CAO-aanmelding On-line Waarom deze brochure?

Transcriptie

1

2

3 CAO-aanmelding On-line Waarom deze brochure? Aanleiding Met ingang van 1 september 2004 wordt het voor CAO-partijen en CAO-secretariaten mogelijk om een collectieve arbeidsovereenkomst elektronisch aan te melden. Tot op dit moment vindt aanmelding nog volledig op papier plaats, met uitzondering van de CAO-tekst die u daarnaast digitaal moet aanleveren. Met ingang van 2 september 2004 treedt een wijziging van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring (in de tekst verder aangeduid als Besluit) in werking. Deze wijziging is noodzakelijk om on-line aanmelding juridisch mogelijk te maken. Hierbij is ook een algemene wijziging doorgevoerd; dit mede in verband met het verminderen van de administratieve lasten. Doel In deze brochure leest u wat de voordelen zijn om de CAO on-line aan te melden, wat de voorwaarden zijn en hoe de procedure verloopt. De brochure verschaft tevens informatie over het doel en de inhoud van de wijziging van het Besluit. Voor wie Op grond van het Besluit dient elke nieuwe, gewijzigde of opgezegde CAO door of namens betrokken partijen te worden aangemeld bij de directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (UAW) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Deze brochure is bedoeld voor alle organisaties die direct of indirect betrokken zijn bij de CAO-aanmelding.

4 CAO-aanmelding On-line Hoe werkt on-line aanmelden? Inlogprocedure Bij het on-line aanmelden van een CAO maakt u gebruik van de elektronische formulieren die u vindt op en van een elektronische handtekening die is erkend door de minister van SZW. Toegang tot de elektronische formulieren krijgt u door middel van een inlogprocedure, waarbij de combinatie inlognaam-wachtwoord geldt als elektronische handtekening van de tekenbevoegd vertegenwoordiger van uw organisatie. De organisatie mag medewerkers machtigen voor gebruik van de inloggegevens, maar is zelf verantwoordelijk voor het machtigingssysteem en de geheimhouding van de combinatie. U kunt een combinatie inlognaam-wachtwoord on-line aanvragen. Het aanvraagformulier is te vinden op Elektronische formulieren Er zijn voor het aanmelden drie elektronisch formulieren ontwikkeld, voor de aanmelding van een níeuwe CAO, een gewíjzigde CAO en een opzegging van een CAO. Na het inloggen selecteert u het gewenste formulier. Elk formulier bestaat uit een aantal vragen, welke een vertaling zijn van de onderwerpen uit de checklist aanmelding CAO(-wijziging). Als u de vragen op de juiste wijze beantwoordt voldoet u automatisch aan de vormvereisten van het Besluit. Daardoor is de checklist overbodig geworden; die heeft u niet meer nodig. Na het beantwoorden van alle vragen kunt het formulier verzenden. U kunt ook een concept opslaan in het elektronisch dossier, bijvoorbeeld als u de aanmelding op een later moment wilt voltooien. Als na de verzending blijkt dat niet aan alle vormvereisten is voldaan en er dus sprake is van een procedurele onderbreking, zorgt het ministerie van SZW ervoor dat u uw eerder verzonden formulier kunt aanpassen en vervolgens opnieuw verzenden. Elektronische kennisgeving van ontvangst Nadat u het formulier hebt verzonden, ontvangt u via de de zogenoemde kennisgeving van ontvangst (KVO). Uw CAO is vanaf dat moment geldig. De KVO wordt ondertekend met een gecertificeerde, digitale handtekening, uitgegeven binnen PKI voor de overheid 1 *. Deze handtekening is wettelijk gelijk gesteld aan een handgeschreven handtekening. Dossierinzage Als aanmelder of CAO-partij kunt u uw gegevens over de aanmelding on-line inzien. In uw CAO-dossier staan uw aanmeldingen, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven. 1 De PKI voor de overheid is de naam die verbonden is aan de Public Key Infrastructure (PKI), die ontworpen is voor betrouwbare elektronische communicatie binnen en met de Nederlandse overheid. Zie ook

5 CAO-aanmelding on-line Waarom overstappen op on-line aanmelden? 1. Snel Wanneer u kiest voor on-line aanmelding, kan het ministerie van SZW uw aanmelding sneller in behandeling nemen en sneller reageren. Wanneer er sprake is van een procedurele onderbreking, kunt u uw aanmelding bovendien zeer snel wijzigen, omdat u gebruik kunt maken van het reeds eerder opgestuurde formulier. 2. Administratieve lastenverlichting On-line aanmelden levert een belangrijke bijdrage aan de administratieve lastenverlichting. Ten eerste hoeft u de checklist aanmelding CAO(-wijziging) niet meer te raadplegen, omdat de items uit de checklist in het formulier terugkomen in de vorm van vragen. Ten tweede zullen procedurele onderbrekingen -en de bijbehorende administratieve lasten- minder vaak voorkomen, aangezien u het aanmeldingsformulier pas kunt verzenden wanneer u alle vragen heeft beantwoord en het systeem melding geeft bij evidente fouten in de beantwoording van de vragen. Ten derde hoeft u gegevens die niet wijzigen ten opzichte van een eerder aanmelding, niet opnieuw in te vullen. Gegevens bij de aanmelding worden automatisch overgenomen van de vorige aanmelding. U hoeft alleen de wijzigingen ten opzichte van de vorige aanmelding aan te geven. 3. Duidelijk Via de dossierinzage houdt u duidelijk zicht op alle informatie en communicatie over de aanmelding. Daarnaast biedt het statusoverzicht dat wordt gegeven bij een door u verzonden formulier, inzicht in de snelheid van de afhandeling van de aanmelding. 4. Betrouwbaar De minister van SZW waarborgt de vertrouwelijkheid van de elektronische formulieren door een inlogprocedure en een firewall tussen het internet en de database waarin de formulieren zijn opgeslagen. De inlogprocedure garandeert dat degene die toegang heeft tot de database alleen de gegevens van de eigen elektronische aanmelding kan terugzien. De firewall garandeert dat alleen degenen die geautoriseerd zijn, dat wil zeggen de partijen bij de CAO en degenen die namens de partijen de CAO elektronisch aanmelden, toegang hebben tot de database.

6 CAO-aanmelding on-line Aan welke voorwaarden moet u voldoen? 1. Technische voorwaarden Aan het gebruik van het systeem van on-line CAO-aanmelding, is een minimum aan technische voorwaarden verbonden. De applicatie voor on-line aanmelding is alleen te gebruiken met de volgende systeemconfiguraties:microsoft Windows 98/ME/XP/NT/2000, Internet Explorer 6+. Daarnaast moet u JavaScript aan hebben staan. Voor uitleg hoe u Javascript kunt aanzetten, zie de handleiding Aanmelding on-line verderop in deze brochure, tevens te downloaden vanaf de inlogpagina Voor het lezen en valideren van de digitale handtekening, heeft u (minimaal) de Adobe Acrobat Reader 6.0. nodig. Die kunt u downloaden vanaf bovengenoemde inlogpagina. 2. Voorwaarden gebruikersgroep Het systeem stelt voorwaarden aan het type gebruikers. De applicatie is alleen toegankelijk voor CAO-secretariaten en CAO-partijen.

7 CAO-aanmelding on-line Wat zijn de juridische gevolgen? Gevolgen voor het Besluit Het Besluit is gewijzigd om het ook juridisch mogelijk te maken CAO s elektronisch aan te melden. Deze wijziging wordt onder Specifieke wijziging beschreven. Het moment is tevens benut om een aantal algemene wijzigingen door te voeren. De in het kader van CAO-aanmelding on-line belangrijkste algemene wijziging, die is doorgevoerd ten behoeve van de administratieve lastenverlichting, wordt onder Algemene wijziging beschreven. 1. Specifieke wijziging Om het mogelijk te maken een CAO die on-line is aangemeld rechtsgeldig te verklaren, is er een extra paragraaf aan het Besluit toegevoegd met specifieke vormvereisten voor elektronisch aanmelden. Deze vormvereisten luiden: - Elektronische aanmelding kan uitsluitend geschieden via de elektronisch formulieren die hiervoor zijn ontwikkeld. - De indiener van de CAO-aanmelding en de betrokken CAO-partijen dienen open te staan voor elektronisch bestuurlijk verkeer, zoals bedoeld in de wet elektronisch bestuurlijk verkeer. - Als een CAO elektronisch is aangemeld, dient ook aanmelding van het wijzigen of opzeggen van deze CAO elektronisch te worden verzonden. 2. Algemene wijziging 2 Voor een aanmelding van een ondernemings-cao waarvan het aantal werknemers dat onder de werkingssfeer van die CAO valt onder een bepaalde grens blijft, gaan minder verplichtingen gelden. Het gaat om de verplichting tot het geven van: - een inhoudelijke toelichting op de CAO of een wijziging daarvan; - de geschatte loonkosten van de CAO of een wijziging daarvan; - een nota van wijziging indien de CAO is gewijzigd in vergelijking met de daaraan voorafgaande CAO. De grens is bepaald op 2000 werknemers. Vooralsnog wordt er voor CAO s op bedrijfstakniveau geen ondergrens gesteld met betrekking tot bovengenoemde verplichtingen. 2 In verband met de algemene wijziging van het Besluit is de checklist aanmelding CAO(- wijziging) ex. artikel 4 van de Wet op de loonvorming gewijzigd. Zie bijlage 4 voor de aangepaste checklist.

8 CAO-aanmelding on-line Begeleiding bij on-line CAO-aanmelding? De mogelijkheden Door de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de uitgebreide helpfunctionaliteit, is het in principe mogelijk on-line CAO s aan te melden zónder handleiding of training. Toch kan wat begeleiding bij de eerste aanmelding makkelijk zijn. Daarom biedt het ministerie van SZW begeleiding via een drietal workshops, een in-companytraining en een handleiding bij het systeem. 1. Workshops In de maanden september en oktober worden drie workshops gegeven op het ministerie van SZW in Den Haag. U krijgt tijdens deze workshops de gelegenheid onder begeleiding te oefenen met het elektronisch aanmelden. Details met betrekking tot de aanmelding voor een workshop vindt u als bijlage 2 in deze brochure. 2. Trainingen Indien u niet in staat bent een workshop bij te wonen, kunt u ook vragen om een incompanytraining bij uw organisatie. Inhoudelijk verschillen de trainingen en workshops niet van elkaar. De trainingen zullen plaatsvinden in de tweede helft van september, na afloop van de workshops. U kunt zich voor een training opgeven door een te sturen naar aanmeldenonline@minszw.nl. 3. Handleiding In bijlage 3 van deze brochure vindt u een handleiding voor het gebruik van het systeem voor on-line aanmelden. Deze handleiding kunt u gebruiken als naslagwerk als u onverhoopt problemen ondervindt bij het aanmelden. De handleiding is ook te raadplegen op

9 CAO-aanmelding On-line Bijlage 1 Besluit tot wijziging van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring.

10 Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van , Directie Arbeidsverhoudingen, nr. AV/CAM/2004/40102 houdende/tot wijziging van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring in verband met de elektronische aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en de vermindering van administratieve lasten De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Gelet op artikel 4 van de Wet op de Loonvorming; Gehoord de Stichting van de Arbeid (S.A EB/JS) BESLUIT: Artikel 1 Het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring wordt als volgt gewijzigd. A Artikel 1:1, vierde lid, onderdeel b, komt te luiden: b. het tijdvak waarvoor de collectieve arbeidsovereenkomst als geheel is gesloten, alsmede, indien de collectieve arbeidsovereenkomst bepalingen kent met uiteenlopende expiratiedata, de expiratiedatum van de meerderheid van die bepalingen. B Artikel 1:2 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid, onderdeel b, en het tweede lid, onderdeel b, vervalt in tweevoud. 2. In het derde lid wordt gedurende de looptijd vervangen door: die binnen de looptijd daarvan valt,. 3. Onder vervanging van de punt aan het slot van het derde lid door een puntkomma, wordt een lid toegevoegd, luidende: 4. Het eerste lid, onderdelen c en d, en het tweede lid, onderdelen b, c en d, zijn niet van toepassing in geval van een collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsniveau, indien

11 2 het aantal werknemers, bedoeld in artikel 1:1, vierde lid, onderdeel c minder dan 2000 bedraagt. C Paragraaf 3, opschrift en artikel 3:1, wordt vervangen door: 3. Elektronische aanmelding Artikel 3:1 1. Indien de mededeling, bedoeld in artikel 1:1, eerste en tweede lid, elektronisch wordt verzonden, wordt daarbij gebruik gemaakt van de daarvoor door de Minister ter beschikking gestelde elektronische formulieren en een door hem erkende elektronische handtekening. 2. Indien de mededeling van het sluiten van een collectieve arbeidsovereenkomst elektronisch is verzonden als bedoeld in het eerste lid, worden mededelingen van het wijzigen of opzeggen daarvan eveneens elektronisch verzonden. 3. De Minister draagt zorg voor de voor elektronische mededelingen noodzakelijke elektronische infrastructuur met behulp waarvan die mededelingen betrouwbaar en vertrouwelijk kunnen worden verzonden. Artikel II Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst. s-gravenhage, De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, (A.J. de Geus)

12 1 Toelichting Algemeen Deze wijziging van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring betreft een algemene wijziging in verband met het verminderen van de administratieve lasten en het mogelijk maken de aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO s) op elektronische wijze te verrichten. De mogelijkheid CAO s elektronisch aan te melden heeft als doel een meer transparante en efficiënte behandeling van aanmeldingen te realiseren, en eveneens de administratieve lasten voor CAO-partijen en -secretariaten te verminderen. Concreet betekent dit kortere doorlooptijden, minder procedurele onderbrekingen en lagere aanmeldingskosten voor het bedrijfsleven. Tevens zijn twee meer technische wijzigingen aangebracht. Algemene vermindering administratieve lasten (artikel I, onderdeel B, onder 1 en 3) Voor een aanmelding van een ondernemings-cao waarvan het aantal werknemers dat onder de werkingssfeer van die CAO valt onder een bepaalde grens blijft, gaan minder verplichtingen gelden. Het gaat om de verplichting tot het geven van: een inhoudelijke toelichting op de CAO of een wijziging daarvan; de geschatte loonkosten van de CAO of een wijziging daarvan; een nota van wijziging indien de CAO is gewijzigd in vergelijking met de daaraan voorafgaande CAO. De grens is bepaald op 2000 werknemers. Bepalend voor de keuze van de grens is geweest dat deze geen gevolgen heeft voor het inzicht in de ontwikkeling van de arbeidsvoorwaarden, hetgeen met artikel 4 van de Wet op de loonvorming onder meer wordt beoogd. Vooralsnog wordt er voor CAO s op bedrijfstakniveau geen ondergrens gesteld met betrekking tot bovengenoemde verplichtingen. Verder vervalt de verplichting tot het bij papieren aanmelding bijvoegen van de stukken in tweevoud. Elektronische aanmelding van CAO s (artikel I, onderdeel C) Degenen die namens de partijen de CAO elektronisch aanmelden, moeten daarbij gebruik maken van de daarvoor door de Minister op ter beschikking gestelde elektronische formulieren en een door hem erkende handtekening. Toegang tot de elektronische formulieren wordt verkregen middels een inlogprocedure, waarbij de door de Minister erkende elektronische handtekening van de tekenbevoegd vertegenwoordiger van de organisatie moet worden ingevoerd. De twee door de Minister erkende handtekeningen zijn de volgende. 1. Een door de Minister verstrekte combinatie inlognaam-wachtwoord. De organisatie mag medewerkers machtigen voor gebruik van de combinatie, maar is zelf verantwoordelijk voor het machtigingssysteem en de geheimhouding van de inlognaam en het wachtwoord. Het aanvraagformulier hiervoor is te vinden op 2. Een gekwalificeerde handtekening, uitgegeven binnen PKI voor de overheid. Deze handtekening dient bij de Minister te worden aangemeld voor identificatie, voordat hiermee toegang wordt verkregen tot de formulieren. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van bovengenoemd aanvraagformulier. De gekwalificeerde handtekening is overigens pas bruikbaar voor elektronische aanmelding in de loop van De PKI voor de overheid is de naam die verbonden is aan de Public Key Infrastructure (PKI), die ontworpen is voor betrouwbare elektronische communicatie binnen en met de Nederlandse overheid.

13 2 Onderdeel van de aanvraag of aanmelding van een elektronische handtekening is dat de aanvrager kenbaar maakt dat hij langs elektronische weg voldoende bereikbaar is als bedoeld in artikel 2:14 van de Algemene wet bestuursrecht. De erkende handtekeningen geven aan degenen die namens de partijen de CAO aanmelden tevens toegang tot een zogenoemde inzagefaciliteit, om relevante gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmelding terug te zien. Partijen bij de CAO die de CAO niet zelf aanmelden, kunnen tevens toegang tot deze inzagefaciliteit krijgen. Hiervoor dienen ze eveneens een door de Minister erkende handtekening aan te vragen of aan te melden, op dezelfde wijze als degenen die de CAO aanmelden. De Minister stelt partijen in kennis van de ontvangst van een volledige elektronische aanmelding met een brief die elektronisch wordt verzonden en wordt ondertekend met een gekwalificeerde handtekening, uitgegeven binnen PKI voor de overheid. De authenticiteit en onweerlegbaarheid van de kennisgeving van ontvangst wordt hiermee gegarandeerd. Aan een gekwalificeerde elektronische handtekening, die met in de Wet elektronische handtekeningen waarborgen is omkleed, dient dezelfde juridische status te worden toegekend als aan de handgeschreven handtekening op een papieren drager. De rechtsgevolgen van het gebruik van deze handtekeningen, zijn derhalve gelijk aan de rechtsgevolgen van een handgeschreven handtekening, overeenkomstig artikel 15a, lid 1, 2 en 6 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. De vertrouwelijkheid van de elektronische formulieren wordt door de Minister gewaarborgd door een inlogprocedure en een firewall tussen het internet en de database waarin de formulieren zijn opgeslagen. De inlogprocedure garandeert dat degene die toegang heeft tot de database alleen de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmelding kan terugzien. De firewall garandeert dat alleen degenen die geautoriseerd zijn, dat wil zeggen de partijen bij de CAO en degenen die namens de partijen de CAO elektronisch aanmelden, toegang hebben tot de database. Technische wijzigingen (artikel I, onderdelen A en B onder 2) Artikel 1:1, vierde lid, onderdeel b, van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring, wordt aangepast. Gevraagd wordt naar het tijdvak waarvoor de afgesloten collectieve arbeidsovereenkomst als geheel is aangegaan. Dit betekent bijvoorbeeld dat als partijen bij de CAO in de CAO fondsbepalingen hebben opgenomen die een langere werkingsduur hebben dan de overige CAO-bepalingen, de werkingsduur met inbegrip van die fondsbepalingen vermeld moet worden. Daarnaast wordt gevraagd naar de expiratiedatum van de meerderheid van de afgesloten bepalingen als de CAO als geheel bepalingen kent met uiteenlopende expiratiedata. Achtergrond van de wijziging (onderdeel A) is eenduidigheid te realiseren in de vraagstelling over het tijdvak waarvoor de collectieve arbeidsovereenkomst is afgesloten. In onderdeel B, derde lid, wordt de zinsnede gedurende de looptijd in artikel 1:2, derde lid, van het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en het aanvragen van algemeen verbindend verklaring aangepast. Achtergrond van deze wijziging is eenduidigheid te realiseren in de vraagstelling met betrekking tot een tussentijdse wijziging van een CAO. Van een tussentijdse wijziging van de CAO is sprake in al die gevallen waarin partijen bij de CAO overeenkomen een of meerdere CAO-bepalingen te wijzigen en/of een of meerdere bepalingen aan de CAO toe te voegen. Essentieel is dat de looptijd van de gewijzigde of toegevoegde bepalingen niet langer is dan de looptijd van de langstlopende bepaling van de CAO waarin de wijzigingen en/of toevoegingen zijn aangebracht. Als er wijzigingen en/of toevoegingen met een langere looptijd dan die van de bestaande CAO zijn overeengekomen, wordt dit dus niet

14 3 als een tussentijdse wijziging beschouwd. Aangezien is gebleken dat het draagvlak voor elektronisch aanmelden groot is, wordt het - naar verwachting begin ook mogelijk om aanvragen van algemeen verbindend verklaring op elektronische wijze te verrichten. Dit zal tegen die tijd opnieuw leiden tot een wijziging van het Besluit. s-gravenhage, de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, (mr A.J. de Geus)

15 CAO-aanmelding On-line Bijlage 2 Aanmelding Workshop

16 CAO-aanmelding On-line Aanmelding workshop Er worden 3 workshops gehouden. U kunt zich aanmelden voor één van de workshop s door een te sturen naar aanmeldenonline@minszw.nl, waarin u aangeeft naar welke workshop u komt. Workshop 1 Datum: 16 september. Tijd: 14:00-16:30 Lokatie: Anna van Hannoverstraat 4 Zaal: Opleidingslokaal Workshop 2 Datum: 27 september. Tijd: 09:30-12:00 Lokatie: Anna van Hannoverstraat 4 Zaal: Opleidingslokaal Workshop 3 Datum: 07 oktober. Tijd: 14:00-16:30 Lokatie: Anna van Hannoverstraat 4 Zaal: Opleidingslokaal

17 CAO-aanmelding On-line Bijlage 3 Handleiding Aanmelding On-line

18 Handleiding gebruikers Aanmelding On-line Leidraad elektronisch aanmelden van cao s.

19 Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 2 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

20 INHOUDSOPGAVE 1. Algemene Informatie over de applicatie Voorwaarden voor gebruik van de applicatie... 5 TECHNISCHE VOORWAARDEN... 5 TOEGANKELIJKHEID Inlogprocedure... 6 WACHTWOORD AANVRAGEN... 6 WACHTWOORD WIJZIGEN Het startscherm elektronische CAO-aanmelding Het kiezen van het juiste formulier Het invullen van een formulier... 9 TABBLADEN STRUCTUUR VRAAGAFHANKELIJKHEID INVOER- EN DATUMCONTROLES HET KOPPELEN VAN BIJLAGEN HET GEBRUIK VAN DE ZOEKFUNCTIONALITEIT HET WIJZIGEN VAN NAW-GEGEVENS De verzending van een formulier De correspondentie Inzage in uw elektronische dossier Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 3 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

21 Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 4 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

22 1. Algemene Informatie over de applicatie Met de webapplicatie `Aanmelding On-line kunt u een collectieve arbeidsovereenkomst elektronisch aanmelden. Toegang tot de elektronische formulieren wordt verkregen middels een inlogprocedure, waarbij de combinatie inlognaam-wachtwoord geldt als elektronische handtekening van de tekenbevoegd vertegenwoordiger van de organisatie. Er zijn voor het aanmelden drie elektronisch formulieren ontwikkeld: éen voor een níeuwe CAO, één voor een gewíjzigde CAO, en één voor een opzegging van een CAO. Na inloggen selecteert u het gewenste formulier. Elk formulier bestaat uit een aantal vragen. In feite is dat een vertaling van de onderwerpen uit de checklist aanmelding. Als u de vragen op de juiste wijze beantwoordt voldoet u aan de vormvereisten van het Besluit. Na het beantwoorden van alle vragen kunt u het formulier verzenden. Nadat u het formulier hebt verzonden, ontvangt u via de de zogenoemde kennisgeving van ontvangst (KVO). U kunt uw gegevens met betrekking tot de aanmelding on-line terug te zien in uw elektronisch dossier. In dit dossier staan uw aanmeldingen, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven. Het vervolg van deze handleiding biedt een leidraad voor het gebruik van de applicatie voor elektronische CAO-aanmelding. Veel van de informatie komt terug in specifieke helpteksten in de applicatie zelf. In de helpteksten vindt u ook een inhoudelijke toelichting op de in het formulier gestelde vragen. De helpteksten kunnen worden bekeken door het aanklikken van een -icoon of door middel van het aanklikken van de geelgekleurde teksten. Mocht u na het lezen van de leidraad nog vragen hebben, kunt u terecht bij de Helpdesk aanmelding on-line van de directie Uitvoeringstaken Arbeisvoorwaardenwetgeving (UAW): telefoon: ; aanmeldenon-line@minszw.nl 2. Voorwaarden voor gebruik van de applicatie Technische voorwaarden Deze applicatie is enkel te gebruiken met de volgende systeemconfiguratie: - Microsoft Windows 98/ME/XP/NT/ Internet Explorer 6+ - JavaScript en cookies moeten aan staan Voor het lezen van de digitale handtekening, heeft u (minimaal) de Adobe Acrobat Reader 6.0. nodig. De standaardversie kunt u downloaden door op het plaatje "Adobe Acrobat Reader 6.0" te klikken op de inlogpagina van de applicatie: nl. Om de digitale handtekening te kunnen valideren, dienen de standaard instellingen van de Adobe Acrobat Reader 6.0 te worden aangepast. De handleiding voor het aanpassen van de instellingen vindt u in het PDF-document "leidraad instellen Acrobat". De handleiding voor het controleren van de handtekening vindt u in het PDF-document "leidraad handtekening controleren". Deze documenten vindt u op de inlogpagina van de applicatie: nl. Toegankelijkheid De applicatie is alleen toegankelijk voor CAO-secretariaten en CAO-partijen. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 5 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

23 3. Inlogprocedure De webapplicatie voor het on-line aanmelden van uw CAO wordt aangeboden op het adres U krijgt onderstaand scherm te zien. Figuur 1: De inlogpagina Wachtwoord aanvragen Indien u nog niet in het bezit bent van een inlognaam-wachtwoord combinatie, kunt u deze aanvragen door middel van de link WW aanvragen. U vult de gevraagde gegevens in en verzendt het webformulier. U krijgt een bevestiging per . Alle velden moeten verplicht worden ingevuld. Deze gegevens zijn nodig voor de beantwoording van uw aanvraag. Nadat een aanvraag is binnengekomen bij de beheerder zal deze bepalen of de aanvraag gehonoreerd kan worden. Dit gebeurt op basis van een aantal criteria welke in een AO procedure worden beschreven. In geval van honorering wordt uw account binnen 2 dagen geactiveerd. Daarna is on-line aanmelden mogelijk met het opgegeven inlognaam-wachtwoord. U wordt bij het inloggen gemeld dat gebruik gemaakt wordt van een beveiligde verbinding (HTTPS), om de vertrouwelijkheid van de gegevens de waarborgen. U wordt automatisch uitgelogd indien u voor meer dan 20 minuten niet meer met de applicatie heeft gewerkt. U krijgt dan de melding dat u opnieuw dient in te loggen indien u verder wilt werken. Dit is eveneens om de vertrouwelijkheid van de gegevens de waarborgen. Het is niet mogelijk is om zonder tussenkomst van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), een tussentijdse wijziging van een CAO elektronisch aan te melden wanneer de CAO vóór de startdatum van Aanmelding On-line is aangemeld en afgehandeld. De beheerder van de applicatie dient daarvoor eerst de aan de tussentijdse wijziging voorafgegane Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 6 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

24 aanmelding van de CAO, elektronisch op te voeren. In het aanvraagformulier is ruimte opgenomen om aan te geven voor welke CAO s de eerste elektronische aanmelding een tussentijdse wijziging betreft. De beheerder kan dan zo snel mogelijk na de aanvraag, de applicatie geschikt maken voor de aanmelding van de tussentijdse wijziging met betrekking tot de aangegeven CAO. Indien u bij de aanvraag van de combinatie inlognaam/wachtwoord onverhoopt voor een CAO vergeet aan te geven dat de eerste elektronische aanmelding een tussentijdse wijziging betreft, kunt u alsnog contact opnemen met de helpdesk (aanmeldenon-line@minszw.nl; ). De beheerder kan dan alsnog het systeem gereed maken voor de elektronische aanmelding van de tussentijdse wijziging van de betreffende CAO. Wachtwoord wijzigen Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door middel van de link WW vergeten. U kunt de aanvraag meteen elektronisch versturen. U krijgt een bevestiging van uw aanvraag per toegestuurd. Uw nieuwe wachtwoord wordt binnen 2 werkdagen geactiveerd. 4. Het startscherm elektronische CAO-aanmelding Nadat u heeft ingelogd, komt u in het startscherm. Het scherm ziet er als volgt uit: Figuur 2: Het startscherm Linksboven in het scherm zijn drie keuzeknoppen geplaatst voor het openen van de elektronische formulieren voor de aanmelding van een nieuwe, gewijzigde of opgezegde CAO. Om een aanmeldingsformulier te openen klikt u op één van de drie keuzeknoppen. Welke keuzeknop u kiest, is afhankelijk van het type aanmelding. Paragraaf 5, De keuze van het juiste formulier, geeft hier informatie over. Het geelgekleurde tekstblok rechtsboven bevat een toelichting op het gebruik van de elektronisch formulieren. Onder in het startscherm staat een overzicht van de formulieren die u eerder heeft verzonden of in concept heeft bewaard. Dit overzicht geeft per formulier de status aan. Een formulier kan 5 Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 7 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

25 verschillende statussen hebben: concept, verzonden, in behandeling, incompleet verzonden en KVO. Een formulier krijgt de status concept indien het formulier is aangemaakt maar nog niet is verzonden. Een formulier krijgt de status verzonden indien het formulier is verzonden maar er nog geen KVO is verstuurd door SZW. Het formulier krijgt de status in behandeling nadat de aanmelding door SZW in behandeling is genomen. Het formulier krijgt de status KVO nadat er door SZW een KVO is verstuurd op de aanmelding. Het formulier krijgt de status incompleet verzonden indien het formulier eerder is verstuurd, maar door SZW is geconstateerd dat de aanmelding niet volledig was (procedurele onderbreking). Een formulier met de status incompleet verzonden kan evenals een formulier met de status concept- aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. U kunt uw formulier voltooien of aanpassen door in het overzicht op het formulier te klikken. Formulieren met de status verzonden, in behandeling of KVO, kunnen niet worden aangepast. Indien u vanuit een formulier of een overzicht van een formulier terug wil gaan naar het startscherm, klikt u op de button Formulieren in de oranje balk links bovenin het scherm. 5. Het kiezen van het juiste formulier U kunt kiezen uit een drietal formulieren: Formulier Aanmelden CAO, Formulier Tussentijdse Wijziging CAO en Formulier Opzegging CAO. Formulier Aanmelden CAO Het formulier Aanmelden CAO kunt u gebruiken voor de aanmelding van een CAO die u nieuw heeft afgesloten. U kunt vervolgens kiezen uit de opties eerste CAO-aanmelding en aanmelding op basis van een eerdere CAO-aanmelding. Beide opties worden verderop in de paragraaf nog toegelicht. Formulier tussentijdse wijziging CAO Een tussentijdse wijziging van uw CAO kunt u melden door middel van het formulier Tussentijdse wijziging CAO. Dit formulier kunt u gebruiken als u een tussentijdse wijziging van uw CAO wilt aanmelden. Van een tussentijdse wijziging is sprake in al die gevallen waarin partijen bij de CAO overeenkomen een of meerdere CAO-bepalingen te wijzigen en/of een of meerdere bepalingen aan de CAO toe te voegen. Essentieel is dat de looptijd van die gewijzigde of toegevoegde bepalingen niet langer is dan de looptijd van de langstlopende bepaling van de CAO waarin de wijzigingen en/of toevoegingen zijn aangebracht. Als er wijzigingen en/of toevoegingen met een langere looptijd dan die van de bestaande CAO zijn overeengekomen, wordt dit dus niet als een tussentijdse wijziging beschouwd, maar als een nieuwe aanmelding. Nieuwe CAO s worden aangemeld door middel van het formulier Aanmelden CAO. Formulier Opzegging CAO Met behulp van het formulier Opzegging CAO kunt u de opzegging van een CAO melden. Geen opzegging van de CAO is vereist, indien dat uitdrukkelijk in de CAO is bepaald. Er is dan bijvoorbeeld bepaald dat de CAO (van rechtswege) op de overeengekomen datum eindigt (zonder dat opzegging vereist is). Melding van opzegging van een CAO is wel vereist indien de CAO een of meerdere bepalingen kent die voorzien in de mogelijkheid van (tussentijdse) opzegging en in de situatie dat hetzij artikel 19, lid 1, hetzij artikel 19, lid 2, van de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst (Wet CAO) van toepassing is. Deze situaties worden hieronder toegelicht. Wanneer een CAO voor een bepaalde tijd is aangegaan, wordt zij, tenzij bij de overeenkomst anders is bepaald, geacht telkens voor gelijke tijd, maar ten hoogste voor een jaar, te zijn verlengd, behoudens opzegging. De termijn van opzegging is, tenzij bij de overeenkomst anders is bepaald, een twaalfde gedeelte van de tijd waarvoor zij oorspronkelijk is aangegaan (artikel 19, lid 1, Wet CAO). Artikel 19, lid 2, heeft betrekking op de situatie dat de tijdsduur waarvoor de CAO is aangegaan niet bij de overeenkomst zelf is bepaald. De CAO wordt in dat geval geacht te zijn aangegaan voor een jaar met verlenging telkens voor gelijke tijd, behoudens opzegging tenminste een maand voor het einde van het jaar. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 8 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

26 Indien u een klikt op de knop voor het formulier Tussentijdse Wijziging CAO of voor het formulier Opzegging CAO, kunt u vervolgens de CAO selecteren waarvoor u een tussentijdse wijziging of opzegging wilt aanmelden. U kunt selecteren op CAO-nummer of op CAO-naam. Indien u klikt op de knop voor het formulier Aanmelden CAO, kunt u vervolgens kiezen uit twee type formulieren: Eerste CAO-aanmelding of Aanmelding op basis van een eerdere CAO-aanmelding. U kiest optie 1.Eerste CAO aanmelding als u melding doet van het sluiten van een CAO met een werkingssfeer waarvoor nog geen collectieve arbeidsovereenkomst bestond. U klikt op vervolgens op de knop Openen formulier om het formulier voor de eerste aanmelding te openen 1. In alle andere gevallen selecteert u de optie 2.Aanmelding op basis van een eerdere CAO-aanmelding. Vergelijkbaar met de aanmelding van een tussentijdse wijziging of opzegging wordt u verzocht de CAO selecteren op basis waarvan u een nieuwe aanmelding wilt doen, alvorens het formulier wordt geopend. Figuur 3: Keuze van het type aanmelding bij selectie van Formulier Aanmelding CAO. 6. Het invullen van een formulier In deze paragraaf worden een zestal eigenschappen van het formulier nader toegelicht, te weten 1. de tabbladen structuur 2. de vraagafhankelijkheid binnen het formulier 3. de ingebouwde datum- en invoercontroles 4. de wijze waarop bijlagen kunnen worden gekoppeld 5. de werking van de zoekfunctionaliteit 6. de wijze waarop naam, adres en woonplaats (NAW-)gegevens kunnen worden gewijzigd. 1 Merk op dat het CAO-nummer bij het openen van het formulier nog niet kan worden toegekend. Dit zal pas later plaatsvinden op het moment dat het formulier (lees: de aanmelding), in behandeling wordt genomen door SZW. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 9 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

27 Tabbladen structuur Elk formulier bestaat uit een aantal tabbladen. Elk tabblad bevat een aantal vragen die u moet beantwoorden. U kunt het formulier in willekeurige volgorde invullen door van tabblad naar tabblad te springen. De door u ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen. Toelichting bij de vragen kunt u vinden door het aanklikken van het -icoon of door middel van het aanklikken van de geelgekleurde teksten. Voor het heen- en terugspringen tussen tabbladen dient u géén gebruik te maken van de [? vorige] en [volgende? ] knop van de browser en dient u géén gebruik te maken van de [? backspace] knop van uw toetsenbord. Hieronder ziet u de schermafdruk van het formulier Eerste Aanmelding CAO. Na het openen van het formulier komt men automatisch in het eerste tabblad Algemeen terecht. Figuur 4: Het formulier Eerste Aanmelding CAO. U ziet aan de bovenstaande schermafdruk dat het formulier zeven tabbladen heeft. Het is aan te raden de tabbladen op volgorde door te lopen, aangezien er afhankelijkheden zitten in de vraagstelling. Zo zijn in geval van een ondernemings-cao de te beantwoorden vragen bij het tabblad Toelichting afhankelijk van het antwoord dat is gegeven op de vraag die gesteld wordt bij tabblad Werknemers. Indien u eerst naar het tabblad Toelichting gaat zonder het tabblad Werknemers te hebben ingevuld, zijn de vragen `disabled. Beantwoording van deze vragen is dan niet mogelijk; het systeem kan nog niet bepalen of u de vragen moet beantwoorden. De vierkante blokjes die het nummer van het tabblad aangeven, kunnen rood of groen zijn. Groen betekent dat alle vragen bij het tabblad zijn beantwoord. Rood betekent dat niet alle vragen zijn beantwoord. U kunt het formulier alleen verzenden indien alle blokjes groen zijn. Indien u een aanmelding doet van een CAO, waarvoor u al eerder een elektronische aanmelding heeft gedaan, zijn meerdere blokjes groen bij de opening van het formulier; de gegevens die u bij de eerdere elektronisch aanmelding heeft opgevoerd, zijn reeds overgenomen in het formulier voor de nieuwe aanmelding. Dit is gedaan om de aanmelding zo gemakkelijk mogelijk te maken. U hoeft Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 10 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

28 namelijk minder in te vullen, althans wanneer er geen wijziging in de gegevens heeft plaatsgevonden. Belangrijk is dat u bij de tabbladen met groene blokjes even nakijkt of de door het systeem automatisch ingevulde gegevens juist zijn. Indien gegevens na de laatste elektronische aanmelding namelijk zijn gewijzigd, bijvoorbeeld de naam van de CAO of het werknemersaantal, moeten de automatisch door het systeem opgevoerde gegevens aangepast worden. Vraagafhankelijkheid Zoals gezegd zitten er binnen een formulier afhankelijkheden in de vraagstelling. Sommige vragen worden pas gesteld naar aanleiding van uw antwoord op een andere vraag. Een voorbeeld hiervan vindt u bij het tabblad Naam. Indien u de vraag Is de naam van de CAO gewijzigd bevestigend beantwoord, kunt u vervolgens de vraag Wat is de volledige naam van de CAO beantwoorden. De vraag licht op en de naam van de CAO in het tekstveld bij deze vraag wordt aanpasbaar. Op dezelfde manier wordt de vraag Wat zijn de CAO-nummers van de CAO s die als gevolg van de fusie zijn opgehouden te bestaan alleen gesteld indien fusie als reden van naamswijziging wordt aangegeven. Hieronder vindt u de schermafdruk van het tabblad Naam bij het formulier Eerste Aanmelding CAO. De vraag Wat zijn de CAO-nummers van de CAO s die door de fusie zijn opgehouden te bestaan, is `disabled, omdat als reden voor naamswijziging niet fusie maar splitsing is geselecteerd. U ziet dat deze vraag nog wel leesbaar is. Vragen die `disabled zijn worden dus niet geheel onzichtbaar, ondanks het feit dat de beantwoording van deze vragen (technisch) niet mogelijk is. Figuur 5: Het tabblad Naam, met vragen die `disabled zijn. Merk op dat het ook kan zijn dat alle vragen bij een tabblad worden `disabled. Dit is het geval indien u bij een ondernemings-cao een werknemersaantal invult dat kleiner is dan In dat geval hoeft u geen toelichting te geven bij de CAO en dus niets in te vullen bij het tabblad Toelichting. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 11 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

29 Invoer- en datumcontroles Op veel vragen zitten invoer- en datumcontroles. Bij datumcontroles gaat het om de juiste invoer van data. Niet bestaande data worden automatisch gecorrigeerd of er wordt een foutmelding gegeven. Bij invoercontroles gaat het om de controle of alle verplichte vragen zijn beantwoord en de juiste tekens zijn opgevoerd. Er wordt bijvoorbeeld op gecontroleerd dat er geen letters staan op de plaats waar om een telefoonnummer of werknemers aantal wordt gevraagd. Maar er wordt bijvoorbeeld ook op gecontroleerd dat er geen looptijd van de CAO wordt ingevuld die langer is dan 5 jaar, want een CAO met en looptijd langer dan 5 jaar is wettelijk niet toegestaan. Indien het systeem een fout ontdekt bij de invoer van gegevens, krijgt u daar onmiddellijk een melding van. Ook indien u het formulier wilt verzenden, zonder dat alle vragen zijn beantwoord, volgt er een melding, namelijk dat het formulier niet kan worden verstuurd. Onderstaande schermafdruk toont een voorbeeld van een foutmelding bij een verkeerde looptijdopgave. Figuur 6: Foutmelding bij invoer van een looptijd langer dan 5 jaar. Het koppelen van bijlagen Bij een aantal tabbladen wordt gevraagd om een tekst toe te voegen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een CAO-tekst of een nota van wijziging. Door gebruik van de knop Bladeren kunt u het bestand selecteren dat u wilt toevoegen. U kunt alleen teksten toevoegen in.doc (MSWord) of.pdf(acrobat) formaat. Vergeet u niet op de knop Koppelen 2 te klikken nadat u het toe te voegen bestand hebt 2 In een enkel geval kan het gebeuren dat het niet lukt de bijlage in Word of PDF te koppelen door middel van de knop Koppelen. In dat geval kunt u contact opnemen met de Helpdesk Aanmelding On-line. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 12 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

30 geselecteerd, anders wordt het bestand niet opgeslagen in het formulier. De knop Verwijderen kunt u gebruiken als u gekoppelde teksten wilt verwijderen. Hieronder ziet u een schermafdruk bij gebruik van de knop Bladeren. Nadat u op deze knop heeft geklikt verschijnt het venster Bestand kiezen zodat u het bestand dat u wilt toevoegen kunt selecteren. Figuur 7: Het toevoegen van bestanden Het gebruik van de zoekfunctionaliteit Het tabblad Algemeen, het tabblad Naam en het tabblad Partijen bevatten zoekvelden, bedoeld voor het opzoeken van de indiener van de aanmelding (tabblad Algemeen), voor het opzoeken van de partijen bij de CAO (tabblad Partijen) en voor het opzoeken van de CAO die als gevolg van fusie is opgehouden te bestaan (tabblad Naam). Bij het zoeken van de indiener of de partijen bij de CAO, kan worden gezocht op naam en plaats. Bij het zoeken naar een CAO kan worden gezocht op CAO-naam of CAO-nummer. Zoeken is mogelijk door (een gedeelte van) de naam, nummer of plaats in te voeren. Vervolgens klikt u op de knop zoeken, waarna het zoekresultaat wordt getoond waaruit u de indiener, partij of CAO die u zoekt vervolgens selecteert. Hieronder volgen twee schermafdrukken die de zoekfunctionaliteit illustreren. De eerste schermafdruk toont de situatie wanneer er bij het tabblad Algemeen gezocht wordt op indieners waarvan de naam begint met de letter a. Wanneer u op het veld Kies een gevonden indiener klikt, verschijnt de lijst met zoekresultaten waaruit u de indiener selecteert. De tweede schermafdruk toont de situatie wanneer er bij het tabblad Partijen gezocht wordt op de plaats Utrecht. Uit de tabel met zoekresultaten die onder het zoekveld verschijnt, is Rabobank Nederland reeds geselecteerd en gekoppeld als partij bij de CAO. De Vereniging Academische Ziekenhuizen is reeds geselecteerd, maar moet nog worden gekoppeld als de partij bij de CAO. U doet dit door gebruik van de knop `>. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 13 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

31 Merk op dat in geval van een aanmelding van een tussentijdse wijziging van een CAO, de partijen bij de CAO tevens partij bij de tussentijdse wijziging van de CAO dienen te zijn. Daarom staan in geval van een tussentijdse wijziging de partijen bij de CAO reeds in de rechtertabel gekoppelde partijen waaruit zij niet kunnen worden verwijderd. Figuur 8a: Zoeken van de indiener van de aanmelding, op naam. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 14 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

32 Figuur 8b: Zoeken van partijen bij de CAO, op plaats. Het wijzigen van NAW-gegevens Via het tabblad Algemeen kunt u de adresgegevens van een indiener wijzigen. U selecteert de indiener en vervolgens klikt u op de link Wijzigen indienergegevens. In het scherm dat verschijnt kunt u de gegevens wijzigen. Wanneer u daarna op Opslaan en terug klikt, worden de gewijzigde gegevens doorgevoerd in het adressenbestand van SZW. Het is dan niet meer nodig daarna nog een adreswijziging te sturen. Merk op dat wijziging van adres en naam van de contactpersoon bij de aanmelding niet via deze link kunnen worden gewijzigd. Deze gegevens kunnen direct in het formulierveld worden gewijzigd. Via het tabblad Partijen kunt u de adresgegevens van partijen bij de CAO wijzigen, vergelijkbaar met de procedure voor de wijziging van de adresgegevens van de indiener. U selecteert de partij in de rechtertabel Gekoppelde partij(en) en vervolgens klikt u op de link Wijzigen Partijgegevens om de veranderingen door te voeren. Hieronder ziet u een afdruk van het scherm dat verschijnt nadat u de link Wijzigen indienergegevens heeft aangeklikt en waar u vervolgens de gewijzigde adresgegevens kunt invullen. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 15 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

33 Figuur 9: Wijzigen NAW-gegevens van de indiener 7. De verzending van een formulier Indien alle tabbladen groen zijn en de vragen correct zijn beantwoord, kunt u het formulier versturen. U klikt hiertoe op de knop Verzenden onderaan het scherm. U krijgt dan een overzicht te zien van de gegevens die u heeft opgevoerd en de vraag wordt gesteld of de gegevens juist zijn. Zie hiervoor de onderstaande schermafdruk. U klikt op OK en gaat vervolgens naar de onderkant van de pagina. Daar klikt u op de knop Terug indien u gegevens wilt wijzigen en u klikt opnieuw op Verzenden indien u het formulier definitief wilt verzenden. Vergeet dus niet nadat u het overzicht heeft gezien voor de tweede maal op Verzenden te klikken om het formulier te verzenden! Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 16 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

34 Figuur 10: Het overzicht van het formulier dat u te zien krijgt nadat u op de knop Verzenden heeft geklikt. 8. De correspondentie Wanneer u het formulier heeft verzonden en uw aanmelding is volledig, wordt u binnen enkele werkdagen de KVO elektronisch toegestuurd. Deze brief komt aan op het in het formulier opgevoerde adres van de indiener. De partijen bij de CAO ontvangen een kopie van de KVO op de opgevoerde adressen van de partijen in het formulier. De KVO is ondertekend met een digitale handtekening die wettelijk gelijk is gesteld aan een handgeschreven handtekening. Voor het lezen en valideren van deze handtekening, zie paragraaf 2 Voorwaarden voor gebruik van de applicatie. Wanneer er sprake is van een procedurele onderbreking ofwel een onvolledige aanmelding, wordt u binnen enkele dagen een procedurele onderbrekingsbrief toegestuurd. Evenals de KVO komt deze brief aan op het in het formulier opgevoerde adres van de indiener en ontvangen de partijen bij de CAO een kopie. Bij het versturen van de proceduele onderbrekingsbrief krijgt uw aanmelding de status incompleet verzonden. Het formulier moet door u aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. U doet dit door in het Overzicht Formulieren in het startscherm op het betreffende formulier met de status incompleet verzonden te klikken. Vervolgens wordt het formulier dat u eerder heeft verzonden geopend en kunt u het aanpassen en opnieuw verzenden. De aanmelding wordt dan opnieuw in behandeling genomen. Wanneer u niet reageert op een procedurele onderbrekingsbrief door het formulier aan te passen en opnieuw te verzenden, volgt er na 2 weken een elektronische rappelbrief. Indien u hier niet op reageert wordt de aanmelding gearchiveerd na expiratie van de CAO. Dit betekent dat u het verzonden formulier dan niet meer kunt aanpassen en u een geheel nieuwe aanmelding van de CAO moet doen, ofwel een nieuw formulier moet invullen. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 17 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004

35 8. Inzage in uw elektronische dossier U kunt uw gegevens met betrekking tot een aanmelding on-line terug te zien in uw elektronische dossier. U komt in uw dossier terecht wanneer u klikt op de button Dossier in de oranje balk links bovenin het scherm. In dit dossier staan de formulieren die u heeft verzonden of namens u zijn verzonden 3, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven die daaraan zijn voorafgegaan. Alleen gegevens met betrekkin tot afgeronde procedures staan in het dossier. U krijgt alleen toegang tot de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmeldingen 4. Als u in het dossier bent, dient u de CAO te selecteren waarover u gegevens bij de aanmelding(en) wilt inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dossier met de lijst van CAO s die dit dossier bevat, waaruit een CAO dient te worden geselecteerd. Figuur 11: Selectie van CAO in het elektronische dossier. Wanneer u een CAO heeft geselecteerd, krijgt u een overzicht van de (formulieren bij de) elektronische aanmeldingen en een overzicht van de door SZW gekoppelde documenten bij de aanmeldingen. Hieronder ziet u een schermafdruk van de overzichten behorend bij TEST CAO WLV NUMMER 4. 3 Indien u partij bent bij de CAO maar de CAO niet zelf aanmeldt, kunt u tevens toegang tot het elektronisch krijgen. Hiervoor dient u een inlognaam-wachtwoord combinatie aan te vragen of een andere door de minister erkende elektronische handtekening, op dezelfde wijze als degenen die de CAO aanmelden. Zie hiervoor ook de toelichting bij Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van, directie Arbeidsverhoudingen, nr. AV/CAM/2003/ tot wijziging van het Besluit. 4 De vertrouwelijkheid van de informatie in het elektronische dossier wordt door de Minister gewaarborgd door de inlogprocedure en een firewall tussen het internet en de database waarin alle gegevens zijn opgeslagen. De inlogprocedure garandeert dat degene die toegang heeft tot de database alleen de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmeldingen kan terugzien. De firewall garandeert dat alleen degenen die geautoriseerd zijn, dat wil zeggen de partijen bij de CAO en degenen die namens de partijen de CAO elektronisch aanmelden, toegang hebben tot de database. Handleiding CAO-Aanmelding On-line Versie: 1.0 Pagina 18 van 20 - Laatst gewijzigd: augustus 2004