Een inspirerende partner

Transcriptie

1 Jaarverslag 2009

2 2 Een inspirerende partner 1900 medewerkers telt SD Worx vandaag. Ongetwijfeld staan sommigen onder hen dicht bij u. Via het kantoor in uw buurt, misschien. Of via het aanbod dat ze voor u op maat hebben samengesteld. Of via ons groeiend internationaal netwerk. Achter uw contactpersonen schuilt een ambitieus en groeiend team, en ook zij staan dicht bij u. Want zij bouwen ook verder hun kennis voor u op; ze voeden onze expertise; ze verbreden ons aanbod; ze versterken ons professionalisme. Opdat SD Worx u ook morgen optimaal kan blijven ondersteunen en u toelaat te focussen en verder te groeien. Verschillende van onze klanten getuigen daarvan in dit jaarverslag. Ze vertellen hoe ze ons hebben uitgedaagd en hoe wij erin geslaagd zijn uit te groeien tot hun HR-vertrouwenspartner. Hoe ze niet alleen konden terugvallen op sterke medewerkers, maar ook op onze brede kennisbasis. Met dit jaarverslag willen we de vele vergezichten uit onze organisatie dichter bij u brengen. Hun gezamenlijke trekken zijn onze waarden: INtegriteit, Samenwerken, Passie, Innovatie en REsultaatgerichtheid. Samen vormen ze het letterwoord INSPIRE. Jan van den Nieuwenhuijzen Afgevaardigd Bestuurder SD Worx We hopen ook voor u een inspirerende partner te zijn.

3

4 4 Inhouds opgave strategie De focus verscherpt competence & consultancy Van kennis naar klanten competence & consultancy Dag van de Payrollprofessional grote ondernemingen Steeds meer services voor grote ondernemingen grote ondernemingen No-nonsense en professioneel grote ondernemingen Van nationaal tot internationaal partnership advanced solutions Bewezen kwaliteit en professionalisme maken het verschil advanced solutions Employee Self-Service inhoudsopgave internationaal Klantgerichte innovatie internationaal Uitdagend maar constructief human resources Payroll in de spits maatschappelijk verantwoord ondernemen MVO in het DNA maatschappelijk verantwoord ondernemen Nieuwe mobiele tribune voor De Roma

5 competence & consultancy Sterke interne samenwerking kmo Meedenken met de kmo s kmo Concurrentieel voordeel kmo Een perfecte driehoeksrelatie kmo Ondersteuning bij onze snelle groei advanced solutions Focus op onze corebusiness publieke sector Inspelen op momentum publieke sector Bijzondere meerwaarde door juridisch-technische expertise publieke sector Ervaring met een complexe overheidsorganisatie internationaal Blik op Europa! maatschappelijk verantwoord ondernemen Sporten voor betere kansen dagelijks bestuur Comités cijfers Sterke financiële ruggengraat cijfers Geconsolideerde rekeningen inhoudsopgave

6 De focus verscherpt In de moeilijke marktomstandigheden van 2009 zette SD Worx behoorlijke prestaties neer. De crisis dwong vele bedrijven om af te slanken en overheden om te besparen. Niettemin slaagde SD Worx erin om een lichte groei te realiseren, zowel nationaal als internationaal. Hans Joris, Algemeen Directeur SD Worx België, en Bart Alkemade, Algemeen Directeur SD Worx Internationaal, blikken terug op een bewogen jaar.

7 Hans Joris: Uiteraard heeft een zware crisis als deze een impact op onze organisatie. Uit voorgaande recessies kennen we trouwens de volgorde waarin onze divisies getroffen worden. Werving en selectie is de eerste; onze collega s van DIP voelden de terugval onmiddellijk. Dan begint men te besparen op opleidingen. Vervolgens wordt HR-consultancy beperkt. En ten slotte met zowat een half jaar vertraging voelen we ook dat het aantal loonberekeningen terugvalt, omdat vele bedrijven beginnen af te danken. Bart Alkemade: Hetzelfde deed zich voor op internationaal vlak: onze klanten waren in eerste instantie bezig met het managen van de crisis; dat was de prioriteit. Investeringen werden uitgesteld trouwens, ook productievestigingen en verkoopkantoren in het buitenland werden in vraag gesteld. Eigen vestigingen: België - Luxemburg - Nederland - Frankrijk - Duitsland Partnerships: Verenigd Koninkrijk - Ierland - Italië - Spanje - Portugal - Oostenrijk - Zwitserland - Zweden - Denemarken - Noorwegen - Finland - Tsjechië - Hongarije - Oekraïne Roemenië - Slowakije - Polen - Rusland - Bulgarije 7 Toch slaagde SD Worx erin om groei te realiseren? Hans Joris: Ja, onze omzet groeide met enkele percenten. Niet zo goed als verhoopt, maar ook niet zo erg als gevreesd. Wel moesten we een aantal medewerkers een andere job geven binnen het bedrijf: in de entiteiten waar de impact van de economische recessie zich het sterkst liet voelen, hebben we mensen weggehaald zodra de pijplijn begon te sputteren en die hebben we dan ingezet in omgevingen met ondercapaciteit. Bart Alkemade: Ook op internationaal niveau boekten we groei, maar twee van onze internationale vestigingen kregen het hard te verduren. Nederland had zich de voorbije jaren sterk toegespitst op de logistieke sector, die zwaar werd getroffen. En in Luxemburg had de consultancydivisie een te groot aandeel in het geheel. In die kantoren moesten een aantal mensen afvloeien; we hebben hen in de mate van het mogelijke een andere functie voorgesteld medewerkers bedrijfs- en overheidsklanten 65 jaar expertise 38 kantoren in België, Duitsland, Frankrijk, Luxemburg en Nederland Meer dan 500 consultants loonberekeningen per maand Heeft de crisis een impact op de strategie van het huis? Bart Alkemade: Eigenlijk niet: we gaan door op hetzelfde elan. Het belangrijkste is dat we toch hebben beslist om onverkort verder te gaan met geplande investeringen in dienstverlening. Om onze marktleiderspositie te vrijwaren, zullen we ons dienstenaanbod blijven ondersteunen met vooruitstrevende ICT. Hans Joris: Die inspanningen leveren we boven op de lopende investeringen in technologie, die sowieso al erg hoog zijn. De overheid introduceert immers zeer veel wetswijzigingen. We zijn verplicht de gevolgen daarvan voortdurend te automatiseren, omdat ze manueel niet te verwerken zijn. Dat vergt van onze organisatie een blijvend hoog investeringspeil. We hebben onze budgetten voor 2009 en 2010 niet verhoogd, noch verlaagd, maar we hebben wel keuzes moeten maken: we hebben bepaald welke projecten prioriteit krijgen en het snelst vruchten zullen afwerpen, en welke ons op lange termijn het meest vooruithelpen. We hebben, met andere woorden, de focus scherper gesteld. Die focus zullen we in de toekomst ongetwijfeld moeten behouden. Hans Joris Algemeen Directeur SD Worx België strategie

8 8 strategie Waren er ook positieve kanten aan de crisis? Hans Joris: Ook in tijden van crisis starten we mooie projecten op. Zo hebben we Payroll in de Spits op de sporen gezet, een project om de belangrijke functie van payrollconsulenten binnen SD Worx te ondersteunen en te valoriseren. Door de sterke focus van de voorbije jaren op onze extra diensten zoals consultancy en opleidingen was deze eerstelijnsfunctie wat in de schaduw komen te staan. Daar moet in 2010 verandering in komen: deze 400 à 500 mensen zetten we terug wat meer in de schijnwerpers. We hebben ook onze kantoren in de regio s versterkt. Onze consultancydivisie hebben we gedeeltelijk geregionaliseerd : klanten kunnen nu in de regio s terecht voor een totaalaanbod. Dit moet toelaten ons marktaandeel te vergroten in regio s waar we nu niet zo sterk staan. Bart Alkemade: Andere opportuniteiten doen zich voor op de markt. We kijken voortdurend uit naar interessante acquisitiemogelijkheden, zowel nationaal als internationaal. Hans Joris: Zowel intern als extern hebben we in volle crisis belangrijke stappen gezet. Uiteraard zullen de effecten van die beslissingen pas duidelijk worden op termijn. We durven er wel van uit te gaan dat we er zoals dat ook het geval was bij vorige crises versterkt zullen uitkomen. Hoe hebben de medewerkers het voorbije jaar doorstaan? Bart Alkemade: Een duidelijk effect van de crisis is dat onze organisatie onder druk komt te staan: de werkdruk verhoogt en de kwaliteit mag daar niet onder lijden. We hebben dan ook een grote waardering voor de inspanningen die het voorbije jaar zijn geleverd door de vele gemotiveerde en betrokken medewerkers. Hans Joris: 2010 ziet er spijtig genoeg niet echt beter uit: we moeten dus een appel blijven doen aan de flexibiliteit en veerkracht van onze medewerkers. We zijn er ons van bewust dat de boog niet blijvend kan gespannen staan. Maar indien we het goed aanpakken, kunnen we zonder kleerscheuren door deze crisis komen. Meer nog, we kunnen onze marktpositie zelfs versterken. De krachtigste hefboom naar groei zijn de medewerkers zelf; daarom willen we voort investeren in leer- en ontwikkelmogelijkheden voor hen. Bart Alkemade: We hopen dat zij zich op hun beurt ook bewust zijn van de troeven van SD Worx: we blijven investeren, we blijven streven naar groei, ondanks de veranderde situatie. Dat zijn positieve werkomstandigheden. Bij ons is het potentieel nog steeds groot, ook op het vlak van zelfontplooiing. Wat brengt volgend jaar? Hans Joris: We voorzien dat 2010 nog een spannend jaar zal zijn. De economie zal op het eind van het jaar hopelijk weer aantrekken, maar daarom volgt de werkgelegenheid niet onmiddellijk. We verwachten dus een jaar dat vergelijkbaar is met 2009; we hopen opnieuw een lichte groei te realiseren. We hebben immers groeipotentieel in onze vijf businessdivisies. Maar ongetwijfeld zal de kostenfocus aanhouden. Bart Alkemade: We blijven uiteraard alert voor strategische allianties of potentiële acquisities die goed passen bij SD Worx, zowel nationaal als internationaal. Want het gaat er natuurlijk niet alleen om bepaalde spelers op te kopen, we moeten de integratie ook kunnen verzekeren. De interne transformatie die daarvoor nodig is, moet beheersbaar zijn. En verder in de toekomst? Bart Alkemade: Internationaal willen we de komende jaren grote groei realiseren. Anderzijds zullen we onze schaalgrootte ook ten volle uitspelen. Zo zullen we er alleszins naar streven de synergie op internationaal niveau optimaal te benutten. Onze drukkerij in Antwerpen, bijvoorbeeld, drukt nu ook loonbrieven voor klanten in andere landen. En de R&D-capaciteit die in Frankrijk aanwezig is, kunnen we eventueel ook elders inzetten. Hans Joris: De voorbije tien jaar zijn we bijzonder snel gegroeid. En uiteraard streven we ook in de toekomst naar duurzame groei. Het wordt een bijzonder aandachtspunt om ervoor te zorgen dat we de cultuur en de passie die vandaag ons bedrijf kenmerken, door de grote groei heen kunnen bewaren. Bart Alkemade Algemeen Directeur SD Worx Internationaal

9 Spannend jaar voor de boeg

10 Flex Income Plan In de bloemetjes gezet door het IWT 10 competence & consultancy Internationaal blijken werknemers steeds vaker zelf hun loopbaan en beloning te plannen; ze stellen zelf hun vergoedingsboeket samen. De Denen zijn hierin trendsetters. De Belgische wetgeving is echter zeer complex. Het kenniscentrum van SD Worx deed uitgebreid onderzoek naar de mogelijkheden waarover werkgevers beschikken om een beloningsboeket op maat samen te stellen. Hieruit bleek dat meer flexibiliteit mogelijk is dan algemeen wordt aangenomen. Voor dit onderzoek spitstechnologie op juridisch vlak kreeg SD Worx, als eerste bedrijf in Vlaanderen, IWT-subsidies voor een niet-technologisch dossier. Uit het toekenningsverslag van het IWT, het agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie, citeren we: Het kenniscentrum van SD Worx beschikt over een hoge competentie in dit domein. De aanvragers zijn bekend om hun excellente juridische expertise en de aanvragende organisatie staat bekend als een spitsorganisatie in praktische, doelgerichte ondersteuning van het HR-beleid in de particuliere en private sector. [ ] Het project heeft potentieel ook een positieve impact op de arbeidsverhoudingen in Vlaanderen in verschillende bedrijven. Result driven HR : die belofte maakte Competence & Consultancy waar in De consultancydivisie van SD Worx pakt immers uit met een uniek en geïntegreerd aanbod, dat reikt van training tot outsourcing. In de loop van het voorbije jaar spitste de divisie zich nog meer toe op haar klanten, vertelt Chris Wuytens. De kennis rond payroll & HR die SD Worx in de loop der jaren heeft opgebouwd, is vandaag gebundeld in een krachtig kenniscentrum. Dit team wordt alom erkend voor zijn expertise en knowhow. Het is de drijvende kracht achter innoverende oplossingen zoals het Flex Income Plan (kader) en een speerpunt in de strategie van Competence & Consultancy. Op basis van de aanwezige kennis en expertise verzorgt deze divisie immers opleidingen voor HR-professionals; analyseert, implementeert en optimaliseert ze HR-processen in organisaties; staat ze sterk in het automatiseren ervan en neemt ze waar opportuun volledige HR-processen van haar klanten over. Onder het merk DIP dat een nieuw logo meekreeg zorgt de divisie voor loopbaanbegeleiding van a tot z. Het geïntegreerde aanbod van Competence & Consultancy is uniek op de markt: we bieden bedrijven een complete dienstverlening. Daarbij werken we vanuit de gegevens van Payroll de meest zekere data in organisaties aan result driven HR. De voorbije jaren groeide de divisie in een zeer hoog tempo, maar 2009 was ook voor ons geen makkelijk jaar. Toch bleven we groeien en onze rendabiliteit bleef gevrijwaard. In die zin kunnen we tevreden terugblikken. Bovendien slaagden we erin om onze organisatie versneld te herschikken, op basis van onze klanten. We versterkten onze zes belangrijkste regionale kantoren met een gespecialiseerd team van consultants. Deze multidisciplinaire teams kunnen ondersteund door een sterke centrale organisatie onze klanten een one-stop-shopservice aanbieden van sociaal secretariaat, consultancy en opleidingen. De eerste regionale events die we organiseerden, waren stuk voor stuk een succes. We zijn er dan ook van overtuigd dat de nieuwe structuur ons zal toelaten beter in te spelen op de noden en wensen van de klanten die SD Worx rijk is. Het wordt dé uitdaging van 2010 om de meerwaarde van de regionale herschikking aan onze klanten te bewijzen. En om onze visie in praktijk te brengen: tevreden medewerkers leveren goed werk en zorgen voor tevreden klanten. Het zijn onze eigen SD Worx-medewerkers die onze klanten helpen te groeien. Voor 2010 streven we dus opnieuw een ambitieuze groei na. Chris Wuytens Directeur Divisie Competence & Consultancy SD Worx

11 Van kennis naar klanten

12 12 Opleidingen vormen een crisisgevoelige activiteit. In 2009 viel de globale markt sterk terug, maar SD Worx wist de schade te beperken. Er waren immers ook heel wat bedrijven die de minder drukke crisistijd gebruikten om extra opleidingen te organiseren. Wel bleek dat de focus op need to know -opleidingen vergrootte; sociaaljuridische actualiteit, bijvoorbeeld, bleef een topper. De Dag van de Payrollprofessional: Een schot in de roos We mogen ervan uitgaan dat de war for talent na de crisis opnieuw zal losbarsten. Tegelijk blijkt dat vooral jong talent naar de werkgever kijkt voor de mogelijkheid om te leren: het is een belangrijk element in het tijdelijke engagement dat ze aangaan, aldus Bruno Vanneste, directeur Opleidingen SD Worx. Sowieso zullen opleidingen dus in de komende jaren aan belang winnen, als onderdeel van het totale leertraject dat organisaties aanbieden. competence & consultancy Opleidingen voor persoonlijke ontwikkeling eerder nice to know vielen terug. Volgens het kenniscentrum van SD Worx tekenen zich vijf trends af in HR-opleidingen: Leadership Talentmanagement Internationale tewerkstelling Future competences Wendbaarheid en change Leren wint aan belang, zij het in verschillende vormen. On-the-job coaching en eigen initiatief van de medewerkers groeien en traditionele opleidingen worden een deel van een breder aanbod. Bruno Vanneste Directeur Opleidingen SD Worx SD Worx ontpopt zich voor hen steeds sterker als leerpartner. Samen met de verantwoordelijken worden noden en leemtes in kaart gebracht en adviezen geformuleerd. Nadien worden concrete leertrajecten ontwikkeld en gegeven, inhouse of buitenshuis, gebruikmakend van verschillende leervormen. Zo zorgen we ervoor dat gehele organisaties leren, doordat de individuele medewerkers leren. Aan die vraag komen we ook tegemoet met formules zoals de leerabonnementen : met een vast budget helpen we bepaalde contactpersonen of organisaties leerdoelstellingen te behalen. Zo ontwikkelden we ook het duoleerplan: twee medewerkers leren samen meer dan één alleen. Bruno Vanneste: Een schot in de roos in 2009 was de Dag van de Payrollprofessional. Hiermee boden we kosteloos een krachtige leerdag aan voor deze talrijke specialisten bij de vele bedrijfs- en overheidsklanten van SD Worx. Deelnemers konden in de loop van de dag een keuze maken uit vijf gerichte workshops van 1,5 uur, naargelang hun interesse. De payrollprofessionals vormen een groep die een zeer specifieke job uitoefent, maar zelden de mogelijkheid krijgt om te netwerken en van elkaar bij te leren. De gerichte opleidingen die we aanboden, werkten dan ook valoriserend en motiverend. Het was een onverwacht succes: we kregen ongeveer inschrijvingen binnen, driemaal zoveel als gepland. We hebben in 2009 dan ook drie dagen georganiseerd, in plaats van de voorziene twee. Op 7 en 8 oktober 2010 nodigen we de Nederlandstalige payrollprofessionals opnieuw uit in onze gebouwen in Antwerpen. Op 15 oktober 2010 zijn hun Franstalige collega s welkom in Louvain-la-Neuve.

13 De data in 2010: 7 & 8 oktober 2010, Antwerpen 15 oktober 2010, Louvain-la-Neuve

14

15 Sterke interne samenwerking om ons op meerdere vlakken te ondersteunen Marc-Antoine Elsen: Persoonlijk leerde ik SD Worx geruime tijd geleden kennen, via een HR-opleiding die ik volgde. Sindsdien werkt Galère in het kader van verschillende HR-projecten regelmatig samen met de consultancydivisie van SD Worx. Maar vorig jaar riep ik hun hulp in voor een zeer specifieke opdracht. Bij een reorganisatie van de groep BAM in België, beslisten we een nieuw bedrijf op te richten. Deze entiteit zou verantwoordelijk worden voor het beheer van de materialen en voertuigen voor de gehele groep. De 150 medewerkers van de nieuwe entiteit (arbeiders en bedienden, Nederlands- en Franstaligen) zouden afkomstig zijn uit drie verschillende bedrijven. We vroegen SD Worx om begeleiding bij deze fusie. We hadden immers een zeer korte deadline voor ogen: we wilden de integratie doorvoeren in een tijdspanne van drie maanden. Het eerste probleem was dat de medewerkers hadden gewerkt onder uiteenlopende arbeidsvoorwaarden, met verschillende arbeidscontracten en met andere voordelen. SD Worx maakte een vergelijkende inventaris op van de bestaande arbeidsreglementen en -contracten, de manier waarop arbeiders en bedienden werden vergoed, de extralegale voordelen in de verschillende bedrijven. Er werd een voorstel van harmonisering opgemaakt en aan de werknemersorganisaties voorgesteld, waarna de sociale documenten werden opgemaakt. Tegelijk werd SD Worx ook aangezocht om het nieuwe bedrijf te begeleiden bij het opzetten van het payrollbeheer. Een consultant van SD Worx werd gedetacheerd ter ondersteuning van de nieuwe HR-verantwoordelijke bij BAM Mat, om loonbetalingen te organiseren en om van start te gaan met het sociaal secretariaat van SD Worx. In het algemeen verliep het project correct, al liep door de korte deadline niet elke stap van een leien dakje. Opvallend was dat voor de verschillende deeltaken en disciplines zich steeds andere SD Worx-medewerkers over ons dossier bogen. Maar stuk voor stuk werkten ze zeer goed met ons samen. BAM Galère, actief in de bouwsector, werd als familiebedrijf opgericht in 1949, in Luik. Het bedrijf nam gestaag in omvang toe en groeide uit tot een vaste waarde voor grote werken: de Spiroudôme van Charleroi, het hst-station in Luik-Guillemins, Vandaag is Galère deel van de internationale groep BAM. In 2009 werd de groepsstructuur herzien. Verschillende materiaalbeheerdivisies uit de groep werden samengevoegd in één bedrijf: BAM Mat. Marc-Antoine Elsen, Adjunct Algemeen Directeur van Galère en verantwoordelijk voor het opzetten van het personeelsbeheer voor de medewerkers die de overstap maakten naar BAM Mat, deed hierbij een beroep op SD Worx. Marc-Antoine Elsen Adjunct Algemeen Directeur Galère 15 competence & consultancy

16 We staan dicht bij onze klanten

17 Marktleider zijn, ook in het kmo-segment, dat was een van de strategische doelstellingen bij het lanceren van het merk Proxy door de kmo-divisie van SD Worx. In 2009 werd dit doel alvast gehaald. Het is echter slechts één, weliswaar niet onbelangrijke, tussenstap in de realisatie van het totaalproject dat Eric Janssens en zijn kmo-medewerkers willen realiseren: Wij willen geen producten verkopen, wel vertrouwen verzilveren. Meedenken met de kmo s 17 Eric Janssens: Jarenlang was onze enige rol tijdig en correct alle noodzakelijke verplichtingen rond het tewerkstellen van personeel over te nemen van onze klanten. SD Worx moest zich dan ook als betrouwbare partner profileren. Dat deden en doen we met groot succes. Natuurlijk blijft deze rol primordiaal en vormt hij de basis van onze klantrelatie. Maar met deze constante dienstverlening als basis, nam Proxy een tweede, ruimere rol op zich: het meedenken en dialogeren met de klant. We willen een rol opnemen die vergelijkbaar is met die van de externe boekhouder. Ook hij vult de wettelijk verplichte documenten tijdig en correct in, maar hij is ook in grote mate de adviseur voor de bedrijfsleiding. De Proxy-benadering van SD Worx beoogt dezelfde relatie, maar dan op het vlak van tewerkstelling. Om dit waar te maken, is er een vertrouwensband tussen de kmo en SD Worx nodig; we moeten zeer dicht bij onze klant staan. Dat is ook de reden waarom over het hele land dertig Proxy-kantoren te vinden zijn. Deze regionale spreiding zorgt in elk van die kantoren voor een eigen dynamiek. Zaakvoerders zien er immers mensen werken die ze ook dagelijks ontmoeten, ingebed in de cultuur en eigenheden van de streek. Het pragmatisch meedenken met de kmo wordt hierdoor een stuk vanzelfsprekender. Voor de kmo s zijn onze consultants een cruciale factor in dat proactief meedenken. Door met de kmo in dialoog te gaan, komen ze samen tot soms een verrassende, maar altijd juiste en transparante diagnose van de knelpunten of opportuniteiten. Het feit dat onze kmo-consultants niet alleen die diagnose stellen, maar de oplossing ook nog mee implementeren, maakt hun rol en taak uniek. Dat ze dit no-nonsense en pragmatisch aanpakken, spreekt voor zich. In 2009 waren dé succesverhalen naast het dagelijkse sociaaljuridische advies waarin SD Worx uitblinkt het invoeren van loonbonusplannen, het opmaken en implementeren van loonbeleid. Zo kregen we het voorbije jaar met krachtige en actuele sessies, bijvoorbeeld rond ecocheques en de loonbonussen, bijna geïnteresseerden samen in onze dertig kantoren. Eric Janssens Directeur KMO SD Worx kleine en middelgrote ondernemingen

18 18 Concurrentieel voordeel dankzij professioneel loonbeleid PS Survey groeide vrij snel van een eenmanszaak naar een bvba en van één medewerker naar zeven. Het bedrijf uit Maaseik ontplooit uiteenlopende landmetersactiviteiten. We stelden vast dat zeven medewerkers in dienst hebben, veel meer betekent dan loon uitbetalen. We moesten ook een degelijk loonbeleid implementeren. En dus trok ik naar een seminarie van SD Worx. Ik kwam terug met de zekerheid dat we niet alleen een loonbeleid, maar ook een missie en visie ontbeerden. Peter, mijn man en medezaakvoerder, vroeg zich in eerste instantie af of zoiets wel nodig was voor een klein bedrijf. Vandaag noemt hij deze investering de meest rendabele van Mireille Heesterman, Office Manager, HR Manager en zaakvoerder van PS Survey vertelt. Onze HR KMO-consultant trof een heel gemotiveerde, maar weinig gestructureerde ploeg aan. Nu en dan borrelden spanningen op, enerzijds door het gebrek aan afspraken, anderzijds omdat de verwachtingen niet altijd even duidelijk waren. kleine en middelgrote ondernemingen Mireille Heesterman HR Manager en zaakvoerder PS Survey Er werd een traject opgestart, samen met alle medewerkers. We kozen bewust voor een externe partner: zo zou het project niet verwateren of uitgesteld worden. Bovendien, zo bleek, zijn er ook best wat moeilijke momenten. Onze consultant hielp ons telkens weer over die drempels heen. Vandaag hebben we een missie en visie, functiebeschrijvingen, een organigram, een managementteam èn een loonbeleid. En alle medewerkers kennen ze. Het leuke van de oefening? Er werden geen grootse theoretische modellen over ons uitgestort, maar de suggesties waren echt kmo-eigen, ze hadden een grote kleinebedrijfsnaturel. Bovendien konden we dankzij SD Worx een en ander ook onmiddellijk in de juiste sociaaljuridische context gieten. Het arbeidsreglement werd aangepast, onze overuren werden gekaderd en er zijn nu wèl duidelijke afspraken rond het gebruik van bedrijfswagens, telefoon en pc. Of we met onze zeven medewerkers te klein zijn voor zoiets? Weet je, ook binnen een kmo willen medewerkers groeien, zich ontplooien, zich ontwikkelen. En voor de zaakvoerder zijn de gespreksmomenten ook verrijkend en leerrijk. We geven onszelf dus meer dan gelijk dat we dit proces doorlopen hebben. Niet alleen omdat een sollicitant spontaan opmerkte: Wat is dit een duidelijk verhaal. Maar ook omdat het je sérieux verhoogt bij klanten, opdrachtgevers en zelfs prospecten.

19 De meest rendabele investering van het jaar

20 Ondernemer SD Worx Accountant

21 Niet alleen voor bedrijven verschilt het ene sociaal secretariaat van het andere. Ook accountants merken het verschil. Daarvan getuigen Ronald Aka van accountantskantoor AKA Fiducia en ondernemer Michel Albertz. Het bedrijf Vermeylen-Albertz verkoopt transportrollen en aanverwante producten. Het beschikt ook over een eigen werkplaats voor conventioneel draai- en freeswerk. Michel Albertz nam vorig jaar een firma met een medewerker over, werd voor het eerst werkgever en kwam in contact met SD Worx. Accountant Ronald Aka: Natuurlijk laten we klanten vrij in hun keuze van sociaal secretariaat, maar we bevelen SD Worx ten zeerste aan. Niet alleen hebben we een vertrouwensband met de medewerkers, we kunnen vanuit onze activiteiten ook de vergelijking maken tussen verschillende aanbieders. En dan komt SD Worx er als beste uit. Een perfecte driehoeksrelatie 21 Michel Albertz, Vermeylen-Albertz: Als starter had ik er geen idee van welke aanbieder de betere was, dus vroeg ik advies aan Ronald. Zijn raad volg ik praktisch altijd op, gewoon omdat ik weet dat die betrouwbaar is én gestoeld op een grondige kennis van mijn situatie. Vorig jaar kon ik trouwens al een vergelijking maken tussen twee sociaal secretariaten: mijn loon werd al berekend door SD Worx, terwijl de firma die ik overnam, elders klant was. Het verschil is opvallend. Wat bij het ene sociaal secretariaat niet kan, is bij het andere vanzelfsprekend. Wij worden geholpen via het kantoor in Schelle en dat verloopt optimaal. Niet alleen voor het berekenen van lonen, maar ook voor bijvoorbeeld het opstellen van een arbeidsreglement. Ronald Aka: Als sociaal secretariaat speelt SD Worx kort op de bal en innoveert het voortdurend. Dat willen we binnen ons bedrijf ook. We zijn zo georganiseerd dat vragen van klanten binnen de 24 uur worden beantwoord. We vragen ook onmiddellijk ontbrekende stukken op, niet alleen dus in functie van de driemaandelijkse deadline. Het bespaart ons tijd bij de afsluitingen. Ook SD Worx heeft in die tijdswinst een verdienste. Een afsluiting maken voor een SD Worx-klant kost me nauwelijks vijf minuten, terwijl dit voor een klant van de concurrenten twee tot drie uur vergt. Net als SD Worx willen wij méér doen voor onze klanten dan het in orde brengen van wettelijke verplichtingen. We willen allebei de klant individueel benaderen, met hem meedenken, anticiperen, en na deskundig advies de eindbeslissing bij de klant laten. Kortom, we willen meedenken in goede en minder goede tijden. Ronald Aka Accountant AKA Fiducia Michel Albertz Vermeylen-Albertz kleine en middelgrote ondernemingen

22 22 Ecuphar is een farmaceutisch bedrijf, actief in de distributie en marketing van hoogwaardige diergeneesmiddelen en verzorgingsproducten voor nuts- en gezelschapsdieren. Op dit ogenblik telt Ecuphar net geen 50 medewerkers. Eind 2008 beslisten we om de overstap te maken naar SD Worx, vertelt Carla De Schepper, HR-verantwoordelijke bij Ecuphar. Ondersteuning bij onze snelle groei Carla De Schepper: Vermits we de laatste jaren snel groeien, hadden we nood aan een partner die ons zowel nationaal als internationaal kon ondersteunen. En omdat we voor onze Nederlandse collega s al enkele jaren tevreden klant waren bij de internationale payrolldiensten van SD Worx, beslisten we die samenwerking uit te breiden naar ons volledig payrollpakket en HR-advies. Begin 2009 startten we ook met SAP, met de bedoeling hierin binnen afzienbare tijd het volledige loonbeleid te implementeren. Dat SD Worx ons ook daarin kan ondersteunen, bevestigde ons in onze keuze. Vandaag werk ik voor zowel de nationale als internationale payroll samen met een vaste dossierbeheerder, waarop ik altijd kan terugvallen. Die denkt met ons mee en suggereert oplossingen, zoals onlangs met de invoering van de ecocheques. De specialist uit Nederland is uit hetzelfde hout gesneden. Voor specifieke vragen rond vergoedingen of nieuwe regelgeving kan ik altijd bij experts terecht en de regioverantwoordelijke uit Brugge kent ons bedrijf ondertussen ook als haar broekzak. kleine en middelgrote ondernemingen Carla De Schepper HR-verantwoordelijke Ecuphar Ik kan nog vergelijken met het vorige sociaal secretariaat en zie dus de voordelen van SD Worx. Zo is de online tool voor de voorbereiding van de volledige loonberekening een zeer handig instrument. Dat je online ook documenten zoals een C4 en vakantieattesten kan raadplegen, zorgt voor tijdswinst, ook in het klasseerwerk. En dan de rapporteringsmogelijkheden: loonkosten per afdeling, ziekteverzuim, opgenomen vakantiedagen: de rapporten zijn slechts een muisklik verwijderd. Uit het overzicht van het wagenpark blijkt hoe we onze CO 2 -uitstoot kunnen optimaliseren. En ook andere mensen binnen het bedrijf ervaren de voordelen. De boekhoudafdeling kan rechtstreeks facturen en boekhouddocumenten of rapporten opvragen. Ook de werknemers zijn tevreden: omdat de betaling van voorschotten en saldo s door SD Worx gebeurt, zien zij het loon sneller op hun rekening verschijnen. Tot slot: ook voor mezelf zijn er voordelen. Omdat je op eender welke plek kan inloggen, kan ik er ook van thuis uit voor zorgen dat alles op tijd verloopt. In het begin kwam er voorbereidend werk aan te pas om alles geïmplementeerd te krijgen, maar nu alles in het systeem zit, kan ik terugvallen op een foutloze rapportering.