Geachte leden van de raad,

Transcriptie

1 Aan: de gemeenteraden van Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden- Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer Afschrift aan: de colleges van burgemeester en wethouders van Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden- Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer Geachte leden van de raad, Conform de Gemeenschappelijke Regeling Inkoopbureau H-10 zenden wij u de jaarrekening 2018 en de conceptbegroting 2020 met toelichting toe. De jaarrekening 2018 en conceptbegroting zijn tot stand gekomen in overleg met de tien deelnemende gemeenten. Met betrekking tot de conceptbegroting 2020 kunt u binnen acht weken na ontvangst uw zienswijze bij het bestuur naar voren brengen. Graag ontvangen wij uw zienswijze uiterlijk 15 juni 2019, zodat wij voor 15 juli de begroting kunnen vaststellen en aan de colleges en Gedeputeerde Staten toezenden. In de tweede helft van 2017 is een reëler inzicht gekomen in de benodigde capaciteit dat verband houdt met taken (en verbreding daarvan) en verwachtingen vanuit de samenwerkende gemeenten. Op basis van deze ontwikkelingen is een gewijzigde begroting 2018 ingediend. De verbreding van de taken en de verwachtingen vanuit de samenwerkende gemeenten worden versterkt door de complexiteit van het financieel administratief proces jeugdhulp. De complexiteit zit met name in de ketengericht uitvoering en het systematisch (en gestructureerd) verzamelen van de informatie in deze keten. Daarnaast wordt in afwachting tot nadere besluitvorming over de toekomst van de GR de ingezette professionalisering van het Inkoopbureau H-10 gecontinueerd en doorontwikkeld. Hierbij is gekozen om op sleutelposities ervaren specialisten in te huren en het Inkoopbureau H-10 maximaal flexibel te houden tot nadere besluitvorming over de toekomst van de samenwerking op het gebied van jeugdhulp binnen regio H10. Voorts heeft gedurende 2018 de kostenontwikkeling van de jeugdhulp gezorgd voor meer aandacht voor rapportages, analyses en toelichting per gemeente. Er zijn intensievere contacten met jeugdhulpaanbieders en de individuele gemeenten om tot lokale bijstuurmogelijkheden te komen. Deze activiteiten hebben geleid tot acties in 2018 die in 2019 worden voortgezet. Samen met de deelnemende gemeenten werkt het Inkoopbureau H-10 aan (beheers)maatregelen om die zorgdragen voor ombuiging in de kostenontwikkeling jeugdhulp. Deze extra focus op het contractmanagement vraagt meer inzet van personele capaciteit. De verbeterde lokale samenwerking met de gemeenten is verder versterkt door periodieke accountgesprekken met gemeenten. Het vorenstaande zorgt ervoor dat extra kosten worden gemaakt om de ketengerichte uitvoering en de informatievoorziening (inclusief rapportering) kwalitatief op het gewenste niveau te brengen en te houden. De reeds vermelde financieel-administratieve complexiteit werkt overigens niet alleen door in de personele behoefte, maar ook in de te ramen accountants- en ict-kosten. De benodigde budgetten zijn nu, voor zover bekend, volledig in de begroting van het Inkoopbureau opgenomen. In uw zienswijze betreffende de begroting 2019 heeft ons gevraagd om een aantal maatregelen in te stellen voor bijvoorbeeld het juist behandelen van contracten en het voorkomen van budgetoverschrijdingen. Deze maatregelen heeft het Inkoopbureau in samenwerking met de 10 deelnemende gemeenten ontwikkeld waarbij de focus is gelegd op de lokale situatie. In 2018 hebben er een aantal belangrijke (openbare) aanbestedingen plaatsgevonden en het Inkoopbureau H-10 zal vooralsnog geen begrotingswijziging over 2019 indienen. In de tweede helft van 2019 heeft het Inkoopbureau H-10 hier meer zicht op. Wij gaan er van uit hiermee afdoende te hebben geïnformeerd. Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Inkoopbureau H-10 hoogachtend, P.A. Vreugdenhil Voorzitter B.A. van Eijck Secretaris

2 2018 Jaarstukken 2018 Zoetermeer, 08 april 2019 Pagina 0 van 29

3 Pagina 1 van 29

4 Inhoud Bestuursverslag... 3 Directieverslag Samenvattend resultaat Inleiding Leeswijzer Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming Organogram/samenstelling bestuur en directie Programmaverantwoording Inleiding Het volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigen van belangen door het Inkoopbureau Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement Het ontvangen en beoordelen van de facturen van de aanbieders (inclusief controle op woonplaatsbeginsel) Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder en overschrijdingen Wat hebben de doelen gekost en opgebracht? Paragrafen Inleiding Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf Financiering Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarrekening Overzicht van baten en lasten Toelichting op het overzicht van baten en lasten Balans Toelichting op de balans Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling SiSa bijlage (Single information Single audit) Overzicht Wet Normering Topinkomens Bijlage: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Bijlage: Toetsingskader rechtmatigheid Pagina 2 van 29

5 Bestuursverslag Met genoegen presenteer ik u de jaarstukken 2018 van de gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 24 november 2014 en sindsdien zijn er op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt als eigenaar van het Inkoopbureau H10 op zorgvuldige uitvoering van het inkoopproces (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende opdrachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de inkooptaken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten sluiten een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Per 1 januari 2018 is de dienstverleningsovereenkomst vertaald naar een uitvoeringsprogramma tussen het Inkoopbureau H10 en de deelnemende gemeenten. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringssorganisatie. Benoeming van het bestuur De drie bestuursleden kiezen uit hun midden de heer Vreugdenhil als voorzitter en mevrouw Parbhudayal als plaatsvervangend voorzitter. Regelgeving Het bestuur heeft het reglement van orde, de mandaatregeling, het volgen van de algemene voorwaarden inkoop (Jeugdhulp) VNG;; de financiële verordening en de archiefregeling vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actualisatie van de regelgeving geïnformeerd. In het verslagjaar 2018 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De begroting 2019 is vastgesteld. Privacy protocol Het Inkoopbureau H10 heeft in het kader van zijn verantwoordelijkheid als bewerker van persoonsgegevens een eigen verantwoordelijkheid om privacy te borgen in de organisatie en werkprocessen. Om dit te realiseren en te voldoen aan de wettelijke eisen is een Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Daarnaast is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Met deze verordening is de verantwoordelijkheidsdruk voor het Inkoopbureau H10 vergroot. Het Inkoopbureau H10 heeft een analyse uitgevoerd op de AVG-compliance. Uit de analyse is gebleken dat het Inkoopbureau H10 voldoet aan de AVG. Tegelijkertijd is het Inkoopbureau H10 geadviseerd een aantal in het kader van de AVG beleidsmatige aanpassingen door te voeren.. Pagina 3 van 29

6 Verordeningen en normatiek GR Het Inkoopbureau H10 heeft conform de vastgestelde verordeningen uitvoering gegeven aan de opgedragen taken. Het Inkoopbureau H10 heeft in 2018 hierover gerapporteerd aan het bestuur en de deelnemende gemeenten. Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van het Inkoopbureau H10 voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverlening. Naaldwijk, 08 april Drs. P.A. Vreugdenhil Voorzitter Pagina 4 van 29

7 Directieverslag Met deze jaarstukken legt het Inkoopbureau H10 verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Oprichting De gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10 is in november 2014 formeel opgericht. Door de druk op de capaciteit van het Inkoopbureau H10 was het noodzakelijk om prioriteiten te stellen. Naast invulling geven aan de primaire taak: inkoop, contractmanagement en declaratiecontrole van de Jeugdhulp. Heeft het Inkoopbureau H10 regie gevoerd op de bedrijfsvoeringsaspecten in de Jeugdhulpketen, bestaande uit de gemeenten, jeugdhulpaanbieders en het Inkoopbureau en de informatievoorzieningsketen geoperationaliseerd. De verdere vervolmaking hiervan vindt in 2019 plaats. Bewogen jaar Het jaar 2018 is voor het Inkoopbureau H10 een bewogen jaar geweest op zowel bestuurlijk vlak als organisatorisch. Er hebben meerdere personele wisselingen plaatsgevonden. Het Inkoopbureau H10 is samen met de deelnemende gemeenten aangevangen met de aanbesteding van de jeugdhulp voor de jaren Hierin bepalen de H10-gemeenten de beleidsmatige keuzes en verzorgt het Inkoopbureau H10 de daadwerkelijke contractering. Tegelijkertijd heeft de implementatie en operationalisering van de aanbesteding jeugdhulp 2018 plaatsgevonden. Het Inkoopbureau H10 heeft dit voor 206 contractanten gedaan. Vanuit de opdracht van het GR bestuur is er een koerswijziging ingezet. Deze heeft vooral geleid tot een meer intensieve en betere samenwerking tussen het Inkoopbureau en de 10 individuele deelnemende gemeenten. Maandelijks neemt het Inkoopbureau H10 de lokale ontwikkelingen door met iedere gemeente om daarmee beter inzicht te creëren in de lokale situatie zodat er zowel lokale als regionale interventies kunnen worden gepleegd. Deze verbeterde samenwerking heeft zich in 2018 voortgezet waardoor de administratieve ketenprocessen (bij gemeenten, jeugdhulpaanbieders en Inkoopbureau H10) beduidend zijn verbeterd. Hierdoor is het Inkoopbureau H10 in staat eerder en beter inzicht te geven in de ontwikkelingen. Begroting en resultaat De gewijzigde begroting 2018 is op 10 september 2018 formeel vastgesteld; de meerjarenbegroting loopt door tot na 31 december Dit is een wettelijke verplichting vanuit het BBV. De gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10 is in 2018 verlengt tot 1 januari Het resultaat over 2018 is Bedrijfsvoering Personele formatie In de primitieve begroting 2018 werd rekening gehouden met een formatie van 18,4 fte.. Door regionale ontwikkelingen en de dynamiek binnen de regio is niet op alle vacante formatieplekken geworven. De vacante formatieplekken zijn door middel van flexibele inzet ingevuld, hierdoor is minder op FTE-basis ingezet dan begroot, zodat de realisatie binnen de begroting kon blijven. Huisvesting Het Inkoopbureau H10 is gehuisvest in het gemeentehuis van de Gemeente Zoetermeer. Hiervoor zijn vooraf afspraken gemaakt over huur, werkplekken, toegang systeem, ondersteuning P&O etc. In 2018 is verhuisd binnen het nieuwe kantoorconcept van de gemeente Zoetermeer. Pagina 5 van 29

8 Bedrijfsvoering Het Inkoopbureau H10 heeft naar aanleiding van een nadere analyse de diensten declaratieverwerking en leeromgeving in 2018 in overeenstemming met de aanbestedingswet 2012 aanbesteed. De nieuwe ICT diensten zijn per 1 januari 2019 geoperationaliseerd. De bedrijfsvoering van het H10 Inkoopbureau heeft in 2018 de continuïteit van de dienstverlening kunnen waarborgen. Desondanks zal het Inkoopbureau H10 in 2019 investeren in de bedrijfsvoering om de gewenste stabiliteit en kwaliteit te bereiken. Met name op het gebied van informatievoorziening, procesgang en communicatie is verdere verbetering/optimalisatie benodigd. Dienstverlening Contractmanagement Het Inkoopbureau H10 heeft het contractmanagement ingericht. Iedere zorgaanbieder met een omzet van 1 miljoen of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 40 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume. Aanbesteding jeugdhulp H In de afgelopen periode heeft het H10 Inkoopbureau in opdracht van de 10 deelnemende gemeenten de (openbare) aanbesteding jeugdhulp H uitgevoerd. Dit heeft geresulteerd in de contractering van 206 jeugdhulpaanbieders per 1 januari Declaraties De druk op de Jeugdhulpaanbieders om maandelijks te declareren heeft geresulteerd in het gegeven dat het merendeel van de (grotere) jeugdhulpaanbieders zijn ultimo 2018 bij met declareren. Het gevolg hiervan is dat de verstrekte voorschotten 2017 inmiddels door het Inkoopbureau vrijwel zijn verrekend en dat het aantal ingediende openstaande declaraties is afgenomen. Deze ontwikkeling wordt in 2019 doorgezet en actief bestuurd door het Inkoopbureau in de rol van ketenregisseur. Managementinformatie & Prognoses Het Inkoopbureau H10 levert op basis van de ingediende declaraties managementinformatie aan de gemeenten. Rapportages richten zich aan de ene kant op het verschaffen van inzicht in de uitnutting van de budgetplafonds en garanties per leverancier per gemeente en aan de andere kant op de toestand en kwaliteit van het ketenproces. In 2019 zal het Inkoopbureau H10 in samenwerking met de deelnemende gemeenten de managementinformatie verder professionaliseren en optimaliseren. Hier wordt in samenwerking met de gemeenten ook aansluiting op de gemeentelijke begrotings- en verantwoordingscyclus aangesloten. Om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatie te verbeteren gaat het Inkoopbureau H10 in 2019 in continuïteit investeren in onderzoek en analyse. Zoals aangegeven worden de prognoses maandelijks doorgenomen met iedere gemeente (accountgesprek) om tot lokale analyses en duidingen te komen. Hiermee zal de kwaliteit van de managementinformatie gaan toenemen en wordt lokale sturing beter door het Inkoopbureau H10 gefaciliteerd. Goedkeurende controleverklaring ingekochte zorg Het Inkoopbureau H10 heeft in samenwerking met de deelnemende gemeenten in 2018 voorgesteld om het landelijk accountantsprotocol van toepassing te verklaren voor de controle van de productieverantwoording van de jeugdhulpaanbieders. In eerdere jaren was het regionaal accountantsprotocol van H10 van toepassing. De toepassing van het landelijk accountantsprotocol past meer bij het normenkader van de VNG (ISD (informatievoorziening sociaal domein)). Op basis van de door het Inkoopbureau H10 opgestelde analyses, berekeningen en cijferopstelling wordt naar verwachting over 2018 een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording Pagina 6 van 29

9 ingekochte zorg t/m ontvangen. Op dit moment is de controle van de accountant nog lopende en zal op 10 april 2019 worden afgewikkeld. Dienstverleningsovereenkomst en uitvoeringsprogramma De deelnemende gemeenten hebben per 1 januari 2018 met het H10 Inkoopbureau de dienstverleningsovereenkomst geprolongeerd met 1 jaar. Daarnaast heeft het H10 Inkoopbureau in samenwerking met de deelnemende gemeenten het uitvoeringsprogramma opgesteld en vastgesteld. Het Inkoopbureau H10 heeft dit programma per 1 januari 2018 geoperationaliseerd. Uit hoofde van het uitvoeringsprogramma is in 2018 invulling gegeven aan maandelijkse accountgesprekken tussen gemeenten en het Inkoopbureau, en contractmanagementteams bestaande uit gemeenten en het Inkoopbureau die kwartaalgesprekken zijn gevoerd met jeugdhulpaanbieders. Door het voeren van accountantsgesprekken is de voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van de geprognotiseerde kosten jeugdhulp per gemeente aanzienlijk toegenomen. Voorts is de managementinformatie nader geduid en lokale context toegevoegd. Zoetermeer, 08 april B.A. van Eijck Directeur Pagina 7 van 29

10 1 Samenvattend resultaat 1.1 Inleiding De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening. Met deze jaarstukken legt het Inkoopbureau H10 hierna te noemen het Inkoopbureau verantwoording af over het in 2018 gevoerde beleid. 1.2 Leeswijzer De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2018 vastgestelde beleid als uitgangspunt. Voor het programma van het Inkoopbureau wordt ingegaan op de drie w-vragen : Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen t/m beantwoord. Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen t/m beantwoord. Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf beantwoord. In de programmaverantwoording zijn gekwalificeerde indicatoren opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelichtingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn. 1.3 Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2018 Het rekeningresultaat bedraagt positief. Op de programmarekening heeft het Inkoopbureau geen begrotingsoverschrijding gerealiseerd. Tevens is de opdracht bij de begrotingswijziging 2018 om de negatieve reserve te elimineren hiermee gerealiseerd. Voorgesteld wordt het positieve exploitatieresultaat ultimo 2018 te verwerken in de algemene reserve. Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2018 opgebouwd uit: Tabel: Algemene reserve ve (bedragen in gehele euro s) Algemene reserve Bedrag Balans ultimo / Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming Pagina 8 van 29

11 1.4 Organogram/samenstelling bestuur en directie Bestuur Directeur H10 Directeur Inkoopbureau Secretariaat I&A (CISO) Control Inkoop en contractmanagement Declaratieservices Ketenregie Contractmanagement Declaratieservices Business Intelligence Contractbeheer BPR Samenstelling bestuur per 31 december 2018 Voorzitter: dhr. P.A. Vreugdenhil (wethouder gemeente Westland) Lid: mevr. K. Parbhudayal (wethouder gemeente Den Haag) Lid: mevr. I. Zweert de Jong (wethouder gemeente Wassenaar) Secretaris: dhr. B.A. van Eijck (directeur Inkoopbureau H10) Samenstelling directie per 31 december 2018 Directeur: de heer B.A. van Eijck Pagina 9 van 29

12 2 Programmaverantwoording 2.1 Inleiding Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het Inkoopbureau de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is het Inkoopbureau belast met de volgende in de begroting 2018 verfijnde taken: Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement; Het ontvangen en beoordelen van de facturen van de aanbieders (inclusief controleren op toewijzing (JW301)) en het doorzetten van de desbetreffende facturen naar de verantwoordelijke gemeenten; Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder en overschrijdingen; 2.2 Het volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigen van belangen door het Inkoopbureau Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt Wat hebben we gedaan Het Inkoopbureau heeft in 2018 met aanbieders van Jeugdhulp een contract voor 2018 afgesloten. Door inzet van een regionaal projectteam is de aanbesteding Jeugdhulp Regio Haaglanden (H10) 2018 t.b.v. Jeugd en Opvoedhulp, JGGZ, EED, Voormalig AWBZ en Curatieve GGZ gerealiseerd. Daarnaast heeft het Inkoopbureau geanticipeerd in de volgende aanbestedingen: Gecertificeerde Instellingen 2018 Opname (bed en behandeling) in samenwerking met de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond Het Inkoopbureau heeft de contracten geïmplementeerd in haar systeem. Het betreft 159 jeugdhulpaanbieders voor Jeugdhulp Regio Haaglanden, 10 contracten Gecertificeerde Instellingen en 3 contracten Opname. In totaal zijn 206 contracten geïmplementeerd en geoperationaliseerd (enkele aanbieders hebben meerdere contracten). De voor 2018 niet gecontracteerde partijen konden gedurende maximaal 4 maanden de doorlopende zorg declareren conform het oude contract dat zij in 2017 hadden. Daarnaast heeft de VNG namens alle gemeenten afspraken gemaakt conform het Landelijke Transitie Arrangement (LTA). Bereikte efficiencyslagen: - Kwartaalgesprekken met zorgaanbieders met omzet hoger dan 1 miljoen; - Gesprekken m.b.t. (dreigende) overschrijding budgetindicatie; - Accountgesprekken met de deelnemende gemeenten; Pagina 10 van 29

13 2.2.2 Het ontvangen en beoordelen van de facturen van de aanbieders (inclusief controle op woonplaatsbeginsel) Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van de aanbieders (inclusief uitvoeren controle op woonplaatsbeginsel) en het doorzetten van de desbetreffende facturen naar de verantwoordelijke gemeenten Wat hebben we bereikt Wat hebben we gedaan In 2018 zijn factuurregels (bron: Zorgned) in ontvangst genomen. In het totaal is in 2018 voor 256,6 miljoen aan jeugdzorg betaalbaar gesteld waarvan 73,6 miljoen betrekking had op voorgaande boekjaren. Het indienen van de facturen door aanbieders van Jeugdhulp is in 2018 wederom verbeterd ten opzicht van 2015, 2016 en Desondanks heeft het Inkoopbureau bij een aantal Jeugdhulpaanbieders moeten rappelleren voor het indienen van facturen. De gemiddelde achterstand in declareren bedroeg circa 30 miljoen. Dit werkte complicerend voor het prognosticeren van de kosten jeugdhulp in In 2018 zijn de uitstaande voorschotten vrijwel volledig verrekend dan wel teruggevorderd. Per ultimo 2018 hebben slechts drie zorgaanbieders nog een bedrag aan voorschot openstaan. Deze zullen in de loop van 2019 afgerekend worden Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder en overschrijdingen Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder en overschrijdingen t.o.v. de budgetindicatie Wat hebben we bereikt Wat hebben we gedaan Gedurende 2018 heeft het Inkoopbureau op verschillende momenten een analyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder en overschrijdingen) en via het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) gedeeld met de Gemeenten. Deze prognoses werden maandelijks bijgesteld op basis van nieuwe financiële inzichten. Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In de maanden mei, juni, juli, augustus, september, oktober en november heeft het Inkoopbureau een analyse gemaakt van de geschatte uitnutting ultimo Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO. In januari en in februari 2019 heeft het Inkoopbureau deze schatting nogmaals gemaakt. Bij deze schattingen zijn de ontvangen productieverantwoordingen betrokken. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO en de accountant van het H10 Inkoopbureau. Ketenregie H10 Inkoopbureau: Maandelijks zijn accountgesprekken gevoerd met de deelnemende gemeenten. Hierbij zijn signalen uitgewisseld inzake: achterstanden verzoeken om toewijzingen, achterstanden bij indienen declaraties; mogelijke overschrijding budgetindicatie jeugdhulpaanbieders; duiding kostenoverschrijding bij gemeente; mogelijke maatregelen om kostenoverschrijding te beperken. In 2018 heeft het H10 Inkoopbureau de sturing en beheersing (middels additionele monitoring) op de jeugdhulpaanbieders aangescherpt. Dit heeft onder andere in het volgende geresulteerd: Stringente analyse op kostenontwikkeling van jeugdhulpaanbieders Pagina 11 van 29

14 In breder verband met samenwerkende gemeenten heeft het H10 Inkoopbureau duidingssessies georganiseerd betreffende kostenontwikkeling specifieke jeugdhulpaanbieders Gesprekken met samenwerkende gemeenten met betreffende specifieke jeugdhulpaanbieders inzake de kostenontwikkeling en het maatschappelijke effect hiervan In bovengenoemde processen is gebruik gemaakt van additionele expertise op zowel juridisch als financieel terrein Wat hebben de doelen gekost en opgebracht? Het realiseren van de op de voorgaande pagina s genoemde doelen heeft in totaal gekost. De ontvangen bijdragen over 2018 zijn Het verschil is positief wat toegevoegd wordt aan de (negatieve) algemene reserve. Pagina 12 van 29

15 3 Paragrafen 3.1 Inleiding In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het Inkoopbureau. Om die reden zijn de paragrafen lokale heffingen, grondbeleid, onderhoud kapitaalgoederen en verbonden partijen niet opgenomen. 3.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico s voor het Inkoopbureau. De omvang van deze risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of het Inkoopbureau over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het Inkoopbureau middelen beschikbaar heeft om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het Inkoopbureau heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 10 gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling gemeenschappelijke regeling H10 zijn de 10 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van het Inkoopbureau kunnen twee posten worden gerekend: - Reserves (vooralsnog zijn er geen reserves opgebouwd); - Post onvoorzien. Na uitnutting van deze capaciteit is het Inkoopbureau op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Risico s (=benodigde vermogen) Uit het geheel van de geïnventariseerde bedrijfs- en bestuur risico s worden de hiernavolgende risico s per peildatum december 2018 specifiek benoemd: Risico Te grote variëteit in wensen van deelnemers waardoor niet de gewenste noodzakelijke efficiency kan worden bereikt. Maatregel Het Inkoopbureau heeft verschillende additionele activiteiten uitgevoerd naar de wensen en behoeften van de deelnemende gemeenten. Het Inkoopbureau heeft zich tijdelijk versterkt op de volgende terreinen: financieel administratief en functioneel beheer (voor het inregelen van het administratieve proces), inkoop, en juridische taken (als overbrugging totdat de definitieve formatie compleet was). Pagina 13 van 29

16 Terugtredende deelnemers en/of het niet doorzetten van de GR per 1 januari 2019 hebben een risico voor de continuïteit van het Inkoopbureau. Risico s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van het Inkoopbureau (reguliere taakuitvoering). Technische incidenten zoals gebouwen, ICT, administratieve organisatie, archief e.d. Gedragsrisico s: integriteit, fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van bevoegdheden, rechtmatigheid. Externe onvoorziene ontwikkelingen: benodigde investeringen vanwege wettelijke ontwikkelingen. Onvoorziene omstandigheden als gevolg van de opbouwfase van het Inkoopbureau zoals archiefvorming en ICT die niet in beginsel waren voorzien. Het risico van extra dan wel hogere kosten i.v.m. noodzakelijke aanpassing hard- en software die in de opstartfase niet is voorzien. Het risico dat de werkzaamheden meer personele capaciteit vragen dan vooraf ingeschat. Wijzigingen wet meldplicht datalekken en de AVG. Per is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De AVG vervangt de privacywet Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Terugtreding is alleen mogelijk volgens de uittredingsafspraken in de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast dienen, conform de bepalingen van artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling, de deelnemende gemeenten een besluit te nemen over het al dan niet voortzetten van de gemeenschappelijke regeling. Besloten is de GR voort te zetten tot 1 januari Er is een aantal verzekeringen afgesloten. In voorkomend geval (aanschaf hardware) is een beroep gedaan op de post onvoorzien of de overige weerstandscapaciteit. In de financiële verordening zijn spelregels opgenomen voor rechtmatigheid. Er is een vervolg gemaakt met de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle. Verschuivingen in zorgsoorten, kostenstijgingen en andere ontwikkelingen hebben spanning geleverd op de personele bezetting van het Inkoopbureau. Er heeft extra inhuur plaatsgevonden. In voorkomend geval is er een meldingsplicht vanuit het Inkoopbureau naar het bestuur en worden gezamenlijk de acties uitgezet en bepaald. In de opstartfase is meer uitgegeven aan hard- en software dan was begroot. Enerzijds zijn de kosten hoger uitgevallen en anderzijds heeft het Inkoopbureau (door omstandigheden) ICT middelen aangeschaft. Met de implementatie van nieuwe software in 2018/2019 blijft dit risico bestaan. De in 2015/2016 aangeschafte apparatuur (telefoons, computers en laptops) zijn inmiddels aan vervanging toe. Hiervoor heeft geen reservering plaatsgevonden. Per apparaat wordt beoordeeld wanneer deze vervangen moet worden. Door additionele wensen en behoeften van gemeenten (vermeerdering van activiteiten voor het Inkoopbureau) was additionele personele capaciteit benodigd. Er heeft extra inhuur plaatsgevonden. De Wbp/AVG bepaalt (onder meer) dat persoonsgegevens door middel van passende technische en organisatorische maatregelen dienen te worden beveiligd. De gegevens moeten derhalve niet alleen op technische wijze worden beschermd tegen toegang door derden, maar een organisatie dient er bijvoorbeeld ook intern voor te zorgen dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor die onderdelen van een bedrijf of concern die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Indien hier niet aan voldaan wordt kan er een boete worden opgelegd tot een maximum van Indien de bestuurder verwijtbaar is, kan deze boete bij de bestuurder worden neergelegd. In samenwerking met de 10 deelnemende gemeenten is een protocol over gegevensverwerking vastgesteld. Het H10 Inkoopbureau heeft in 2018 de AVG-compliance geïmplementeerd en uitgevoerd. Pagina 14 van 29

17 Implementatie nieuwe (ICT) software pakketten. Het jeugdportaal en de leeromgeving zijn aanbesteed en gegund. De implementatie heeft inmiddels plaatsgevonden. De bovengenoemde risico s kunnen niet afzonderlijk gekwantificeerd worden. De waarschijnlijkheid waarbij deze risico s zich kunnen manifesteren wordt door het Inkoopbureau ingeschat op gemiddeld. Deze classificatie komt overeen met een (geschatte) benodigde omvang van het weerstandsvermogen van het Inkoopbureau van 15% van de omzet zijnde * 15% = De verhouding tussen het nieuwe saldo van de Algemene reserve met het gewenste weerstandsvermogen = 5,6% (Eur : Eur ) en derhalve niet toereikend. Dit wordt opgevangen door artikel 23 lid 2 van de regeling gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10 waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het Inkoopbureau. Kengetallen en kengetallen in relatie tot financiële positie 1 Kengetal Jaarrekening 2017 Jaarrekening 2018 Netto schuldquote -0,82% -1,46% Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen -0,82% -1,46% Solvabiliteitsratio -19,4% 1,48% Grondexploitatie n.v.t. n.v.t. Structurele exploitatieruimte 0,0% 0,0% Belastingcapaciteit n.v.t. n.v.t. De netto schuldquote is substantieel afgenomen. De solvabiliteitsratio is substantieel toegenomen. 3.3 Paragraaf Financiering Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarstukken op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting met een minimum bedrag ad ,-. Aan dit criterium is voldaan. Het treasurystatuut sluit aan op de wet FIDO, waarbij het uitgangspunt is dat alleen geleend wordt voor kapitaaluitgaven die de reguliere bedrijfsvoering betreffen. Het Inkoopbureau heeft geen leningen afgesloten. In het treasurystatuut wordt tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten niet is toegestaan. Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMUschuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, verminderd de externe financieringsbehoefte van het Rijk. 1 In de begroting 2018 waren de kengetallen niet opgenomen. Pagina 15 van 29

18 Het H10 Inkoopbureau doet aan schatkistbankieren. Het H10 Inkoopbureau heeft ervoor gekozen om de BNG opdracht te geven standaard elke dag bedragen boven de af te romen. Dit is lager dan het drempelbedrag. Het H10 Inkoopbureau voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren. 3.4 Paragraaf Bedrijfsvoering De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie Ultimo 2018 had het Inkoopbureau een formatie van 18,4 FTE. In de primitieve begroting 2018 werd rekening gehouden met een formatie van 18,4 fte. Door regionale ontwikkelingen en de dynamiek binnen de regio is niet op alle vacante formatieplekken geworven. Per 1 januari 2018 heeft het H10 Inkoopbureau met de samenwerkende gemeenten een uitvoeringsprogramma vastgesteld. Het uitvoeringsprogramma bevat zowel reguliere taken van het H10 Inkoopbureau als incidentele taken toebedeelt door de samenwerkende gemeenten. Deze incidentele taken hebben spanning opgeleverd bij de aanwezige personele capaciteit. Hiervoor heeft extra inhuur plaatsgevonden. Voor de extra inhuur heeft het H10 Inkoopbureau additionele afspraken gemaakt (gebaseerd op het uitvoeringsprogramma) met de samenwerkende gemeenten. Financieel beheer en Administratieve Organisatie Het Inkoopbureau heeft onder andere de financiële verordening en beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) op- en vastgesteld. Uiteraard betreft het hier een doorlopend proces waardoor actualisatie continue de aandacht heeft. Er is een start gemaakt met het control framework. Dit wordt in 2019 geïmplementeerd en uitgevoerd. Planning en Control Het Inkoopbureau heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er is een halfjaarsrapportage opgesteld en aangeboden aan het bestuur. Het bestuur heeft deze rapportage vastgesteld. Informatisering en automatisering In 2018 heeft het H10 Inkoopbureau wederom een aantal maatregelen getroffen om te voldoen aan de steeds strenger wordende privacy- en beveiligingseisen voor geautomatiseerde systemen. Het H10 Inkoopbureau voldoet nu aan de daaraan te stellen eisen. Daarnaast is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Met deze verordening is de verantwoordelijkheidsdruk voor het H10 Inkoopbureau vergroot. Het H10 Inkoopbureau heeft een analyse uitgevoerd op de AVG compliance. Het H10 Inkoopbureau voldoet (met een aantal aanbevelingen) aan de AVG compliance. Deze aanbevelingen worden geïmplementeerd. Voorts heeft het H10 Inkoopbureau in 2018 de belangrijkste ICT diensten Europees aanbesteed en gegund. Inmiddels heeft de implementatie van deze diensten plaatsgevonden. Rechtmatigheid De accountant geeft een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en een oordeel over rechtmatigheid af. Pagina 16 van 29

19 De aard van de verklaring goedkeurend, met beperking of afkeurend is afhankelijk van de feitelijke omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden. Een goedkeurende verklaring wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaalomvang van maximaal 1% van het begrotingstotaal; een verklaring met beperking bij onrechtmatigheden met een totaal omvang tussen de 1 en 3% van de omvangsbasis. Bij onzekerheden betreft dit tussen de 3-10%. Pagina 17 van 29

20 4 Jaarrekening 4.1 Overzicht van baten en lasten Op de volgende pagina's vindt u het overzicht van baten en lasten. In dit overzicht kunt u informatie vinden over de financiën van het Inkoopbureau over De tabel op de volgende pagina bevat zowel de nominale begroting 2018 als de realisatie De primitieve begroting 2018 geeft aan welke lasten (=kosten) en baten (= opbrengsten) het bestuur op 30 juni 2017 geautoriseerd heeft voor Op 10 september 2018 heeft het bestuur de gewijzigde begroting 2018 vastgesteld. De realisatie 2018 geeft aan welke baten en lasten gerealiseerd zijn in Ten behoeve van vergelijkend cijfermateriaal is de realisatie 2017 opgenomen. Het resultaat na bestemming, dat wil zeggen nadat de onttrekkingen aan en stortingen in de algemene reserve hebben plaatsgevonden, bedraagt Tabel: Algemene reserve (bedragen in gehele euro s) Algemene reserve Bedrag Balans ultimo / Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming Het Inkoopbureau heeft één programma; uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Deze taak kent volgens artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling drie deeltaken: Uitvoering van de gezamenlijke inkoop en contractering dat wil zeggen het bepalen van de wijze van inkoop, de inkoopprocedure en het contract en leveranciersmanagement; Het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren (gecombineerde inkoop); Het op verzoek van een individuele (of cluster van) gemeente(n) contracteren met leveranciers (individuele inkoop en contractering). Pagina 18 van 29

21 LASTEN Realisatie 2017 Overzicht van baten en lasten 2018 Primitieve begroting 2018 Begroting na wijziging 2018 Realisatie 2018 Verschil t.o.v. begroting Personele formatie Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Uitvoering administratieve taken Vrijval voorziening verplichtingen, verliezen en -/ risico s Tijdelijke krachten Subtotaal -/ A Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering (excl. huisvesting B en ict) en Accountantskosten Berichtenverkeer Jeugd/ICT Berichtenverkeer en ICT C Huisvesting Huisvesting (inclusief werkplek, D schoonmaak, belasting en PC's) Opstartkosten ICT Infrastructuur en systeem Subtotaal / Onvoorzien (5%) E Totaal Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten BATEN Realisatie 2017 Primitieve begroting 2018 Begroting na wijziging 2018 Realisatie 2018 Verschil t.o.v. begroting Algemene dekkingsmiddelen /-3 Update organisatiekosten (FTE s) Bijzondere baten Totaal /-3 Verwijzing Verwijzing Saldo Baten en Lasten Gerealiseerde resultaat Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen Primitieve begroting 2018 Begroting na wijziging 2018 Realisatie 2018 Algemene dekkingsmiddelen Bedragen in hele euro s. Volgens artikel 31 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau wordt voor 1 januari 2018, op basis van een evaluatie van de samenwerking door de samenwerkende colleges van burgemeesters en wethouders besloten of de samenwerking door middel van deze regeling wordt voortgezet dan wel tot opheffing wordt besloten. Inmiddels hebben de samenwerkende gemeenten besloten tot verlenging van de GR tot 1 januari 2019 en daarnaast wordt thans onderzocht om de samenwerking in de regio H10 toekomstbestendig te maken. Het Inkoopbureau wordt gefinancierd door de 10 deelnemende gemeenten. De verdeling van de kosten vindt plaats op basis van het bewonersaantal per 1 januari van het jaar voorafgaande (2017) aan de begroting. De bijdragen over 2018 bedragen derhalve (afgerond). Het Inkoopbureau is vrijgesteld van vpb (vennootschapsbelasting). Pagina 19 van 29

22 4.2 Toelichting op het overzicht van baten en lasten Exploitatieresultaat Het gerealiseerde resultaat bedraagt positief en is afzonderlijk op de balans saldo van de rekening van baten en lasten opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. Toelichting verschillen tussen de begroting en de rekening van de baten en lasten per kostensoort A) Personele formatie Verschil lasten nadelig In 2018 is in afwachting van nadere besluitvorming over de toekomst van de GR alvast begonnen met de noodzakelijke professionalisering van het H10 Inkoopbureau. Daarbij is gekozen om op sleutelposities ervaren specialisten in te huren en het H10 Inkoopbureau maximaal flexibel te houden tot nadere besluitvorming over de toekomst van de samenwerking op het gebied van jeugdhulp binnen regio H10. Daarnaast is op een aantal vaste formatieplekken in verband met maximale flexibilisering geen vast personeel geworven. Dit heeft eveneens tot gevolg gehad dat de inhuurlasten hoger zijn uitgevallen dan begroot. Een deel van de voorziening verplichtingen, verliezen en risico s ad is per ultimo 2018 vrijgevallen. In 2018 heeft het H10 Inkoopbureau de sturing en beheersing (middels additionele monitoring) op de jeugdhulpaanbieders aangescherpt. Dit heeft onder andere in het volgende geresulteerd: Stringente analyse op kostenontwikkeling van jeugdhulpaanbieders In breder verband met samenwerkende gemeenten heeft het H10 Inkoopbureau duidingssessies georganiseerd betreffende kostenontwikkeling specifieke jeugdhulpaanbieders Gesprekken met samenwerkende gemeenten met betreffende specifieke jeugdhulpaanbieders inzake de kostenontwikkeling en het maatschappelijke effect hiervan In bovengenoemde processen is gebruik gemaakt van additionele expertise op zowel juridisch als financieel terrein. B) Bedrijfsvoering Verschil lasten voordelig De registratie van de begroting van het H10 Inkoopbureau houdt onvoldoende rekening met verschuivingen tussen bedrijfsvoering- en personele kosten. Voor de transparantie zijn deze kosten in de jaarrekening zoveel als mogelijk onder het kopje Bedrijfsvoering gebracht. Het voordeel is geflatteerd. C) Automatisering/ICT Verschil lasten voordelig De registratie van de begroting van het H10 Inkoopbureau houdt onvoldoende rekening met verschuivingen tussen automatisering- en personele kosten. Voor de transparantie zijn deze kosten in de jaarrekening zoveel als mogelijk onder het kopje Automatisering/ICT gebracht. Onder andere de projectleider aanbesteding ICT diensten is onder personeelskosten verantwoord. Het voordeel is derhalve geflatteerd. D) Huisvesting Verschil lasten voordelig Het H10 Inkoopbureau neemt de huisvesting af van de gemeente Zoetermeer. In verband met het project aanbesteding jeugdhulp H was meer ruimte benodigd. Desalniettemin is de begroting op dit element niet overschreden. Pagina 20 van 29

23 E) Onvoorzien Verschil lasten voordelig Het Inkoopbureau heeft geen gebruik gemaakt van deze post. In principe hadden diverse kosten hier kunnen worden verantwoord. Omwille van de transparantie is ervoor gekozen om de kosten te plaatsen op de locatie waar zij thuishoren en dit per saldo te verrekenen. Begrotingsonrechtmatigheid Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid als de lasten van programma's of van investeringen worden overschreden en deze overschrijdingen niet passen binnen het bestaand beleid. Het Inkoopbureau voert één programma uit. Er is op dit programma geen overschrijding van de begroting gerealiseerd. Pagina 21 van 29

24 4.3 Balans Activa Stand per Stand per Verwijzing Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Uitzettingen in s Rijk schatkist Liquide middelen Bank BNG B Overlopende activa C Totaal activa A Passiva Stand per Stand per Verwij zing Vaste passiva -/ Eigen vermogen Algemene reserves Saldo van de rekening van baten en lasten -/ / D Voorzieningen Voorziening voor verplichtingen, verliezen E en risico s Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden F Vlottende schulden - - Liquide middelen Bank BNG - - Overlopende passiva G Totaal passiva Bedragen in hele euro s. Pagina 22 van 29

25 4.4 Toelichting op de balans Algemeen Het Inkoopbureau is op 24 november 2014 opgericht. Het Inkoopbureau is volgens artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling belast met de volgende taken: Uitvoering van de gezamenlijke inkoop en contractering dat wil zeggen het bepalen van de wijze van inkoop, de inkoopprocedure en het contract- en leveranciersmanagement; Het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren (gecombineerde inkoop); Het op verzoek van een individuele (of cluster van) gemeente(n) contracteren met leveranciers (individuele inkoop en contractering). De onderhavige jaarrekening betreft de periode 01 januari 2018 tot en met 31 december Activa Vlottende activa A) Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Onder deze post is opgenomen de vordering op de gemeente den Haag aangaande de kosten voor het project aanbesteding jeugdhulp H Uitzettingen in s Rijk schatkist De in de balans opgenomen uitzettingen in s Rijk schatkist zit er als volgt uit: De toename van het schatkistbankieren is met name toe te rekenen aan een vooruitontvangen bedrag van de gemeente Den Haag in Het H10 Inkoopbureau heeft ervoor gekozen om de BNG opdracht te geven standaard elke dag bedragen boven de af te romen. Dit is lager dan het drempelbedrag. Het H10 Inkoopbureau voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren en het H10 Inkoopbureau houdt derhalve geen middelen buiten het schatkistbankieren. B) Liquide middelen Deze activa wordt tegen nominale waarde opgenomen. Overlopende activa C) Overlopende activa Dit betreft uitgaven die in 2018 zijn gedaan, maar de lasten zullen feitelijk in 2019 effect hebben. Daarnaast bevat de overlopende activa nog door te berekenen kosten aan deelnemende gemeenten. Pagina 23 van 29

26 Passiva Vaste passiva D) Eigen vermogen / Gerealiseerd resultaat Het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2018 is afzonderlijk saldo van de rekening van baten en lasten in de balans vermeld als onderdeel van het eigen vermogen (algemene reserve). Het eigen vermogen komt hiermee op ,-. Algemene reserve Bedrag Balans ultimo / Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming Voorzieningen E) Voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico s In 2018 is een voorziening WW aangehouden ten bedrage van Vlottende passiva F) Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd< 1 jaar Overige schulden Het betreft hier voornamelijk verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn aangegaan en in het daarop volgend begrotingsjaar tot betaling komen. Vlottende schulden Niet van toepassing. Overlopende passiva G) Overlopende passiva In 2018 is er van de gemeente Den Haag de bijdrage voor 2019 ontvangen. Niet in de Balans Opgenomen Belangrijke Financiële Verplichtingen ICT contracten: Jeugdsysteem: Rapportage en leeromgeving: Financiële administratie Jeugdsysteem/GR: Ondersteuning ICT: Bedragen zijn inclusief btw. Pagina 24 van 29

27 4.5 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening Inkoopbureau daarvoor geeft. Waarderingsgrondslagen Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van de verkrijgings of vervaardigingsprijs. Tenzij in de balanstoelichting anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Materiële vaste activa De Financiële verordening is vastgesteld. Materiële vaste activa zijn conform de daarin vastgestelde systematiek gewaardeerd. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen worden tegen de nominale waarde gewaardeerd, onder vermindering van de voorziening dubieuze debiteuren. Liquide middelen De liquide middelen staan ter vrije beschikking en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Overlopende activa De posten worden verantwoord tegen de nominale waarde. Het betreft bedragen die betrekking hebben op 2019, maar al in 2018 zijn voldaan, nog te ontvangen bedragen voor 2018 en overige overlopende activa. Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserves en evenals het saldo van de rekening van baten en lasten. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de, op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico's, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. De voorziening verplichtingen, verliezen en risico s wordt tegen nominale waarde opgenomen. Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar De vlottende passiva worden tegen de nominale waarde gewaardeerd. Overlopende passiva De posten worden verantwoord tegen de nominale waarde. Het betreft bedragen die betrekking hebben op 2019, maar al in 2018 zijn ontvangen en overige overlopende passiva. Grondslagen voor resultaatbepaling Conform het BBV is voor de jaarstukken voor gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen een gemodificeerd stelsel van baten en lasten gehanteerd. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Dat wil zeggen dat het jaar waarin de prestatie is verricht (levering van goederen of diensten), bepalend is voor de toerekening. Of de baat of last al feitelijk ontvangen of betaald is, doet niet ter zake. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe Pagina 25 van 29

28 toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Per balansdatum nog lopende verplichtingen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) of rechten betreffende het boekjaar zijn als nog verschuldigde (nog te betalen) c.q. nog te vorderen (nog te ontvangen) bedragen opgenomen. 4.6 SiSa bijlage (Single information Single audit) Het Inkoopbureau heeft voor 2018 geen invulwaarden voor de SiSa bijlage. Pagina 26 van 29

29 4.7 Overzicht Wet Normering Topinkomens De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) schrijft topfunctionarissen een bezoldigingsmaximum voor; over 2018 is dat Daarnaast geldt een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van één jaarsalaris met een maximum van Voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking (inhuur) gelden andere bezoldigingsmaxima (per maand en per uur 182). Topfunctionarissen zijn personen die leiding geven aan de gehele organisatie. Bij het Inkoopbureau is dat de directeur. Politieke ambtsdragers vallen niet onder de wet. De WNT verplicht tot een jaarlijkse publicatie in de jaarrekening van de bezoldiging (en eventuele ontslagvergoedingen) van iedere (gewezen) topfunctionaris, ongeacht de hoogte ervan en van iedere andere (reguliere) functionaris in dienstbetrekking, indien de bezoldiging of de ontslaguitkering het bezoldigingsmaximum voor topfunctionarissen overschrijdt. Onderstaand overzicht is opgemaakt met inachtneming van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op 16 oktober 2018 vastgestelde Beleidsregels WNT 2018 bij inwerkingtreding van de evaluatiewet WNT. Het bestuur van H10 Inkoopbureau respectievelijk (S. Bruines (voorzitter), A.H. Dekker (plv. voorzitter) en R.C. Paalvast (penningmeester)) en (P.A. Vreugdenhil (voorzitter), K. Parbhudayal (lid) en I. Zweert de Jong (lid)) is onbezoldigd. (Gewezen) Topfunctionarissen (ongeacht het dienstverband en de hoogte van de bezoldiging) bedragen x 1 B.A. van Eijck Functiegegevens Directeur Kalenderjaar 2018 Periode functievervulling in het kalenderjaar (aanvang einde) 01/01 31/12 Aantal kalendermaanden functievervulling in het kalenderjaar 12 Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Maximum uurtarief in het kalenderjaar 182 Maxima op basis van de normbedragen per maand Individueel toepasselijke maximum gehele periode kalendermaand 1 t/m Bezoldiging Werkelijk uurtarief lager dan het (gemiddeld) maximum uurtarief? Ja Bezoldiging in de betreffende periode Totale bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m /- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag 0 Totale bezoldiging, exclusief BTW Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Nvt Nvt In 2018 waren er geen (gewezen) reguliere functionarissen in dienstbetrekking van wie de totale bezoldiging hoger was dan de maximumnorm. Pagina 27 van 29

30 Bijlage: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Pagina 28 van 29

31 Bijlage: Toetsingskader rechtmatigheid In het kader van de rechtmatigheidstoets maakt de accountant gebruik van een normenkader. Dit omvat zowel externe- als interne regelgeving. Het interne normenkader is uitgewerkt tot een toetsingskader. Specifieke activiteit Wetgeving extern Financieel 1. Grondwet V 2. Burgerlijk Wetboek (titel 9 bw2) V 3. Gemeentewet (artikel 212 en 213) V 4. Besluit begroting en verantwoording V 5. Wet gemeenschappelijke regelingen V Algemeen financieel 6. Algemene wet bestuursrecht V 7. Wet Markt & Overheid V 8. Fraudewet V 9. Besluit accountantscontrole decentrale overheden V Treasury-beheer 10. Wet financiering decentrale overheden V Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid 11. Ambtenarenwet 12. Fiscale wetgeving 13. Sociale verzekeringswetten V V V 14. CAR/UWO van gemeente Zoetermeer V 15. Wet Normering Top Inkomens V Specifieke activiteit Wetgeving intern Financieel 1. Dienstverleningsovereenkomst (artikel 9) V 2. Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie V Algemeen financieel middelenbeheer 3. Verordening ex art. 213: accountantscontrole V 4. Gemeenschappelijke regeling H10 Inkoopbureau V (artikelen: 21, 22, 23 en 24) Inkopen en contractbeheer 5. Volmachtsbesluiten V 6. Europese aanbestedingsrichtlijnen en aanbestedingswet 2012 V Pagina 29 van 29

32 Inkoopbureau H10 Postbus AA Zoetermeer Tel BEGROTING BJ 2020 Zoetermeer, 08 april 2019

33 INHOUDSOPGAVE Inhoud 1. Aanbieding INLEIDING De gemeenschappelijke regeling en haar bestuur Leeswijzer Begroting Financie le begroting Inleiding Uitgangspunten Programma Financie le meerjarenbegroting Algemene dekkingsmiddelen Reservemutaties Paragrafen Inleiding Paragraaf weerstandsvermogen Paragraaf Financiering Paragraaf Bedrijfsvoering Besluit bestuur Bijlagen Inkoopbureau H

34 BEGROTING INKOOPBUREAU 1. Aanbieding 1.1. INLEIDING Voor u ligt de begroting van de gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10 (hierna te noemen het Inkoopbureau). Het Inkoopbureau is op 24 november 2014 opgericht. Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het Inkoopbureau de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Op basis van de gemeenschappelijke regeling is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) opgesteld tussen het Inkoopbureau (opdrachtnemer) en de deelnemende gemeenten (opdrachtgever). In de DVO is de hoofdtaak (zoals verwoord in artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling) verfijnd naar deeltaken waarmee het Inkoopbureau belast is ter uitvoering. De DVO is vervolgens in een uitvoeringsprogramma geconcretiseerd. Belangrijkste onderdelen van de uitvoering betreft contractering aanbieders die gedecentraliseerde Jeugdhulp leveren aan jeugdigen uit de deelnemende gemeenten, contractmanagement met deze aanbieders en controle op de declaraties van de aanbieders. Het Inkoopbureau is vooralsnog opgericht met de optie dat vo o r 1 januari 2018, door de tien deelnemende gemeenten, bepaald wordt of de gemeenschappelijke regeling gehandhaafd wordt. Inmiddels is besloten tot verlenging van de gemeenschappelijke regeling tot 1 januari Daar waar in de begroting bedragen benoemd zijn in de jaren vanaf 2021 is dit dan ook onder voorbehoud van de continuering van de gemeenschappelijke regeling. In 2020 wordt besluitvorming over de toekomstige samenwerking binnen de H10 regio verwacht. Het Inkoopbureau is een bedrijfsvoeringsorganisatie met e e n verantwoordelijk bestuur. Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording dienen Gemeenschappelijke Regelingen een sluitende meerjarenbegroting aan te bieden over het begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. De onderhavige meerjarenbegroting betreft derhalve de periode Pagina 1

35 BEGROTING INKOOPBUREAU 1.2. DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING EN HAAR BESTUUR Het doel van de gemeenschappelijke regeling (artikel 3) is het behartigen van de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Het Inkoopbureau heeft tien deelnemende gemeenten, namelijk: Delft; Den Haag; Leidschendam-Voorburg; Midden-Delfland; Pijnacker-Nootdorp; Rijswijk; Voorschoten; Wassenaar; Westland; Zoetermeer. Het bestuur bestaat per datum van de begroting uit de volgende leden: Voorzitter: dhr. P.A. Vreugdenhil (wethouder gemeente Westland) Lid: mevr. K. Parbhudayal (wethouder gemeente Den Haag) Lid: mevr. I. Zweert de Jong (wethouder gemeente Wassenaar) Secretaris: dhr. B.A. van Eijck (directeur Inkoopbureau H10) Het Inkoopbureau kent een e e nhoofdige directie: dhr. B.A. van Eijck LEESWIJZER In hoofdstuk 2 is de inhoudelijke beschrijving van de doelstellingen van het Inkoopbureau beschreven. In dit hoofdstuk worden de eerste twee W-vragen beantwoord, namelijk Wat willen we bereiken? en Wat gaan we daarvoor doen?. Hoofdstuk 3 bevat de financie le begroting met een toelichting op de uitgangspunten en de beantwoording van de derde W-vraag, namelijk Wat gaat het kosten?. In hoofdstuk 4 staan de verplichte paragrafen beschreven. In hoofdstuk 5 is het besluit van het Bestuur opgenomen. De bijlagen staan in hoofdstuk 6. B.A. van Eijck 8 april 2019 Pagina 2

36 BEGROTING INKOOPBUREAU 2. Begroting Het Inkoopbureau voert een van tevoren afgesproken basispakket (gebaseerd op de DVO) voor de tien deelnemende gemeenten uit. Dit pakket is bepaald door de gedecentraliseerde Jeugdhulp. Onder Jeugdhulp wordt in dit verband verstaan: Jeugdhulp, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering. Hierbij geldt dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor de beleidsvorming. Zij doen dat aan de hand van landelijke kaders, landelijke regelgeving en door invulling te geven aan de eigen (gezamenlijke) beleidsruimte. De algemene doelstelling van het Inkoopbureau is het behartigen van de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Een daaruit vloeiende doelstelling is om door gezamenlijke inkoop en afhandeling van de facturering efficiency voordelen (door synergie effecten) te behalen. Het Inkoopbureau heeft op basis van de gemeenschappelijke regeling de volgende taken: Uitvoering van de gezamenlijke inkoop en contractering dat wil zeggen het bepalen van de wijze van inkoop, de inkoopprocedure en het contract en leveranciersmanagement; Het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren (gecombineerde inkoop); Het op verzoek van een individuele (of cluster van) gemeente(n) contracteren met leveranciers (individuele inkoop en contractering); De bovengenoemde taken zijn uitgewerkt in een DVO, die tussen de deelnemende gemeenten (opdrachtgever) en het Inkoopbureau (opdrachtnemer) is afgesloten. In de DVO zijn verfijnde afspraken (spelregels) opgenomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer opgenomen. De voornaamste taken (afspraken) zijn: - het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement; - het ontvangen en beoordelen van de digitale declaraties van de aanbieders; - de gemeenten zijn verantwoordelijk voor de controle op het woonplaatsbeginsel en het afgeven van een zorgtoewijzing. Het Inkoopbureau controleert daarna of de ingediende declaratie matcht met de afgegeven zorgtoewijzing (JW301) en de andere contractuele voorwaarden en verzorgd op basis hiervan een betaalbestand ten behoeve van de verantwoordelijke gemeente; - het analyseren van regionale uitgaven; - het adviseren van gemeenten in het nemen van lokale maatregelen obv lokale duiding - regie voeren op de administratieve processen bij de ketenpartners en (beheersings)informatie genereren en ontwikkelen voor sturing en beheersing op de gehele keten (ketenregie). De daadwerkelijke inkoop van een zorgtraject vindt plaats binnen de gemeente via de lokale teams c.q. verwijzers. De feitelijke betaling van de ontvangen declaraties van aanbieders van Jeugdhulp gebeurt, op aangeven van het Inkoopbureau door de individuele gemeenten die zelf budgetverantwoordelijk zijn. Het Inkoopbureau genereert hiervoor wekelijks een betaalbatch. De begroting van het Inkoopbureau bevat alleen de uitvoeringslasten. Zoals aangegeven in de inleiding zijn eventuele bedragen die benoemd zijn vanaf 1 januari 2021 onder voorbehoud van de continuering van de gemeenschappelijke regeling. Pagina 3

37 BEGROTING INKOOPBUREAU 3. Financiële begroting Inleiding In dit hoofdstuk wordt de financie le begroting van het Inkoopbureau weergegeven. Dit is een begroting die de structurele kosten van het Inkoopbureau weergeeft. De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is op 15 november 2012 ingesteld. De bezoldiging van het personeel van het Inkoopbureau is op basis van de gemeentelijke cao (CAR) en blijft onder de WNT-norm. Voor het personeel wordt de CAR/UWO van de gemeente Zoetermeer gehanteerd. 3.2 Uitgangspunten Voor de begroting hanteert het Inkoopbureau normaliter de uitgangspunten zoals verwoord in de Kaderbrief begroting 2020 gemeenschappelijke regeling. Voor 2020 is ervoor gekozen om een realistische begroting te hanteren waarin de ontwikkelingen zoals deze zich in 2018 en 2019 hebben voorgedaan zijn verwerkt. Voornaamste redenen van deze afwijking betreft uitbreiding takenpakket, professionalisering processen en informatievoorziening, uitbreiding/wijziging personele inzet en de aankomende verhuizing(en). Voor alle kosten geldt dat het Inkoopbureau H-10 als goed huisvader zorg zal dragen om de kosten te minimaliseren. Een eventueel begrotingsoverschot vloeit terug naar de gemeenten. 3.3 Programma Het Inkoopbureau is aangemerkt als een bedrijfsvoeringsorganisatie met als doel het behartigen van de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Dit vormt voor het Inkoopbureau het programma dat in 2020 zal worden uitgevoerd. In de jaarstukken 2020 zal het Inkoopbureau binnen dit programma zich verantwoorden over de uitgevoerde taken (afspraken volgens DVO): - het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement; - het ontvangen en beoordelen van de declaraties van de aanbieders; - de controle op de aanwezigheid van de toewijzing vanuit de gemeente (JW301) en op basis hiervan doorzetten van de desbetreffende declaraties naar de verantwoordelijke gemeente; - het analyseren van de gegevens in samenhang met de gemeentelijke accountgesprekken; - regie voeren op de administratieve processen bij de ketenpartners en (beheersings)informatie genereren en ontwikkelen voor sturing en beheersing op de gehele administratieve keten (ketenregie). Bovenstaande taken zijn vervat in een uitvoeringsprogramma. Het uitvoeringsprogramma bevat meer activiteiten en taken dan initieel was bedacht voor het Inkoopbureau. De onderhavige begroting bevat alleen reguliere activiteiten/taken. Voor additionele taken uit hoofde van het uitvoeringsprogramma wordt per programma/project een projectbegroting opgemaakt en afgestemd met de deelnemende gemeenten. De ambitie van het Inkoopbureau H10, die voortvloeit uit eerdere evaluaties van het Inkoopbureau, is gericht op verder gaande professionalisering en operational excellence. Hierbij valt te denken aan het door ontwikkelen van de automatisering, het ontzorgen, professionalisering informatievoorziening en Pagina 4

38 BEGROTING INKOOPBUREAU stroomlijnen van de processen in de administratieve ketens lopend van de jeugdhulpaanbieders t/m de gemeenten/inkoopbureau H10 waarbij het belang van de jeugdige centraal staat. Per 1 januari 2020 wordt de jeugdhulp in de H10 regio opnieuw aanbesteed. Deze aanbesteding is gebaseerd op het resultaatgerichte stelsel. Dit stelsel brengt een onbekende/onzekere dynamiek in werkwijzen en de SCOPAFIJTH onderdelen. Hierdoor blijft de professionalisering en operational excellence een voortdurend streven om tot kostenreductie in de uitvoering te komen. Uit hoofde van het uitvoeringsprogramma wordt in continuïteit invulling gegeven aan maandelijkse accountgesprekken tussen iedere lokale gemeente en het Inkoopbureau H10. Door het voeren van accountgesprekken zal het inzicht in de administratieve processen en de voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van de geprognotiseerde kosten jeugdhulp per gemeente aanzienlijk toenemen. Hierdoor wordt het effectief inzetten van lokale maatregelen beter gefaciliteerd daar de inzichtelijkheid van de lokale ontwikkelingen verder toeneemt. Het Inkoopbureau heeft in overleg met de gemeenten, prestatie-indicatoren ontwikkeld die de kwaliteit en werking van de keten in beeld brengen. Deze indicatoren zijn beschikbaarheid jeugdhulp, naleving declaratieprotocol, naleving contracten Het Inkoopbureau sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voert het bijbehorende contractmanagement uit Het Inkoopbureau is opgericht om contracten af te sluiten met de aanbieders van jeugdhulp. Het Inkoopbureau heeft hiervoor een contract set ontwikkeld (proces- en uitvoeringsovereenkomst). Met aanbieders van Jeugdhulp zijn voor de hulpverlening contracten afgesloten. Voorts voert het Inkoopbureau reguliere kwartaalgesprekken met de 14 grootste jeugdhulpaanbieders. De gesprekken met de overige jeugdhulpaanbieders worden op basis van een risico-analyse gevoerd. Voor 2020 is het streven om de overige jeugdhulpaanbieders (niet zijnde een van de 14 grootste jeugdhulpaanbieders) minimaal 1x per jaar te spreken. Prestatie-indicator Het Inkoopbureau sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voer het bijbehorende contractmanagement uit Realisatie Bron Aantal contracten in beheer Contractbeheer Aantal kwartaalgesprekken top 14 aanbieders Aantal gesprekken met overige Jeugdhulpaanbieders Contractmanagement Contractmanagement Het Inkoopbureau ontvangt en controleert de declaraties van Jeugdhulpaanbieders en zet de declaraties door naar de verantwoordelijke gemeente Het Inkoopbureau ontvangt de declaraties van jeugdhulpaanbieders voor de geleverde zorg. Het Inkoopbureau zet de goedgekeurde declaraties binnen 10 werkdagen door naar de verantwoordelijke Pagina 5

39 BEGROTING INKOOPBUREAU gemeente middels een sepabestand. Alvorens de declaraties worden doorgezet naar de verantwoordelijke gemeente beoordeelt het Inkoopbureau de declaraties op een aantal formele en materiele aspecten (niet limitatief hieronder opgenomen): - Is de declarerende jeugdhulpaanbieder gecontracteerd? - Wordt het gecontracteerde tarief en product 1 gedeclareerd? - Is voor de gefactureerde zorg een actieve toewijzing aanwezig? - Is de gefactureerde periode conform de toewijzingsperiode? - Bevat Zorgned de juiste en actuele gegevens (bankrekeningnummer etc.) van de jeugdhulpaanbieder? - Etc. Prestatie-indicator Het Inkoopbureau ontvangt en beoordeelt de declaraties van Jeugdhulpaanbieders en zet de declaraties door naar de verantwoordelijke gemeente Percentage (%) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde termijn (10 werkdagen) Realisatie 2017 Realisatie Bron > 90% > 90% 90% 90% Zorgned Het Inkoopbureau analyseert gegevens Het declaratieproces wordt uitgevoerd door het Inkoopbureau. Uit dit declaratieproces destilleert het Inkoopbureau gegevens die geanalyseerd worden voor de informatiebehoefte op verschillende niveaus (contractmanagement, lokale teams, BVO, beleid en DO). Een evident onderdeel van de informatiebehoefte is een kostenprognose jeugdhulp voor het begrotingsjaar. De informatie wordt door middel van verschillende kanalen gedeeld met de gemeenten: Accountgesprekken: dit is een maandelijks gesprek tussen gemeente en het Inkoopbureau; Prognoses en andere informatie: Het Inkoopbureau stelt maandelijks een prognose van de kosten jeugdhulp op voor het gehele begrotingsjaar. De prognose wordt via het BVO met de gemeenten gedeeld. Tevens wordt maandelijks informatie gedeeld met de gemeenten over de werking van het ketenproces. Prestatie-indicator Het Inkoopbureau analyseert gegevens en signaleert de mogelijke onder- en overschrijdingen t.o.v. budgetindicatie Aantal accountgesprekken met gemeenten Aantal prognoses jeugdhulp voor het begrotingsjaar Realisatie 2017 Realisatie Bron Contractmanagement Geleverde bouwblokken 1 Ook in het nieuwe stelsel met PIC zal een PIC (voor de declaraties) worden omgezet naar een product met een bijbehorende tarief. Pagina 6

40 BEGROTING INKOOPBUREAU Accountantsverklaring bij uitnutting Geleverde bouwblokken 3.4 Financiële meerjarenbegroting Het Inkoopbureau is een kleine en platte organisatie met een beknopte begroting waarbij de kostenposten onder te verdelen zijn in personele kosten, huisvesting en ICT. Na oprichting heeft het Inkoopbureau prioriteit gegeven aan de inrichting van de primaire processen (inkoop, contractmanagement en declaratiecontrole van de Jeugdhulp). In 2018 heeft het Inkoopbureau de professionalisering van de (interne) bedrijfsvoering gecontinueerd. Hiertoe heeft het Inkoopbureau in ICT (eigen apparatuur en vervanging van het pakket waarmee gewerkt wordt) en (kwalitatief) in medewerkers geï nvesteerd. Conform de geformuleerde ambitie zal het Inkoopbureau deze professionalisering in 2020 e.v. voortzetten en intensiveren. Door hoge mate van specialisatie en automatisering is dit een continue proces voor het Inkoopbureau. Tabel nominale begroting Conform artikel 24 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10 is in 2018 besloten tot continuering van het Inkoopbureau tot in ieder geval 1 januari Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de overhead afzonderlijk in de begroting opgenomen te worden. De overhead maakt integraal onderdeel uit van de nominale begroting. De overhead van het Inkoopbureau H10 in 2019 is Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd: Pagina 7

41 BEGROTING INKOOPBUREAU Overhead Personele formatie Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict) Accountantskosten (GAD) Automatisering (ICT) Automatisering (ICT) (inclusief financieel administratief systeem) Huisvesting Huisvesting (inclusief werkplek, schoonmaak en belasting) Subtotaal Totaal overhead Het Inkoopbureau H10 heeft een overhead van 25,1% (= / ), terwijl de gemiddelde overhead bij de gemeenten in 2018 op 31,7% lag. (Bron: Binnenlands Bestuur) 3.5 ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN Het Inkoopbureau wordt gefinancierd door de tien deelnemende gemeenten. De verdeling van de kosten vindt plaats op basis van het bewonersaantal per 1 januari van het jaar voorafgaande aan de begroting. Tabel algemene dekkingsmiddelen (baten) Verdeling betreffende de begroting 2020 is op basis van inwonersaantallen per 1 januari De (kosten)verdeling over 2020 en verder zal worden aangepast op basis van de inwonersaantallen per 1 januari van het jaar voorafgaand. Pagina 8

42 BEGROTING INKOOPBUREAU Tabel inwonersaantallen (1 januari 2019) Gemeente Bevolking Percentage Delft ,13% Den Haag ,70% Leidschendam-Voorburg ,68% Midden-Delfland ,72% Pijnacker-Nootdorp ,81% Rijswijk ,73% Voorschoten ,26% Wassenaar ,32% Westland ,62% Zoetermeer ,06% Totaal H ,00% 3.6 RESERVEMUTATIES Het Inkoopbureau heeft in 2020 geen reservemutaties. Pagina 9

43 BEGROTING INKOOPBUREAU 4. Paragrafen 4.1 Inleiding In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het Inkoopbureau. Om die reden zijn de paragrafen lokale heffingen, grondbeleid, onderhoud kapitaalgoederen en verbonden partijen niet opgenomen. 4.2 Paragraaf weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate het Inkoopbureau in staat is tegenvallers op te vangen. 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen; a. De weerstandscapaciteit; zijnde de middelen en de mogelijkheden waarover het Inkoopbureau beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. b. Alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiele betekenis kunnen zijn in relatie tot de financie le positie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandvermogen bevat ten minste: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit b. Een inventarisatie van de risico s c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het Inkoopbureau middelen beschikbaar heeft om substantie le tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het Inkoopbureau heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur, waarna gezamenlijk en in overleg met de tien gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Financieel technisch zijn de tien gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van het Inkoopbureau worden de reserves gerekend. Na uitnutting van deze capaciteit is het Inkoopbureau op de bijdrage van de deelnemers aangewezen. De gekwantificeerde risico s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Pagina 10

44 BEGROTING INKOOPBUREAU Risico s (=benodigde vermogen) Uit het geheel van (geï nventariseerde) bedrijfs- en bestuur risico s worden de hiernavolgende specifiek benoemd. Dit zijn dus niet uitputtend alle risico s, maar wel risico s die naar inschatting van het Inkoopbureau de behoeven. Deze risico s kunnen financie le gevolgen hebben: Risico Terugtredende deelnemers en/of het niet doorzetten van de GR per 1 januari 2021 hebben een risico voor de continuïteit van het Inkoopbureau. Risico s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van het Inkoopbureau (reguliere taakuitvoering). Technische incidenten zoals gebouwen, ICT, archief e.d. Gedragsrisico s: integriteit, fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van bevoegdheden, rechtmatigheid. Externe onvoorziene ontwikkelingen: benodigde investeringen vanwege wettelijke ontwikkelingen. Onvoorziene omstandigheden zoals archiefvorming en ICT die niet in beginsel waren voorzien. Het risico van extra dan wel hogere kosten i.v.m. noodzakelijke aanpassing hard- en software in het kader van het nieuwe stelsel Jeugdhulp per 1 januari 2020 niet is voorzien. Maatregel Terugtreding is alleen mogelijk volgens de uittredingsafspraken in de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast dienen, conform de bepalingen van artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling, de deelnemende gemeenten een besluit te nemen over het al dan niet voortzetten van de gemeenschappelijke regeling. Bij het niet doorzetten ontstaat per 1 januari 2021 een (financie le) verplichting in het kader van de wachtgeldregeling. Thans is het (door verscheidene oorzaken) voor het Inkoopbureau niet mogelijk om dit laatste risico te kwantificeren. Inmiddels wordt onderzoek uitgevoerd om de samenwerking binnen H10 toekomstbestendig te maken. Deze risico s zoveel mogelijk verzekeren. In voorkomend geval (aanschaf hardware) wordt een beroep gedaan op de post onvoorzien of de overige weerstands-capaciteit. In de financie le verordening zijn spelregels opgenomen voor rechtmatigheid. Het Inkoopbureau wil de goede werking van de administratieve organisatie en interne controle waarborgen door middel van een intern controleplan. Er is aandacht van het management voor rechtmatigheid. Het betreft hier een proces dat continue de aandacht behoeft. Aanpassingen van wetgeving en/of verschuiving in zorgsoorten leveren spanning op de personele bezetting van het Inkoopbureau. In overleg met de deelnemende gemeenten zal naar oplossingen worden gezocht. In voorkomend geval is er een meldingsplicht vanuit het Inkoopbureau naar het bestuur en worden gezamenlijk de acties uitgezet en bepaald. De financiering vindt hetzij plaats door een beroep te doen op de post onvoorzien of na bestuurlijke besluitvorming hierover via een beroep op de deelnemende gemeenten. Met de aanbesteding van het jeugdzorg per 1 januari 2020 vindt een stelselwijziging plaats waarbij de regio gekozen heeft voor een niet uniforme werkwijze. De benodigde aanpassingen in de automatisering en interne organisatie worden momenteel geï nventariseerd en zullen separaat in rekening worden gebracht. Bij grote (onvoorziene) tegenvallers wordt gee scaleerd naar het bestuur en de deelnemende gemeenten. Pagina 11

45 BEGROTING INKOOPBUREAU Het risico dat de werkzaamheden meer personele capaciteit vragen dan vooraf ingeschat. Implementatie nieuwe (ICT) software pakketten. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Volgens de verordening heeft het Inkoopbureau met bijzondere persoonsgegevens te maken. Voor de bescherming van deze gegevens gelden zeer stringente eisen. Onduidelijk is of de stelselwijziging ook gevolgen heeft voor de processen binnen het Inkoopbureau. Ook dit wordt separaat in beeld gebracht. In voorkomende gevallen loopt dit via de post onvoorzien. Eventueel wordt een beroep gedaan op de deelnemende gemeenten. Aanpassing in de automatisering is van continue aard. Door interne en externe ontwikkelingen (nieuwe stelsel jeugdhulp) kunnen onvoorziene kosten voorkomen. Hieronder valt de implementatie van Zorgmail binnen de regio als communicatiekanaal voor veilig mailverkeer. AVG is gebaseerd op Europese wetgeving en is geldend vanaf 25 mei Vanaf deze datum geldt de Wbp niet meer. De gestelde eisen en voorwaarden in de AVG gaan verder dan de Wbp. Voorts wordt het niet voldaan aan de AVG beboet met een maximum van 20 miljoen of 4% van de jaaromzet per gebeurtenis. In samenwerking met de deelnemende gemeenten zijn maatregelen getroffen om te voldoen aan de AVG. De AVG heeft onze voortdurende aandacht. De bovengenoemde risico s kunnen niet afzonderlijk gekwantificeerd worden. De waarschijnlijkheid waarbij deze risico s zich kunnen manifesteren wordt door het Inkoopbureau ingeschat op gemiddeld. Deze classificatie komt overeen met een (geschatte) benodigde omvang van het weerstandsvermogen van het Inkoopbureau van 15% van de omzet zijnde * 15% = Dit bedrag is exclusief de eventuele wachtgeldverplichting die ontstaat indien de contracten met de diverse medewerkers niet verlengd dan wel bee indigd worden. Met het bedrag zoals hierboven benoemd en de eventuele verplichting tot uitbetaling van wachtgeld is het weerstandsvermogen onvoldoende. Dit wordt opgevangen door artikel 16 lid 2 van de regeling gemeenschappelijke regeling Inkoopbureau H10 waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het Inkoopbureau. 4.3 Paragraaf Financiering Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden), is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarrekening op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting en dat is voor k. Het Inkoopbureau heeft in 2016 een treasurystatuut opgesteld. Hierbij is het uitgangspunt dat het Inkoopbureau geen leningen aangaat en niet anders middelen uitzet dan binnen het schatkistbankieren. Pagina 12

46 BEGROTING INKOOPBUREAU Voorziene investeringen (in ICT) zijn in de begroting opgenomen. In het treasurystatuut is tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten (conform de financie le verordening) niet is toegestaan. Het treasurystatuut wordt in 2019 geactualiseerd. Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMUschuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, verminderd de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Het Inkoopbureau neemt deel aan het schatkistbankieren. Met de BNG is een structurele afspraak gemaakt dat automatische afroming van het banksaldo boven de plaatsvindt. Indien de salarisbetaling per maand dit bedrag dreigt te overschrijden zal dit limiet opgehoogd worden naar ,-. Hierdoor voldoet het Inkoopbureau automatisch aan de Wet FIDO. Pagina 13

47 BEGROTING INKOOPBUREAU 4.4 Paragraaf Bedrijfsvoering De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficie nte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. In onderstaande organogram is de structuur van het Inkoopbureau weergegeven. Organogram Op basis van de eerder genoemde structuur worden de volgende onderwerpen behandeld. Personeel en Organisatie Het Inkoopbureau heeft per 1 januari 2020 een formatie van 21,0 FTE (zie de verdeling in het organogram). Financieel beheer en Administratieve Organisatie Het Inkoopbureau heeft gee ntameerd met het opstellen van de benodigde verordeningen en kaders. Het Inkoopbureau heeft onder andere de financie le verordening, het treasurystatuut en beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) op- en vastgesteld. Pagina 14

48 BEGROTING INKOOPBUREAU Planning en Control Het Inkoopbureau heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In de planning en control cyclus is de verantwoording aan het bestuur voorzien. Informatisering en automatisering Voor het inrichten van de ICT is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande systemen. Het Inkoopbureau heeft ICT middelen aangeschaft voor de uitvoering van de (wettelijke) taken. Het Inkoopbureau maakt gebruik van de (ICT) infrastructuur van de Gemeente Den Haag. Voor software pakketten (o.a. voor het jeugdsysteem), verhuiskosten en apparatuur is geen geld gereserveerd voor eventuele vervanging. Investeringen die niet in de begroting zijn voorzien, worden aan het Bestuur voorgelegd. Eventueel wordt tezamen met de deelnemende gemeenten gezocht naar oplossingen. Investeringen in vaste activa In verband met de aanstaande verhuizing van het H10 Inkoopbureau zijn investeringen in werkplekken evident. Voorst dienen de ICT middelen (aangeschaft begin 2015) te worden vervangen. Deze investeringen worden in 2020 geactiveerd en afgeschreven. Voor de werkplekken wordt een afschrijvingstermijn van 5 jaar gehanteerd en voor de automatisering (inclusief telefonie) wordt 3 jaar gehanteerd. Deze investeringen zijn opgenomen in de begroting omdat hiervoor in het verleden geen reserves zijn gevormd. Het was niet duidelijk hoe lang de samenwerking van de H10 gemeenten in het H10 Inkoopbureau zou bestaan. Pagina 15

49 BEGROTING INKOOPBUREAU 5. Besluit bestuur Het bestuur van het Inkoopbureau H10; Gelezen de toezending van de ontwerpbegroting aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan Provinciale Staten van Zuid-Holland, zes weken voor de vaststelling in het Algemeen Bestuur; BESLUIT: 1. De begroting van baten en lasten voor het jaar 2020 vast te stellen; 2. De meerjarenbegroting van de jaren voor kennisgeving aan te nemen; 3. De bevoorschotting conform bijlage vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het bestuur op 11 juli De voorzitter, de secretaris, P.A. Vreugdenhil B.A. van Eijck Pagina 16

50 BEGROTING INKOOPBUREAU Bijlagen Bijlage 1: Staat van reserves en voorzieningen Het Inkoopbureau zal in 2020 geen reservemutaties hebben. Bijlage 2: Overzicht van rente en afschrijvingen In 2020 zal het H10 Inkoopbureau werkplekken en ICT middelen aanschaffen. Thans wordt rekening gehouden met een totale afschrijving van 10k. Vanaf 2021 zullen de afschrijvingskosten 20k zijn. De afschrijvingskosten in 2020 bestaan uit: ICT middelen: 6,8k en werkplekken (meubels): 3,2k. Bijlage 3: Staat van materiële vaste activa In 2020 zal het H10 Inkoopbureau werkplekken en ICT middelen aanschaffen. Deze aanschaffingen worden geactiveerd. Het H10 Inkoopbureau verwacht in 2020; ICT middelen: 40,8k en werkplekken (meubels): 32k aan te schaffen en te activeren. Bijlage 4: Voorschotbedragen 2019 e.v. De voorschotbedragen zijn (conform afspraak) inclusief btw. Verdeling betreffende de begroting 2019 is op basis van inwonersaantallen per 1 januari De verdeling over 2021 en verder zal worden aangepast op basis van de inwonersaantallen per 1 januari van het jaar voorafgaand. Pagina 17

51 BEGROTING INKOOPBUREAU Bijlage 5: Exploitatie overzicht met toelichting De bovenstaande gepresenteerde lasten zijn inclusief btw. Toelichting op exploitatieposten Per onderdeel is aangegeven wat het verschil is met de begroting Deze verschillen worden hieronder nader toegelicht en als zodanig gelabeld in de tabel in bijlage 6. LASTEN verschil 310k ( 101 k indexatie en 209 k extra): Personele formatie verschil k ( 67 k indexatie en 126 k extra) De loonkosten stijgen met 3,9% overeenkomstig de toegestane loonontwikkeling zoals deze is opgenomen in de regionale kaderbrief = 67k. Het Inkoopbureau heeft per 1 januari 2020 een formatie van 21 FTE 2 (2019 = 19,4 FTE). In 2018 heeft het Inkoopbureau de taak van ketenregie gekregen. Door toepassing van ketenregie is meer inzicht verschaft in de administratieve processen en kostenontwikkeling van de jeugdhulp binnen de regio H10. Hierdoor is meer behoefte ontstaan aan een ander soortige informatievoorziening, cijferanalyse en een intensiever contact tussen gemeenten, Inkoopbureau H10 en de Jeugdhulpaanbieders. Hiervoor is de formatie structureel verhoogd met 1,6 FTE. De verhoging betreft contractmanagement en business intelligence (zie organogram). In de loop van het jaar 2019 zal de externe inhuur geleidelijk worden afgebouwd en vervangen door vast personeel. De activiteiten van het H10 Inkoopbureau zijn zodanig specialistisch dat geen ree le inschatting te geven is van een tijdpad voor de afbouw. Het H10 Inkoopbureau zal voortdurend de gemeenten op de hoogte houden van de voortgang. Automatisering verschil + 35 k ( 13 k indexatie en 22 k extra) De overige kosten zijn conform Kaderbrief begroting 2020 gemeenschappelijke regeling geï ndexeerd met 3,6% ( 13k). Bij de vervanging van de huidige ICT-pakketten zijn in verband met de regionale ontwikkelingen op het terrein van informatisering en digitalisering hogere eisen gesteld. Tevens zijn extra pakketten aangeschaft voor de aanbestedingen en de interne beheersing. Bezuinigingen zijn gerealiseerd door losse pakketten samen te voegen en hierdoor efficiencyslagen te maken. Totale meerkosten structureel 22 k. 2 Zie de verdeling over de functies in het organogram. Pagina 18

52 BEGROTING INKOOPBUREAU Huisvesting verschil + 72 k (2k indexatie, 70 k extra) Het Inkoopbureau was gehuisvest bij de gemeente Zoetermeer. De huisvesting van de gemeente Zoetermeer is gerenoveerd en de interne verhuizing heeft in 2018 plaatsgevonden. Het nieuwe huisvestingsconcept bij de gemeente Zoetermeer voldoet niet meer aan de eisen (onder andere privacy) van het Inkoopbureau H10. Terwijl het Inkoopbureau zichzelf tot doel gesteld had dat de structurele huisvestingskosten niet mochten stijgen, zou de nieuwe huisvestiging binnen de gemeente Zoetermeer voor een structurele kostenverhoging van 45 k zorgen op welke doorbelast moest worden naar de 10 gemeenten. Inmiddels is een nieuwe locatie gevonden waarbij de structurele kosten van huisvesting, gecorrigeerd met inflatie, niet stijgen. De stijging van de huisvestingskosten ad 60k kosten betreft een structureel bedrag ad 10k i.v.m. de toename van het personeel en een incidenteel bedrag ad 50 k t.b.v. diverse eenmalige kosten zoals de verhuiskosten en de aanschafkosten van meubilair. De gemeente Den Haag is thans bezig om voor het H10 Inkoopbureau huisvesting gereed te maken. Echter zal dit door omstandigheden eind 2019 gereed zijn. Desalniettemin zal de gemeente Den Haag per juni 2019 het H10 Inkoopbureau tijdelijk huisvesten op het Stadhuis van de gemeente Den Haag. Hiervoor zullen geen meerkosten worden doorbelast aan het H10 Inkoopbureau. Eind 2019 zal het H10 Inkoopbureau verhuizen naar de uiteindelijke huisvesting. Door deze verhuizing zullen er circa 50k eenmalige kosten worden gemaakt. Voorts is een bedrag van 10k toegevoegd voor afschrijvingen op aan te schaffen werkplekken en ICT middelen. Overige uitgaven verschil 9 k De overige kosten zijn conform Kaderbrief begroting 2020 gemeenschappelijke regeling geï ndexeerd met 3,6% ( 9k). Hierbij is o.a. een bezuiniging gerealiseerd ad 5 k op bedrijfsvoering. Onvoorzien Onvoorzien is niet geï ndexeerd. Hierdoor is een bezuiniging ad 3,6 k gerealiseerd. BATEN verschil 310k In bijlage 4 zijn de voorschotbijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer vermeld. Deze moeten nog worden bijgesteld met de inflatiecorrectie. Bijlage 6: Verschillen tussen begroting 2019 en begroting 2020 Pagina 19