Archiving 3.0.: Transforming information professionals to a digitized world

Transcriptie

1 RAAK Publiek Projectbeschrijving Archiving 3.0.: Transforming information professionals to a digitized world Auteur: Dr G.J. van Bussel Lector Digital Archiving & Compliance Kenniscentrum Create- IT Hogeschool van Amsterdam 1

2 Samenvatting Aanleiding De informatiemaatschappij explodeert! Het hoge tempo waarin de maatschappij digitaliseert (soms ook informatie- ex- plosie genoemd) verandert het werk van informatieprofessionals (of specialisten) in publieke organisaties ingrijpend, zowel op management-, als op proces- en control- niveau. Deze ontwikkelingen vragen om een snel antwoord. De digi- talisering van de maatschappij heeft grote invloed op het werk van informatieprofessionals vooral binnen de informa- tieverwerkende en - beherende functies en in de archiefdiensten. Hun huidige kennis en vaardigheden kunnen de daar- uit voortvloeiende vragen en problemen niet adequaat beantwoorden en oplossen. Digitalisering leidt tot nieuwe ma- nieren van informatiebeheer, nieuwe methoden om informatie te zoeken en te vinden, op te slaan en te behouden, te contextualiseren en te bewijzen. Informatieprofessionals van organisaties als gemeenten, provincies, waterschappen, universiteiten, e.d. worden geconfronteerd met deze informatie- explosie. Deze explosie uit zich in een enorme toena- me van elektronische communicatie, social media, Big Data, digitaal werken, digitalisering van cultureel erfgoed, etc. In 2000 was ongeveer 25% van de beschikbare informatie opgeslagen in digitale vorm, in 2007 was dat al 94%. In deze publieke organisaties is informatieverwerking en - beheer cruciaal voor de publieke dienstverlening en de uitvoering van bedrijfsprocessen. De informatie- explosie dreigt deze bedrijfsprocessen te verstoppen en de publieke dienstverle- ning te vertragen. Er wordt van informatieprofessionals verwacht dat ze alle informatie die van belang is voor de publieke organisaties waarin ze werkzaam zijn opslaan, contextualiseren, vindbaar maken, bewaren of vernietigen, beveiligen en behouden, zodat die informatie beschikbaar is om te gebruiken of om iets te bewijzen. De explosie van digitale informatie is hun bottle- neck. De informatieprofessionals lopen tegen de grenzen aan van hun bestaande kennis en vaardigheden. De di- gitalisering leidt tot vragen en problemen die op basis van de bestaande kennis en werkwijzen, gebaseerd op analoge wijzen van informatiemanagement, niet kunnen worden opgelost. De door de informatieprofessionals gebruikte soft- ware- applicaties bijvoorbeeld zijn gebaseerd op de bestaande, traditionele kennis en werkwijzen. De technologische ontwikkelingen hebben de informatieprofessional en die in software verankerde traditionele kennis, vaardigheden en werkwijzen ingehaald. De informatiespecialist heeft behoefte aan een kennistransformatie: een overgang van een tra- ditioneel, op analoog denken gebaseerd kennisparadigma naar een nieuw digitaal paradigma. Die transformatie maakt het aanpakken mogelijk van de digitale uitdagingen van de informatieprofessional, zoals het eeuwig behouden van informatie in voortdurend veranderende soft- en hardwareomgevingen. Betrokken partijen Voor dit project is een consortium samengesteld van publieke instellingen, waar informatieprofessionals met hun profes- sionele dilemma s werken of die hun vertegenwoordigen: Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) (Arnhem), Gemeente Tiel (Tiel), Streekarchief Midden- Holland (Gouda), Westfries Archief (Hoorn) en de Technische Uni- versiteit Delft. Daarnaast maken de Hogeschool van Amsterdam (Lectoraat Digital Archiving & Compliance, Domein Me- dia, Creatie en Informatie) en de Saxion Academie Creatieve Technologie onderdeel uit van dit consortium. Het consorti- um verenigt instellingen van informatieprofessionals die als exponent kunnen gelden voor de hiervoor genoemde niveaus en die deel uitmaken van samenwerkingsverbanden van soortgelijke publieke instellingen of beroepsverenigingen. De informatieprofessionals binnen de consortiumpartijen worden door de bestaande samenwerkingsverbanden waar hun organisaties deel van uitmaken ondersteund. Daarnaast maken zij deel uit van (bestaande) communities of practice, (digitale) platformen van informatieprofessionals, die dienen voor kennisdeling en uitwisseling. Deze communities spelen een belangrijke rol bij de vraagsturing, de kenniscirculatie en de duurzaamheid van de beoogde toepassingen. Beroepsverenigingen als NvBA, NVI en SOD en de Branchevereniging BRAIN worden door enkele consortiumpartijen ver- tegenwoordigd. Ambities en doelstelling Het consortium heeft als algemene doelstelling verbetering van de publieke dienstverlening door het vergroten van ken- nis, kunde en tools bij de informatieprofessional over de toepassing en automatisering van de informatiewaardeketen. De informatieprofessional verwerft inzicht in en kennis over de inzet van het concept van de informatiewaardeketen en 1

3 hoe hierdoor het managen van informatie (bezien vanuit management-, proces- en controlniveau) wordt verbeterd. Te- vens wordt kennis verworven over de effectiviteit en efficiency van het informatiemanagement door een volledige auto- matisering van de informatiewaardeketen. De uiteindelijke ambitie van de consortiumpartners is een kennistransforma- tie te bereiken bij de deelnemende informatieprofessionals, waardoor ze hun vragen kunnen beantwoorden en hun prak- tische problemen kunnen oplossen. Resultaten Voor het beroependomein zal dit innovatieproject nieuwe inzichten opleveren over het functioneren van het concept van de informatiewaardeketen in de praktijk en over de effecten van (volledige) automatisering hiervan. Het project geeft helderheid over de toepasbaarheid van nieuwe kennis en nieuwe tools voor infomatiemanagement, gebaseerd op een geïntegreerde benadering van de informatiewaardeketen. Het project levert een proof of concept op van een (volledig) geautomatiseerde informatiewaardeketen. Elementen van dat proof of concept zijn: een architectuurmodel, een infra- structuurmodel, modellen van business rules en in te richten workflows, modellen en best practices van in te richten organisatorische procedures, toetsingschecklists, een overzicht van in te zetten (nieuwe) tools en een model van een im- plementatiehandboek. Dit project versterkt de netwerkverbindingen en communities of practice tussen informatiepro- fessionals en creëert nieuwe samenwerkingsverbanden. Uiteindelijk leidt dat tot een verbetering van de publieke dienst- verlening. Voor het onderwijs zal dit innovatieproject nieuwe inzichten opleveren over informatiemanagement bij studenten en docenten van de Hogeschool van Amsterdam en de Saxion Academie Creatieve Technologie. De (onderzoeks- ) ervaring en innovatieve kennis opgedaan tijdens dit project kunnen direct worden toegepast in het onderwijs aan de Hogeschool van Amsterdam en dat van de Saxion Academie Creatieve Technologie. Studenten doen praktijkgerichte onderzoekserva- ring op in dit project. Het project levert case- beschrijvingen, nanocolleges en lesbeschrijvingen op. 2

4 Inhoudsopgave 1. Inleiding Aanleiding van het project Projectdoelstellingen en verwachte resultaten Inzet RAAK- gelden 2 2. Vraagarticulatie, onderzoeksthema s en doelstellingen Vraagarticulatie informatieprofessionals Onderzoeksvraag Vraagsturing 4 3. Netwerkvorming Samenstelling van het Consortium Ambities en doelstellingen De duurzaamheid van de netwerkvorming Bijdrage aan de strategische doelstelling van de Hogeschool van Amsterdam 7 4. Onderzoek en Kennisverhoging Onderzoeksvragen State- of- the- art Fasering en deelactiviteiten Onderzoeksmethode Resultaten Kenniscirculatie en Kenniscreatie Aanpak Instrumenten Duurzaamheid van de kenniscirculatie en kenniscreatie De duurzaamheid van de beoogde toepassingen Inhoudelijke resultaten Doorwerking naar het werkveld Doorwerking in de onderwijspraktijk Disseminatie en communicatie Kennisdisseminatie binnen het project Kennisdisseminatie naar het werkveld Monitoring en Evaluatie Projectmanagement Projectstructuur Projectplanning Projectadministratie Taken en verantwoordelijkheden Projectorganisatie Relatie tussen project en bestaande structuren Succes- en faalfactoren 19 Bijlage 1. Deelnemende Informatieprofessionals Bijlage 2. Ondersteunende Managers Bijlage 3. CV lector dr. G.J. van Bussel Bijlage 4. Klankbord- en Expertgroep

5 1. Inleiding 1.1. Aanleiding van het project De informatiemaatschappij explodeert! Het hoge tempo waarin de maatschappij digitaliseert (soms ook informatie- ex- plosie genoemd) verandert het werk van informatieprofessionals in publieke organisaties ingrijpend, zowel op manage- ment-, als op proces- en control- niveau. Deze ontwikkelingen vragen om een antwoord. De digitalisering van de maat- schappij heeft grote invloed op het werk van informatieprofessionals vooral binnen de informatieverwerkende en - be- herende functies en in de archiefdiensten. Hun huidige kennis en vaardigheden kunnen de daaruit voortvloeiende vra- gen en problemen niet adequaat beantwoorden en oplossen. Digitalisering leidt tot nieuwe manieren van informatie- beheer, nieuwe methoden om informatie te zoeken en te vinden, op te slaan en te behouden, te contextualiseren en te bewijzen. Informatieprofessionals van organisaties als gemeenten, provincies, waterschappen, universiteiten, e.d. wor- den geconfronteerd met deze informatie- explosie, die zich uit in een enorme toename van elektronische communica- tie, social media, Big Data, digitaal werken, digitalisering van cultureel erfgoed, etc. In 2000 was ongeveer 25% van de beschikbare informatie opgeslagen in digitale vorm, in 2007 was dat al 94%. In deze publieke organisaties is informatie- verwerking en - beheer cruciaal voor de publieke dienstverlening en de uitvoering van bedrijfsprocessen. De informa- tie- explosie dreigt deze bedrijfsprocessen te verstoppen en de publieke dienstverlening te vertragen. Er wordt van informatieprofessionals verwacht dat ze alle informatie die van belang is voor de publieke organisaties waarin ze werkzaam zijn opslaan, contextualiseren, vindbaar maken, bewaren of vernietigen, beveiligen en behouden, zodat die informatie beschikbaar is om te gebruiken of om iets te bewijzen. De explosie van digitale informatie is hun bottle- neck. De informatieprofessionals lopen tegen de grenzen aan van hun bestaande kennis en vaardigheden. De di- gitalisering leidt tot vragen en problemen die op basis van de bestaande kennis en werkwijzen, gebaseerd op analoge wijzen van informatiemanagement, niet kunnen worden opgelost. De door de informatieprofessionals gebruikte soft- ware- applicaties bijvoorbeeld zijn gebaseerd op de bestaande, traditionele kennis en werkwijzen. De technologische ontwikkelingen hebben de informatieprofessional en die in software verankerde traditionele kennis, vaardigheden en werkwijzen ingehaald. De informatiespecialist heeft behoefte aan een kennistransformatie: een overgang van een tra- ditioneel, op analoog denken gebaseerd kennisparadigma naar een nieuw digitaal paradigma. Die transformatie maakt het aanpakken mogelijk van de digitale uitdagingen van de informatieprofessional. De noodzaak van die transformatie kan worden geillustreerd door enkele voorbeelden. In 1990: 1. werden alle inkomende en uitgaande poststukken individueel geregistreerd, volgens gedefinieerde analoge werk- wijzen. De software van informatieprofessionals is anno 2013 volgens deze analoge werkwijze ingericht. Digitale in- formatie (als , tweets, WhatsApp- berichten) is niet volgens deze werkwijze te sturen, waardoor veel informa- tie aan de gedefinieerde werkwijzen ontsnapt. De informatieprofessional ontbeert kennis om digitale tools te trans- formeren naar nieuwe omgevingen. 2. werden poststukken individueel gecontextualiseerd: allerlei gegevens over het document werden handmatig vast- gelegd om later te kunnen nagaan in welke context het betreffende document was geaggregeerd. Anno 2013 is dit in de gebruikte digitale tools nog steeds uitgangspunt, terwijl contextualisering van afzonderlijke bestanden (elke mail, elk mail- attachement, elk word- document, etc.) in digitale omgevingen onbegonnen werk is. De informatie- professionals ontbeert de kennis om deze benodigde contextualisering op een andere leest te schoeien. 3. werd informatiemanagement en beheer op basis van gedefinieerde methoden getoetst, bijv. worden alle proce- dures juist uitgevoerd en wordt de informatie zelf goed beheerd en behouden? Deze toetsing is anno 2013 nog steeds hetzelfde, hoewel de omgeving dramatisch is veranderd en informatiesystemen informatie op een andere manier verwerken en beheren. Deze omgeving vraagt ook om een andere benadering van toetsen, de kennis ont- breekt echter om de toetsingspraktijk te transformeren Projectdoelstellingen en verwachte resultaten Dit innovatieproject draagt bij aan een kennistransformatie bij informatieprofessionals van een analoog naar een digitaal 4

6 kennisparadigma, waarbij een nieuwe denk- en werkwijze ontstaat ( out- of- the- box - denken) die het mogelijk maakt de digitale uitdagingen van opslaan, contextualiseren, vindbaar maken, bewaren of vernietigen, beveiligen en behouden van een exploderende informatiemassa op een geïntegreerde wijze aan te pakken via het nieuwe concept van de in- formatiewaardeketen 1. Het project geeft informatieprofessionals inzicht in de keuzes die bij een nieuwe manier van denken en werken mogelijk zijn. Voor de kennistransformatie zullen nieuwe werkmethodieken en tools moeten worden ontwikkeld. Concreet leidt dit ertoe dat informatieprofessionals op een ander manier gaan denken. Er komt een kennistransformatie tot stand, waardoor ze tools die aangepast zijn aan nieuwe werkmethodieken en voortkomen uit nieuwe concepten kun- nen ontwikkelen en gebruiken. Er wordt een proof of concept ontwikkeld van een (geautomatiseerde) informatiemana- gementomgeving die informatieprofessionals in staat stelt tegen minder kosten betere dienstverlening te verstrekken. Elementen van dat proof of concept zijn: een architectuurmodel, een infrastructuurmodel, modellen van business rules en in te richten workflows, modellen en best practices van in te richten organisatorische procedures, toetsingschecklists, een overzicht van in te zetten (nieuwe) tools en een model van een implementatiehandboek. Door middel van (nieuwe) communities of practice zullen informatieprofessionals vanuit verschillende contexten kennis delen en samenwerken aan de (verdere) ontwikkeling van deze nieuwe methodieken en tools. Uiteindelijk dient dit alles te leiden tot een betere publieke dienstverlening aan de burger. Voor een beschrijving van de doelstellingen zie ook hoofdstuk Inzet RAAK- gelden Het consortium vraagt een RAAK- subsidie aan om de doelstellingen van dit voorstel te realiseren. Het consortium heeft het voornemen de RAAK- gelden in te zetten voor een onderzoek op dit specifieke onderwerp van informatiemanage- ment en informatiewaardeketen. Dit project is onderdeel van een groter onderzoekprogramma van het Lectoraat Digital Archiving & Compliance. Dit on- derzoeksprogramma richt zich op het realiseren van fully automated archiving environments, waarvoor verschillende projecten zijn gedefinieerd en die zich vooral richten op de organisatiekundige en de informatietechnologische aspecten van deze omgevingen. Dit RAAK- project richt zich op de human resources - aspecten van deze omgevingen en vooral op de benodigde kennis- transformatie bij informatieprofessionals: documentair informatieverzorgers, archivarissen, document- en recordmana- gers, IT- ers, beleidsadviseurs, archiefinspecteurs, IT auditors, informatiebeveiligers, etc. Zonder de RAAK- subsidie zal dit project geen doorgang kunnen vinden. Informatieprofessionals missen dan een grote kans om zelf een kennistransformatie te realiseren en pro- actief te worden. Ze blijven dan voortdurend achter de feiten aanlopen en kansen missen door individueel en reactief problemen op te lossen. Informatieprofessionals raken door dit innovatieproject verbonden. Hiervoor zijn geen andere middelen beschikbaar dan RAAK- Publiek. 1 De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de pu- blicatie, het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toet- sing van betrouwbare informatie realiseert. De processen van deze waardeketen zijn gericht op het besturen van de informatie- stromen in organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen in de tijd. De informatiewaardeketen probeert vier informatiedimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie. 5

7 2. Vraagarticulatie, onderzoeksthema s en doelstellingen 2.1. Vraagarticulatie informatieprofessionals Het afgelopen jaar zijn meerdere informatieprofessionals via het netwerk van de lector Digital Archiving & Compliance van de Hogeschool van Amsterdam, alsmede via de Geassocieerde Kenniskring van dit lectoraat, met vragen bij de lector gekomen. Deze vragen hadden betrekking op het belang voor de beroepsprofessie en op informatiemanagement van het concept van de informatiewaardeketen, zoals dat door de lector is geintroduceerd in zijn lectorale rede van oktober De vragen waren zeer divers, hadden betrekking op verschillende aspecten van informatiemanagement en kwa- men uit diverse contexten. Het werkveld van de informatieprofessional, zoals dat onder 1.3. kort aangeduid is, is zeer gevarieerd. Zo kan de ene informatieprofessional zeer specialistische en technische werkzaamheden hebben enkel ge- richt op het (technische) eeuwig bewaren van informatie, een ander houdt zich vooral bezig met het toetsen van infor- matieprocedures, met de informatieverstrekking aan burgers of het digitaliseren van cultureel erfgoed. Deze vragen zijn door de lector in samenwerking met informatieprofessionals in vier bijeenkomsten in het eerste kwartaal van 2013 beke- ken in het licht van de brede context van het informatiemanagement en de bestaande kennis (state- of- the- art). Op deze wijze is gezekerd dat de individuele vragen breed leven en worden gedragen binnen het werkveld en nog niet eerder zijn beantwoord. De vragen zijn vanuit verschillende contexten te benaderen: 1. de behoud- context: Sigfried Janzing (directeur van het Streekarchief Midden Holland), Ton Kuijpers (IT- medewerker bij ditzelfde streekarchief), Jack de Vries (beleidsadviseur Provincie Friesland), Janneke Goudswaard (hoofd afdeling Interne Zaken gemeente Putten) en Pieter de Jong (projectleider Gemeente Weesp) willen het behoud waarborgen van informatie voor cultuur- historische doeleinden. Dit behouden van informatie vereist het nemen van maatregelen bij het creëren van informatie, in de bedrijfsprocessen waar deze informatie wordt geaggregeerd. Maar hoe doe je dat? Is het concept van de informatiewaardeketen een middel om dit behoud geintegreerd te benaderen? 2. De contextualiserings- context: Ayold van der Meulen (informatieadviseur en informatiearchitect gemeente Tiel) en Rob Urban (informatiebeleidsmedewerker gemeente Tiel) richten bij de Gemeente Tiel een archiveringsomgeving in, waarin alle gemeentelijke informatie zodanig moet worden opgenomen dat het op ieder moment in de tijd in zijn juis- te context (welke subsidie, welke vergunning, welke demonstratie, e.d.) kan worden gevonden, begrepen, gebruikt en geïnterpreteerd op alle genoemde management-, proces- en controlniveaus. Dat is onder andere nodig om gemeen- telijke rechten en plichten te kunnen bewjzen. Bij opname van informatie moeten (handmatig) gegevens over die context worden vastgelegd (contextualisatie). Frans Smit (archiefinspecteur Gemeente Almere) en Marjolein Bryant (adviseur zaakgericht werken Gemeente Bussum) wijzen erop dat in een digitale omgeving contextualiseren niet meer op de vertrouwde manier kan. Hoe kun je contextualiseren out- of- the- box bekijken? Kun je dat volledig geautoma- tiseerd doen en welke kennis heb je als informatieprofessional daarvoor nodig? Kan het concept van de informatie- waardeketen helpen? 3. De management- context: Esther Maes is Manager Document Management & Archive van de Technische Universiteit Delft. Als informatieprofessional lopen zij en haar collega s (Leo Woudstra, Hasret Acikbas- Yildirim en Ton Haanappel (medewerkers DMA)) tegen soortgelijke problematieken aan als in de voorgaande contexten geschetst. Zij worstelen echter vooral met de vraag of de informatieprocessen die ze managen en die verbonden zijn met alle bedrijfsproces- sen binnen de TU Delft (zoals onderzoekssubsidiëring, accreditatie van opleidingen, onderzoeksevaluatie, e.d.) niet ef- fectiever zouden verlopen als volledig geautomatiseerd zouden worden afgehandeld. Het idee van volledig geauto- matiseerde archiveringsomgevingen, gebaseerd op het concept van de informatiewaardeketen, trekt ze erg aan, maar in hoeverre is het realiseerbaar? Kunnen alle aspecten van informatiemanagement via de informatiewaardeketen worden benaderd? Welke kennis is nodig om in ketens te denken? Het is een vraag waar Rienk Jonker, beleidsadvi- seur informatievoorziening en gemeentearchivaris van Leeuwarden, over zegt: Informatie is volledig geintegreerd in alle gemeentelijke processen. Om informatie effectief te managen zou informatiemanagement niet merkbaar aanwe- zig moeten zijn in iedere procesapplicatie, zodanig dat de betrouwbaarheid van informatie te allen tijde is gewaar- 2 G.J. van Bussel, Archiving should be just like an Apple TM, en acht andere (nuttige?) stellingen (Amsterdam: Amsterdam Univer- sity Press 2012). 6

8 borgd. Denken in ketens zou een oplossing kunnen bieden, maar wat hebben we daar voor nodig?. 4. De toetsings- context: Annemieke Adema (Archiefinspecteur, Westfries Archief, Hoorn) en Henk Huitsing (Archiefin- specteur, Regionaal Archief Rivierenland, Tiel) hebben de wettelijke taak toe te zien op de vorming en het beheer van archieven bij publieke organen. De digitalisering creëert voor de (wettelijk vereiste) goede, geordende en toegankelij- ke staat van archieven problemen. Aan welke randvoorwaarden moet een archiveringsomgeving voldoen, om infor- matie lange tijd te behouden, te beveiligen en beschikbaar te houden? Wat is de informatie waar het werkelijk om gaat, die authenticiteit heeft en als bewijsgevende informatie kan worden beschouwd? Wat is een goed digitaal be- standsformaat? Archiefinspecteurs werden al vroeg geconfronteerd met de veranderingen in organisaties door de digitalisering en met de onmogelijkheid die situatie te benaderen met de kennis die beschikbaar was. Adema en Huit- sing vragen zich af of het concept van de informatiewaardeketen gebruikt kan worden om hun toetsen te verbeteren. Guido Dorssers (IT Inspecteur, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven) zou graag onderzocht zien in hoeverre den- ken vanuit de informatiewaardeketen zijn werk zou kunnen verbeteren Onderzoeksvraag De vragen uit de verschillende contexten vragen om een (volledig) geautomatiseerd proces, waarin de informatiewaarde- keten centraal staat. Dat leidt tot de volgende hoofdvraag: Welke kennis, vaardigheden en tools hebben informatiespeci- alisten nodig om het concept van de informatiewaardeketen (en de volledige automatisering daarvan) in de praktijk te kunnen realiseren met als uiteindelijk doel optimalisering van de publieke dienstverlening? De hoofdvraag kent de volgende deelvragen: 1. Wat is de invloed van de informatiewaardeketen als geheel op de onderscheiden contexten? 2. Welke nieuwe werkwijzen zijn daaruit af te leiden? 3. Welke nieuwe tools zijn nodig om de praktische vertaling volledig geautomatiseerd te laten verlopen? Een belangrijk aspect is dat verworven inzichten worden gegeneraliseerd en verspreid en dat draagvlak wordt gecreëerd voor mogelijke keuzen. Voor een uitgebreidere beschrijving wordt verwezen naar hoofdstuk Vraagsturing De vraagarticulatie komt van informatieprofessionals bij universiteiten, gemeenten en archiefdiensten. Tijdens dit inno- vatieproject blijven zij sturen doordat zij voortdurend actief betrokken zijn bij de uitvoering en evaluatie van de onder- zoeksvoortgang. Zij werken via (nieuwe) communities of practice, workshops, klankbordgroepen en seminars perma- nent mee aan de ontwikkeling van kennis, vaardigheden en tools en beoordelen de tussentijdse resultaten en de bruik- baarheid hiervan. Tijdens workshops kunnen informatieprofessionals hun eigen cases inbrengen en kunnen zij reageren op de aanpak en resultaten van de casussen van de andere professionals. Tijdens de discussies zal besproken worden of de vraagstelling of aanpak aangepast dient te worden zodat aan het einde van het project toepasbare resultaten bereikt kunnen worden. 7

9 3. Netwerkvorming 3.1. Samenstelling van het consortium Voor dit project is een consortium samengesteld uit vertegenwoordigers van publieke instellingen waar informatie- professionals werkzaam zijn of die ze vertegenwoordigen, vastgelegd in tabel 3.1. Tabel 3.1. Het Consortium Organisatie Lid stuurgroep Rol in consortium Functie Type organisatie Hogeschool van Amsterdam (Am- sterdam) Geleyn Meijer Penvoerder, uitvoering onder- zoek Domeinvoorzitter Kennisinstelling Koninklijke Vereniging van Archiva- rissen in Nederland (KVAN) (Arnhem) Fred van Kan Voorzitter beroepsvereniging KVAN Gemeente Tiel (Tiel) Gerda Stolk Vertegenwoordiger Gemeenten; casus- organisatie Voorzitter KVAN Hoofd afdeling DIV Beroepenvereniging Gemeente Streekarchief Midden- Holland (Gou- da) Sigfried Janzing Vertegenwoordiger Streekarchie- ven/rhc s en BRAIN; casusorga- nisatie Directeur Samenwerkingsor- gaan gemeenten Technische Universiteit Delft (Delft) Esther Maes Vertegenwoordiger Informatie- overleg TU s in Nederland; be- stuurslid NvBA; casusorganisatie Westfries Archief (Hoorn) Dirk Dekema Vertegenwoordiger Streekarchie- ven / RHC s; casusorganisatie Manager Docu- ment Manage- ment & Archive Directeur Technische Universi- teit Samenwerkingsor- gaan gemeenten Saxion Academie Creatieve Techno- logie (Enschede/ Deventer) Irene Sijgers Partner bij uitvoering onderzoek Projectmanager Kennisinstelling Dit consortium geeft sturing aan de thematische programmering, de wijze van uitvoering en de evaluatie van het project en aan de kennisdisseminatie. Het consortium verenigt partijen die exponent zijn voor de genoemde contexten en die deel uitmaken van samenwerkingsverbanden van soortgelijke publieke instellingen. Informatieprofessionals uit de casus- organisaties hebben de lector benaderd met de vraag de mogelijkheden te onderzoeken praktijk- en kennisproblemen op te lossen via het concept van de informatiewaardeketen. Hun enthousiasme leidde er toe de organisaties waar zij werk- ten te verzoeken in het consortium plaats te nemen. Bijlage 1 geeft een overzicht van de deelnemende informatieprofes- sionals, Bijlage 2 van de managers die hun participatie ondersteunen. De Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) is de beroepenvereniging van archivarissen in Neder- land. Haar leden worden in de praktijk geconfronteerd met de bestaande kennisachterstand en de noodzaak voor een kennistransformatie. Fred van Kan is als voorzitter een spin in het web van verschillende vakgerichte netwerken binnen het beroepenveld, heeft contacten met vele verenigingen in het beroependomein en kan vele belanghebbende partijen uit de publieke sector alsmede vele informatieprofessionals bij het project betrekken. Het Streekarchief Midden- Holland en het Westfries Archief zijn exponenten van de verschillende Nederlandse archiefdiensten, die verantwoordelijk zijn voor het beheren en behouden van cultuur- historisch erfgoed en voor het toezicht op de archiefvorming bij de bij hen aangesloten gemeenten, provinciale organen en waterschappen. Als zodanig vertegenwoordigen ze een groot gedeelte van lokale en regionale publieke instellingen in Nederland. Sigfried Janzing (Streekarchief Midden- Holland) is actief in de branchevereniging van archiefdiensten in Nederland BRAIN en als zodanig een verbinding naar het netwerk van Neder- landse Archiefdiensten. Daarnaast is hij directeur van een van de casusorganisaties, net als Dirk Dekema (Westfries Ar- chief). Beiden hebben uitgebreide (online) netwerken met informatieprofessionals. De Technische Universiteit Delft is een exponent van een universitaire informatiemanagement- omgeving, waarin informatie inzake onderwijs en onderzoek dient te worden beheerd en gecontroleerd. De TU Delft vertegenwoordigt het gezamenlijke overleg van de Informatieaf- delingen van de Technische Universiteiten in Nederland, in de persoon van Esther Maes. Zij is tevens bestuurslid van de 8

10 beroepenvereniging NvBA (Vereniging van en voor personen die werkzaam zijn in het beheer van bedrijfseigen informa- tie), is docent bij SOD- Opleidingen (een MBO/MBO+ opleidingsinstituut voor informatieprofessionals), is redacteur van het tijdschrift OD (OverheidsDocumentatie, gericht op informatiespecialisten) en organiseert mede het jaarlijkse werk- veldsymposium DIV if you dare! ). De Gemeente Tiel is een exponent van de gemeenten in Nederland. Er bestaat een grote uniformiteit in de gemeentelijke archiveringsomgevingen. De casus binnen deze gemeente is een model voor alle (middelgrote) gemeenten in Nederland. Een eventuele oplossing van de problematiek van de Gemeente Tiel is voor veel andere gemeenten interessant. Gerda Stolk heeft samen met haar medewerkers een van de meest innovatieve archive- ringsomgevingen in Nederland gerealiseerd en wordt daarmee ook als toonaangevend beschouwd binnen het vakgebied. De Hogeschool van Amsterdam is penvoerder van deze RAAK aanvraag. Het domein Media, Creatie en Informatie van de Hogeschool van Amsterdam neemt een prominente plaats in binnen het hoger beroepsonderwijs voor de creatieve indu- strie in Nederland. Het domein ontwikkelt zich steeds meer tot een centrum van kennis en innovatie, in nauwe samen- werking met bedrijven en [publieke) instellingen. De voorzitter van dit domein, Geleyn Meijer, neemt namens de HvA plaats in het consortium. Saxion Academie Creatieve Technologie biedt een diversiteit aan opleidingen op het snijvlak van creatie, media en innovatieve technologie. De Academie legt sterke nadruk op co- creatie en innovatie, in nauwe samen- werking met het bedrijfsleven. De Saxion Academie is een logische onderzoekspartner binnen dit innovatieproject en wordt in het consortium vertegenwoordigt door Irene Sijgers, projectmanager van de Academie. De consortiumpartijen beschikken over de benodigde specifieke kennis. De informatieprofessionals binnen de consor- tiumpartijen worden door de samenwerkingsverbanden waar hun organisaties deel van uitmaken ondersteund door be- staande (of nieuwe) communities of practice, (digitale) platformen van samenwerkende informatieprofessionals. Deze communities spelen een belangrijke rol bij de vraagsturing, de kenniscirculatie en de duurzaamheid van de beoogde toe- passingen. De ontwikkelde kennis wordt hierdoor toepasbaar voor informatieprofessionals uit heel Nederland. De partij- en in het consortium hechten belang aan de uitvoering van het project om de kennishiaten te vullen en deze te versprei- den: als zodanig zijn ze bereid zelf een deel van de kosten van het project te dragen. Mocht er tijdens de projectlooptijd aanleiding zijn om het programma te verdiepen dan wordt het consortium uitgebreid met daarvoor passende partijen. Het onderzoek vindt plaats onder leiding van het Lectoraat Digital Archiving & Compliance. De lector, dr. Geert- Jan van Bussel, geniet bekendheid zowel in als buiten Nederland, waardoor het lectoraat vanuit heel Nederland wordt benaderd met vragen van informatieprofessionals. Het lectoraat heeft het thema s fully automated archiving environments als speerpunt en is daarin uniek in Europa. Voor een CV van de lector zie Bijlage 3. Naast het consortium is er een klankbordgroep en een expertgroep geformeerd, die de kennisontwikkeling in het project volgen en hierop feedback geven. In de klankbordgroep zitten professionals werkzaam bij publieke instellingen. Deze professionals hebben in hun werkzaamheden te maken met vergelijkbare vragen. Ze zullen, na kennisgenomen te hebben van de eerste ontwikkelingen in het project, ook zelf actief deelnemen in het project door kennisdeling, - verhoging en - circulatie. De kennis uit het project wordt verder verspreid in het netwerk van de klankbordgroep, waardoor het netwerk groter wordt. Naast een klankbordgroep is een expertgroep gevormd, waarin experts op het themagebied Digital Archi- ving & Compliance plaats nemen en bijdragen aan de kennisontwikkeling. De experts zijn ook zelf informatieprofessio- nals. De experts zijn werkzaam bij publieke instellingen, bij kennisinstellingen of softwarebedrijven. Voor een overzicht van de deelnemers aan klankbord- en expertgroep zie bijlage Ambities en doelstellingen Het consortium heeft als algemene doelstelling de verbetering van de publieke dienstverlening op het punt van de ver- werking en het beheer van digitale publieke informatie. Dit kan gerealiseerd worden door informatieprofessionals te voorzien van kennis, kunde en tools over de toepassing en automatisering van de informatiewaardeketen. De informatie- professional verwerft inzicht in en kennis over de inzet van het concept van de informatiewaardeketen en hoe hierdoor het informatiemanagement (bezien vanuit de vier genoemde contexten) kan worden verbeterd. Tevens wordt kennis ver- worven of en hoe effectiviteit en efficiency van het informatiemanagement worden verbeterd door een volledige auto- matisering van de informatiewaardeketen. Het werkveld van de informatieprofessional krijgt nieuwe tools tot haar be- 9

11 schikking, die een geïntegreerde benadering van het informatiemanagement via de informatiewaardeketen mogelijk maken. Het project poogt door de casusprojecten de betekenis van de informatiewaardeketen voor het informatiemana- gement aan te tonen en naar een generiek proof of concept voor een geautomatiseerde informatiewaardeketen te vertalen. In hoofdstuk 4 en 6 zijn de projectresultaten nader beschreven. De uiteindelijke ambitie van de consortiumpart- ners is een kennistransformatie te bereiken bij de deelnemende informatieprofessionals, waardoor ze hun vragen kunnen beantwoorden en hun praktische problemen oplossen. Het proof of concept draagt bij aan deze kennistransformatie en aan het oplossen van de dilemma s van de informatieprofessionals in de praktijk De duurzaamheid van de netwerkvorming Door dit innovatieproject wordt de samenwerking binnen bestaande netwerken van de consortiumleden geïntensiveerd. Er zullen van daaruit nieuwe netwerken, samenwerkingsverbanden en verbindingen ontstaan of versterkt worden tussen consortiumleden onderling, klankbord- en expertgroepleden en consortiumleden en klankbord- en expertgroepleden on- derling. Er is sprake van informatieprofessionals, werkzaam vanuit verschillende contexten bij publieke instellingen met verschillende taken. Deze informatieprofessionals hebben tot op heden wel contact, maar dat richt zich slechts spora- disch op gezamenlijke kennisontwikkeling. Er zullen nieuwe verbindingen ontstaan, waardoor de interactie tussen infor- matieprofessionals uit verschillende vakgebieden en contexten wordt bevorderd. Na de afronding van het innovatieproject wordt de samenwerking binnen het consortium en het opgebouwde kennis- netwerk voortgezet. Docenten van de Hogeschool van Amsterdam en van Saxion Academie Creatieve Technologie (gaan en) blijven deel uitmaken van dit kennisnetwerk en de communities of practice van informatieprofessionals. De in dit project gerealiseerde samenwerking wordt voortgezet in een vervolgproject, waarin het proof of concept (dat in het onderhavige project wordt geformuleerd) verder wordt ontwikkeld tot een prototype van een volledig geautomatiseerde informatiewaardeketen. De betrokken informatieprofessionals hebben competenties ontwikkeld om beter om te kunnen gaan met de maatschap- pelijke problematiek van de informatie- explosie. De professionals hebben dagelijks profijt van het leerproces opgezet tij- dens dit project en hebben een intrinsieke motivatie om dit proces van kennisontwikkeling, kenniscirculatie en netwerk- vorming voort te zetten. Het succes van de betrokken professionals zal andere professionals aansteken om te participe- ren in de kennisnetwerken: (toekomstige) deelname en de continuïteit wordt hierdoor ook gewaarborgd. Het lectoraat houdt ook na het afronden van dit project een regisserende en organiserende rol in het netwerk en stimu- leert kennisontwikkeling, kenniscirculatie en netwerkvorming door jaarlijks master classes, een kennissymposium en werkveldbijeenkomsten te organiseren voor het geformeerde netwerk. De participerende hogescholen zullen met prak- tijkgericht onderzoek voor langere tijd de doelstellingen en ambities van dit project ondersteunen en monitoren Bijdrage aan de strategische doelstelling van de Hogeschool van Amsterdam Het Kenniscentrum Create- IT van het Domein Media, Creatie en Informatie, waar het lectoraat Digital Archiving & Com- pliance deel van uitmaakt, heeft als een van de onderzoekslijnen Cross Media, Archiving & Discovery gedefinieerd. Het thema van dit project past hier prima in, is een concrete invulling en biedt studenten en docenten van de opleidingen binnen dit domein (Media, Informatie en Communicatie (MIC), Informatica, Communication and Multimedia Design (CMD)) mogelijkheden om nieuwe netwerken te vormen en kennis te verhogen. Het thema van dit project is een speer- punt in het onderzoek en onderwijs van het Lectoraat Digital Archiving & Compliance. Het is de ambitie van het lectoraat om als landelijk expertisecentrum een rol te spelen bij de professionalisering van de informatieprofessionals in het werk- veld en van studenten. Het lectoraat heeft de ambitie om nieuwe studenten aan te trekken voor het vakgebied van Digi- tal Archiving & Compliance. Een ambitie die door informatieprofessionals in publieke instellingen wordt onderschreven gezien het tekort aan digital archivists. Het project draagt bij aan een verbetering van het onderwijs, in het bijzonder in het 3 e en 4 e jaarscurriculum waar praktijkgericht onderzoek een zwaarder onderdeel wordt. De nieuwe netwerken bieden kansen om praktijkkennis in te zetten in het onderwijs door case- studies, gastcolleges en stageplaatsen (zie hoofdstuk 6). 10

12 4. Onderzoek en kennisverhoging 4.1. Onderzoeksvragen Dit onderzoeksproject kent de volgende hoofdvraag: Welke kennis, vaardigheden en tools hebben informatiespecialisten nodig om het concept van de informatiewaardeketen (en de volledige automatisering daarvan) in de praktijk te kunnen realiseren met als uiteindelijk doel optimalisering van de publieke dienstverlening? De hoofdvraag kent de volgende deelvragen: 1. Wat is de invloed van de informatiewaardeketen als geheel op de onderscheiden contexten? 2. Welke nieuwe werkwijzen zijn daaruit af te leiden? 3. Welke nieuwe tools zijn nodig om de praktische vertaling volledig geautomatiseerd te laten verlopen? Een belangrijk aspect is dat verworven inzichten worden gegeneraliseerd en verspreid en dat draagvlak wordt gecreëerd voor mogelijke keuzen State- of- the- art De lectorale rede van Geert- Jan van Bussel beschrijft de state- of- the- art van dit moment uitgebreid. Deze beschrijving ligt hieraan ten grondslag 3. In vier overlegmomenten met informatieprofessionals voorafgaande aan dit projectplan is de kennis status quo uitgebreid besproken besproken en is aandacht besteed aan de leemten in dat onderzoek. Daarbij zijn enkele conclusies getrokken: 1. Door alle veranderingen die zich voordoen, reorganiseren organisaties zichzelf continu. Ze hebben (meer of minder succesvol) hun niet- geïntegreerde software vervangen door Enterprise Information Systems (EIS), systemen die de kernprocessen van een organisatie integreren in één softwareomgeving. Hierdoor kunnen gestructureerde gegevens in real time en zonder organisatorische blokkades in die kernprocessen worden verwerkt. Coördinatie, efficiency en besluitvorming zijn verbeterd, net als de documentatie van afgehandelde zaken en de informatiekwaliteit. Informatie is nodig voor de verbetering van de performance van organisaties. De tijdige beschikbaarheid van betrouwbare in- formatie is van belang om onzekerheid als gevolg van onverwachte gebeurtenissen en veranderingen in de complexe omgeving van organisaties te verminderen. Over deze ontwikkeling is veel wetenschappelijke kennis verworven. 2. Veel minder goed bestudeerd zijn de problemen die voortkomen uit de integratie van informatietechnologie in organisaties, zoals het feit dat databases niet geschikt zijn ongestructureerde informatie op te nemen. Ongestructu- reerde informatie, zoals tekst, geluid en beeld, beslaat echter wel ongeveer 90% van alle gegenereerde informatie. Ongestructureerde informatie wordt gebruikt in beleid, besluitvorming, producten, acties en transacties en is cruciaal voor de performance van bedrijfsprocessen. Daarnaast: informatie is bewijs voor uitgevoerd beleid, gedane besluit- vorming, vervaardigde producten, nagestreefde doelstellingen, uitgevoerde acties en afgehandelde transacties. Een deel van die informatie in publieke instellingen wordt ook cultureel historisch erfgoed: aandacht hiervoor is in de we- tenschappelijke literatuur marginaal. De informatieprofessionals die in dit innovatieproject participeren zijn ook voor ongestructureerde informatie verantwoordelijk. 3. Dat informatie van organisatiestrategische betekenis is, wordt in de beschikbare literatuur niet betwijfeld. Daarom ook hebben organisaties controlesystemen die waarborgen dat het management van informatie bijdraagt aan de doelstellingen. Deze controlesystemen blijken echter onevenwichtig, doordat ze zich concentreren op gestructureer- de informatie. Van een groot deel van de informatie is niet bekend of die betrouwbaar is. Als het ongestructureerde informatie betreft is de kwaliteit vaak twijfelachtig: niet toegankelijk, niet (tijdig) beschikbaar, niet compleet, niet re- levant, niet accuraat en/of niet begrijpelijk. Van informatie is de oorsprong en de contextuele omgeving niet of nau- welijks bekend. Het feit dat informatie de toepasselijke informatietechnologie overleeft, stelt (met het toenemen van de hoeveelheid informatie) de betrouwbaarheid van die informatie verder ter discussie. Corrupte informatie maakt 3 G.J. van Bussel, Archiving should be just like an Apple TM, en acht andere (nuttige?) stellingen (Amsterdam: Amsterdam Univer- sity Press 2012). 11

13 het bereiken van organisatiedoelstellingen problematisch. 4. Informatieprocessen zijn in de integratie in EIS veelal genegeerd of slechts onvolledig of marginaal betrokken. Infor- matieprofessionals worden geconfronteerd met een omgeving waarin nauwelijks aandacht wordt besteed aan de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie. Vier dimensies die essentieel zijn voor hun beroep. In analoge omgevingen zijn deze dimensies grotendeels gewaarborgd. Op die omgevingen zijn de opleidingen van de meeste informatieprofessionals gericht geweest. Er bestaat een kennisachterstand bij de informatieprofessio- nals om de digitale problematiek aan te pakken en om in dynamische omgevingen te kunnen fungeren. 5. Er is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar afzonderlijke informatieprocessen, zoals information retrieval, information security, capture, preservation, e.d.. Dat onderzoek heeft een zwak punt: het is gericht op een of enke- le processen uit de keten van informatieprocessen die informatiemanagement vormen. Er zijn studies die een in- formation value chain of een knowledge value chain onderkennen, maar deze ketens zijn gedefinieerd vanuit ab- stracte managementprocessen en marginaliseren informatieprocessen als behoud, contextualisering, management en toetsing. Informatieprofessionals vinden het innovatieve concept van de informatiewaardeketen en de automa- tisering daarvan interessant, en willen onderzoeken of deze andere, geintegreerde manier van denken een middel kan zijn om bestaande problematieken te benaderen. Praktijkonderzoek naar de (automatisering van de) informa- tiewaardeketen kan kennis opleveren die het informatieprofessionals mogelijk maakt uitdagingen aan te pakken, met nieuwe middelen en tools en met nieuwe kennis. Het kan het begin zijn van een transformatie naar een nieuw kennisparadigma Fasering en deelactiviteiten Het onderzoek wordt uitgevoerd middels case- studies. Deze case- studies zijn aangereikt door informatieprofessionals in het aan dit project voorafgaande inventarisatie- en analyseproces. In overleg met de klankbord- en expertgroep kunnen deze case- studies nog worden aangepast. Studenten (3 de en 4 de jaars) van de Hogeschool van Amsterdam (van de oplei- dingen MIC, Informatica, CMD) en de Saxion Academie Creatieve Technologie (van de opleidingen MIC en Human Infor- mation Design & Strategy) dragen bij aan het onderzoek (minimaal vier afstudeerprojecten, vier onderzoeksassistenten, een onderwijsatelier 4 ). Het onderzoek kent vier fasen: 1. Analyse, kennis- en toolontwikkeling op vier contexten (kwartaal 1-3) Onderzoek naar de wijze waarop informatiemanagement in organisaties is geimplementeerd, welke verbeteringen zouden kunnen optreden bij de toepassing van de geïntegreerde informatiewaardeketen, welke kennis nodig is om die geïntegreerde keten toe te passen en welke tools daarvoor kunnen worden ontwikkeld. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een team van: een docent- onderzoeker Hogeschool van Amsterdam (lid van de kenniskring van het lectoraat Digital Archiving & Compliance Adnan Kazan), een HOIO (nog te werven), een docent- onderzoeker van Saxion Academie Creatieve Technologie (John van der Pas), vier informatieprofessionals (Annemieke Adema (Westfries Archief), Ton Kuijpers (Streekarchief Midden- Holland), Rob Urban (Gemeente Tiel) en Leo Woud- stra (TU Delft). In deze fase worden twee studenten ingezet als onderzoeksassistent. 2. Case- studies op vier contexten (kwartaal 3-5) Vier case- studies worden uitgevoerd in vier verschillende organisaties. Iedere case- study richt zich op een andere con- text: Behoud, Contextualisering, Management en Toetsing. In deze case- studies worden nieuwe kennis en tools toe- gepast in concrete situaties, aangepast en verbeterd, met als doel te bezien of en hoe het concept van de informatie- waardeketen kan worden toegepast in specifieke contexten en of het tot oplossing van beroepsproblemen leidt. Het onderzoek wordt uitgevoerd door twee docent- onderzoekers van de Hogeschool van Amsterdam (nog te wer- ven), een HOIO (nog te werven), een docent- onderzoeker van Saxion Academie Creatieve Technologie (John van der Pas), twee informatieprofessionals als onderzoekers van de afzonderlijke casus- organisaties (Annemieke Adema, Anje van der Lek (Westfries Archief), Siegfrid Janzing, Ton Kuijpers (Streekarchief Midden- Holland), Rob Urban, Ayold van der Meulen (Gemeente Tiel), Leo Woudstra, Ton Haanappel (TU Delft)), twee onderzoeksassistenten, vier afstudeer- 4 Het onderwijsatelier is een zesmaal georganiseerde bijeenkomst van een hele dag, waarin in het project participerende docen- ten- onderzoekers, studenten (van zowel HvA als Saxion Academie) en informatieprofessionals onderzoek voorbereiden, onder- zoeksresultaten presenteren en analyseren en vertalen naar praktijkinstrumenten en modellen. 12

14 ders en vier stagières onder begeleiding van klankbord- en expertgroep en de lector. Leden van de expertgroep heb- ben zich bereid verklaard de informatieprofessionals via de community of practice van het project in hun specifieke casus bij te staan. 3. Analyse van Case- studies, tools verbeteren en vertaling naar proof of concept (kwartaal 6-7) De resultaten van de case- studies analyseren en vertalen naar verbetering van ontwikkelde tools, formuleren van nieuw opgedane kennis en het ontwikkelen van een proof of concept van een (volledig) gautomatiseerde informatie- waardeketen. Uitgevoerd door twee docent- onderzoekers van de Hogeschool van Amsterdam (nog te werven), een HOIO (nog te werven), een docent- onderzoeker van de Saxion Academie Creatieve Technologie (John van der Pas), vier informatie- professionals als onderzoekers van de casus- organisaties (Anje van der Lek (Westfries Archief), Ton Kuijpers (Streek- archief Midden- Holland), Ayold van der Meulen (Gemeente Tiel) en Leo Woudstra (TU Delft), een onderzoeksassistent en de lector, in samenspraak met de klankbord- en expertgroep en onder begeleiding van de lector. 4. Synthese en eindrapportage (kwartaal 8) De onderzoeksresultaten worden gesynthetiseerd en vervat in een eindrapportage. Zie voor de disseminatie en com- munciatie van de onderzoeksresultaten hoofdstuk Onderzoeksmethode Als onderzoeksmethode zal de Case Study Research (van Robert Yin) als leidraad worden gebruikt 5. Een casestudie is een empirical enquiry that investigates a contemporary phenomenon within its real- life context, especially when the boundaries between phenomenon and context are not clearly evident. Een case study is geschikt bij een hoe en waar- om onderzoeksvraag en als een fenomeen in een real- life context wordt onderzocht. Dit laatste is in dit project het geval. De casestudie is bij uitstek geschikt voor toegepast onderzoek in de praktijk en voor het toetsen, evalueren en ontwikke- len van kennis. Binnen het onderzoek naar informatiesystemen en informatiemanagement is Case Study Research de meest toegepaste kwalitatieve onderzoeksmethode Resultaten Voor het beroependomein leidt dit onderzoek tot nieuwe inzichten ten aanzien van hoe het functioneren van de informa- tiewaardeketen en de (volledige) automatisering hiervan bijdragen aan een optimale inrichting van het informatiema- nagement, en dan vooral van de vier contexten: Behoud, Contextualisering, Management en Toetsing. Het project geeft helderheid over de toepasbaarheid van nieuwe kennis en nieuwe tools, gebaseerd op een geïntegreerde benadering van de informatiewaardeketen. De nieuwe inzichten zijn vervat in het proof of concept, dat we middels projecten, concep- ten, demonstrators en publicaties gaan overdragen aan het beroependomein. Het project versterkt tevens de netwerk- verbindingen en communities of practice tussen informatieprofessionals en creëert nieuwe samenwerkingsverbanden. Uiteindelijk leidt dat tot een betere publieke dienstverlening. Voor het onderwijsveld (de hierboven genoemde opleidingen van de HvA en de Saxion Academie) levert het concrete in- formatiekundige en technologische kennis op het toepassingsgebied van het project. In concreto gaat het om kennis van duurzame informatieketensystemen, de daarin gebruikte technologieën en de toepassing ervan in het informatiemana- gement van publieke instellingen. Er wordt tevens kennis verworven over hoe publieke instellingen de publieke dienst- verlening kunnen verbeteren en/of vernieuwen. Daarnaast levert het project databases op in de vorm van best practices over de toepasbaarheid van de nieuwe kennis voor publieke instellingen in de verschillende gedefinieerde contexten. Het project levert primair toepassingsgerichte kennis op. Zie hiervoor ook paragraaf R.K. Yin, Case Study Research.Design and Methods (New York: Sage, ), volgend citaat op blz

15 5. Kenniscirculatie en kenniscreatie 5.1. Aanpak Kennisuitwisselingcirculatie en creatie vindt zowel plaats tijdens het project door deelname aan onderzoek in de case- studies, als na afloop van de onderzoeken door kennisdisseminatie via seminars, workshops en publicaties waarbij nieu- we deelnemers worden betrokken. Voor de verdere professionalisering en kennisontwikkeling van de informatieprofessionals is het nodig hun vragen te be- antwoorden (zie paragraaf 4.2 voor de geïnventariseerd onderzoeksvragen). De beantwoording van deze vragen staat centraal bij het uitvoeren van het onderzoek. Het consortium zal één of meerdere (parttime) onderzoekers werkzaam bij de Hogeschool van Amsterdam en de Saxion Academie Creatieve Technologie inzetten, die tijdens dat onderzoek voortdurend samenwerken met de informatiepro- fessionals aan het beantwoorden van de vragen. De HvA zet eveneens een (parttime) HOIO in. Door de consortiumpartij- en zullen tevens twee informatieprofessionals uit iedere casus- organisatie als (parttime) onderzoekers worden ingezet. Deze informatieprofessionals zijn specialist op de context van de specifieke case- study: Behoud, Contextualisering, Ma- nagement en Toetsing. De casus- organisaties maken het voor deze informatieprofessionals mogelijk beroep te doen op specialisten binnen hun organisaties voor het uitvoeren van specialistische deelonderzoeken. De experts uit de expert- groep hebben zich bereid verklaard de vier case- studies nauwgezet te volgen en de onderzoekers via de community of practice te adviseren en bij te staan. Bij iedere casus worden drie experts als klankbord ingezet (voor de leden van de expertgroep zie blijlage 2). Naast de inzet van de (parttime) onderzoekers, de specialisten uit de casus- organisaties en de experts zal het onderzoek vormgegeven worden door de inzet van de betrokken informatieprofessionals zelf, de lector, de kenniskring en de geas- socieerde kenniskring van het lectoraat Digital Archiving & Compliance en de kenniskring van de Saxion Academie Crea- tieve Technologie). Ook studenten worden betrokken bij het onderzoek als onderzoeksassistent, afstudeerder of stagière. Onder paragraaf 4.3 hebben wij die inzet geconcretiseerd. De betrokken informatieprofessionals spelen een essentiële rol in dit project. Allereerst natuurlijk omdat de vraagarticu- latie van hen afkomstig is, maar ze hebben ook, zoals in paragraaf 2.3 is aangeven, een grote invloed op een eventuele bijsturing van het project om de bruikbaarheid van resultaten voor hen te optimaliseren. De professionals nemen hun ei- gen praktijkervaring, verschillende aanpakken, situaties en case- studies mee in het project. Zij delen hun ervaring en ken- nis met de andere professionals in het kennisnetwerk Instrumenten Voor de uitvoering van dit innovatieproject en de kenniscirculatie en verhoging wordt gebruikt gemaakt van de volgen- de instrumenten: 1. Workshops (4x), waarin de informatieprofessionals hun case- studies inbrengen en hun kennis en ervaring wordt uit- gewisseld. De professionals reageren op de ervaringen en aanpak bij anderen en bespreken of de eigen aanpak aan- gepast moet worden. Naast de consortiumleden worden voor een aantal workshops ook professionals uit de klank- bord- en expertgroep uitgenodigd om deel te nemen. Deze workshops vinden plaats onder leiding van HvA docenten (en kenniskringleden) Maarten van der Burg en Cees Stelling, HvA docent Raoul Boers en Saxion docent John van der Pas. 2. Workshops (2x), waarin de onderzoeksmethodiek, de informatiewaardeketen en de automatisering daarvan centraal staan. Een specialistische workshop zal zijn gewijd aan Case Study Research. Deze laatste zal worden verzorgd door lector Geert- Jan van Bussel. Deze workshops vinden plaats onder leiding van HvA docent Maarten van der Burg. 3. Expertmeetings (3x) zullen worden georganiseerd waarin specifieke thema s aan de orde komen, gerelateerd aan de 14

16 vier case- studies, de informatiewaardeketen en de automatisering daarvan. Bij deze expert- meetings zijn ook de in- formatieprofessionals uit de vier casus- organisaties aanwezig. Tijdens de expertmeetings wordt specialistische kennis het project ingebracht en worden voorbeelden van hulpmiddelen aangedragen en bediscussieerd door informatiepro- fessionals en experts. HvA docent Maarten van der Burg organiseert en leidt deze expertmeetings. 4. Als afsluiting van het project wordt een slotconferentie georganiseerd (onder leiding van HvA docent Maarten van der Burg en lector Geert- Jan van Bussel) waarin de opgedane kennis in dit project verder zal worden verspreid, niet alleen binnen het consortium, de klankbord- en expertgroep maar ook extern naar het beroependomein en het werkveld. De publicatie die deze slotconferentie vergezelf en die een overzicht bevat van de resultaten, de doorplopen proces- sen, casusbeschrijvingen en best practices wordt geredigeerd door Geert- Jan van Bussel, Maarten van der Burg, Ra- oul Boers en John van der Pas. Zie ook paragraaf 7.2 over deze kennisdisseminatie. 5. Publicaties en presentaties: binnen dit project worden meerdere publicaties (extern 5x, intern 1x) geschreven en pre- sentaties (extern 2x, intern vele) gegeven. Deze publicaties en presentaties worden verzorgd door de deelnemende docent- onderzoekers en informatieprofessionals. Voor meer informatie over de aanpak van het verspreiden van de ontwikkelde kennis wordt verwezen naar paragraaf Communities of practice : de informatieprofessionals uit dit project worden samengebracht in een digitale werk- en leeromgeving, in een community of practice, verbonden door een wiki van het Lectoraat Digital Archiving & Compli- ance. Deze wiki dient als kennisbank voor de tijdens dit project geaggregeerde nieuwe kennis en tools. Bestaande communities of practice worden aan deze specifieke community verbonden en krijgen toegang tot de wiki. Op die manier kan ook vanuit andere communities of practice gebruik gemaakt worden van de nieuw kennis en tools. 7. Het Lectoraat vertaalt de geaggregeerde nieuwe kennis naar casusbeschrijvingen, praktijkinstrumenten en lesbe- schrijvingen, die het via de wiki en de eigen website ( ter beschikking stelt van het onderwijs. Het verankert deze kennis in nanocolleges, korte films, waarin specifieke kennis in kort bestek wordt vastgelegd en overgedragen aan de toehoorder. Nanocolleges worden breed ingezet in alle opleidingen van het domein Media, Cre- atie en Informatie van de Hogeschool van Amsterdam. HvA docenten Maarten van der Burg, Raoul Boers, Esther Wil- lemsen en Ceest Stelling worden bij deze vertaling naar onderwijsmateriaal betrokken. Kenniscirculatie van docent en professional richting student wordt gestimuleerd door de inzet van van onderzoeksassistenten (studenten), afstu- deerders en stagières bij casus- organisaties. Op die wijze maken toekomstige informatieprofessionals kennis met hun toekomstige werkveld. Het Lectoraat initieert in samenwerking met de Saxion Academie Creatieve Technologie een Onderwijsatelier, waarin participerende docenten- onderzoekers, kenniskringleden en studenten samenkomen voor begeleiding, gezamenlijke voorbereiding van casusonderzoek, bespreking van onderzoeksresultaten, toetsing van praktijkinstrumenten, e.d. Dit Onderwijsatelier wordt 3 x per jaar gehouden. Deze ateliers zullen worden georgani- seerd en geleid door HvA docent Cees Stelling en Saxion docent John van der Pas. 8. De onderzoeksresultaten van het project worden geïntegreerd in de specialisaties Informatiemanagement en Con- tent/knowledgemanagement en de minor Archieven binnen de opleiding MIC van de Hogeschool van Amsterdam en de opleidingen MIC en Human Information Design & Strategy van Saxion Academie Creatieve Technologie. Bij de Ho- geschool van Amsterdam worden daar de docenten Raoul Boers, Esther Willemsen en Hans Waalwijk bij betrokken Duurzaamheid van de kenniscirculatie en kenniscreatie De duurzaamheid van de structurele samenwerking binnen het consortium en kenniscirculatie wordt deels gegarandeerd door de in paragraaf 3.5. reeds beschreven duurzaamheid van het netwerk. De duurzaamheid van de kennisontwikkeling en circulatie wordt gewaarborgd door de samenwerking van publieke instellingen en kennisinstellingen en andere partij- en. Binnen de casusonderzoeken vindt intensieve samenwerking plaats. Hierdoor worden langdurige relaties gesmeed en is de verwachting dat nieuwe initiatieven en samenwerkingsverbanden ontstaan die een langdurig effect hebben voor de deelnemers. De communities of practice, die voor dit project tot stand komen of die aan het project verbonden worden, en waaraan docent- onderzoekers van beide kennisinstellingen zullen deelnemen, zullen blijven bestaan omdat de ont- wikkelde kennis en tools steeds verder moeten worden ontwikkeld. De wiki, die het lectoraat gebruikt als kennisbank, zal na het project door het lectoraat worden gebruikt in haar regisserende rol in het netwerk. Het lectoraat draagt zorg voor de actualisering van de ontwikkelde onderwijsmaterialen, tools en praktijkinstrumenten en brengt de in dit project ont- wikkelde kennis in in vervolgprojecten binnen het programma Fully automated archiving environments. Het Lectoraat zal ook na dit project master classes, symposia en werkveldbijeenkomsten voor dit netwerk blijven organiseren. 15

17 Bij de Hogeschool van Amsterdam wordt de continuïteit in kennisopbouw en netwerkvorming gewaarborgd door de structurele betrokkenheid van de in dit project participerende docenten bij de gebouwde community of practice en de voortdurende zorg van het lectoraat om het curriculum (van specialisaties) permanent te actualiseren. Het lectoraat is rechtstreeks betrokken bij de (verder- )ontwikkeling van de opleiding MIC binnen de HvA. In het model voor kennisuitwisseling (zie figuur 5.3) is aangegeven hoe de kennisontwikkeling, kenniscirculatie en kennis- disseminatie plaatsvindt en welke organisaties hierbij betrokken zijn. Figuur 5.3. Model voor Kennisuitwisseling (kennisontwikkeling, kenniscirculatie, kennisdisseminatie) 16

18 6. De duurzaamheid van de beoogde toepassingen 6.1. Inhoudelijke resultaten De verwachte inhoudelijke resultaten zijn duurzaam omdat het nuttige en noodzakelijke hulpmiddelen, tools en werk- wijzen zijn (zie ook paragraaf 5.3 voor de duurzaamheid van de kenniscirculatie en kenniscreatie en de noodzaak hiertoe). De hulpmiddelen en tools geven informatieprofessionals inzicht in de toepassing en automatisering van de informatie- waardeketen. Werkwijzen en modellen impliceren interactie tussen informatieprofessionals, IT ontwikkelaars en ma- nagement. Alle hulpmiddelen, tools en werkwijzen worden in de wiki (kennisbank) van het lectoraat opgenomen, actueel gehouden en vrijelijk ter beschikking gesteld van het deelnemende netwerk en de daaraan verbonden beroependomei- nen Doorwerking naar het werkveld De resultaten zullen vanuit het consortium, de klankbord- en de expertgroep hun weg vinden naar het werkveld, omdat het een maatschappelijk relevant probleem helpt oplossen. Daarbij helpt het dat de leden van het consortium (bestuurs- )lid zijn van beroeps- en brancheverenigingen als NVB, KVAN, BRAIN, NvBA, SOD, e.d., en gebruik kunnen maken van de netwerken die deze verenigingen bieden. De consortiumorganisaties zijn alle onderdeel van landelijke of regionale net- werken en communities of practice, die zullen worden aangewend om het project en de projectresultaten te versprei- den en te communiceren. Van belang is ook dat in de expertgroep experts uit softwarebedrijven en adviesbureaus (zoals Acanthis, BCT, Decos, KB&P, Doxis en VHIC) zijn vertegenwoordigd. De softwarebedrijven kunnen de nieuw opgedane kennis verankeren in de software, die door informatieprofessionals wordt gebruikt. De adviseurs verspreiden de opgeda- ne projectkennis via hun adviesopdrachten verder. In de praktijk zullen informatieprofessionals eerder de weg weten te vinden naar ontwikkelaars en adviseurs en gezamenlijk met hen tools, werkwijzen en hulpmiddelen kunnen actualiseren en verbeteren. Verder komen van de Hogeschool van Amsterdam en van Saxion Academie Creatieve Technologie studen- ten (toekomstige professionals) die of bijgedragen hebben aan het onderzoek of in de colleges hiervan kennis hebben opgedaan Doorwerking in de onderwijspraktijk De ervaringen uit het innovatietraject zullen worden gebruikt om de in ontwikkeling zijnde specialisaties van de opleidin- gen MIC van zowel Hogeschool van Amsterdam als Saxion Academie Creatieve Technologie te verdiepen. Hier zij ook verwezen naar paragrafen 5.2. en 5.3, ook voor de bij deze doorwerking in de onderwijspraktijk betrokken docent- onderzoekers. Het feit dat de lector Digital Archiving & Compliance het thema van dit project als een onderdeel heeft gedefinieerd van een van de lectoraatsprogramma s ( fully automated archiving environments ), verzekert dat het project en de projectresultaten op de agenda blijven. Het lectoraat wil als vervolg binnen dat programma het ontwikkelde proof of concept gaan vertalen naar een werkend proto- type in een computer laboratorium met studenten, informatieprofes- sionals en softwareleveranciers. De lector en zijn kenniskring zorgen via publicaties en symposia ook voor internationale verspreiding van deze kennis en creëren zo kansen voor de toepassing in het buitenland. Er wordt een conference paper gepland voor de European Confe- rence on Information Systems Evaluation in september Tot slot zijn er via de lector en de kenniskring contacten met andere onderzoeksinstituten en programma s (zoals dat van het Nationale Archief en de Koninklijke Bibliotheek), zodat de kennis gedeeld zal worden en verder ontwikkeld. 17

19 7. Disseminatie en communicatie 7.1. Kennisdisseminatie binnen het project Binnen het project vindt kennisdisseminatie plaats door de nauwe samenwerking tussen de projectdeelnemers. Er zullen zes workshops worden georganiseerd voor alle consortiumpartners en drie expertmeetings. Voor meer informatie over de interne kennisdisseminatie wordt verwezen naar hoofdstuk 5 kenniscirculatie. Het project zal meerdere (interne) rapporten opleveren, waaronder in ieder geval: tussenrapport (1x), eindrapport (1x), stageverslagen (4x), casus- beschrijvingen (4x) en afstudeerrapporten (studenten) (4x) Kennisdisseminatie naar het werkveld Het consortium vindt het van groot belang dat de tijdens dit project opgedane kennis actief wordt gedeeld met informa- tieprofessionals en kennisinstellingen met vergelijkbare ambities. Om dit te bereiken zijn meerdere activiteiten voorzien. Allereerst zullen tijdens het project meer informatieprofessionals worden uitgenodigd om actief te participeren en kennis te nemen van de resultaten. Om nog meer professionals in het werkveld te bereiken zullen de volgende activiteiten wor- den ondernomen: Tabel 7.2.: Kennisdisseminatie Project kick- off; startseminar (o.l.v. Geert- Jan van Bussel) Persberichten Publicatie projectnieuwsbrief Presentaties tijdens landelijke conferenties (door docent- onderzoekers, HOIO, lector) Publicatie tussenrapportage Publicaties in landelijke vaktijdschriften (door docent- onderzoekers, HOIO, lector) Websites/platforms consortiumpartners Tijdens (en na afloop) van dit project zullen kennis en resultaten toegankelijk blijven voor ge- interesseerden via bestaande websites en portals van de consortiumpartners. Website lectoraat Ook de website van het lectoraat Digital Archiving & Compliance zal worden ingezet om de resultaten van dit project te verspreiden. Wiki lectoraat De wiki van het lectoraat blijft als kennisbank beschikbaar om de verworven kennis en de re- sultaten van het product te behouden en openbaar te houden. Organiseren slotconferentie (Geert- Jan van Bussel, Maarten van der Burg) De uitkomsten van dit project worden hier gepresenteerd aan een breed forum van professio- nals en kenniswerkers. Publicatie slotconferentie (Geert- Jan van Bussel, Maarten van der Burg, Raoul Boers, John van der Pas) In deze publicatie zullen de bereikte resultaten, processen en best practices beschreven wor- den. 1 x 4 x 2 x 2 x 1 x 5 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1 x Naast disseminatie van opgedane kennis tijdens dit project aan informatieprofessionals en kennisinstellingen wordt de kennis ook direct aan de professionals van de toekomst, de studenten van de Hogeschool van Amsterdam en van Saxion Academie Creatieve Technologie, doorgegeven via de bij het project betrokken docenten. De best practices zullen worden verzameld in een publicatie die onderdeel is van de te organiseren slotconferentie. 18

20 8. Monitoring en evaluatie De Hogeschool van Amsterdam (penvoerder) draagt zorg voor de verplichte monitoring- en evaluatierapportages aan SIA. Daarnaast zullen de volgende monitoring- en evaluatie- activiteiten worden uitgevoerd: 1. Consortiumbijeenkomst (twee maal per jaar): tijdens de consortiumbijeenkomsten wordt onder meer gekeken naar de voortgang van het project, de resultaten en naar de kennisverhoging en kennisdisseminatie. In paragraaf 2.3 is in- gegaan op de vraagsturing van de betrokken professionals. Tussentijdse aanpassingen aan aanpak of vraagstelling zijn door deze vraagsturing mogelijk. 2. Voortgangsoverleg (1 x per maand): de lector, programmamanager, HvA en Saxion- onderzoekers, onderzoekers en informatieprofessionals casus- organisaties. In dit overleg wordt gekeken naar de besteding van uren, uitvoering van activiteiten en behaalde (tussen- ) resultaten. Dit overleg zal via video- conferencing plaatsvinden. 3. Klankbordgroep (twee maal per jaar): hier zijn de voortgang en richting van het project de belangrijkste onderwerpen. Binnen de Hogeschool van Amsterdam wordt het Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek (BKO) gehanteerd. Het BKO geeft aan dat minimaal elke zes jaar een evaluatie wordt uitgevoerd waarin de volgende aspecten expliciet worden mee- genomen: 1. de inbedding van het onderzoek binnen de instelling, zowel op organisatorisch, strategisch als op HRM gebied; 2. doorwerking van de activiteiten in curricula of verandering van opleidingsstructuren; de doorwerking van het onder- zoek op het gebied van professionalisering van de docenten/staf aan de instelling zowel op het gebied van onderwijs als op het gebied van de kennisfunctie; 3. samenwerkingsverbanden en inhoudelijke relatie met instellingen van hoger onderwijs en onderzoek in Nederland en over de landsgrens; 4. samenwerkingsverbanden en inhoudelijke relatie met bedrijven of instellingen. In april 2010 heeft de Validatiecommissie Kwaliteitszorg Onderzoek (VKO) de kwaliteitszorg van het onderzoek bij de Hogeschool van Amsterdam positief gevalideerd. De VKO heeft vertrouwen dat het door de Hogeschool van Amsterdam gehanteerde kwaliteitszorgsysteem leidt tot het permanente bewaken en verbeteren van het onderzoek en de organisa- tie daarvan. De VKO heeft de Hogeschool van Amsterdam gecomplimenteerd met de bereikte resultaten en moedigt de hogeschool aan met dezelfde inzet en hetzelfde enthousiasme op de ingeslagen weg verder te gaan. De positieve valida- tie is een belangrijke mijlpaal voor de Hogeschool van Amsterdam, die hiermee de bevestiging krijgt op de goede weg te zijn met het implementeren van onderzoek en de kwaliteitszorg ervan binnen de hogeschool. De Hogeschool van Amsterdam hanteert het BKO als leidraad voor toegepast onderzoek. Duurzaamheid en inbedding zijn daarmee gewaarborgd. Dit kwaliteitszorgsysteem vormt de basis voor de monitoring en evaluatie van alle onderzoeksprogramma s en - projecten binnen het domein Mecia, Creatie en Informatie. 19