Handleiding gebruikers Aanmelding On-line Leidraad elektronisch aanmelden van cao s.

Transcriptie

1 Handleiding gebruikers Aanmelding On-line Leidraad elektronisch aanmelden van cao s.

2 INHOUDSOPGAVE 1. Algemene Informatie over de applicatie Voorwaarden voor gebruik van de applicatie... 3 TECHNISCHE VOORWAARDEN...3 TOEGANKELIJKHEID Inlogprocedure... 4 WACHTWOORD AANVRAGEN...4 WACHTWOORD WIJZIGEN Het startscherm elektronische CAO-aanmelding Het kiezen van het juiste formulier Het invullen van een formulier... 7 TABBLADEN STRUCTUUR...7 VRAAGAFHANKELIJKHEID...8 INVOER- EN DATUMCONTROLES...9 HET KOPPELEN VAN BIJLAGEN...9 HET GEBRUIK VAN DE ZOEKFUNCTIONALITEIT...10 HET WIJZIGEN VAN NAW-GEGEVENS De verzending van een formulier De correspondentie Inzage in uw elektronische dossier Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 2 van 2

3 1. Algemene Informatie over de applicatie Met de webapplicatie `Aanmelding On-line kunt u een collectieve arbeidsovereenkomst elektronisch aanmelden. Toegang tot de elektronische formulieren wordt verkregen middels een inlogprocedure, waarbij de combinatie inlognaam-wachtwoord geldt als elektronische handtekening van de tekenbevoegde vertegenwoordiger van de organisatie. Er zijn voor het aanmelden drie elektronisch formulieren ontwikkeld: één voor een níeuwe CAO, één voor een gewíjzigde CAO, en één voor een opzegging van een CAO. Na inloggen selecteert u het gewenste formulier. Elk formulier bestaat uit een aantal vragen. In feite is dat een vertaling van de onderwerpen uit de checklist aanmelding. Als u de vragen op de juiste wijze beantwoordt voldoet u aan de vormvereisten van het Besluit. Na het beantwoorden van alle vragen kunt u het formulier verzenden. Nadat u het formulier hebt verzonden, ontvangt u via de de zogenoemde kennisgeving van ontvangst (KVO). U kunt uw gegevens met betrekking tot de aanmelding on-line terug zien in uw elektronisch dossier. In dit dossier staan uw aanmeldingen, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven. Het vervolg van deze handleiding biedt een leidraad voor het gebruik van de applicatie voor elektronische CAO-aanmelding. Veel van de informatie komt terug in specifieke helpteksten in de applicatie zelf. In de helpteksten vindt u ook een inhoudelijke toelichting op de in het formulier gestelde vragen. De helpteksten kunnen worden bekeken door het aanklikken van een -icoon of door middel van het aanklikken van de geelgekleurde teksten. Mocht u na het lezen van de leidraad nog vragen hebben, kunt u terecht bij de Helpdesk aanmelding on-line van de directie Uitvoeringstaken Arbeisvoorwaardenwetgeving (UAW). Telefoon: aanmeldenonline@minszw.nl 2. Voorwaarden voor gebruik van de applicatie Technische voorwaarden Deze applicatie is enkel te gebruiken met de volgende systeemconfiguratie: Microsoft Windows 98/ME/XP/NT/2000 Internet Explorer 6+ JavaScript en cookies moeten aan staan Voor het lezen van de digitale handtekening, heeft u (minimaal) de Adobe Acrobat Reader 6.0. nodig. De standaardversie kunt u downloaden door op het plaatje "Adobe Acrobat Reader 6.0" te klikken op de inlogpagina van de applicatie: Om de digitale handtekening te kunnen valideren, dienen de standaard instellingen van de Adobe Acrobat Reader 6.0 te worden aangepast. De handleiding voor het aanpassen van de instellingen vindt u in het PDF-document "leidraad instellen Acrobat". De handleiding voor het controleren van de handtekening vindt u in het PDF-document "leidraad handtekening controleren". Deze documenten vindt u op de inlogpagina van de applicatie: Toegankelijkheid De applicatie is alleen toegankelijk voor CAO-secretariaten en CAO-partijen. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 3 van 3

4 3. Inlogprocedure De webapplicatie voor het on-line aanmelden van uw CAO wordt aangeboden op het adres U krijgt onderstaand scherm te zien. Figuur 1: De inlogpagina Wachtwoord aanvragen Indien u nog niet in het bezit bent van een inlognaam-wachtwoord combinatie, kunt u deze aanvragen door middel van de link WW aanvragen. U vult de gevraagde gegevens in en verzendt het webformulier. U krijgt een bevestiging per . Alle velden moeten verplicht worden ingevuld. Deze gegevens zijn nodig voor de beantwoording van uw aanvraag. Nadat een aanvraag is binnengekomen bij de beheerder zal deze bepalen of de aanvraag gehonoreerd kan worden. Dit gebeurt op basis van een aantal criteria welke in een AO procedure worden beschreven. In geval van honorering wordt uw account binnen 2 dagen geactiveerd. Daarna is on-line aanmelden mogelijk met het opgegeven inlognaam-wachtwoord. U wordt bij het inloggen gemeld dat gebruik gemaakt wordt van een beveiligde verbinding (HTTPS), om de vertrouwelijkheid van de gegevens de waarborgen. U wordt automatisch uitgelogd indien u voor meer dan 20 minuten niet meer met de applicatie heeft gewerkt. U krijgt dan de melding dat u opnieuw dient in te loggen indien u verder wilt werken. Dit is eveneens om de vertrouwelijkheid van de gegevens de waarborgen. Het is niet mogelijk is om zonder tussenkomst van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), een tussentijdse wijziging van een CAO elektronisch aan te melden wanneer de CAO vóór de startdatum van Aanmelding On-line is aangemeld en afgehandeld. De beheerder van de applicatie dient daarvoor eerst de aan de tussentijdse wijziging voorafgegane aanmelding van de CAO, elektronisch op te voeren. In het aanvraagformulier is ruimte opgenomen om aan te geven voor welke CAO s de eerste elektronische aanmelding een tussentijdse wijziging betreft. De beheerder kan dan zo snel mogelijk na de aanvraag, de applicatie geschikt maken voor de aanmelding van de tussentijdse wijziging met betrekking tot de aangegeven CAO. Indien u bij de aanvraag van de combinatie inlognaam/wachtwoord onverhoopt voor een CAO vergeet aan te geven Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 4 van 4

5 dat de eerste elektronische aanmelding een tussentijdse wijziging betreft, kunt u alsnog contact opnemen met de helpdesk (aanmeldenonline@minszw.nl; ). De beheerder kan dan alsnog het systeem gereed maken voor de elektronische aanmelding van de tussentijdse wijziging van de betreffende CAO. Wachtwoord wijzigen Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door middel van de link WW vergeten. U kunt de aanvraag meteen elektronisch versturen. U krijgt een bevestiging van uw aanvraag per toegestuurd. Uw nieuwe wachtwoord wordt binnen 2 werkdagen geactiveerd. 4. Het startscherm elektronische CAO-aanmelding Nadat u heeft ingelogd, komt u in het startscherm. Het scherm ziet er als volgt uit: Figuur 2: Het startscherm Linksboven in het scherm zijn drie keuzeknoppen geplaatst voor het openen van de elektronische formulieren voor de aanmelding van een nieuwe, gewijzigde of opgezegde CAO. Om een aanmeldingsformulier te openen klikt u op één van de drie keuzeknoppen. Welke keuzeknop u kiest, is afhankelijk van het type aanmelding. Paragraaf 5, De keuze van het juiste formulier, geeft hier informatie over. Het geelgekleurde tekstblok rechtsboven bevat een toelichting op het gebruik van de elektronisch formulieren. Onder in het startscherm staat een overzicht van de formulieren die u eerder heeft verzonden of in concept heeft bewaard. Dit overzicht geeft per formulier de status aan. Een formulier kan 5 verschillende statussen hebben: concept, verzonden, in behandeling, incompleet verzonden en KVO. Een formulier krijgt de status concept indien het formulier is aangemaakt maar nog niet is verzonden. Een formulier krijgt de status verzonden indien het formulier is verzonden maar er nog geen KVO is verstuurd door SZW. Het formulier krijgt de status in behandeling nadat de aanmelding door SZW in behandeling is genomen. Het formulier krijgt de status KVO nadat er door SZW een KVO is verstuurd op de aanmelding. Het formulier krijgt de status incompleet verzonden indien het formulier eerder is verstuurd, maar door SZW is geconstateerd dat de aanmelding niet volledig was (procedurele onderbreking). Een formulier met de status incompleet verzonden kan evenals een formulier met de status concept- aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. U kunt uw formulier voltooien of aanpassen door in het overzicht op het formulier te klikken. Formulieren met de status verzonden, in behandeling of KVO, kunnen niet worden aangepast. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 5 van 5

6 Indien u vanuit een formulier of een overzicht van een formulier terug wil gaan naar het startscherm, klikt u op de button Formulieren in de oranje balk links bovenin het scherm. 5. Het kiezen van het juiste formulier U kunt kiezen uit een drietal formulieren: Formulier Aanmelden CAO, Formulier Tussentijdse Wijziging CAO en Formulier Opzegging CAO. Formulier Aanmelden CAO Het formulier Aanmelden CAO kunt u gebruiken voor de aanmelding van een CAO die u nieuw heeft afgesloten. U kunt vervolgens kiezen uit de opties eerste CAO-aanmelding en aanmelding op basis van een eerdere CAO-aanmelding. Beide opties worden verderop in de paragraaf nog toegelicht. Formulier tussentijdse wijziging CAO Een tussentijdse wijziging van uw CAO kunt u melden door middel van het formulier Tussentijdse wijziging CAO. Dit formulier kunt u gebruiken als u een tussentijdse wijziging van uw CAO wilt aanmelden. Van een tussentijdse wijziging is sprake in al die gevallen waarin partijen bij de CAO overeenkomen een of meerdere CAO-bepalingen te wijzigen en/of een of meerdere bepalingen aan de CAO toe te voegen. Essentieel is dat de looptijd van die gewijzigde of toegevoegde bepalingen niet langer is dan de looptijd van de langstlopende bepaling van de CAO waarin de wijzigingen en/of toevoegingen zijn aangebracht. Als er wijzigingen en/of toevoegingen met een langere looptijd dan die van de bestaande CAO zijn overeengekomen, wordt dit dus niet als een tussentijdse wijziging beschouwd, maar als een nieuwe aanmelding. Nieuwe CAO s worden aangemeld door middel van het formulier Aanmelden CAO. Formulier Opzegging CAO Met behulp van het formulier Opzegging CAO kunt u de opzegging van een CAO melden. Geen opzegging van de CAO is vereist, indien dat uitdrukkelijk in de CAO is bepaald. Er is dan bijvoorbeeld bepaald dat de CAO (van rechtswege) op de overeengekomen datum eindigt (zonder dat opzegging vereist is). Melding van opzegging van een CAO is wel vereist indien de CAO een of meerdere bepalingen kent die voorzien in de mogelijkheid van (tussentijdse) opzegging en in de situatie dat hetzij artikel 19, lid 1, hetzij artikel 19, lid 2, van de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst (Wet CAO) van toepassing is. Deze situaties worden hieronder toegelicht. Wanneer een CAO voor een bepaalde tijd is aangegaan, wordt zij, tenzij bij de overeenkomst anders is bepaald, geacht telkens voor gelijke tijd, maar ten hoogste voor een jaar, te zijn verlengd, behoudens opzegging. De termijn van opzegging is, tenzij bij de overeenkomst anders is bepaald, een twaalfde gedeelte van de tijd waarvoor zij oorspronkelijk is aangegaan (artikel 19, lid 1, Wet CAO). Artikel 19, lid 2, heeft betrekking op de situatie dat de tijdsduur waarvoor de CAO is aangegaan niet bij de overeenkomst zelf is bepaald. De CAO wordt in dat geval geacht te zijn aangegaan voor een jaar met verlenging telkens voor gelijke tijd, behoudens opzegging ten minste een maand voor het einde van het jaar. Indien u een klikt op de knop voor het formulier Tussentijdse Wijziging CAO of voor het formulier Opzegging CAO, kunt u vervolgens de CAO selecteren waarvoor u een tussentijdse wijziging of opzegging wilt aanmelden. U kunt selecteren op CAO-nummer of op CAO-naam. Indien u klikt op de knop voor het formulier Aanmelden CAO, kunt u vervolgens kiezen uit twee type formulieren: Eerste CAO-aanmelding of Aanmelding op basis van een eerdere CAO-aanmelding. U kiest optie 1.Eerste CAO aanmelding als u melding doet van het sluiten van een CAO met een werkingssfeer waarvoor nog geen collectieve arbeidsovereenkomst bestond. U klikt op vervolgens op de knop Openen formulier om het formulier voor de eerste aanmelding te openen 1. In alle andere gevallen selecteert u de optie 2.Aanmelding op basis van een eerdere CAO-aanmelding. Vergelijkbaar met de aanmelding van een tussentijdse wijziging of opzegging wordt u verzocht de CAO selecteren op basis waarvan u een nieuwe aanmelding wilt doen, alvorens het formulier wordt geopend. 1 Merk op dat het CAO-nummer bij het openen van het formulier nog niet kan worden toegekend. Dit zal pas later plaatsvinden op het moment dat het formulier (lees: de aanmelding), in behandeling wordt genomen door SZW. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 6 van 6

7 Figuur 3: Keuze van het type aanmelding bij selectie van Formulier Aanmelding CAO. 6. Het invullen van een formulier In deze paragraaf worden een zestal eigenschappen van het formulier nader toegelicht, te weten 1. de tabbladen structuur 2. de vraagafhankelijkheid binnen het formulier 3. de ingebouwde datum- en invoercontroles 4. de wijze waarop bijlagen kunnen worden gekoppeld 5. de werking van de zoekfunctionaliteit 6. de wijze waarop naam, adres en woonplaats (NAW-)gegevens kunnen worden gewijzigd. Tabbladen structuur Elk formulier bestaat uit een aantal tabbladen. Elk tabblad bevat een aantal vragen die u moet beantwoorden. U kunt het formulier in willekeurige volgorde invullen door van tabblad naar tabblad te springen. De door u ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen. Toelichting bij de vragen kunt u vinden door het aanklikken van de -icoon of door middel van het aanklikken van de geelgekleurde teksten. Voor het heen- en terugspringen tussen tabbladen dient u géén gebruik te maken van de [? vorige] en [volgende?] knop van de browser. Tevens dient u géén gebruik te maken van de [? backspace] knop van uw toetsenbord. Hieronder ziet u de schermafdruk van het formulier Eerste Aanmelding CAO. Na het openen van het formulier komt men automatisch in het eerste tabblad Algemeen terecht. Figuur 4: Het formulier Eerste Aanmelding CAO. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 7 van 7

8 U ziet aan de bovenstaande schermafdruk dat het formulier zeven tabbladen heeft. Het is aan te raden de tabbladen op volgorde door te lopen, aangezien er afhankelijkheden zitten in de vraagstelling. Zo zijn in geval van een ondernemings-cao de te beantwoorden vragen bij het tabblad Toelichting afhankelijk van het antwoord dat is gegeven op de vraag die gesteld wordt bij tabblad Werknemers. Indien u eerst naar het tabblad Toelichting gaat zonder het tabblad Werknemers te hebben ingevuld, zijn de vragen `disabled. Beantwoording van deze vragen is dan niet mogelijk; het systeem kan nog niet bepalen of u de vragen moet beantwoorden. De vierkante blokjes die het nummer van het tabblad aangeven, kunnen rood of groen zijn. Groen betekent dat alle vragen bij het tabblad zijn beantwoord. Rood betekent dat niet alle vragen zijn beantwoord. U kunt het formulier alleen verzenden indien alle blokjes groen zijn. Indien u een aanmelding doet van een CAO, waarvoor u al eerder een elektronische aanmelding heeft gedaan, zijn meerdere blokjes groen bij de opening van het formulier; de gegevens die u bij de eerdere elektronisch aanmelding heeft opgevoerd, zijn reeds overgenomen in het formulier voor de nieuwe aanmelding. Dit is gedaan om de aanmelding zo gemakkelijk mogelijk te maken. U hoeft namelijk minder in te vullen, althans wanneer er geen wijziging in de gegevens heeft plaatsgevonden. Belangrijk is dat u bij de tabbladen met groene blokjes even nakijkt of de door het systeem automatisch ingevulde gegevens juist zijn. Indien gegevens na de laatste elektronische aanmelding namelijk zijn gewijzigd, bijvoorbeeld de naam van de CAO of het werknemersaantal, moeten de automatisch door het systeem opgevoerde gegevens aangepast worden. Vraagafhankelijkheid Zoals gezegd zitten er binnen een formulier afhankelijkheden in de vraagstelling. Sommige vragen worden pas gesteld naar aanleiding van uw antwoord op een andere vraag. Een voorbeeld hiervan vindt u bij het tabblad Naam. Indien u de vraag Is de naam van de CAO gewijzigd bevestigend beantwoord, kunt u vervolgens de vraag Wat is de volledige naam van de CAO beantwoorden. De vraag licht op en de naam van de CAO in het tekstveld bij deze vraag wordt aanpasbaar. Op dezelfde manier wordt de vraag Wat zijn de CAO-nummers van de CAO s die als gevolg van de fusie zijn opgehouden te bestaan alleen gesteld indien fusie als reden van naamswijziging wordt aangegeven. Hieronder vindt u de schermafdruk van het tabblad Naam bij het formulier Eerste Aanmelding CAO. De vraag Wat zijn de CAO-nummers van de CAO s die door de fusie zijn opgehouden te bestaan, is `disabled, omdat als reden voor naamswijziging niet fusie maar splitsing is geselecteerd. U ziet dat deze vraag nog wel leesbaar is. Vragen die `disabled zijn worden dus niet geheel onzichtbaar, ondanks het feit dat de beantwoording van deze vragen (technisch) niet mogelijk is. Figuur 5: Het tabblad Naam, met vragen die `disabled zijn. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 8 van 8

9 Merk op dat het ook kan zijn dat alle vragen bij een tabblad worden `disabled. Dit is het geval indien u bij een ondernemings-cao een werknemersaantal invult dat kleiner is dan In dat geval hoeft u geen toelichting te geven bij de CAO en dus niets in te vullen bij het tabblad Toelichting. Invoer- en datumcontroles Op veel vragen zitten invoer- en datumcontroles. Bij datumcontroles gaat het om de juiste invoer van data. Niet bestaande data worden automatisch gecorrigeerd of er wordt een foutmelding gegeven. Bij invoercontroles gaat het om de controle of alle verplichte vragen zijn beantwoord en de juiste tekens zijn opgevoerd. Er wordt bijvoorbeeld op gecontroleerd dat er geen letters staan op de plaats waar om een telefoonnummer of werknemers aantal wordt gevraagd. Maar er wordt bijvoorbeeld ook op gecontroleerd dat er geen looptijd van de CAO wordt ingevuld die langer is dan 5 jaar, want een CAO met en looptijd langer dan 5 jaar is wettelijk niet toegestaan. Indien het systeem een fout ontdekt bij de invoer van gegevens, krijgt u daar onmiddellijk een melding van. Ook indien u het formulier wilt verzenden, zonder dat alle vragen zijn beantwoord, volgt er een melding, namelijk dat het formulier niet kan worden verstuurd. Onderstaande schermafdruk toont een voorbeeld van een foutmelding bij een verkeerde looptijdopgave. Figuur 6: Foutmelding bij invoer van een looptijd langer dan 5 jaar. Het koppelen van bijlagen Bij een aantal tabbladen wordt gevraagd om een tekst toe te voegen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een CAO-tekst of een nota van wijziging. Door gebruik van de knop Bladeren kunt u het bestand selecteren dat u wilt toevoegen. U kunt alleen teksten toevoegen in.doc (MSWord) of.pdf(acrobat) formaat. Vergeet u niet op de knop Koppelen 2 te klikken nadat u het toe te voegen bestand hebt geselecteerd, anders wordt het bestand niet opgeslagen in het formulier. De knop Verwijderen kunt u gebruiken als u gekoppelde teksten wilt verwijderen. Hieronder ziet u een schermafdruk bij gebruik van de knop Bladeren. Nadat u op deze knop heeft geklikt verschijnt het venster Bestand kiezen zodat u het bestand dat u wilt toevoegen kunt selecteren. 2 In een enkel geval kan het gebeuren dat het niet lukt de bijlage in Word of PDF te koppelen door middel van de knop Koppelen. In dat geval kunt u contact opnemen met de Helpdesk Aanmelding On-line. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 9 van 9

10 Figuur 7: Het toevoegen van bestanden Het gebruik van de zoekfunctionaliteit Het tabblad Algemeen, het tabblad Naam en het tabblad Partijen bevatten zoekvelden, bedoeld voor het opzoeken van de indiener van de aanmelding (tabblad Algemeen), voor het opzoeken van de partijen bij de CAO (tabblad Partijen) en voor het opzoeken van de CAO die als gevolg van fusie is opgehouden te bestaan (tabblad Naam). Bij het zoeken van de indiener of de partijen bij de CAO, kan worden gezocht op naam en plaats. Bij het zoeken naar een CAO kan worden gezocht op CAO-naam of CAO-nummer. Zoeken is mogelijk door (een gedeelte van) de naam, nummer of plaats in te voeren. Vervolgens klikt u op de knop zoeken, waarna het zoekresultaat wordt getoond waaruit u de indiener, partij of CAO die u zoekt vervolgens selecteert. Hieronder volgen twee schermafdrukken die de zoekfunctionaliteit illustreren. De eerste schermafdruk toont de situatie wanneer er bij het tabblad Algemeen gezocht wordt op indieners waarvan de naam begint met de letter a. Wanneer u op het veld Kies een gevonden indiener klikt, verschijnt de lijst met zoekresultaten waaruit u de indiener selecteert. De tweede schermafdruk toont de situatie wanneer er bij het tabblad Partijen gezocht wordt op de plaats Utrecht. Uit de tabel met zoekresultaten die onder het zoekveld verschijnt, is Rabobank Nederland al geselecteerd en gekoppeld als partij bij de CAO. De Vereniging Academische Ziekenhuizen is al geselecteerd, maar moet nog worden gekoppeld als de partij bij de CAO. U doet dit door gebruik van de knop `>. Merk op dat in geval van een aanmelding van een tussentijdse wijziging van een CAO, de partijen bij de CAO tevens partij bij de tussentijdse wijziging van de CAO dienen te zijn. Daarom staan in geval van een tussentijdse wijziging de partijen bij de CAO al in de rechtertabel gekoppelde partijen waaruit zij niet kunnen worden verwijderd. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 10 van 10

11 Figuur 8a: Zoeken van de indiener van de aanmelding, op naam. Figuur 8b: Zoeken van partijen bij de CAO, op plaats. Het wijzigen van NAW-gegevens Via het tabblad Algemeen kunt u de adresgegevens van een indiener wijzigen. U selecteert de indiener en vervolgens klikt u op de link Wijzigen indienergegevens. In het scherm dat verschijnt, kunt u de gegevens wijzigen. Wanneer u daarna op Opslaan en terug klikt, worden de gewijzigde gegevens doorgevoerd in het adressenbestand van SZW. Het is dan niet meer nodig daarna nog een adreswijziging te sturen. Merk op dat wijziging van adres en naam van de contactpersoon bij de aanmelding niet via deze link kunnen worden gewijzigd. Deze gegevens kunnen direct in het formulierveld worden gewijzigd. Via het tabblad Partijen kunt u de adresgegevens van partijen bij de CAO wijzigen, vergelijkbaar met de procedure voor de wijziging van de adresgegevens van de indiener. U selecteert de partij in de rechtertabel Gekoppelde partij(en) en vervolgens klikt u op de link Wijzigen Partijgegevens om de veranderingen door te voeren. Hieronder ziet u een afdruk van het scherm dat verschijnt nadat u de link Wijzigen indienergegevens heeft aangeklikt en waar u vervolgens de gewijzigde adresgegevens kunt invullen. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 11 van 11

12 Figuur 9: Wijzigen NAW-gegevens van de indiener 7. De verzending van een formulier Indien alle tabbladen groen zijn en de vragen correct zijn beantwoord, kunt u het formulier versturen. U klikt hiertoe op de knop Verzenden onderaan het scherm. U krijgt dan een overzicht te zien van de gegevens die u heeft opgevoerd en de vraag wordt gesteld of de gegevens juist zijn. Zie hiervoor de onderstaande schermafdruk. U klikt op OK en gaat vervolgens naar de onderkant van de pagina. Daar klikt u op de knop Terug indien u gegevens wilt wijzigen en u klikt opnieuw op Verzenden indien u het formulier definitief wilt verzenden. Vergeet dus niet nadat u het overzicht heeft gezien voor de tweede maal op Verzenden te klikken om het formulier te verzenden! Figuur 10: Het overzicht van het formulier dat u te zien krijgt nadat u op de knop Verzenden heeft geklikt. 8. De correspondentie Wanneer u het formulier heeft verzonden en uw aanmelding is volledig, wordt u binnen enkele werkdagen de KVO elektronisch toegestuurd. Deze brief komt aan op het in het formulier opgevoerde adres van de indiener. De partijen bij de CAO ontvangen een kopie van de KVO op de opgevoerde adressen van de partijen in het formulier. De KVO is ondertekend met een digitale handtekening die wettelijk gelijk is gesteld aan een handgeschreven handtekening. Voor het lezen en valideren van deze handtekening, zie paragraaf 2 Voorwaarden voor gebruik van de applicatie. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 12 van 12

13 Wanneer er sprake is van een procedurele onderbreking ofwel een onvolledige aanmelding, wordt u binnen enkele dagen een procedurele onderbrekingsbrief toegestuurd. Evenals de KVO komt deze brief aan op het in het formulier opgevoerde adres van de indiener en ontvangen de partijen bij de CAO een kopie. Bij het versturen van de proceduele onderbrekingsbrief krijgt uw aanmelding de status incompleet verzonden. Het formulier moet door u aangepast worden en (opnieuw) worden verzonden. U doet dit door in het Overzicht Formulieren in het startscherm op het betreffende formulier met de status incompleet verzonden te klikken. Vervolgens wordt het formulier dat u eerder heeft verzonden geopend. U kunt het formulier aanpassen en daarna weer verzenden. De aanmelding wordt dan opnieuw in behandeling genomen. Wanneer u niet reageert op een procedurele onderbrekingsbrief door het formulier aan te passen en opnieuw te verzenden, volgt er na 2 weken een elektronische rappelbrief. Indien u hier niet op reageert wordt de aanmelding gearchiveerd na expiratie van de CAO. Dit betekent dat u het verzonden formulier dan niet meer kunt aanpassen en u een geheel nieuwe aanmelding van de CAO moet doen, ofwel een nieuw formulier moet invullen. 8. Inzage in uw elektronische dossier U kunt uw gegevens met betrekking tot een aanmelding on-line terug te zien in uw elektronische dossier. U komt in uw dossier terecht wanneer u klikt op de button Dossier in de oranje balk links bovenin het scherm. In dit dossier staan de formulieren die u heeft verzonden of namens u zijn verzonden 3, de KVO s en de eventuele procedurele onderbrekingsbrieven die daaraan zijn voorafgegaan. Alleen gegevens met betrekkin tot afgeronde procedures staan in het dossier. U krijgt alleen toegang tot de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmeldingen 4. Als u in het dossier bent, dient u de CAO te selecteren waarover u gegevens bij de aanmelding(en) wilt inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dossier met de lijst van CAO s die dit dossier bevat, waaruit een CAO dient te worden geselecteerd. Figuur 11: Selectie van CAO in het elektronische dossier. Wanneer u een CAO heeft geselecteerd, krijgt u een overzicht van de (formulieren bij de) elektronische aanmeldingen en een overzicht van de door SZW gekoppelde documenten bij de aanmeldingen. Hieronder ziet u een schermafdruk van de overzichten behorend bij TEST CAO WLV NUMMER 4. Klikt u in het overzicht op een formulier, dan krijgt u een overzicht te zien van de gegevens die u heeft opgevoerd in het formulier. Klikt u in het overzicht op een door SZW gekoppeld document (in het voorbeeld zijn het allen KVO s), dan krijgt u de inhoud van het document te zien in.pdf formaat. 3 Indien u partij bent bij de CAO maar de CAO niet zelf aanmeldt, kunt u tevens toegang tot het elektronisch krijgen. Hiervoor dient u een inlognaam-wachtwoord combinatie aan te vragen of een andere door de minister erkende elektronische handtekening, op dezelfde wijze als degenen die de CAO aanmelden. Zie hiervoor ook de toelichting bij Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van, directie Arbeidsverhoudingen, nr. AV/CAM/2003/ tot wijziging van het Besluit. 4 De vertrouwelijkheid van de informatie in het elektronische dossier wordt door de Minister gewaarborgd door de inlogprocedure en een firewall tussen het internet en de database waarin alle gegevens zijn opgeslagen. De inlogprocedure garandeert dat degene die toegang heeft tot de database alleen de gegevens met betrekking tot de eigen elektronische aanmeldingen kan terugzien. De firewall garandeert dat alleen degenen die geautoriseerd zijn, dat wil zeggen de partijen bij de CAO en degenen die namens de partijen de CAO elektronisch aanmelden, toegang hebben tot de database. Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 13 van 13

14 Figuur 12: Gegevens bij TEST CAO WLV NUMMER 4 in het elektronische dossier Versie: 1.0 Laatst gewijzigd: 16 september 2004 Pagina 14 van 14