voorzien van een natuurstenen vloerafwerking, de wanden van tegelwerk, de plafonds van een uitneembaar systeemplafond. De toiletgroepen werden opgeleverd met een sanitairinstallatie en een wastafelcombinatie met natuurstenen blad; elke kantoorverdieping is voorzien van aansluitingen voor een pantry die niet bij de huur was inbegrepen. Van realisering inbouwpakket tot ingebruikneming In mei 2002 wordt een projectorganisatie opgezet om gebouw B gebruiksklaar te laten maken en te voorzien van het inbouwpakket en de inrichting. Er wordt een stuurgroep Huisvesting benoemd voor de algehele sturing van het project La Guardia Plaza, onder leiding van de voorzitter van de Raad van Bestuur. De Regio Facilitymanager Noord-West van UWV wordt aangesteld als intern projectleider en stelt een Projectplan op (versie 1.0 goedgekeurd op 18 september 2002). Uitgangspunt is dat de Raad van Bestuur het gebouw per 1 januari 2003 zal betrekken. Om die strakke planning haalbaar te maken wordt in het projectplan voorgesteld: dezelfde aanpak te hanteren die ook voor gebouw A is gehanteerd; hetzelfde programma van eisen en hetzelfde kwaliteitsniveau toe te passen en dezelfde externe projectleider en dezelfde architect Verweij Messnig en Partners (VMP) in te schakelen. Kwalitatief betekent dit dat deels met kantoortuinen zal worden gewerkt en deels met een traditionele kamerindeling. Uitgangspunt is dat de medewerkers van gebouw B gebruikmaken van het restaurant in gebouw A. De uitgebreide vergadervoorzieningen (behoudens de spreekkamers) zullen worden gerealiseerd in het nog te bouwen paviljoen (opleidingscentrum).

19 19 / 93 De voorzitter van de Raad van Bestuur schakelt in mei 2002 architectenbureau Skidmore Owings & Merril (SOM) in, dat ook het gebouw heeft ontworpen. Dit bureau zal het interieurontwerp maken voor de elfde en twaalfde verdieping, waar het bestuurscentrum zal worden gehuisvest. Architect VMP zal de overige verdiepingen ontwerpen. Eind juni 2002 blijkt dat UWV de voor het bouwproces van G&S Vastgoed benodigde gegevens niet tijdig kan leveren mede vanwege vertraging van architect SOM voor het ontwerp van de elfde en twaalfde verdieping waarna verhuurder G&S Vastgoed aangeeft dat de opleverdatum daardoor verschuift naar 1 april 2003, wat ook zal gebeuren. Op 10 juli 2002 wordt de eerste vergadering van het ontwerpteam gehouden op basis van de eerste ontwerptekeningen van architect SOM. In het verslag van deze vergadering zijn uitgangspunten voor de elfde en twaalfde verdieping opgenomen. Deze uitgangspunten zijn direct vertaald in een ontwerp. Een programma van eisen is niet aangetroffen. In september 2002 is het ontwerp voor de twee bovenste verdiepingen, alsmede voor de begane grond gereed en op 18 september beslist de stuurgroep Huisvesting daarover op basis van de beslisdocumenten 16 en G&S Vastgoed is in juli 2002 al gestart met de werkzaamheden voorzover die het deel betreffen dat is uitgewerkt door architect VMP. Voor het ontwerp van de elfde en twaalfde verdieping en de begane grond moeten ingrijpende wijzigingen worden doorgevoerd. De belangrijkste zijn: op de begane grond is de tourniquet (tegen het advies van de architect in) verplaatst van de kop van het gebouw naar de binnenzijde; op de eerste verdieping is een vloerveld van circa 115 vierkante meter verwijderd om de vide te vergroten. De trap naar de eerste verdieping is verwijderd, de plafonds zijn aangepast en vernieuwd en de werktuigbouwkundige installaties zijn aangepast; op de twaalfde verdieping is in het vloerveld in de betonvloer een trapgat uitgezaagd van ongeveer 25 vierkante meter en er is een stalen trap met glazen treden aangebracht, alsmede een lichtwand. Tevens is op de twee bovenste verdiepingen een uitgebreide keukenvoorziening aangebracht waarvoor de installaties zijn aangepast; in de toiletgroepen op de elfde en twaalfde verdieping zijn de natuurstenen vloerafwerking en de tegelafwerking op de wanden verwijderd en voorzien van natuurstenen tegels (basalt), evenals bij de liftkernen. De wastafelcombinatie met natuurstenen blad is vervangen door een andere wastafelcombinatie en ook het bestaande sanitair is vervangen door een ander type sanitair; 12 Een beslisdocument is een document dat volgens de projectprocedure van UWV wordt opgesteld door de projectgroep Huisvesting voor de stuurgroep Huisvesting, ten behoeve van het beslissingsproces. In deze documenten worden aan de stuurgroep Huisvesting beslissingen voorgelegd, voorzien van de daarmee gepaard gaande consequenties; bijvoorbeeld die ten aanzien van financiën of ten aanzien van de opleverdatum. In de verslagen van de stuurgroep Huisvesting is de besluitvorming naar aanleiding van de beslisdocumenten vastgelegd.

20 20 / 93 de plafonds van de elfde en twaalfde verdieping zijn vervangen en de werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties zijn aangepast. Er is een deels houten en deels natuurstenen vloerafwerking aangebracht, terwijl er deels tapijt is gelegd. De wanden zijn voor een deel voorzien van leemstucwerk. In de notulen van 9 december 2002 van de projectgroep Huisvesting staat dat de stuurgroep Huisvesting alsnog heeft besloten een restaurant in gebouw B onder te brengen op de tweede verdieping. Foto s: hal begane grond met de vergrote vide (links) en trap 11 e en 12 e verdieping (rechts) In maart van 2003 wordt de structuur van de projectorganisatie gewijzigd: de plaatsvervangend voorzitter van de Raad van Bestuur stuurt het project vanaf dat moment direct aan. In februari/maart 2003 wordt het programma voor gebouw B ingrijpend gewijzigd op uitgangspunten en ontwerp: er worden andere (toekomstige) gebruikers ondergebracht in het gebouw B, dat geschikt was gemaakt voor 326 werknemers; uiteindelijk zullen er andere afdelingen worden ondergebracht (staf- en directieleden) met als gevolg dat er minder werkplekken beschikbaar zijn; er komt een ander kantoorconcept: aanvankelijk zouden er deels kantoortuinen komen, echter besloten wordt dat er meer kamers moeten worden gerealiseerd, waardoor een deel van de reeds geplaatste binnenwanden moet worden verplaatst, er wanden moeten worden bijgezet en installaties moeten worden aangepast;