Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance. Businessplan. drs P.J.M. Rijnierse. Toppers '09. Lorem Ispum School

Transcriptie

1 Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance Businessplan drs P.J.M. Rijnierse Toppers '09 Lorem Ispum School

2 8 februari 2013 BUSINESSPLAN 1. Hogeschool van Amsterdam (HvA) De HvA is een kennisinstelling die een belangrijke regionale rol speelt. Ze draagt bij aan de economische en culturele welvaart in de regio Amsterdam. De HvA zorgt ervoor dat (ontwikkelde) kennis zijn weg vindt naar studenten, naar de beroepspraktijk en naar de samenleving. De HvA ziet kennisvalorisatie als een vanzelfsprekende taak. Onze moderne samenleving heeft voor het oplossen van maatschappelijke problemen en uitdagingen als integratie, duurzaamheid, mobiliteit, vergrijzing, zorg en gezondheid behoefte aan ontwikkeling en benutting van (nieuwe) kennis. Ook de beroepspraktijk kan alleen overleven als nieuwe kennis wordt ontwikkeld en toepasbaar wordt gemaakt. De HvA herbergt een breed scala aan onderzoeksprogramma s met activiteiten die hieraan bijdragen. Deze onderzoeksprogramma s zijn ondergebracht in kenniscentra. Onderzoeksprogramma s staan onder leiding van lectoren. Onder leiding van de lector werken docenten, onderzoekers en studenten samen met vertegenwoordigers uit het werkveld, onderzoeksinstellingen en studenten. 2. Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance Het lectoraat Digital Archiving & Compliance is ingesteld op 1 januari Het richt zich op multidisciplinaire kennisont-

3 wikkeling over de samenhang tussen de digitalisering van de maatschappij, het recht- en doelmatig handelen van organisaties en de creatie, het gebruik en het behoud van informatie. Het lectoraat is onderdeel van de onderzoeksgroep Crossmedia, Archiving en ediscovery, die binnen het Kenniscentrum van het Domein Media Informatie en Creatie, CreateIT Applied Research, is gevormd. De voortgaande digitalisering van de maatschappij beïnvloedt organisaties en de mensen die deze organisaties vormen. Digitalisering heeft niet alleen invloed op de manier waarop met informatie wordt omgegaan en waarop informatie wordt gezocht en gevonden, maar heeft ook effecten op de bewijsplicht en de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties. Het lectoraat initieert en realiseert onderzoeksprojecten die op dit enerverende en dynamische thema gericht zijn. In die projecten worden docenten, studenten en professionals uit het beroependomein ingezet. De verwerving van kennis in deze projecten draagt bij aan de onderwijsdoelstellingen van het domein MCI. De rode draad van deze onderzoeksprojecten zijn de processen in de waardeketen van informatie. Deze keten bestaat uit de informatieprocessen creatie of ontvangst, vastlegging, opslag, bewerking, distributie, ordening, publicatie, gebruik, waardering, selectie, vernietiging of bewaring, beveiliging, toetsing en behoud. Deze keten waarborgt de vier dimensies van informatie: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan, waardoor een reconstructie van acties, transacties, producten, beleid en processen mogelijk is in de tijd. De maatschappij wordt meer divers en nieuwe sociale culturele manieren van economische bedrijvigheid ontstaan. Door globalisering verdwijnen traditionele grenzen voor bedrijven. Ook kleinere bedrijven stoppen hun activiteiten niet meer bij de landsgrenzen. Voor sommige ondernemingen geldt dat de vestigingsplaats een (semi-) virtueel karakter krijgt. Netwerken en ketens worden belangrijker. Private ondernemingen, publieke organisaties en zelfstandig ondernemers vormen steeds meer een integraal, zij het vaak fluïde onderdeel van productie- en handelsketens. Een groeiend aantal (nieuwe) ondernemers wil maatschappelijk verantwoord functioneren en er is toenemende aandacht voor sociaal ondernemerschap. Een deel van deze ondernemers werkt vanuit het inzicht dat verandering in de samenleving een noodzaak is. Voor hen is niet financiële winst het primaire doel van handelen, maar de voorwaarde om maatschappelijke vooruitgang en sociale meerwaarde te genereren. Een ander deel van deze sociale ondernemers merkt dat de markt zelfbewust is geworden en dat de levensvatbaarheid van ondernemingen toeneemt als rekening wordt gehouden met maatschappelijke relevantie. Onder invloed van technische ontwikkelingen, nieuwe mogelijkheden voor mobiele communicatie en nieuwe businessmodellen vervagen de marktgrenzen. Marktpartijen zoeken samenwerkingsverbanden om weerbaarder en transparanter in handelen te worden en meer in communicatie te treden met hun doelgroepen. Een van deze initiatieven is het samenwerkingsverband tussen bedrijven, onderwijs- en overheidsinstellingen in Amsterdam: de Amsterdam Economic Board (AEB). Het lectoraat participeert hierin actief om zo een bijdrage leveren aan de verbinding van toegepast onderzoek, onderwijs en bedrijven binnen de stad Amsterdam. 5. De uitdagingen van het Lectoraat Het lectoraat wil een stimulerende en leidende rol vervullen op haar terrein: kennisontwikkeling en kenniscirculatie inzake Digital Archiving & Compliance. 3. Inleiding Dit businessplan voor het Lectoraat sluit aan bij de ideeën die in de volgende interne documenten van de HvA zijn neergelegd: 1. Oog voor talent, het instellingsplan van de HvA; 2. Uitwerking Actieplan onderwijs van de HvA met de focus van onderzoek en onderwijs in verbinding met de stad Amsterdam. 4. Veranderingen in arbeidsmarkt, ondernemend gedrag en communicatie 5.1. Missie: kennis voor meer waarde in de (digitale) samenleving Het Lectoraat wil een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van een open, dynamische en transparante samenleving. De digitalisering van de maatschappij heeft grote effecten op organisaties en de mensen die deze organisaties vormen. Deze digitalisering beïnvloedt niet alleen de manier waarop met informatie wordt omgegaan, maar heeft ook effecten op de bewijsplicht en de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties. De term compliance (letterlijk: voldoen aan ) werd oorspronkelijk vooral gebruikt in de bancaire en financiële sector, maar is door de Enron-affaire en de Sarbanes-Oxley Act op de managementagenda gekomen ook buiten deze twee sectoren. De term werd vooral uitgelegd als het voldoen aan relevante wetten, regels en normen, in combinatie met een daarop afgestemde inrichting van allerlei informatietechnologische systemen. Het gaat echter niet alleen om het voldoen aan wetten en regels. Het gaat ook om de aantoonbaarheid daarvan zolang dat direct of indirect door wet- en regelgeving wordt vereist. Zonder archivering ( archiving ) is het moeilijk aan te tonen dat voldaan is aan wetten en regels. Archivering en compliance zijn onlosmakelijk verbonden. 3

4 5.2. Visie: stimulerend en leidend kenniscentrum Het lectoraat wil als expertisecentrum een stimulerende en leidende rol vervullen in Nederland en met name in de regio Amsterdam, in relatie met de creatieve industrie, en levert een bijdrage aan de verwerving en verschaffing van inzicht in de digitalisering van de samenleving, in de archivering van digitale informatie en de gevolgen van wet- en regelgeving voor organisaties, daar waar het de inrichting van informatieinfrastructuren betreft. Daartoe initieert het lectoraat onderzoeks- en onderwijsprojecten, in samenwerking met het beroependomein, marktpartijen en opleidingen Doelstellingen: onderwijs, onderzoek en kenniscirculatie Het lectoraat heeft drie doelstellingen: 1. Het ontwikkelen, systematiseren en documenteren van kennis over Digital Archiving en Compliance in organisaties door middel van onderzoek en onderwijs en deze kennis verspreiden en toegankelijk maken voor iedereen; 2. Het ontwikkelen, systematiseren en documenteren van kennis over nieuwe vormen van ondernemen in het beroependomein en nieuwe vormen van organiseren van de informatievoorziening, gekoppeld aan de informatiewaardeketen. Deze kennis toepassen in onderzoek en onderwijs en de daaruit verkregen inzichten beschikbaar stellen en toegankelijk maken; 3. Het creëren van bewustzijn over het belang van Digital Archiving & Compliance en het op basis daarvan stimuleren van een ondernemende houding bij studenten, vooral studenten weerbaar te maken en actief en ondernemend deel te laten nemen aan de samenleving. Dat vereist een denken vanuit kansen, nieuwe vormen van ondernemen, nieuwe vormen van kennisdelen en nieuwe flexibele samenwerkingsvormen. 6. Aanpak en werkwijze: praktisch en toepasbaar In het lectoraat staat de koppeling tussen onderzoek en onderwijs centraal. Kennis en inzicht verworven via onderzoek wordt teruggekoppeld naar het onderwijs. Studenten en docenten nemen deel aan het onderzoek om deze terugkoppeling mogelijk te maken. Resultaten uit internationaal onderzoek worden teruggekoppeld naar Nederland Onderzoek Onderzoek binnen het Lectoraat is praktijkgericht, waarbij de deelname van studenten en docenten centraal staat. Studenten nemen deel aan onderzoek via veldwerk en via inleidende colleges in onderzoeksmethodologie. Docenten nemen deel als lid van de kenniskring of als toegevoegd onderzoekers en zijn direct betrokken bij de uitvoering van onderzoek. Vragen vanuit overheid, kennisinstellingen en het MKB naar tools voor betere archivering van informatie, de (volledige) automatisering daarvan, strategieën aangaande het voortbestaan van informatie, verbetering van werkprocessen, recht- en doelmatig te handelen van organisaties en de organisatie van de informatiewaardeketen vormen de scope van de onderzoek binnen het Lectoraat. In 2013 komt het project De informatiemaatschappij van 2023 tot een einde. Tijdens dit project wordt een visie ontwikkeld op de informatiemaatschappij in 2023 op basis van onomkeerbare trends, die in de huidige informatiemaatschappij waar te nemen zijn. Experts met verschillende achtergronden geven hun visie, die in een alomvattend verhaal wordt samengevat. Van groot belang hier zijn de consequenties die de visie meebrengt voor de markt, het onderwijs, de overheid en de maatschappij in het algemeen. Het project wordt beëindigd met een congres in juni In 2013 starten twee onderzoekstrajecten. Het eerste project behelst een onderzoek naar de inrichting, vorm en structuur van een gezamenlijk archiveringsplatform voor hogescholen en universiteiten en de voorwaarden die daaraan moeten worden gesteld. Het onderzoek naar de inrichting van een archiveringsomgeving voor de HvA zelf (in samenwerking met de HvA Mediatheek) vormt daarin een specifieke casus. Voor een deelproject zal ook een RAAK-subsidie worden aangevraagd. Het tweede project dat wordt ondernomen is Fashion 3.0., in samenwerking met het Amsterdam Fashion Institute en het MediaLab. In dit onderzoeksproject wordt gewerkt aan het ontwikkelen van een stoffendatabase, gevolgd door een onderzoek naar 3D modelling van modestoffen, waarin het draperen daarvan wordt getest op driedimensionale modellen. In een volgende fase van dit project wordt onderzoek gedaan naar een online catwalk, waarbij een bezoeker flexibel een collectie kan samenstellen en bestellen. Het betreft een toegepast onderzoek naar keteninformatisering in voorraadbeheer van grondstoffen, toepassingen in de productieomgeving van een collectie, het marketen van de collectie en tot slot waarborgen dat een ontwikkeld ontwerp in de tijd reproduceerbaar is Onderwijs De onderwijsactiviteiten van het Lectoraat zijn primair gericht op het creëren van bewustzijn bij studenten (en docenten) voor het belang van Digital Archiving en Compliance voor de organisaties waar ze nu en straks bij zijn betrokken. Het lectoraat wil de studenten de mogelijkheid geven te participeren in projecten van het lectoraat, maar wil ze ook ondersteunen door stageplekken te bieden bij bedrijven in de creatieve industrie of door afstudeerprojecten te initiëren en/of te ondersteunen. Het Lectoraat wil in samenwerking met de opleidingen gastcolleges organiseren door de lector, de programmamanager en de leden van de kenniskring over thema s die zowel de opleidingen als het Lectoraat raken. 4

5 Daarnaast is in 2012 een project gestart waarin korte video s worden gemaakt (nanocollege s), die (ingewikkelde) thema s in een kort bestek uitwerken en die vrij toegankelijk zijn voor studenten en docenten via de website van het Lectoraat. Deze video s worden in samenwerking met de opleidingen vervaardigd. Het Lectoraat staat vooral open voor die studenten die meer willen weten en begrijpen van de rol van de ondernemende mens in de samenleving en de wijze waarop digitalisering van de informatievoorziening en Digital Archiving daarin een rol spelen. Ook studenten, die een eigen bedrijf willen starten kunnen participeren en een beter begrip krijgen van hun rol als ondernemer en het belang van Digital Archiving en Compliance voor ondernemerschap Professionalisering Het lectoraat levert bijdragen aan de professionalisering van docenten en onderzoekers. Het professionaliseringsproces bestaat uit meerdere delen: 1. Betrekken bij de organisatie en de uitvoering van onderzoeksprojecten ( learning-by-doing ); 2. Coaching en begeleiding bij de organisatie en de uitvoering van onderzoek; 3. Ad hoc trainingen, meetings en intervisiesessies rond onderzoek Kenniscirculatie De door het lectoraat verworven kennis en inzichten worden teruggekoppeld naar de opleidingen binnen het Domein MCI. Naast het verspreiden van kennis via onderwijsmateriaal, working papers, congresbijdragen en tijdschriftartikelen zal kenniscirculatie plaatsvinden door: 1. Deelname aan seminars en (on-line) debatten, m.n. georganiseerd door het beroependomein; 2. (Mede-)Organiseren van en deelname aan conferenties / workshops/ masterclasses en special events; 3. Deelname in internationale en nationale netwerken; 4. Interviews en oriënterende gesprekken met (afstuderende) studenten van eigen opleidingen en die van andere universiteiten en hogescholen; 5. Gastcolleges binnen de eigen opleidingen en aan andere universiteiten en hogescholen; 6. Deelname aan en initiatie van intensive programs (IP`s). 7. De organisatie van het Lectoraat 7.1. Lector, kennis- en partnerkring Lectoren organiseren in hun Lectoraat samen met experts praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek. Onderzoek dat bijdraagt aan de beroepsontwikkeling en innovatie. Nieuwe inzichten en oplossingen worden toegankelijk gemaakt en ter beschikking gesteld van het beroepsdomein en gericht ingebed in de opleidingen zodat afgestudeerden steeds beschikken over de laatste kennis en inzichten. De Lector is verantwoordelijk voor het functioneren van het Lectoraat en initieert onderzoeksprojecten en onderwijsactiviteiten en participeert in interne HvA-projecten waarbij advies van het Lectoraat gevraagd en gewenst is. In samenwerking met de bestaande kenniskringen (de interne en de externe, de geassocieerde kring) is de onderzoeksagenda bepaalt. De interne kenniskring bestaat uit docenten en studenten, die participeren in de projecten en activiteiten van het Lectoraat. De geassocieerde kenniskring bestaat uit vertegenwoordigers van het bedrijfsleven, overheidinstellingen en onderwijsinstellingen die actief zijn op het terrein van digitalisering, archiving, records management en compliance en actief participeren door het inbrengen van nieuwe inzichten en toegepaste onderzoeksvragen. Het projectmanagement van de onderzoeksactiviteiten van het Lectoraat valt onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager. De partnerkring van het Lectoraat draagt door een jaarlijks sponsorbedrag bij aan de onderzoeksactiviteiten, master classes en congressen van het Lectoraat. Deze partners zijn preferente stakeholders van het Lectoraat en krijgen in ruil voor hun financiële jaarlijkse bijdrage de mogelijkheid te participeren in de onderzoeksprojecten en (tegen aantrekkelijke voorwaarden) deel te nemen aan masterclasses en congressen van het Lectoraat Verankering van het Lectoraat in het beroepenveld en het domein Media Creatie en Informatie Het Lectoraat inventariseert primair vanuit bedrijven, overheid en (onderwijs)instellingen onderzoeksvragen. Onderzoeksvragen worden in onderzoeksprojecten als uitgangspunt genomen en op wetenschappelijk verantwoorde wijze onderzocht, met medewerking van geïnteresseerde private en publieke instellingen. Naast deze onderzoekslijn voegt het Lectoraat tevens een ondernemerschapslijn toe. Dit wil zeggen dat het Lectoraat [1] in al zijn activiteiten gericht is op initiatiefrijk handelen, in dialoog met bedrijven en instellingen, [2] zorg draagt voor een bijdrage aan ondernemerschap en kennisontwikkeling van studenten, en [3] zorg draagt voor de borging van kennisinnovatie in het onderwijs. Het Lectoraat staat met beide benen stevig in het onderwijs en beroependomein, waarvoor het domein MCI opleidt. Het Lectoraat begeeft zich op het snijvlak van onderwijs, onderzoek en beroepspraktijk/samenleving. De meerwaarde 5

6 van het Lectoraat voor bedrijven en instellingen is dat onderzoek niet enkel gericht is op wetenschappelijke publicaties, maar ook op praktijktools, die onmiddellijk in de praktijk kunnen worden toegepast. Het Lectoraat heeft een hechte relatie met informatie- en dienstverlenende bedrijven, overheidsinstellingen, onderwijsinstellingen en beroepsverenigingen. Het Lectoraat is verankerd in het kenniscentrum Create IT van het Domein Media, Creatie en Informatie. 8. Ondernemen in het Lectoraat 8.1. Brugfunctie en werkwijze Het lectoraat vervult een brugfunctie tussen wetenschap en de beroepspraktijk. Via het lectoraat wordt wetenschappelijke kennis toegankelijk gemaakt voor bedrijven. Er wordt vanuit onderzoeksprogramma`s samengewerkt met bedrijven. De samenwerking in het lectoraat verloopt volgens verschillende modellen. Praktijkonderzoek kan plaatsvinden als case-onderzoek binnen een of meerdere bedrijven; het kan ook zijn dat bedrijven als klankbord fungeren voor onderzoek dat door docent- en studentonderzoekers binnen een HvA laboratorium wordt uitgevoerd. Ongeacht het samenwerkingsmodel is het uiteindelijke doel dat vragen uit de praktijk van het beroependomein door middel van het onderzoeksproject worden beantwoord en dat de onderzoeksresultaten worden gebruikt in de beroepspraktijk. Het Lectoraat hanteert de volgende werkwijze: 1. Inventariseren en definiëren van de onderzoeksvragen uit het beroependomein. 2. Bepalen van het onderzoeksprobleem op basis van de gestelde vragen. 3. Analyse van bestaande literatuur over het onderzoeksprobleem en het in kaart brengen van de wetenschappelijke stand van zaken. 4. Analyse van de bestaande concepten en theorieën en het bepalen van hun validiteit voor het bepaalde onderzoeksprobleem. 5. Formuleren van een hypothese. 6. Ontwerpen van het uit te voeren onderzoek, aangevuld met een planning van het onderzoeksproject, in samenwerking met de samenwerkingspartners. 7. Uitvoeren van het onderzoeksproject (dataverzameling en data-analyse), op basis van de bij het onderzoeksontwerp bepaalde onderzoeksmethoden. 8. Formuleren en presenteren van de onderzoeksresultaten in een onderzoeksrapport en/of middels een proof of principle, proof of concept of prototype. 9. Disseminatie van de verworven kennis, door middel van peer reviewed papers voor wetenschappelijke congressen en tijdschriften, onderwijscases, master classes, congressen, seminars en vakpublicaties. 10. Disseminatie van de verworven kennis, door middel van praktijktools. 11. Evaluatie van het onderzoeksproject (1) met de opdrachtgevers, (2) met de subsidieverstrekkers, en (3) aan de hand van de HvA kwaliteitsmonitor voor toegepast onderzoek. Alle onderzoeksprojecten worden uitgevoerd met de in onderstaande afbeelding vervatte onderzoeksbenadering van het Lectoraat als grondslag. 6

7 8.2. Ondernemen Het Lectoraat benadrukt ondernemen in al zijn activiteiten. In de onderwijs- en onderzoeksactiviteiten wordt ondernemerschap gestimuleerd door het aanleren van initiatiefrijk en doelgericht handelen. Studenten leren resultaten van toegepast onderzoek te presenteren en te verantwoorden aan hun opdrachtgever(s). Van groot belang is het leren netwerken op te bouwen en te onderhouden met het beroependomein waarvoor het domein MCI opleidt; Het lectoraat zal een bijdrage leveren aan curriculumontwikkeling van het bacheloronderwijs binnen de opleidingen van het domein MCI door toegepaste onderzoeksvragen van bedrijven in het Midden- en Klein bedrijf (MKB) in te brengen als mogelijke opdrachtgever voor een onderwijsmodule. Het lectoraat zal een Kring van bedrijven en instellingen als samenwerkingspartner werven en inbedden in de organisatie van het lectoraat. 9. Projectmanagement Een project is een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een vooraf gedefinieerd product te maken, volgens een afgesproken planning en met behulp van vastgestelde middelen. Onder projectmanagement verstaan we dan: het behalen van de projectdoelstelling op een effectieve en efficiënte manier, en binnen de kaders van het project. Aspecten die daarbij een rol spelen zijn: projectmatig werken, faseren, beheersen, beslissen en verbeteren en ontwikkelen. Hoe onderzoeksprojecten te managen in een veranderende omgeving? Het is niet meer voldoende als projectmanager goed te plannen en te begroten. Steeds meer zal de focus van de projectmanager verschuiven van harde tools naar zachte vaardigheden, omdat steeds meer stakeholders dat eisen. Het gaat niet langer alleen om het effectief managen van de eigen onderzoeksactiviteiten door een docent-onderzoeker, maar ook om het managen van klantverwachtingen, gebruikers in het bedrijf en de projectomgeving. Technologische ontwikkelingen met als gevolg de digitalisering van de samenleving, globalising economy, keteninformatisering en de instroom van een nieuwe generatie studenten, docent-onderzoekers en professionals in de media- informatie en communicatiebranche vragen om ander gedrag. 2. Relatie en communicatie in (en met) het onderzoeksteam, met een focus op teambuilding, onderling vertrouwen en samenwerking. 3. Het stimuleren van een professionele werkwijze en het delen van kennis. 4. Periodieke review (minimaal eenmaal per kwartaal) van de voortgang van het onderzoeksproject en de werkzaamheden van de specifieke onderzoekers; 5. Periodieke verantwoording van de voortgang van het onderzoeksproject aan (geassocieerde) kenniskring en opdrachtgever(s). 6. Jaarlijkse presentatie, verantwoording en evaluatie van de resultaten en voortgang van onderzoeksprojecten. 7. Financiële administratie en verantwoording. 10. Financiering Het Lectoraat wordt extern gefinancierd vanuit een HvA bestemmingsfonds voor de salariële component van de financiering. Voor het uitvoeren van onderzoeksprojecten dient echter externe financiering te worden gerealiseerd. Het Lectoraat poogt in samenwerking met academische en marktpartijen (internationale) subsidies te verwerven voor de uitvoering van gedefinieerde onderzoeksvoorstellen. Het Lectoraat wenst eveneens financiële middelen te werven voor de uitvoering van onderzoeksprojecten door de inrichting van een Partnerkring. Deze Partnerkring bestaat uit bedrijven en instellingen die belang hebben bij de bevordering van onderzoek naar verbetering en/of automatisering van archivering, betere verantwoording en compliance bij het doel- en rechtmatig handelen binnen organisaties. Bedrijven kunnen lid worden van deze Partnerkring door met een jaarlijkse bijdrage de activiteiten van het Lectoraat te sponsoren. Met deze voor bedrijven fiscaal aftrekbare jaarlijkse donatie worden ze preferente stakeholders van het Lectoraat en krijgen ze een aantal voordelen, zoals onder ander toegang tot de masterclasses, seminars en/of congressen tegen aantrekkelijke voorwaarden. Onderzoeksprojecten worden gemanaged op basis van de hiervoor genoemde standaardwerkwijze. In het projectmanagement zal de nadruk liggen op: 1. Relatie met de opdrachtgever(s) (vraagstellers, beroependomein, kortom: stakeholders) en het onderhouden daarvan, met een focus op toegevoegde waarde, kennisontwikkeling en lerend vermogen. 7