JAARVERSLAG Voedselbanken Nederland en de regio Noord/Oost.

Transcriptie

1 Voedselbanken Nederland en de regio Noord/Oost. JAARVERSLAG 2013 De landelijke vereniging Voedselbanken Nederland is de landelijke koepelorganisatie waarbij 147 voedselbanken zijn aangesloten. Deze koepelorganisatie heeft als doel de lokale voedselbanken te ondersteunen bij hun kerntaken. De landelijke organisatie voert geen operationele activiteiten uit en heeft dus geen eigen klanten en/of uitgiftepunten. Voedsel dat landelijk of regionaal wordt geworven wordt via 8 distributiecentra verdeeld over de aangesloten voedselbanken. De stichting Noordelijke Voedselbanken exploiteert één van de 8 regionale distributiecentra (regio Noord/Oost). De stichting is lid van de landelijke vereniging. De Noordelijke Voedselbanken. De Noordelijke Voedselbanken( hierna: de NVB) stelt zich ten doel het werven en inzamelen van levensmiddelen welke door bedrijven kosteloos beschikbaar worden gesteld, deze levensmiddelen tijdelijk op te slaan en te distribueren naar de lokale voedselbanken in haar werkgebied. Voorts ondersteunt en adviseert de NVB de lokale voedselbanken bij de uitvoering van hun taken ondermeer door het vormen van een platform voor uitwisseling van ervaring en kennis. De NVB exploiteert een regionaal distributiecentrum te Meppel. Het werkgebied van de NVB omvat de provincies Groningen, Friesland, Drenthe en Noordoost-Overijssel, Zwolle, Kampen,Steenwijkerland, Dronten en Noordoostpolder. In totaal worden 30 lokale voedselbanken bediend. Bestuur van de NVB. Het algemeen bestuur werd gevormd door vertegenwoordigers van de volgende lokale voedselbanken: Midden- Drenthe, Zuidoost-Drenthe, Groningen-stad, Oldambt(Oost-Groningen), Leeuwarden, Drachten/Smallingerland, Noordoost-Overijssel en Kampen. Het algemeen bestuur vergaderde in het verslagjaar 4 maal. In 2013 zijn er resp. op 21 maart en op 8 mei algemene ledenvergaderingen voor alle aangesloten voedselbanken belegd waarbij de voorgenomen structuurwijziging van de Voedselbanken Nederland en het onderwerp voedselveiligheid zijn besproken. In de bijeenkomst van 8 mei heeft het dagelijks bestuur mandaat gevraagd en verkregen voor het huren en inrichten van een grotere loods t.b.v. het distributiecentrum. Het dagelijks bestuur van de NVB werd in 2013 gevormd door: -voorzitter: Harrie Timmerman; -penningmeester: Henk Smit; -secretaris: t/m juni 2013 Ronald Wijmenga en vanaf juli 2013 Bert Groen; -acquisiteur: Hielke van Dijken. Het dagelijks bestuur vergaderde in keer. Deze relatief hoge vergaderfrequentie hield rechtstreeks verband met het inrichten van een nieuw distributiecentrum en de daarmee gepaard gaande verhuizing, waarover hierna verslag wordt gedaan. Met het oog op het tegengaan van mogelijke belangenverstrengeling worden de maatschappelijke (neven)functies van de dagelijks bestuursleden in de bijlage vermeld.

2 -2- Distributiecentrum. Tot en met oktober 2013 was het regionale distributiecentrum van de NVB gevestigd in een loods aan het adres Kratonstraat 6 te Meppel. Deze loods werd gezamenlijk met de Voedselbank Zuidwest-Drenthe gehuurd. Om dat de opslagcapaciteit van het distributiecentrum ( vloeroppervlak 750 m2 )en met name de koelcapaciteit te wensen overliet is omgezien naar een andere locatie. Op het industrieterrein Meppel-Noord, op het adres Loberingemaat 2, Meppel en onder handbereik van de A 32 kon een moderne opslagloods worden gehuurd, alweer tezamen met de Voedselbank Zuidwest-Drenthe. Voor het voor gezamenlijke kosten doen van de noodzakelijke investering (inrichten nieuwe loods) en voor de exploitatiekosten van de loods is een kostenverdeling opgesteld en is een samenwerkingsovereenkomst getekend. Een door beide voedselbanken gevormde werkgroep ad hoc heeft vanaf augustus 2013 de inrichting van de loods ter hand genomen en heeft slagvaardig geopereerd. De inrichting van de loods kon worden gerealiseerd door meeverhuizing van de op de oude locatie al in gebruik zijnde koelunit en door overname van een tweedehands koelunit en een vriescel en door de plaatsing van eveneens gebruikte kantoor/kantine en-sanitaire units. De bijgeplaatste koel en -vriesunits en de kantoor/kantine/sanitaire unit konden tegen vriendelijke prijzen worden aangeschaft. Hierdoor en dankzij eenmalige bijdragen van fondsen, bedrijfsdonaties en giften van diverse diaconale instellingen kon de gehele operatie royaal binnen de daarvoor opgestelde begroting worden gerealiseerd. Per 1 november 2013 kon de loods worden betrokken. Thans beschikt de NVB over 1500 m2 vloeroppervlakte voor opslag, een verdubbelde capaciteit voor gekoelde opslag en vriescapaciteit. De logistieke mogelijkheden van het nieuwe distributiecentrum zijn aanzienlijk verbeterd. Dank zij de grote inzet van alle vrijwilligers van het distributiecentrum kon terwijl de uitgifte van voedselpakketten voor de locale voedselbanken gewoon doorging- de verhuizing van de oude naar de nieuwe locatie in eigen beheer worden doorgevoerd. Vrijwilligers en materieel. Aan het regionale distributiecentrum zijn 15 vrijwilligers verbonden. Met inbegrip van de 2 coördinatoren zorgen zij voor het transport van de aangeboden voedselvoorraden, voor de administratie en opslag ervan en voor het verdelen en uitreiken aan de locale voedselbanken. Eens in de twee weken komen de locale voedselbanken de aan hen toegewezen voedselvoorraden ophalen bij het distributiecentrum. In deze zgn. uitgifteweken is het in het distributiecentrum een drukte van belang. De aanvoer van voedselvoorraden maar ook het uitruilen van voedselvoorraden aan andere regionale distributiecentra vind uiteraard ook buiten de uitgifteweken plaats en is dus een constante activiteit. Bij de opslag van de voorraden in de stellingen wordt gebruik genaakt van een heftruck en van enkele pomp en palletwagens. Voor het vervoer van grote voedselvoorraden op de lange afstand wordt gebruik gemaakt van een trekker met oplegger voorzien van koel faciliteiten. De trekker met oplegger wordt tevens gebruikt voor transport voorraden ten behoeve van de Voedselbanken Arnhem en Deventer. Voor het transport van kleine voorraden op korte afstand wordt de bestelauto ingehuurd van de Voedselbank Zuidwest-Drenthe. De vrijwilligers krijgen een reiskostenvergoeding voor het gebruik van de eigen auto ( 0,20/km). Zij zijn aangesloten op de gemeentelijke collectieve vrijwilligersverzekering. Voor de chauffeurs en bijrijders is daarenboven een letselschadeverzekering afgesloten. Voor de chauffeurs en bijrijders is een vergoeding voor verblijfskosten(maaltijdvergoeding) vastgesteld. Voor het werken in het distributiecentrum zijn veiligheidsregels vastgelegd. Ook zijn er zgn. leefregels t.b.v. het gezamenlijke gebruik van de kantoor/kantine/sanitaire units afgesproken. Er is een nieuwe vrijwilligersovereenkomst vastgesteld. De vrijwilligers dragen veiligheidsschoenen en aangepaste kleding voor werk in de koel en vriescel.

3 -3- Organisatieonderzoek. Mede in verband met de in het najaar van 2013 ophanden zijnde verhuizing van het distributiecentrum maar ook met het oog op de veranderingen in de bedrijfsvoering die nodig zijn voor verbetering van de kwaliteit van de voedselopslag en distributie is een organisatieonderzoek ingesteld door bureau 3Dnet te Winschoten. In het in oktober 2013 uitgebrachte rapport worden aanbevelingen gedaan over de onderlinge relaties tussen de NVB en de Voedselbank Nederland en tussen de NVB en de lokale voedselbanken. Met name wordt aandacht gevraagd voor het optimaliseren van de onderlinge taakverdelingen. Aangaande het functioneren van het distributiecentrum beveelt het rapport aan om de relatie tussen het dagelijks bestuur en de medewerkers te verstevigen en om het vrijwilligersbeleid te expliciteren. Aan de verbetering van de bedrijfsprocessen wordt veel aandacht besteed. Het gaat dan met name om de coördinatiefuncties, de logistieke processen, de administratieve processen en werkprotocollen. De adviezen t.a.v. de logistieke en administratieve processen zijn voor een groot deel opgevolgd en/of ingevuld. Ten behoeve van de versterking van de algemene bedrijfsvoering en de coördinatie heeft het bestuur een vacature in het bestuur geopend en tevens een vacature in de top van de organisatie van het distributiecentrum. Besloten is om een nieuw vrijwilligersbeleid te ontwikkelen met gebruikmaking van al bestaande vrijwilligersregelingen. Voedselacquisitie, voedselopslag en distributie, voedselveiligheid. In 2013 werden voedselvoorraden aan de NVB geleverd door 95 bedrijven uit het gehele land. Ook werden overtollige voorraden van 31 andere regionale distributiecentra en locale voedselbanken betrokken. Aan 44 locale voedselbanken en regionale distributiecentra werden voorraden uitgeleverd. De trekker met oplegger heeft daarvoor in 2013 ca km gereden. Ruwweg de helft daarvan is gereden ten behoeve van de voedselbanken Arnhem en Deventer. In het najaar van 2013 leek het erop dat de aanlevering van voedselvoorraden, met name van vers en gangbaar voedsel, stagneerde. De stellingen in het distributiecentrum vertoonde grote, lege plaatsen. Tegen de feestdagen in december 2013 en vooral daarna veranderde dat beeld en liepen de stellingen vol. Voor de lokale voedselbanken in het eigen werkgebied zijn in januari voedselpakketten uitgeleverd. Dit aantal groeide gedurende het verslagjaar naar een maximum van 5845 in december Dit betekent een toename van het aantal pakketten in 1 jaar van 32%. Het totaal aantal pakketten dat in 2013 is verstrekt bedraagt Voor de opslag van bederfelijk voedsel wordt gebruik gemaakt van de vriescel in het distributiecentrum te Meppel. Grote voorraden die niet binnen afzienbare tijd worden uitgeleverd worden opgeslagen in een gehuurde vriescel van een veem te Wolvega. Nu de opslag van bederfelijke voedselvoorraden sterk kon worden verbeterd is het zaak om ook het transport bij uitleveren van de voedselpakketten aan de lokale voedselbanken goed te organiseren. In het verslagjaar zijn daarvoor al diverse acties ondernomen die moeten leiden tot aanschaf van koelboxen voor het distributiecentrum en voor alle lokale voedselbanken binnen het werkgebied. Giften en donaties. Voor de exploitatie van het distributiecentrum heeft de NVB bijdragen ontvangen van de diaconie van de PKN Groningen/Drenthe, Enexis, Plus en Scapino Assen. Voedselbanken Nederland heeft t.l.v. de zgn. Postcodeloterij-gelden eveneens bijgedragen aan de exploitatie Aan het eenmalige project inrichting nieuw distributiecentrum Loberingemaat Meppel hebben enkele landelijke en regionale fondsen bijgedragen, een aantal bedrijven uit de regio en een flink aantal diaconale instellingen van enkele kerkgenootschappen. Verwezen wordt naar de financiële verantwoording van het project, gevoegd bij de jaarstukken 2013.

4 -4- Communicatie. In een vijftal nieuwsbrieven heeft het dagelijks bestuur alle voedselbanken binnen haar werkgebied op de hoogte gehouden van de belangrijkste nieuwsfeiten. Op zaterdag 23 november 2013 hield het nieuwe distributiecentrum aan de Loberingemaat 2 te Meppel open huis voor de lokale voedselbanken. Van die gelegenheid maakten ca 40 belangstellenden gebruik. In het voorjaar van 2014 zal het nieuwe distributiecentrum officieel geopend worden en zullen alle relaties de gelegenheid krijgen het pand te bezichtigen en kennis te maken met de medewerkers en het bestuur. Eind 2013 is de website gelanceerd. Vooruitzicht. De groei van het aantal cliënten dat afhankelijk is van hulp van de voedselbanken is onstuimig en het eind is nog niet in zicht, terwijl de aanlevering van voorraden voedsel niet gegarandeerd is en fluctuaties vertoont. Daarom moeten we alles op alles zetten om de bedrijfsvoering te verbeteren en de voedselvoorraden beter te beheersen. Het jaar 2014 zal daarom in het teken staan van verdere implementatie van het organisatieonderzoek. Met name de eisen voor voedselkwaliteit en het werken met een gesloten koelsysteem zullen de nodige aandacht krijgen. -5- Gewerkt moet worden aan het verstevigen van de acquisitie en het verbeteren van de onderlinge uitruil van overtollige grote voorraden tussen de distributiecentra en de grote lokale voedselbanken. Aan management en coördinatie zal bij voorrang aandacht worden gegeven. De logistieke en administratieve processen in het distributiecentrum zullen verder worden verbeterd en uitgewerkt. Het bestaande vrijwilligersbeleid zal tegen het licht worden gehouden en waar nodig aangepast, vernieuwd en uitgebreid worden. Tot slot. Het werk van de voedselbanken neemt in het beleid rond de armoedebestrijding helaas- een steeds belangrijkere plaats in. De voedselbanken kunnen hun werk gelukkig doen dank zij de belangeloze medewerking van veel toegewijde vrijwilligers, de financiële steun van veel diaconale instellingen, de maatschappelijke betrokkenheid van veel bedrijven die ad hoc of structureel financiële steun of materiële steun verlenen. Het bestuur hoopt dat die steun ook in 2014 gegeven blijft worden. Ruinen, februari o-o-o-o-

5 Bijlage. Overzicht van functies van de bestuursleden. Hielke van Dijken: *statutair directeur Jaffa Bakery BV, Amsterdam; *Lid raad van commissarissen Egga Food BV. Ospel; *Statutair directeur Beugelen Holding BV (management en advies), Staphorst; *Statutair directeur Beugelen Beheer BV, Staphorst; *Bestuurslid Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen. Bert Groen: *Penningmeester Stichting Bijstand Meander Medisch Centrum, Amersfoort; *Bestuurslid Stichting Beheer belangen Gasbedrijf Centraal Nederland, Utrecht; *Voorzitter Stichting Tourist Info De Wolden, Zuidwolde; *Voorzitter districtscommissie Drenthe van de Vereniging Natuurmonumenten, sgraveland; *Bestuurslid Vereniging dorpsbelangen Rune, Ruinen.; *Secretaris Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen. Henk Smit: *wnd. penningmeester Stichting Voedselbank Midden-Drenthe, Beilen; *Penningmeester Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen. Harrie Timmerman: *Voorzitter Stichting Voedselbank Zuidoost-Drenthe, Emmen; *Voorzitter Culturele Raad Emmen; *Voorzitter Stichting Zandstrooisterweek, Schoonebeek; *Coördinator moestuinproject Emmen, Emmen; *redacteur dorpskrant Schoonebeek, Schoonebeek; *Voorzitter Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen.