Aan de WOR-bestuurder De heer J.F.M. Steinbusch A.01.04

Transcriptie

1 Aan de WOR-bestuurder De heer J.F.M. Steinbusch A datum 7 september 2017 uw brief van uw kenmerk ons kenmerk 17B behandeld door doorkiesnummer Esther Morauw (0118) onderwerp: Porthos Geachte WOR-bestuurder, Beste Jo, Middels deze brief willen wij als OR graag onze zorgen delen die bij ons leven ten aanzien van het personeel van Porthos. Deze zorgen zijn ontstaan door de recente ontwikkelingen binnen het Walcherse sociaal domein. Op 23 september 2014 hebben de colleges van de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere onder andere besloten om de beleidskaders in de aangepaste Pentekening vast te stellen, per 1 januari 2015 over te gaan tot een Walchers samengevoegd front- en backoffice Wmo en Jeugd en de gemeente Veere aan te wijzen als gastgemeente. De raden van de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere hebben dit op/rondom 13 november 2014 besloten. De ORen van de drie gemeenten hebben destijds gezamenlijk advies uitgebracht. Daarbij zijn kanttekeningen geplaatst bij een aantal aspecten van de voorgenomen besluitvorming. Onder andere bij de snelheid waarmee, ook als gevolg van het wetgevingsproces, keuzen moesten worden gemaakt maar ook bij een aantal aannames onder Porthos. Ook is aandacht gevraagd voor scholing in gebruik van de informatiesystemen en voor de personele gevolgen in algemene zin. 1 januari 2015: de start van Porthos Vanaf de start per 1 januari 2015 hebben de bij Porthos betrokken medewerkers zich zeer - vaak vele malen méér dan van hen mocht worden verwacht - ingezet om de samenwerking op te bouwen en werkend te krijgen. Met de klant en diens belangen en zorgbehoeften centraal. Juli 2016: BMC houdt Porthos tegen het licht Wij hechten er aan te benadrukken dat zij, ook blijkens de uitkomsten van een onderzoek van BMC1, in dat laatste zijn geslaagd. In zijn rapport van juli 2016 constateerde BMC immers dat na een jaar van samenwerking binnen Porthos het verlenen van zorg in Middelburg, Vlissingen en Veere er goed voor stond. De overgang lijkt goed te zijn verlopen, het aantal klachten is minimaal, aldus BMC1. Dat laatste neemt naar onze mening niet weg dat elke klacht of onvolkomenheid serieus moet worden genomen en aanleiding moet zijn tot concrete verbetering. Wel stellen wij vast dat dit objectieve oordeel van BMC aansluit bij de uitkomst van de eveneens objectieve klanttevredenheidsmetingen. 1 Op basis van hun behoefte aan inzicht in de afwijkingen ten opzichte van de business case en de stand van zaken qua bedrijfsvoering hebben Porthos en de gemeente Veere BMC opdracht gegeven voor een onderzoek op basis van de volgende vraagstelling: 'Is de bedrijfsvoering van Porthos op dit moment voldoende afgestemd op de afgesproken taakuitvoering en wat is eventueel nodig om de bedrijfsvoering van Porthos toekomstbestendig te maken?' OM die hoofdvraag te beantwoorden heeft BMC onderzoek gedaan naar de stand van zaken op de Piofach-taken. correspondentie-adres: tel.: BNG: bezoekadres: Postbus 1000 fax: IBAN: NL73BNGH Traversel 4357 ZV Domburg Tils ' BIC: BNGHNL2G Domburg

2 2 Juli 2016: wat is volgens BMC nodig BMC constateert dat dit 'er goed voor staan' waarschijnlijk het gevolg is van het centraal stellen van het klantproces rondom de dienstverlening en de inspanningen binnen Porthos. De focus lag op de zorg. Daarmee heeft Porthos, zoveel als in haar vermogen lag, gedaan wat het moest doen. Porthos en de gemeente Veere hebben moeten roeien met de riemen die zij hadden. Tegelijk constateert BMC dat in verband hiermee de bedrijfsvoering binnen Porthos op de achtergrond is gebleven. In dat kader adviseert BMC om te komen tot duidelijkheid rond onder andere sturing, realistischer doorrekening van de business-case en verbeteringen op HR, ICT, werkprocessen, privacy en positionering. Ondanks het gegeven dat in de loop van 2015 de startformatie van 45,7 fte is uitgebreid met 14,7 fte, oordeelde BMC in juli 2016 dat een structurele verruiming van het personeelsbestand de eerste prioriteit diende te zijn. Doorrekening van de businesscase op gerealiseerde aantallen resulteerde in een formatie van 80 fte. Verder was er de constatering dat Porthos onder hoge druk staat maar onvoldoende duidelijkheid krijgt over de middelen waarover zij kan beschikken, terwijl zij wel wordt geacht de taak naar behoren uit te voeren. BMC beschrijft - in juli medewerkers die presteren op de toppen van hun kunnen, hoge werkdruk, een gestaag oplopend ziekteverzuim en een grote kans op uitval op de korte termijn, naast uitholling van de organisatie op de lange termijn. In de oplossingensfeer was uitbreiding van het personeelsbestand voor BMC een eerste prioriteit, afgezien van een verbeterslag op bovengenoemde gebieden. Intussen is het augustus 2017 Het past ons als OR niet om ons uit te spreken over dat wat er in de afgelopen maanden in de verschillende bestuurlijke gremia rond Porthos is besproken en besloten. De vaststelling en uitvoering van publiekrechtelijke taken is immers aan democratisch gekozen organen. Het past ons wel - sterker nog, het is onze wettelijke taak - om ons uit te spreken over de gevolgen daarvan voor de (werkzaamheden van de) bij Porthos betrokken medewerkers. Hierboven hebben wij het beeld geschetst dat BMC zich in 2016 van de organisatie heeft gevormd. Dat beeld komt overeen met de dagelijkse werkelijkheid die wij op dat moment zagen en de werkelijkheid die intussen - ruim een jaar later - versterkt is te zien: uitval of vertrek van medewerkers, met nog hogere druk tot gevolg. Dat beeld heeft een relatie met de achtergronden die BMC schetste. Veel groter nog is de invloed van de manier waarop over <de medewerkers van> Porthos is gesproken en de invloed van de nu al maanden durende onzekerheid rond de toekomst. Mensen die vanaf de start van Porthos door oorzaken buiten henzelf - te - hard hebben gewerkt, zien de werkdruk nog verder stijgen. In weerwil van extern advies om de werkdruk op korte termijn structureel aan te pakken. De onzekerheid over hun positie na 31 december van dit jaar, welke onzekerheid voortvloeit uit de besluitvorming in de afgelopen periode, lijkt het laatste duwtje te geven. Kunnen we onze cliënten vanaf 1 januari 2018 nog bedienen, vanuit welke rol en in welke setting, met voldoende mensen en de juiste kwaliteiten op de juiste plek? Heb ik per 1 januari 2018 nog een baan of ga alvast ik solliciteren? Dit alles beschadigt medewerkers maar het vergroot ook de door BMC gesignaleerde kwetsbaarheid van de organisatie. Op een gegeven moment heeft dat gevolgen voor de dienstverlening aan cliënten. Daar komt bij dat de ook noodzakelijk geachte dóórontwikkeling van Porthos op verschillende aspecten van de bedrijfsvoering door die onzekerheid niet uit de verf kan komen. Door de grote belasting in combinatie met de onzekerheid is, ondanks de inspanningen van de medewerkers, het risico levensgroot dat Porthos in een neerwaartse spiraal belandt. Als dat eenmaal het geval is, zal die beweging zich nog lang laten voelen, ongeacht op welk scenario

3 3 eenmaal het geval is, zal die beweging zich nog lang laten voelen, ongeacht op welk scenario de bestuurlijke keuze van de drie gemeenten zal vallen. De verdere besluitvorming de komende tijd is aan de raden van de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere. Zoals geschreven, wij houden ons daar verre van. Wel roepen wij u op om aan de raden van de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere te vragen om op de kortst mogelijke termijn zekerheid te geven over het jaar In het belang van de medewerkers. Maar uiteindelijk in het belang van hun dienstverlening aan de Walcherse inwoners. Met het oog op de taak die de raden 1,5 jaar geleden als gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere in gezamenlijkheid en eensgezindheid aan Porthos hebt opgedragen. De OR verzoekt u om voorgaande te delen met uw collega WOR-bestuurders, de colleges en de raden van de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere. Met vriendelijke groet, 'ernemingsraad van Veere, voorzitter V.

4 Page 1 From: "verseon@vlissingen.nl" <Verseon@Vlissingen.nl> Date: 18 Sep :30: To: "gemeente@vlissingen.nl" <gemeente@vlissingen.nl> Subject: FW: Brief van OR over Porthos Attachments: Getekende brief Porthos[3].pdf, ATT00001.htm Van: Ilona Vekemans Verzonden: maandag 18 september :52 Aan: verseon@vlissingen.nl Onderwerp: FW: Brief van OR over Porthos Hoi, Willen jullie bijgevoegde brief svp inboeken op mijn naam? Alvast bedankt! Groet, Nona Van: Jeen Piersma Verzonden: donderdag 14 september :04 Aan: Nona Vekemans Onderwerp: FW: Brief van OR over Porthos Pak jij deze brief op? Groet, Jeen Van: Wil Ronken Verzonden: woensdag 13 september :43 Aan: Jeen Piersma Onderwerp: Fwd: Brief van OR over Porthos Dag Jeen, Voor jouw bordje? Verstuurd vanaf mijn ipad Begin doorgestuurd bericht:

5 Page 2 Van: Martin van Vliet <MvanVliet(5)Vlissingen.nl> Datum: 13 september :32:10 CEST Aan: Wil Ronken <wronken(5)vlissingen.nl> Onderwerp: Doorst.:E Brief van OR over PorthosE Wil, Graag een college nota en een RIB. Met vriendelijke groet, mr. drs. ing. Martin van Vliet Gemeentesecretaris/Algemeen directeur Gemeente Vlissingen Postbus GV Vlissingen Paul Krugerstraat MA Vlissingen T E. mvt(svlissingen.nl Begin doorgestuurd bericht: Van: Jo Steinbusch <ifm.steinbusch(5)veere.n!> Datum: 13 september :20:42 CEST Aan: 'Martin van Vliet' <MvanVliet(S)Vlissingen.nl>. 'Aart van den Brink' <a.van.den.brink(5)middelburg.nl> Kopie: Tiny Schaap <T.Schaap(5)veere.nl> Onderwerp: Brief van OR over Porthos Collega's, Gisteren ontving ik bijgaande brief van de OR van Veere. In deze brief delen zij hun zorgen over het personeel van Porthos en schetsen zij de personele problematiek. Als directeur herken ik deze problematiek en heb ik dit ook al eerder onder jullie aandacht gebracht. De OR verzoekt mij om de inhoud van deze brief te delen met mijn collega WOR-bestuurders. Verder verzoeken zij deze ook te delen met de colleges en raden van de drie gemeenten. Vandaar dat ik deze ook schriftelijk toestuur met dit verzoek. Groet, Jo

6 Page 3 Contact gegevens Gemeente Veere Postbus ZV Domburg Telefoon (0118) Fax (0118) qemeente@veere.nl Website Bezoekadres: Traverse ET Domburg Volg gemeente Veere Denk aan het milieu voordat u deze print