UPLA. Statistisch schadeonderzoek van bibliotheekcollecties

Transcriptie

1 tijdschrift voor bibliotheek & archief UPLA Statistisch schadeonderzoek van bibliotheekcollecties Periodiciteit: Maandelijks april 2014 Afgiftekantoor: Turnhout Erkenningsnummer: P Informatievaardigheden in de lerarenopleiding ARhus, een open kenniscentrum in Roeselare Mythes en misverstanden over opensourcesoftware Frysklab

2

3 editoriaal VERANTWOORDELUKE UITGEVER Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem Gevaar HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx REDACTIE Klaartje Brits, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Ann De Meulemeester, Ingrid De Pourcq, Noël Geirnaert, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye VRIJWILLIGER Christin Ho REDACTIEADRES VVBAD META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels Julie Hendrickx, hoofdredacteur De Jeugdboekenweek had dit jaar als thema Gevaar. Vluchtelingenwerk Vlaanderen kreeg het kersverse curatorschap van de Jeugdboekenweek in handen. De openbare bibliotheken en Vluchtelingenwerk Vlaanderen lijken op het eerste zicht eerder een vergezocht koppel maar het klikt wel bijzonder goed. Bibliotheken zijn nu eenmaal gastvrije huizen. Gevaar loerde in maart niet enkel tussen de boeken van de jeugdbibliotheek. Het verblijft ook permanent in vele erfgoedbibliotheken. We hoeven u vast niet te herinneren aan de precaire toestand van de collecties in kwestie. Een duidelijk totaaloverzicht van de materiële toestand van de collecties blijkt niet evident. Bij restauraties ontbreekt daardoor vaak een collectiegerichte aanpak. Een oplossing in de vorm van een model voor schaderegistratie is op komst dankzij de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. Wanneer de nood het hoogst is, is de redding nabij? Zou dit ook gelden voor de culturele sector? Op het politieke debat tijdens onze Algemene Ledenvergadering van 17 maart in het Vlaams Parlement klonken alleszins geen verrassende woorden of visies. U kan trouwens het volledige debat herbeluisteren op onze website. Tot slot nog een primeur, eentje uit de recente VVBAD-enquête over de besparingen bij de openbare bibliotheken. Een derde van de openbare bibliotheken moest in de begroting van 2014 meer dan 10 procent besparen en een vijfde verwacht voor volgend jaar een nieuwe vermindering van de budgetten. Vier op tien bibliotheken heeft te maken met een daling van het personeelsbestand. Wordt uiteraard nog vervolgd LAY-OUT Marc Engels DRUK EVM META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op ISSN X META

4 inhoud META 2014/3 Jaargang 90 - april 2014 vaste rubrieken 1 Editoriaal Gevaar 4 Nieuws 24 Signalement Laat Hawaiiaans muziekhandschrift Damiaancollectie opnieuw klinken? 26 Etalage De sectie Hogeschoolbibliotheken 27 Inzet Jan Stuyck 36 De Vraag Hoe selecteer je een boek- of archiefrestaurator? Marijn de Valk 28 Over de schutting Vluchtelingenwerk Vlaanderen Els Keytsman 30 Trend Frysklab, het eerste mobiele FabLab van de Bibliotheek Jeroen de Boer 31 Uitgepakt Een eenvoudige back-upstrategie Joris Janssens en Henk Vanstappen echte superhelden hoor of zie je niet, die voel je. Zij zijn het die de regeltjes buigen naar wat de bedeesde schooljongen nodig heeft, zij zijn het die inspringen en collega s ondersteunen. 35 Column Superhelden Margot Collet 35 Citaat 37 Het cijfer 37 Het plan 38 Kroniek 30 jaar IBW Inform@uurlijk: De Franstalige bibliotheken in Wallonië en Brussel Jeugdboekenweek 43 Recensies 43 Toepassing 44 Personalia 45 Zo gelezen Gustaaf Janssens 47 Activiteiten 48 Uitzicht 2 META

5 inhoud Het Hawaiiaanse muziekhandschrift op de cover vraagt in dit nummer alvast duidelijk om uw steun. Daar tegenover staan nog verschillende onuitgesproken noden op het gebied van conservering en preservering in de Vlaamse erfgoedbibliotheken. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek wil daar met haar onderzoeksmodel UPLA verandering in brengen. interview 14 Het vernieuwende heeft alles te maken met de wijze waarop ARhus zich positioneert en zijn opdracht invult. Gino Dehullu, ARhus artikels Schaderegistratie als startpunt van beleid voor behoud en beheer Marijn de Valk, Sam Capiau en Eva Wuyts Informatievaardigheden in de lerarenopleiding en de rol van de hogeschoolbibliotheek Thijs Gielis Essay: Hoezo gratis? Mythes en misverstanden over opensourcesoftware Tom Cobbaert

6 nieuws Doe mee aan de Week van de Fair Trade Jaarlijks organiseert het Trade for Development Centre van het Belgisch Ontwikkelingsagentschap de Week van de Fair Trade, een campagne die mensen bewust wil maken van eerlijke handel. Tien dagen lang worden daarom in het hele land fairtradeactiviteiten georganiseerd: workshops, debatten, spelnamiddagen... Dit jaar zal de 13e editie van de Week van de Fair trade plaatsvinden van 1 tot 11 oktober Opnieuw zijn we op zoek naar originele projecten en activiteiten die fair trade of eerlijk toerisme in de kijker zetten tijdens de campagne. Met deze projectwedstrijd belonen we de origineelste inzendingen. Laat je project financieren Bedenk zelf een originele activiteit rond fair trade of eerlijk toerisme, download het reglement en stuur ons je dossier in. We ontvangen jouw voorstel graag ten laatste op 5 mei. Wie weet maak jij kans op een financiering van het Trade for Development Centre (TDC). Net als vorig jaar wil TDC dat zoveel mogelijk spelers actief zijn rond eerlijke handel of eerlijk toerisme tijdens de Week van de Fair Trade. Daarom zal de jury ook dit jaar prioriteit geven aan nieuwe initiatieven. Dit zijn initiatieven van organisaties die in de voorgaande jaren nog geen financiering hebben ontvangen in het kader van de projectoproep. Evi Coremans > Meer en info en het bijhorende reglement: projectwedstrijd-week-van-de-fair-trade-2014 Ger Schmook-prijs 2013 Op de Algemene Ledenvergadering van de VVBAD van 17 maart in het Vlaams Parlement vond de uitreiking plaats. In 2013 was het de beurt aan de archiefsector om de prijs uit te reiken. Er werden in totaal zes werken ingediend. De jury bestond dit jaar uit Petra Vanhoutte, Marc Nelissen en Godfried Kwanten. VVBAD-voorzitter Patrick Vanouplines zat de jurybijeenkomst voor. De jury kwam unaniem tot volgend besluit: de zes ingediende werken zijn van een goed niveau. Ze hebben spijtig genoeg allen hun tekorten maar twee inzendingen waren toch duidelijk beter. De jury heeft er dan ook voor gekozen om deze twee werken een eervolle vermelding te geven. Eervolle vermeldingen Een eerste vermelding is er voor Charis Verbelen voor haar masterproef De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst. Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. In deze verhandeling bestudeerde Charis het dynamisch archief van de dienst dramaturgie van de Vlaamse De laureaten Timo van Havere en Charis Verbelen naast VVBAD-voorzitter Patrick Vanouplines. Opera. De tekst is volgens de jury helder en goed geschreven in een duidelijke taal en ze beschouwt het als een model voor een masterproef. Een tweede eervolle vermelding is er voor Timo Van Havere. De droom van een archivaris. Een analyse van de constructie van het stadsarchief van Gent en zijn collecties tussen 1800 en 1930 werd ook ingediend als masterproef. Deze verhandeling wil duidelijk maken hoezeer het Gentse stadsarchief de sporen draagt van de wensen en verwezenlijkingen van de Gentse stadsarchivarissen tussen 1800 en Een zeer aantrekkelijk onderwerp volgens de jury, dat de vinger op de wonde legt en een andere blik werpt op wat archivarissen doen. De eervolle vermelding is goed voor een bedrag van 250 euro. Proficiat Charis en Timo. 4 META

7 nieuws Bevolkingsregister raadplegen voortaan eenvoudiger Op 27 januari 2014 trad het nieuwe Koninklijk Besluit in werking, dat het KB uit 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister wijzigt. Registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, kunnen vrij geraadpleegd worden als het om genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden gaat. Ook lijsten van personen en gegevens over de afstamming in opgaande lijn mogen zonder meer worden meegedeeld. Voor gegevens uit bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden zijn afgesloten, gelden strengere regels. Omdat hier de bescherming van de privacy speelt, is toestemming nodig van de betrokkene of zijn verwanten. Het is de aanvrager zelf die de toestemming moet krijgen. In eerste instantie is het de betrokkene zelf die toestemming moet geven. Voor het geval die overleden of niet meer bekwaam is om zijn toestemming te geven, wordt in het KB in een rangorde voorzien. In laatste instantie beslist het College van Burgemeester en Schepenen. Bescherming persoonlijke levenssfeer De keuze voor een termijn van 120 jaar komt duidelijk voort uit privacyoverwegingen. In haar advies schrijft de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer daarover: In de praktijk is de kans uiterst miniem dat de uittreksels of getuigschriften betrekking zouden hebben op nog in leven zijnde personen Het gaat aldus om personen die meer dan 120 jaar geleden geboren werden. De Privacycommissie raakt ook de tegenstelling aan tussen de bevolkingsregisters die bij de gemeente berusten en diegenen die conform de Archiefwet overgedragen werden aan het Rijksarchief. Sinds de wetswijziging van 2009 kan deze overdracht al plaatsvinden na 30 jaar. Echter, zo argumenteert de commissie: ook in dat geval blijven de registers eigendom van de gemeente. Deze registers vallen bijgevolg ook onder het KB uit 1992 en zijn pas openbaar na 120 jaar. Het nieuwe KB voorziet verder in de mogelijkheid om de registers die meer dan 120 jaar geleden zijn afgesloten te digitaliseren en ter beschikking te stellen aan derden. Derden mogen de registers niet verspreiden, om te vermijden dat de lijsten op internet zouden terechtkomen. Toolbox en Richtlijnen voor Archief- en Collectiezorg In de zomer van 2013 startte PACKED vzw, expertisecentrum digitaal erfgoed, het project Erfgoedzorg in de kunstensector. Dit project wil binnen de kunstensector de zorg voor het eigen archief en collectie(s) stimuleren. Het vertrekpunt is de subsidievoorwaarde zorg dragen voor eigen archief uit het Kunstendecreet. Om een invulling te geven aan de voorwaarde van de zorg voor het eigen archief verschijnt dit voorjaar TRACKS, Toolbox en Richtlijnen voor Archief- en Collectiezorg in de Kunstensector, online. Via deze website worden richtlijnen verspreid die kunstenaars en kunstenorganisaties vertellen hoe zij op een goede manier kunnen zorgen voor hun eigen archief en/of collectie(s). De tools geven praktische informatie die hen zullen helpen de richtlijnen te realiseren. TRACKS wil niet alleen de gesubsidieerde professionele kunsten bereiken, maar richt zich tot de hele kunstensector, ongeacht de kunstdiscipline en de organisatievorm of -grootte. Pilootprojecten In kader van de ontwikkeling van de TRACKS-toolbox werden tevens piloot projecten opgestart in verschillende kunstdisciplines. Deze pilootprojecten illustreren het gebruik van de richtlijnen en de toepassing van de tools, maar tonen ook hoe kunstenaars en kunstenorganisaties in de praktijk omgaan met archief- en collectiezorg. TRACKS is een samenwerking van PACKED vzw met BAM, VTi, Faro, Het Firmament, Resonant, CVAa, Archiefbank Vlaanderen en het Forum voor Amateurkunsten. Het project wordt uitgevoerd met steun van de Vlaamse overheid. Door overleg met de musea voor hedendaagse kunst en de culturele archieven in Vlaanderen en Brussel worden ook collectiebeherende instellingen bij TRACKS betrokken. Op 18 juni wordt de TRACKS-toolbox in Brussel voorgesteld aan zowel de kunsten- als de cultureel erfgoedsector. Voor meer informatie over het project en de TRACKS-website kan u terecht bij Sanne Van Bellingen (sanne@packed.be) Sanne Van Bellingen > (vanaf mei) Eerste uitvoeringsbesluit Archiefdecreet vastgelegd Op 21 maart 2014 keurde de Vlaamse regering het eerste uitvoeringsbesluit definitief goed. Het zal in werking treden na publicatie in het Belgisch Staatsblad. Het besluit: concretiseert het artikel 5 van het Archiefdecreet over de goede, geordende en toegankelijke staat van de archiefdocumenten, zowel de klassieke analoge als de digitale; hierbij krijgen de archiefzorgdragers de operationele vrijheid om te kiezen hoe ze de geformuleerde doelstellingen willen bereiken; richt zeven selectiecommissies per bestuursniveau op en regelt de werking van deze commissies, evenals de redactie en de bekrachtiging van de selectielijsten zelf; stelt een steunpunt in voor bestuurlijk-administratieve archiefwerking met een begeleidende stuurgroep vanuit de Vlaamse beleidsvelden Bestuurszaken, Cultuur en Binnenlandse Aangelegenheden. Het uitvoeringsbesluit met andere bijhorende teksten (artikelsgewijze bespreking, het voorafgaande advies van de Vlaamse adviesraad voor bestuurszaken Vlabest en de reguleringsimpactanalyse) is terug te vinden op de website. Het Archiefdecreet biedt aan alle openbare besturen in Vlaanderen een modern en flexibel juridisch kader om het archiefbeheer in te richten. Hermione L Amiral Johan Vannieuwenhuyse > META

8 nieuws UiTPAS breidt uit Op initiatief van minister van Cultuur Schauvliege wordt er vanaf dit jaar gestart met de invoering van de UiTPAS. Dat is een vrijetijdskaart die iedereen kan gebruiken voor cultuur, jeugdactiviteiten, sport of ontspanning. Een van de belangrijke doelstellingen van de UiTPAS is om mensen uit kansengroepen meer aan het vrijetijdsaanbod te laten participeren en dat op een niet stigmatiserende manier. CAVA opent zijn deuren In 2012 sloten de Vrije Universiteit Brussel (VUB) en het Vrijzinnig Studie-, Archief- en Documentatiecentrum (VSAD) Karel Cuypers vzw een samenwerkingsovereenkomst voor hun archiefen erfgoedbeheer. Het samenwerkingsverband kreeg de naam Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven, kortweg CAVA, mee. CAVA is het cultureel archief, het historisch erfgoed- en kenniscentrum van de Vrije Universiteit Brussel en van de vrijzinnig-humanistische beweging in Vlaanderen en Brussel. Op 8 mei houdt de instelling haar feestelijke opening. Het Universiteitsarchief beheerde de archieven van de academische gemeenschap, terwijl VSAD Karel Cuypers een groot aantal archieven van de georganiseerde vrijzinnigheid (ongeveer 35 organisaties) beheerde. Geïnspireerd door het Erfgoeddecreet vonden beide instellingen dat ze een betere dienstverlening konden uitbouwen door samen te werken. Er werd niet over een nacht ijs gegaan: men voorzag een viertal jaren ( ) om alle noodzakelijke stappen te nemen. De samenwerking is structureel. Onder coördinatie van de universiteitsarchivaris, Frank Scheelings, werd een gemeenschappelijk beleid uitgewerkt, een visie en missie uitgeschreven en er zijn strategische doelstellingen bepaald. De archieven van VSAD werden overgebracht naar de VUB, die een gloednieuwe leeszaal en een nieuw depot installeerde. VSAD vormde zichzelf om tot Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed vzw met twee krachtige partners in haar Raad van Bestuur: de VUB en demens.nu. Synergie De voordelen van de samenwerking zijn legio: ten eerste versterken beide collecties elkaar, ten tweede gebeurt het beheer (personeel, infrastructuur, bewaring, dienstverlening) gecentraliseerd, ten derde zorgt de krachtenbundeling voor een bredere expertise en ruimere onderzoeks- en valorisatiemogelijkheden, en last but not least zorgt de samenwerking ook voor gespreide inkomstenbronnen aan de basis. De website is met de twee facebookpagina s het trefpunt voor de academische en vrijzinnige erfgoedgemeenschappen. Er kan online in de collectie gezocht worden en er staan heel wat tips op voor de archiefvormers om hun archieven op de juiste manier te behandelen. In de nabije toekomst zullen er ook audiovisuele bronnen aan de site gekoppeld worden. CAVA spiegelt zich wat zijn vrijzinnige erfgoedgemeenschap betreft aan binnen- en buitenlandse voorbeelden, zoals le Centre de documentation du Centre d Action Laïque (Caldoc), het Nederlandse Humanistisch Historisch Centrum (verbonden aan de Universiteit voor Humanistiek) en het Institute for the Study of Secularism in Society and Culture (verbonden aan Trinity College, VS). Frank Scheelings > CultuurNet Vlaanderen organiseerde in 2012/13 in Aalst, Lede, Haaltert en Erpe-Mere een proefproject. Na één jaar waren er in de pilootregio 8700 pashouders waarvan 40 procent uit kansengroepen. Er waren meer dan check-ins; een check-in betekent dat er een punt gespaard wordt bij een activiteit die toegankelijk is met de UiTPAS. Met de gespaarde punten kan men dan gratis aan activiteiten deelnemen. Ruim 350 lokale verenigingen en organisaties aanvaarden de UiTPAS. Op basis van deze en nog andere cijfers, concludeert CultuurNet dat de pas haar doelstellingen om meer mensen, ook maar niet alleen uit kansengroepen, aan vrije tijd te laten participeren, geslaagd is. Volgens CultuurNet blijkt uit het proefproject ook dat de UiTPAS een krachtig communicatiemiddel is voor de promotie van het vrijetijdsaanbod. De pas stimuleert ook de participatie over de gemeentegrenzen. 18 procent van alle check-ins gebeurde in een andere gemeente dan de woonplaats van de kaarthouder. Bij de gemeentelijke diensten is de lokale bibliotheek een van de meest populaire spaarplaatsen. Wie naar de bibliotheek komt, kan wekelijks een punt sparen, zonder dat men verplicht is om iets uit te lenen. De krant komen lezen, telt ook mee. Dit jaar wordt het project uitgebreid naar twee regio s (Kortrijk en Turnhout) en de steden Gent en Oostende. In Brussel is de VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie) ook gestart met een vrijetijdspas. In Gent zal samen met de Universiteit een nulmeting gebeuren om later de effecten van de UiTPAS wetenschappelijk in kaart te brengen. Tegen einde 2018 wil men de helft van alle Vlamingen met dit systeem bereiken. Interessant voor openbare bibliotheken is dat de UiTPAS ook als bibliotheekkaart gebruikt kan worden. Er wordt ook aan andere gebruiksmogelijkheden gedacht maar in de praktijk gebeurt dit nog niet. Momenteel wordt dit soort pas alleen in Antwerpen ook als bibliotheekkaart gebruikt. Het gebruik van de A-pas als bibliotheekkaart heeft in Antwerpen alvast tot een massaal gebruik van de vrijetijdspas geleid. Geert Puype 6 META

9 nieuws De Groote Oorlog, zicht- en tastbaar voor blinde en slechtziende lezers Bij boeken over de oorlog horen vaak informatieve land- en frontkaarten. Blinde en slechtziende lezers blijven meestal verstoken van deze belangrijke informatie. Daarom laat Luisterpunt naar aanleiding van de herdenking van Wereldoorlog I een map met 10 reliëf- en Twin Visionkaarten maken. De Twin Visionkaarten (A3) bestaan uit transparante kaarten in reliëf, waarop blinden de kaarten en de lijnen heel goed kunnen voelen en waarop de legenda ook in braille staat. Daaronder staan dezelfde kaarten in contrasterende kleuren voor slechtzienden. De legenda en de uitleg worden in groteletterdruk weergegeven, in een duidelijk lettertype. In Flanders Fields Museum Samen met Luisterpunt heeft het kenniscentrum van het In Flanders Fields Museum (IFF) de onderwerpen van de kaarten bepaald en zij hebben de tien kaarten piekfijn uitgewerkt voor de omzetting. Deze tien mooie kaarten worden gebundeld in een verzorgde map. De map bevat tevens een inleiding met meer duiding, geschreven door een medewerker van het kenniscentrum. Deze inleiding en de begeleidende teksten bij de kaarten zullen beschikbaar zijn in groteletterdruk, in braille en in Daisy-luisterversie. Samen met de vele Daisy-boeken over WOI maken deze kaarten de oorlog zicht-, tast- en beluisterbaar voor personen met een leesbeperking. Dankzij de belangrijke steun van de Vlaamse overheid kan Luisterpunt deze map aanbieden aan 60 euro. Meer info vind je op luisterpuntbibliotheek.be. Saskia Boets

10 artikel Schaderegistratie als startpunt van beleid voor behoud en beheer Marijn de Valk, Sam Capiau en Eva Wuyts De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft als taak om expertise rond behoud en beheer te stimuleren en te verspreiden onder erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel. Hiertoe ontwikkelde ze in 2013 de Universal Procedure for Library Assessment (UPLA), een model voor schaderegistratie op collectieniveau. Dankzij dit instrument kunnen bibliotheken zelfstandig de fysieke staat van hun collecties onderzoeken, en zo de noden op het gebied van conservering en preservering in kaart brengen. Met UPLA wordt niet alleen het startschot gegeven voor de ontwikkeling van een conserveringsbeleid voor de betrokken instelling, maar ook voor een aanpak op Vlaams niveau. De eerste toepassingen van het model zijn voorzien voor dit najaar. In 2011 organiseerde de Universiteit Antwerpen in opdracht van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek een enquête bij 25 erfgoedbibliotheken waarin werd gepeild naar de mate van preservering en conservering van bibliotheekcollecties enerzijds, en de mate waarin zij bibliografisch ontsloten en gedigitaliseerd zijn anderzijds. De resultaten van deze bevraging werden gepubliceerd in het rapport met de veelzeggende naam De wet van de remmende achterstand. Het onderzoek schetst een zorgwekkend beeld van de erfgoedbibliotheeksector. Zeker wat betreft de materiële zorg voor de collecties is de toestand precair. Zorgen voor boeken In veruit de meeste gevallen ontbreekt het de bibliotheken aan een overzicht van de materiële toestand waarin de collecties zich bevinden. Dit maakt het onmogelijk om een professionele werking op het gebied van behoud en beheer uit te bouwen. De schamele budgetten die ingezet worden zijn vaak gericht op de restauratie van enkele (top)stukken maar dienen zelden een omvattende collectiegerichte aanpak. De meeste instellingen beschikken over onvoldoende tijd en deskundigheid om deze situatie om te buigen. In veruit de meeste gevallen ontbreekt het de bibliotheken aan een overzicht van de materiële toestand waarin de collecties zich bevinden. Dit maakt het onmogelijk om een professionele werking op het gebied van behoud en beheer uit te bouwen. 8 META

11 artikel > Zie ook p. 24 en 36 Marijn de Valk tijdens het beoordelen van de schades volgens het UPLA-schaderegistratieformulier. Foto: J. Goedemé. Een voorbeeld van het eerste resultatenformulier in het UPLAeindrapport van de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap met een samenvatting van de voorkomende schades. Om erfgoedbibliotheken de nodige inzichten en handvaten te geven om een goed beleid te ontwikkelen rond het voorkomen en remediëren van schade, ontwikkelde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek in 2013 een model voor schaderegistratie. Dit model, dat op 3 oktober werd voorgesteld op het Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken, maakt het mogelijk om via een betrouwbare steekproefmethode op een efficiënte en pragmatische manier inzicht te krijgen in de materiële staat en de raadpleegbaarheid van een bibliotheekcollectie. Op basis van de resultaten van de steekproef wordt de conserveringsbehoefte (of de werkvoorraad die nodig is om de collectie beter te bewaren) in kaart gebracht en kan een instelling een behouds- en beheerplan op maat ontwikkelen. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek stelde voor de uitvoering van deze opdracht eind 2012 Boekrestauratie De Valk uit Middelburg aan, die hiervoor samenwerkte met Hoogduin Papierrestauratoren uit Nederland. Vanuit de Vlaamse Erfgoedbibliotheek werd zij hierin begeleid door Eva Wuyts en Sam Capiau. Daarnaast fungeerde een groep met conserveringsexperten en bibliothecarissen uit Vlaanderen en Nederland als klankbord. Zo verzekerden de initiatiefnemers zich ervan dat de methodiek voldoende gedragen wordt door het veld. Rekening houdend met de beperkte middelen van de meeste erfgoedbibliotheken stelde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek bij aanvang van het project twee eisen aan het nieuwe model: Het model moet informatie verzamelen op basis van een representatieve steekproef op collectieniveau. Op deze manier wordt de inventarisatietijd tot een minimum beperkt. Eén-op-één schade-inventarisaties van volledige collecties kosten immers te veel tijd en dienen hoofdzakelijk een objectgerichte aanpak. De schaderegistratie moet kunnen worden uitgevoerd door de personeelsleden in erfgoedbibliotheken. Het model mag met andere woorden niet uitsluitend op maat van conservatoren-restauratoren gemaakt zijn, maar het moet ook bruikbaar zijn voor daartoe gevormde leken. Hierdoor kunnen de kosten worden gedrukt en wordt wat niet onbelangrijk is de kennis en het bewustzijn omtrent de problematiek van schade in de instellingen verhoogd. De bibliotheekmedewerkers volgen daartoe een specifiek vormingstraject. De expertise die ze daarbij opdoen en de (hernieuwde) kennismaking met hun eigen collecties zullen ook na de schaderegistratie nog hun nut bewijzen. Van UPAA naar UPLA Eerder dan een volledig nieuwe methodiek op poten te zetten opteerde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek ervoor om een beproefd model over te nemen en aan te passen voor bibliotheekcollecties. De keuze viel daarbij op de Universal Procedure for Archive Assessment (UPAA) die in het begin van de jaren negentig in Nederland werd ontwikkeld door de toenmalige Nederlandse Rijksarchiefdienst, in nauwe samenwerking met het onderzoeksbureau TNO-Delft, voor de beoordeling van archiefcollecties. Later volgden nog het UPAA-CONS-model om het verzuringsprobleem van negentiende-eeuwse archieven in kaart te brengen, een inktvraatmodel en een model voor kaarten en tekeningen (Maps and Drawings, UPAA-MD). Allen hebben hun sporen al meer dan verdiend: naast Nederland wordt het model ook in de voormalige Nederlandse koloniën zoals Zuid-Afrika, Sri Lanka en Indonesië gebruikt. Maar ook Engeland, de Scandinavische landen, Rusland, Kroatië en Roemenië hebben het statistische model UPAA omarmd. En nu voegt Vlaanderen daar het UPLA-model aan toe. De steekproefmethode die UPAA en UPLA hanteren is gebaseerd op de principes van de Franse statisticus Pierre Gy. Om een steekproef te selecteren die toelaat uitspraken te doen over de volledige collectie wordt eerst het totaal te onderzoeken meters en het gemiddelde aantal boeken per meter bepaald. Uitgangspunt is dat de steekproefomvang vastgesteld META

12 artikel is op driehonderd items per collectie. Steeds na een te bepalen aantal meters wordt een steekproef genomen van een meter. En binnen deze meter wordt een aftelwaarde bepaald. De methode is getest in verschillende archieven en de nauwkeurigheid bedraagt 95 procent. Dit betekent dat de resultaten met een marge van maximaal 5 procent naar boven of naar beneden kunnen afwijken. UPLA versus UPAA Hoewel UPAA en UPLA nauw aan elkaar verwant zijn, zijn er toch een aantal duidelijke verschil- en zelfs verbeterpunten. Ten eerste zijn de schadevormen waarop wordt gelet bij de beoordeling van een archief slechts gedeeltelijk van toepassing op een bibliotheekcollectie. UPAA focust op papier en schenkt heel weinig aandacht aan de boekband. UPLA, dat zich op de meer typische bibliotheekcollecties richt, houdt wel rekening met materialen zoals linnen, leer en perkament. Foto s, charters, kaarten, en moderne informatiedragers (cd, tape, etc.) zijn van UPLA uitgesloten. Kranten en ongebonden (archief)materiaal worden wel meegenomen in een UPLA-onderzoek. Een tweede, fundamenteler verschil is dat UPAA vooral de consulteerbaarheid van een bron als beoordelingscriterium neemt. Logisch want archieven hebben een wettelijke bewaarfunctie en hun bronnen moeten toegankelijk blijven voor de komende generaties. Daarom is bij UPAA de ernst van de schade aan een object afhankelijk van de mate waarop deze de raadpleegbaarheid beïnvloedt. Voor erfgoedbibliotheken is consulteerbaarheid natuurlijk ook een hoofdzorg. Maar voor boekhistorici en andere onderzoekers is de (verschijnings)vorm van een boek even goed van groot belang. Boeken en boekbanden ontlenen hun wetenschappelijke en culturele waarde immers niet uitsluitend aan de inhoud: ook het object zelf speelt een rol. Ten derde labelt het UPLA-model een aantal schadesoorten die ervoor zorgen dat de materiële toestand van een boek instabiel wordt. Het gaat hierbij om drie groepen: autonoom verval, biologische schade en rode rot. Onder autonome schade vallen verzuring van de schutbladen, verzuring van het boekblok en inkt- en kopervraat, precies zoals het Nederlandse Bureau Metamorfoze deze term ook hanteert. Onder biologische schade vallen schimmel- en knaagdierschade. In alle gevallen worden schimmelaantasting of signalen die wijzen op de aanwezigheid van insecten als actief of urgent aangeduid, tenzij recent uitgevoerde testen het tegendeel hebben aangegeven. Alle hier genoemde schades nemen toe, ook zonder dat het object geraadpleegd wordt. Daarom toetst UPLA naast de raadpleegbaarheid ook de (in) stabiliteit van de collectie. Deze schadebeelden vragen om dringende preserverende maatregelen. Een UPLA-rapport dat de vinger op deze wonde kan leggen geeft beleidsmakers dus een stok achter de deur. Een laatste uitbreiding van UPLA ten opzichte van het originele UPAA-model is de manier om de schades te beoordelen. Bij UPAA wordt de ernst van de schade bepaald door in te schatten welke invloed de raadpleging op de conditie van het document zal hebben. In UPLA wordt dit gescheiden. In een eerste stap wordt de omvang van de schade beoordeeld. In een tweede stap wordt gekeken of normaal gebruik de schade naar alle waarschijnlijkheid zal doen toenemen. Deze aanpak in twee fasen maakt de beoordeling gemakkelijker, betrouwbaarder en genuanceerder. Een voorbeeld: wordt bij een UPAA-onderzoek een hele bundel archief als ernstig beschadigd en niet raadpleegbaar gekwalificeerd wanneer er slechts een zeer verzuurd blad in zit, zal ditzelfde object bij een UPLA-onderzoek het predicaat ernstige schade, maar wel raadpleegbaar krijgen. 23 schadevormen Dat een boek ook als object aandacht krijgt bewijst de manier waarop het wordt beoordeeld. Eerst wordt de buitenkant, de band, onderzocht. Dan wordt het boek geopend en wordt gekeken of alle essentiële onderdelen nog vastzitten: de constructie. En vervolgens wordt het boekblok op schade beoordeeld. Een boek is immers een object dat kan bewegen: een boek moet open en dicht gaan. In totaal zijn 23 schadevormen gekozen voor registratie, verdeeld in vier groepen. Een belangrijk hulpmiddel bij de toepassing van UPLA is de schadeatlas, die de 23 schadebeelden en hun urgentie aan de hand van fotomateriaal en definities inzichtelijk maakt. In 2007 gaf Bureau Metamorfoze de Schadeatlas Archieven als hulpmiddel bij het herkennen en classificeren van schade aan archiefstukken. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek werkt momenteel samen met Metamorfoze aan een Schadeatlas Bibliotheken. Dit hulpmiddel, dat ook los van een UPLAonderzoek een nuttig instrument is voor collectiebeheerders, wordt in het najaar van 2014 verwacht. Het zal zowel in Schade aan de band 1. Stof en oppervlaktevuil 2. Conditie bekleding 3. Rode rot 4. Tapes en schadelijke reparaties 5. Losse delen en bekleding 6. Ontbrekende delen en onderdelen 7. Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten 8. Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag Schade aan de constructie 9. Vervorming band/boekblok/band te klein 10. Schade aanhechting platten 11. Schade hechting bladen en/of katernen Schade aan het boekblok 12. Stof en oppervlaktevuil in het boekblok 13. Tapes en schadelijke reparaties 14. Lacunes, scheuren, vouwen 15. Vervilt papier 16. Aan elkaar klevende bladen 17. Verzuring schutbladen 18. Verzuring boekblok 19. Foxing 20. Inkt- en/of kopervraat Algemeen 21. Schimmelschade 22. Plaagdierschade 23. Overige Foto: M. de Valk 10 META

13 artikel gedrukte vorm als online gratis beschikbaar zijn voor erfgoedbibliotheken. Het al dan niet voorkomen van bepaalde schadebeelden hangt sterk af van de bewaaromstandigheden van erfgoedcollecties. Daarom wordt voorafgaand aan de UPLA-screening aan de bibliotheekmedewerkers gevraagd daarover een vragenlijst in te vullen. Waar nodig moeten hiervoor metingen worden gedaan. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek kan de instelling een toolkit aanleveren, met naast alle benodigdheden voor een UPLA-onderzoek, ook meetapparatuur, als dataloggers en een luxmeter. Meten is weten Nadat de 300 geselecteerde items uit de collectie minutieus zijn gescreend en de schadevormen geregistreerd werden in een database, worden de resultaten automatisch met behulp van het rekenprogramma Excel gebundeld en gepresenteerd. Dit gebeurt in een aantal tabellen verdeeld over vier werkbladen. Op het eerste werkblad wordt de raadpleegbaarheid van de hele collectie gepresenteerd in procenten, samen met de mate waarin instabiele schadevormen voorkomen. Een tweede blad geeft inzicht in de metadata en een derde zet alle schades op een rij die niet raadpleegbaar zijn. Met andere woorden: het percentage boeken waarvan de schade toe zal nemen bij gebruik. Uiteraard voorziet de automatische gegevensverwerking ook een analyse in de diepte. In de uitgebreide vierde tabel op het laatste werkblad worden alle 23 schadevormen opgelijst gevolgd door het aantal boeken uit de steekproef dat deze schade vertoont. Daarbij onderscheiden we vier gradaties: Ernstige schade gebruik verergert de schade Ernstige schade gebruik geen probleem Matige schade gebruik verergert de schade Matige schade gebruik geen probleem boeken met ernstige aantasting door stof en vuil ook sporen van schimmelaantasting hebben, als vertrekpunt voor een systematische schoonmaakactie. De analyse van deze gegevens in relatie tot elkaar en in relatie met de bewaaromstandigheden vergen weliswaar bijkomende maatwerkrapportage. Omdat elk UPLA-onderzoek steeds op dezelfde uniforme manier wordt uitgevoerd is het mogelijk de resultaten van de individuele screenings met elkaar te vergelijken. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is daarom van plan om de resultaten van alle UPLA-trajecten (anoniem) te bundelen in één Vlaams schaderegister. Deze overkoepelende databank zal dienen als een benchmark voor individuele instellingen en maakt beleidsaanbevelingen voor het in stand houden van het Vlaams patrimonium mogelijk. Na enige tijd kan een bibliotheek er ook voor kiezen om de screening te herhalen. Zo kan ze bepaalde (autonome) schades of haar eigen conserveringsbeleid blijven monitoren. De proef op de som Vooraleer de Vlaamse Erfgoedbibliotheek UPLA aanbiedt aan de sector, is het model eerst getest. Dit gebeurde midden 2013 op de collectie van het Ruusbroecgenootschap in Antwerpen. Deze bibliotheek is uitermate geschikt voor de test, omdat het een diverse verzameling betreft met onder andere incunabelen en een grote collectie oude drukken, maar ook veel moderne boeken, tijdschriften en brochures die over verschillende magazijnen zijn verdeeld. Bovendien betreft het een gebruiksbibliotheek, waardoor er een grote variëteit aan schadevormen te vinden is. In totaal werden er 299 steekproeven geselecteerd uit 2850 meter gevulde boekenplanken. Voor elk geselecteerd item is een gedetailleerde registratiefiche ingevuld. Voor de test werden uitzonderlijk twee teams van beoordelaars, in plaats van één samengesteld. Team A bestond uit zogenaamde leken die weinig tot geen voorkennis hadden over schaderegistratie en evenmin een UPLA-vorming hadden gekregen. Team B bestond uit boekrestauratoren die makkelijker in staat zijn om schades op te merken waardoor ze over de hele lijn meer schades aankruisten. Niettemin lopen de eindresultaten van de screenings globaal genomen door de beide teams erg gelijk. Daarmee is aangetoond dat leken, na een goede vorming, in staat zijn de beoordeling van de boeken uit te voeren. De testweek was voor alle betrokkenen een positieve ervaring. Dankzij een intensieve samenwerking tussen de eigen Deze cijfermatige resultaatweergave is standaard voor elke bibliotheek, al laten de data een meer uitgebreide analyse toe. Bepaalde schadecombinaties, of gegevens uit de metadata, kunnen immers voor een specifieke bibliotheek interessant zijn. Bijvoorbeeld hoeveel procent van de boeken sloten of sluitingen van metaal hebben en of deze verpakt zijn of niet. Zo kan men inzicht krijgen in de omvang van het aantal boeken met metaalbeslag dat schade kan aanbrengen aan de belendende boeken. Of hoeveel De 20-kantige dobbelsteen die gebruikt wordt om de eerste meter te bepalen waarin het eerste object uit de steekproef valt. Foto: M. de Valk. META

14 artikel Hilde Schalkx en Sam Capiau tijdens het selecteren de steekproef in de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap. Foto: M. de Valk. bibliotheekmedewerkers, die vertrouwd zijn met de collectie en de opstelling in het magazijn, en de inbreng van twee boekrestauratoren kon de hele collectie in acht dagen gescreend worden. Na afloop liet Erna Van Looveren, bibliothecaris van de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap, weten dat het onderzoek een enorme meerwaarde is, en de sleutel vormt tot inzicht op de lange termijn. Dit geeft aan dat het opzet van het model is geslaagd. Het model verzamelde waardevolle beleidsinformatie over de complete bibliotheekcollectie en daarnaast werden de eigen medewerkers gesensibiliseerd. Inmiddels zijn de aanbevelingen voor een verbeterde berging en plaatsing van de boeken in de bibliotheek van het Ruusbroecgenootschap ter hand genomen. Aan de slag met UPLA De Vlaamse Erfgoedbibliotheek zal het UPLA-model gratis ter beschikking stellen van de brede erfgoedsector. Om de kwaliteit van de screening te verhogen en om te verzekeren dat de methodiek correct wordt toegepast, zodat betrouwbare resultaten kunnen worden opgenomen in het Vlaams schaderegister, voorziet de Vlaamse Erfgoedbibliotheek de nodige omkadering. Vooreerst is er de vorming die voor de betrokken medewerkers het startpunt is van een UPLA-onderzoek. In deze tweedaagse workshop wordt aandacht besteed aan materialenkennis, boekterminologie en het herkennen van schadevormen volgens het model. De deelnemers worden daarin geholpen door de rijkelijk met voorbeelden geïllustreerde schadeatlas die na de zomer zal verschijnen. Daarnaast voorziet de Vlaamse Erfgoedbibliotheek de mogelijkheid om tegen betaling een beroep te doen op deskundigen die vertrouwd zijn met UPLA en aldus garant staan voor efficiëntie en kwaliteit. Het inschakelen van een externe medewerker is geen verplichting, maar wordt voor bepaalde onderdelen van het UPLAtraject wel warm aanbevolen. Zo n expert zou in principe de volledige uitvoering van een UPLA-traject op zich kunnen nemen, maar om de kosten te drukken en de kans op interne expertiseopbouw niet te mislopen is het aangeraden om dit te doen op drie cruciale momenten binnen het traject. De eerste maal betreft het de fase waarin de steekproef wordt uitgezet op de collectie omdat het van fundamenteel belang is dat dit goed gebeurt. Deze minutieus uit te voeren procedure neemt in totaal ongeveer drie dagen in beslag en het aanleren van deze methodiek kost veel tijd. Daardoor is het aangewezen om dit te laten uitvoeren door een deskundige met de hulp van eigen medewerkers. Diezelfde deskundige helpt vervolgens de bibliotheekmedewerkers bij de start van de beoordeling van de boeken. Een taak die ze dankzij de vorming en de schadeatlas zelfstandig kunnen uitvoeren. In totaal wordt voor deze beoordeling drie dagen gerekend, maar deze hoeven niet aaneensluitend ingepland te worden. Zes dagdelen zijn over het algemeen beter in te roosteren en een gefaseerde beoordeling, met af en toe een rustpauze, komt ook de kwaliteit van de registratie ten goede. Tijdens het laatste dagdeel komt de deskundige opnieuw langs om bijkomende vragen te bespreken. Eens de screening is afgerond, zorgt de deskundige voor de verwerking van de resultaten van de screening en de gegevens over de bewaaromstandigheden in een eindrapport. De vragenlijst maakt het immers mogelijk om verbanden te leggen tussen de gesignaleerde schades en de bewaaromstandigheden van de boeken. Zo kunnen aanbevelingen gedaan worden voor een betere bewaring. 12 META

15 artikel De vorming zal dit najaar voor het eerst gezamenlijk worden aangeboden aan de medewerkers van alle bibliotheken die als eersten met UPLA aan de slag willen gaan. Daarna is het aan de bibliotheken om de verdere timing voor het traject uit te stippelen. Dit gebeurt het best aansluitend op de workshop en in overleg met de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en de deskundige die het traject begeleidt. Aanzet tot een beter beleid Bibliotheken die aan de slag gaan met UPLA zetten een eerste stap richting een beter behoud en beheer van hun erfgoedcollecties. De rapporten die zij na afloop ontvangen geven, zoals eerder gezegd een algemeen beeld van de huidige staat van de collectie, gekoppeld aan eerste adviezen. UPLA is dus geen gedetailleerde doorlichting van de hele collectie op stukniveau, noch levert het een kant-en-klaar plan van aanpak. Het is wel de aangewezen manier om als erfgoedbibliotheek grip te krijgen op de collectie en de soms onbekende of overweldigende uitdagingen waarmee deze wordt geconfronteerd. Te meer omdat ook kleinere instellingen gebruik kunnen maken van UPLA. Elk UPLA-traject resulteert in een wetenschappelijk onderbouwd rapport. Dat geeft bibliothecarissen niet alleen een instrument in handen om een conserveringsbeleid op maat te ontwikkelen, maar ook om hun beleidsmakers te sensibiliseren hier effectief in te investeren. En dat kan of moet op eigen tempo gebeuren. Want om de UPLA-adviezen om te zetten in concrete maatregelen is soms verder (intern) onderzoek nodig en ook de middelen hiervoor moet de bibliotheek helaas voorlopig nog in eigen kring gaan zoeken. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek blijft weliswaar een groot pleitbezorger voor de (betere) financiering van de basistaken van erfgoedbibliotheken, maar vooralsnog vindt zij hiervoor onvoldoende gehoor. Wie weet stimuleert het Vlaamse schaderegister in opbouw binnenkort de verschillende overheden wel om actie te ondernemen. conclusie Het onderzoekmodel Universal Procedure for Library Assessment (UPLA) is in ontwikkeld door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. Het behelst een statistisch schadeonderzoek van bibliotheekcollecties en geeft inzicht in de schade en de raadpleegbaarheid van bibliotheekmateriaal. De toepassing van het model ligt na het volgen van vorming grotendeels in handen van de eigen bibliotheekmedewerkers. Op deze manier wordt tijdens het UPLA-traject kennis over de preservering en conservering van (het eigen) documentair erfgoed intern opgebouwd of versterkt. De resultaten van de uitgevoerde schaderegistratie vormen de bouwstenen voor de opmaak van een behouds- en beheerplan van de volledige collectie en kunnen op termijn worden vergeleken met die van andere instellingen. META

16 Gino Dehullu: ARhus wil mensen samenbrengen en hen geregeld verrassen

17 interview Interview: Paul Gervoyse Foto p. 14: Stefaan Tavernier. Foto s p. 16 en 17: ARhus Een paar dagen na de imposante en druk bijgewoonde opening van ARhus Roeselare (bibliotheek/open kenniscentrum) had META een gesprek met algemeen directeur Yves Rosseel, adjunct algemeen directeur Gino Dehullu en bibliothecaris Sara Clauw. ARhus heeft zowat alles in huis wat je van een hedendaagse bibliotheek (lees: kenniscentrum) kunt verwachten. Alleen al het concept is verrassend innovatief. De stad Roeselare heeft kosten noch moeite gespaard om van hun boekerijen een prestigieus Open Kenniscentrum te maken. Hoe zijn jullie tot zo n schitterend idee gekomen? Yves: Als leek in de bib-sector heb ik het voordeel van afstand te kunnen nemen en geen rekening te moeten houden met bestaande structuren. Als kunsthistoricus en informaticus heb ik een gevarieerd parcours afgelegd: de afgelopen tien jaar was ik algemeen directeur van muziekcentrum De Bijloke in Gent; daarvoor werkte ik onder meer als systeem-analyst en systeem-ingenieur bij firma s zoals Eternit België en Honda Europe. Samen met collega Gino Dehullu en de andere leden van ons directieteam probeer ik nieuwe ideeën te introduceren in een sector die op dit ogenblik behoorlijk onder druk komt te staan door allerlei onder meer digitale evoluties. Niet alleen als ICT er, maar ook als kunsthistoricus bekijk ik welke zaken een meerwaarde kunnen bieden. Sinds 2012 ben ik betrokken bij de opstart van de vzw. Als algemeen directeur van het kenniscentrum en dagelijks bestuurder van de vzw Het Portaal ben ik verantwoordelijk voor het algemeen inhoudelijk en zakelijk beleid. Wat is nu eigenlijk zo vernieuwend aan dit project? Yves: Het vernieuwende heeft alles te maken met de wijze waarop ARhus zich positioneert en zijn opdracht invult. We gebruiken bewust het woord kenniscentrum in plaats van bibliotheek omdat zeker in de perceptie bibliotheek te uitsluitend wordt geassocieerd met boeken en lezen. Om het met de oneliner van Rik Torfs tijdens onze opening te zeggen: In een bibliotheek kunnen mensen die graag met boeken bezig zijn uitblinken; in een kenniscentrum kan iedereen uitblinken. Op deze wijze reiken we de hand naar onze bestaande bibliotheekgebruiker zij blijven voor ons belangrijke ambassadeurs maar ook naar nieuwe gebruikers. Gebruikers die op dit ogenblik misschien zelf nog niet weten wat een kenniscentrum voor hen kan betekenen. Ik denk hierbij aan (jonge) ondernemers en starters, maar ook aan studenten uit de afdelingen techniek en technologie, en aan de mediasector. De samenwerking met het VTI Roeselare voor de realisatie van een organische tafel, als onderdeel van ons interieur, is hiervan een sprekend voorbeeld, evenzeer als de samenwerking met LOCUS, Bibnet, Roularta en iminds voor de uitwerking van nieuwe samenwerkingsmodellen tussen uitgeverijen en bibliotheken/kenniscentra. Waarom een vzw-statuut als rechtspersoonlijkheid? Yves: De vzw werd aanvankelijk opgericht om het bouwproject te realiseren. Maar na verloop van tijd realiseerde men zich dat een vzw ook een ideaal instrument kan zijn voor de exploitatie van het kenniscentrum. Het afsluiten van lokale en bovenlokale partnerships kan vlotter verlopen net zoals het verwerven van bijkomende middelen. Dit alles om snel en efficiënt te kunnen inspelen op veranderende noden en tendensen. Wat maakt het kenniscentrum zo uniek? Yves: Uniek is wel de wijze waarop we ons positioneren en profileren: we mikken op samenwerkingsverbanden met het ruime maatschappelijke veld, en daarvan maken onderwijs en ondernemers een wezenlijk onderdeel uit. We zijn ervan overtuigd dat een bibliotheek (of kenniscentrum) dient te worden gezien als een beleidsdomeinoverschrijdende actor. Bibliotheken worden te vanzelfsprekend beschouwd als (eerder uitsluitend) behorend tot de culturele sector. Wanneer we de transversale benadering van de BBC in beschouwing nemen, dan zien we daarin zeker een bevestiging van ons standpunt. Wij beschouwen uitgevers ARhus verwijst naar Albrecht Rodenbach (Roeselare, 27 oktober juni 1880). Hij was een Vlaamse schrijver en dichter. Rodenbach overleed op 23-jarige leeftijd in zijn geboortestad aan tuberculose. Je kan zijn standbeeld vinden op het De Coninckplein (in de volksmond beter bekend als het Sint- Amandsplein) in Roeselare. META

18 interview en technologiepartners dan ook als onze natuurlijke bondgenoten, omdat we ervan overtuigd zijn dat een kenniscentrum, in de breedste zin van het woord, een opdracht heeft om de vinger aan de pols te houden op vlak van technologische evoluties, en dit in functie van het garanderen van toegang tot kwaliteitsvolle content met het oog op het delen van kennis in alle betekenissen van het woord. Het wegnemen van drempels voor zowel kansrijken als kansarmen is hierbij een belangrijke stimulans. We beogen hierbij zoveel mogelijk een intergenerationele aanpak: het samenbrengen van mensen uit verschillende leeftijds- en doelgroepen is een van onze belangrijke streefdoelen. Plaatsing van de collecties Alle namen verwijzen naar plaatsen in Roeselare en vertellen zo mee het verhaal van de stad: Babille / Jeugd tot 13 jaar: Verhalen en informatieve boeken, fundels, snippertassen, strips, muziek Duivelshoek / Spannend en actief: Thrillers, fantasy en siencefiction, strips, games, communicatie, bedrijf, management, informatica, sport Batavia / Romantiek & huis en tuin: Levenskunst, lichaam en geest, koken-hobby, tuin-dieren, interieur, vorsten, waargebeurde verhalen, streekromans Siberië / reizen: Reisverhalen en reisgidsen, dwarsliggers, taalgidsen, anderstalige romans Feestpaleis / Film en Muziek: Muziek, film, tv en comedy Duizend zinnen / Literatuur: Literatuur, toneel en poëzie Stampkot / Young Adult: Games, films en boeken voor jongvolwassenen Blauwe toren / Informatie- & studiecentrum: algemeen en media, filosofie, godsdienst, sociale wetenschappen, economie, recht, psychologie, onderwijs, geneeskunde, techniek, kunst, taalkunde, geschiedenis Taalpunt Nederlands / Taalcursussen: Nederlands, verhalen Makkelijk Lezen, Wablieft Hebben jullie het organogram aangepast aan de nieuwe werking? Sara: Eind vorig jaar hebben we een nieuw organigram uitgewerkt. We werken met zes clusters, drie inhoudelijke en drie ondersteunende clusters: Collectie & Informatiebemiddeling (taken: collectiebeheer en -administratie en informatiebemiddeling); Programmering en Publiekswerking; Onderzoek & Ontwikkeling; Infrastructuur; Zakelijke Werking (Personeel & Financiën) en Communicatie & Promotie (bevat ook het onthaal). De verantwoordelijken van elke cluster vormen samen met de directeur het directieteam, dat instaat voor beleid en aansturing. De komende maanden wordt het organigram geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig. In oktober willen we het definitieve organigram bepalen. Wat de taakverdeling voor het personeel betreft, op wat hebben jullie zich gebaseerd? Sara: Vorige versies van het organigram waren nog rond domeinen als fictie, non-fictie, jeugd geclusterd. Meer en meer groeide de overtuiging dat dit niet de beste methode zou zijn. We baseerden ons hierbij ook op ervaringen van andere bibliotheken. Daarom is beslist om de medewerkers te groeperen volgens hun specialisatie en sterktes. Zo kan er efficiënter gewerkt worden en leert men sneller van elkaar. Toch willen we nog een zekere afwisseling mogelijk maken, vandaar de richtlijn om 20 procent van de tijd aan een taak uit een andere cluster te kunnen besteden. Iemand kan nu in een bepaald team zitten, maar over de jaren toch ook een grote kennis opgebouwd hebben rond een taak uit een andere cluster. Dat wilden we kunnen blijven benutten. We hebben ook een team Informatiebemiddeling dat de infopunten bemant, maar aangevuld wordt met medewerkers uit andere teams voor de avonden en weekends. Dit zit ook in die 20/80-richtlijn. In de backoffice zien we enkel clean desks. Wat zijn jullie ervaringen? Sara: Op zich is de clean desk redelijk vlot ingevoerd; de werkplekken zijn elke avond clean. Vele collega s waren ook al gewoon om werkplekken te delen in de oude locaties. Het grote voordeel is uiteraard dat we de werkplekken en pc s efficiënter gebruiken. Wat men wel lastiger vindt, is dat er geen vaste plek is voor de boekverzorging, alle materiaal moet elke dag Bibliotheken worden te vanzelfsprekend beschouwd als (eerder uitsluitend) behorend tot de culturele sector. uitgehaald en weggestopt worden. Dit is ook iets wat we zullen moeten evalueren en bijsturen als het nodig blijkt. 16 META

19 interview Technische fiche Type gebouw: gemengd project (Ex-KBC site Inbreidingsproject & Kenniscentrum) Opdrachtgever: vzw Portaal Architect: BUROII & ARCHI+I Oppervlakte: m2 Kostprijs: 13,2 miljoen euro Collectie-omvang open kast: magazijnen: META

20 INTERVIEW De bib van Roeselare heeft een vraaggerichte werking en is dus een Delphi-bib. Hoe vertaalt zich dat in het kenniscentrum? Gino: Enerzijds door de wijze waarop we met de klant omgaan, zoals het voorzien van een apart team informatiebemiddeling dat zich kan specialiseren in het samen met klanten op zoek gaan naar antwoorden op hun vragen. Anderzijds door het plaatsen van de collecties via gebruikersprofielen. Vraaggericht werken betekent zo goed als koken voor de gebruiker, of zorgen dat wij reeds proactief de antwoorden op hun vragen voorbereiden. We hebben er ook voor gezorgd dat de openingstijden aangepast werden in functie van onze (commerciële) omgeving. Wij streven er immers naar om ook in onze werking een vorm van publiek-private samenwerking te realiseren. ARhus vormt als de overige medewerkers, zich vrij snel ingewerkt en is voor hen een terugkeer naar de oude locaties niet meer wenselijk. Van een jaren zeventig bibliotheek naar ARhus. De mensen weten niet wat er gebeurt! Gino: Dit gebouw geeft een boost. Je kunt er niet naast kijken. Het is een open glazen huis en elke verdieping bezit een bijzondere sfeer. In het openingsweekend zijn hier zo n bezoekers over de vloer geweest. We hadden dringend nood aan een nieuwe beeldvorming rond de bibliothecaire werking. Eindelijk kunnen wij een frisse wind laten waaien door het bibliotheeklandschap. Dit is het open kenniscentrum, dit is ARhus! Voor de mediasector kunnen we een niet onbelangrijke speler In Roeselare is veel talent aanwezig en als wij met ARhus er toe kunnen bijdragen dat deze talenten ook in Roeselare actief blijven, dan is dit mooi meegenomen. de motor van een stadsvernieuwingsproject en dit willen wij niet beperken tot enkel de infrastructuur. Ook in de werking hebben wij er alle belang bij om samen te werken met de buurt. Is het kenniscentrum dan een open leercentrum? Gino: Zo zou je het inderdaad kunnen stellen. Het is een project in het kader van de onderwijsvernieuwing proeftuinen Brede School 1. We bieden een structureel platform zodat nieuwe trajecten kunnen uitgeprobeerd worden in een neutrale en gecontroleerde omgeving. Onderwijsvernieuwing probeer je niet uit in de school zelf, want met kinderen ga je zorgvuldig om. Het is ook niet zo dat wij ons opwerpen als de grote onderwijsvernieuwers. Integendeel, wij proberen alleen maar faciliterend op te treden. Het kenniscentrum moet je als een platform zien tussen het beleid en het onderwijsveld. Het gaat om het aanbieden van ruimte, meubilair, collecties en ICT-infrastructuur. De inhoudelijke meerwaarde wordt uiteindelijk bepaald door de leerkracht en wat hij/zij met ons aanbod doet. Traditioneel was de samenwerking tussen bibliotheek en onderwijs eerder te vinden in de logistieke sfeer. Binnen ARhus geven wij het signaal gebruik de bib en kom terug met innovatieve ideeën. We willen ook verder gaan. We streven ernaar om pionier te zijn in het samenwerken met uitgevers, om na te denken over nieuwe bedrijfsmodellen, innovatie, de digitale evolutie en onderzoek naar het gedrag van de gebruiker in een digitale omgeving. Verder zullen we ons uiteraard blijven toeleggen op vernieuwende acties inzake mediawijsheid en e-inclusie. Heeft het personeel zo n drastische verandering gemakkelijk gevolgd? Gino: Ik moet je niet vertellen dat dit een zware omslag is geweest voor veel mensen. Eerst het 3-jarige Delphi-traject 2 bij WINOB (West-Vlaams Informatienetwerk van Openbare Bibliotheken) afgelegd, daarna een totaal nieuw ICT-verhaal opgestart, vervolgens de nieuwbouw en tussendoor toegetreden tot het PBS (Provinciaal Bibliotheeksysteem) en voorbereiden van zelfuitleen. Bij de start van het traject leek het voor vele medewerkers nog ver af, maar in de weken voor de ingebruikname van de nieuwbouw hebben de medewerkers in zes weken tijd toch heel wat werk verricht en de volledige omslag moeten maken. Gelukkig hebben zowel de nieuwe, jonge medewerkers zijn. ARhus is een potentiële partner en beschikt over een open infrastructuur met heel wat mogelijkheden. Daarbij focussen wij niet alleen op de culturele sector, ook ondernemen, economie en andere maatschappelijke sectoren komen in ARhus aan bod. Innovatie en creatieve ondernemers kunnen in ARhus perfect een podium krijgen. Ook dit is publiek-private samenwerking. In Roeselare is veel talent aanwezig en als wij met ARhus er toe kunnen bijdragen dat deze talenten ook in Roeselare actief blijven, dan is dit mooi meegenomen. Het komt er op aan om dit te detecteren, samen te brengen en te stimuleren. ARhus sluit naadloos aan op de grote ondergrondse centrumparking De Munt, er zijn heel wat vergadermogelijkheden, er is catering en een terras met uniek uitzicht op de stad. De mensen moeten erbij willen zijn, men mag niks meer willen missen. ARhus wil mensen samenbrengen en hen geregeld verrassen. 1 Brede School is gericht op de brede ontwikkeling van alle kinderen en jongeren door het ondersteunen en/of creëren van een brede leer- en leefomgeving, waarbinnen kinderen en jongeren een brede waaier aan leef- en leerervaringen kunnen opdoen. Om dat te realiseren, wordt een breed netwerk opgezet van scholen, overheden en organisaties uit de cultuur-, jeugdwerk- of sportsector. 2 Een Delphi-bibliotheek organiseert haar dienstverlening vanuit haar vermogen om het antwoord op vragen te vinden. Een Delphi-bibliotheek maakt uitgesproken keuzes op het vlak van mensen, middelen en methodes. delphibibliotheken.be/home 18 META