$!! ' ( #!! ) *! ) ' + ) $ %# #! #! # #! % %!!!!,! % -! %.!, /! - %!, / 0 )' 0 % #!

Transcriptie

1 + $! 1 $ * 2 - % + 1 ) & evangenderen@regiozhz.nl! "! " #! # $% & #! # # $!! ' ( #!! ) *! ) ' + ) $ %# #! #! # #! % %!!!!,! % -! %.!, /! - %!, / 0 )' 0 % #!

2 pagina 2, agendapunt De algemene aanpak betreft de reguliere activiteiten voor het begrotingsjaar 2010 en omvat een interim-controle met een managementletter en een jaarrekeningcontrole met accountantsverklaringen en een rapport van bevindingen. Overigens is het nog van belang op te merken dat, conform artikel 2 van de verordening ex. artikel 213 GW, voor de nieuwe raadsperiode opnieuw benoeming van de accountant geschiedt. Deze benoeming is in principe voor een periode van vier jaar en deze periode vangt aan met ingang van 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de Drechtraad aantreedt voor een nieuwe periode van 4 jaar.

3 !" #$%!" &&&'' Aan de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden t.a.v. de auditcommissie t.n.v. de heer J. t Lam Postbus AP DORDRECHT $/ $ ( 9/ 9 12 oktober 2009 (&) Voorstel aanpak accountantscontrole 2010 en prijsopgave :&9/ 9 Geachte raad, Hierbij doen wij u ons voorstel voor de aanpak van de accountantscontrole 2010 van uw gemeenschappelijke regeling toekomen, alsmede de daarbij behorende prijsopgave. Wij hanteren daarbij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Situatieschets 3. Controlefilosofie en voorgestelde aanpak accountantscontrole 4. Rechtmatigheid 5. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken 6. Rapportage en overige communicatie 7. Invulling adviesfunctie 8. Samenstelling controleteam 9. Honorarium 10.Tot slot 1. Inleiding U hebt ons verzocht om voor het jaar 2010 een plan van aanpak met betrekking tot de controle voor dat jaar op te stellen en een prijsopgave te doen voor de uitvoering van deze controle. Via deze brief ontvangt u ons voorstel en prijsopgave. ()$)$* +,-./ 0&$$ * 6 / 7 1$2"34),5$/ *$5)$// "" *$)$ '.$ '0' *$ *$5$/ *$ 5)$8$/ // "" '

4 2 Sinds 2004 is het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Bapg) van toepassing. Het Bapg stelt minimumeisen aan de accountantscontrole en de accountantsverklaring. Een nadere invulling hiervan is door uw gemeenschappelijke regeling geregeld in de verordening voor de controle op het financieel beheer ex artikel 213 van de Gemeentewet. In deze verordening is ondermeer bepaald dat de Drechtraad een programma van eisen vaststelt, waarin nadere bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de uit te voeren accountantscontrole. Deze nadere uitwerking heeft inmiddels plaatsgevonden in het controleprotocol 2007 en 2008, dat in december 2007 door uw Drechtraad is vastgesteld. Dit voorstel voor de aanpak van de accountantscontrole 2010 is gebaseerd op het controleprotocol 2007 en Wij adviseren u overigens het controleprotocol te laten actualiseren. In deze brief zal eerst een situatieschets worden gegeven, waarna nader wordt ingegaan op de controlefilosofie van Deloitte en ons voorstel voor de aanpak van de controle. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de rechtmatigheid, de rapportage en communicatie en de adviesfunctie. Het team dat betrokken zal worden bij de uitvoering van de controle wordt vervolgens voorgesteld, waarna wij tenslotte nog zullen ingaan op de aan de controlewerkzaamheden verbonden kosten. 2. Situatieschets In 2010 omvat de GR Drechtsteden de volgende organisatieonderdelen: Bureau Drechtsteden (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten uitgevoerd, waaronder het loopbaancentrum. Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn de uitvoering van bijstandsverlening en re-integratie, inburgering, WMO en armoedebeleid/minimabeleid. Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden van derden aannemen. Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD).

5 3 Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met dienstverlening aan de deelnemende organisaties op het gebied van: Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie, Facilitaire zaken en Juridische zaken. Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. Het is de bedoeling dat over 2010 één geconsolideerde jaarrekening wordt gemaakt voor de gehele GR Drechtsteden, waarbij een accountantsverklaring moet worden gevoegd. Op basis van de primaire begroting 2010 omvat de GR Drechtsteden circa 219 miljoen. De belangrijkste posten betreffen de SDD (ca. 161 miljoen) en de SCD (ca. 30 miljoen). Een nieuwe organisatie als de GR Drechtsteden is uiteraard nog volop in ontwikkeling. Met name de jaren 2008 en 2009 zijn dynamische jaren waarin veel gebeurd en waarin bij met name het SCD en bij het concern veel geïnvesteerd wordt en moet worden om de kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering op het gewenste niveau te brengen. In 2010 zal naar onze mening ook nog veel moeten gebeuren om de gewenste resultaten te bereiken. In dit plan van aanpak houden wij daar rekening meein december 2007 is het controleprotocol 2007 en 2008 door uw Drechtraad vastgesteld. Er is nog geen controleprotocol voor 2009 en 2010 opgesteld. Totdat de actualisatie van het controleprotocol heeft plaatsgevonden gaan wij bij onze controle uw verordening financieel beheer en controleprotocol 2007 en 2008 als leidraad gebruiken, en daar waar de Kadernota 2010 van het Platform Rechtmatigheid Gemeenten en Provincies (PRPG) andere eisen stelt, de Kadernota (als hogere regelgeving) volgen. De administratieve organisatie en interne beheersing, met daaraan gekoppeld een planning- en controlcyclus, zijn belangrijke pijlers voor het sturen en beheersen van uw organisatie. Ook voor de uitvoering van de accountantscontrole zijn deze zaken van groot belang, aangezien bij de accountantscontrole zoveel mogelijk wordt gesteund op (interne controle) werkzaamheden die binnen uw organisatie worden verricht. Doordat uw organisatie nog in opbouw is, is op het punt van planning en control/administratieve organisatie en interne beheersing ook nog sprake van een ontwikkelingstraject. De huidige situatie van met name het SCD en het concern is dynamisch en complex. Dit vraagt om veel (management) aandacht. Ook de inrichting van planning & control, de consolidatie op het niveau van de GR Drechtsteden en de versterking van control zijn in beweging en vragen extra aandacht in Deze complexe en uitdagende omgeving heeft uiteraard ook gevolgen voor de inrichting en flexibiliteit van onze controlewerkzaamheden. Inspelen op nieuwe ontwikkelingen, creativiteit, optimalisatie, efficiency en communicatie (afstemming) spelen daarbij een hoofdrol.

6 4 3. Controlefilosofie en voorgestelde aanpak accountantscontrole 3.1. Controlefilosofie Onze controlefilosofie heeft als uitgangspunt dat de specifieke situatie waarin de GR Drechtsteden zich bevindt, in belangrijke mate bepalend is voor de aanpak van onze controle. Kennis van de gemeentelijke markt waarop uw organisatie opereert en van de GR Drechtsteden in het bijzonder, zijn daarom belangrijke succesfactoren voor een effectieve en efficiënte accountantscontrole. De kerntaak van uw externe accountant is het certificeren van de jaarrekening en, indien van toepassing, incidentele andere verantwoordingen van uw organisatie. Wij vinden dat de accountantscontrole een grotere toegevoegde waarde heeft als deze ook leidt tot signalering van strategische en operationele risico s en advisering over mogelijkheden tot verbetering van de beheersing van de organisatie. Wij zorgen daarom voor een breed inzicht in de risico s van uw organisatie. Daarnaast is het voor ons essentieel op de hoogte te zijn van de specifieke wensen van de diverse betrokkenen binnen uw organisatie. Dit inzicht in risico s en wensen stelt ons in staat intensief met uw organisatie samen te werken en onze bevindingen op alle relevante niveaus te communiceren. De hoofdkenmerken voor onze aanpak zijn: Wij zijn de accountant voor de gehele GR Drechtsteden. Primair leggen wij verantwoording af aan onze opdrachtgever, de Drechtraad. Daarnaast leveren wij toegevoegde waarde aan het Drechtstedenbestuur, de directie en de ambtelijke organisatie. Adviezen die wij geven sluiten aan op de bedrijfsfilosofie en het bedrijfsconcept van uw organisatie en zijn vooral praktisch van aard, mede gericht op de realisatie van uw ambities. Wij garanderen u een proactieve houding. Wij zijn alert op de gevolgen van ontwikkelingen in wet- en regelgeving (fiscaal, wettelijk, subsidiemogelijkheden) voor uw organisatie, nemen kennis van uw plannen en benaderen u actief voor afspraken. Wij bespreken voorafgaand aan onze controles de controleplanning en vernemen graag de specifieke behoeftes van de Drechtraad, het Drechtstedenbestuur en de ambtelijke leiding. De wensen van de Drechtraad zijn leidend. Een uitgebreide analyse van risico s en kansen en de door de GR Drechtsteden genomen beheersingsmaatregelen om deze te beperken c.q. te benutten, is één van de belangrijkste pijlers van onze controleaanpak. Inzicht in de kwaliteit en effectiviteit van de interne beheersing. Kennis van de regio (Drechtstedengebied).

7 5 Deloitte onderschrijft de NIVRA-voorschriften rondom de onafhankelijkheid van de accountant volledig en heeft hiervoor strikte interne richtlijnen geformuleerd. Wij stellen voor jaarlijks de onafhankelijkheid van de accountant met u te bespreken. Wij maken bij onze controle gebruik van geavanceerde automatiseringshulpmiddelen, die specifiek worden toegesneden op uw organisatie en die de kwaliteit en de efficiency van de controle optimaliseren. Bij de uitvoering van de controle wordt een vast team ingezet. Wijzigingen in de teamsamenstelling worden zoveel mogelijk vermeden. Een wijziging in de teamsamenstelling zal altijd vooraf met u worden besproken Controleaanpak Schematisch kan de door ons kantoor gehanteerde controleaanpak als volgt worden weergegeven: Client Service Plan Fase 1 Controleplan Vaststellen controleplan en randvoorwaarden Fase 2 Risico-evaluatie Augustus September Identificatie interne controle maatregelen Fase 3 Testen bedrijfs- Management processen letter Fase 5 Accountants- Eindbespreking verklaringen Evaluatie deelverantwoordingen Accountantsverklaring Mei Geen verrassingen Oktober April Uitvoeren en bespreken Fase 4 interim-controle Controle Verslag van bevindingen jaarrekening

8 6 Controleplan Het controleplan vormt de rode draad in deze cyclus. Jaarlijks stellen wij een controleplan op aan de hand van het door uw Drechtraad vast te stellen controleprotocol. In dit controleplan werken wij onze aanpak van de controle van de jaarrekening voor het betreffende jaar uit. Tevens gaan wij in op de wijze waarop het verslag van bevindingen wordt ingericht, geven wij hierin aan wie de verantwoordelijke personen zijn voor de uit te voeren controles en nemen wij een roulatieschema op, waaruit blijkt welke processen met normale of uitgebreide aandacht worden getest. Tenslotte bevat het controleplan een planning van de uit te voeren werkzaamheden gedurende het jaar en gaan wij in op de uit te brengen rapportages en afstemmomenten voor zowel de interim- als de jaarrekeningcontrole. Het controleplan voor 2010 is opgenomen in dit voorstel voor de aanpak accountantscontrole. Planning en organisatiegerichte werkzaamheden Fase 1 In het pre-audit gesprek met een afvaardiging van de Drechtraad (auditcommissie), de zakelijk directeur/concerncontroller, de regiocontroller en de portefeuillehouder financiën wordt de uit te voeren controle vormgegeven en worden actuele ontwikkelingen binnen de GR Drechtsteden besproken. De uitkomsten van dit gesprek en onze eerste risico-inventarisatie worden vastgelegd in het controleplan. Met de zakelijk directeur/concerncontroller stemmen wij, voorafgaand aan de daadwerkelijke uitvoering van de controlewerkzaamheden, de werkzaamheden van interne en externe controle en de door de GR Drechtsteden aan te leveren informatie, af. Op deze wijze bereiken wij een optimale aansluiting tussen interne en externe controlewerkzaamheden. Fase 2 Op basis van de uitkomsten van het pre-audit gesprek en de inventarisatie van de controleomgeving actualiseren wij onze risico-inschatting per bedrijfsproces en jaarrekeningpost. De uitkomsten van de risicoanalyse zijn bepalend voor de aard en omvang van de organisatiegerichte en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Fase 3 Om voldoende zekerheid te krijgen over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, testen wij jaarlijks uw bedrijfsprocessen. Hierbij zijn drie aspecten van belang. In de eerste plaats beoordelen wij de opzet van een bedrijfsproces (hoe zit een proces in elkaar en is het ingevoerd). In de tweede plaats controleren wij of het bedrijfsproces ook daadwerkelijk bestaat en werkt zoals bedoeld en ontworpen. In de derde plaats is de governancestructuur van uw organisatie van belang. Het gaat hierbij om de kwaliteit van de interne beheersing: sturen, uitvoeren, verantwoording afleggen en toezicht houden.

9 7 De financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en de inrichting van het planning-encontrolinstrumentarium staan hierbij centraal. Bij onze organisatiegerichte werkzaamheden maken wij onderscheid tussen normale aandacht en uitgebreide aandacht. Normale aandacht Jaarlijks beoordelen wij van elk financieel proces de opzet van de interne beheersmaatregelen in de administratieve organisatie. Als uit deze beoordeling geen belangrijke wijzigingen in de opzet naar voren komen en als uit de risicoanalyse geen specifieke risico s naar voren komen, kunnen wij volstaan met deze normale aandacht. Voor de activiteiten die reeds in 2008 werden verricht binnen uw gemeenschappelijke regeling hebben wij de voor onze controle relevante processen in 2008 alle met uitgebreide aandacht gecontroleerd, aangezien 2008 het eerste jaar was. Dat betekent dat voor deze processen voor 2010 in principe zal kunnen worden volstaan met normale aandacht. Uitgebreide aandacht Jaarlijks selecteren wij processen die wij onderwerpen aan meer uitgebreide controle (uitgebreide aandacht). Wij hanteren hiertoe een roulatieschema. Wij testen minimaal iedere drie jaar diepgaand de werking van de beheersmaatregelen in elk bedrijfsproces. Ook onze analyse van het risicoprofiel, het financiële belang, eventuele wijzigingen in het proces en onze ervaringen in voorgaande jaren kunnen aanleiding geven (onderdelen van) bedrijfsprocessen regelmatiger met uitgebreide aandacht te testen. Uw organisatie heeft de mogelijkheid om aanpassingen in het roulatieschema aan te brengen. Op deze wijze heeft de Drechtraad jaarlijks invloed op de specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole. Zolang de aanpassingen aanvaardbare verschuivingen tussen de verschillende jaren betreffen, worden de kosten voor de accountantscontrole niet hoger. Voor 2010 stellen wij uitgebreide aandacht voor de volgende processen voor: salarissen, onderlinge verrekeningen en consolidatie. De automatiseringsgraad van organisaties neemt steeds verder toe, het belang van een betrouwbare geautomatiseerde verwerking dus ook. Een vast onderdeel van onze organisatiegerichte werkzaamheden is een zogenaamde EDP-audit, waarbij wij nagaan in hoeverre wij kunnen steunen op de maatregelen in en om het automatiseringssysteem. Voor de controle 2010 zullen wij EDP-audits laten uitvoeren bij het SCD (ondermeer gericht op de factuurafhandeling via het geautomatiseerde systeem). De EDP-audit wordt uitgevoerd door Enterprise Risk Services (ERS) van Deloitte. ERS is een afzonderlijk onderdeel van circa 120 professionals binnen Deloitte en houdt zich bezig met risicomanagement rond de geautomatiseerde informatievoorziening. De lokale overheid is daarbij een belangrijk aandachtsgebied.

10 8 Over de uitkomsten van de organisatiegerichte werkzaamheden rapporteren wij in de vorm van een managementletter aan het Drechtstedenbestuur. De managementletter wordt besproken met de zakelijk directeur/concerncontroller en de portefeuillehouder financiën met de mogelijkheid hierop te reageren. De managementletter bevat concrete en heldere adviezen die voortvloeien uit de beoordeling van de interne beheersing. Tevens worden aandachtspunten voor het opstellen van de jaarrekening gerapporteerd. De interim-controle levert op deze manier sturingsinformatie voor uw organisatie op. Hierdoor kan de eindejaarscontrole worden versneld. Een afschrift van onze managementletter verstrekken wij aan de griffier ten behoeve van de auditcommissie. Gegevensgerichte werkzaamheden Fase 4 De omvang van deze gegevensgerichte werkzaamheden is mede afhankelijk van het risicoprofiel van uw organisatie en de uitkomst van de organisatiegerichte werkzaamheden. Niet de processen, maar de uitkomsten (cijfers) van de processen staan in deze fase centraal. De controlewerkzaamheden zijn onder andere gericht op: De naleving van in- en externe verslaggevingsvoorschriften. De waardering van balansposten. Juiste en volledige verwerking van besluiten (Drechtraad). Juiste en volledige verwerking van risico s. Kwaliteit van de toelichtingen. Diverse cijferanalyses. Diverse overige controles. Verklaring van het Drechtstedenbestuur over de volledigheid van de verstrekte informatie. De gegevensgerichte controle richt zich vooral op de presentatie en waardering van de posten in de jaarrekening. Afronding en rapportage Fase 5 Na afloop van de controle wordt een accountantsverklaring afgegeven en een verslag van bevindingen uitgebracht aan de Drechtraad, in afschrift aan het Drechtstedenbestuur. Wij zullen het rapport indelen volgens de inrichtingseisen die in het door de Drechtraad nog vastgestelde controleprotocol daaraan worden gesteld. Onder andere wordt ingegaan op de financiële positie van de GR Drechtsteden, de verslaggeving, risico s, interne beheersing en actuele ontwikkelingen. Uiteraard worden de geconstateerde fouten, onzekerheden en onrechtmatigheden in de jaarrekening die de in het controleprotocol vermelde rapporteringstolerantie(s) overschrijden, benoemd. Hierbij gaan wij tevens in op eventuele kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang.

11 Weging van fouten en onzekerheden (jaarrekening) De goedkeuringstoleranties zijn vastgelegd in het Bapg. Dit zijn de wettelijke minimumeisen. In uw controleprotocol 2007 en 2008 volgt u deze wettelijke minimumeisen. Dit betekent dat wij een goedkeuringstolerantie hanteren van maximaal 1% voor fouten en van maximaal 3% voor onzekerheden voor de jaarrekening als geheel. Bij uw GR Drechtsteden is de marge op basis van de begroting 2009 voor fouten derhalve 2,2 miljoen en voor onzekerheden 6,6 miljoen. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) 1% >1%<3% - 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3%<10% 10% - Naast de weging van fouten en onzekerheden om tot een accountantsoordeel (t.b.v. strekking accountantsverklaring) te komen, is het ook nuttig om een rapporteringstolerantie af te spreken. Fouten die de rapporteringstolerantie overschrijden zullen wij opnemen in ons rapport van bevindingen. In het controleprotocol 2007 en 2008 is de rapporteringstolerantie voor niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening vastgesteld op Voor specifieke verantwoordingen kunnen andere tolerantiegrenzen worden gehanteerd. Daarop komen wij in paragraaf 3.5. nader terug Planning en logistiek De planning van onze werkzaamheden zullen wij laten aansluiten op de planning-encontrolcyclus van uw organisatie. Onze gebruikelijke aanpak is om jaarlijks afspraken te maken met de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën en de zakelijk directeur/ concerncontroller over het tijdstip van de diverse controlemomenten en de aanlevering van rapportages. Indien wijzigingen in omstandigheden of interne ontwikkelingen bij de GR Drechtsteden gedurende het controlejaar een wijziging in de planning noodzakelijk maken, zullen wij hier flexibel op inspelen en in overleg met u een nieuwe planning vaststellen. Doordat 150 professionals in onze regio gemeenten en gemeenschappelijke regelingen tot hun kernactiviteit rekenen, kunnen wij u deze flexibiliteit aanbieden.

12 10 Wij streven ernaar om uiterlijk binnen zes weken na aanlevering van de jaarrekening de controlewerkzaamheden geheel af te ronden inclusief het definitieve accountantsverslag en de accountantsverklaring. Deze maximale doorlooptijd hanteren wij ook bij de uitvoering van de interim-controle. Voor elke rapportage geldt dat wij deze, voordat deze definitief wordt uitgebracht, ter beoordeling voorleggen aan de direct betrokkenen en het verantwoordelijk management om misverstanden en foutieve interpretaties van geconstateerde zaken te voorkomen. Wanneer er afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het afgeven van een niet-goedkeurende accountantsverklaring melden wij dit direct aan het Drechtstedenbestuur. Wij zullen met het Drechtstedenbestuur hierover in overleg treden en vervolgens de Drechtraad schriftelijk informeren Controle specifieke verantwoordingen 4. Rechtmatigheid Lid 3 van artikel 213 van de Gemeentewet bepaalt dat de accountant nagaat of de baten en lasten evenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Deze rechtmatigheidscontrole maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. De interne aanpak van rechtmatigheid bestaat uit 2 pijlers: 1. Een duidelijk normen- en toetsingskader. 2. De interne organisatie moet de zichtbare naleving van wet- en regelgeving waarborgen. 2 pijlers rechtmatigheid Rechtmatigheid

13 11 Ultimo 2007 is het normen- en toetsingskader (pijler 1) van uw gemeenschappelijk regeling vastgesteld voor de activiteiten die op dat moment werden uitgevoerd, dus exclusief de taken die er in 2008, 2009 en 2010 bij zijn gekomen. Wij adviseren u het normen- en toetsingkader te actualiseren. In het controleprotocol 2007 en 2008 is door u gekozen voor de wettelijke minimumvariant, hetgeen betekent dat alleen de voorwaarden vallende onder de criteria recht, hoogte en duur onderdeel uitmaken van de rechtmatigheidscontrole. In het kader van onze prijsopgave zijn wij hier dan ook vanuit gegaan. De volgende stap (pijler 2) in het rechtmatigheidsproces is dat intern zichtbaar en controleerbaar wordt vastgelegd dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het gaat dan om een verdere kwaliteitsverbetering van de opzet en werking van het interne systeem van risicoafweging, administratieve organisatie en interne controle, planning en control en tussentijdse informatievoorziening. Deze zogenaamde systemen van harde controls in de organisatie moeten de rechtmatigheid waarborgen. Overigens zijn ook de zachte controls van cultuur, personeel en sturing onmisbaar bij het waarborgen van rechtmatigheid. Pijler 2: interne organisatie Kwaliteit eigen regelgeving Adequate Interne organisatie AO/IC: - procedures - functiescheiding - vastleggingen - procesbewaking - (tussen)rapportages Softcontrols: -Opleiding -Cultuur -Gedrag (leiding) Verbijzondere interne controle Voor wat betreft de interne toetsing van de zichtbare naleving van wet- en regelgeving gaan wij er in onze prijsopgave vanuit dat de rechtmatigheidstoetsingen intern zullen plaatsvinden en dat de uitkomsten daarvan zichtbaar en controleerbaar worden vastgelegd, zodat wij daarvan in het kader van de accountantscontrole gebruik kunnen maken.

14 12 5. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken 5.1. Werkafspraken voor de controle van de jaarrekening De randvoorwaarden voor de controle van de jaarrekening hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle) van de GR Drechtsteden is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen de onderkende processen: De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde zijn. De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en vastgelegd. Zowel voor een goed financieel-administratief beheer als voor een efficiënte interne en externe controle is het volgende van belang: Binnen de GR Drechtsteden wordt op een actieve en anticiperende wijze omgegaan met vorderingen en schulden. Deze worden direct na ontstaan opgeboekt. Alle voorkomende tussenrekeningen worden tijdig, regelmatig en op vaste momenten geheel gespecificeerd, geanalyseerd en leeggeboekt. De resultaten hiervan worden overzichtelijk vastgelegd. De saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen worden voortdurend gevolgd, gespecificeerd en geanalyseerd. Hiervan worden goed bruikbare vastleggingen gemaakt. De juistheid en rechtmatigheid, de juiste rubricering en (via een marginale toetsing) de aanvaardbaarheid van de uitgaven worden door de financiële administratie stringent beoordeeld. Bij opvallende zaken wordt direct contact opgenomen met de budgethouder. De regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn nageleefd.

15 13 Ter bewaking van de (voorgenomen en uitgevoerde) belangrijke investerings- en onderhoudsprojecten worden aanvullende en systematische controles verricht voor het proces van voor- en nacalculatie. De resultaten hiervan (onder meer de maatregelen tot bijsturing) worden goed vastgelegd. Bij de samenstelling van de jaarrekening worden de jaarlijks door het Drechtstedenbestuur vastgestelde data gevolgd. Voor de jaarrekeningcontrole is voorts het volgende van belang: De jaarrekening wordt op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd. De jaarrekening wordt opgeleverd met een samensteldossier met daarin alle relevante achterliggende stukken voor de onderbouwing van de jaarrekeningposten. Voor opgenomen ramingen worden de onderbouwingen bijgevoegd. Voor debiteuren- en crediteurenstanden en overige transitoria wordt een overzicht verstrekt van de samenstelling daarvan (oorzaken, actuele stand, wijze waarop en tijdstip van afwikkeling). Daarnaast blijkt uit het samensteldossier de zichtbare toets van de samengestelde jaarrekening en de naleving van de verslaggevingvoorschriften (BBV). In een vroegtijdig stadium zullen wij met uw concerncontroller overleggen over de inhoud van het aan te leveren samensteldossier van de jaarrekening. Wij stellen hierbij de Handreiking opstellen jaarrekening gemeenten als leidraad ter beschikking. 6. Rapportage en overige communicatie 6.1. Rapportage Over het jaar 2010 zullen door ons de volgende rapportages worden uitgebracht: Interim-controle Managementletter Jaarrekeningcontrole Accountantsverklaring en rapport van bevindingen Drechtraad - Origineel Auditcommissie Afschrift Origineel Drechtstedenbestuur/ regiocontroller Origineel Afschrift Management Afschrift Afschrift

16 14 In onze rapportages worden de bevindingen van de controlewerkzaamheden opgenomen. De conceptrapportages zullen worden besproken met het management. Daarna zullen deze in definitieve vorm aan het Drechtstedenbestuur (managementletter) respectievelijk de Drechtraad (rapport van bevindingen) worden uitgebracht. Zowel de managementletter als het rapport van bevindingen zullen organisatiebreed worden opgesteld en omvatten dus alle organisatieonderdelen van de GR Drechtsteden Overige communicatie De inrichting van de accountantscontrole wordt voor een groot deel door uw Drechtraad bepaald. Ook de bevindingen van de accountantscontrole zullen wij voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken met uw Drechtraad bespreken. Daarnaast blijft belangrijk dat de accountant de inrichting van de controle en de bevindingen bespreekt met het management en het Drechtstedenbestuur. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole zijn afspraken over de formele communicatielijnen dan ook onmisbaar. De auditcommissie met daarin vertegenwoordigers van de Drechtraad, de raadsgriffier, de portefeuillehouder financiën en de zakelijk directeur/concerncontroller heeft hierbij een coördinerende functie. Gesprekspartner Frequentie per jaar Onderwerp Auditcommissie 2 Pre-auditgesprek en rapport van bevindingen Raadsgriffie 2 Diverse onderwerpen Drechtraad/carrousel Op uitnodiging Diverse onderwerpen Drechtstedenbestuur/regiocontroller Op uitnodiging Diverse onderwerpen Portefeuillehouder financiën en zakelijk directeur/concerncontroller 3 Pre-auditgesprek, managementletter, rapport van bevindingen en accountantsverklaring Daarnaast hebben wij ook overleg met de directeuren van de diensten binnen uw gemeenschappelijke regeling. Vooral de bedrijfsvoering bij de SDD, de SCD en GBD volgen wij nauwlettend. Onze bevindingen bespreken wij dan ook met de directeuren van deze diensten. Ook voor andere onderwerpen kan uw management, de regiocontroller, de portefeuillehouder

17 15 financiën, het Drechtstedenbestuur en uw Drechtraad/auditcommissie overleg met de accountant vragen. 7. Invulling adviesfunctie De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beïnvloeden, zijn mede bepalend voor hoe wij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van de regelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw organisatie ontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie. Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Mede vanuit de samenwerking met de specialisten binnen Deloitte mag u van ons verwachten dat wij als kritisch controleur niet alleen een onafhankelijk en deskundig oordeel hebben, maar tevens vanuit onze controle ook praktische adviezen en oplossingen koppelen aan onze bevindingen. Deze adviezen komen tot uitdrukking in de managementletter en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Tijdens de pre-audit meeting zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nader geadviseerd wilt worden. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen in combinatie met uw en onze kennis van uw organisatie, kunnen wij deze onderwerpen zeer specifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren wanneer hiertoe aanleiding bestaat. Wij zien de natuurlijke adviesfunctie niet uitsluitend als bijproduct van onze controle. Ook indien wij beschikken over informatie die voor uw organisatie van belang kan zijn, mag u van ons verwachten dat wij deze kennis proactief met u zullen delen. Onze industry group Lokaal Bestuur en ons wetenschappelijk bureau hebben een belangrijke centrale rol in onze interne en externe informatievoorziening. Wij informeren onze cliënten en medewerkers op continue basis over actuele ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle, maar ook door middel van publicaties, periodieken en (thema)bijeenkomsten. 8. Samenstelling controleteam De accountantscontrole 2010 zal worden uitgevoerd door een team van ervaren medewerkers met expertise in de publieke sector, onder leiding van de heer drs. R.(Rein-Aart) M.J. van Vugt RA. De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding van mevrouw C.(Chantal) Wemmerus en de heer drs. F.(Frank) P. Smilde (Servicecentrum Drechtsteden).

18 16 9. Honorarium De kosten voor de controle van de jaarrekening 2010 zijn als volgt opgebouwd: Interimcontrole Jaarrekeningcontrole Totaal I. Controle administratie en jaarrekening Bureau Drechtsteden (incl. loopbaancentrum), inclusief 2 SiSa verantwoordingen en de organisatiebrede controles (zoals salarissen), consolidatie jaarrekening, pre-auditmeeting en organisatiebrede rapportages in vorm managementletter en rapport van bevindingen Sociale Dienst Drechtsteden Ingenieursbureau Drechtsteden Onderzoekscentrum Drechtsteden Service Center Drechtsteden Gemeentebelastingen Drechtsteden Totaal controle administratie en jaarrekening, exclusief EDP audits Korting: niet doorbereken prijsindexcijfer accountancy Totale kosten controle administratie en jaarrekening II. EDP-audits Kosten EDP-audits bij: Servicecentrum Drechtsteden Sociale Dienst Drechtsteden

19 17 Gemeentebelastingen Drechtsteden Interimcontrole Jaarrekeningcontrole Totaal Totaal EDP-audits Korting: niet doorbereken prijsindexcijfer accountancy 400 Totale kosten EDP-audit III. Besprekingen Betreft besprekingen met drs. R.M.J. van Vugt RA en/of mevrouw C. Wemmerus of de heer F.P. Smilde, voor zover niet genoemd in paragraaf 6.2. (per bespreking: 2 personen, 2 uur) 850 Bovenstaande prijzen zijn gebaseerd op de randvoorwaarden voor de controle, zoals genoemd in paragraaf 5 en het intern uitvoeren van rechtmatigheidscontroles (zie paragraaf 4). Mochten zich werkzaamheden voordoen die niet vallen binnen de scope van deze prijsopgave (bijvoorbeeld in de vorm van aanvullende wensen t.a.v. de controle, aanvullende opdrachten en bij reviews), dan zullen wij per opdracht vooraf afspraken met u maken over het honorarium. Wij hanteren daarbij de volgende tarieven: Functieomschrijving Tarief Partner Manager Supervisor Assistenten Deze tarieven zijn tevens van toepassing ingeval van aanvullende werkzaamheden als gevolg van het niet nakomen van (een deel van) de werkafspraken door uw organisatie. Eventueel

20 18 meerwerk brengen wij uitsluitend in rekening in overleg met en na goedkeuring van uw zakelijk directeur. De genoemde bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2010, exclusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. 10.Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd over de door ons voorgestelde controleaanpak voor 2010 en de daarmee samenhangende kosten. Wij verzoeken u bij instemming met ons voorstel het tweede exemplaar van deze brief te dateren en ondertekenen en aan ons te retourneren. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Voor akkoord, Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden drs. R.M.J. van Vugt RA Bijlage(n): Algemene voorwaarden Deloitte.

21 !" #$%!" &&&'' Aan de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden t.a.v. de auditcommissie en het drechtstedenbestuur t.n.v. de heer J. t Lam en de heer drs. E.J. van Genderen RA MGA Postbus AP DORDRECHT $/ $ ( 9/ 9 12 oktober 2009 (&) Voorstel aanpak accountantscontrole specifieke verantwoordingen 2010 en prijsopgave :&9/ 9 Geachte raad, Hierbij doen wij u ons voorstel voor de aanpak van de accountantscontrole 2010 van de specifieke verantwoordingen van uw Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden toekomen, alsmede de daarbij behorende prijsopgave. Wij hanteren daarbij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Controle-aanpak 3. Planning en bespreking 4. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken 5. Invulling adviesfunctie 6 Samenstelling controleteam 7. Honorarium 8. Tot slot 1. Inleiding In 2010 omvat de GR Drechtsteden de volgende organisatieonderdelen: Bureau Drechtsteden (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten uitgevoerd, waaronder het loopbaancentrum. Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn de uitvoering van bijstandsverlening en re-integratie, inburgering, WMO en armoedebeleid/minimabeleid. Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden van derden aannemen. Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD) Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met ()$)$* +,-./ 0&$$ * 6 / 7 1$2"34),5$/ *$5)$// "" *$)$ '.$ '0' *$ *$5$/ *$ 5)$8$/ // "" '

22 2 12 oktober 2009 dienstverlening aan de deelnemende organisaties op het gebied van: Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie, Facilitaire zaken en Juridische zaken. Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. Met name de Sociale Dienst Drechtsteden en de Gemeentebelastingen Drechtsteden stellen ten behoeve van de deelnemende gemeenten een specifieke verantwoording op inzake de uitvoering van hun taken. De deelnemende gemeenten gebruiken deze verantwoordingen om over te nemen in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. Voor de deelnemende gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio is belangrijk dat de processen Financiën, Inkoop en Personeel & Organisatie zodanig betrouwbaar zijn dat de informatie bruikbaar is voor de eigen jaarrekening. Uiteraard moet de informatisering en automatisering dit toereikend ondersteunen. Daarom is een toets op de betrouwbare opzet, bestaan en werking van deze processen onmisbaar. Het Drechtstedenbestuur heeft ons daarom verzocht voor het jaar 2010 een plan van aanpak en prijsopgave met betrekking tot de controle van deze specifieke verantwoordingen en de toets op de betrouwbare opzet, bestaan en werking van de processen Financiën, Inkoop en Personeel & Organisatie op te stellen. Via deze brief ontvangt u ons voorstel en prijsopgave. 2. Controle-aanpak 2.1. Algemeen In 2010 wordt nog een controle per deelnemer uitgevoerd in het kader van de consolidatieverklaringen. Het streven en de ambitie is om in 2011 voor het eerste één consolidatieverklaring voor alle deelnemers af te geven. Op basis van de huidige interne beheersing in 2009 zal de interne beheersing in 2010 nog volop in beweging en onvoldoende op orde zijn voor één verklaring, maar wij vinden dat de ambitie moet zijn om dit voor het jaar 2011 wel te realiseren. Graag leveren wij ook over 2010 een bijdrage om dit gewenste en goede niveau van interne beheersing te realiseren, zodat over 2011 ook heel concreet de voordelen van de samenwerking kunnen worden gerealiseerd. Afhankelijk van de uitkomsten over 2009 is het wellicht denkbaar dat de processen bij de GBD zodanig op orde zijn dat één consolidatieverklaring mogelijk is. Uiteraard zullen wij dat dan in goed overleg met u toepassen en u daarover informeren Controle specifieke verantwoording (Single information Single audit)

23 3 12 oktober 2009 De GR Drechtsteden voert een groot aantal taken en regelingen voor de deelnemende gemeenten de regio Zuid-Holland Zuid en de veiligheidsregio uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet uw organisatie jaarlijks verantwoordingen opstellen en verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen door uw organisatie worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeenten, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks. Met name de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) zal ten behoeve van de deelnemende gemeenten verantwoordingen in het kader van SiSa moeten opstellen. Ons voorstel is om uit efficiëncy-overwegingen deze verantwoordingen te betrekken in onze reguliere controle bij de SDD. De SDD kan deze SiSa-verantwoordingen vervolgens beschikbaar stellen aan de betrokken gemeenten, die deze gegevens kunnen opnemen in hun SiSa-bijlage. Bij de aan de gemeenten beschikbaar te stellen SiSa-gegevens zullen wij een consolidatieverklaring afgeven. Dit is een accountantsverklaring waarvan de betrokken gemeenten gebruik kunnen maken voor het in hun jaarrekening consolideren van de SiSa-gegevens. Het is uiteraard van belang dat door u deze gedragslijn vooraf wordt afgestemd met de betrokken gemeenten (die dat vervolgens met hun accountant kunnen afstemmen). Overigens zullen wij bij deze afstemming onze rol actief invullen, door de afspreken voor het controllersoverleg voor te bereiden. Ook kunnen wij de afstemming met de accountants van de deelnemende gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio initiëren of ondersteunen. De controle van deze SiSa-verantwoordingen zal plaatsvinden, rekening houdende met de tolerantie- en rapporteringsgrenzen die van rijkswege zijn vastgesteld voor de controle van de SiSa-bijlage, waarbij rekening zal worden gehouden met het voor de specifieke gemeenten van toepassing zijnde tolerantiebedrag. In het kader van deze prijsopgave gaan wij ervan uit dat de volgende regelingen via de SiSa-systematiek moeten worden verantwoord: WWB inkomensdeel IOAW IOAZ Bbz Participatiebudget (WWB werkdeel, inburgering en WEB) Innovatiebudget participatiebudget Tijdelijke stimuleringsregeling schuldhulpverlening Allochtone vrouwen Experimenten WMO Op basis van de huidige ontwikkelingen omtrent het participatiebudget en omdat nog geen volledig overzicht van de regelingen 2010 bekend is, kunnen hierin nog wijzigingen optreden.

24 4 12 oktober 2009 Naast de SiSa-verantwoordingen van de SDD zullen naar verwachting ook bij het Bureau Drechtsteden SiSa-verantwoordingen moeten worden gemaakt met betrekking tot Innovatie openbaar bestuur, Actieplan Cultuurbereik en Wet luchtkwaliteit. Deze worden gecontroleerd bij de controle van de jaarrekening van de GR Drechtsteden. Overigens worden de controlewerkzaamheden die in het kader van de specifieke (SiSa)verantwoordingen moeten worden verricht, uitgevoerd door een team van specialisten die goed bekend zijn met de desbetreffende regeling Overige specifieke verantwoordingen SDD en GBD Bij de SDD wordt, zoals hiervoor is vermeld, een consolidatieverklaring afgegeven bij de SiSa verantwoording. Naast de verantwoording SiSa moet de SDD aan de deelnemende gemeenten ook verantwoording afleggen met betrekking tot de WMO en inburgering. Het is de bedoeling dat dit op een soortgelijke manier als bij SiSa gaat gebeuren, waarbij ook een consolidatieverklaring zal worden afgegeven. De GBD verzorgt voor de deelnemende gemeenten de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering onroerende zaken verzorgen. De deelnemende gemeenten moeten in hun jaarrekening de hiermee samenhangende opbrengsten (opgelegde aanslagen, kwijtscheldingen, verminderingen e.d.), vorderingen en schulden verantwoorden. Hiervoor hebben zij dus informatie nodig van de GBD voor wat betreft de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de opgelegde aanslagen etc. Dat betekent dat door de GBD per gemeente jaarlijks een opgave wordt gedaan, waarbij door ons een consolidatieverklaring wordt afgegeven. De werkzaamheden die voor de consolidatieverklaring bij de specifieke verantwoording belastingen en heffingen bij de GBD worden uitgevoerd leiden uiteraard tot een besparing van werkzaamheden en accountantskosten die bij de deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Ook voor de in deze paragraaf vermelde verantwoordingen van SDD en GBD aan gemeenten geldt, dat het nuttig is dat u deze gedragslijn vooraf afstemt met de betrokken gemeenten (die dat vervolgens met hun accountant kunnen afstemmen). Verder kan sprake zijn van nog andere verantwoordingen (bijv. ten behoeve van de provincie) waarbij een accountantsverklaring wordt verlangd. Dergelijke controles zullen wij jaarlijks opnemen in het controleplan, voor zover deze bij het opstellen van het controleplan bekend zijn. In de overige gevallen zullen wij deze controles uitvoeren na ontvangst van een schriftelijk opdracht daartoe. Wij voeren de controle van de specifieke verantwoordingen uit in overleg met de verantwoordelijke medewerkers, binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker (waaronder controletoleranties en rapporteringseisen).

25 5 12 oktober Controle bij Servicecentrum Drechtsteden (SCD) De SCD houdt zich bezig met dienstverlening ten behoeve van de deelnemers, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij het SCD. In het kader van de overdracht van werkzaamheden door de deelnemers aan het SCD zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel het SCD als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Wij zullen ten behoeve van de deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio een systeemverklaring verstrekken, waarin een oordeel wordt gegeven over de kwaliteit van en interne controles op de gegevensverwerking bij het SCD. De werkzaamheden die in het kader van de systeemverklaring bij de SCD worden uitgevoerd leiden vanaf 2009 uiteraard tot een besparing van werkzaamheden en accountantskosten die bij de deelnemende gemeenten,de Regio Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio worden uitgevoerd Steekproeven Bij Deloitte hebben wij mede naar aanleiding van ontwikkelingen zoals bij de GR Drechtsteden geïnvesteerd in een efficiëntere steekproefmethode. Bij de specifieke verantwoordingen van de SDD en de GBD en bij de systeemcontroles van de SCD is feitelijk sprake van afzonderlijke te controleren massa s per deelnemende partij. Iedere gemeente, de Regio Zuid Holland Zuid en de Veiligheidsregio willen immers een bepaalde mate van betrouwbaarheid en zekerheid dat hun gelden juist en rechtmatig zijn besteed door de SDD, dat hun belastingen en heffingen volledig en rechtmatig zijn opgelegd en geïnd door de GBD en dat hun processen toereikend zijn uitgevoerd door de SCD. Vanaf 2009 werken bij met een nieuw ontwikkelde steekproefmethode waarbij wij voor onze werkzaamheden en het bepalen van het aantal waarnemingen (steekproeven) uitgaan van één massa (bijvoorbeeld totale WMO-budget van alle zes gemeenten) voor alle deelnemende partijen, terwijl wij toch voor iedere individuele deelnemer kunnen aangeven dat hun massa goed is. Dat betekent dat wij binnen de totale steekproef ook voor kleinere deelnemende partijen voldoende steekproeven doen om deze uitspraak te kunnen doen. Deze nieuwe steekproefmethode leidt in totaliteit tot minder waarnemingen (steekproeven) en levert dus direct een besparing op van de accountantskosten.

26 6 12 oktober Planning en Bespreking De planning van onze werkzaamheden zullen wij nadrukkelijk bespreken met de directies van de SDD, GBD en SCD en via het controllersoverleg met de controllers van de deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio. Uitgangspunt hierbij is dat de consolidatie- en systeemverklaringen uiterlijk half maart 2011, voor het afronden van de controles van de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidregio worden afgegeven. Indien wijzigingen in omstandigheden of interne ontwikkelingen bij de GR Drechtsteden gedurende het controlejaar een wijziging in de planning noodzakelijk maken, zullen wij hier flexibel op inspelen en in overleg met u een nieuwe planning vaststellen. Doordat 150 professionals in onze regio gemeenten en gemeenschappelijke regelingen tot hun kernactiviteit rekenen, kunnen wij u deze flexibiliteit aanbieden. Voor elke verklaring geldt dat wij de, bevindingen voorleggen en bespreken aan de direct betrokkenen, de directies van de SDD, GBD en SCD en in samengevatte vorm met de zakelijk directeur/concerncontroller van de GR Drechtsteden. Zonodig rapporteren wij de bevindingen aan het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad. 4. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken De randvoorwaarden voor de uit te voeren controles hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle) van de GR Drechtsteden is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen de onderkende processen: De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde zijn. De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en vastgelegd. De regels van het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd.