Notulen van de Raad van Bestuur dd. 29 januari 2015.

Transcriptie

1 Notulen van de Raad van Bestuur dd. 29 januari Aanwezig : A- aandeelhouders: - voor de stad Aalst : dhr. Maarten Blommaert, Voorzitter, mevr. Caroline De Meerleer, dhrn. Johan De Veylder, Kristof Devos, mevr. Cathy Grysolle, dhrn. Paul Stockman, Geert Verdoodt, Ignace Verhaegen. - voor de gemeente Affligem : dhr. Bert De Roeck, mevr. Leen Steenhoudt. - voor de gemeente Denderleeuw : dhr. Guy Van Dalem. - voor de gemeente Erpe-Mere : mevr. Ellen Elaut, dhr. Dirk Janssens. - voor de gemeente Galmaarden : dhr. Pierre Deneyer. - voor de stad Geraardsbergen : mevr. Sarah De Backer, dhr. Karel De Moyer, mevrn. Andrée De Rom-Depreter, Martine Duwyn. - voor de gemeente Haaltert : mevrn. Astrid De Winne, Lisa Houtman. - voor de gemeente Herzele : dhr. Luc Hoorens. - voor de gemeente Kluisbergen : dhr. Lode Dekimpe. - voor de gemeente Lede : dhrn. Erik Vandormael, Peter Venneman. - voor de gemeente Liedekerke : dhr. Willy Rossignol, mevr. Rita Triest. - voor de stad Ninove : dhrn. Michel Casteur, Freddy Van Eeckhout, mevr. Jannick Violon. - voor de gemeente Oosterzele : mevr. Christianne Immegeers-Schreyen, dhr. Jan Martens. - voor de gemeente Sint-Lievens-Houtem : dhr. Tim De Knyf. - voor de stad Zottegem : mevrn. Sandra De Roeck, Leen Goossens, Claudine Placke. B-aandeelhouders : - voor de provincie Oost-Vlaanderen : dhrn. Eddy Couckuyt Bart Blommaert, Dirk De Meerleer, mevrn. Vera De Merlier, Hilde De Sutter, Greet De Troyer, Phaedra Van Keymolen. Leden met raadgevende stem : dhrn. Yves Lerminiaux, Jean Paul Martin, David Van den Borre. Ingrid Depessemier, adjunct-directeur, Henk Geeroms, algemeen directeur, secretaris. Verontschuldigd : dhr. Filip Michiels. De vergadering wordt aangevuld met vertegenwoordigers van alle deelnemende besturen, leden van het College van Burgemeester en Schepenen, financieel beheerders en milieuambtenaren Agenda 1. Samenwerking met de kringwinkels. 2. Voorstel statutenwijziging. 3. Uitbreiden retributiereglementen. 4. Ondergrondse containers voor afvalinzameling. 5. Voorstelling van ILvA-werking aan de gemeenteraadsleden. 1. Samenwerking met de kringwinkels. De Raad van Bestuur, Gelet op de vragen van de binnen het werkingsgebied van ILvA drie actieve kringwinkels : - de mogelijkheid te verkrijgen meer herbruikbaar materiaal op de recyclageparken in te zamelen; - een lager dan momenteel aan de private verwerkers betaalde tarief voor de verwerking van het door hen ontvangen niet-herbruikbaar materiaal te kunnen bekomen;

2 2 - de mogelijkheid te krijgen om binnen het werkingsgebied van ILvA over meer gebruikte kledij te kunnen beschikken, optimaal middels het hen toekennen van de exclusiviteit van de inzameling; Gehoord de toelichting van de algemeen directeur die stelt dat : - alle steden en gemeenten decretaal verplicht zijn een overeenkomst te hebben met een kringwinkel teneinde het hergebruik van materialen te bevorderen; - de overeenkomsten die door de steden en gemeenten met de onderscheiden kringwinkels zijn afgesloten vrij sterk verschillen, vooral wat de door de kringwinkels gevraagde vergoedingen betreft; - de steden en gemeenten op basis van deze overeenkomsten in 2014 globaal aan de kringwinkels hebben betaald; - de inzameling van gebruikte kledij en textiel binnen de verschillende gemeenten georganiseerd wordt door private, al dan niet caritatieve instanties en bedrijven en sporadisch door verenigingen, wat, zo blijkt uit een bevraging bij de financieel beheerders, de steden en gemeenten, op één na, geen financieel voordeel oplevert; Gelet op artikel 3 van de statuten, luidende : " De vereniging heeft tot doel : het nastreven van een vooruitstrevend, duurzaam en integraal afvalbeleid binnen haar werkingsgebied door : 1. het inzamelen hetzij via de haal-, hetzij via de brengmethode en het verwerken van de door de inwoners in haar werkingsgebied diverse aangeboden afvalfracties; 2. het verwerken van de door de deelnemers aangeboden afvalfracties andere dan hierboven vermeld en door de raad van bestuur aanvaard; 3. het initiëren, coördineren en realiseren van initiatieven ter stimulering van de voorkoming en het hergebruik van afvalstoffen, inbegrepen de communicatie naar de inwoners toe;.. De vereniging verwezenlijkt doelstelling 1, 2 en 3 welke als één pakket dienen beschouwd ingevolge de beheersoverdracht waartoe de deelnemers hebben beslist ten voordele van de vereniging middels een uitdrukkelijke gemeenteraadsbesluit en onder voorbehoud van de wettelijke beschikkingen terzake.."; Overwegende dat in toepassing van artikel 3 van de statuten de inzameling en de verwerking van gebruikt textiel door de steden en gemeenten aldus middels een beheersoverdracht aan ILvA is overgedragen; Gelet op de eerder gestelde vraag van een aantal gemeenten binnen het ILvA-werkingsgebied tot een uniforme regeling te kunnen komen betreffende de inzameling van gebruikte kledij en textiel; Gelet op de beslissing van het Directiecomité dd. 13 januari 2015 volgend voorstel van samenwerking met de kringwinkels aan de Raad van Bestuur en aan de deelnemende besturen voor te leggen : - de onderscheiden overeenkomsten die momenteel door de steden en gemeenten met de kringwinkels zijn afgesloten worden door ILvA overgenomen en geharmoniseerd waarbij de vergoeding die aan de kringwinkels wordt betaald voor het inzamelen van de diverse herbruikbare afvalfracties gelijk is aan de kostprijs die ILvA momenteel aanrekent voor de verwerking van deze afvalstromen, inclusief de werkingskosten voor het eventueel naar de verwerker afvoeren ervan; - het restant van de afvalstromen door de kringwinkels ingezameld dat niet voor hergebruik in aanmerking komt wordt door ILvA verwerkt aan dezelfde vergoeding die hiervoor aan de gemeenten wordt aangerekend; - op basis van de aan ILvA besliste beheersoverdracht krijgen de kringwinkels de exclusiviteit van de inzameling van gebruikte kledij en textiel, middels containers en de huis aan huis inzameling, waartoe door de steden en gemeenten de nodige verordeningen worden vastgesteld waardoor het door andere instanties en verenigingen inzamelen van kledij zowel op het openbaar als op het privaat domein niet langer wordt toegestaan; Overwegende enerzijds dat het verlenen van exclusiviteit voor het inzamelen en verwerken van gebruikte kledij en textiel ILvA en de deelnemende besturen gemeenten wellicht een financieel

3 3 verlies oplevert, anderzijds dit een grote ondersteuning betekent voor de sociale tewerkstelling binnen het werkingsgebied, waardoor de kosten van de steden en gemeenten op een ander vlak kunnen dalen; Gelet op de tussenkomsten van diverse leden van de vergadering en de antwoorden daarop waaruit blijkt dat : - de aan de steden en gemeenten gevraagde vergoedingen van ILvA niet zullen toenemen, doch kunnen worden opgevangen door een efficiëntere werking van ILvA; - de mate waarin deze exclusiviteit wordt toegepast afhankelijk is van elk van de onderscheiden besturen; Besluit éénparig : 1. Na eensluidende beslissing van de Colleges van Burgemeester en Schepenen van de deelnemende besturen de lopende overeenkomsten van dezen met de kringwinkels over te nemen en te harmoniseren op basis van volgende principes : - er wordt aan de kringwinkels een vergoeding voor het inzamelen en hergebruiken van diverse afvalstromen betaald gelijk aan de kostprijs die ILvA momenteel aanrekent voor de verwerking van deze afvalstromen, inclusief de werkingskosten voor het eventueel naar de verwerker afvoeren ervan; - het afval dat door de kringwinkels is ingezameld doch niet kan worden hergebruikt wordt door ILvA verwerkt op basis van dezelfde vergoeding die hiervoor aan de gemeenten wordt aangerekend; - de kringwinkels krijgen de exclusieve bevoegdheid voor het inzamelen en verwerken van de gebruikte kledij en textiel binnen het werkingsgebied van ILvA. 2. De steden en gemeenten te vragen de nodige verordeningen op te stellen teneinde de aan de kringwinkels verleende exclusiviteit voor het inzamelen van gebruikte kledij en textiel te bevestigen. 2. Voorstel statutenwijziging. De Raad van Bestuur, Gelet op artikel 3 van de statuten, waarin het karakter van verlengd lokaal bestuur van ILvA is opgenomen, onder meer op basis van de verleende beheersoverdracht die door de gemeenten aan ILvA is gedaan, en op artikel 14, waarin duidelijk het kostendelend karakter van ILvA is vastgelegd en geregeld; Overwegende dat op basis hiervan de bijdragen die door de gemeenten worden betaald exact even groot zijn als de door ILvA gemaakte kosten, gedane uitgaven en gerealiseerde ontvangsten; Gelet op een aantal artikelen van de statuten waarin, in tegenspraak hiermee, het begrip winst en de bestemming daarvan is opgenomen; Overwegende dat het aldus logisch is dat het kostendelend karakter van ILvA voor zover nodig nog meer expliciet in de statuten wordt opgenomen en elke verwijzing naar winst uit de statuten wordt geschrapt; Overwegende dat anderzijds ook het kostendelend karakter, zoals in artikel 14 opgenomen, nog duidelijker kan worden verwoord; Besluit éénparig : Aan de deelnemende besturen en, op eensluidende beslissing van de gemeenteraden van elk ervan, volgende statutenwijziging aan de Algemene Vergadering voor te stellen : - in artikel 2 wordt de eerste zin gewijzigd als volgt :

4 De vereniging heeft geen handelskarakter en werkt volgens het kostendekkend principe zoals beschreven in artikel in artikel 11, 2, wordt de zinsnede en de overgedragen winst/of verlies geschrapt en de komma voor reserves vervangen door het woord en, als volgt : " Het inkomgeld wordt bepaald op basis van de waarde van het aandeel volgens de meest recente jaarrekening. De waarde van een aandeel is gelijk aan het eigen vermogen gedeeld door het aantal aandelen. Dit eigen vermogen is samengesteld uit de som van het kapitaal, de herwaarderingsmeerwaarden en de reserves. Het inkomgeld per aandeel wordt bekomen door de nominale waarde van een aandeel of vijfentwintig euro (EUR 25) hiervan in mindering te brengen." - artikel 14 aan te passen als volgt : De deelnemende gemeenten verbinden er zich toe elk jaar een bijdrage te storten ter dekking van alle door de vereniging gemaakte kosten. Daartoe wordt door de Raad van Bestuur jaarlijks een begroting opgemaakt, die zoals bepaald in artikel 42, aan de Buitengewone Algemene vergadering wordt voorgelegd. De vereniging mag provisies of voorafbetalingen opvragen op basis van en binnen de ramingen vastgesteld in de jaarlijkse begroting. De verdeling van de kosten van de vereniging onder de aangesloten besturen wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur, onderverdeeld in werkingskosten en verwerkingskosten en rekening houdend met volgende regels : - de werkingskosten, zijnde alle kosten voor het ophalen van alle fracties zowel via de haal- als de brengmethode, zowel de kosten voor de werking van ILvA zelf als deze betaald aan derden, verminderd met vergoedingen door derden betaald voor de inzameling van diverse afvalsoorten, en met alle andere aan de vereniging betaalde vergoedingen en met alle andere toevallige en subsidiaire ontvangsten voor zover niet bedoeld hierna, worden verdeeld op basis van het aantal ophaalpunten, zijnde het aantal gezinnen dat de onderscheiden afvalsoorten aanbiedt; - de verwerkingskosten, zijnde alle betalingen die door de vereniging worden gedaan aan de verwerkers van de door ILvA ingezamelde afvalsoorten, verminderd met alle vergoedingen die ILvA ontvangt voor het afleveren van diezelfde afvalsoorten, worden verdeeld op basis van de per deelnemend bestuur voor elke afvalsoort ingezamelde hoeveelheid. - in artikel 25 wordt de zinsnede en het ontwerp van winstverdeling geschrapt, als volgt : " Het jaarverslag en de stukken betreffende de jaarrekeningen, welke door de Raad van Bestuur aan de jaarvergadering zullen onderworpen worden, evenals het verslag van de revisor, worden bij de uitnodiging tot de jaarvergadering gevoegd." - in artikel 46, wordt de zinsnede en over de bestemming van het resultaat geschrapt, als volgt : " De jaarvergadering neemt kennis van de verslagen van de Raad van Bestuur en van de revisor. Ze besluit over de conclusies van de verslagen en over de jaarrekening en geeft kwijting aan de bestuurders en de revisor. Het jaarverslag omtrent de activiteiten van de vereniging, de jaarrekening zoals vastgesteld door de Algemene Vergadering en het verslag van de revisor worden toegezonden aan alle deelnemers binnen de vijfenveertig kalenderdagen volgend op de jaarrekening." - Titel V, waarin bestemming van het resultaat wordt geschrapt, en luidt voortaan als volgt : " TITEL V - BOEKJAAR EN JAARREKENING" - in artikel 48, wordt de zinsnede alsmede een ontwerp voor de bestemming van het resultaat, geschrapt, als volgt : " Het boekjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december. De Raad van Bestuur maakt per 31 december van elk jaar de jaarrekening op. Hij stelt tenminste één maand voor de jaarvergadering en dit zonder verplaatsing van documenten, alle stukken vereist voor de controle van alle geschriften ter beschikking van de commissaris-revisor. De boekhouding van de vereniging wordt gehouden volgens de wetgeving op de boekhouding van de ondernemingen en de richtlijnen die de Overheid uitvaardigt met betrekking tot de boekhoudkundige verrichtingen van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden." - artikel 49, dat de bestemming van de winst of het verlies regelt en de gevolgen bepaalt van het feit dat het netto-actief van de vereniging ten gevolge van het geleden verlies tot minder dan de helft van het vast gedeelte van het kapitaal is gedaald, wordt geschrapt. 4

5 5 3. Uitbreiden retributiereglementen. De Raad van Bestuur, Gelet op zijn eerdere beslissingen de aan de inwoners van het werkingsgebied aangerekende tarieven binnen het globale en éénvormige diftar-systeem door alle steden en gemeenten te laten vastleggen in een retributiereglement; Vaststellende dat nog een aantal aan de inwoners aangerekende tarieven, evenwel voor slechts sporadisch geleverde diensten, niet in deze retributiereglementen zijn opgenomen; Overwegende dat het de voorkeur verdient dat ook deze tarieven, hoe subsidiair ook, in de desbetreffende retributiereglementen worden opgenomen, zodat de inkomsten ervan ook integraal naar de steden en gemeenten doorvloeien; Besluit éénparig : De aan ILvA deelnemende besturen uit te nodigen hun retributiereglement betreffende de inzameling en verwerking van afval, zoals momenteel van kracht, aan te vullen als volgt : - levering gemalen snoeihout : 90 per vracht; - grote isomozakken : 45 per bundel van 5 zakken; - ter beschikking stelling van gemeenschappelijke containers voor inzameling van restafval : 0,20 per liter; - KMO-kaarten voor KMO's : 40 per jaar; - ter beschikking stelling bijkomende GFT-containers : eigenaars huurders 40 liter liter liter liter liter liter liter liter Ondergrondse containers voor afvalinzameling. De algemeen directeur geeft een overzicht van de stappen die momenteel reeds zijn gezet betreffende het invoeren van het gebruik van ondergrondse containers voor het inzamelen van diverse afvalfracties. Hij verwijst daarbij naar - het pilootproject Sint-Elisabeth waar de huurders van een centraal woongebied, eigendom van het OCMW van Aalst, middels een badge hun restafval permanent kwijt kunnen en de retributie betalen middels een globale rekening die door ILvA aan het OCMW wordt overgemaakt, die deze kosten aan de gebruikers van de ondergrondse containers doorrekent; - het project Denderhof, waar binnen een grote wooneenheid containers staan opgesteld voor het inzamelen van restafval, PMD, glas en papier en waar de identificatie van de gebruikers gebeurt via een centrale zuil door het gebruik van de identiteitskaart waarbij de retributies middels de syndicus aan de gebruikers van deze containers worden doorgerekend; - het Capucienenproject waar enkel containers voor restafval zullen worden geplaatst die door het gebruik middels de identiteitskaart wordt doorgerekend op eenzelfde wijze als in het Denderhof met de mogelijkheid het systeem te vereenvoudigen door het ter beschikking stellen van badges aan de syndicus die dan de verantwoordelijkheid en de kosten voor het gebruik draagt.

6 6 Op basis van een demo-filmpje legt hij het systeem van Denderhof verder uit en stelt dat ook op het openbaar domein de inzameling middels ondergrondse containers tot de mogelijkheden behoort, zij het dat het de voorkeur verdient dat deze enkel voor restafval ter beschikking zouden worden gesteld. De vergadering neemt van deze mogelijkheden kennis. 5. Voorstelling van ILvA-werking aan de gemeenteraadsleden. De Raad van Bestuur en de vertegenwoordigers van de gemeenten worden uitgenodigd na te denken over een systeem waarbij meer gemeenteraadsleden aanwezig zijn bij de elk jaar door ILvA georganiseerde infovergadering omtrent de werking, op basis van het jaarverslag van het voorbije werkingsjaar. De Voorzitter stelt vast dat er geen punten aan de agenda meer worden gebracht, sluit de vergadering en nodigt iedereen uit tot de Nieuwjaarsreceptie.