Vergadernotitie Voor de Auditcommissie op 1 februari 2011

Transcriptie

1 bijlage 3 Vergadernotitie Voor de Auditcommissie op 1 februari 2011 Onderwerp Accountantscontrole 2011 Status Ter advisering Aandachtspunten van de portefeuillehouder bij agendering Geen agendapunt 4 datum 10 januari 2011 bestuurlijk pfh. M.W.M. de Vries akkoord best.pfh d.d. 13 januari 2011 Steller J. van Dijk doorkiesnummer Jvan.dijk@drechtsteden.nl Gevraagde beslissing De Drechtraad te adviseren Deloitte Accountants BV voor 2011 te benoemen als controlerend accountant, conform bijgevoegde offertes. Korte voorgeschiedenis en wijze van voorbereiding Geen bijzonderheden Verdere procedure Drechtraad 8 maart 2011 Communicatie Niet van toepassing Financiële consequenties De jaarrekeningcontrole wordt geoffreerd met een relatiekorting van 10%, en valt daardoor lager uit. Deloitte biedt bij de specifieke controles voor de consolidatieverklaringen voor de Sociale Dienst en Gemeentebelastingen een efficiëntere steekproef aan, waardoor de accountantskosten met dalen. Toelichting Als bijlagen zijn opgenomen de offertes van Deloitte voor de accountantscontrole 2011 (audit 2011) en voor de specifieke verklaringen Het voorstel accountantscontrole 2011 is qua opzet gelijk aan aanpak van voorgaand jaar en gebaseerd op het huidige normen- en toetsingskader. Het programma van eisen gaat uit van de wettelijke minimumeisen, zoals die zijn vastgelegd in het Bapg. In de loop van 2011 bespreekt de accountant de concrete aanpak en de processen waaraan zij uitgebreide aandacht besteden. Op deze wijze heeft de Drechtraad, via de Auditcommissie, invloed op de specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole. De accountant heeft in het voorstel voor de aanpak voor 2011 opnieuw een onderscheid gemaakt tussen de algemene aanpak en de aanpak voor de specifieke verklaringen.

2 pagina 2 De algemene aanpak betreft de reguliere activiteiten voor het begrotingsjaar 2011 en omvat een interim-controle met een managementletter en een jaarrekeningcontrole met accountantsverklaring en een rapport van bevindingen. De specifieke verklaringen betreffen voor de Sociale Dienst de SiSa-verklaringen en de consolidatieverklaringen, voor Gemeentebelastingen de consolidatieverklaringen, en voor het Servicecentrum de systeemverklaringen. Gemeenten, en bij het SCD ook regio Zuid-Holland Zuid, Veiligheidsregio, Omgevingsdienst, en de GRD, gebruiken deze verklaringen voor hun jaarrekeningverantwoording. Deloitte heeft voor de consolidatieverklaringen van de Sociale Dienst en Gemeentebelastingen een nieuwe steekproefmethode ontwikkeld, waarmee met minder waarnemingen toch voor alle gemeenten een verklaring kan worden afgegeven. De nieuwe methode leidt tot lagere accountantskosten. Onderliggende stukken 1. Offerte audit Offerte specifieke verklaringen Samenvatting van de bijlagen c.q. bij dit voorstel behorend rapport Niet van toepassing

3 Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Offerte audit 2011

4 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade AP Rotterdam Postbus CA Rotterdam Tel: (088) Fax: (088) Aan de auditcommissie en de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden t.a.v. de heer J. van Dijk Postbus AP DORDRECHT Datum Behandeld door Ons kenmerk C. Wemmerus M.Sc 11C0004/ta/5501 Onderwerp Offerte audit 2011 Uw kenmerk Geachte leden van de auditcommissie, Wij hebben het genoegen u hierbij onze offerte voor de controle van uw gemeenschappelijke regeling voor het jaar 2011 aan te bieden. Wij hopen met deze offerte de aanpak en de contouren van de uitvoering van de controle 2011 duidelijk te hebben weergegeven. Uiteraard zijn wij graag bereid eventuele vragen hierover te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Member of Deloitte Touche Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Tohmatsu

5 Blad 3 van 16 11C0004 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Situatieschets 4 3. Controleaanpak 5 4. Communicatie 8 5. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken 9 6. Invulling adviesfunctie Samenstelling controleteam Audit budget 14

6 Blad 4 van 16 11C Inleiding U hebt ons verzocht om u voor het boekjaar 2011 een offerte te doen toekomen met daarin een plan van aanpak met betrekking tot de controle en een prijsopgave. Via deze brief ontvangt u ons voorstel en de prijsopgave. Sinds 2004 is het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Bapg) van toepassing. Het Bapg stelt minimumeisen aan de accountantscontrole en de controleverklaring. Een nadere invulling hiervan is door uw gemeenschappelijke regeling geregeld in de verordening voor de controle op het financieel beheer ex artikel 213 van de Gemeentewet. In deze verordening is ondermeer bepaald dat de Drechtraad een programma van eisen vaststelt, waarin nadere bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de uit te voeren accountantscontrole. Deze nadere uitwerking dient voor 2011 nog plaats te vinden. Wij hebben daarom voor deze offerte het controleprotocol 2009 en 2010, dat in december 2009 door uw Drechtraad is vastgesteld als uitgangspunt genomen. In deze brief zal eerst een situatieschets worden gegeven, waarna nader wordt ingegaan op de controlefilosofie van Deloitte en ons voorstel voor de aanpak van de controle. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de rapportage en communicatie en de adviesfunctie. Het team dat betrokken zal worden bij de uitvoering van de controle wordt vervolgens voorgesteld, waarna wij tenslotte nog zullen ingaan op de aan de controlewerkzaamheden verbonden kosten. 2. Situatieschets De GR Drechtsteden is op 8 maart 2006 opgericht. Vanaf met name 2008 zijn veel activiteiten voor de regio Drechtsteden in de GR Drechtsteden ondergebracht.in 2011 omvat de GR Drechtsteden de volgende organisatieonderdelen: Bureau Drechtsteden (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten uitgevoerd, waaronder regionale subsidies (o.a. manden maken). Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn de uitvoering van bijstandsverlening en re-integratie, inburgering, WMO en armoedebeleid/minimabeleid. Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden van derden aannemen. Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD). Het OCD voert onderzoek uit voor de zes Drechtstedengemeenten, maar ook de andere organisatieonderdelen van de GR Drechtsteden. Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met dienstverlening aan de deelnemende organisaties op het gebied van: Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie, Facilitaire zaken en Juridische zaken.

7 Blad 5 van 16 11C0004 Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. Het is de bedoeling dat over 2011 één geconsolideerde jaarrekening wordt gemaakt voor de gehele GR Drechtsteden, waarbij een controleverklaring moet worden gevoegd. Op basis van de primaire begroting 2011 omvat de GR Drechtsteden circa 249 miljoen. De belangrijkste posten betreffen de SDD (ca. 185 miljoen) en de SCD (ca. 41 miljoen). De administratieve organisatie en interne beheersing, met daaraan gekoppeld een planning- en controlcyclus, zijn belangrijke pijlers voor het sturen en beheersen van uw organisatie. Ook voor de uitvoering van de accountantscontrole zijn deze zaken van groot belang, aangezien bij de accountantscontrole zoveel mogelijk wordt gesteund op (interne controle) werkzaamheden die binnen uw organisatie worden verricht. De afgelopen jaren was uw organisatie nog in opbouw, waardoor de planning en control/administratieve organisatie en interne beheersing zich in een ontwikkelingstraject bevind. In het voorjaar/zomer van 2010 hebben wij daar uitgebreid over gerapporteerd. Direct daarna zijn ook bestuurlijk en ambtelijk diverse maatregelen getroffen. Het ontwikkelingstraject is eind 2010 nog niet afgerond en zal in 2011 ook nog om veel bestuurlijke en management aandacht vragen. Deze complexe en uitdagende omgeving heeft uiteraard ook gevolgen voor de inrichting en flexibiliteit van onze controlewerkzaamheden. Inspelen op nieuwe ontwikkelingen, creativiteit, optimalisatie, efficiency en communicatie (afstemming) spelen daarbij een hoofdrol. 3. Controleaanpak Voor u is van belang dat wij onze kennis en ervaring op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging binnen de sector met u delen. Daarnaast verzekeren wij u van een hoog niveau van deskundigheid ten aanzien van de specifieke risico s en sectorspecifieke onderwerpen waarmee de GR Drechtsteden wordt geconfronteerd. De controleaanpak van Deloitte onderscheidt zich door de inzet van een brede groep professionals met specifieke sector- en functionele deskundigheid, die een integraal onderdeel vormt van het controleteam. Wij zijn ons ervan bewust dat de effectiviteit en de efficiency van de controle van groot belang zijn voor zowel uw gemeenschappelijke regeling als ons controleteam. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een nog efficiënter controleproces en aan verhoging van het kwaliteitsniveau door toegenomen effectiviteit van onze werkzaamheden.

8 Blad 6 van 16 11C0004 Onze focus op uw belangrijkste risico s Onze aanpak kenmerkt zich door een gerichte risicobenadering, die blootlegt wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Een belangrijke stap in onze risico-analyse zijn de actuele ontwikkelingen. Voor GR Drechtsteden zijn naar ons oordeel vooral de volgende ontwikkelingen van belang: Ontwikkelingen wetgeving; Ontwikkelingen in de organisatie, vooral het versterken van de control; Bezuinigingen en weerstandsvermogen. Daarnaast hebben wij op basis van onze kennis van de branche een aantal aandachtsgebieden gedefinieerd waar het risico op fouten van materieel belang in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen groter is. Dit kan diverse oorzaken hebben, zoals complexe regelgeving of het hanteren van schattingen. Voor de volgende posten hebben wij een dergelijk verhoogd risico gesignaleerd: Budgetbeheer en begrotingsrechtmatigheid; Consolidatie van de verschillende dochters; Waardering van afrekeningen met klantorganisaties; Vermogenspositie; Overlopende activa en passiva; Borging van subsidievoorwaarden; Niet uit de balans blijkende verplichtingen; Interne controle functie en de borging van rechtmatigheid. Uw gemeenschappelijke regeling heeft ook te maken met wettelijke vereisten ten aanzien van de verslaggeving. Ook hier geldt dat dit een aandachtsgebied is voor onze controle. Voor uw sector is het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) van toepassing.

9 Blad 7 van 16 11C0004 De hiervoor beschreven ontwikkelingen en aandachtspunten hebben wij onderkend op basis van onze kennis van uw sector in het algemeen en van uw gemeenschappelijke regeling in het bijzonder, waarbij wij uiteraard de input vanuit uw organisatie hebben meegenomen. Daarnaast besteden wij tijdens onze controle aandacht aan door u ingebrachte aandachtsgebieden en onderwerpen, uiteraard voorzover deze onze accountantscontrole raken of wij hierover met u specifieke afspraken hebben gemaakt. Als wij de controle van de GR Drechtsteden vanuit een samen met u samengestelde gerichte risicoanalyse benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die niet of weinig risicovol zijn. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij richten ons op de financiële stromen die samenhangen met de hiervoor geschetste aandachtsgebieden, waarbij wij in de reikwijdte van onze werkzaamheden de focus leggen op de risicovolle financiële stromen en jaarrekeningposten. Uitvoering van het auditplan Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit, in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij de beoordeling van het systeem van interne beheersing onderscheiden wij de componenten zoals die in het COSO model worden beschreven. Onze toetsing van de interne beheersingsmaatregelen die betrekking hebben op de financiële rapportage bevat controlecomponenten op entiteitsniveau, zoals de controleomgeving, risicoanalyse, informatie en communicatie en monitoring, als controlecomponenten op procesniveau. Toetsing op procesniveau omvat organisatiegerichte controlewerkzaamheden ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten.

10 Blad 8 van 16 11C0004 Op grond van onze beroepsregels en het feit dat regelgevers voortdurend de nadruk leggen op de verantwoordelijkheid van de auditor voor het ontdekken van fraude tijdens de uitvoering van de controle, voeren wij controlewerkzaamheden uit om bestaande frauderisico s aan te pakken. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden fraude risicofactoren genoemd. Fraude risicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Onderdeel van onze uitgebreide controlewerkzaamheden ten aanzien van fraude is het evalueren van de opzet, invoering en operationele doelmatigheid van de processen die het management hanteert voor het vaststellen en aanpakken van risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude, en van de programma s en beheersingsmaatregelen die het management heeft opgezet om dat risico te ondervangen. 4. Communicatie Rapportage Over het jaar 2011 zullen door ons de volgende rapportages worden uitgebracht: Interim-controle Managementletter Jaarrekeningcontrole Controleverklaring en rapport van bevindingen Drechtraad - Origineel Auditcommissie Afschrift Origineel Drechtstedenbestuur Origineel Afschrift Management Afschrift Afschrift In onze rapportages worden de bevindingen van de controlewerkzaamheden opgenomen. De conceptrapportages zullen worden besproken met het management en het bestuur. Daarna zullen deze in definitieve vorm aan het Drechtstedenbestuur (managementletter) respectievelijk de Drechtraad (rapport van bevindingen) worden uitgebracht. Zowel de managementletter als het

11 Blad 9 van 16 11C0004 rapport van bevindingen zullen organisatiebreed worden opgesteld en omvatten dus alle organisatieonderdelen van de GR Drechtsteden. Overige communicatie De inrichting van de accountantscontrole wordt voor een groot deel door uw Drechtraad bepaald. Ook de bevindingen van de accountantscontrole zullen wij voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken met uw Drechtraad bespreken. Daarnaast blijft belangrijk dat de accountant de inrichting van de controle en de bevindingen bespreekt met het management en de Drechtraad. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole zijn afspraken over de formele communicatielijnen dan ook onmisbaar. De auditcommissie met daarin vertegenwoordigers van de Drechtraad, de regiogriffier, de portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur en concerncontroller heeft hierbij een coördinerende functie. Gesprekspartner Frequentie per jaar Onderwerp Auditcommissie 2 Pre-auditgesprek, managementletter en rapport van bevindingen Regiogriffie 2 Diverse onderwerpen Drechtraad/carrousel Op uitnodiging Diverse onderwerpen Drechtstedenbestuur Op uitnodiging Diverse onderwerpen Portefeuillehouder financiën en algemeen directeur/concerncontroller 3 Pre-auditgesprek, managementletter, rapport van bevindingen en controleverklaring Daarnaast hebben wij ook overleg met de directeuren van de diensten binnen uw gemeenschappelijke regeling. Vooral de bedrijfsvoering bij de SDD, de SCD en GBD volgen wij nauwlettend. Onze bevindingen bespreken wij dan ook met de directeuren van deze diensten. Ook voor andere onderwerpen kan uw management, de portefeuillehouder financiën, de Drechtraad en uw Drechtraad/auditcommissie overleg met de accountant vragen. 5. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken

12 Blad 10 van 16 11C0004 De randvoorwaarden voor de controle van de jaarrekening hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen.

13 Blad 11 van 16 11C0004 Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle) van de GR Drechtsteden is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen de onderkende processen: De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde zijn. De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en vastgelegd. Zowel voor een goed financieel-administratief beheer als voor een efficiënte interne en externe controle is het volgende van belang: Binnen de GR Drechtsteden wordt op een actieve en anticiperende wijze omgegaan met vorderingen en schulden. Deze worden direct na ontstaan opgeboekt. Alle voorkomende tussenrekeningen worden tijdig, regelmatig en op vaste momenten geheel gespecificeerd, geanalyseerd en leeggeboekt. De resultaten hiervan worden overzichtelijk vastgelegd. De saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen worden voortdurend gevolgd, gespecificeerd en geanalyseerd. Hiervan worden goed bruikbare vastleggingen gemaakt. De juistheid en rechtmatigheid, de juiste rubricering en (via een marginale toetsing) de aanvaardbaarheid van de uitgaven worden door de financiële administratie stringent beoordeeld. Bij opvallende zaken wordt direct contact opgenomen met de budgethouder. De regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn nageleefd. Ter bewaking van de (voorgenomen en uitgevoerde) belangrijke investerings- en onderhoudsprojecten worden aanvullende en systematische controles verricht voor het proces van voor- en nacalculatie. De resultaten hiervan (onder meer de maatregelen tot bijsturing) worden goed vastgelegd. Bij de samenstelling van de jaarrekening worden de jaarlijks door de Drechtraad vastgestelde data gevolgd.

14 Blad 12 van 16 11C0004 Voor de jaarrekeningcontrole is voorts het volgende van belang: De jaarrekening wordt op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd. De jaarrekening wordt opgeleverd met een samensteldossier met daarin alle relevante achterliggende stukken voor de onderbouwing van de jaarrekeningposten. Voor opgenomen ramingen worden de onderbouwingen bijgevoegd. Voor debiteuren- en crediteurenstanden en overige transitoria wordt een overzicht verstrekt van de samenstelling daarvan (oorzaken, actuele stand, wijze waarop en tijdstip van afwikkeling). Daarnaast blijkt uit het samensteldossier de zichtbare toets van de samengestelde jaarrekening en de naleving van de verslaggevingvoorschriften (BBV). In een vroegtijdig stadium zullen wij met uw concerncontroller overleggen over de inhoud van het aan te leveren samensteldossier van de jaarrekening. Wij stellen hierbij de Handreiking opstellen jaarrekening gemeenten als leidraad ter beschikking. 6. Invulling adviesfunctie De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beïnvloeden, zijn mede bepalend voor hoe wij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van de regelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw organisatie ontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie. Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Mede vanuit de samenwerking met de specialisten binnen Deloitte mag u van ons verwachten dat wij als kritisch controleur niet alleen een onafhankelijk en deskundig oordeel hebben, maar tevens vanuit onze controle ook praktische adviezen en oplossingen koppelen aan onze bevindingen. Deze adviezen komen tot uitdrukking in de managementletter en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Tijdens de pre-audit meeting zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nader geadviseerd wilt worden. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen in combinatie met uw en onze kennis van uw organisatie, kunnen wij deze onderwerpen zeer specifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren wanneer hiertoe aanleiding bestaat. Wij zien de natuurlijke adviesfunctie niet uitsluitend als bijproduct van onze controle. Ook indien wij beschikken over informatie die voor uw organisatie van belang kan zijn, mag u van ons verwachten dat wij deze kennis proactief met u zullen delen. Onze industry group Lokaal Bestuur en ons wetenschappelijk bureau hebben een belangrijke centrale rol in onze interne en externe informatievoorziening. Wij informeren onze cliënten en medewerkers op continue basis over actuele ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle, maar ook door middel

15 Blad 13 van 16 11C0004 van publicaties, periodieken en (thema)bijeenkomsten.

16 Blad 14 van 16 11C Samenstelling controleteam De accountantscontrole 2011 zal worden uitgevoerd door een team van ervaren medewerkers met expertise in de publieke sector, onder leiding van de heer drs. R.(Rein-Aart) M.J. van Vugt RA. De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding van mevrouw C.(Chantal) Wemmerus M.Sc. (GBD en GR), de heer drs. F.(Frank) P. Smilde (Servicecentrum Drechtsteden) en de heer W. Kalkman RA (SDD). 8. Audit budget Wij streven ernaar de GR Drechtsteden onderscheidende professionele dienstverlening te bieden tegen een redelijke vergoeding. Hierbij gaan wij ervan uit dat onze bewezen deskundigheid en ons streven naar tijdige en responsieve dienstverlening zullen resulteren in bestendige professionele samenwerking. Wij zijn doordrongen van de noodzaak kostenbewust te werken, waarbij zonder uitzondering wordt voldaan aan professionele standaarden en richtlijnen. Daarnaast stellen wij voor 2011 een relatiekorting voor van 10% over de controle van de administratie en de jaarrekening. Hiermee willen wij ook een bijdrage leveren aan de bezuinigingen, de goede en constructieve relatie van de afgelopen vier jaar tot uitdrukking brengen en een prikkel afgeven om tot verdere efficiency van de administratie, het samenstelproces van de jaarrekening en de accountantscontrole te komen. Hiermee kan wellicht een structurele verlaging van de kosten worden gerealiseerd. De kosten voor de controle van de jaarrekening 2011 zijn als volgt opgebouwd: Interimcontrole Jaarrekeningcontrole Totaal I. Controle administratie en jaarrekening Bureau Drechtsteden, inclusief 2 SiSa verantwoordingen en de organisatiebrede controles (zoals salarissen), consolidatie jaarrekening, pre-auditmeeting en organisatiebrede rapportages in vorm managementletter en rapport van bevindingen Sociale Dienst Drechtsteden Ingenieursbureau Drechtsteden Onderzoekscentrum Drechtsteden

17 Blad 15 van 16 11C0004 Interimcontrole Jaarrekeningcontrole Totaal Service Center Drechtsteden Gemeentebelastingen Drechtsteden Totaal controle administratie en jaarrekening, exclusief EDP audits Relatiekorting Totale kosten controle administratie en jaarrekening II. EDP-audits Kosten EDP-audits bij: Servicecentrum Drechtsteden Sociale Dienst Drechtsteden Gemeentebelastingen Drechtsteden Totaal EDP-audits Korting: niet doorberekenen prijsindexcijfer accountancy Totaal kosten EDP Audit III. Besprekingen Betreft besprekingen met drs. R.M.J. van Vugt RA en/of mevrouw C. Wemmerus M.Sc. of de heer F.P. Smilde, voor zover niet genoemd in paragraaf 4. (per bespreking: 2 personen, 2 uur) 850

18 Blad 16 van 16 11C0004 Bovenstaande prijzen zijn gebaseerd op de randvoorwaarden voor de controle, zoals genoemd in paragraaf 5. Mochten zich werkzaamheden voordoen die niet vallen binnen de scope van deze prijsopgave (bijvoorbeeld in de vorm van aanvullende wensen t.a.v. de controle, aanvullende opdrachten en bij reviews), dan zullen wij per opdracht vooraf afspraken met u maken over het honorarium. Wij hanteren daarbij de volgende tarieven: Functieomschrijving Tarief Partner Manager Supervisor Assistenten Deze tarieven zijn tevens van toepassing ingeval van aanvullende werkzaamheden als gevolg van het niet nakomen van (een deel van) de werkafspraken door uw organisatie. Eventueel meerwerk brengen wij uitsluitend in rekening in overleg met en na goedkeuring van uw zakelijk directeur. De genoemde bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2011, exclusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. Alle genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting, maar verder all in. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Voor akkoord, Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden drs. R.M.J. van Vugt RA

19 Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Offerte specifieke verklaringen

20 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade AP Rotterdam Postbus CA Rotterdam Tel: (088) Fax: (088) Aan de auditcommissie en de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden t.a.v. de heer J. van Dijk Postbus AP DORDRECHT C. Wemmerus M.Sc 11C0003/ta/5501 Offerte specifieke verklaringen 2011 Geachte leden van de auditcommissie, Hierbij doen wij u onze aanpak van de accountantscontrole 2010 van de specifieke verantwoordingen van uw Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden toekomen, alsmede de daarbij behorende prijsopgave en de formele opdrachtbevestiging. Wij hopen met deze offerte de aanpak en de contouren van de uitvoering van de controle 2011 van de specifieke verklaringen duidelijk te hebben weergegeven. Uiteraard zijn wij graag bereid eventuele vragen hierover te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA Member of Deloitte Touche Tohmatsu

21 Blad 2 van 18 11C00003 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Controle-aanpak 4 3. Planning en bespreking Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken Invulling adviesfunctie Samenstelling controleteam Honorarium Tot slot 17

22 Blad 3 van 18 11C Inleiding De GR Drechtsteden is op 8 maart 2006 opgericht. Vanaf met name 2008 zijn veel activiteiten voor de gemeenten in de regio Drechtsteden in de GR Drechtsteden ondergebracht. In 2011 omvat de GR Drechtsteden de volgende organisatieonderdelen: Bureau Drechtsteden (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten uitgevoerd, waaronder regionale subsidies (o.a. manden maken). Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn de uitvoering van bijstandsverlening en re-integratie, inburgering, WMO en armoedebeleid/minimabeleid. Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden van derden aannemen. Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD). Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met dienstverlening aan de deelnemende organisaties op het gebied van: Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie, Facilitaire zaken en Juridische zaken. Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD). Dit organisatieonderdeel houdt zich bezig met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. Met name de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) en de Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD) stellen ten behoeve van de deelnemende gemeenten een specifieke verantwoording op inzake de uitvoering van hun taken. De deelnemende gemeenten gebruiken deze verantwoordingen om over te nemen in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. Voor de zes deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is belangrijk dat de processen Financiën, Inkoop en Personeel & Organisatie zodanig betrouwbaar zijn dat de informatie bruikbaar is voor de eigen jaarrekening. Uiteraard moet de informatisering en automatisering dit toereikend ondersteunen. Daarom is een toets op de betrouwbare opzet, bestaan en werking van deze processen onmisbaar.

23 Blad 4 van 18 11C00003 Het Drechtstedenbestuur heeft ons daarom verzocht voor het jaar 2011 een plan van aanpak en prijsopgave met betrekking tot de controle van deze specifieke verantwoordingen en de toets op de betrouwbare opzet, bestaan en werking van de processen Financiën, Inkoop en Personeel & Organisatie op te stellen. Via deze brief ontvangt u ons plan van aanpak en prijsopgave. In onderstaande figuur is de aanpak schematisch weergegeven. Dit voorstel heeft betrekking op de werkzaamheden in de rode cirkel. 2. Controle-aanpak 2.1. Algemeen In 2011 wordt nog een controle per deelnemer uitgevoerd in het kader van de consolidatieverklaringen. Voor de SDD (excl. Sisa) en de GBD is het denkbaar om over 2011 voor het eerst één consolidatieverklaring voor alle deelnemers af te geven. Op basis van de huidige interne beheersing in 2009 en 2010 zal de interne beheersing in 2011 voldoende op orde zijn voor één verklaring voor deze onderdelen.

24 Blad 5 van 18 11C00003 In onderstaand schema hebben wij de verschillende accountantsmededelingen en verklaringen schematisch weergegeven. Rode cirkel: accountantsmededeling inzake SCD voor iedere deelnemer (klant) Gele cirkel: accountantsverklaring inzake GBD en SDD voor iedere deelnemer (klant) Oranje cirkel: alternatief: 1 accountantsverklaring inzake GDB en SDD (excl. Sisa) Bij de afstemming met de zes deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid vullen wij onze rol actief in, door de afspraken voor het controllersoverleg voor te bereiden. Op 8 november 2010 hebben wij samen met het controllersoverleg een bijeenkomst met alle controllers in de regio georganiseerd. In deze goede bijeenkomst zijn heldere afspraken gemaakt om het samenstelproces van de jaarrekeningen en de accountantscontrole efficiënter te laten verlopen. De afspraken zijn overigens zodanig dat de onderlinge verwevenheid van de accountantscontrole tussen de GR Drechtsteden en de zes deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst

25 Blad 6 van 18 11C00003 Zuid-Holland Zuid verder is toegenomen.

26 Blad 7 van 18 11C00003 Ook ondersteunen wij de afstemming met de accountants van de zes deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. In het kader van de vernieuwde richtlijnen (COS 600) voor de accountantscontrole moeten de accountants van de zes deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid overigens instructies geven aan ons en onze werkzaamheden op een toereikende aanpak en uitvoering toetsen Controle specifieke verantwoording (Single information Single audit) De GR Drechtsteden voert een groot aantal taken en regelingen voor de deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet uw organisatie jaarlijks verantwoordingen opstellen en verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen door uw organisatie worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeenten, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks. Met name de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) zal ten behoeve van de deelnemende gemeenten verantwoordingen in het kader van SiSa moeten opstellen. Ons voorstel is om uit efficiëncy-overwegingen deze verantwoordingen te betrekken in onze reguliere controle bij de SDD. De SDD kan deze SiSa-verantwoordingen vervolgens beschikbaar stellen aan de betrokken gemeenten, die deze gegevens kunnen opnemen in hun SiSa-bijlage. Bij de aan de gemeenten beschikbaar te stellen SiSa-gegevens zullen wij een consolidatieverklaring afgeven. Dit is een accountantsverklaring waarvan de betrokken gemeenten gebruik kunnen maken voor het in hun jaarrekening consolideren van de SiSa-gegevens. Het is uiteraard van belang dat door u deze gedragslijn vooraf wordt afgestemd met de betrokken gemeenten (die dat vervolgens met hun accountant kunnen afstemmen). De controle van deze SiSaverantwoordingen zal plaatsvinden, rekening houdende met de tolerantie- en rapporteringsgrenzen die van rijkswege zijn vastgesteld voor de controle van de SiSa-bijlage, waarbij rekening zal worden gehouden met het voor de specifieke gemeenten van toepassing zijnde tolerantiebedrag. In het kader van deze prijsopgave gaan wij ervan uit dat de volgende regelingen via de SiSa-systematiek moeten worden verantwoord: WWB inkomensdeel IOAW

27 Blad 8 van 18 11C00003 IOAZ Bbz Participatiebudget (WWB werkdeel, inburgering en WEB) Innovatiebudget participatiebudget Tijdelijke stimuleringsregeling schuldhulpverlening Allochtone vrouwen Experimenten WMO Naast de SiSa-verantwoordingen van de SDD zullen naar verwachting ook bij het Bureau Drechtsteden SiSa-verantwoordingen moeten worden gemaakt met betrekking tot Innovatie openbaar bestuur, Actieplan Cultuurbereik en Wet luchtkwaliteit. Omdat er nog geen volledig overzicht van de regelingen 2011 bekend is, kunnen hierin nog wijzigingen optreden. Met ingang van 2011 is het wachtlijstbeheer van de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW) ondergebracht bij de SDD. De uitvoering van de WSW doet SWbedrijf Drechtwerk. De verantwoording en controle op de WSW-informatie vindt tot en met 2010 dan ook door Drechtwerk plaats. Het is denkbaar dat de verantwoording en controle van de WSW-gegevens vanaf 2011 door en bij de SDD zal plaatsvinden. Wanneer daarvoor wordt gekozen zullen wij in een aanvullende brief de kosten van deze controle opnemen. Overigens worden de controlewerkzaamheden die in het kader van de specifieke (SiSa)verantwoordingen moeten worden verricht, uitgevoerd door een team van specialisten die goed bekend zijn met de desbetreffende regeling Overige specifieke verantwoordingen SDD en GBD Bij de SDD wordt, zoals hiervoor is vermeld, een consolidatieverklaring afgegeven bij de SiSa verantwoording. Naast de verantwoording SiSa moet de SDD aan de deelnemende gemeenten ook verantwoording afleggen met betrekking tot de WMO en inburgering. Het is de bedoeling dat dit op een soortgelijke manier als bij SiSa gaat gebeuren, waarbij ook een consolidatieverklaring zal worden afgegeven. De GBD verzorgt voor de deelnemende gemeenten de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering onroerende zaken verzorgen. De deelnemende gemeenten moeten in hun jaarrekening de hiermee samenhangende opbrengsten (opgelegde aanslagen, kwijtscheldingen, verminderingen e.d.), vorderingen en schulden verantwoorden. Hiervoor

28 Blad 9 van 18 11C00003 hebben zij dus informatie nodig van de GBD voor wat betreft de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de opgelegde aanslagen etc.

29 Blad 10 van 18 11C00003 Dat betekent dat door de GBD per gemeente jaarlijks een opgave wordt gedaan, waarbij door ons een consolidatieverklaring wordt afgegeven. De werkzaamheden die voor de consolidatieverklaring bij de specifieke verantwoording belastingen en heffingen bij de GBD worden uitgevoerd leiden uiteraard tot een besparing van werkzaamheden en accountantskosten die bij de deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Verder kan sprake zijn van nog andere verantwoordingen (bijv. ten behoeve van de provincie) waarbij een accountantsverklaring wordt verlangd. Dergelijke controles zullen wij jaarlijks opnemen in het controleplan, voor zover deze bij het opstellen van het controleplan bekend zijn. In de overige gevallen zullen wij deze controles uitvoeren na ontvangst van een schriftelijk opdracht daartoe. Wij voeren de controle van de specifieke verantwoordingen uit in overleg met de verantwoordelijke medewerkers, binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker (waaronder controletoleranties en rapporteringseisen) Controle bij Servicecentrum Drechtsteden (SCD) De SCD houdt zich bezig met dienstverlening ten behoeve van de deelnemers, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij het SCD. In het kader van de overdracht van werkzaamheden door de deelnemers aan het SCD zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel het SCD als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Wij zullen ten behoeve van de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid een systeemverklaring verstrekken, waarin een oordeel wordt gegeven over de kwaliteit van en interne controles op de gegevensverwerking bij het SCD. De werkzaamheden die in het kader van de systeemverklaring bij de SCD worden uitgevoerd leiden vanaf 2009 uiteraard tot een besparing van werkzaamheden en accountantskosten die bij de zes deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid- Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Steekproeven Bij Deloitte hebben wij mede naar aanleiding van ontwikkelingen zoals bij de GR Drechtsteden geïnvesteerd in een efficiëntere steekproefmethode. Bij de specifieke verantwoordingen van de SDD en de GBD en bij de systeemcontroles van de SCD is feitelijk sprake van afzonderlijke te controleren massa s per deelnemende partij.

30 Blad 11 van 18 11C00003 Iedere gemeente, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid wil immers een bepaalde mate van betrouwbaarheid en zekerheid dat hun gelden juist en rechtmatig zijn besteed door de SDD, dat hun belastingen en heffingen volledig en rechtmatig zijn opgelegd en geïnd door de GBD en dat hun processen toereikend zijn uitgevoerd door de SCD. Vanaf 2009 hebben wij een nieuw ontwikkelde steekproefmethode waarbij wij voor onze werkzaamheden en het bepalen van het aantal waarnemingen (steekproeven) uitgaan van één massa (bijvoorbeeld totale WMObudget van alle zes gemeenten) voor alle deelnemende partijen, terwijl wij toch voor iedere individuele deelnemer kunnen aangeven dat hun massa goed is. Dit betekent dat wij binnen de totale steekproef ook voor kleinere deelnemende partijen voldoende steekproeven doen om deze uitspraak te kunnen doen. Deze nieuwe steekproefmethode leidt in totaliteit tot minder waarnemingen (steekproeven) en levert dus direct een besparing op van de accountantskosten. Voorwaarde is wel dat de individuele gemeenten minder zekerheid accepteren over de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven, de processen van de verschillende deelnemers homogeen zijn en de kwaliteit van de interne beheersing voldoende tot goed is. Voor met name de processen WMO en inburgering van de SDD en het proces belastingen van de GBD denken wij dat dit haalbaar moet zijn. Bij het honorarium hebben wij in een afzonderlijke kolom de kosten van deze aanpak vermeld. 3. Planning en bespreking De planning van onze werkzaamheden zullen wij nadrukkelijk bespreken met de directies van de SDD, GBD en SCD en via het controllersoverleg met de controllers van de deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Uitgangspunt hierbij is dat de consolidatie- en systeemverklaringen uiterlijk half maart 2012, voor het afronden van de controles van de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio Zuid-Hollend Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid worden afgegeven. Indien wijzigingen in omstandigheden of interne ontwikkelingen bij de GR Drechtsteden gedurende het controlejaar een wijziging in de planning noodzakelijk maken, zullen wij hier flexibel op inspelen en in overleg met u een nieuwe planning vaststellen. Doordat 150 professionals in onze regio gemeenten en gemeenschappelijke regelingen tot hun kernactiviteit rekenen, kunnen wij u deze flexibiliteit aanbieden. Voor elke verklaring geldt dat wij de, bevindingen voorleggen en bespreken aan de direct betrokkenen, de directies van de SDD, GBD en SCD en in samengevatte vorm met de zakelijk directeur/concerncontroller van de GR Drechtsteden. Zonodig rapporteren wij de bevindingen aan het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad.

31 Blad 12 van 18 11C Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken De randvoorwaarden voor de uit te voeren controles hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle) van de GR Drechtsteden is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen de onderkende processen: De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde zijn. De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en vastgelegd. De regels van het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Zowel voor een goed financieel-administratief beheer als voor een efficiënte interne en externe controle is het volgende van belang: Binnen de diensten wordt op een actieve en anticiperende wijze omgegaan met vorderingen en schulden. Deze worden direct na ontstaan verantwoord. Alle voorkomende tussenrekeningen worden tijdig, regelmatig en op vaste momenten geheel gespecificeerd, geanalyseerd en leeggeboekt. De resultaten hiervan worden overzichtelijk vastgelegd.

32 Blad 13 van 18 11C00003 De saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen worden voortdurend gevolgd, gespecificeerd en geanalyseerd. Hiervan worden goed bruikbare vastleggingen gemaakt. De juistheid en rechtmatigheid, de juiste rubricering en (via een marginale toetsing) de aanvaardbaarheid van de uitgaven worden door de financiële administratie stringent beoordeeld. Bij opvallende zaken wordt direct contact opgenomen met de budgethouder. Bij de samenstelling van de specifieke verantwoordingen worden de nog in overleg met de deelnemende gemeenten vast te stellen data gevolgd. De specifieke verantwoordingen worden op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd. Van het samenstellen en intern controleren van de specifieke verantwoordingen wordt een samensteldossier aangelegd, dat beschikbaar is bij de start van de accountantscontrole. In het samensteldossier zijn onder meer opgenomen: De eventuele subsidieaanvraag en onderbouwing daarvan. De subsidietoezegging/-beschikking. Beschikking van eventuele subsidievoorschotten. De relevante regelgeving c.q. een verwijzing daarnaar. De zichtbare interne controle op de getrouwheid van de subsidieverantwoording en de naleving van de subsidievoorschriften en controleprotocollen. De zichtbare aansluiting tussen de subsidieverantwoording en de financiële administratie en eventuele subadministraties (bijvoorbeeld de uitkeringenadministratie). Specificaties en analyses van verantwoorde kosten en opbrengsten. De relevante brondocumenten zoals facturen en andere uitgaafstukken of een verwijzing daarnaar. Wij zullen in een vroegtijdig stadium overleggen over de inhoud van het samensteldossier per subsidieverantwoording.

33 Blad 14 van 18 11C Invulling adviesfunctie De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beïnvloeden, zijn mede bepalend voor hoe wij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van de regelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw organisatie ontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie. Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Mede vanuit de samenwerking met de specialisten binnen Deloitte mag u van ons verwachten dat wij als kritisch controleur niet alleen een onafhankelijk en deskundig oordeel hebben, maar tevens vanuit onze controle ook praktische adviezen en oplossingen koppelen aan onze bevindingen. Deze adviezen komen tot uitdrukking in de besprekingen en rapportages naar aanleiding van de consolidatie- en systeemverklaringen. Tijdens de voorbereidende besprekingen zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nader geadviseerd wilt worden. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen in combinatie met uw en onze kennis van uw organisatie, kunnen wij deze onderwerpen zeer specifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren wanneer hiertoe aanleiding bestaat. Wij zien de natuurlijke adviesfunctie niet uitsluitend als bijproduct van onze controle. Ook indien wij beschikken over informatie die voor uw organisatie van belang kan zijn, mag u van ons verwachten dat wij deze kennis proactief met u zullen delen. Onze industry group Lokaal Bestuur en ons wetenschappelijk bureau hebben een belangrijke centrale rol in onze interne en externe informatievoorziening. Wij informeren onze cliënten en medewerkers op continue basis over actuele ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle, maar ook door middel van publicaties, periodieken en (thema)bijeenkomsten. 6. Samenstelling controleteam De controlewerkzaamheden 2011 zal worden uitgevoerd door een team van ervaren medewerkers met expertise in de publieke sector, onder leiding van de heer drs. R.(Rein- Aart) M.J. van Vugt RA. De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding van mevrouw C.(Chantal) Wemmerus M.Sc. (Bureau Drechtsteden, Sociale Dienst Drechtsteden en Gemeentebelastingen Drechtsteden) en de heer drs. F.(Frank) P. Smilde (Servicecentrum Drechtsteden).

34 Blad 15 van 18 11C Honorarium De kosten voor de controle van de SiSa-verantwoordingen, specifieke verantwoordingen SDD en GBD en de systeemverklaringen over 2011 zijn in onderstaand overzicht opgenomen. Vanaf 2009 hebben wij een nieuw ontwikkelde steekproefmethode waarbij wij voor onze werkzaamheden en het bepalen van het aantal waarnemingen (steekproeven) uitgaan van één massa. Deze nieuwe steekproefmethode leidt in totaliteit tot minder waarnemingen (steekproeven) en levert dus direct een besparing op van de accountantskosten. Voor met name de processen WMO en inburgering van de SDD en het proces belastingen van de GBD denken wij dat dit haalbaar moet zijn. Bij het honorarium hebben wij in een afzonderlijke kolom de kosten van deze aanpak vermeld. Totaal (voor iedere deelnemer) Totaal (1 accountantsverklaring) I. Specifieke verantwoordingen SDD 1. SiSa: N.v.t. Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Totaal SiSa Korting niet doorberekenen prijsindexcijfer accountancy Totaal SiSa Consolidatieverklaringen WMO en inburgering: Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht