Bestuursovereenkomst Belspo. Federaal Wetenschapsbeleid. (Belgian Science Policy Office)

Transcriptie

1 Bestuursovereenkomst Federaal Wetenschapsbeleid Belspo (Belgian Science Policy Office) Ref.: CAB_1_N 7 juni 2012

2

3

4

5 INHOUDSOPGAVE ALGEMEEN 1 A. ALGEMENE BEPALINGEN... 1 B. OPDRACHT C. ORGANIGRAM TO BE D. GLOBALE STRATEGIE VAN DE BESTUURSOVEREENKOMST OPERATIONELE VERBINTENISSEN REORGANISATIE EN HERSTRUCTURERING VAN BELSPO Implementatie van de fusie per pool Oprichting van de AD 'Onderzoek en Ruimtevaart' Besluitvormingsorganen van de FWI's BEHEER VAN DE COLLECTIES EN VAN HET ERFGOED Digitalisering Inventaris en het inventariseren Instandhouding en restauratie Beveiliging van de infrastructuur en van de collecties Aankoopbeleid en -instrumenten Internationale integratie en valorisatie van de collecties Bruikleenbeleid Herstructurering van de collecties WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK EN EXPERTISE Kwaliteit, relevantie en competitiviteit Strategische en operationele keuzes Intra- en interfederaal overleg Integratie in nationale en internationale netwerken Het afstemmen op de noden van beleidsmakers/maatschappij Onderzoeksresultaten benutten en verspreiden Het wetenschappelijk potentieel van het land ontwikkelen Nationale en internationale onderzoeksinfrastructuur MODERNISERING VAN DE DIENSTVERLENING AAN GEBRUIKERS Educatieve diensten Toegankelijkheidsbeleid Het aanleveren van reproducties van het federale erfgoed COMMUNICATIE EN PROMOTIE Imago en bekendheid On- en offline-publicaties Marketing en promotie Mecenaat en sponsoring HET BEHEER VAN BELSPO Personeel en Organisatie (P&O) Budget en Beheerscontrole (B&B) Informatie- en communicatietechnologie (ICT) Andere gemeenschappelijke ondersteunende diensten Follow-up van het project Bestuurovereenkomst PROJECTOVERZICHT BIJLAGE : DE PERSPECTIEVEN VAN DE POOL KUNST... 95

6

7 1 Algemeen A. ALGEMENE BEPALINGEN Deze bestuursovereenkomst wordt aangegaan tussen: enerzijds, de Minister van Federaal Wetenschapsbeleid, de heer Paul MAGNETTE en anderzijds, de Programmatorische federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belspo), vertegenwoordigd door de heer Philippe METTENS Voorzitter van het Directiecomité, voor de periode van 1 juni 2012 tot 1 juni De overeenkomst beschrijft hoe de aan Belspo toevertrouwde opdrachten moeten worden uitgevoerd, welke verbeteringen noodzakelijk zijn om deze opdrachten beter uit te voeren en welke middelen hiervoor nodig zijn. De overeenkomst heeft de volgende doelstellingen: het garanderen van de goede uitvoering van de aan Belspo toevertrouwde opdrachten; het rekening houden met de verwachtingen van de Minister en de Regering; de aanmoediging van een moderniserings- en professionaliseringsdynamiek in het beheer van Belspo; de transparantie en de efficiëntie in de werking van Belspo verhogen; een discussiebasis i.v.m. het beheer en het budget van Belspo aanreiken. De overeenkomst omschrijft de respectieve verplichtingen van de bevoegde minister enerzijds en die van Belspo anderzijds, en bepaalt de voorwaarden voor de verwezenlijking van de opdrachten van openbare dienst die bij of krachtens de wet aan Belspo zijn toevertrouwd. Bestuursovereenkomst Belspo (ref. CAB_1_ N) Algemene bepalingen

8

9 3... Paul MAGNETTE Federaal Minister van Wetenschapsbeleid... Philippe METTENS Voorzitter van het Directiecomité van de Programmatorische federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belspo) Opgesteld in twee exemplaren te Brussel op... Algemene bepalingen

10

11 5 Toespraak van Minister Paul Magnette op het Belspo-seminarie (30 januari 2012 Hotel Marivaux, Brussel) REDE ALS INLEIDING "Meneer de Voorzitter, dames en heren Directeurs-generaal, ik wil in het kort bevestigen dat ik het idee van een bestuursovereenkomst steun. Ik denk dat het document net als een conventie, het mogelijk maakt om het eens te worden over een werkkader, er mee voor kan zorgen om de efficiëntie bij iedereen te verbeteren. De uitwerking van een dergelijke overeenkomst biedt ook de mogelijkheid om het dagelijkse werk op afstand te bekijken, het werk van de opdrachten van elke eenheid en het departement Wetenschapsbeleid als een coherent geheel te beschouwen. De methode die u gebruikt om een dergelijke overeenkomst uit te werken, draagt die synergieën in zich die in de bestaande organisatie helemaal ontbreken. Werken in polen, het onderscheid maken tussen gemeenschappelijke, gemengde en aparte doelstellingen, seminaries waarbij alle componenten van het departement worden bijeengebracht... Er zijn zo veel mogelijkheden om na te denken over complementariteit, om de doorstroming te verbeteren, om schaal-, om drempel- of massa-effecten te realiseren. Begrippen als synergieën of schaalresultaten klinken misschien wat vaag, inhoudsloos, conventioneel en ook wel wat theoretisch. Toch is dat niet zo. De budgettaire toestand, maar ook de institutionele context, en wat prozaïscher, de structuur van onze administratie zijn op zich al reden genoeg om de banden tussen de componenten van het geheel aan te halen. Wat de budgettaire situatie ons oplegt, is duidelijk: we moeten beter doen met in het beste geval evenveel en waarschijnlijk met minder. Het spreekt vanzelf dat dit betekent dat bepaalde diensten, die niet binnen de core business van elke unit vallen, samen moeten worden georganiseerd. Die ontwikkeling is al bezig, maar we moeten wennen aan het idee dat samen organiseren niet alleen betekent dat bepaalde bevoegdheden aan een gemeenschappelijke instelling worden overgedragen, maar ook de middelen om die bevoegdheden te kunnen uitvoeren. Steeds vaker worden budgettaire discussies gekoppeld aan besparingsvoorstellen. We slagen er niet meer in om nieuwe projecten te verdedigen en het departement te moderniseren zonder tal van maatregelen te nemen die die uitgaven moeten compenseren. Op institutioneel vlak, en ik zal niet te diep ingaan op dit punt, is het duidelijk dat een afgeslankt departement ontmantelingspogingen beter kan weerstaan. De middelpuntvliedende kracht stuit op de cohesiekracht en de sterkste kracht wint. Maar ik wil me hier vooral over de eigenlijke structuur van het departement buigen. Ik neem de musea als voorbeeld. Ik heb het dan niet over de Pool 'Kunst', maar over musea in het algemeen. De huidige toestand voldoet niet of is toch zeker niet optimaal. Verschillende studies hebben het economische belang van een coherent en toegankelijk kunstaanbod voor een stad, een regio en een land aangetoond, maar wij vertonen een gebrek aan ambitie. Nochtans hoeft ons erfgoed niet onder te doen voor steden zoals Amsterdam of Wenen. Wel moeten we dat erfgoed op een coherente, toegankelijke en aantrekkelijke manier brengen om hetzelfde aura als die steden te verwerven. Algemene bepalingen

12 6 We moeten enkele symbolische en aantrekkelijke thema s benadrukken, die verankerd zijn in onze geschiedenis en die worden ondersteund door belangrijke werken die wij bezitten, en onze museale collecties herschikken met deze thema s als richtsnoer. Het volstaat volgens mij niet meer om werken tentoon te stellen die door de tijd heen toevallig werden verzameld. Tegenwoordig zijn informatie en beelden zo toegankelijk dat een museum veel meer moet doen dan enkel tentoonstellen. Een museum moet vertellen en ontworpen zijn om een bepaalde problematiek toe te lichten. Men moet het bestaande kader laten varen en in het kader van deze denkoefening, die zo vrij en openlijk mogelijk moet gebeuren, proberen om zich van zo veel mogelijk beperkingen los te maken, vooral van de beperkingen van de bestaande museumgroepen. Een voorbeeld: het lijkt me duidelijk dat de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis het begrip Europese identiteit kunnen onderzoeken. Ze kunnen een beeld vormen van en neemt u mij deze historische samenvatting niet kwalijk de prehistorie, de antieke erfenis (Grieken en Romeinen), maar ook de herontdekking van die erfenis door het Oosten, het koloniale verleden van de Europese landen, de conflicten die onze geschiedenis hebben bepaald, onze invloed op andere beschavingen en dat in elk domein: wetenschap, schilderkunst, muziek, architectuur U kunt zich wel voorstellen dat de ingrediënten van die geschiedenis in verschillende instellingen te vinden zijn: Kunst en Geschiedenis, het SOMA, het Museum voor Schone Kunsten, Tervuren, het MIM, het Oorlogsmuseum, en waarom ook niet de Koninklijke Bibliotheek, de Archieven en het Nationaal Geografisch Instituut (ik denk aan kaarten). De musea zijn natuurlijk een sprekend voorbeeld. Maar het is duidelijk dat er ook moet worden nagedacht over de complementariteit tussen de drie instellingen op het plateau van Ukkel, het Ruimtevaartbeleid in de Louizalaan, maar ook Natuurwetenschappen of het Afrikamuseum. Aardobservatie is bijvoorbeeld een multidisciplinair thema dat verband houdt met de programma's van de Europese Ruimtevaartorganisatie, het KMI, de biodiversiteit waarin Natuurwetenschappen is gespecialiseerd, het Afrikamuseum enz. Om tot die synergieën te komen, moeten we echter de structuur van het departement in vraag stellen en moeten we de muren tussen de instellingen slopen. De polen kunnen daarbij het referentiekader vormen, al is dat niet de essentie van de zaak. U bent hier samen om deze synergieën te bespreken, om complementariteit te vinden en die te optimaliseren. Uw werk zal uitmonden in een bestuursovereenkomst. Omdat deze overeenkomst voor het hele departement geldt, vraag ik u om in thema s en niet in structuren te denken. Het komt er niet op aan om te bepalen wat die instelling met een andere instelling kan doen, het komt erop aan doelstellingen te bepalen en daarna aan te duiden welke middelen nodig zullen zijn om die te bereiken, waar die middelen zitten in het grote geheel dat jullie vormen. De administratieve indeling is dan de volgende stap. Die moet in dienst staan van de doelstellingen waarover we het eens worden. Ik laat het hierbij en stel voor dat we een kleine rondvraag houden zodat iedereen mij kan vertellen hoe hij of zij denkt te kunnen bijdragen tot een algemene strategie. Ik zou u zeer dankbaar zijn indien u uit een defensieve logica voor uw eigen instituut stapt en praat over de knowhow en het erfgoed van uw instelling en wat die kunnen bijdragen tot de overkoepelende projecten die u zal vastleggen. Dank u wel." Algemene bepalingen

13 7 BIJKOMENDE ELEMENTEN De Minister stelt vast dat het Directiecomité de visie over de noodzaak en het nut van nieuwe synergieën tussen instellingen binnen de polen, tussen de polen, tussen de instellingen en tussen de DG s/instellingen en de ondersteunende directies van Belspo unaniem deelt. De Minister legt de nadruk op het belang (dat volgens de Staatssecretaris/de Voogdijminister voor de Regie der Gebouwen een verplichting zal worden) van een globaal investeringsplan. Verder moet ook worden gepland welke initiatieven de Regie der Gebouwen prioritair ten gunste van Belspo moet nemen. De Minister is gehecht aan de notie van het enige en ondeelbare 'federale erfgoed'. Hij vindt het absoluut noodzakelijk dat het ook als dusdanig wordt beschouwd om het beter te valoriseren in het raam van het opheffen van grenzen tussen de instellingen. De Minister haalt de kwestie van met name de preventieve conservatie aan als een gezamenlijke opdracht voor Belspo en stelt dat deze ook als dusdanig moet worden uitgebouwd. De Minister haalt ook de uitdaging van de wetenschappelijke communicatie aan. Hij maakt een onderscheid tussen de communicatie die gericht is naar specialisten en die moet blijven bestaan om de geloofwaardigheid van het wetenschappelijke werk te doen toenemen, en de communicatie die gericht is op het publiek en die ook verder moet worden geprofessionaliseerd. De Minister vermeldt de kwestie van het statuut van de onderzoeker. Hij staat enerzijds gunstig tegenover wetenschappers uit de FWI's die een band bewaren met de academische wereld en vindt dat er anderzijds akkoorden kunnen worden gesloten met de universiteiten/gemeenschappen om summer schools te organiseren over de typische onderzoeksdomeinen van de FWI's. Algemene bepalingen

14

15 9 Een kijk op de toekomst van het federaal wetenschapsbeleid en Belspo (1) Dr. Philippe METTENS, Voorzitter van het Directiecomité van Belspo De innovatie in België wordt door vele paradoxen gekenmerkt en wijkt amper af van het Europese gemiddelde wat het naleven betreft van sommige door de strategie van Lissabon (en de doelstellingen van Barcelona) gedefinieerde kwantitatieve criteria. Dat geldt met name voor het aan onderzoek en ontwikkeling bestede percentage van het BBP. Maar wat het aantal publicaties, vermeldingen en meer algemeen de kwaliteit van het onderzoek betreft, is ons innovatiesysteem wereldtop. Terwijl België slechts 0,85% van zijn BBP investeert in de financiering van onderzoek, ontwikkeling en innovatie, werd in de plaats van de weinige middelen te concentreren mettertijd een uiterst complexe institutionele structuur ontwikkeld, in grote mate ten koste van de terzake vereiste efficiëntie. Er zijn dus weinig middelen voorhanden die dan ook nog versnipperd zijn. Die trend is helaas ook aanwezig op het federale niveau dat nochtans zowat 35% van de publieke middelen voor onderzoek in handen heeft. Op dat institutionele niveau zijn er binnen Belspo tien wetenschappelijke instellingen werkzaam die te vaak vrij los van elkaar handelen en niet altijd oog hebben voor wat de trends zijn in de Belgische en internationale wetenschappelijke gemeenschap. Hetzelfde geldt voor de verdeling van het uitzonderlijke erfgoed waarvoor die instellingen verantwoordelijk zijn, een herverdeling die berust op vaak achterhaalde criteria. Het nieuwe kaderprogramma Horizon 2020 van de Europese Unie zal nieuwe mogelijkheden bieden voor het inlassen van het Belgisch innovatiesysteem in de Europese en internationale onderzoekswereld. De verschillende Belgische overheden hebben een akkoord bereikt over de grote principes die ze zullen proberen in te lassen in het programma Horizon Dit akkoord staat in hun Position Paper : Synergiën tussen Europese, nationale en regionale programma's. De klemtoon wordt gelegd op de grote maatschappelijke uitdagingen die vertaald worden in onderzoeksthema's. Samenwerking over de grenzen, ook buiten Europa. Plaats voor verschillende vormen van onderzoek: van fundamenteel onderzoek tot marktgericht onderzoek. Ethische overwegingen zoals een billijke behandeling van de onderzoekers, de bevordering van de gendersituatie, de duurzame ontwikkeling en de deontologie van het onderzoek. Horizon 2020 zal op significante wijze bijdragen tot de realisatie van de Europese onderzoeksruimte: voortaan zal elk wetenschapsbeleid rekening moeten houden met de Europese en de internationale context. ( 1 ) : Zie ook : Ph. Mettens «Van het Belgische innovatiesysteem naar de organisatie van de Federale Wetenschappelijke instellingen: een noodzakelijke revolutie». Uitgaven van de Koninklijke Academie voor Wetenschappen, Letteren en Schone Kunsten van België (in press). Algemene bepalingen

16 10 De bedoeling van de in deze bestuursovereenkomst voorgestelde hervorming is de barrières en de hindernissen op te heffen tussen de verschillende structuren en activiteiten van het departement en zo de ontwikkeling van dat institutioneel niveau te stimuleren. Dat is van essentieel belang voor de ontwikkeling van het Belgische onderzoek, waaruit wetenschappers, bedrijven en het grote publiek ruim profijt kunnen halen. Zodra Belspo hervormd en geconsolideerd is, is het departement beter geplaatst om een centrale rol op te eisen in de opbouw van de 'Belgische onderzoeksruimte', een onmisbare virtuele omgeving voor de ontplooiing van het land via wetenschappelijk onderzoek en cultuur en via alle institutionele niveaus die er deel van uitmaken. Ook in verscheidene recente studies werd die voor ons land rampzalige diagnose bevestigd en werden daaropvolgend aanbevelingen uitgewerkt voor het Belgische innovatiesysteem. Aan de volgende punten dient aandacht te worden geschonken: de Gewesten en de Gemeenschappen dienen meer en nauwer samen te werken, ook met de federale overheid wat nuttig zou zijn in het vooruitzicht van het uitstippelen van een voor de begunstigden meer coherente en doorzichtige beleidsvoering; het bereiken van een kritische massa op gebieden waar België zich tracht te onderscheiden in een geglobaliseerde markt; de strijd aan te gaan met de subkritische omvang van sommige administraties en structuren voor onderzoek, erfgoed en innovatie. De overheid moet beslist meer uitgeven en investeren in onderzoek (doelstelling 3% van het BBP, waarvan 1% voor de overheid). De bedrijven zouden dat ook moeten doen (2%). Interregionale hinderpalen dienen uit de weg worden geruimd. In dit opzicht wijzen de experts op een moedige maatregel waarbij alle ondersteuning van het onderzoek en de innovatie ten deel moet vallen aan welk team of bedrijf in België ook (zie de IUAP's!). De institutionele financieringen moeten coherent interageren. Er zou een interministerieel platform moeten worden opgericht (met daarin de Gewesten, de Gemeenschappen, de federale overheid, de FOD's Financiën en Economie) dat op geregelde tijdstippen bijeenkomt om een voor de verschillende gezagsniveaus een gemeenschappelijke agenda op te stellen over strategisch onderzoek en innovatie. De Belgische overheden zouden ook meer moeten samenwerken om een gemeenschappelijke strategie en aanpak uit te werken in het kader van het Europese onderzoek, inzonderheid de grote onderzoeksinfrastructuren (CERN (2), ESRF (3), MYRRHA (4), ). Er dient een strikte op klant gerichte aanpak (onderzoekers, industriële, grote publiek) worden ontwikkeld om de complexe governancestructuren te overstijgen ( 2 ) : Centre européen de recherche nucléaire (CERN) in Genève (CH). ( 3 ) : European Synchrotron Radiation Facility (ESRF) in Grenoble (F). ( 4 ) : Multi-purpose hybrid Research Reactor for High-tech Applications (MYRRHA), geplande infrastructuur, met als ondersteunende partner het Studiecentrum voor Kernenergie (SCK) van Mol en met als doel nuttige technieken te ontwikkelen voor de verwerking van kernafval en de productie van radioactieve isotopen. Algemene bepalingen

17 11 en werk te maken van vereenvoudigde instrumenten voor het onderzoeksbeleid en de -financiering. Opnieuw bevestigen experts dat ons innovatiesysteem uiterst complex is, dat het onderzoek onvoldoende middelen wordt toegewezen, inzonderheid vanwege de overheid. Desondanks is het onderzoek in ons land paradoxaal genoeg van zeer goede kwaliteit. Ons groot onderzoekspotentieel wordt onvoldoende benut, zowel om institutionele, administratief-organisatorische als financiële redenen. Wat dat laatste betreft verplicht de huidige toestand van de overheidsfinanciën ons ertoe enige terughoudendheid aan de dag te leggen. Een betere toewijzing van de beschikbare middelen lijkt ons echte manoeuvreerruimte te schenken om onze activiteiten te ontwikkelen in afwachting van een gewenste algemene herfinanciering van het onderzoek in België. Uit die vaststellingen kunnen wij nu al besluiten dat de federale wetenschappelijke instellingen van Belspo als gescheiden entiteiten met heel wat potentieel inzake wetenschappelijk onderzoek en valorisatie van het erfgoed het paradigma vormen van het innovatiesysteem in België, dat uit tal van afzonderlijke entiteiten bestaat die evenwel onderzoek verrichten dat zeer behoorlijke beoordelingscijfers behaalt en soms zelfs van internationaal niveau is. De aanbevelingen voor het innovatiesysteem in België zouden dienovereenkomstig ook moeten gelden voor de wetenschappelijke instellingen en de andere algemene directies van Belspo. De muren tussen hun activiteiten dienen bijgevolg te worden gesloopt voor de maximale uitstraling ervan in het culturele en wetenschappelijke landschap in België en op internationaal vlak. Hiermee kunnen aanzienlijke schaalbesparingen worden gedaan, wat ten goede komt aan die activiteiten. Dat zijn de grondslagen van de geplande hervorming die in de bestuursovereenkomst wordt beschreven. Algemene bepalingen

18

19 13 B. OPDRACHT Belspo heeft als opdracht de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het federaal wetenschapsbeleid en de activiteiten die eruit voortvloeien. Deze opdracht beoogt in het bijzonder: 1. de aanwending in opdracht van de regering van wetenschappelijke en technische middelen ter ondersteuning van de bevoegdheden van de federale overheid; 2. het opbouwen van een permanente expertise ten dienste van de regering in de wetenschappelijke en technische domeinen. Met dat doel is Belspo belast met: de uitvoering van onderzoeksprogramma s, -activiteiten en netwerken op Belgisch en internationaal niveau, met inbegrip van de Interuniversitaire Attractiepolen (IUAP); het beheer van de Belgische deelname aan de programma s en activiteiten binnen de Europese Ruimtevaartorganisatie (ESA) en andere nationale en internationale organisaties bevoegd inzake onderzoek en wetenschappelijke dienstverlening; de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI's) die van Belspo afhangen, helpen bij hun administratief, financieel en materieel beheer, alsook hun onderzoeksactiviteiten en wetenschappelijke dienstverlening coördineren en valoriseren, vooral het tentoonstellen en het valoriseren van het erfgoed waarvoor zij verantwoordelijk zijn; het wetenschapsbeleid op federaal, interfederaal en internationaal vlak coördineren; O&O-indicatoren ontwikkelen en analyseren, evenals het zorgen voor de invoer in internationale databanken; de taken van het Belgische telematica-onderzoeksnetwerk (Belnet) verzorgen; de taken en diensten inzake wetenschappelijke informatie, het verzamelen en analyseren van statistische onderzoeksgegevens; de dossiers m.b.t. de federale restbevoegdheden inzake cultuur en onderwijs opvolgen; de opdracht van het poolsecretariaat begeleiden m.b.t. het wetenschappelijke, financiële en materiële beheer van het onderzoeksstation Princess Elisabeth op Antarctica. Met bijna medewerkers en een jaarbudget van ongeveer 530 miljoen euro zonder de eigen middelen van de FWI's mee te tellen, goed voor bijna 37 miljoen euro is Belspo intussen de vierde grootste Federale Overheidsdienst. Als we de geïnvesteerde bedragen via fiscale maatregelen meerekenen, gaat het om een budget van 1 miljard euro of meer dan 30% van de publieke onderzoeksmiddelen in België. Belspo draagt op die manier actief bij om België geavanceerde wetenschappelijke tools te bezorgen die instaan voor de innovatie die nodig is voor jobcreatie en om de levenskwaliteit te verbeteren voor alle geledingen van de Belgische samenleving. Opdracht

20 14 Via zijn onderzoeksprogramma s bezorgt Belspo de regering ook betrouwbare en gevalideerde gegevens om kundige beslissingen te kunnen nemen over haar bevoegdheidsdomeinen. Met die gegevens kunnen de FWI s hun onderzoekspotentieel nog meer ontwikkelen en hun samenwerking met andere onderzoekspartners versterken. België is de vijfde nettobetaler aan de Europese Ruimtevaartorganisatie (ESA). De participatie via Belspo is van strategisch belang voor ons land en is cruciaal voor onze bedrijven en de wetenschappers uit de sector. Tegelijk biedt Belspo de bedrijven die willen deelnemen aan de verschillende AIRBUS-programma s, steun in O&O, die essentieel is om zich te positioneren in de keiharde strijd die er mondiaal in deze branche woedt. De tien FWI s die afhangen van Belspo, bieden wetenschappers ook een kader en uitzonderlijk onderzoeksmateriaal. Ze beheren kunstverzamelingen en wetenschappelijke en historische collecties die meer dan 1,2 miljoen bezoekers per jaar trekken, maar toch wordt hun valorisatiepotentieel nog onvoldoende benut. Belnet, het Belgische telematica-onderzoeksnetwerk, verbonden aan de ICT-directie van Belspo, levert snelle internetdiensten aan universiteiten, hogescholen, onderzoekscentra en Belgische overheidsdiensten. De DWTI en de Dienst voor Wetenschappelijke vervolledigen het plaatje en bieden een informatie- en analysedienst voor statistische gegevens aan de wetenschappelijke gemeenschap, de economische, politieke en sociale wereld en aan de overheidsdiensten. Belspo coördineert de onderzoeksinspanningen van alle autoriteiten van het land en schakelt onze onderzoekers in de internationale onderzoeksnetwerken in. De IUAP s (Interuniversitaire Attractiepolen) zijn hiervan een treffend voorbeeld. In die zin neemt Belspo een centrale plaats in de Belgische onderzoeksruimte in en vormt het een belangrijke pool binnen de Europese onderzoeksruimte. Belspo is ook een netwerk van prestigieuze instellingen, zoals de Academia Belgica in Rome, de Jungfraujoch in de Alpen, de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen, de Koninklijke Cinematheek van België, het Euro Space Center of het Von Karman-Instituut. Opdracht

21 15 C. ORGANIGRAM TO BE Organigram To be

22

23 17 D. GLOBALE STRATEGIE VAN DE BESTUURSOVEREENKOMST De kwaliteit en de relevantie van de geleverde diensten maximaliseren door de beschikbare middelen nog beter in te zetten. Belspo wil zijn activiteit volgens vier hoofdpunten ontplooien: het beheer en de valorisatie van de collecties en van het wetenschappelijke en culturele erfgoed waarvoor Belspo verantwoordelijk is; de ontwikkeling van de wetenschappelijke expertise en het wetenschappelijk onderzoek; de ondersteuning van de politieke besluitvorming; de diensten voor het grote publiek, vooral de allerjongsten, evenals voor de academische wereld, de bedrijven, de politiek en de overheidsdiensten. Het einddoel is alle onderdelen van Belspo zodanig te laten samenwerken dat hun geïntegreerde activiteiten veel meer vooruitgang en innovatie genereren dan de loutere som van alle individuele activiteiten. De bundeling en op termijn de integratie van de collecties, het erfgoed, de wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten, de knowhow en de middelen van alle DG s/fwi s moet het mogelijk maken om de kwaliteit en de relevantie van de dienstverlening te verbeteren zoals verwacht van alle sectoren van het land en tegelijk aanzienlijke schaalbesparingen door te voeren. De hefbomen die Belspo daarvoor denkt in te zetten, zijn gebaseerd op de principes van goed bestuur (5). Belspo is een kennisorganisatie: de bekwaamheid en de motivatie van het personeel zijn essentiële factoren bij het halen van de doelstellingen van Belspo. Daarom zal Belspo zich op de volgende punten concentreren: het systematisch zoeken naar beheerssynergieën voor alle DG s/fwi s. Die synergieën zullen ondermeer betrekking hebben op het beheer van ICT, van de overheidsopdrachten, van de gebouwen en opslagplaatsen, het beheer en de aanwerving van personeel, het budgettaire en financiële beheer, evenals juridische kwesties; een personeelsbeleid dat meer mobiliteit van de ambtenaren in de hand werkt; het ontwikkelen van een wervingsbeleid dat beter is afgestemd op de noden van Belspo; (5) : De Diensten van Belspo-Louizalaan zijn sinds 2010 ISO 9001 gecertificeerd. Globale strategie van de Bestuursovereenkomst

24 18 een optimale begeleiding qua loopbaan (met aandacht voor de contractuele en wetenschappelijke medewerkers) en opleidingen; een denkoefening over bonussystemen; het begeleiden van een innovatieve ondernemingscultuur die gebaseerd is op teamwork en een analyse van de gevolgen van de vergrijzing van het kader; een ICT-management met de nadruk op een geoptimaliseerde ICTinfrastructuur, de zoektocht naar gespecialiseerd personeel, de beschikbaarheid van dat personeel voor alle eenheden van Belspo, op een gemeenschappelijke denkoefening over de grote investeringen die moeten gebeuren, en over de essentie van het Recovery Management; een goed beheer van de kwaliteit en de controle van de sleutelprocessen, vooral dan de budgettaire processen (behoeftenstudies, Fedcom, diverse boekhoudingprocessen) en de HR-processen (e-hr). Er zullen ook initiatieven op het vlak van Quality Management worden genomen (ISO, inachtneming van interne regels en structuren voor besluitvorming). Op basis van deze punten gaat Belspo 7 strategische verplichtingen aan: 1 Belspo is de schakel tussen de onderzoekswereld, de politieke wereld en de sociaaleconomische wereld. Het is zijn einddoel om de verankering van alle openbare en particuliere bedrijfstakken binnen de Belgische kennismaatschappij te versterken. Enerzijds is het een expertisecentrum dat ter beschikking staat van de politieke verantwoordelijken en de burgermaatschappij. Anderzijds draagt het bij tot de ontwikkeling van het wetenschappelijke potentieel van het land door stabiele middelen voor onderzoek te mobiliseren. Belspo verbindt zich ertoe om een evenwicht te bewaren tussen een beleid voor de wetenschap en een beleid door de wetenschap, wat de definitie is van wetenschapsbeleid. 2 Elke vorm van wetenschapsbeleid heeft tot doel de maatschappij van een wetenschappelijke potentieel te voorzien en de kennis te valoriseren. Daarvoor moet hij wetenschappelijke onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten ontwikkelen. Het organiseren van die activiteiten is een vak op zich en is gebaseerd op het vermogen om enerzijds de problemen en de mogelijke oplossingen precies te identificeren en anderzijds op een verstandige manier te bepalen welke middelen daarvoor dienen worden ingezet. Globale strategie van de Bestuursovereenkomst

25 19 Om zijn wetenschappelijke onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten te ontwikkelen volgt Belspo een schema van handelen dat we als volgt kunnen omschrijven: het afstemmen van het onderzoekspotentieel op de maatschappelijke noden; het bedenken van acties die leiden tot relevante oplossingen; de middelen mobiliseren die nodig zijn om deze acties uit te voeren; er over waken dat de doelstellingen van deze acties ook worden gehaald; hun valorisatie garanderen. Belspo verbindt zich ertoe om bij de uitvoering van deze acties te proberen om systematisch een maximale doeltreffendheid en efficiëntie te bereiken. 3 Beschikken over een gestructureerde kenniskern is een belangrijke hefboom voor de beleidsmakers, zeker voor de openbare sector. Het komt erop aan om een evenwicht te vinden tussen de gegeven sociale problematiek, de responsmogelijkheden van de nationale wetenschappelijke gemeenschap en de state of the art, nationaal en internationaal. De aanwezigheid van Belspo in verschillende internationale O&O-omkaderingen is een garantie voor de thematische relevantie van het geplande onderzoek. Dit is ook gunstig voor de integratie van de Belgische teams in internationale netwerken en programma s. Er wordt ook in grote mate rekening gehouden met de ontwikkeling van het wetenschappelijke potentieel. Belspo verbindt zich ertoe dat de programma s die het ontwikkelt, strikt aan de volgende eigenschappen voldoen: het thematisch focussen op de prioritaire zorgen van de overheden; het inpassen in de internationale realiteit van de techno-wetenschappen; de bevoorrechte toegang verkrijgen tot het wetenschappelijke potentieel, de infrastructuur en de collecties die beschikbaar zijn binnen de FWI s voor het uitwerken en uitvoeren van onderzoeksprogramma s; een multidisciplinaire en meerjarige aanpak inbouwen; het aanmoedigen van werken in netwerken; het bijdragen tot het bevorderen van de ontwikkeling van een geavanceerd onderzoekspotentieel; de schakel vormen tussen de mogelijke gebruikers van de onderzoekservaring en kennis. 4 De coördinatie van de onderzoeken vereist een goede kennis van de initiatieven die de federale en alle deelgebieden nemen. In een federaal land met relatief beperkte budgetten is coördinatie een bepalende factor voor het succes van het totale wetenschapsbeleid. Globale strategie van de Bestuursovereenkomst

26 20 Belspo verbindt zich ertoe om zijn partnership met de Gewesten en de Gemeenschappen te versterken om onder meer via synergieën een grotere toegevoegde waarde voor het hele land te ontwikkelen. 5 De ruimtevaart en haar toepassingen zijn sleutelelementen voor de informatiemaatschappij en voor het implementeren van een duurzaam ontwikkelingsbeleid met het oog op de samenhangende impact die ze hebben op: de kennis van het systeem aarde, vooral dan het klimaat, de oceanen en de biosfeer; de wetenschappelijke vooruitgang die wordt geboekt dankzij de satellieten en andere infrastructuur in een baan om de aarde; de telecommunicatie. Meer algemeen vormen zij de motor van een positieve spiraal die tegelijk zorgt voor de productie van uitrusting en diensten met een grote toegevoegde waarde en voor vooruitgang op het vlak van wetenschappelijke kennis en spitstechnologie. Belspo verbindt zich ertoe om zijn activiteiten m.b.t. ruimteonderzoek op vijf doelstellingen toe te spitsen: de actieve betrokkenheid bij de uitwerking en de uitvoering van het Europees ruimtevaartbeleid; het benutten van de knowhow en de beschikbare middelen binnen de Pool Ruimte; het behoud en de verbetering van de knowhow van de Belgische wetenschappelijke en industriële spelers; het stimuleren en kaderen van innovatieve Belgische initiatieven met een grote toegevoegde waarde (permanente steun aan Belgische wetenschappers en industriëlen bij de uitvoering van projecten voor rekening van de ESA); de beleidsondersteunende ontwikkeling van de ruimtevaart en haar toepassingen. 6 In België is er nog te veel versnippering bij het inzetten van personeel en materiële middelen voor ruimtevaartonderzoek. Er moet meer en beter worden samengewerkt tussen universiteiten, onderzoekscentra en de industrie. Een nauwere samenwerking tussen onderzoeksteams uit de openbare en de privésector moet innovatie ten goede komen. Een overlegproces tussen alle Belgische betrokkenen bij de ruimtevaart is in elk geval noodzakelijk. Belspo verbindt zich ertoe om meer en grondiger analyses te maken van de projecten in de internationale ruimtevaartprogramma s die het overleg kunnen bevorderen. Die analyses gaan over: de implicaties en gevolgen voor wetenschap en industrie; Globale strategie van de Bestuursovereenkomst

27 21 de mogelijkheden van overheidsfinanciering wat betreft totaalbedragen en betalingsschema's; de specifieke kansen voor de verschillende Belgische wetenschappelijke en industriële operatoren, alsook voor de verschillende categorieën van gebruikers van de programmaresultaten. 7 De Federale Wetenschappelijke Instellingen spelen in ons land een voortrekkersrol op het vlak van cultuur, wetenschap en toerisme. Met hun prestigieuze verzamelingen en hun internationaal erkende kennis geven zij België een zekere uitstraling in de rest van de wereld. Het potentieel dat zij bieden om België nog beter te integreren in de kennismaatschappij en zijn cultureel prestige te verzekeren, kan voor een veelvoudige winst zorgen indien we de synergieën, de interdisciplinaire activiteiten en het bundelen van de knowhow verder ontwikkelen. Belspo verbindt zich ertoe: Om meer in te zetten op de ontwikkeling van ondersteunende diensten in Belspo Louizalaan en best practices wat betreft personeelsbeleid, overheidsopdrachten en juridische diensten die berusten op een matrixsysteem. Dat systeem wordt de schakel voor de Ondersteunende Directeurs die bij de FWI s worden aangeworven; Om instellingen structureel samen te voegen tot polen onder leiding van een AD, wat noodzakelijk is voor een grotere coherentie van de wetenschappelijke activiteiten en de erfgoedentiteiten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Het bundelen van erfgoedstructuren moet boven het niveau van de polen uitstijgen. Globale strategie van de Bestuursovereenkomst

28 22 Het is tot slot belangrijk om te benadrukken dat de projecten in deze bestuursovereenkomst uitgaan van twee algemene principes: 1. Elke vorm van ondersteunende dienstverlening die de Algemene Directies van Belspo Louizalaan aan een FWI of een gefuseerde pool kunnen aanbieden, is maar mogelijk indien deze dienst wenselijk is en een echte meerwaarde vormt. Met andere woorden, Belspo Louizalaan biedt zijn diensten aan volgens het subisidiariteitsbeginsel: als een FWI een bepaalde taak zelf beter kan vervullen dan Belspo Louizalaan, zal de FWI die taak vanzelfsprekend voor eigen rekening nemen. Bovendien bieden de Algemene Directies van Belspo Louizalaan modulaire diensten aan. Men doet bewust een beroep op Service Level Agreements (SLA) om de dienstverlening op eventuele nieuwe noden van de FWI's te kunnen afstemmen en om de verworven ervaring bij het ontwikkelen van de dienst te kunnen benutten. 2. Dit geldt ook wanneer de Algemene Directies van Belspo Louizalaan gevraagd worden om te werken aan synergieën met de FWI's. Ze gaan op dergelijke vragen alleen in als ze zeker zijn dat hun 'inbreng' een relevante meerwaarde voor de FWI's betekent. Globale strategie van de Bestuursovereenkomst

29 23 Operationele verbintenissen 1. REORGANISATIE EN HERSTRUCTURERING VAN BELSPO 1.1. IMPLEMENTATIE VAN DE FUSIE PER POOL In onze moderne maatschappij worden de missie en opdrachten van openbare diensten steeds gespecialiseerder, gediversifieerder en individueler. Bij Belspo zien we die trend vooral op het vlak van het wetenschappelijk onderzoek en bij het beheer van de culturele en wetenschappelijke collecties, zowel nationaal als internationaal. De bestaande structuur van de FWI s onderstreept de specialisering op federaal niveau (documentatie en archivering; het artistieke, historische, archeologische en natuurlijke erfgoed, de wetenschappen van de aarde en de ruimtevaart enz.), maar is tegelijk ook de oorzaak van een versnippering van de menselijke en de materiële middelen. In het verleden is er tussen de verschillende Federale Wetenschappelijke Instellingen wel samenwerking, gegroepeerd in polen, ontstaan, maar die samenwerking blijft beperkt. Door de gewijzigde internationale context zijn een modernisering en een rationalisering van het personeel en de materiële middelen, alsook een geïnstitutionaliseerde samenwerking noodzakelijk geworden. De fusie van FWI s in polen kan beantwoorden aan de huidige noden en aan de toekomstige ontwikkelingen op het vlak van onderzoek, instandhouding van het erfgoed en de openbare diensten. Het Directiecomité van Belspo heeft het principe goedgekeurd om de FWI s op basis van een thematische en geografische logica in polen te fuseren: de Polen Kunst, Ruimte, Documentatie en Natuur. In de Pool Natuur komen er meer gemeenschappelijke activiteiten zonder tot een echte fusie over te gaan; politiek-institutionele redenen staan dit in de weg (6). Naast de ontwikkeling van hechtere synergieën niet alleen tussen de FWI s, maar ook met alle andere activiteiten van Belspo Louizalaan heeft heel Belspo tot doel om intensiever deel te nemen aan internationale initiatieven en netwerken met een grote impact. De samenwerking tussen de verschillende Polen wordt eveneens aangemoedigd, wat moet leiden tot gezamenlijke initiatieven op het vlak van onderzoek, beheer, museumbeleid en vooral digitalisering van het erfgoed. De Polen krijgen nieuwe beheersorganen die zich meer zullen toeleggen op beheer, onderzoek en erfgoedbeleid en die het financiële en het materiële beheer en de strategische keuzes van de polen zullen begeleiden. Daardoor zal de maatschappelijke (6) Geografische afstand, ligging van het KMMA op het grondgebied van Tervuren in Vlaanderen. Reorganisatie en herstructurering van Belspo

30 24 relevantie van de onderzoeks- en erfgoedactiviteiten toenemen zonder ooit de onafhankelijkheid van de onderzoeker en het onderzoek in gevaar te brengen, wat bij elke actie essentieel is. De reglementaire voorbereidingen van de fusies vinden in 2012 plaats, samen met het opzetten van de eerste tijdelijke structuren. Het overgangsmodel wordt gebaseerd op het model dat werd gebruikt tijdens de Copernicushervorming van de ministeries. De eigenlijke fusie van de instellingen is gepland voor 2014 voor alle Polen (voor de datum van de toepassing van de teksten zal rekening worden gehouden met de termijn van de huidige mandaten van de AD s). Om af te sluiten noteren we dat het Directiecomité op 12 oktober 2011 heeft ingestemd met het principe van een fusie in polen (een Pool Kunst, een Pool Ruimtevaart en een Pool Documentatie). In de zoektocht naar meer efficiëntie en een context die meer budgettaire strengheid vraagt, wordt er ook gewerkt aan schaalvoordelen bij de AD's van Belspo Louizalaan. Tegelijk wordt er nagedacht over de ondersteunende diensten. Dit is trouwens het spoor dat impliciet wordt beschreven in de algemene beleidsnota die de Minister van Wetenschapsbeleid op 23 december 2011 aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers heeft voorgelegd OPRICHTING VAN DE AD 'ONDERZOEK EN RUIMTEVAART' Om de dienstverlening aan de wetenschappelijke gemeenschap in België, met name aan de FWI s, te verbeteren en om de synergieën tussen de universiteiten en de FWI s te bevorderen, worden twee Algemene Directies van Belspo Onderzoek en Toepassingen en Internationale en interfederale coördinatie en wetenschappelijke indicatoren samengevoegd, zowel qua personeel als qua materiële middelen. Het doel van deze fusie van de twee bestaande AD s is een optimale werking van de diensten en een rationele groepering van de expertise en de bevoegdheden in een nieuwe Algemene Directie Onderzoek en Ruimtevaart. Het hoofddoel is meer complementariteit en coherentie in de activiteiten van de twee AD s. De positie en de dynamiek van het Belgische wetenschappelijke onderzoek worden verbeterd door: (i) een grondige coördinatie van de onderzoeksactiviteiten; (ii) een performantere nationale en internationale coördinatie; (iii) een betere integratie in de ERA-pijlers (Joint Programming, mobiliteit van onderzoekers, ESFRI enz.) en (iv) een intensievere toepassing van de internationaal erkende evaluatie- en monitoringsystemen. Deze integratie zal ook leiden tot een grotere nationale en internationale zichtbaarheid van Belspo, en vooral van de FWI s. Heel in het bijzonder zal er rekening worden gehouden met het specifieke karakter van het internationale ruimteonderzoek in het kader van de integratie ervan in het volledige onderzoeksbeleid. De AD Ruimtevaart zelf wordt grondig gereorganiseerd. Op basis van een hertekening van de hoofdactiviteiten kan een evaluatie van de taken van de respectievelijke directies leiden tot een betere definitie, zelfs een nieuwe definitie van Reorganisatie en herstructurering van Belspo

31 25 de directies zelf. Er zal ook worden nagedacht over een bredere en fundamentele samenwerking tussen de directies, tussen de directies en de FWI s en tussen de directies en de ondersteunende directies van Belspo. Een eerste stap in dit integratieproces is de verdeling en de reorganisatie van de directies binnen de AD Internationale en interfederale coördinatie en wetenschappelijke indicatoren (Coördinatie, indicatoren, O&O en DWTI). Deze directies hebben drie opdrachten: (i) de ondersteuning van het internationale beleid en van de Belgische overlegstructuren; (ii) de monitoring en de opvolging van het beleid (kwalitatieve statistieken en informatie); (iii) de administratieve en de financiële participatie in Europese projecten en netwerken en aanbieden van informatie- en ondersteuningsdiensten. De omschakeling van de onderzoeksprogramma s en het vernieuwde internationale samenwerkingsmodel met een centrale rol voor de FWI s (en hun synergie met de universiteiten) moeten leiden tot een versterking van het bestaande wetenschappelijke onderzoek en een meer intensieve samenwerking tussen de Belgische spelers in de onderzoekswereld. Er komen een aantal task forces met als respectievelijke doelstellingen: (i) evaluatie van de onderzoeksactiviteiten van de FWI s en andere entiteiten; (ii) de inhoudelijke opvolging van het digitaliseringsproces binnen de FWI s en de banden die moeten worden gelegd met de aanverwante internationale initiatieven. Tegelijk zal de nieuwe AD Onderzoek en Ruimtevaart in 2012 in de onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten worden geïntegreerd, specifiek in de Ruimtevaart -dienst van het B.USOC (Belgian User Support and Operation Centre). Dat is verantwoordelijk voor de promotie en de ondersteuning van de ruimtewetenschappen en de mogelijkheden tot ruimtevluchten bij de wetenschappelijke gemeenschap en de industrie in België. Het centrum is op dit ogenblik ondergebracht bij het BIRA. De voorbereidende planning en de activiteiten om de twee AD s in de nieuwe AD Onderzoek en Ruimtevaart te integreren, moeten voor het einde van 2012 afgerond zijn BESLUITVORMINGSORGANEN VAN DE FWI'S PROJECT 1 ALL 1.3/01 Oprichting van voorlopige strategische raden per pool Een echte fusie van de polen houdt een herziening van de besluitvormingsorganen van de FWI's in. De directieraden, de wetenschappelijke raden, de wetenschappelijke jury s en de beheerscommissies zijn organen die volgens verschillende juridische teksten worden gereglementeerd en die duidelijk omschreven opdrachten hebben, die echter soms maar gedeeltelijk worden uitgevoerd, en die nog vrij verzuild zijn. Om de hervorming per pool te dragen, moet er een voorlopige structuur opgezet naar het voorbeeld van de voorlopige organen die uit de Copernicushervorming zijn voortgevloeid. In deze voorlopige strategische raden zetelen mandatarissen van de betrokken polen en experts. Hun aantal en hoedanigheid zal bij de oprichting van elke raad worden besproken. Deze voorlopige structuren zullen bestaan naast de huidige organen tot de fusie na één boekjaar een feit is en in overeenstemming met de fusie (waarbij rekening wordt gehouden met het mandaat van de huidige algemene directeurs). Nadat de fusies zijn doorgevoerd, wordt een herdefiniëring van de taken van elk Reorganisatie en herstructurering van Belspo

32 26 beslissingsorgaan overwogen (het Directiecomité, de strategische raden, de wetenschappelijke raden en jury's, evenals de beheerscommissies). Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 60 mandagen voor de voorbereiding van de verordenende wijzigingsteksten. 120 mandagen in elke pool om de nieuwe besluitvormingsstructuur te implementeren. 1) Het opstellen van de wijzigingstekst(en) en goedkeuring door de minister. 2) De goedkeuring van de tekst(en) door de Gemeenschappen en Gewesten en door de syndicaten. 3) De eigenlijke goedkeuring van de structuur in de 3 polen, evenals bij het KMMA en het KBIN. Data 1) Eind ) Eind ) Volgens de kalender van de fusies. Subprojecten: PROJECT 2 ALL 1.3/02 Oprichting van ondersteuningscommissies Om de besluitvorming te vergemakkelijken voor de voorlopige strategische raden en/of de andere beheersorganen, worden er ondersteuningscommissies per thema in elke pool opgericht. Deze ondersteuningscommissies zijn samengesteld uit experten en moeten afgewerkte dossiers opstellen om ter informatie en/of voor besluitvorming aan de bovenbedoelde beheersorganen voor te leggen. Deze ondersteuningscommissies zullen zich buigen over uiteenlopende thema s zoals financiën, juridische kwesties, beheer van de infrastructuur. Ze hebben een voorlopige of permanente structuur (naargelang hun doelstelling) en worden opgericht voor en door de grondige kennis van het thema door de experts die erin zetelen. Het profiel van de experts wordt vastgelegd bij de oprichting van deze commissies. Het is de bedoeling om experts samen te brengen met een uiteenlopende achtergrond (Belspo Louizalaan, de FWI's en eventueel externe experts) om te werken rond een specifiek thema en de technische beslissingen van de beheersorganen voor te bereiden. Om administratieve overlast te vermijden, hebben deze commissies geen specifiek juridisch statuut. Het lidmaatschap wordt bepaald op basis van de te behandelen thema's. Personeelskosten Werkingskosten 10 tot 20 werkdagen per jaar voor elke expert die in een commissie zit. Reorganisatie en herstructurering van Belspo

33 27 Besparing personeel Besparing werking Data Subprojecten: Moeilijk te berekenen, maar tijdswinst voor de leden van de besluitvormingsorganen. Moeilijk te berekenen, maar rationalisering van de kosten door relevante en professionele adviezen van de commissies. Verhouding {tevredenheidsgraad van de leden van de besluitvormingsorganen over de dossiers die de ondersteuningscommissies hebben voorbereid} / {algemene tevredenheidsgraad} (via formulier). De bovenstaande indicator moet tegen eind 2014 in de betrokken organen 1,5 bedragen. Reorganisatie en herstructurering van Belspo

34

35 29 2. BEHEER VAN DE COLLECTIES EN VAN HET ERFGOED De aankoop en het beheer van het erfgoed en van de collecties moeten volgens internationale standaarden gebeuren. Om een zo goed mogelijk beheer te garanderen, wordt bijzondere aandacht besteed aan de kwaliteit van de gebruikte meta-data om een perfecte verwijzing te garanderen bij het inventariseren van de collecties. Er moet ook gewaakt worden over een coherente toegankelijkheid van de collecties. Hiervoor moeten de verschillende AD's nauwer samenwerken en focussen op: (i) het wegwerken van versnippering van het erfgoed om te komen tot nieuwe, meer coherente gehelen die het publiek meer aanspreken; (ii) het digitaliseren van bepaalde collecties en (iii) de problematiek van de verspreidingsrechten. Er komt een geïntegreerd tariefbeleid dat een grotere toegankelijkheid van de FWIcollecties moet garanderen. Tot slot worden regionale, gemeenschaps, federale en internationale partnerschappen versterkt DIGITALISERING In België beschikken de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI's) over een uitzonderlijk wetenschappelijk, cultureel, historisch en artistiek erfgoed. Deze collectie vertegenwoordigt een groot deel van het werelderfgoed op heel wat vlakken. Ze is bovendien heel waardevol voor uiterst specifiek wetenschappelijk onderzoek. Bij het begin van dit millennium blijft dit erfgoed ondanks de inspanningen van de FWI's weinig toegankelijk en onderbenut, zeker in digitale vorm. Sommige kwetsbare of beschadigde stukken dreigen zelfs te verdwijnen. Daarom werden in 2005 negen projecten opgezet om het erfgoed te digitaliseren. Dit moet leiden tot een betere verspreiding en valorisatie van de FWI-collecties en tot een bundeling van de digitaliseringsinspanningen tussen de verschillende FWI's waarbij gestreefd wordt naar synergieën en complementariteit zonder afbreuk te doen aan de eigenheid van de verschillende FWI's. Toch volstaat deze inspanning niet, vooral wat overkoepelende visie, middelen en termijnen betreft. Tegen het huidige ritme is er 40 jaar nodig om de prioritaire digitaliseringsstrategie te realiseren. Het proces moet sneller gaan en er is nood aan een ambitieuzer digitaliseringsbeleid. Bovendien moet het totaalbeheer van dit project opnieuw worden bekeken en moet er gestreefd worden naar schaalvoordelen door het creëren van digitaliseringscircuits volgens de betrokken dragers. Beheer van de collecties en van het patrimonium

36 30 Daarom is er beslist om het digitaliseringsplan bij te sturen en in een tweede fase te werken met een Publiek-Privaat Partnerschap (PPP). De keuze voor deze aanpak berust op verschillende principes: Het maximum voordeel halen uit de bundeling van de specifieke expertise van de publieke en privépartners. Een goede risicospreiding: de risico's zijn zo verdeeld dat ze worden gedragen door de partij die over de beste papieren beschikt. Van de privépartner worden zowel beproefde concepten als vernieuwende ideeën verwacht op het vlak van technische oplossingen en management van complexe projecten, maar ook wat betreft de valorisatie van het erfgoed. Op financieel vlak gaat men er ook vanuit dat door het optimaal benutten van de respectievelijke competenties van de publieke en privépartners, de samenwerking een zeer gunstige invloed zal hebben op de uiteindelijke kostprijs van de digitaliseringsoperatie. Tot slot wordt van de privépartner verwacht dat hij ideeën aanreikt voor een commerciële return waardoor de hoge kosten van het digitaliseringproject kunnen worden verminderd. De personen die instaan voor de digitalisering moeten op de hoogte zijn van gelijkaardige Europese en internationale initiatieven en moeten raakpunten zoeken tussen hun activiteiten en de Europese en internationale initiatieven. PROJECT 3 ALL 2.1/01 PPP Digit-02 Het opzetten van een totale digitaliseringsoplossing die zich concentreert op drie grote activiteitenfamilies waarvan de coherentie en de synchronisatie worden gewaarborgd door een multidisciplinaire benadering: 1. De digitalisering van voorwerpen: de volledige dekking van de heterogene erfgoedverzamelingen; een industrieel proces op basis van performante en beproefde technieken en hulpmiddelen die een betrouwbaar en tijdsbestendig resultaat garanderen; de objectieve beheersing van de kwaliteitsniveaus die ex ante werden vastgelegd; digitaliseringsresultaten die beantwoorden aan de 'professionele en technologische normen', evenals bewaring en valorisatie toelaten. 2. Het duurzaam maken van de gedigitaliseerde gegevens: de gewaarborgde bewaring over een langere periode via spitstechnologie en een hoog beveiligde redundante omgeving; de toegang tot de gegevens via krachtige toepassingen; een robuuste infrastructuur volgens erkende criteria om gedurende vele jaren een perfecte kwaliteit van de gedigitaliseerde voorwerpen te garanderen; technische energiearme voorzieningen in overeenstemming met de nieuwe eisen inzake energiebesparing ('Green IT'). Beheer van de collecties en het patrimonium

37 31 3. De toegankelijkheid, de valorisatie en de verspreiding van het digitale erfgoed: het onmiddellijk zorgen voor zichtbaarheid van het programma door de FWI's en hun erfgoed te valoriseren; het streven naar nieuwe kanalen van inkomsten, het nagaan van de financiële en de sociale impact van het programma; het deelnemen aan de debatten over intellectuele eigendom; het deelnemen aan de 'Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation' (DCH-RP) van het 7 de Kaderprogramma voor O&O van de EU; het volledig respecteren van het domaniale eigendom van de collecties. Personeelskosten 4 VTE. Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data 30/06/2013. Subprojecten: 75k/jaar (binnenkort wordt een dossier aan de Ministerraad voorgelegd). Het bestaan van een platform voor langdurige bewaring: o Conformiteit SLA, kwaliteit, beschikbaarheid, prestaties, Tbyte. Het bestaan van een digitaliseringsteam: o Conformiteit SLA, kwaliteit, prestaties, aantal gedigitaliseerde voorwerpen per jaar. Het bestaan van een valorisatieplatform: o Conformiteit SLA, kwaliteit, beschikbaarheid/ prestaties, return van valorisatie ( k/jaar). De PPP Digit-02 is qua vorm ideaal om perfect in te spelen op de broodnodige instandhouding en valorisatie van ons erfgoed. Tegelijk staat het ook symbool voor onze hervorming: het ultieme openstellen van onze collecties. De internetgebruikers die toegang hebben tot onze gedigitaliseerde gegevens, hoeven niet langer te zoeken. Alleen de informatie en de toegankelijkheid tellen. Beheer van de collecties en van het patrimonium

38 INVENTARIS EN HET INVENTARISEREN PROJECT 4 ALL 2.2/01 Algemene inventaris van het federale erfgoed en bescherming van de Nationale topstukken Naar aanleiding van opmerkingen en aanbevelingen over het beheer van de collecties binnen de FWI's van de Pool Kunst en de KBB, die in oktober 2009 in een rapport van het Rekenhof werden geformuleerd, zijn er waar nodig inventariserings- en collectieverificaties van start gegaan. Alle polen voeren gelijkaardige acties uit. Belspo Louizalaan vertrouwt dit extra werk toe aan een ad hoc-team van 6 personen. Verschillende internationale (mondiale en Europese) akkoorden verplichten ons om de 'Nationale topstukken' in kaart te brengen. De beide Gemeenschappen gaan hierbij op een andere manier te werk (zie het 'Topstukkendecreet' in Vlaanderen en het decreet voor de 'Protection du patrimoine' in Wallonië) en leggen onder meer voorwaarden vast voor vervreemdbaarheid van artistieke en historische kunstwerken. De federale overheid loopt achterop met de invulling van deze verplichting door de recente institutionele hervormingen. Het in kaart brengen moet echter sowieso in overleg met de FWI's gebeuren. Hierbij moet rekening worden gehouden met het specifieke karakter van het bewaarde erfgoed. Ook moet het concept van 'Nationaal topstuk' worden uitgebreid naar niet-artistieke collecties (zoals het natuurlijk en prehistorisch erfgoed). In een tweede fase worden ook andere federale en gemeenschappelijke instellingen bij dit overleg betrokken om te komen tot een duidelijke omschrijving van het begrip 'Nationaal Belgisch topstuk', met name voor onze internationale partners. Het inventariseren en het definiëren van 'Nationale topstukken' is wettelijk verplicht (met het oog op hun specifieke instandhouding). Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 6 VTE (profiel van historici en van kunsthistorici) worden ter beschikking gesteld van Belspo om de FWI's bij het inventariseren te ondersteunen. 60 mandagen om een basisdocument op te stellen over de definitie van 'Nationale topstukken' voor het federale niveau. 1) Een stand van zaken geven m.b.t. het inventariseren en het opstellen van inventariseringsplan van de collecties. 2) Evolutie-% van de inventariseringsactie tegenover het plan. 3) Het opstellen van de duidelijke (wettelijke) criteria voor het begrip 'Nationaal topstuk'. Data 1) Begin september ) Maandelijkse follow-up vanaf september ) Januari Subprojecten: Ratificering van het UNESCO-verdrag 1970 (1e trimester 2013). Beheer van de collecties en het patrimonium

39 33 PROJECT 5 KUN & NAT 2.2/02 Inventariseringsmethode De FWI's met een museaal erfgoed voeren nu al inventaris- en collectieverificaties uit omdat ze hiertoe wettelijk zijn verplicht. Elke FWI maakt zijn keuzes echter onafhankelijk en soms zonder onderling overleg. Het uitwerken van een gemeenschappelijke en overlegmethode binnen Belspo biedt heel wat voordelen: a. een up-to-date wettelijk kader voor het beheer van het roerend erfgoed, op basis van een kaderdocument waarin de procedures en criteria zijn vastgelegd en dat in onderling overleg tussen de FWI's werd opgesteld; b. het goedkeuren en volgen van een globaal inventaris- en collectiebeheer op basis van de overeengekomen algemene richtlijnen; c. het ontwikkelen en het medegebruik van gemeenschappelijke identificatie- en beschermingsmiddelen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data Vanaf Subprojecten: 50 mandagen voor punten a en b hierboven. 20 mandagen (IT-profiel) voor punt c hierboven. 20 mandagen per FWI om de nieuwe methode in gebruik te nemen. 30 tot 50 k initiële investeringen voor de aankoop/ontwikkeling van gemeenschappelijke software en het nodige IT-materiaal. Het opstellen van de kaderdocumenten vermeld in de punten a en b hierboven. PROJECT 6 NAT & DOC 2.2/03 Wetenschappelijke archieven van de collecties van Natuurwetenschappen Een team van het ARA krijgt als opdracht (mits financiële compensatie en een SLA) een plan uit te werken om de wetenschappelijke documentatie van de collecties van Natuurwetenschappen te klasseren, te verwerken en te digitaliseren. Het project moet ook leiden tot kennisoverdracht bij de FWI's die vragende partij zijn zodat de benodigde ervaring kan worden opgedaan om het plan zelfstandig uit te voeren. In een eerste fase voert het ARA samen met de FWI's die vragende partij zijn, een haalbaarheidsstudie uit. De eigenlijke opdracht volgt dan in een tweede fase, waarbij aan het einde van het project de knowhow wordt doorgegeven aan de FWI's die vragende partij zijn. Ter herinnering: het gaat wel degelijk om een project dat een optimaal beheer beoogt van de documentatie van de collecties van Natuurwetenschappen en niet om de uitvoering van het bestaand klasseringsplan van de archieven. Personeelskosten Archivaris (sen) van het ARA, samen met lokale teams van het KBIN en het KMMA. Beheer van de collecties en van het patrimonium

40 34 Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking De kosten voor de ARA-archivaris worden tijdens de duur van het project verdeeld over de beide vragende FWI's. 1) Het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie. 2) Tijdens de eigenlijke opdracht zo nodig evolutie-% van de bijbehorende documentatie van de collecties werd verwerkt volgens de vastgelegde regels. Data 1) September ) Een meting vanaf januari Subprojecten: PROJECT 7 DOC & KUN 2.2/04 Archiveren en bibliotheekwetenschap De Pool Documentatie speelt een belangrijke rol in verband met het archiveren van documenten en het beheren van thematische bibliotheken van de andere FWI's. Toch zijn er mogelijkheden om synergieën uit te werken en om de dienstverlening te verbeteren: 1) het opmaken, bijwerken en toepassen van selectielijsten met inachtneming van het onderscheid tussen werk- en historische bibliotheken in de verschillende FWI's en in Belspo Louizalaan onder leiding van het RA; 2) het uitwerken en geven door specialisten van de Pool Documentatie van interne opleidingen/speciale coaching voor de personeelsleden van de FWI's en Belspo Louizalaan over archiveren en bibliotheekwetenschap; 3) het opstellen van een overzicht van de beschikbare bibliotheekverzamelingen in de verschillende FWI's en in Belspo Louizalaan. Dit kan leiden tot een mogelijke materiële verhuizing van de collecties om ze samen te brengen in een nieuwe locatie die beter toegankelijk en efficiënter ingericht is. Dit geldt alleen voor bibliotheekcollecties waarvoor de geografische bewaarplaats geen gevolgen heeft voor het wetenschappelijke werk van de onderzoekers of voor de publieke toegankelijkheid. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 5 tot 10 mandagen per opleiding/coaching van de Pool Documentatie om specifieke opleidingen voor te bereiden en te geven. 0 VTE (de herstructurering van de collecties gaat gepaard met de eventuele overplaatsing van het personeel verantwoordelijk voor het beheer van deze collecties). 50 tot 75 k voor de verhuizing van de collecties. De verhuizing van de collecties leidt door schaalvoordelen tot een inkrimping met 10% van het personeel dat instaat voor het beheer. Moeilijk in cijfers uit te drukken, maar er komt meer ruimte vrij bij een eventuele verhuizing van collecties Beheer van de collecties en het patrimonium

41 35 (extra m 3 ). Data Subprojecten: 1) Het aantal gegeven specifieke cursussen. 2) Het opstellen van een overzicht van de bibliotheekcollecties. 3) Na de verhuisoperatie worden boeken uit de collecties jaarlijks 25% meer geraadpleegd. 1) Vanaf het 2 de semester van 2012, semesterindicator. 2) Januari ) Te bepalen na een eventuele verhuisoperatie INSTANDHOUDING EN RESTAURATIE PROJECT 8 ALL 2.3/01 Kenniscentrum Conservatie en restauratie Momenteel beschikt elke FWI over teams die instaan voor het conserveren en de restauratie van hun collecties. Het KIK speelt hierbij natuurlijk een centrale rol en is het eerste aanspreekpunt voor alle FWI's op dit vlak. Zonder afbreuk te doen aan de statutaire missie van het KIK op het vlak van restauratie en conservatie van het Belgische erfgoed, moet het instituut een grotere rol spelen bij het conserveren en het restaureren van het federale erfgoed via de oprichting en het beheer van een kenniscentrum 'Conservatie en restauratie'. Dit houdt onder meer het volgende in: het in kaart brengen van de noden en de beschikbare middelen op het vlak van restauratie en conservatie bij de verschillende FWI's; het opstellen van een jaaractieplan voor preventieve conservatie en van een kaderdocument over de notie 'preventieve conservatie' op basis van de in kaart gebrachte behoeften en middelen; het samen organiseren van de restauratieactiviteiten inclusief de bijhorende budgetten en het personeel voor die specialisatiedomeinen van het KIK; een netwerk opzetten van specialisten over conservatie en restauratie voor die domeinen waarin het KIK niet in is gespecialiseerd (zoals ijzer en keramiek van de Pool Natuur, papier en munten van de Pool Documentatie of 'pest control' bij het KBIN); het oprichten van een mobiel team verbonden aan dit specialistennetwerk dat bij de FWI's specifieke restauraties uitvoert; het opstellen van een preferentiële overeenkomst die het KIK aanduidt als eerste partner van de FWI's op het vlak van het preserveren en het restaureren (voor eventuele andere partners worden aangezocht); het toezicht houden op de kwaliteit en de begeleiding van de prestaties van externe restaurateurs door experts van het KIK om de kwaliteit van deze prestaties te verhogen. Personeelskosten 0 VTE (de virtuele en de tijdelijke overplaatsing van restaurateurs en specialisten op het vlak van het preserveren naar het kenniscentrum wordt Beheer van de collecties en van het patrimonium

42 36 Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking aangemoedigd, naar analogie met het expertennetwerk). Data 1) 1 ste semester van ) December ) Juni ) Metingen vanaf Subprojecten: 50 tot 150 k per jaar voor externe restauratiecontracten en de verlaging van het aantal noodzakelijke restauraties na het invoeren van het plan voor preventieve conservering. 1) Het in kaart brengen van de noden en de beschikbare middelen. 2) Het publiceren van een kaderdocument over preventieve conservatie en van het jaarplan. 3) Het oprichten van een mobiel team in de vorm van een netwerk van experts dat interventies kan uitvoeren. 4) De verlaging van de jaarlijkse factuur voor externe prestaties met 7% (budget voor conservatie en restauratie). PROJECT 9 NAT 2.3/02 Bewaarplaatsen op alcohol De lokalen in het KBIN en het KMMA waarin voorwerpen op alcohol worden bewaard, voldoen niet aan de huidige normen voor brandveiligheid, hygiëne en het welzijn van werknemers. In nauwe samenwerking met de Regie der Gebouwen wordt een haalbaarheidsstudie uitgevoerd over de aanpassing van deze lokalen om ze in overeenstemming te brengen met de bestaande wetgeving. Deze studie omvat het opstellen van een bestek om deze aanpassingswerken uit te voeren. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Het ter beschikking stellen van de Facility managers van de beide instellingen. 40 k consultancykosten voor de haalbaarheidsstudie en voor het opstellen van het bestek. De haalbaarheidsstudie met bestek voor de aanpassingen van de lokalen waar voorwerpen op alcohol worden bewaard. Data Bestek beschikbaar vanaf maart Subprojecten: Beheer van de collecties en het patrimonium

43 BEVEILIGING VAN DE INFRASTRUCTUUR EN VAN DE COLLECTIES PROJECT 10 NAT & KUN 2.4/01 Beveiligingsagentschap Elk museum (en andere FWI's) heeft momenteel een eigen team bewakers met verschillende contracten, werkroosters en -voorwaarden. De oprichting van een beveiligingsagentschap onder toezicht van Belspo Louizalaan en in overleg met de FWI's laat toe om: Een systeem van gemeenschappelijke werkregels uit te werken (onder meer wat betreft werkroosters); De opleiding van bewakers te stroomlijnen; Loopbaanperspectieven te bieden aan bewakers die momenteel over een vrij beperkt statuut beschikken; Een gemeenschappelijk beleid te voeren wat betreft de beveiliging van gebouwen en collecties (alarmsystemen, antidiefstalsystemen, camerabewaking en toegansgcontrole). Deze punten maken deel uit van een haalbaarheidsstudie die tegen eind 2012 aan het Directiecomité moet worden voorgeld met het oog op een oprichting midden Op termijn kan dit agentschap ook diensten aan andere musea en federale instellingen verlenen die geen deel uitmaken van Belspo, wat de meerwaarde voor de Federale overheid alleen maar vergroot. Het oprichten van eventuele mobiele teams om het bewakingspersoneel tijdens piekmomenten bij te staan, wordt ook overwogen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data Meten vanaf Subprojecten: 1 VTE voor de volledige duur van het project. 20/30 mandagen per plaatselijke verantwoordelijke persoon bij de betrokken FWI's. 80 k voor consultancy om de uitvoering van het project te begeleiden. Op termijn zijn er geen contractuelen voor korte periodes en/of uitzendkrachten meer nodig om onvoorziene situaties op te vangen. Het aantal incidenten (inbraak, diefstal, beschadiging, fraude) op jaarbasis met 5% terugdringen. Beheer van de collecties en van het patrimonium

44 AANKOOPBELEID EN -INSTRUMENTEN PROJECT 11 ALL 2.5/01 Gemeenschappelijke aankooprichtlijnen en regels voor de collecties De FWI's verwerven op verschillende manieren nieuwe stukken voor hun collecties: aankoop, legaat, schenking of nalatenschap. Momenteel hanteert elke FWI eigen criteria voor de keuze, voor het soort en voor de frequentie van de aankopen. Anderen zoals de ARA zijn verplicht om bepaalde stukken te verwerven om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Zonder de noodzakelijke onafhankelijkheid van de FWI's in vraag te stellen bij het bepalen van de stukken die ze wensen te verwerven, komt er meer begeleiding bij deze kwesties in de vorm van de volgende concrete acties: a) De mogelijkheid bestuderen om collecties gezamenlijk te beheren en om een gezamenlijk aankoopbeleid te voeren; b) Een interne richtlijn met aanbevelingen uitwerken voor de aankoop van nieuwe stukken (ongeacht de collectie, volgens algemene criteria); c) Een transparant systeem uitwerken voor de aankoop van bijzondere nalatenschappen; d) Schenkingen en andere giften met allerhande acties aanmoedigen; parallel hiermee duidelijke regels vastleggen over het verwerven van schenkingen en legaten (goedkeuringscriteria, gevolgen op het vlak van het preserveren en de opslagruimte); e) Het bijhouden en archiveren van aankoop- en 'afstotings'dossiers vaste vorm geven. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data Vanaf Subprojecten: 50 mandagen voor elk van de acties a) tot e) hierboven voor het opstellen van kaderdocumenten, samen met de FWI's. Moeilijk in cijfers uit te drukken; een rationeel aankoopbeleid moet echter tot besparingen leiden op het vlak van opslagruimte en instandhouding van stukken (niet op het vlak van de aankopen als dusdanig). Opstellen van de verschillende kaderdocumenten waarvan spraken in de punten a) tot e) hierboven. Beheer van de collecties en het patrimonium

45 INTERNATIONALE INTEGRATIE EN VALORISATIE VAN DE COLLECTIES PROJECT 12 KUN & NAT 2.6/01 Integratie van de collecties in internationale netwerken De FWI's beschikken over rijke en omvangrijke collecties. Sommige zijn van Europees of wereldniveau. De erkenning van de waarde van het artistieke, historische en natuurlijke federale erfgoed is echter nog te beperkt. De volgende acties moeten hieraan verhelpen: een internationaal valorisatiebeleid uitwerken (onder meer via wetenschappelijk onderzoek en via een ambitieus bruikleenbeleid) op basis van de buitengewone kwaliteit van de collecties; in kaart brengen van internationale netwerken (zoals paleontologie op Europese schaal, etnografische musea); integratie in internationale netwerken stimuleren. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data 1) December ) Meten vanaf ) Meten vanaf Subprojecten: 1) Het opstellen van een kaderdocument voor een meerjarenplan met het oog op de internationale valorisatie van het federale erfgoed. 2) Elk jaar 10% meer stukken aan het buitenland uitlenen. 3) 10% meer gebruik van onze collecties als onderzoeksmateriaal voor buitenlandse onderzoekers BRUIKLEENBELEID PROJECT 13 KUN 2.7/01 Integraal mobiliteitsbeleid voor het erfgoed Het uitlenen van stukken tussen FWI's onderling en tussen FWI's en andere instellingen en musea, is al goed ingeburgerd. Er is echter nog te weinig overleg tussen de FWI's. Belspo moet zorgen voor een rationeel beleid dat in nauw overleg met de diensten die instaan voor het beheer van de collecties focust op: het uitwerken van een beleid en van de juridische instrumenten voor het Beheer van de collecties en van het patrimonium

46 40 uitlenen van stukken (vooral op langere termijn) in het kader van tentoonstellingen of onderzoeksopdrachten; het uitwerken van een (digitaal) follow-upinstrument voor uitgeleende stukken in externe opslagruimten (ongeacht hun aard); het uitwerken en systematisch gebruiken van elektronische beveiligingsmiddelen om het erfgoed te merken. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 50 mandagen voor het opstellen van het juridische kaderdocument. 1 VTE (ICT-profiel) gedurende 4 maanden voor het uitwerken van een digitale opvolgingstool en een methode om het erfgoed elektronische te merken/beveiligen. 40 k voor de IT-ontwikkeling. 50 tot 80 k voor het elektronisch merken van uitgeleende stukken. Data 1) December ) 1 ste semester van ) Vanaf september Subprojecten: 1) Het opstellen van het juridische kaderdocument. 2) Het ontwikkelen van opvolgingstool voor bruiklenen. 3) 100% van de uitgeleende voorwerpen elektronisch merken HERSTRUCTURERING VAN DE COLLECTIES In het kader van de herstructurering van de collecties van de FWI's is de oprichting van enkele nieuwe musea gepland. Vanzelfsprekend gaat het hier om initiatieven op middellange of lange termijn waarvan enkel de opstartfase binnen het tijdsbestek van deze Bestuursovereenkomst valt. PROJECT 14 KUN, DOC & NAT 2.8/01 Maatregelen tegen de verzadiging van de opslagplaatsen De aankomende algemene verzadiging van archieven, iconotheken en bibliotheken (binnen 2 tot 5 jaar) dwingt ons om opnieuw na te denken over de problematiek van de bibliotheken en documentatiecentra en over de uitbreiding van de opslagplaatsen van de FWI's. De eerste fase bestaat erin om met de FWI's en in een volgende fase met de Regie der Gebouwen, na te gaan hoeveel opslagruimte er nodig is om een deel van de artistieke, historische en wetenschappelijke collecties en van de bibliotheken en archieven in onder te brengen. Het gaat om erfgoed dat niet vaak wordt Beheer van de collecties en het patrimonium

47 41 tentoongesteld of geraadpleegd. Hierbij wordt speciaal aandacht besteed aan de collecties van het RA waarvoor striktere wettelijke eisen gelden op het vlak van toegankelijkheid en bewaarplaatsen dan voor de andere collecties. Het project omvat de volgende noodzakelijke stappen: het vastleggen welke stukken voor deze reorganisatie in aanmerking komen om plaats in de opslagruimtes vrij te maken; de haalbaarheidsstudie van het project 'Peronnes-lez-Binche' actualiseren over de nodige opslagruimte, evenals de investeringen en de kosten die per FWI gepaard gaan; onderhandelingen opstarten met de Regie der Gebouwen en de FWI's over mogelijke materiële opslagplaatsen, met inachtneming van de beschermingsen bewaarvoorschriften voor collecties (voorwaarden op het vlak van temperatuur, luchtvochtigheid, soort infrastructuur, enz.). Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 30 mandagen per FWI om de lijst met de betrokken stukken vast te leggen. 50 mandagen om de studie bij te werken. 50 mandagen voor de onderhandeling met de Regie der Gebouwen. 0 (de eventuele kosten voor de nieuwe structuur moeten worden opgevangen door de Regie der Gebouwen en via besparingen op de beheerskosten van de bestaande gebouwen door de herstructurering). 1) De geactualiseerde lijst van het erfgoed waarop de herstructurering betrekking heeft. 2) De geactualiseerde studie. 3) De opname van het tekort aan opslagruimte in het meerjareninvesteringsplan van de Regie der Gebouwen. Data 1) Juni ) Juni ) Vanaf het jaarplan Subprojecten: PROJECT 15 DOC 2.8/02 Gezamenlijke tweejaarlijkse thematentoonstelling De overeenkomsten en de complementariteit van zijn collecties maken van de Pool Documentatie een ideale kandidaat voor gezamenlijke thematentoonstellingen. Het recente succes van de tentoonstelling over Vlaamse miniaturen in samenwerking met de Bibliothèque nationale de France, toont de belangstelling van het publiek voor het boeken- en archieferfgoed dat tijdens de voorbije jaren onopgemerkt bleef. Beheer van de collecties en van het patrimonium

48 42 De Pool Documentatie verbindt zich ertoe om om de twee jaar een tentoonstelling over een gemeenschappelijk thema te organiseren. De provinciale depots moeten eveneens met het thema aan de slag kunnen (Erfgoeddagen, Erfgoedweekend enz.) Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Tijdelijke overplaatsing van ambtenaren voor de duur van de tentoonstelling om bezoekers op te vangen en te begeleiden. Tussen 100 k en 200 k per tentoonstelling. Besparing werking Data Subprojecten: Bij een betalende tentoonstelling moeten de inkomsten de organisatiekosten dekken (budgettaire nuloperatie). 1) Specifiek businessplan voor de tentoonstelling opstellen. 2) Bezoekersaantallen per tentoonstelling. 1) Eén jaar voor de tentoonstelling opengaat voor het publiek. 2) Na de tentoonstelling. PROJECT 16 RUI 2.8/03 Permanente tentoonstelling over de Geschiedenis van technische wetenschappen door de Pool Ruimte (Museum van de Ruimtewetenschappen) De instellingen van de Pool Ruimte bewaren allemaal meet- en onderzoeksinstrumenten die te maken hebben met hun vakgebied. Deze instrumenten worden vandaag niet meer gebruikt, maar zijn historisch waardevol. Al deze instrumenten worden samen met archieven van kaarten, tekeningen en foto's in de kelders of op de zolders van deze instellingen bewaard die voor het publiek ontoegankelijk zijn. Om het publiek te laten kennismaken met dit te weinig gekende erfgoed, zal een selectie van de bewaarde instrumenten op een nog nader te bepalen plek worden tentoongesteld. Een deel van dit erfgoed wordt nu al tentoongesteld in de KMKG. Deze specifieke tentoonstelling biedt de gelegenheid om de instellingen van de Pool Ruimte en hun activiteiten in de kijker te zetten, onder meer via een didactische benadering van de wetenschappen die op de tentoonstelling aan bod komen. Vooraf wordt een haalbaarheidsstudie uitgevoerd om na te gaan of de tentoonstelling in de gebouwen van Belspo wordt georganiseerd, of dat dit erfgoed beter tot zijn recht komt in een externe ruimte (zoals het toekomstige Museum voor wetenschap en techniek op de Tour & Taxis-site). Personeelskosten Werkingskosten Er wordt tijdelijk een beroep gedaan op een bewakingsfirma en op een mobiele ploeg van de educatieve dienst om de tentoonstelling te begeleiden (als ze in een gebouw van Belspo plaatsvindt). Tussen 100 k en 200 k (als Belspo de tentoonstelling organiseert). Beheer van de collecties en het patrimonium

49 43 Besparing personeel Besparing werking Als dit erfgoed buiten Belspo wordt tentoongesteld, zijn de conservatiekosten voor de uitgeleende stukken niet langer voor rekening van de Pool Ruimte. 1) Een catalogus van de waardevolle stukken, instrumenten en machines maken die kunnen tentoongesteld worden. 2) Een haalbaarheidsstudie maken. 3) Het openen van de tentoonstelling voor het publiek (in welke vorm ook). Data 1) Januari tot juni ) Juli tot september ) Januari Subprojecten: PROJECT 17 KUN, DOC & NAT 2.8/04 Nieuwe museumprojecten Vanuit een globale visie om de collecties te herstructureren, moeten er op nader te bepalen plaatsen verschillende nieuwe musea worden gebouwd of ingericht. Ze zullen het orgelpunt zijn van de uitgebreide verhuisoperaties van het erfgoed om meer thematisch coherente verzamelingen te creëren. Deze reorganisatie vergroot niet alleen de zichtbaarheid van de federale collecties, maar biedt het publiek ook de kans om periodes van de Belgische, Europese en mondiale wetenschappen, cultuur en geschiedenis te (her)ontdekken. In een eerste fase worden bij elk reorganisatieproject een haalbaarheidsstudie en een studie van de economische winst gemaakt. Op basis hiervan wordt beslist of het nieuwe museum er komt, waarna per project een 'businessplan' wordt opgesteld. Gelet op de omvang van de projecten die hier worden toegelicht, is het duidelijk dat de beslissingen die binnen de kalender van de bestuursovereenkomst worden genomen, ook na 2015 zullen doorgaan. De volgende nieuwe musea zijn gepland: 'Fin de siècle'-museum: deze collectie focust op de kunstkringen die vanaf 1868 in België het debat over het modernisme op gang brengen en op de stichting van de Société libre des Beaux-Arts. Het museum komt eind 2012 in de galerijen van het huidige Museum voor moderne kunst. Museum voor moderne en hedendaagse kunst: vooraf komt er een 'ModernLab'. In dit laboratorium worden het toekomstige museum en de collecties voorgesteld. Muziekcentrum: het is de bedoeling om in samenwerking met de Koninklijke Muntschouwburg in het Dexia Art Center een centrum op te richten dat helemaal in het teken staat van muziek. Vlaams Erfgoedmuseum: het is de bedoeling om de (uiteenlopende) collecties van de Pool Kunst en de Pool Documentatie over bronnen van de Vlaamse cultuur in de ruime zin van het woord op één plaats samen te brengen. Beheer van de collecties en van het patrimonium

50 44 Art nouveau-museum: in het Old England-gebouw, waar nu het MIM is gehuisvest, krijgen de collecties van de Pool Kunst en de Pool Documentatie een plaats zodat bezoekers kunnen kennismaken met deze belangrijke kunststroming van het einde van de 19 de eeuw en het begin van de 20 ste eeuw. De collecties van dit Museum zullen in dialoog treden met die van het "Fin de siècle Museum" en gemeenschappelijke educatieve en promotionele projecten zullen worden georganiseerd op de site. Museum van niet-europese beschavingen: in het Jubelpark worden de collecties van de drie betrokken Polen tentoongesteld om bezoekers duidelijk te maken dat geen enkele beschaving superieur en dat Europa groot is geworden door veel aspecten van andere beschavingen te assimileren. Met de geschiedenis van de opbouw van Europa als rode draad, zal dit museum ook de openheid van Europa voor de niet-europese beschavingen belichten, net als de wisselwerkingen uit het verleden, het heden en de toekomst. Grafiforum: de papieren collecties (kaarten, boeken, miniaturen en prenten) van de Pool Kunst en de Pool Documentatie worden momenteel niet of nauwelijks tentoongesteld. De oprichting van het Grafiforum moet ze op een coherente manier beter toegankelijk maken. Museum van de Europese identiteit: met financiële steun van de EU komt er in het Jubelpark een nieuw museum over de vorming van de Europese identiteit waar de collecties van de drie Polen worden tentoongesteld. Museum van de Middeleeuwen: de collecties van de Polen over de Gallo- Romeinse en de Merovingische periode en over Romaanse kunst worden op een coherente manier op een unieke locatie eventueel in de Hallepoort - samengebracht. Dit project wordt als bijlage bij deze overeenkomst in detail beschreven. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 50 k per nieuw museumproject: haalbaarheidsstudie en studie economische return. 1) De oplevering van de resultaten van de studies. 2) GO of NO-GO voor de bouw van de musea. Data 1) December ) 1 ste trimester van Subprojecten: Beheer van de collecties en het patrimonium

51 45 3. WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK EN EXPERTISE Een van de twee grote pijlers van het federaal wetenschapsbeleid is de wetenschappelijke expertise, samen het fundamenteel en het toegepast onderzoek. De oprichting van de eengemaakte Algemene Directie 'Onderzoek en Ruimtevaart' binnen Belspo Louizalaan zal de komende jaren een grote impact op het beheer van deze thema's hebben. Door de twee bestaande AD's samen te voegen, geeft Belspo zijn bereidheid te kennen om zich zowel op internationaal vlak als binnen de Belgische onderzoeksruimte (die in de toekomst verder vorm moet krijgen en moet worden ontwikkeld) beter te integreren. In dit verband is het belangrijk om het niveau van de ontwikkeling en de valorisatie van het wetenschappelijk onderzoek en expertise op peil te houden. Dit gebeurt onder meer door onderzoeksprogramma's aan te passen, beter te coördineren en te centraliseren en door een gemeenschappelijke strategie uit te werken om onderzoeksactiviteiten te evalueren. We moeten onze thematische krachtlijnen bepalen, beter rekening houdend met het specifieke karakter en de behoeften op wetenschappelijk vlak binnen de domeinen waarvoor de federale overheid bevoegd is. Daarnaast moeten we blijven deelnemen aan de ontwikkeling van de Europese onderzoeksruimte. Belspo moet een gemeenschappelijke, geïntegreerde en coherente visie ontwikkelen op strategische onderzoeksthema's en hierbij voor ogen houden dat deze moet inspelen op behoeften van de samenleving, dat ze beter moet bijdragen tot wetenschappelijke vernieuwing en dat ze de taken van de FWI's moet ondersteunen en versterken. De ontwikkeling van het onderzoek gaat ook gepaard met een versterking van de bestaande partnerschappen, zowel op Gewestelijk, Gemeenschappelijk, federaal en internationaal niveau. De banden met universiteiten en andere onderzoekscentra en federale instellingen moeten ook worden bevorderd. De Algemene Directie 'Onderzoek en Ruimtevaart' moet een grotere coördinerende rol spelen om Belspo nationaal en internationaal te vertegenwoordigen en om de mobiliteit van FWI-onderzoekers zowel in België als daarbuiten te verhogen. Bovendien moeten de onderzoeksresultaten beter in de verf worden gezet (zowel in België als op internationaal vlak) en moet er een betere omkadering voor onderzoekswerk komen via grotere synergieën tussen de FWI's. Tot slot moet de lezer in gedachten houden dat de internationale dimensie een algemeen transversaal element is in de aanpak die Belspo in al zijn operationele activiteiten wil ontwikkelen. Wetenschappelijk onderzoek en expertise

52 KWALITEIT, RELEVANTIE EN COMPETITIVITEIT PROJECT 18 ALL 3.1/01 Onderzoeksprogramma's 2.0 Tal van onderzoeksprogramma's die Belspo coördineert, eindigen de komende jaren. Belspo zal een nieuw programmamodel voorstellen dat rekening houdt met het recurrente karakter van de activiteiten die samenhangen met het beheer van programma's, ook al veranderen de onderwerpen van deze programma's mettertijd (door bijvoorbeeld een of meerdere kaderprogramma's die aan de regering worden voorgelegd). Het programmamodel moet ook de synergieën met Europese programma's ten goede komen. De herziening van de omkadering van de programma's is ook stof tot nadenken over hun werking: de FWI's worden meer betrokken bij de keuze van de onderzoeksonderwerpen en er is ook overleg gepland met de mensen op het terrein bij het vastleggen van de thematische prioriteiten. De programma's zijn echter niet langer exclusief voor hen bestemd. Er wordt gezocht naar een betere samenwerking met universiteiten, evenals een administratieve vereenvoudiging gepland van de toelatingsvoorwaarden (dossiers voor kandidaatstelling enz.) en van de opvolging van programma's. Deze herziening van de administratieve procedures geldt ook voor de Interuniversitaire Attractiepolen (IUAP's). Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Het stroomlijnen van het beheer van de onderzoeksprogramma's moet op termijn leiden tot een besparing van 10% op het personeel. De optimalisering van de beheerskosten voor onderzoeksprogramma's moet op termijn leiden tot een besparing van 15% op de werkingskosten. 1) De uitwerking van nieuwe kaderprogramma's en/of onderzoeksprogramma's en de voorlegging van de nota's aan de Ministerraad. 2) Per semester 50% minder tijd besteden aan administratieve verrichtingen in het kader van dossiers die verband houden met de onderzoeksprogramma's. Data 1) Maart 2012 tot oktober ) Semesters in kwestie: tweede semester van 2012 en eerste semester van Semester waarin de doelstelling wordt getoetst is het tweede semester Subprojecten: Wetenschappelijk ondezoek en expertise

53 47 PROJECT 19 ALL 3.1/02 Genormaliseerde evaluatie van onderzoeksactiviteiten Momenteel worden enkel specifieke onderzoeksactiviteiten en programma's ex-post of mid-term geëvalueerd. Dit gebeurt door de FWI's of door externe panels. Deze evaluatie is prima en waardevol, maar ze verloopt niet volgens vaste regels en gebeurt niet systematisch. Onze ISO 9001-benadering lijkt hiervoor geknipt. Belspo moet een evaluatieplan uitwerken met een referentiehandboek voor de evaluatie van onderzoeksactiviteiten en de verschillende onderdelen hiervan geleidelijk invoeren. Het evaluatieplan moet onder meer een visie bevatten over de 'peer reviewed'-evaluatietypes; het moet de criteria en de indicatoren vastleggen voor kwalitatief hoogstaand wetenschappelijk onderzoek, een methode bepalen om de impact van het onderzoek te meten en een duidelijke categorisering van de onderzoeksactiviteiten vastleggen die toelaat om na te gaan of een evaluatie op individuele basis intern kan worden uitgevoerd, of dat er bijvoorbeeld nationale of internationale peer reviews nodig zijn. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 0 (de overplaatsing van personeel binnen de AD Onderzoek en Ruimtevaart naar een specifieke dienst op Belspo Louizalaan). 50 k tot 150 k jaarlijks om internationale peer reviews te organiseren. Een deel van het personeel dat binnen de FWI's instaat voor de evaluatie van onderzoeksactiviteiten, kan ingezet worden op andere functies binnen de FWI's. 1) Een referentiehandboek voor de evaluatie opstellen. 2) Het uitwerken van een peer review-systeem voor de FWI's. 3) 90% van de onderzoeksprogramma's wordt daadwerkelijk volgens het nieuwe systeem geëvalueerd. Data 1) ) Aanvangsjaar: 2013; doelstelling gehaald in ) Aanvangsjaar: 2013; doelstelling gehaald in Subprojecten: 3.2. STRATEGISCHE EN OPERATIONELE KEUZES PROJECT 20 KUN 3.2/01 Onderzoeksinstituut voor Kunstgeschiedenis en Archeologie binnen het KIK Bij het zoeken naar synergieën moet het KIK een grotere rol krijgen wat betreft de onderzoeksactiviteiten die de Pool Kunst ontwikkelt. Het is de bedoeling om na de fusie (gepland voor 2012 en 2013) alle onderzoeksactiviteiten van de Pool Kunst op het Wetenschappelijk onderzoek en expertise

54 48 vlak van kunst en archeologie bij het KIK onder te brengen. De bestaande onderzoekscentra die nu los van elkaar en ongecoördineerd werken, gaan op in een echt onderzoeksinstituut voor Kunstgeschiedenis en Archeologie. De missie van het KIK moet worden bijgestuurd om deze voortrekkersrol voor wetenschappelijk onderzoek op het vlak van kunst als dusdanig in België (schilderkunst, beeldhouwkunst, toegepaste kunst enz.) en archeologie waar te maken. Deze nieuwe rol is een aanvulling op en mag niet ten koste gaan van de taken van het KIK als conservator en restaurateur van het Belgische erfgoed met inbegrip van de gebouwen en van de verwante onderzoeksactiviteiten. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 0 (heroriëntering binnen het KIK van het personeel van de KMKG en de KMSKB dat zich bezighoudt met kunsthistorisch onderzoek). 100 k : eenmalige financiering van de verhuisoperatie van de onderzoeksinfrastructuur van de KMKG en de KMSKB op het vlak van kunst en archeologie naar het KIK. Op termijn kan 5 tot 10% van het onderzoek, met inbegrip van het personeel dat nu in de verschillende instellingen dubbel wordt verricht, nieuwe taken toegewezen krijgen binnen de Pool Kunst. Het centraliseren van de onderzoeksinfrastructuren moet tot een besparing van 50 k tot 75 k op jaarbasis kunnen leiden. 1) Het opstellen van een precies plan met de activiteiten en de personeelsleden die bij het KIK moeten worden gecentraliseerd. 2) De daadwerkelijke verhuisoperatie van de infrastructuren en de bijbehorende ambtenaren. 3) De verhoging met 15% van het jaarlijkse aantal wetenschappelijke publicaties over kunst en archeologie. Data 1) 3 de trimester ) 1 ste trimester ) Nulmeting in 2013; de doelstelling halen in Subprojecten: PROJECT 21 ALL 3.2/02 Ontwikkeling van referentie-expertises Mettertijd heeft Belspo zich geprofileerd als topexpert op verschillende nationale en internationale O&O-domeinen. Die expertise zit vaak verspreid over verschillende FWI's, directies of diensten. Om te vermijden dat structurele problemen een goede samenwerking in de weg staan, moet Belspo evolueren naar een matrixstructuur waarin belangrijke onderzoekers hun primaire aanstelling behouden en kunnen werken binnen tijdelijke of secundaire structuren gewijd aan een specifiek domein. De mobiliteit van de Belspo-experts moet worden gestimuleerd. Wetenschappelijk ondezoek en expertise

55 49 Het samenvoegen van verschillende profielen, competenties en kennisdomeinen die nu om geografische of management - technische redenen verspreid zitten in een gemeenschappelijke structuur maakt een gezonde wedijver mogelijk tussen de peers in specifieke domeinen. Hiertoe worden de volgende centra opgericht: een klimaatcentrum dat zich onder meer bezighoudt met het onderzoek over klimaatveranderingen; een kenniscentrum voor planetaire wetenschappen; een kenniscentrum voor ruimtevaartbeleid; een kenniscentrum voor moleculaire biologie; een kenniscentrum voor geologie; een kenniscentrum voor biodiversiteit; een onderzoekscentrum voor natuurlijke risico's (dit is een wettelijke verplichting in het kader van de internationale netwerken om natuurrampen per satelliet op te sporen); een onderzoekscentrum over het Quartair dat verschillende disciplines samenbrengt; gelijklopend met de oprichting van de Galerij van de Mens bij het KBIN. Andere thema's kunnen aanleiding geven tot de oprichting van specifieke centra als de verschillende spelers van Belspo de noodzaak aangeven. Het bestaansrecht van deze kenniscentra kan in tweede instantie formeel worden bevestigd met een aangepast statuut. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data a) In b) Eind Subprojecten: 0 (de gespecialiseerde centra zijn mobiele structuren die zich inpassen in de matrixstructuur van Belspo en die een beroep doen op aanwezige competenties en mensen). a) Een haalbaarheidsstudie uitvoeren (inclusief het opstellen van een 'Roadmap') over de oprichting van virtuele kenniscentra. b) Het in kaart brengen van expertisedomeinen die prima mogelijkheden bieden om andere dan de hiervoor vermelde Centra op te richten. Wetenschappelijk onderzoek en expertise

56 50 PROJECT 22 ALL 3.2/03 Gemeenschappelijke coördinatiecel voor wetenschappelijk onderzoek Momenteel worden de grote krachtlijnen voor programma's en wetenschappelijke onderzoeksprojecten vastgelegd zonder voldoende rekening te houden met mogelijke synergieën en wisselwerkingen tussen de FWI's. Er is bovendien ook nood aan een betere coördinatie tussen deze krachtlijnen en de assen van de onderzoeksprojecten die Belspo Louizalaan opzet. Om dit te verhelpen, wordt een coördinatiecel voor wetenschappelijk onderzoek opgericht. Die moet zorgen voor meer cohesie en efficiëntie, zowel bij de onderzoeken die de FWI's plannen als bij de programma's en netwerken die Belspo Louiza organiseert. Deze cel moet een gecoördineerd meerjarenplan voor onderzoek van Belspo voorstellen en ter goedkeuring voorleggen aan de verschillende Wetenschappelijke Raden en aan de AD Onderzoek en Ruimtevaart op basis van: een inventaris van de bestaande wetenschappelijke competenties (opgesteld aan de hand van een systeemanalyse van de FWI's en van de databanken die Belspo aanwendt); een behoefteanalyse per soort wetenschappelijk onderzoek, uitgevoerd door de FWI's met de steun van de AD Onderzoek en Ruimtevaart; een onderzoek naar goede praktijkvoorbeelden in de buurlanden. De meerwaarde van een dergelijk instrument situeert zich in de optimalisering van de onderzoeksinspanningen die samengaat met een groter aantal gemeenschappelijke projecten voor de verschillende FWI's. Op termijn kan deze cel ook vergaderingen met specialisten organiseren over verschillende onderzoeksthema's die in het gecoördineerde plan zijn opgenomen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data a) November b) Juni (de verplaatsing van personeel binnen de AD Onderzoek en Ruimtevaart naar een specifieke dienst op Belspo Louizalaan). Een deel van het personeel dat binnen de FWI's instaat voor het plannen en het coördineren van de onderzoeksactiviteiten binnen de FWI's, kan ingezet worden op andere functies binnen de FWI's. Moeilijk in te schatten, maar een optimalisering van de O&O-investeringen van de verschillende FWI's moet bepaalde eenmalige en/of recurrente kosten beperken. a) Het oprichten van een multidisciplinaire gespecialiseerde cel binnen de AD Onderzoek en Ruimtevaart. b) Het opstellen van een kadernota om de werkmethode van de cel vast te leggen (met vermelding van de inhoud van elk subproject). c) De uitvoering van de inhoud van de kadernota (handover business). d) Het afbouwen van dubbele onderzoeksactiviteiten met 20% per jaar. Wetenschappelijk ondezoek en expertise

57 51 Subprojecten: c) 1 ste trimester d) Nulmeting in 2013; de doelstelling halen in Inventaris van de O&O-competenties; behoefteanalyse; Observatorium voor goede praktijkvoorbeelden; vergaderingen met stakeholders INTRA- EN INTERFEDERAAL OVERLEG PROJECT 23 ALL 3.3/01 Belspo als nationale speler Belspo speelt een essentiële rol bij de coördinatie van het wetenschappelijk onderzoek in België omdat het de Gewesten en de Gemeenschappen een platform biedt voor overleg en voor het opzetten van gemeenschappelijke acties. Het systematisch organiseren van multilaterale ontmoetingen over wetten en regels, over de instrumenten die op de verschillende beleidsniveaus worden gebruikt of die beschikbaar zijn, en over de keuzes op het vlak van onderzoek en innovatie, is een essentiële stap om te komen tot synergieën en om bij te dragen tot het succes van de verschillende plannen voor onderzoek en innovatie. Belspo zet zich in om hiervoor federale instrumenten te mobiliseren (fiscaliteit, sociale zekerheid, wetenschappelijke visa, arbeidswetgeving enz.). Nog nauwer overleg met de afgevaardigden van de bevoegde Gewest- en Gemeenschapsministers voor Wetenschapsbeleid (en met de afgevaardigden van de ministers van Onderwijs) is in dit verband wenselijk. De volgende doelstellingen staan hierbij centraal: het organiseren van regelmatige vergaderingen bij Belspo met alle betrokken partijen en het evalueren van de bestaande overlegstructuren (CIS, CFS, IMCWB, ICWB enz.). Belspo moet evolueren tot dé coördinatiespecialist van de 'Belgische onderzoeksruimte'. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data Vanaf Subprojecten: Het aantal akkoorden dat Belspo realiseert i.v.m. thema's die onder de bevoegdheid van de Gewesten en Gemeenschappen vallen (op het vlak van O&O en wetenschap). Wetenschappelijk onderzoek en expertise

58 INTEGRATIE IN NATIONALE EN INTERNATIONALE NETWERKEN PROJECT 24 ALL 3.4/01 Mobiliteit en internationale integratie van FWIonderzoekers De uitwisseling van kennis, benaderingswijzen, methoden en gegevens tussen onderzoekers worden belangrijker factoren voor een succesvol toponderzoek. Vooral multidisciplinair onderzoek heeft hierbij baat. Het onderzoek dat in de FWI's plaatsvindt, sluit grotendeels bij deze trend aan. Om te komen tot een Europese (EOR) en een Belgische onderzoeksruimte zijn er nog meer inspanningen nodig om de FWIonderzoekers in deze dynamiek te betrekken. Belspo wil de positie van de FWIonderzoekers binnen de EOR-uitwisselingsprojecten versterken door: Een beleid uit te werken om buitenlandse onderzoekers aan te trekken dat gericht is op internationale activiteiten en/of meer samenwerking met bepaalde bekende onderzoekscentra. Het verhogen van de mobiliteit van FWI-onderzoekers naar onderzoekscentra, universiteiten of andere internationale kenniscentra via een vlottere toegang tot carrièremogelijkheden bij onze buitenlandse partners. Een systeem van incentives invoeren (bijvoorbeeld in de evolutie van de wetenschappelijke loopbaan) dat FWI-onderzoekers moet aanzetten om meer te publiceren in internationale tijdschriften die een hoge impactfactor hebben. Belspo een vaste plaats bezorgen in het algemeen kadaster van belangrijke Europese onderzoekspartners. De deelname van FWI-onderzoekers stimuleren aan internationale projecten (EU-kaderprogramma's en gemeenschappelijke programma's). Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 1) Op jaarbasis 30% buitenlandse kandidaten in de selecties voor een wetenschappelijke functie bij de FWI's. 2) Op jaarbasis 30% van de turnover van FWIwetenschappers bestemd voor internationale partners. 3) Jaarlijks 10% meer publicaties in belangwekkende internationale tijdschriften. Data 1) Onderzoeksjaar: ) Onderzoeksjaar: ) Referentiejaar: 2013; onderzoeksjaar: Subprojecten: Wetenschappelijk ondezoek en expertise

59 53 PROJECT 25 ALL 3.4/02 De herdefinitie van de dynamiek voor bevoorrechte partners Belspo is al jaren actief in verschillende O&O-partnerschappen, internationaal en in België. Na verloop van tijd hebben we echter moeten vaststellen dat de rol en de respectievelijke activiteiten van verschillende diensten van Belspo in een aantal bevoorrechte partnerschappen vervaagd zijn. In een enkel geval is zelfs de aard van de banden met deze partners onduidelijk geworden. In zijn streven naar meer efficiëntie wil Belspo de procedures herdefiniëren en nagaan welke interne diensten het beste geplaatst zijn om deze partnerschappen in goede banen te leiden. Belspo zal ook de aard van deze partnerbanden opnieuw onder de loep nemen en waar nodig met andere federale overheden of met Gewesten en Gemeenschappen overleggen. Elke samenwerking wordt vastgelegd in een kaderdocument waarin de aard en de doelstellingen van het partnerschap en de betrokken Belspo-diensten staan vermeld. In deze documenten worden de taakverdeling en de samenwerkingsvoorwaarden vastgelegd om een efficiënte samenwerking te garanderen. Het gaat om de volgende partnerorganisaties: De Europese Ruimtevaartorganisatie (ESA) en haar banden met de AD Onderzoek en Ruimtevaart en met de Pool Ruimte. Het FNRS/FWO om gunstige financieringsvoorwaarden te bekomen voor onderzoek binnen de FWI's. De Europese Unie voor de deelname van Belspo aan de Joint Programmingprojecten. UNESCO voor het beheer van het Belgische federale erfgoed in de ruime zin van het woord. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 20 mandagen om een kaderdocument op te stellen (in totaal 80 mandagen). 1) Het opstellen kaderdocumenten. 2) Het omzetten van de beginselen die in de kaderdocumenten zijn vastgelegd. Data 1) 4 de trimester ) 1 ste trimester Subprojecten: PROJECT 26 ALL 3.4/03 De deelname aan internationale netwerken Belspo is een belangrijke internationale partner op het vlak van wetenschappelijk onderzoek, zowel door de eigen activiteiten en de programma's als door zijn rol als coördinator voor de federale, Gewestelijke en Gemeenschapsoverheden van het land. Wetenschappelijk onderzoek en expertise

60 54 Om die rol ten volle te kunnen uitoefenen, moeten de toekomstige AD Onderzoek en Ruimtevaart en de FWI's samenwerken om de aanwezigheid van Belspo in internationale overlegorganen en netwerken te versterken. Die nauwere samenwerking omvat de volgende fasen: Het in kaart brengen van de prioritaire activiteiten op het vlak van internationale samenwerking in domeinen zoals onderzoeksinfrastructuur, gemeenschappelijke programma's, mobiliteit van onderzoekers of toegang tot kennis. Het vastleggen welke diensten en teams binnen de FWI's en Belspo Louizalaan het beste geplaatst zijn om Belspo te vertegenwoordigen. Het uitwerken van procedures met het oog op de opvolging van deze activiteit en het bezorgen van informatie aan Belspo en andere overheden of instellingen (bijvoorbeeld aan de FWI's die niet onder de bevoegdheid van Belspo vallen). Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 1) Het aantal activiteiten binnen het Belspo-netwerk. 2) Het aantal initiatieven waarbij de FWI's of andere diensten dan de dienst 'Internationale coördinatie' in naam van Belspo optreden. 3) Het aantal Belgische onderzoekers dat deelneemt aan deze initiatieven. Data 1) Onderzoeksjaar: ) Onderzoeksjaar: ) Referentiejaar: 2013; onderzoeksjaar: Subprojecten: 3.5. HET AFSTEMMEN OP DE NODEN VAN BELEIDSMAKERS/MAATSCHAPPIJ PROJECT 27 ALL 3.5/01 Ondersteuning van de politieke besluitvorming Belspo heeft als taak om het politieke besluitvormingsproces op verschillende beleidsniveaus te ondersteunen i.v.m. alle kwesties waarvoor de federale regering bevoegd is. Het vastleggen van dit beleid is een adviserende taak die vaak wordt onderschat. Met het oog op meer efficiëntie en een grotere zichtbaarheid stelt Belspo voor om op twee terreinen te werken: 1) Het formaliseren van de samenwerking met het Adviescomité voor wetenschappelijke en technologische vraagstukken. Dit kan onder meer door een gemeenschappelijk formaat af te spreken voor adviezen van onze experts en een gemeenschappelijk kanaal te gebruiken om deze adviezen te Wetenschappelijk ondezoek en expertise

61 55 verspreiden. 2) Het oprichten van een cel die belast is met het verzamelen, het normaliseren en het verspreiden van wetenschappelijke adviezen op initiatief of op verzoek van instanties of organisaties die belast zijn met openbaar bestuur. Personeelskosten 3 VTE, intern te compenseren. Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 25 k per jaar. 1) Het brengen van 95% adviezen op formeel verzoek van de parlementaire commissie. 2) 80% van de adviesaanvragen binnen de gevraagde termijn uitbrengen. Data 1) Per semester, vanaf het 1 ste semester ) Onderzoek in Subprojecten: 3.6. ONDERZOEKSRESULTATEN BENUTTEN EN VERSPREIDEN PROJECT 28 ALL 3.6/01 Databanken benutten Belspo gebruikt en onderhoudt tal van databanken voor fundamenteel en toegepast onderzoek, internationaal en in België. Deze integratieopdracht is een federale verplichting opgelegd door onder meer Eurostat. Deze databanken zijn echter onvoldoende gekend bij en worden niet genoeg gebruikt door onze eigen onderzoekers en/of door onze nationale of internationale partners, hoewel deze regelmatig in publicaties voorkomen. Er zijn acties nodig om hieraan te verhelpen: A) Een databank opzetten die online toegankelijk is met kerngegevens over O&O in België (de spelers, de thema's en eventuele publicaties) om op een efficiënte manier informatie met onze partners te delen. De publicaties van de FWI's worden automatisch opgenomen. B) De toegang tot het 'Web of Science' uitbreiden voor interne en externe partners (een netwerk van internationale referentieswebsites op het vlak van O&O). C) Onze externe en interne partners meer toegang geven tot en gebruik laten maken van de O&O-databanken (zoals INVENT). Personeelskosten Werkingskosten 0 (taak van de AD Onderzoek en Ruimtevaart waarvoor intern personeel wordt ingeschakeld). 75 k investeringen in informatica voor een centrale databank op de Belspo-website. 10 k jaarlijkse onderhoudsbijdrage na het eerste jaar. Wetenschappelijk onderzoek en expertise

62 56 Besparing personeel Besparing werking Data 3 de trimester Subprojecten: Moeilijk te becijferen, maar besparingen mogelijk via de individuele toegangsrechten voor internationale databanken die de FWI's betalen. 100% toegang tot de gemeenschappelijke instrumenten door de betrokken interne en externe partners HET WETENSCHAPPELIJK POTENTIEEL VAN HET LAND ONTWIKKELEN PROJECT 29 ALL 3.7/01 Uitbreiding van de deelname aan het Airbus-programma De deelname aan het Airbus-programma (de terugbetaalbare financiële ondersteuning van Belgische bedrijven uit de luchtvaartsector voor de ontwikkeling van onderdelen, gereedschappen en technieken voor het Airbus-consortium) heeft al heel wat jaren veel succes. Het is echter beperkt tot Belgische bedrijven die onderdelen aan het Airbus- consortium leveren. Het is wenselijk om de toelatingsvoorwaarden voor financiële steun van Belspo buiten de FOD Economie uit te breiden naar de ontwikkeling van programma's voor meer fundamenteel en/of toegepast onderzoek die voorafgaan aan het ontwikkelen en produceren van onderdelen die de industrie onmiddellijk kan gebruiken. Deze financiële hulp moet ook beschikbaar worden gemaakt voor bedrijven die over onvoldoende middelen beschikken om deel te nemen aan een de voorbereidende O&O-fase en niet aan bod kwamen in eerdere Airbusprogramma's. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data Vanaf Subprojecten: Jaarlijks wordt 1,5 tot 2 miljoen geleend (nuloperatie omdat de leningen volledig worden terugbetaald). Geen besparing voor Belspo, maar meer productiviteit voor de Belgische O&O-sector op het vlak van luchtvaart. 15% van de toegekende leningen in het kader van het programma zijn bestemd voor fundamentele en toegepaste onderzoeksprojecten en niet voor technische ontwikkelingen. Wetenschappelijk ondezoek en expertise

63 57 PROJECT 30 ALL 3.7/02 Banden met universiteiten aanhalen De samenwerking met Belgische en internationale universiteiten wijst op een gezond O&O-beleid binnen Belspo. Deze talrijke samenwerkingsverbanden moeten nog worden uitgebreid omdat ze een belangrijke drijfveer zijn voor het behoud van België aan de top van de wereldgroep voor technische wetenschappen. Hiervoor staan vier projecten op stapel: Onderzoekers systematisch laten aansluiten bij zowel de FWI's als bij de universiteiten. Samen met Belgische universiteiten investeren in wetenschappelijke infrastructuur. De verschillende FWI's formeel betrekken bij de programma's van Belgische en buitenlandse doctorale scholen om ons erfgoed nog beter te benutten voor O&O-doeleinden. De FWI's en de universiteiten op gelijke voet behandelen wat Belspoonderzoeksprogramma's betreft. Deze vier specifieke projecten passen in het ruimere kader om de banden tussen de universiteiten en de FWI's te formaliseren. Er moet een harmonisatie van het samenwerkingsbeleid met de universiteiten (het statuut van onderzoekers die ook docent zijn, de erkenning van de gegeven cursussen als een integraal onderdeel van de universitaire programma's enz.) komen, waarbij in het achterhoofd moet worden gehouden dat een goede samenwerking met deze partners noodzakelijk is voor de toekomst van het onderzoek in België en binnen onze FWI's in het bijzonder. Op vraag van universiteiten geven de FWI's bijvoorbeeld regelmatig gespecialiseerde cursussen over onderwerpen die rechtstreeks in verband staan met hun onderzoek en hun collecties. Net als de Distributed European School of Taxonomy (DEST) wordt het opleidingsaanbod van de FWI's in onderling akkoord afgestemd om de cursussen te laten erkennen. Na overleg met de universiteiten, het FWO, het FNRS en de Gemeenschappen wordt dit standpunt formeel in een juridisch bindend document vastgelegd met de samenwerkingsvoorwaarden tussen de betrokken instellingen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Moeilijk om in dit stadium in te schatten, maar er zijn grote besparingen mogelijk als de investeringen in de onderzoeksinfrastructuur samen met de universiteiten gebeuren. 1) Het opstellen van een kaderdocument om de banden tussen onze onderzoekers en de universiteiten te formaliseren. 2) 80% van de Belspo-onderzoekers zijn zowel aan een universiteit als aan een FWI verbonden. 3) Jaarlijks worden 25% meer doctoraatsthesissen geschreven over thema's uit de onderzoeksprogramma's van Belspo of van de FWI's. 4) Het opstellen van een juridisch bindend document Wetenschappelijk onderzoek en expertise

64 58 waarin de voorwaarden worden vastgelegd om erkende gespecialiseerde cursussen te geven. Data 1) December ) ) Onderzoeksjaar: 2012/2013; behalen van de doelstelling: ) Eind Subprojecten: Dubbele band (FWI's en universiteiten) voor onderzoekers; onderzoekers en gezamenlijke investeringen; FWI's als partners van doctorale scholen NATIONALE EN INTERNATIONALE ONDERZOEKSINFRASTRUCTUUR PROJECT 31 ALL 3.8/01 Een kadaster van onderzoeksinfrastructuur en -voorzieningen van Belspo Momenteel heeft Belspo geen eigen catalogus van specifieke onderzoeksinfrastructuur bij de verschillende FWI's. Die opsplitsing van middelen leidt soms tot dubbele aankopen. Bovendien beschikken sommige instellingen over infrastructuur die ze nauwelijks gebruiken en bij andere instellingen ontbreekt. Met dit kadaster kunnen prioritaire aankopen worden vastgelegd (investeringsplannen). Er moet een gemeenschappelijke catalogus komen die online voor heel Belspo ter beschikking is. In eerste instantie moet grondig werk worden gemaakt van de hoeveelheid en de kwaliteit van de metadata die worden gebruikt om deze catalogus op te stellen. Dit kadaster zorgt er bovendien voor dat de verschillende partners beloven om de middelen en de infrastructuur in kwestie ter beschikking te stellen van de onderzoekers van de andere FWI's. Zo kunnen deze onderzoekers hun werk efficiënt en professioneel uitvoeren. Het tegengaan van de versnippering van onderzoeksmiddelen moet ook leiden tot meer concurrentie qua thema's voor fundamenteel en toegepast onderzoek. Dit is onder meer een gevolg van de grotere multidisciplinaire aanpak via het ruimere netwerk van de Belspo-onderzoekers. Het samenstellen van multidisciplinaire teams voor het onderhoud van coherente voorzieningen is een belangrijke hefboom voor een gecoördineerd beleid betreffende voorzieningen en infrastructuur. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel 25 mandagen voor het uitwerken van een inventarisatiemethode. 25 tot 35 mandagen per FWI om de catalogus/het kadaster op te stellen. 0 (hosting van de catalogus op het extranet). Besparing werking 25 k tot 75 k jaarlijkse investeringen in gehalveerde onderzoeksinfrastructuur. Wetenschappelijk ondezoek en expertise

65 59 1) Het opstellen van indexeringsregels. 2) Het opstellen van een kadaster in de FWI's. 3) Het aantal onderzoeken verricht door onderzoekers in de infrastructuur van een andere FWI. Data 1) December ) Januari tot maart ) Indicator onderzocht per trimester, vanaf het 2 de trimester Subprojecten: Wetenschappelijk onderzoek en expertise

66

67 61 4. MODERNISERING VAN DE DIENSTVERLENING AAN GEBRUIKERS Door zijn vele diensten, producten en taken onderhoudt Belspo goede contacten met een uiteenlopend publiek. Alle diensten van Belspo moeten erop toezien dat deze contacten vlot en optimaal verlopen. Via de voorbereiding voor nieuwe museuminitiatieven, maar ook door het verderzetten van het beleid van grootse tentoonstellingen en een uitgebreid aanbod van digitale documenten, zal de culturele en wetenschappelijke aantrekkingskracht van Belspo toenemen EDUCATIEVE DIENSTEN PROJECT 32 ALL 4.1/01 Synergieën tussen de educatieve diensten Sinds de top van Lissabon over kenniseconomie in maart 2000 heeft elke overheidsinstantie die bevoegd is voor onderzoek, de taak om rond die bevoegdheden populariserend en sensibiliserend werk te verrichten. Belspo speelt een belangrijke complementaire rol in de educatieve activiteiten van de Gewesten en Gemeenschappen. De educatieve diensten van de verschillende polen vervullen hierbij een sleutelrol. Hun activiteiten spitsen zijn volledig toe op onderzoek en op de band tussen onderzoek en erfgoed. We willen niet alleen nieuwe doelgroepen vertrouwd maken met de activiteiten van onze FWI's we mikken vooral op jongeren die onze toekomstige troeven zijn maar ook meer ontmoetingen te organiseren tussen de onderzoekers en het grote publiek en bij te dragen tot een sterkere wetenschappelijke cultuur. De educatieve diensten overleggen onderling over de werkwijze en passen hun aanbod aan. Ze bestuderen ook de mogelijkheid om samen een multidisciplinaire aanpak te ontwikkelen om hun activiteiten nog beter bekend te maken bij verschillende maatschappelijke doelgroepen. Specifieke communicatiecampagnes waarin dit aanbod wordt voorgesteld, worden opgezet voor overheidsinstanties die bevoegd zijn voor onderwijs en cultuur. Het is uitermate belangrijk dat een jong publiek met de verschillende wetenschappelijke disciplines vertrouwd wordt gemaakt. Op organisatorisch vlak worden synergieën binnen en over de Polen heen ontwikkeld om de FWI's/Polen van de nodige instroom te verzekeren, vooral binnen de FWI's/Polen waar deze opdracht minder centraal staat. Een haalbaarheidsstudie moet aantonen of er net als bij het beveiligingsagentschap een educatief agentschap voor alle Polen kan worden opgericht. Personeelskosten 0 VTE (eventueel een mobiel team van educatieve ambtenaren uit de herstructurering van de bestaande teams). Modernisering van de dienstverlening aan gebruikers

68 62 Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data 1) Juni ) Meting vanaf ) December Subprojecten: 25 k tot 50 k voor het opmaken van een programma en specifieke educatieve tools voor een jong publiek. 50 k voor een haalbaarheidsstudie van het educatief agentschap. 1) Het opstellen van een globaal toegangsbeleid tot wetenschappen voor een jong publiek via de FWI's en het maken van specifieke programma's en/of tools hiervoor. 2) Het toenemen van de bezoekers op jaarbasis met 20% in de Polen Documentatie en Ruimte. 3) Het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie voor een educatief agentschap. Het voortzetten en ontwikkelen van campagnes om jongeren bewust te maken van wetenschappen en van ons erfgoed in alle FWI's/Polen en in overleg met de Gemeenschappen; Het opzetten van een specifieke communicatiecampagne om het educatief aanbod voor te stellen aan de overheidsinstanties bevoegd voor onderwijs en cultuur (midden 2013); Een haalbaarheidsstudie maken over het oprichten van een multidisciplinair educatief team voor de FWI's/Polen die beter willen inspelen op vragen van het publiek (eind 2013) TOEGANKELIJKHEIDSBELEID PROJECT 33 RUI 4.2/01 De renovatie van het Planetarium Het Planetarium op de Heizel is het visitekaartje van de publieksactiviteiten van de Pool Ruimte. Net als in andere grote steden moet het uitgroeien tot een internationaal referentiepunt. Bovendien wil het zich aansluiten bij het masterplan om de Heizelvlakte te ontwikkelen en opnieuw in te richten. Sinds 2009 werden in het Planetarium moderniseringswerken uitgevoerd zoals de digitale 'Full Dome'-projectie en de gelijktijdige voorstelling in drie talen. Bij de renovatie samen met de Regie der Gebouwen zal het projectiescherm worden vervangen. In de plaats van de stoelen komen er ook aangepaste zetels met een ingebouwd individueel audiosysteem. De verlichting, de signalisatie, de verwarming en de ventilatie worden ook aangepast. Tijdens deze werken hoeft het Planetarium de deuren niet te sluiten. Personeelskosten Modernisering van de dienstverlening aan gebruikers

69 63 Werkingskosten Besparing personeel Eenmalig ongeveer 4,5 miljoen, grotendeels te financieren door de Regie der Gebouwen. Besparing werking Data Subprojecten: Geen (er worden wel veel hogere inkomsten verwacht). a) Het onderzoeksrapport met integratie in het 'masterplan'. b) De oplevering van de werken in het vernieuwde Planetarium. a) Eind 2012: architectuurstudie. b) Eind 2013: start van de eerste werken HET AANLEVEREN VAN REPRODUCTIES VAN HET FEDERALE ERFGOED PROJECT 34 ALL 4.3/01 Gezamenlijk beleid om reproducties van het federale erfgoed over te dragen en te verspreiden Momenteel heeft Belspo geen gezamenlijk beleid om reproducties van het federale erfgoed te leveren en te verspreiden (vooral van fotografische reproducties voor wetenschappelijk gebruik). Samen met de FWI's zal het analytisch onderzoek worden verricht om een coherent gezamenlijk beleid uit te stippelen voor het beheer en de levering van beelden van de federale collecties. De kwestie van productiemethodes (bestelling, systeem, voorraadbeheer enz.) en de tariefvoorwaarden komen in de studie aan bod. In dit verband moet ook een grondige denkoefening plaatsvinden over de auteursrechten op de cultuurgoederen uit het federale erfgoed (vooral over het naleven van de auteursrechten in wetenschappelijke publicaties door onze eigen onderzoekers en over het intellectuele eigendom van digitale beelden van opgravingen en expedities van onze onderzoekers). Het uit te stippelen beleid moet ook oog hebben voor de verspreidings- en de distributietechnieken (via bijvoorbeeld een of meerdere webshops) van de beelden met als doel de coherentie en de zichtbaarheid van de FWI's te vergroten in nog op te richten platformen. Personeelskosten Werkingskosten 50 mandagen voor het uitwerken van een gezamenlijk beleid. 25 mandagen voor een grondige studie over de kwestie van de auteursrechten. 1 VTE (ICT-profiel) die gedurende 4 maanden om een webshop op te richten met als voorbeeld de webshop van de KMSKB. 20 k initiële investeringen voor de ontwikkeling van de webshop. Modernisering van de dienstverlening aan gebruikers

70 64 Besparing personeel Besparing werking Jaarlijks tussen 50 k en 75 k winst te verdelen onder de verschillende FWI's door de verkoop van reproducties. 1) Het opstellen van een kaderdocument over de levering en het verspreidingsbeleid van reproducties. 2) Het uitwerken van specifieke richtlijnen in verband met auteursrechten en het beschermen van intellectuele eigendom. 3) Het uitwerken van een webshopplatform. 4) Het aantal aankopen via het webshopplatform. Data 1) September ) December ) Juni ) Berekenen vanaf september Subprojecten: Modernisering van de dienstverlening aan gebruikers

71 65 5. COMMUNICATIE EN PROMOTIE Het publiek is er zich niet van bewust dat heel wat diensten die de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI's) aanbieden, eigenlijk geleverd worden door de federale overheid en dat die FWI's deel uitmaken van een POD, namelijk Belspo. Het publiek weet vaak ook niet dat de FWI's een belangrijke dienstverlenende functie vervullen en ook belangrijk onderzoekswerk verrichten. Om de burger wegwijs te maken in de talrijke diensten, moeten de verschillende diensten benadrukken dat ze deel uitmaken van Belspo. De Polen moeten hun verschillende publieke activiteiten ook onderling zoveel mogelijk op elkaar afstemmen. Ze moeten systematisch het verband leggen tussen de publieke activiteiten en het wetenschappelijk onderzoek dat daarvan de basis vormt. We mogen niet vergeten dat deze gezamenlijke aanpak en deze zichtbaarheid als unieke eenheid Belspo heeft behoed voor het gevolg van de institutionele hervormingen IMAGO EN BEKENDHEID PROJECT 35 ALL 5.1/01 Imago en bekendheid Dat de Polen/FWI's die deel uitmaken van Belspo en dat Belspo acties sponsort, moet systematisch worden aangegeven en vermeld. Waar nodig wordt de onthaalinfrastructuur aantrekkelijker gemaakt en wordt de band tussen de Polen/FWI's en Belspo duidelijk benadrukt. Communicatie en publieke activiteiten leggen steeds de link tussen de actie en het onderzoek. In Science Connection wordt een gezamenlijk jaarverslag gepubliceerd met de belangrijkste facts and figures over Belspo, samen met artikels waarin relevante maatschappelijke thema's worden gepubliceerd met verwijzingen naar het onderzoek, culturele activiteiten en waarbij op de wetenschappelijke grondslag van deze acties wordt gefocust. Er wordt online ook een gids van alle Belspo-diensten gepubliceerd. Klachten worden systematisch behandeld volgens de ISO 9001-normen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 0 VTE (een heroriëntering van activiteiten van sommige ambtenaren van de dienst Communicatie en valorisatie van Belspo Louizalaan, samen met de lokale communicatieverantwoordelijken van de FWI's). 25 k tot 50 k investeringen voor de branding van het Belspo -merk. Communicatie en promotie

72 66 1) De aanwezigheid van het 'Belspo'-merk in alle onthaalruimten - het systematisch leggen van links tussen de publieks- en de onderzoeksactiviteiten. 2) Het logo en het lidmaatschap van Belspo worden bij alle activiteiten vermeld. 3) Een gezamenlijk jaarverslag dat de nadruk legt op de band tussen onderzoek en de publieksactiviteiten. 4) Een onlinegids van alle Belspo-diensten. 5) De invoering van een systeem om klachten te behandelen volgens de ISO-normen. Data 1) Vanaf ) Vanaf het 2 de semester ) Februari ) Februari ) Juni Subprojecten: Onthaalinfrastructuur waaruit de link met Belspo blijkt (juli 2013) ON- EN OFFLINE-PUBLICATIES PROJECT 36 ALL 5.2/01 Verspreiding van wetenschappelijke publicaties De publicatie van het tijdschrift Science Connection, dat meer dan abonnees telt, wordt verdergezet. Er wordt ook aan een internetversie gewerkt. Naast de bibliografie op internet voor heel Belspo, worden ook full text-databanken met alle wetenschappelijke publicaties van Belspo beschikbaar gemaakt. De verschillende afdelingen van Belspo zullen hun websites moderniseren op basis van een gezamenlijk voorbereide onderliggende structuur. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 0 VTE (een heroriëntering van activiteiten van sommige ambtenaren van de dienst Communicatie en valorisatie van Belspo Louizalaan, samen met de lokale communicatieverantwoordelijken van de FWI's). 100 k aan investeringen voor de ontwikkeling van een onderliggende structuur voor de websites. 1) De digitale versie van Science Connection komt online. 2) De Full text-databanken met de publicaties van Belspo gaan online. 3) De ontwikkeling van een onderliggende structuur voor de verschillende Belspo-websites. Communicatie en promotie

73 67 Data 1) Januari ) September ) Juni Subprojecten: PROJECT 37 ALL 5.2/02 Gezamenlijk uitgavebeleid Elke FWI heeft momenteel contracten met uitgeverijen en/of drukkerijen voor het maken en verspreiden van publicaties (wetenschappelijke, populariserende en prestigieuze). Belspo heeft geen gezamenlijk uitgavebeleid en geen gezamenlijke huisstijl. Om de kosten voor de productie en de diensten verbonden aan publicaties te drukken en om een coherent uitgavebeleid uit te werken, stelt Belspo voor om: 1) een gezamenlijke huisstijl te maken voor de verschillende Belspo-publicaties; 2) het onderhandelen over samenwerkingsovereenkomsten met de drukkerijen/uitgeverijen. Het KMMA stelt zijn expertise ter beschikking; 3) in de overeenkomsten met de uitgeverijen zoveel mogelijk vast te leggen dat de publicaties ook online beschikbaar moeten zijn. Personeelskosten Werkingskosten Het gros van het werk wordt uitgevoerd door grafici of specialisten in het uitgeven van publicaties die in de verschillende diensten van Belspo aanwezig zijn. _ Besparing personeel Besparing werking Data a) Maart b) Januari Subprojecten: _ Vanaf 2014 een jaarlijkse besparing bereiken van 100 k tot 200 k voor overeenkomsten met drukkerijen en uitgeverijen. a) Het uitwerken en het hanteren van een gezamenlijke huisstijl. b) Overeenkomsten met uitgeverijen en drukkers die voor verschillende polen of voor heel Belspo gelden. Communicatie en promotie

74 MARKETING EN PROMOTIE PROJECT 38 ALL 5.3/01 Marketing en promotie Belspo neemt deel aan evenementen die externe partners organiseren. Het organiseert ook zelf evenementen voor het grote publiek waarbij van het evenement van één pool naar de andere polen van Belspo wordt verwezen. Die verwijzingen naar andere polen kunnen deel uitmaken van de permanente infrastructuur. Belspo ziet erop toe om systematisch met sociale media te werken. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data 1) Lente ) Februari Subprojecten: 0 VTE (een heroriëntering van activiteiten van sommige ambtenaren van de dienst Communicatie en valorisatie van Belspo Louizalaan en van het PublieksObservatorium). 50 k tot 75 k per gezamenlijk evenement voor Belspo. 1) De organisatie van een gezamenlijk evenement met verschillende polen of met heel Belspo. 2) Het systematisch aanwezig zijn op de sociale media MECENAAT EN SPONSORING PROJECT 39 ALL 5.4/01 Gezamenlijk beleid inzake mecenaat en sponsoring Verschillende FWI s hebben reeds al uitgevoerd succesvolle initiatieven uitgevoerd waar mecenaat en sponsoring een belangrijke rol spelen. Deze rol zou echter meer systematisch kunnen worden. Belspo verkent en zal gemeenschappelijke procedures ontwikkelen op dit gebied, procedures die zullen aangeven welke samenwerkingen (innovators) mogelijk zijn en wat het "return" voor begunstigden en sponsors kan inhouden, ook binnen elektronische communicatiekanalen. De juridische aspecten van het probleem zullen bestudeerd worden. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel 2 mandagen voor het opstellen van de procedures en de uitvoering van de juridische studie. Communicatie en promotie

75 69 Besparing werking Data Subprojecten: Het project moet leiden tot hogere inkomsten via mecenaat en sponsoring. a) Ontwikkeling van procedures en uitvoering van een studie naar de juridische aspecten. b) Verhoging met 20% van de jaarlijkse globale omzet van de FWI s in mecenaat en sponsoring in vergelijking met het gemiddelde van de voorgaande vijf jaaren. a) Mid b) Vanaf mid Communicatie en promotie

76

77 71 6. HET BEHEER VAN BELSPO Belspo verbindt zich ertoe om alle mogelijke synergieën tot stand te brengen tussen het beheer van zijn verschillende entiteiten. Het stelt zich tot taak om de nodige structuren, processen en tools te blijven ontwikkelen die de doeltreffendheid, efficiëntie en performantie van zijn werking kunnen verbeteren. Het personeel dat zich daar binnen de FWI s dagelijks mee bezighoudt, levert nu al uitstekend werk af, maar werkt vaak te geïsoleerd om ten volle te kunnen leren uit de ervaringen en best practices van collega s. Om die synergieën te creëren, moeten de stafdiensten de FWI s extra ondersteuning bieden en dienen ze de gegeven expertise te bundelen, dit met respect voor het subsidiariteitsprincipe. Gezien het specifieke karakter van de afzonderlijke FWI s, kunnen keuzes in beheer onderling verschillen. De samenwerking verloopt niet overal op dezelfde manier: ze wordt in grote lijnen uitgetekend in een aantal Service Level Agreements (SLA), die indien nodig herzien kunnen worden. Iedere SLA staat in het teken van de doeltreffendheid van de werkmethodes. De precieze werkplek van het personeel speelt daarbij geen rol; het gaat erom efficiënter en kostenbesparend te werk te gaan. Hoewel de stafdiensten zelf niet belast zijn met de uitvoering van de kerntaken en -opdrachten van de polen of FWI s, spelen zij een cruciale rol. Ze waken er over dat alle taken en opdrachten kunnen worden uitgevoerd. Voor de ondersteunende diensten en taken verbindt Belspo Louizalaan zich ertoe om tegemoet te komen aan de noden en verwachtingen van de polen en de FWI s, en waar nodig steun en diensten te verlenen. De FWI s (en in het bijzonder de musea) kunnen meer personeel en middelen inzetten voor de uitvoering van hun kernopdrachten, als hun werking en de uitvoering van bepaalde ondersteunende diensten en taken dit toelaten. Voor een efficiënter en doeltreffender beheer van de ondersteunende diensten en werkmethodes worden daarom synergieën of optimale beheersvormen gecreëerd PERSONEEL EN ORGANISATIE (P&O) Vandaag bestaat de kernopdracht van de P&O-medewerkers van Belspo (Stafdiensten Belspo Louizalaan en de HR-diensten van de FWI s) erin: (i) kandidaten aan te werven die het best beantwoorden aan de noden van de organisatie; (ii) alle medewerkers de kans te bieden zich maximaal te ontplooien via een weldoordacht beleid van permanente bijscholing, gericht op de ontwikkeling van hun competenties; (iii) binnen Belspo een aantrekkelijke werkomgeving te creëren met dito arbeidsvoorwaarden. Bovenstaande strategische doelstellingen passen binnen de algemene opdracht van Belspo om een beleid voor én door de wetenschap te ontwikkelen. Ze kunnen dan ook slechts bereikt worden als iedere medewerker zijn bijdrage levert en zich betrokken voelt. Belspo Louizalaan vervult hierin vooral een adviserende, ondersteunende en coördinerende rol. Beheer van Belspo

78 72 De hierboven genoemde strategische doelstellingen vragen om een homogener personeelsbeleid voor de hele organisatie. Door te trachten de verschillen tussen de instellingen, de polen en de medewerkers weg te werken, kan Belspo bovendien een grotere objectiviteit en gelijkheid onder de medewerkers garanderen. De ontwikkeling van het personeelsbeleid vormt net als de besluitneming bij de HR-kwesties een gezamenlijk, continu proces dat een duidelijke plaats verdient binnen de structuur en de opdrachten van Federaal Wetenschapsbeleid. Daarnaast zal ook de uitvoering van het personeelsbeleid een efficiëntere structuur krijgen en zullen de betrokken medewerkers van bij het begin van het proces meewerken aan de best mogelijke organisatie van de ondersteunende diensten. Ze zullen daarbij letten op de doeltreffendheid, de efficiëntie en het budgetbeheer. Voor de uitvoering van de doelstellingen worden o.a. de projecten e-hr en HR Shared Service Centre opgezet. PROJECT 40 ALL 6.1/01 Modernisering van de HR-tools Het beheer van de Human Resources binnen de federale overheidsdiensten is vaak geen makkelijke opgave. Om de doeltreffendheid van P&O te vergroten, worden er verschillende tools aangereikt: een e-hr, een federaal project dat alle bestaande personeelsdatabanken moet vervangen door een uniek en online toegankelijk ERP-systeem; Crescendo, dat de procedure voor de ontwikkelcirkels voor het administratiefwetenschappelijk personeel digitaliseert; een e-organigram, waarbij je na een paar keer klikken de operationele structuur van het departement te zien krijgt; e-dossiers, als aanvulling op het e-hr-project voor alle andere administratieve handelingen. De invoering van deze nieuwe tools betekent dat de P&O-medewerkers hun manier van werken grondig zullen moeten veranderen. Op termijn zullen zowel de kwaliteit als de uniformiteit van de administratieve handelingen sterk toenemen. Personeelskosten Een werkgroep van 4 tot 6 VTE met evaluatie tot de rollout van het project. 25 tot 50 extra werkdagen per dossierbeheerder in de overgangsperiode. Werkingskosten 0 tot 15 k voor de ontwikkeling van een e- Organigram-module (een e-hr en Crescendo zijn oplossingen ontwikkeld door de FOD P&O). Besparing personeel Besparing werking Bij de invoering van de tools kan aan 20% van de dossierbeheerders een nieuwe functie worden toegewezen. 15 k tot 20 k administratiekosten per jaar. Op termijn 25% snellere verwerking van de dossiers, op termijn 50% minder fouten. Data Eerste module: juni Laatste module: januari Beheer van Belspo

79 73 Subprojecten: e-hr; Crescendo; e-organigram; e-dossiers. PROJECT 41 ALL 6.1/02 HR Shared Service Centre Het beheer van Human Resources is op dit ogenblik nog niet op uniforme wijze georganiseerd. Het aansturen, het beheren en het uitvoeren van de verschillende HRprocessen gebeurt momenteel deels door de FWI s en deels door Belspo Louiza. Het administratieve beheer van de personeelsdossiers, de wervings- en selectieprocedures en het beheer van de opleidingen zijn, al naargelang, in handen van de FWI s zelf of door de P&O-medewerkers van Belspo Louizalaan, die in naam en voor rekening van de FWI s optreden. Bepaalde processen en ondersteunende opdrachten zijn zodanig specifiek of complex, of zijn zo algemeen toegepast, dat ze om een meer gerichte aanpak vragen, een meer efficiëntere personeelsverdeling. Gezien de verschillende hervormingsprojecten, de herstructurering in polen en de vooropgestelde doelstellingen die aan de basis liggen van deze veranderingen, is het moment ook voor Human Resources rijp om het bestaande beheersmodel te herdenken. Het spreekt voor zich dat als bepaalde ondersteunende taken en diensten in se op nagenoeg dezelfde wijze worden uitgevoerd door de HR-medewerkers van de polen en de entiteiten, zowel de uitvoering als het beheer van die werkprocedures beter volgens eenzelfde model kan verlopen. Een centraal aangestuurd en georganiseerd HR-beheer verdient om verschillende redenen de voorkeur. Het samenbrengen van kennis en expertise in één algemene ondersteunende dienst of structuur komt de kwaliteit van de dienstverlening ontegensprekelijk ten goede. Bovendien betekent dit een meer homogene toepassing van het personeelsbeleid en van de arbeidsreglementen, en dus een grotere objectiviteit binnen de organisatie. Anders dan bij een apart beheer door de verschillende FWI s, is er bij een uniforme aanpak een optimale personeelsverdeling, met een betere uitvoering van de taken tot gevolg. Een dergelijk model voor HR-beheer raakt niet aan de autonomie van de FWI s of de betrokken entiteiten. Zij worden ook betrokken bij de algemene beleidsbeslissingen, zoals strategische keuzes en beslissingen over planning, normen, procedures of organisatie. Een Shared Service Centre heeft zelf geen beslissingskracht. Het voert de taken uit in opdracht van de betrokken FWI s, waarvoor het welomschreven werkprocedures volgt. Het beheersmodel kan echter enkel werken als er een overeenkomst bestaat over de kwaliteit en het volume van de te leveren diensten. Aan de toepassing van een dergelijk beheersmodel gaan volgende stappen vooraf: De opmaak van een inventaris en een evaluatie van de HR-stafdiensten en -processen zoals die nu georganiseerd zijn in de verschillende entiteiten, waarbij zowel het niveau van de dienstverlening als de middelen per entiteit in kaart wordt gebracht. Beheer van Belspo

80 74 De opmaak van een nieuw (gewenst) organisatiemodel voor het personeelsbeheer: (i) met een optimale inschakeling van de verschillende HRdiensten/-processen in de entiteit(en) en rekening houdend met de doeltreffendheid, de efficiëntie en het budgetbeheer (subsidiariteit) en dit (ii) volgens de gewenste organisatiestructuur (geografische verdeling of concentratie). De invoering van het model met het definiëren van de nieuwe werkmethodes, het nodige personeel en de verdere (logistieke en ICT-) benodigdheden. Personeelskosten 6 VTE (1 per pool + 2 voor Belspo Louizalaan); 50 mandagen per VTE. Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 40 k tot 60 k voor de (externe) ontwikkeling, begeleiding en uitvoering van het project. Op termijn zal 20% van het personeel dat momenteel binnen de FWI s actief is in het HR-beheer, kunnen worden ingezet voor andere taken. Data Inventaris: december Uitwerking nieuwe organisatiestructuur en processen: september/oktober Invoering: januari Subprojecten: PROJECT 42 ALL 6.1/03 Uniformisering van de arbeidsreglementen De wet van 8 april 1965 verplicht elke werkgever, met inbegrip van de werkgevers in de openbare sector, om een arbeidsreglement op te stellen. Het is dan ook vanuit deze wettelijke verplichting dat voor elk van de instellingenwerkgevers een eigen arbeidsreglement werd of wordt opgesteld. Het gevolg hiervan is dat binnen het departement Wetenschapsbeleid een groot aantal, zowel naar vorm als naar inhoud verschillende arbeidsreglementen van toepassing is. De inhoud van het arbeidsreglement is dan wel in grote mate vastgelegd door de wetgeving en bovendien moet rekening worden gehouden met het algemeen geldend personeelsstatuut. Nochtans omvat het regels die, in de mate dat het is toegelaten, op het niveau van de werkgever de wettelijke of reglementaire normen en voorschriften aanvullen of uitvoeren. Het bevat tevens een reeks informatieve gegevens voor het personeel. Het arbeidsreglement is dan ook een belangrijk instrument in het vorm geven en concreet toepassen van het personeelsbeleid. In het licht van de algemene doelstelling om tot een meer homogeen personeelsbeleid voor het ganse departement Wetenschapsbeleid te komen waarbij de verschillen tussen de instellingen, polen en medewerkers tot een minimum worden herleid, lijkt het dan ook vanzelfsprekend dat arbeidsreglementen, als instrument van het personeelsbeleid, geüniformeerd worden. Beheer van Belspo

81 75 Er vooropgesteld om, op basis van een op te stellen model, de arbeidsreglementen van de verschillende instellingen en polen zowel naar inhoud als naar vorm maximaal op elkaar af te stemmen. Bovendien zal met het model worden opgesteld rekening houdend met het wettelijke kader, zodat ook juridische geldigheid wordt gegarandeerd. Het model wordt opgesteld volgens drie trappen. De eerste trap bevat de verplicht op te nemen vermeldingen in het arbeidsreglement waarvan niet kan worden afgeweken. Deze vormen de gemeenschappelijke sokkel die zonder onderscheid van toepassing is op alle medewerkers. De tweede trap bevat de bepalingen waarvoor, in het licht van de eigenheden van een bepaalde dienst, instelling of pool afwijkende of specifieke regelingen (onder meer op het vlak van de uurroosters) kunnen worden voorzien. Tenslotte wordt er in de laatste trap, op basis van de geldende beleidsvrijheid van de polen, de mogelijk voorzien om voor vooraf bepaalde rubrieken (bijvoorbeeld telewerk) een specifieke regeling in het arbeidsreglement op te nemen. Personeelskosten 6 VTE (1 per Pool + 2 voor Belspo Louizalaan; 20 mandagen per VTE). Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data 1) September ) December Subprojecten: 20 k voor de externe juridische begeleiding van het project. 1) Opstellen van een theoretisch model van arbeidsreglement. 2) Uitvoeren en invoeren van de geüniformeerde arbeidsreglementen volgens het opgestelde model. PROJECT 43 ALL 6.1/04 Specifieke reglementering Op het gebied van de reglementering onderscheidt Belspo zich op verschillende manieren van andere federale departementen. Een aantal afwijkingen maken het beheer bijzonder complex: Het is bijvoorbeeld onmogelijk om voor bepaalde onderdelen van de Belspobegroting statutaire ambtenaren aan te werven (nl. sectie 0 van de begroting: de eigen middelen van de FWI s, de recurrente onderzoeksprogramma s), ook al gaat het om vaste functies. Samen met de departementen Ambtenarenzaken en Begroting moet worden gezocht naar een oplossing. Ook de taalwetgeving is in tegenspraak met bepaalde typische gebruiken binnen Belspo, vooral wat betreft de grote internationale projecten waarbij Belspo betrokken is. Er komt een apart KB om de situatie van wetenschappers met buitenlandse diploma s te regelen. Het statuut van bepaalde Belspo-entiteiten moet ook worden verhelderd (zoals Beheer van Belspo

82 76 dat van het SOMA). Tot slot moet ook de wetenschappelijke carrière waarvoor alleen Belspo op federaal niveau borg staat, worden aangepast om modern en aantrekkelijk te zijn en om het onderzoek in de FWI s zich verder op een professionele wijze te laten ontwikkelen. Als het statuut van 2008 volledig van toepassing is, zullen latere wijzigingen worden voorgesteld. Personeelskosten Tussen 20 en 50 mandagen per subproject. Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Een mogelijke besparing indien de statutaire wervingen worden uitgebreid naar andere entiteiten van het budget (-12% in vergelijking met de contractuele medewerkers). Kredieten: een statutaire werving vanaf 2013 voor de betreffende entiteiten. Taal: het daadwerkelijk uitsluiten uit het taalkader. Carrière: de toepassing van het (de) nieuwe KB (KB s). Statuut van de entiteiten: de toepassing van het (de) nieuwe KB (KB s). Data Kredieten: begin 2013 (juni 2012). Taal: wetsvoorstel voor de zomer van Carrière: continu. Statuut van de entiteiten: zaak per zaak. Subprojecten: PROJECT 44 ALL 6.1/05 Actieplan tevredenheid De laatste jaren hebben verschillende FWI s tevredenheidsenquêtes uitgevoerd; andere zijn hier op dit moment mee bezig. Om de situatie te kunnen vergelijken met andere federale departementen, moet er eenzelfde enquête komen voor alle Belspoentiteiten. Om dubbel werk te vermijden, zal zo veel mogelijk rekening worden gehouden met de reeds uitgevoerde enquêtes. Op basis van de resultaten van de eerste algemene enquête of nulmeting naar de tevredenheid kan een actieplan worden uitgewerkt. Dat plan dient om eventuele actiepunten binnen Belspo bloot te leggen en oplossingen te vinden. Het zal acties omschrijven die moeten worden uitgevoerd in alle Belspo-entiteiten (een integraal actieplan), alsook specifieke acties voor een bepaalde entiteit (een lokaal actieplan). Er zal een werkgroep worden opgericht voor de enquête en de opvolging. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel 25 mandagen voor de enquête. 75 tot 100 mandagen voor het actieplan. 0 (de enquête en de evaluatietool zijn diensten van de FOD P&O). Beheer van Belspo

83 77 Besparing werking Op termijn 80% van de gerealiseerde acties van het plan. Data Enquête: uitgevoerd voor het 4 de trimester van Actieplannen (en acties): eind Subprojecten: PROJECT 45 ALL 6.1/06 Strategic Workface Planning (SWP) Belspo beschikt over de basisinstrumenten voor een Strategic Workforce Planning (SWP), vooral dan via het personeelsplan en het algemene ontwikkelingsplan. Het gebruik van deze methodes is binnen een moderne HR-beleidsvisie echter niet optimaal. De procedure van het personeelsplan moet in de eerste plaats worden geautomatiseerd (SEPP-Macro), voor ze als basis kan dienen voor een brede denkoefening over senior-junior. Dat geldt in het bijzonder voor de sleutelfuncties binnen de organisatie (Succession Planning). De automatisering van de procedure moet de foutmarge bij het opstellen van het personeelsplan ook verkleinen. Naast het uittekenen van de functies en de noodzakelijke competenties/kennis, moet er ook een plan komen dat het diversiteitsbeleid concretiseert en vooral het genderprobleem op directieniveau bij Belspo aanpakt. SWP vraagt ook om een aanpassing van het algemene ontwikkelingsplan van Belspo door de toevoeging van concrete voorstellen over een permanente professionele vorming, naast het bestaande aanbod van het OFO. Voor de opvolging van het vormingsplan worden er operationele indicatoren ontwikkeld. Personeelskosten Werkingskosten 25 tot 35 mandagen per subproject voor de integratie in de basisprocessen. 38 k voor fase 2b van de SEPP-Macro. Besparing personeel Besparing werking Op termijn is 0,5 VTE minder nodig voor het beheer van de personeelsplanning. Data Subprojecten: SEPP: PP2012 van de toepassing. Succession Planning: lopende procedure. Diversiteits-/genderplan: voor 70% uitgevoerd. SEPP: eerste resultaten tegen midden 2012, daarna het integreren. Succession Planning: juni 2013 (voor PP2014). Diversiteits-/genderplan: eind SEPP Macro; Succession Planning; Diversiteitsplan. Beheer van Belspo

84 78 PROJECT 46 ALL 6.1/07 Werken aan een actief kennismanagement Op centraal niveau heeft Belspo de ISO 9001-norm al gehaald voor zijn arbeidsprocedures. De bedoeling is om nog verder te gaan en echte arbeidsinstructies te ontwikkelen door de verschillende procedures in detail uit te tekenen. Omdat het om een project op lange termijn voor heel Belspo gaat, wordt gestart met de procedures van de Stafdienst P&O (rekening houdend met de aanpassingen in procedures die voortvloeien uit het e-hr-project en het HR Shared Service Center). De methodiek zal worden gedeeld met de andere Algemene Directies van Belspo. Om een algemene coherentie te bewaren, zal voor deze arbeidsinstructies worden uitgegaan van de procedures zoals die volgens de ISO 9001-norm voor Belspo zijn omschreven. Het spreekt voor zich dat de werkinstructies worden opgesteld met het oog op meer doeltreffendheid en dat ze nooit volledig de nodige mondelinge overdracht van kennis en knowhow (bv. tussen senior en junior) kunnen vervangen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 1 volledige VTE voor de duur van het proefproject. 10 tot 15 mandagen per procesbeheerder. 20 k tot 30 k voor de aanschaf van een softwareoplossing (type MAVIM). Jaarlijks 5 k voor het onderhoud van de software. Moeilijk te becijferen, maar een productiviteitswinst op termijn. 80% van de instructies binnen de geplande termijn. Data KPI te halen tegen het eerste trimester van Subprojecten: 6.2. BUDGET EN BEHEERSCONTROLE (B&B) De Stafdienst Budget en Beheerscontrole heeft als opdracht: (i) het beheer, de opvolging en het aanpassen van de kredieten van het departement volgens de budgetcyclus; (ii) de boekhouding van de activiteiten van Belspo; het opvolgen en het innen van de vorderingen; (iii) de interne controle en de beheerscontrole. Op een jaarbudget van 530 miljoen wordt bijna 135 miljoen rechtstreeks door de FWI s beheerd, voor zover het overheidsdiensten met afzonderlijk beheer zijn. Belspo Louizalaan biedt wat dat betreft momenteel slechts een beperkte ondersteuning. Voor meer budgettaire flexibiliteit en gezien de mogelijke schaalvoordelen waardoor middelen vrijkomen voor de werking en voor investeringen, verdient een gemeenschappelijk gebruik van het begrotingsproces voor alle entiteiten van Belspo de voorkeur. Beheer van Belspo

85 79 PROJECT 47 ALL 6.2/01 Shared Service Centre B&B De relatieve decentralisatie van het budget- en boekhoudbeheer bij de FWI s heeft twee tegengestelde effecten. Enerzijds laat de huidige situatie de FWI s toe om snel en efficiënt te reageren bij specifieke dossiers die de instellingen aanbelangen. Anderzijds worden kredieten door die versnippering vaak niet echt optimaal aangewend. De mogelijkheden om via samenwerking de kritische drempel te bereiken, worden immers nog onvoldoende benut. Dat is voornamelijk het geval bij het inkopen van dezelfde goederen en diensten door de verschillende FWI s. Om meer voordeel te halen uit grotere volumes, komt er een gemeenschappelijke aankoopdienst voor de courant bestelde goederen en diensten (bv. kantoorbenodigdheden, niet-gespecialiseerde informaticadiensten, wetenschappelijke uitrusting dat de verschillende FWI s gebruiken enz.). De dienstverlening zal verder gaan dan die van de bestaande FOR-CMS. Voor de openbare aanbestedingen is met LegProc alvast een eerste initiatief genomen. Toch is extra ondersteuning en expertise nodig bij het plaatsen van overheidsopdrachten. In dat opzicht is het vooral wenselijk standaardbestekken ter beschikking te stellen. De elektronische afhandeling van openbare aanbestedingen ( e- Procurement ) kan voor Belspo een belangrijk extra schaalvoordeel opleveren. Elke instelling heeft verschillende noden en zal de samenwerking worden omschreven in SLA s die tussen nu en eind 2013 worden opgesteld. Vanaf midden 2012 moeten de bevoegde cellen/diensten operationeel zijn. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data Subprojecten: 0 (het bestaand personeel zal de taken van de bevoegde cellen/diensten op zich nemen). Zodra de bevoegde diensten operationeel zijn, zal een deel van het personeel dat momenteel verantwoordelijk is voor de openbare aanbestedingen en voor de aankopen andere taken uitvoeren. Tussen 100 k en 350 k per jaar, afhankelijk van de gemeenschappelijke transacties en inkopen. 1) 5 tot 10% besparingen in de werkingskosten van de FWI s dankzij de gemeenschappelijke verwerking van de aankopen en de openbare aanbestedingen 2) 25% tijdsbesparing in de administratieve afhandeling van elke overheidsopdracht. 1) Vanaf 2014 per trimester. 2) Vanaf 2014 per trimester. Beheer van Belspo

86 80 PROJECT 48 ALL 6.2/02 Begrotingsbeheer per Pool Door de herstructurering van de FWI s in polen moeten verschillende punten van het begrotingsbeheer van Belspo worden aangepast. Om de begroting van Belspo eenvoudiger te kunnen interpreteren en een duidelijker zicht te krijgen op de middelen, evenals de verplichtingen van elke instelling, komen er voor de gefuseerde polen gemeenschappelijke BA s. Daarbij zal rekening worden gehouden met de specifieke regelingen van elke FWI. Dit betekent dat per pool een team moet worden opgericht dat zich met de financiële en budgettaire kwesties bezighoudt en de toekomstige directeurs van de stafdiensten bijstaat. En om de algemene coherentie tussen de individuele beslissingen te behouden, komt er een financiële ondersteuningscommissie. Deze commissie zal worden ingericht en aangestuurd door de centrale dienst, en zal bestaan uit de financieel verantwoordelijken van elke pool. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel De teams per pool worden samengesteld uit bestaand personeel. 0,5 VTE extra voor het secretariaat van de financiële ondersteuningscommissie. Besparing werking Data Subprojecten: Moeilijk te becijferen, maar op termijn een optimalisering van de beslissingen, vooral van diegene die in samenspraak zijn genomen. De niet-benutte kredieten als gevolg van de verregaande opsplitsing van de begroting zullen dankzij een gemeenschappelijk beheer op het einde van het boekjaar met ongeveer 5% verminderd zijn. Vanaf 2013 (voor de betrokken polen of volgens de geplande fusies in polen). PROJECT 49 ALL 6.2/03 Versterking van de interne controle Belspo oefent op dit ogenblik weinig interne kwaliteitscontrole op de uitgaven uit. Het is voor een groot stuk afhankelijk van de externe controles die ex ante door de controleur van de vastleggingen en de Inspectie van Financiën of ex post door het Rekenhof worden uitgevoerd. De interne vaststellings- en facturatieprocedures moeten worden herzien om de interne beheerscontrole te verbeteren en op die manier de foutmarge bij betalingen aanzienlijk te verkleinen. De exacte omschrijving en de omvang van de controle zal worden afgestemd op de specifieke noden van de FWI s, in samenspraak met de instellingen. Deze controle komt er voor alle uitgaven van Belspo Louiza vanaf minimumbedragen die voor de uitgaven van de FWI s (per uitgavesoort) moeten worden vastgelegd, Beheer van Belspo

87 81 zonder dat dit het betalingsproces vertraagt. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 1 tot 2 extra VTE (eventueel terug te winnen door ambtenaren na invoering van de poolstructuur te herschikken). Jaarlijks 10 k tot 15 k administratieve kosten van allerlei aard. Waarschijnlijk meer dan 100 k op jaarbasis door minder betaalfouten en het wegvallen van de interesten die daaruit volgen. Op termijn een daling met 75% van het foutenpercentage bij de betalingen na de nulmeting (op te stellen in 2013). Data Centrale interne controle: midden Interne controle voor de FWI s: eerste trimester Subprojecten: PROJECT 50 ALL 6.2/04 Kadaster van de roerende goederen Op dit ogenblik bestaat er geen algemene inventaris van de roerende goederen van de verschillende Belspo-entiteiten. De meeste FWI s beschikken wel over een eigen inventaris, maar er bestaat niet zoiets als onderlinge coherentie of een gezamenlijk register. Daarom zal een inventaris worden opgesteld in de vorm van een catalogus. Hiervoor moet nog een tool worden ontwikkeld door Belspo-medewerkers of met de hulp van externe partners. In een eerste fase zullen alleen de roerende goederen worden geïnventariseerd die gemeenschappelijk zijn of die onder het gezamenlijke beheer van de FWI s vallen (kantoormeubilair, informaticapark, niet-wetenschappelijke infrastructuur enz.). Met een dergelijke catalogus wordt het mogelijk om een gemeenschappelijk aankoopbeleid voor heel Belspo uit te stippelen, de beschikbare roerende goederen beter aan te wenden en eventueel een plan uit te werken voor (het vervangen van) verouderd materiaal. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel 10 tot 20 mandagen werk voor de logistieke teams (afhankelijk van de omvang van de catalogus) in elk van de betrokken FWI s om de bestaande catalogi in te voeren in een algemeen kadaster. 25 k tot 35 k voor de ontwikkeling van de gezamenlijke tool en de aankoop van het nodige materiaal. Besparing werking Op termijn een besparing op groepsaankopen en een grotere rentabilisering van de bestaande infrastructuur. Beheer van Belspo

88 82 Data Subprojecten: Integratie van 90% van de roerende goederen van de afzonderlijke entiteiten in een gezamenlijke catalogus. De tool moet operationeel zijn in het eerste trimester van 2013 (na bepalende testfase). De gefaseerde inventarisatie van de goederen tot eind INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE (ICT) Voor het ICT-beleid komt het erop aan om een multidisciplinaire strategie te ontwikkelen die tegelijk ook tegemoetkomt aan de noden van heel Belspo. De werkwijze zal erin bestaan om de verschillende ICT-diensten van de Belspo-entiteiten te verenigen en op die manier de bestaande competenties en middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten, met respect voor het subsidiariteitsprincipe. In casu vragen de ICTnoden van het plateau van Ukkel heel specifieke oplossingen, vooral inzake rekencapaciteit. Hetzelfde geldt voor de elektronische archivering van wetenschappelijke informatie. PROJECT 51 ALL 6.3/01 Invoeren van een transversale ICT-strategie 1. Een ICT-actieplan opzetten dat alle gemeenschappelijke projecten samenvoegt. Daarbij dient rekening te worden gehouden met: a. De maximale doeltreffendheid, efficiëntie en schaalbesparingen om het nog beter te doen (meer te verwezenlijken) met hetzelfde budget. b. Het gebrek aan competentie en personeel opvangen door synergieën te ontwikkelen en de bestaande expertise te bundelen. 2. De spreiding van de kosten bevorderen door een reeks gemeenschappelijke platforms in te schakelen of door de diensten van Belnet, FedICT of de FWI s zelf te gebruiken (bv. HPC bij het KMI en de BMM). 3. Dubbel gebruik en tijdverlies bij elke entiteit van Belspo te voorkomen door het delen van kennis en ervaring, evenals best practices te bevorderen. 4. De ICT-diensten professionaliseren door erkende normen en standaarden in te voeren (bv. ITIL, Project Management, Business Continuity Plan ). 5. De interne auditeur met de steun van de AD ICT een audit laten uitvoeren naar de rentabilisering van de bestaande IT-infrastructuur. De audit zal de recente audit aangaande Business Continuity en Disaster Recovery omvatten die SmalS en FedICT bij het ARA hebben uitgevoerd. 6. In samenwerking met FedICT een gemeenschappelijk archiveringsbeleid voor de federale websites uitwerken. Beheer van Belspo

89 83 7. Een gemeenschappelijk datacentrum oprichten dat permanent bereikbaar is en dat een datawarehouse omvat om de onbewerkte gegevens - de resultaten van onderzoeksprogramma s - te bewaren. 8. Synergieën zoeken tussen de Pool Ruimte en de BMM in hun nood aan krachtige rekeninfrastructuur met de bedoeling de performantie en de veerkracht te verhogen, evenals misschien de investerings- en beheerskosten terug te dringen. De mogelijke activiteiten worden nog bevestigd en aangevuld afhankelijk van de studie van de noden, de prioriteiten en de (binnen Belspo) beschikbare of door de FWI s ter beschikking gestelde middelen. We geven enkele voorbeelden: Groepsaankopen organiseren (voor software, voor uitrusting en m.b.t. onderhoudscontracten). Het centraliseren, spreiden van: o Een opslagsysteem o Virtuele servers o Web / mail / groupware o Hosting- / Housing-oplossingen in professionele data centers o IP-telefonie o Firewall / beveiligingsbeheer o Identity Management o Videoconferencing en samenwerking o Infrastructuur ter ondersteuning van telewerken o Een oplossing voor het mobiliteitsprobleem (Eduroam, GSM) o Een boekhoudsysteem (PIA Ordiges) Een raamcontract afsluiten voor de specifieke noden van IT-consultancy. Gemeenschappelijke ICT-opleidingen organiseren. Het Business Continuity Plan voor ICT helpen uitvoeren. Personeelskosten 4 VTE Werkingskosten 100 k Besparing personeel Besparing werking Data 30/06/2013. Subprojecten: Het aantal operationele spreidingsprojecten per jaar (minimum 2). Beheer van Belspo

90 ANDERE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN De stafdiensten van Belspo Louizalaan zijn niet de enige gemeenschappelijke diensten voor heel Belspo. Het infrastructuur- en milieubeheer, het kwaliteitsmanagement, de juridische ondersteuning, allemaal activiteiten die voor heel Belspo moeten worden ontwikkeld. Op dit ogenblik wordt te weinig een gemeenschappelijk beleid voor die diensten uitgetekend. Er dient nagedacht te worden om tot meer efficiëntie en een grotere rationalisering van het werk en de kosten te komen, zonder daarom een zekere decentralisering uit te sluiten van de verantwoordelijkheden. De FWI s hebben vaak specifieke noden, die soms om een andere aanpak vragen. Het gebouwenpark van Belspo is goed voor bijna m², gespreid over 60 gebouwen. Voor Belspo is het beheer van de gebouwen een belangrijke kostenfactor en is het raadzaam die kosten in cijfers uit te drukken, te beheersen en te verminderen. De Regie der Gebouwen heeft een systeem uitgewerkt voor grote projecten en Facility Management. Voor het Facility Management lijken er onvoldoende middelen beschikbaar om aan alle noden te voldoen. In die moeilijke context verrichten de facility managers en de preventieadviseurs vandaag belangrijk werk in het beheer van hun gebouwenpark. De FWI s doen er dan ook goed aan om hun interne Facility Management voort te zetten en te optimaliseren, dit met respect voor het subsidiariteitsprincipe. De onderliggende strategie voor onderstaande projecten bestaat erin: een gemeenschappelijke visie inzake gebouwenbeheer te ontwikkelen en in de praktijk om te zetten; de communicatie met de Regie der Gebouwen te verbeteren; de facility managers de nodige middelen ter beschikking te stellen om hun gebouwenpark beter te beheren; alle mogelijke synergieën te vinden en middelen voor Facility Management te delen. PROJECT 52 ALL 6.4/01 Facility Management Information System (FMIS) Er staat een volledig beheerssysteem op het programma voor de Belspo-gebouwen met verschillende functies (multi-user) en vestigingen (multi-site). De belangrijkste voordelen van een dergelijk systeem zijn een betere energieboekhouding en een centraal beheer van documenten (technische fiches, plannen, studies enz.). De facility managers bepalen waarin de exacte functionaliteiten van het systeem moeten bestaan en welke informatie het zeker moet bevatten. Een centraal systeem biedt de beheerders een beter zicht op hun gebouwenpark. Het maakt een betere kostenbeheersing mogelijk en vergemakkelijkt ook de besluitvorming over investeringen op basis van concreet cijfermateriaal. Op termijn zal het mogelijk zijn om via de toepassing de sleutelparameters te controleren (Building Management System). Personeelskosten 1 VTE om het project te coördineren. 40 mandagen per jaar voor de uitvoering van de applicatie door facility en safety managers. Beheer van Belspo

91 85 Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 50 k voor de ontwikkeling of aankoop van een informaticatoepassing. 5 k voor jaarlijks onderhoud van de software. Data Operationele toepassing tegen eind september Een energieboekhouding in alle FWI s operationeel tegen eind Minimale informatie beschikbaar voor alle FWI s tegen eind Subprojecten: De gebouwen moeten voldoen aan de bestaande reglementering (milieuvergunningen, EPB-certificaat, brandveiligheid), energieboekhouding, follow-up bij eventuele problemen. PROJECT 53 ALL 6.4/02 Building Invest Plan Op dit ogenblik stellen de FWI s elk een apart investeringsplan op dat ze bij de Regie der Gebouwen indienen. Om deze aanvragen te kunnen coördineren en op een coherente manier te integreren in de veranderende organisatie van Belspo, zullen de aparte investeringsplannen worden samengevoegd in een integraal en meerjarig investeringsplan. De facility managers van de FWI s nemen het voorbereidende werk op zich. Zij zullen de afzonderlijke plannen omzetten in een overkoepelend coördinatieplan, dat ze zullen voorleggen aan het Directiecomité. Dat laatste voert de nodige aanpassingen door voor een maximale coherentie van alle toekomstige investeringsaanvragen van Belspo. Onder investeringen verstaat Belspo alle nodige werken bij de uitvoering van nieuwe projecten (grote renovatiewerken of nieuwbouw). Onderhoudswerken vallen niet onder die noemer. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 30 mandagen per jaar voor de uitvoering van het project door de facility managers van de FWI s en Belspo Louizalaan. Data Subprojecten: Een jaarlijks integraal investeringsplan. Mate waarin het plan is uitgevoerd. Een eerste versie van het investeringsplan zal beschikbaar zijn in december Beheer van Belspo

92 86 PROJECT 54 ALL 6.4/03 Joint Building Team Facility managers en preventieadviseurs komen vandaag al regelmatig samen om best practices uit te wisselen. Met het Joint Building Team wordt nu een stap verder gegaan. Op termijn zal dat team een gemeenschappelijke visie ontwikkelen en de middelen van de facility managers centraliseren. Hiervoor gaat het team projectmatig te werk, te beginnen met de interne en externe diensten voor preventie en bescherming op het werk. Er worden ook projecten opgezet voor algemeen technisch personeel voor alle FWI s. De facility managers en preventieadviseurs onderzoeken samen hoe een gemeenschappelijke interne dienst voor bescherming en preventie op het werk kan worden opgericht conform het KB van 27 oktober 2008 betreffende de oprichting van gemeenschappelijke interne diensten voor preventie en bescherming op het werk. Ze leggen hun uiteindelijke voorstel voor aan het Directiecomité. Hetzelfde gebeurt voor de oprichting van een gemeenschappelijke externe dienst voor bescherming en preventie op het werk, conform het KB van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 1 VTE om het project te coördineren. 40 mandagen voor de preventieadviseurs van de FWI s. Data Subprojecten: Eind 2013: de voorstellen voor de oprichting van een gemeenschappelijke interne en externe dienst worden voorgelegd aan het Directiecomité. Eind 2015: beide diensten zijn operationeel. PROJECT 55 ALL 6.4/04 Kwaliteitsmanagementsysteem - ISO 9001 In 2010 behaalde Belspo als eerste federale overheidsdienst de ISO 9001-norm. Door de procesmatige aanpak toe te passen die door ISO 9001 wordt aanbevolen, is Belspo erin geslaagd om een horizontaal management in te voeren. Daarbij werden alle inspanningen om de hoofddoelstellingen van Belspo te bereiken, gebundeld en de drempels tussen de verschillende eenheden verlaagd. Het kwaliteitsmanagementsysteem wil de werking van de processen optimaliseren en de tevredenheid van de interne en externe gebruikers verhogen. Indien gewenst, zullen de FWI s kunnen putten uit de ervaring van Belspo Louizalaan om op hun beurt naar de ISO 9001-norm toe te werken. Voor de procesbeschrijvingen, die het mogelijk maken om de kennis te delen en veilig te stellen, zal de directie P&O de software voor kennisbeheer MAVIM ontwikkelen. Beheer van Belspo

93 87 Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 1 VTE in elke FWI om het systeem op te zetten. 1 VTE bij Belspo Louizalaan om het project te coördineren. 5 k per jaar voor elke FWI nodig om een certificeringsinstelling in te schakelen. Data Subprojecten: December 2015: ISO 9001-certificaat voor alle FWI s die dat wensen. PROJECT 56 ALL 6.4/05 Milieubeheersysteem - EMAS Sinds 2006 draagt Belspo Louizalaan het EMAS-label. Het KBIN en het BIRA beschikken sinds 2010 over het label van ecodynamische onderneming. Het KMI zal dit uiterlijk in december 2013 behalen. Dat de instellingen een EMAS-label en een label van ecodynamische onderneming behalen, betekent niet dat ze beschikken over gebouwen met een perfect energieverbruik. Wel tonen de labels aan dat de FWI s het milieubeheer willen opnemen als een van de criteria in de besluitvorming, en dat ze de impact van hun activiteiten op het milieu willen terugdringen. Instellingen die een dergelijk label behalen, zullen niet alleen gemotiveerd zijn om hun energieverbruik te beheersen, maar bv. ook om hun papierverbruik, hun afvalproductie, evenals rekening houden met de mobiliteit en hun aankoopbeleid. De labels moedigen de instellingen bovendien aan om de wettelijke milieuvoorschriften uit te voeren inzake brandveiligheid, milieuvergunningen, luchtvervuilingspieken, EPB-certificaten, gevaarlijk afval enz. Met de steun van de cel KLI zullen alle FWI s naar het EMAS-label toewerken. Het aldus ontwikkelde milieubeheersysteem zal in het kwaliteitsmanagementsysteem worden geïntegreerd. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel 1 VTE per FWI om het systeem in te voeren (eventueel dezelfde persoon als voor het ISO 9001-project). 1 VTE bij Belspo Louizalaan om het project te coördineren. Besparing werking Een besparing van 5 à 10% op alle energiefacturen. Beheer van Belspo

94 88 Data Subprojecten: Een besparing van 7,5% op alle energiefacturen, met inbegrip van het waterverbruik. 10% minder papierverbruik. 10% minder afvalproductie. 5% meer duurzame mobiliteit. 15% meer duurzame aankopen. December 2013: een ecoteam in elke FWI. December 2015: een EMAS-certificaat. PROJECT 57 ALL 6.4/06 Eén juridisch platform Op dit ogenblik zijn er binnen Belspo Louizalaan verschillende aanspreekpartners voor juridische kwesties, verspreid volgens hun specialiteit (openbare aanbestedingen, personeelsstatuut, administratief recht, internationaal recht, geschillen enz.). Deze situatie maakt het voor de verschillende eenheden van Belspo moeilijk om informatie te verkrijgen en juridisch advies in te winnen. De juridische ondersteuning van de FWI s is dan ook aan herziening toe, waarbij volgende stappen wenselijk zijn: a) Alle juridische vragen en adviesaanvragen via één elektronisch platform centraliseren alvorens ze naar de meest geschikte, beschikbare juridisch adviseur binnen Belspo te sturen. Dit elektronische loket moet ook zorgen voor de opvolging van de vragen en het verspreiden van de antwoorden. Deze dienst wordt zowel aangeboden aan de FWI s als aan de interne AD s van Belspo Louizalaan. b) Een netwerk uitbouwen van juristen binnen Belspo, na het bepalen wie welke competenties en welke expertises heeft. De leden van dit netwerk moeten de vragen en verzoeken om advies zoals omschreven onder a) beantwoorden. c) De juridische bescherming versterken voor alle onderwerpen die verband houden met het Belgische Wetenschapsbeleid (op federaal niveau, voor de Gemeenschappen en de Gewesten) en zorgen voor kanalen om informatie hierover te verspreiden (vooral via het Extranet). d) De coördinatie van juridische onderwerpen verbeteren en de dossiers die de FWI s delen, en diverse wettelijke verplichtingen implementeren (bv. m.b.t. administratieve archieven). Concreet komt er een Shared Expert Pool, die de best practices verzamelt en op aanvraag juridisch advies verstrekt. Dat platform wil de interne juristen van de FWI s, die gespecialiseerd zijn in zeer specifieke onderwerpen, in geen geval vervangen. Veeleer is het de bedoeling gemeenschappelijke juridische kwesties voor alle FWI s via eenzelfde kanaal te behandelen. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel 0 (er hoeft geen extra personeel te worden aangeworven). Beheer van Belspo

95 89 Besparing werking 20 k tot 40 k jaarlijkse kosten, die op dit ogenblik naar extern juridisch advies gaan. a) De verwerking van de aanvraag binnen 48 uur. b) Een antwoord bieden binnen 10 werkdagen. c) 75% tevredenheid over de verstrekte informatie. Data a) en b) Vanaf januari c) Wordt vanaf 2013 ieder trimester gemeten. Subprojecten: PROJECT 58 ALL 6.4/07 Ontwikkeling van juridische instrumenten voor internationale samenwerking Om zich bij de internationale netwerken te kunnen aansluiten, werken de FWI s onderling samen en halen ze ook de banden aan met andere Belgische wetenschappelijke instellingen die in verwante domeinen werkzaam zijn. De actieve deelname aan internationale projecten en netwerken wordt regelmatig bemoeilijkt door administratieve beperkingen eigen aan het juridische statuut. Er zal een studie worden uitgevoerd om te kunnen beschikken over juridische instrumenten die de deelname van de FWI s als Belgische instellingen aan deze internationale netwerken en projecten kunnen vereenvoudigen. De DWTI zal dit project leiden. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data 1) December ) Vanaf januari Subprojecten: 50 mandagen (juridisch profiel) om de studie uit te voeren. 10 mandagen (juridisch profiel) om een gepast juridisch kader te ontwikkelen voor er internationaal aan een specifiek project of netwerk kan worden meegewerkt. 15 tot 20 mandagen per project en/of toegang tot een specifiek netwerk voor het werk aan de toeleveringszijde (wat verwarring en problemen aan de afnemerszijde vermijdt). 20 k à 40 k per jaar voor extern juridisch advies om deze problemen te regelen. 1) Het opstellen van het basisdocument. 2) Het aantal juridische protocollen vooraf opgesteld per trimester. Beheer van Belspo

96 90 PROJECT 59 RUI 6.4/08 Oprichting van een crèche op het plateau van Ukkel Het plaatsgebrek in kinderdagverblijven maakt dat ouders (vooral moeders) na de geboorte van hun kind vaak langer thuis blijven. Uit onderzoek blijkt dat een crèche op het plateau van Ukkel in belangrijke mate een oplossing kan bieden. Na besprekingen met de Regie der Gebouwen is nu een interne werkgroep opgericht die zich met het kinderdagverblijf zal bezighouden. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking 4 VTE om het kinderdagverblijf uit te baten. 0 (de crèche moet in haar werking volledig zelfvoorzienend zijn). Data Subprojecten: 100% bezetting. De erkenning door Kind & Gezin. Eind 2012: het afronden van de voorbereidende studies. Eind 2014: de oprichting van de crèche FOLLOW-UP VAN HET PROJECT BESTUUROVEREENKOMST PROJECT 60 ALL 6.5/01 Task Force Bestuurovereenkomst De Bestuursovereenkomst is een groot matricieel project van reorganisatie en verbetering van de werking van Belspo. Om succes te garanderen dient een rigoureuze opvolging gevoerd te worden die samengevat kan worden in vier stappen: a) Het verkrijgen door de Minister van de formele goedkeuring voor het document. b) Alle personeelsleden inlichten met betrekking tot de formele goedkeuring van het document en de gevolgen ervan. c) Naar het voorbeeld van wat reeds bestaat voor het Managementplan van de Voorzitter een multifunctionele tool ontwikkelen voor de opvolging van de projecten. Deze tool biedt de gebruikers een zicht op de vordering van de projecten. Hij laat o.a. toe dat de coherentie tussen de Bestuursovereenkomst en de doelstellingen zoals geformuleerd in de Managementplannen van de Directeurs-generaal en de Directeurs Ondersteunende diensten kan gegarandeerd worden. d) Het samenstellen van een team voor de opvolging van de Bestuursovereenkomst (Task Force). Deze zal worden samengesteld door werkgroepen rond de grote thema's van de overeenkomst: de reorganisatie en herstructurering van Belspo; het collectieen erfgoedbeheer; wetenschappelijk onderzoek en expertise; modernisering van de dienstverlening aan gebruikers; communicatie en promotie; beheer van Belspo. Elke werkgroep zal worden belast met de opvolging van een of meerdere projecten. De Beheer van Belspo

97 91 werkgroepen zullen samengesteld zijn uit een coördinator van Belspo Louiza en vertegenwoordigers van de FWI's. De coördinatoren zullen regelmatig samen vergaderen. Elke werkgroep zal, op regelmatig vooraf bepaalde tijd, aan de Minister en aan het Directiecomité verslag uitbrengen met betrekking tot de voortgang van de overeenkomst. Personeelskosten Werkingskosten Besparing personeel Besparing werking Data a) Juni b) Juni c) September d) 2de semester Subprojecten: 0 k (de opvolging van de Bestuursovereenkomst wordt gerealiseerd met de beschikbare personeelsmiddelen. De leden van het opvolgingsteam besteden 5 dagen per maand aan deze taak). 0 k (de opvolgingstool wordt intern ontwikkeld, geen bijkomende werkingskosten dienen voorzien te worden). a) Goedkeuring door de Minister. b) Communicatie naar het Belspo personeel met betrekking tot de Bestuursovereenkomst. c) Ter beschikking stellen van de opvolgingstool. d) Samenstelling en organisatie van de werkgroepen, evenals verdeling van de projecten. Beheer van Belspo

98

99 93 7. PROJECTOVERZICHT Pagina PROJECT 1 ALL 1.3/01 Oprichting van voorlopige strategische raden per pool PROJECT 2 ALL 1.3/02 Oprichting van ondersteuningscommissies PROJECT 3 ALL 2.1/01 PPP Digit PROJECT 4 ALL 2.2/01 Algemene inventaris van het federale erfgoed en bescherming van de Nationale topstukken PROJECT 5 KUN & NAT 2.2/02 Inventariseringsmethode PROJECT 6 NAT & DOC 2.2/03 Wetenschappelijke archieven van de collecties van Natuurwetenschappen PROJECT 7 DOC & KUN 2.2/04 Archiveren en bibliotheekwetenschap PROJECT 8 ALL 2.3/01 Kenniscentrum Conservatie en restauratie PROJECT 9 NAT 2.3/02 Bewaarplaatsen op alcohol PROJECT 10 NAT & KUN 2.4/01 Beveiligingsagentschap PROJECT 11 ALL 2.5/01 Gemeenschappelijke aankooprichtlijnen en regels voor de collecties PROJECT 12 KUN & NAT 2.6/01 Integratie van de collecties in internationale netwerken PROJECT 13 KUN 2.7/01 Integraal mobiliteitsbeleid voor het erfgoed PROJECT 14 KUN, DOC & NAT 2.8/01 Maatregelen tegen de verzadiging van de opslagplaatsen PROJECT 15 DOC 2.8/02 Gezamenlijke tweejaarlijkse thematentoonstelling PROJECT 16 RUI 2.8/03 Permanente tentoonstelling over de Geschiedenis van technische wetenschappen door de Pool Ruimte (Museum van de Ruimtewetenschappen) PROJECT 17 KUN, DOC & NAT 2.8/04 Nieuwe museumprojecten PROJECT 18 ALL 3.1/01 Onderzoeksprogramma's PROJECT 19 ALL 3.1/02 Genormaliseerde evaluatie van onderzoeksactiviteiten PROJECT 20 KUN 3.2/01 Onderzoeksinstituut voor Kunstgeschiedenis en Archeologie binnen het KIK PROJECT 21 ALL 3.2/02 Ontwikkeling van referentie-expertises PROJECT 22 ALL 3.2/03 Gemeenschappelijke coördinatiecel voor wetenschappelijk onderzoek PROJECT 23 ALL 3.3/01 Belspo als nationale speler PROJECT 24 ALL 3.4/01 Mobiliteit en internationale integratie van FWI-onderzoekers52 PROJECT 25 ALL 3.4/02 De herdefinitie van de dynamiek voor bevoorrechte partners PROJECT 26 ALL 3.4/03 De deelname aan internationale netwerken PROJECT 27 ALL 3.5/01 Ondersteuning van de politieke besluitvorming PROJECT 28 ALL 3.6/01 Databanken benutten PROJECT 29 ALL 3.7/01 Uitbreiding van de deelname aan het Airbus-programma PROJECT 30 ALL 3.7/02 Banden met universiteiten aanhalen PROJECT 31 ALL 3.8/01 Een kadaster van onderzoeksinfrastructuur en -voorzieningen van Belspo Projectoverzicht

100 94 PROJECT 32 ALL 4.1/01 Synergieën tussen de educatieve diensten PROJECT 33 RUI 4.2/01 De renovatie van het Planetarium PROJECT 34 ALL 4.3/01 Gezamenlijk beleid om reproducties van het federale erfgoed over te dragen en te verspreiden PROJECT 35 ALL 5.1/01 Imago en bekendheid PROJECT 36 ALL 5.2/01 Verspreiding van wetenschappelijke publicaties PROJECT 37 ALL 5.2/02 Gezamenlijk uitgavebeleid PROJECT 38 ALL 5.3/01 Marketing en promotie PROJECT 39 ALL 5.4/01 Gezamenlijk beleid inzake mecenaat en sponsoring PROJECT 40 ALL 6.1/01 Modernisering van de HR-tools PROJECT 41 ALL 6.1/02 HR Shared Service Centre PROJECT 42 ALL 6.1/03 Uniformisering van de arbeidsreglementen PROJECT 43 ALL 6.1/04 Specifieke reglementering PROJECT 44 ALL 6.1/05 Actieplan tevredenheid PROJECT 45 ALL 6.1/06 Strategic Workface Planning (SWP) PROJECT 46 ALL 6.1/07 Werken aan een actief kennismanagement PROJECT 47 ALL 6.2/01 Shared Service Centre B&B PROJECT 48 ALL 6.2/02 Begrotingsbeheer per Pool PROJECT 49 ALL 6.2/03 Versterking van de interne controle PROJECT 50 ALL 6.2/04 Kadaster van de roerende goederen PROJECT 51 ALL 6.3/01 Invoeren van een transversale ICT-strategie PROJECT 52 ALL 6.4/01 Facility Management Information System (FMIS) PROJECT 53 ALL 6.4/02 Building Invest Plan PROJECT 54 ALL 6.4/03 Joint Building Team PROJECT 55 ALL 6.4/04 Kwaliteitsmanagementsysteem - ISO PROJECT 56 ALL 6.4/05 Milieubeheersysteem - EMAS PROJECT 57 ALL 6.4/06 Eén juridisch platform PROJECT 58 ALL 6.4/07 Ontwikkeling van juridische instrumenten voor internationale samenwerking PROJECT 59 RUI 6.4/08 Oprichting van een crèche op het plateau van Ukkel PROJECT 60 ALL 6.5/01 Task Force Bestuurovereenkomst Projectoverzicht

101 95 8. BIJLAGE : DE PERSPECTIEVEN VAN DE POOL KUNST Het project tot de oprichting van een Pool kunst waarin is voorzien in deze bestuursovereenkomst, berust op een coördinatie van twee bestaande instellingen (de KMKG en de KMSKB). Terzelfder tijd wordt een kader uitgewerkt waarin het KIK zich kan ontwikkelen door conservatie- en restauratieopdrachten en vooral het kunsthistorisch onderzoek naar zich toe te trekken. Hoewel die omschrijving kunsthistorisch onderzoek beperkend kan lijken, heeft ze wel degelijk betrekking op wat de kracht en de reputatie van het KIK uitmaakt, te weten als laboratorium en een kruispunt van wetenschap en technologie in dienst van de erfgoedstudie. Het KIK wordt ook verantwoordelijk voor het beheer van de iconotheken en de bibliotheken van de pool. Nieuwe financiële middelen, alsook personeel dat nu elders is tewerkgesteld, zullen gaan naar wat het nieuwe KIK moet worden. De filosofie van het project steunt net als bij de andere polen op in het kader van ondersteunende diensten gedeelde diensten. Die diensten vormen de ruggengraat van de herschikking van de collecties in operationele eenheden (museumeenheden), conserverings- of onderzoekseenheden. De conserveringseenheden mikken op de teams die de collecties beheren, of die nu worden tentoongesteld of apart worden bewaard. Hun doel is dus enkel en alleen conserveren. De museumeenheden, die zo mogelijk meerdere conserveringseenheden kunnen kruisen, richten zich op de presentatie van coherente collecties aan het publiek. Hun doel is niet puur wetenschappelijk zoals bij de onderzoekseenheden, die op hun beurt dan weer niet noodzakelijk verband houden met het bewaren van collecties. Dat geldt vooral voor het KIK, dat behalve zijn opdracht om het erfgoed in heel België te bestuderen en te restaureren, een opdracht die moet worden behouden, nieuwe onderzoeksopdrachten moet invullen zonder over eigen collecties te beschikken. De museumeenheden moeten worden ingeschat naar hun culturele en toeristische aantrekkingskracht zonder de academische aanpak te verwaarlozen die noodzakelijk is om het niveau en de reputatie van onze instellingen te handhaven. Uitgangspunt vormen de kwaliteit van de bewaarde collecties, de aan die collecties gelinkte wetenschappelijke expertise en de duidelijke herkenning van dat erfgoed door het publiek. Per locatie betekent dat wat volgt: I. Op de Kunstberg 1. Het I Fiamminghi Museum (werktitel): hier worden alle collecties die bewaard worden door de KMKG, de KMSKB, het Algemeen Rijksarchief (cartografie) en de Koninklijke Bibliotheek van België (prentenkabinet en kaarten) herschikt om de ontwikkeling in de geschiedenis van de kunst in onze contreien op alle creatieve gebieden te beschrijven, van het Bourgondische Rijk in de 15e eeuw tot het einde van de 17 e eeuw. De bezoeker zal er kaarten vinden over de historische ontwikkeling in onze streken, de Librije van Bourgondië, de schilderkunst van de Vlaamse Primitieven, de beeldhouwkunst in de Nederlanden, de Antwerpse maniëristen, Rubens, de sierkunsten 2. Het Musée Fin de siècle Museum (werktitel): dat project is in uitvoering in de zalen van de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten, de Salons des XX ( ) et de Libre Esthétique ( ). Brussel was in die tijd een uniek creatief Bijlage

102 96 kruispunt van symbolisme, wagnerisme en art nouveau, dat de symbolen voortbracht van een identiteit die het gezicht van de stad in grote mate heeft bepaald. "Brussel, hoofdstad van de art nouveau" is niet alleen een architecturale realiteit. De term slaat vooral op de dynamiek van een samenleving die in alle kunstvormen tot uiting kwam, te weten literatuur, schilderkunst, opera, muziek, architectuur, fotografie en poëzie en bij Maeterlinck, Verhaeren, Ensor, Khnopff, Spilliaert, Maus, Horta, Van de Velde, Kufferath, Lekeu Het Magrittemuseum: dat museum blijft in zijn huidige vorm bestaan en wordt voortdurend verrijkt met werken en stukken uit de hele wereld en uit privécollecties die het onderwerp vormen van tijdelijke tentoonstellingen. 4. Het Muziekinstrumentenmuseum: de installaties van het museum zijn binnenkort afgeschreven en dan moet er stevig in het museum worden geïnvesteerd. Het voorstel is om het MIM naar het voormalige Dexia Art Center (vroegere gebouw Vanderborght) in de Schildknaapstraat te verhuizen, waar ook de repetitieruimten van de Koninklijke Muntschouwburg (KMS) kunnen worden ondergebracht. De ontmoeting tussen die twee prestigieuze instellingen maakt het mogelijk om ter plaatse een ambitieus project Muziekstad op te zetten, waardoor het MIM zich niet hoeft te beperken tot muziekinstrumenten en de instelling ook ruimte krijgt voor tijdelijke tentoonstellingen die het nu niet heeft. De synergie met de Koninklijke Muntschouwburg wordt dan maximaal doorgevoerd. II. In het Jubelpark Het algemene principe is dat het Jubelpark als locatie aan Europa wordt gewijd, zodat de KMKG vanuit verschillende polen worden herschikt tot een groot museum over Europa. Voor de collecties van het KMKG is er in vier eenheden voorzien: 1. Het Museum van de oudheid (werktitel): dat museum ziet af van een strikt chronologisch parcours met thema s die teruggrijpen naar de fundamenten van een Europese cultuur, te weten Ulysses, de Griekse filosofie, de democratie, wetenschap en kennis in het oude Egypte, het beeld van het Oosten versus de westerse identiteit, de olijfboom en de wijn Met die thema s krijgen we een sokkel van de westerse cultuur met permanente verwijzingen naar de oudheid die het museum kan verduidelijken dankzij partnerschappen met de KMSKB en de Koninklijke Bibliotheek. 2. Het Museum van beschavingen (werktitel): dat museum wordt gewijd aan niet- Europese beschavingen. Net zoals nu zullen die hun eigenheid en hun identiteit behouden. Maar door de geschiedenis van die collecties heen, vanuit de ontwikkeling van de archeologie die eerst als een vorm van plundering werd beschouwd, kunnen die culturen in hun verhouding tot Europa worden geplaatst. Op dezelfde manier kunnen kwesties zoals de handel, de kruistochten, de reizen, het anders-zijn, het kolonialisme, het postkolonialisme enz. worden benaderd vanuit de relaties die Europa met die culturen heeft aangeknoopt. Ook hier kan de cartografie een extra representatievorm voor elke periode bieden. 3. Het Museum voor decoratieve kunsten: dat museum is op dit ogenblik in opbouw en brengt alle collecties samen uit de zuidvleugel van het gebouw rond het voorportaal, met een parcours dat gaat van de Maaslandse kunst tot de art deco. 4. Het nieuwe Museum voor moderne en hedendaagse kunst: hij zal opnieuw worden opgesteld op een nog nader te bepalen plaats. Bijlage

103 97 III. Andere sites 1. De Hallepoort: over de bestemming ervan moet in het licht van het partnerschap met de stad Brussel en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden nagedacht om die site in te passen in een beleid dat op de ontwikkeling van een historisch toerisme in Brussel is gericht, met links naar het Broodhuis en de archeologische site van de Coudenberg. Op dit ogenblik mist de Hallepoort een duidelijke zichtbare identiteit. Een andere bestemming voor die pas gerestaureerde stadsomwalling is economisch amper leefbaar. De Hallepoort ombouwen tot een museum van de Middeleeuwen zou betekenen dat de hele infrastructuur moet worden herdacht en het programma moet worden herzien. 2. De site van Laken : die site zou enkel van april tot september worden benut en de rest van het jaar op een laag pitje draaien. Het gebruik ervan moet worden herdacht. De site moet niet langer tegemoetkomen aan museale vereisten, maar zich wel richten op tijdelijke tentoonstellingen die parallel zouden lopen met de opening van de serres van Laken en het toeristische hoogseizoen. Misschien kunnen ook projecten worden opgezet via partnerschappen, inzonderheid met China waar veel belangstelling is om dat potentieel en de uitzonderlijke en onderbenutte infrastructuur beter onder de aandacht te brengen. Voor elke museumeenheid moet een gedetailleerd businessplan worden opgesteld op grond van de beschikbare teams en de nodige middelen voor onderhoud en bewaking. Te noteren valt dat Belspo van plan is voor alle musea een gemeenschappelijk "bewakingsagentschap" op te richten voor een efficiëntere werking en voor schaalbesparingen. Zodra het strategisch plan vastligt, kunnen die businessplannen worden uitgevoerd volgens het model van het Magrittemuseum met een tariefbeleid waarmee nieuwe museumeenheden kunnen worden ontwikkeld binnen de beschikbare budgettaire enveloppe. De Pool Kunst zou voortaan steunen op twee geografische polen en een excellentiecentrum voor onderzoek, studie en restauratie van het Belgische erfgoed, te weten het huidige KIK. De coördinatie ervan zou worden verzorgd door één enkele algemene directie, een ondersteunende directie, een KIK-directie met een nieuwe structuur en de siteverantwoordelijken. Bijlage

104

105

106 Bestuursovereenkomst