Moeders eren. Toolkit (instrumenten) voor. dienstverleningsproject. Link naar deze nuttige hulpbronnen op:

Transcriptie

1 Toolkit (instrumenten) voor dienstverleningsproject Moeders eren Voor een kind is er niemand belangrijker dan zijn eigen moeder. In veel culturen worden speciale vieringen gehouden om op die manier waardering uit te spreken voor deze belangrijke vrouwen. In Australië en de Verenigde Staten wordt Moederdag gevierd op de tweede zondag in mei. Kinderen brengen hun moeder dan ontbijt op bed, geven haar bloemen of een ander cadeau. In Samoa wordt de tweede maandag in mei gevierd met zang en dans. Costa Rica en Thailand vieren Moederdag in augustus. Het maakt niet uit hoe of wanneer de dag wordt gevierd, het idee is hetzelfde: deze speciale vrouwen die we mom, mama, maman of mum noemen in het zonnetje zetten. Bedenk hoe u vaker dan die ene dag per jaar de grenzeloze inzet van moeders kunt eren. Vier het moederschap met een speciaal evenement waarbij lokale moeders eregast zijn. Het hoeft niet per se op Moederdag te zijn. Per slot van rekening verdienen ze elke dag van het jaar onze aandacht, en verdienen moeders waar dan ook ter wereld onze waardering voor de band die ze delen met hun kinderen. Moedig uw evenementencommissie aan om deze hulpbronnen en stapsgewijze instructies te gebruiken. Zoek een manier om de moeders in uw gemeenschap te eren een help daarbij tevens de levens van moeders ver buiten uw leefgemeenschap te verbeteren door ruchtbaarheid te geven aan het Eliminateproject: Kiwanis helpt tetanus bij moeders en pasgeboren baby s te bestrijden. Waarom het van belang is UNICEF/NYHQ /Bannon Laat uw waardering blijken voor de moeders in uw gemeenschap door middel van een speciaal evenement dat in hun naam gehouden wordt, maar bedenk ook dat er moeders en baby s op deze wereld zijn die uw steun ook hard kunnen gebruiken. Eer hen door het Eliminate-project te steunen: Hier ziet u hoe: 1. Informeer uzelf over de ernst van tetanus bij moeders en pasgeboren baby s en deel uw kennis met anderen. 2. Geef geld en moedig anderen aan dit ook te doen. 3. Help moeders en baby s in uw gemeenschap. Toolkit (instrumenten) voor dienstverleningsproject. Link naar deze nuttige hulpbronnen op:. SOCIAL MEDIA pagina 1 GIEP Dutch

2 Hoe deze toolkit (instrumenten) te gebruiken Wereldwijd belang, lokale behoefte Moeders eren Het Eliminate-project maakt een verschil in de wereld en ook voor uw club, aangezien u zich eveneens inzet voor de gezondheid van moeders en pasgeboren baby s in uw eigen omgeving. Dat is het idee achter de toolkits van het Eliminate-project: de wereldwijde campagne door laten werken in de lokale gemeenschappen aan de hand van doelgerichte dienstverlening. Gebruik de tips en de stappen in deze toolkit om: ➊ Een bepaalde behoefte in uw gemeenschap vast te stellen Kies een doel voor uw evenement. Er zijn duizenden-één manieren om moeders te eren: een cadeau, een zelfgekookte maaltijd, een concert. Waar zouden moeders in uw gemeenschap prijs op stellen? Pagina 3 ➋ De omvang van uw project bepalen Stel vast wie u uit gaat nodigen. De financiële middelen van uw club en uw gemeenschap zullen de belangrijkste factoren zijn in het bepalen van de omvang en de details van het evenement. Hoeveel moeders wilt u in het zonnetje zetten? Is er een bepaalde groep die uw club zou willen uitnodigen? Pagina 4 ➌ Samenwerking zoeken met lokale partners Zoek sponsoren binnen uw gemeenschap. Welke lokale bedrijven, artiesten of groepen kunt u inschakelen voor de hapjes & drankjes, entertainment en reclame? Pagina s 5 6 ➍ Projectactiviteiten uitvoeren De mogelijkheden zijn eindeloos. Gebruik de meegeleverde lijst met ideeën als leidraad en inspiratie. Hoe gaat uw evenement eruit zien? Pagina s 7 8 ➎ Laten zien wat uw club tot nu toe heeft bereikt Laat de mensen binnen uw gemeenschap weten hoe Kiwanis zich inzet voor de gezondheid van moeders en pasgeboren baby s. Door uw evenement te promoten en het succes naderhand te vieren, kunt u de bekendheid binnen uw gemeenschap vergroten. Hoe bereikt u mensen met uw boodschap? Pagina 9 ➏ Hulpbronnen Flyers Uitnodigingen Bedankkaarten Etiket voor collectebus Pagina s pagina 2

3 1. Een behoefte in uw gemeenschap vaststellen Kies een doel voor uw evenement Voor uw club bestaan er vele mogelijkheden om moeders te eren en het moederschap te vieren. Plan om te beginnen een brainstormsessie. Kijk naar de middelen die uw club heeft, de contacten binnen de gemeenschap en de moeders die mogelijk aanwezig zullen zijn. U zou zelfs een paar vrouwen die recent moeder zijn geworden, kunnen uitnodigen om ideeën uit te wisselen. Hier zijn een paar vragen die u zich kunt stellen: Wat voor soort evenement moet het worden? Waar zal het evenement worden gehouden? Wie zal er worden uitgenodigd? Hoeveel moeders gaan we in het zonnetje zetten? Hoeveel mensen zullen aanwezig zijn? Wat doen moeders in uw gemeenschap graag? Zijn er soortgelijke evenementen gehouden die als voorbeeld zouden kunnen dienen? Zal er entertainment plaatsvinden en zo ja, welk soort entertainment? Welke drankjes zullen er worden geschonken? Welke kosten zijn er aan verbonden en hoe gaan we de kosten betalen? Welke partners kunnen we benaderen voor samenwerking? Wie zal er betrokken zijn bij de programmering van het evenement? Is er een manier waarop we het 25-jarige bestaan van het vrouwelijk Kiwanislidmaatschap kunnen opnemen in het programma? Het jubileum is in Tip De meest geschikte dag Indien u ervoor gekozen heeft om de viering op Moederdag te laten plaatsvinden, denk dan aan de mensen die zich als vrijwilliger zouden kunnen inzetten: Zijn ze zelf moeder? Weet iedereen op welke dag het is? U wilt natuurlijk niet dat vrijwilligers op het laatste moment afzeggen, omdat ze zich plotseling realiseren dat het Moederdag is. Bent u in staat om genoeg mankracht op de been te krijgen voor het evenement op een dag die al een speciaal karakter heeft? pagina 3

4 2. De omvang van uw project bepalen Bepaal wie de eregasten zijn Hoeveel moeders kunt u uitnodigen? Vraagt u uw leden om hun moeders en dochters mee te nemen, staat de uitnodiging open voor de gehele gemeenschap of stelt u een specifieke lijst met vrouwen samen? Neem factoren als de omvang van de locatie en uw club in ogenschouw en hoe u een maaltijd of een optreden dat u van plan bent te verzorgen, organiseert. Hier volgen een aantal ideeën om u te helpen bij de organisatie. Clubcontacten. Vraag elk lid om moeders mee te nemen die hij of zij bewondert: hun eigen moeder, dochter(s) of zelfs kleindochter(s) of buren. Wijs aan iedereen een tafel toe voor de eigen gasten. Speciale focus. Richt u op een specifieke doelgroep, bijvoorbeeld moeders van peuters. Houd het evenement op een zaterdag op de peuterspeelzaal en biedt kinderopvang. Of organiseer een evenement voor bewoners van een bejaardentehuis, waarbij u de gemeenschappelijke ruimte gebruikt als locatie voor het evenement om zo vervoersproblemen te omzeilen. Hulpbehoevende moeders. Neem contact op met een opvanghuis of een lokale hulporganisatie om de mogelijkheden te onderzoeken om moeders voor wie de hulp van uw club goed van pas zou komen, in het zonnetje te zetten. Grootschalige aanpak. Maak er een groot festijn van en nodig iedere moeder in uw omgeving uit. Hiervoor heeft u flink wat mankracht en reclame nodig, maar het kan een geweldige impact hebben. Zorg er wel voor dat uw club dit aankan. Door samen te werken met de nodige partners uit uw gemeenschap, zal dit type evenement beter beheersbaar zijn. Tip Public Relations Gebruik voor de promotie van het evenement de reeds bestaande kanalen: een school of organisatie kan u helpen met het verspreiden van uw uitnodiging of flyer via hun nieuwsbrief, lijst of website. Stuur de marketingafdeling van uw partnerorganisatie na het evenement foto s, die ze online kunnen zetten of op het mededelingenbord kunnen hangen. U weet immers maar nooit hoe uw volgende clublid hoort over de impact van uw club! In de PRtoolkit treft u hulpmiddelen en tips aan, waaronder een voorbeeld van een persbericht om de lokale pers bij het evenement te betrekken. Hoe het werkt Kiwaniërs in Maleisië verzorgen een Moederdag-diner genaamd Anugerah Ibu Kiwanis, waarbij zowel moeders van gehandicapte kinderen als moeders die zelf leven met een handicap in het zonnetje worden gezet. pagina 4

5 3. Samenwerking zoeken met lokale partners Vraag hulp binnen uw gemeenschap Het zou niet moeilijk moeten zijn om partners te vinden: iedereen wil wel zijn steentje bijdragen aan een gezinsondersteunend evenement vol gemeenschapszin. Bekijk de lijst die u heeft opgesteld tijdens de brainstormsessie (stap 1) en selecteer de beste ideeën. Ga langs bij bedrijven, talentvolle artiesten en groepen binnen de gemeenschap die zouden kunnen bijdragen aan een succesvolle totstandkoming van deze ideeën. Voedseldonaties: Restaurants en cateringbedrijven Supermarkten of groothandelaren in levensmiddelen Locaties: Buurtcentra Kerken Scholen Parken en openbare ontmoetingsruimten Programma/entertainment: Muziek- en dansstudenten van de universiteit of de middelbare school Amateur of professionele artiesten Lokale tv-/radiopersoonlijkheden Zang- en muziekgroepen (kinderen) Wie zou u nog meer voor hulp kunnen inschakelen? Een naburig gelegen gemeenschap die recentelijk een soortgelijk evenement heeft gesponsord. Een andere Kiwanis-club in uw district Een evenementenorganisator Formuleer uw boodschap en ga op pad. Uw boodschap zou moeten vermelden: Wie u in het zonnetje wilt zetten en waarom Op welke manier u deze moeders in het zonnetje wilt zetten Details van het evenement, met name het noemen van partners die al hebben toegezegd mee te werken. Hoe uw lokale viering van het moederschap onderdeel is van een wereldwijde actie. Tip UNICEF/NYHQ /Bannon Public Relations Kleur de overeenkomst in Maak reclame voor de partners die meewerken aan het evenement (bijvoorbeeld een bakkerij) door hun namen, logo s en merkproducten op uw reclamemateriaal, uw eigen website en de websites van andere partners te vermelden. Beschikt uw partner over een winkelgevel? Gebruik deze dan om de winkeleigenaars te informeren over uw evenement en het Eliminate-project. Voor meer tips, zie de PR-toolkit. pagina 5

6 Een goede werkrelatie Hier volgen een aantal tips voor een goede samenwerking met gemeenschapspartners. 1. Vergroot het merk. Mogelijke partners zullen de naam Kiwanis International herkennen. Gebruik het briefhoofd van Kiwanis in alle correspondentie en hanteer een professionele schrijfstijl. Voeg tevens informatie bij over het Eliminate-project aangezien dit de onderliggende reden is voor het evenement. (Zie de PR-toolkit voor het briefhoofd en educatieve informatie over tetanus bij moeders en pasgeboren baby s en de bestrijding daarvan.) 2. Wees op tijd. Informeer uw mogelijke partners ruim van te voren over het evenement. Indien u samen wilt werken met een groot bedrijf, kan het enige tijd duren voordat toestemming wordt verleend. Geef een tijdsindicatie, zodat verwachtingen van tevoren bekend zijn. 3. Wat is het voordeel voor hen? Geef aan op welke manier hun merk of bedrijf gepresenteerd zal worden tijdens het evenement en de activiteiten eromheen, zoals vermelding op een lijst van deelnemende sponsoren, logo s die worden afgedrukt op de uitnodiging of namen die worden genoemd tijdens reclamespotjes op de radio. 4. Wees concreet. Geef exact aan welk type steun of donatie u van hen hoopt te krijgen. Wilt u bijvoorbeeld graag dat ze actief helpen bij de organisatie, mankracht leveren op de dag van het evenement of wilt u juist graag dat ze een bijdrage in natura leveren aan het Eliminate-project? 5. Weet wat uw budget is. Door te weten hoeveel u kunt uitgeven, kunt u bepalen of u bepaalde goederen tegen een kortingstarief kunt aanschaffen als dat wordt aangeboden in plaats van een donatie. 6. Wees ruimdenkend. Uw mogelijke partners kunnen zelf ook ideeën hebben voor het evenement. Luister daarna en beslis dan of deze ideeën voor uw evenement en uw boodschap in aanmerking kunnen komen. 7. Stel het op schrift. Zet overeenkomsten op papier, zodat het voor alle partijen duidelijk is wat de verwachtingen, het tijdsverloop en de uitgaven zijn. TIP Toon de liefde Wanneer u bij een lokale organisatie aanklopt voor hulp bij uw evenement, opent u de deur voor nieuwe mogelijkheden, waaronder: Middelen om moeders een speciaal gevoel te geven Matching Gifts (giftverdubbeling) ter ondersteuning van het Eliminate-project Potentiële nieuwe leden voor uw club Nieuwe vrienden en contacten voor clubleden 8.Vervolg. Bedank uw partners voor hun steun en informeer ze over de resultaten van het evenement. pagina 6

7 4. Projectactiviteiten uitvoeren Uw evenement organiseren. Nu is het tijd om uw evenement voor moeders te organiseren! Gebruik deze lijst als leidraad en ter inspiratie. Uitnodigingen. Stel de uitnodigingenlijst op. Hanteer meer dan één methode om hen te bereiken. In deze toolkit treft u een voorbeeld aan van een uitnodiging. Kleine groep. Indien u een kleine groep moeders uitnodigt, kunt u de uitnodiging per post versturen (gevolgd door een herinnering) en het evenement op uw website aankondigen. Grote groep. Indien u een grote groep uitnodigt, kunt u via verschillende kanalen reclame maken en gebruikmaken van mededelingenborden, zowel online als in winkels. Verspreid flyers op plekken waar moeders veelal aanwezig zijn, zoals bij een sportevenement, een theaterstuk op school, een lokaal festival of een sponsorloop. Voedsel. Hoe uitgebreid zal het zijn? Een volledige maaltijd of alleen een nagerecht? Soms vormt het aanwezige voedsel het evenement zelf! Hier volgen een aantal manieren waarop uw moeders kunt verwennen : Eenvoudige aanpak. Verras moeders met een pannenkoekontbijt of diner tijdens het eerstvolgende publieke evenement en overhandig ze ieder een roos. Hiermee spreekt u waardering uit voor elke aanwezige moeder en biedt u hen de mogelijkheid om te praten over het plezier en de uitdagingen van het moederschap. Volledige maaltijd. De restaurantkeuze is op Moederdag nog nooit zo eenvoudig geweest: Kiwanis gaat voor u de keuken in! Verzorg een brunch, een barbecue of een diner. Zoete aanpak. Met name wanneer uw evenement gehouden wordt op een tijdstip na het eten of er in de buurt veel te doen is, kan het een idee zijn om een heerlijk nagerecht te serveren waarvoor je alleen maar hoeft te gaan zitten en van te genieten. Indien u besloten heeft voedsel te serveren, vraag dan cateraars of levensmiddelenfabrikanten om een korting of een algehele donatie. Een nieuw restaurant zou bereid kunnen zijn om een ruimte voor uw evenement te reserveren, alleen al om meer naamsbekendheid te krijgen. Tip Zeg het met bloemen Creëer een feestelijke sfeer tijdens uw evenement door gebruik te maken van bloemen in tafelstukken en als bedankje. Hier volgen een paar ideeën: Roep een bloemencommissie in het leven die zorgdraagt voor de decoratie van het evenement. Tuiniers en vaklieden zullen zeker bereid zijn om een vrijwillige bijdrage te leveren. Sla goedkope kleipotten in en schakel de hulp in van een gesponsorde jeugdclub om ze te beschilderen met acrylverf. Plaats daarna eenjarige planten, kruiden of kleurrijke zijden bloemen in de potten. Schakel de hulp in van een lokale bloemist die modieuze tafelstukken kan samenstellen. Vraag clubleden bloemen uit eigen tuin te doneren en schik ze in goedkope bloemenvazen of glazen conservenpotten. Werk in de zomermaanden samen met een tuincentra, die een set eenjarigen kan leveren als bedankje voor de gasten. pagina 7

8 Programma. Biedt u entertainment aan of nodigt u een spreker uit voor het evenement? Hier volgen een aantal ideeën: Entertainment. Live muziek vrolijkt de boel op. Zorg voor achtergrondmuziek tijdens de lunch of verzorg een miniconcert na de maaltijd. Indien u entertainment wilt verzorgen, ga dan langs bij een lokale school of universiteit op zoek naar lokaal talent of vraag het een muziekleraar. Op die manier helpt u de student ook aan ervaring. Sprekers. Nodig een deskundige uit die iets kan vertellen over het onderwerp van uw boodschap. Indien u een educatief onderwerp aankaart, bijvoorbeeld de gezondheid van vrouwen, ervaringen bij het opvoeden of het Eliminate-project, kunt u iemand uit het medische circuit uitnodigen. Indien u eerder kiest voor entertainment of zelfs inspiratie, overweeg dan een plaatselijke schrijver of columnist uit te nodigen. Gedeelde inzicht. Leden van uw club kunnen een boodschap hebben die ze graag willen delen: gedichten over moeders en het moederschap, leuke herinneringen aan hun moeders of aan het moederzijn. Hoe het werkt De Kiwanis-club van San Diego verzorgt een gratis Moederdag-concert in het Balboa-park als cadeau voor de moeders in de leefgemeenschap. De club werkt samen met de muziek- en dansopleiding van de staatsuniversiteit van San Diego wier 100-stemmige Aztec-concertkoor optreedt voor een publiek van 1000 moeders en gezinnen. De club nodigt met name moeders uit de risicogroepen. Overige hulpbronnen voor uw evenement kunt u vinden op, waaronder: Informatiebrochure, Bescherm deze unieke band: een eerste blik op het Eliminate-project Fondsenwervingbrochure Donatieformulier Geld telt Brengt u entreekosten in rekening om de kosten van uw evenement te dekken, maakt u er een inzamelingsactie van voor het Eliminate-project of organiseert u gewoon een gratis evenement vol gemeenschapszin? Aan u de keuze. Hier volgen een aantal suggesties: Kaartverkoop. Verkoop entreekaarten aan de deelnemende gasten; net genoeg om de kosten te dekken en ondertussen de prijs laag te houden. Of biedt gasten de mogelijkheid om een donatie te doen ten bate van het Eliminate-project als onderdeel van de entreeprijs. Donaties. Vraag elke gast om een artikel mee te nemen ter donatie aan de lokale opvang voor vrouwen of het zwangerschapsondersteuningcentrum. Stuur een wenslijst rond met daarop artikelen die goed van pas zouden komen. Gratis. Laat moeders kosteloos genieten van deze speciale dag. Schakel partners in om het op die manier geen aanslag te laten zijn op uw budget. Geef gasten altijd de kans om meer te weten te komen over tetanus bij moeders en pasgeboren baby s en om geld te doneren ten behoeve van het Eliminate-project. In het hulpbronnengedeelte van deze toolkit treft u een voorbeeld aan van een etiket voor de collectebus en nog vele andere voorbeelden. pagina 8

9 5. Laten zien wat uw club tot nu toe heeft bereikt Laat uw gemeenschap zien hoe Kiwanis zich inzet voor de gezondheid van moeders en pasgeboren baby s. Of u nu iedereen uitnodigt voor uw evenement of een kleinere groep, u zult hoe dan ook uw gemeenschap willen informeren over de goede dingen die er plaatsvinden. Wanneer uw club een goede indruk maakt, zullen mensen in de pret willen delen, de helpende hand bieden, trots zijn op de dingen die plaatsvinden in de wijk en zelfs lid willen worden van de sponsorclub! Laat iedereen weten op welke manier Kiwanis zich inzet voor moeders, op lokaal niveau en wereldwijd. Vertel over het Eliminate-project in persberichten, advertenties in kerken wijkbladen, en op de te verspreiden flyers en posters. Hang posters op in winkeletalages en op mededelingenbord met daarop alle details over het evenement. Geef aan elke clublid flyers en vraag hen deze uit te delen. Plaats een kopie van uw flyer op uw website, op facebook en andere sociale media-sites. (Zie de SOCIALE MEDIA-TOOLKIT) Verstuur een persbericht om de lokale media erbij te betrekken (Zie de PR-TOOLKIT). Gebruik alle mediakanalen: radio, televisie, online evenementenoverzichten. Blijf bij de boodschap. Zorg ervoor dat deze boodschap onderdeel vormt van de viering. Dit evenement ondersteunt lokale moeders, maar er bestaat een mogelijkheid om moeders wereldwijd te ondersteunen via het Eliminate-project. Help moeders en baby s wereldwijd via het Eliminate-project. UNICEF/NYHQ /Chalasani pagina 9

10 Hulpbronnen Voorbeelden Gebruik deze voorbeelden voor alles wat u nodig heeft voor uw evenement. U kunt ze uitprinten op een kleurenprinter of downloaden en meenemen naar een lokale copyshop om ze te laten afdrukken. U kunt vragen de uitnodigingen en bedankkaarten af te drukken op karton. 1. FLYERS Er zijn twee voorbeelden van flyers bijgevoegd. Print het voorbeeld uit op een kleurenprinter en vul vervolgens de gegevens van uw evenement in. Gebruik het ter promotie of decoratie. 2. UITNODIGING Print dit voorbeeld en knip het uit om uw eigen uitnodigingen te creëren. 3. BEDANKKAARTEN Print dit voorbeeld en knip het uit om uw eigen bedankkaarten te creëren. 4. ETIKET VOOR COLLECTEBUS Print dit label, knip het uit en plak het vervolgens op een mooie pot of blik om geld in te zamelen voor het Eliminate-project. pagina 10

11 Bescherm deze unieke band U.S. Fund for UNICEF and Kiwanis International Eer de moeders (en de band tussen moeder en kind) in onze gemeenschap en wereldwijd. Evenement: Ter ere van: Datum: Tijd: Locatie: Contact:

12 Bescherm deze unieke band U.S. Fund for UNICEF and Kiwanis International

13 Hulpbronnen Uitnodiging Knippen Vouwen U bent uitgenodigd voor een Evenement voor Moeders pagina 13

14 Hulpbronnen Uitnodiging (binnenkant) Knippen Kom naar ons evenement om moeders te eren en het Eliminate-project te steunen: Kiwanis in strijd tegen tetanus bij moeders en pasgeboren baby s. Georganiseerd door: Datum: Tijd: Laat ons weten of u komt: Vouwen pagina 14

15 Hulpbronnen Bedankkaarten Bedankkaarten Knippen Vouwen BEDANKT! pagina 15

16 Etiket voor collectebus Knippen Bescherm de band tussen moeder en kind. Doe een donatie en help tetanus bij moeders en pasgeboren baby s te bestrijden. Bescherm de band tussen moeder en kind. Doe een donatie en help tetanus bij moeders en pasgeboren baby s te bestrijden. UNICEF/NYHQ /Asselin UNICEF/NYHQ /Asselin