Ontsluiten en valoriseren van de collectie Ludwig Burchard

Transcriptie

1 tijdschrift voor bibliotheek & archief Periodiciteit: Maandelijks augustus 2015 Afgiftekantoor: Turnhout Erkenningsnummer: P Een ware schat aan studiematerieel Ontsluiten en valoriseren van de collectie Ludwig Burchard Het failliet van twee tijdschriftendistributeurs Informatievaardigheden: samenwerken met leraren Opleidingen informatiewetenschappen in Franstalig België Wat met My Discoveries?

2 nformatie Kursaal Oostende donderdag 17 & vrijdag 18 september 2015 aan zee Besparingen en bestuurlijke hervormingen zetten de bibliotheek- en archiefsector in Vlaanderen onder druk, net op een moment dat de overheid een digitale sprong voorwaarts wil maken. Kiezen we nu voor aloude zekerheden, of investeren we in innovatie? Meer dan ooit is Informatie aan Zee een zoeklicht op de toekomst. Informatie en inschrijvingen Download de app

3 editoriaal Druk, druk, druk! VERANTWOORDELUKE UITGEVER Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx REDACTIE Klaartje Brits, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Noël Geirnaert, An Labis, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye REDACTIEADRES VVBAD META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels LAY-OUT Marc Engels DRUK EVM META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op ISSN X Julie Hendrickx, hoofdredacteur Na een deugddoende zomer belooft het najaar ons een druk programma. Een aantal punten om af te vinken: Over de gereglementeerde boekenprijs is het laatste woord nog niet gezegd. De Vlaamse regering zit nog altijd gebogen over het voorstel. En ook in de openbare bibliotheeksector worden pro s en contra s opgesomd. Omdat de (parlementaire) vraag gesteld werd naar de impact van de gereglementeerde boekenprijs op de openbare bibliotheken lanceerde de VVBAD tijdens de zomermaanden een bevraging om de effecten te kunnen berekenen. Uit de voorlopige resultaten blijkt dat openbare bibliotheken niet geloven in de doelstellingen van een gereglementeerde boekenprijs. Tot hier toe verwacht maar 17 procent dat de regeling zal bijdragen aan een grotere diversiteit aan gepubliceerde titels. Als het gaat over een grotere diversiteit aan verkooppunten ziet minder dan de helft van de bevraagden dit gerealiseerd worden. Toch is een beperking op de korting voor de meerderheid aanvaardbaar. Maar die korting vastleggen op 15 procent is voor een ruime meerderheid dan weer te weinig. Allicht zullen de grote lijnen voor een gereglementeerde boekenprijs vastgelegd worden voor de Boekenbeurs in het najaar. Ook leesbevordering staat als Vlaamse beleidsprioriteit volop onder de aandacht. Aan een actieplan wordt dan ook volop gewerkt. Onder andere door Stichting Lezen. Sylvie Dhaene, sinds een jaar directeur van Stichting Lezen, riep daarvoor het Lezerskabinet tot leven. Iedereen die wil kan via het Lezerskabinet input leveren om het beleid omtrent leesbevordering mee uit te stippelen. De VVBAD benadrukt alvast de actieve rol die bibliotheken spelen als leesbevorderaars. Het is ook vanzelfsprekend dat een actieplan voldoende oog moet hebben naar deskundigheidsbevordering en expertise-opbouw bij leesbevorderaars. In de bibliotheeksector, het onderwijs en opvoeding. De grote lijnen over de overdracht van de provinciale bevoegdheden staan op papier. Op 17 juli kwam de Vlaamse regering tot een principiële beslissing: de decretale bevoegdheden worden overgeheveld naar Vlaanderen. Dit wil zeggen dat het Streekgericht Bibliotheekbeleid en de Provinciale Bibliotheeksystemen een nieuw onderkomen vinden bij de administratie of het vernieuwde Bibnet en LOCUS. De provinciale instellingen zullen daarentegen toegewezen worden aan het meest geschikte niveau. Nog geen definitieve beslissingen dus. Maar om concreet vorm te kunnen geven aan de nieuwe Vlaamse bevoegdheden, zoals het Streekgericht Bibliotheekbeleid, is er nog steeds nood aan een nieuw decreet lokaal, of regionaal, cultuurbeleid. De VVBAD pleit hier dan ook voor een visietraject rond de opdracht van de openbare bibliotheek waarin de lokale verankering van de openbare bibliotheek, de samenwerking met andere beleidsdomeinen en de garantie voor de burger op toegang voor informatie primeren. Dit traject moet input geven voor het nieuwe decreet. Een drukke agenda met veel op het programma. Te beginnen met Informatie aan Zee, uiteraard. Licht de minister daar al een tipje van de sluier op? META

4 inhoud META 2015/6 Jaargang 91 - augsutus 2015 vaste rubrieken 1 Editoriaal Druk, druk, druk 4 Nieuws 24 Signalement t Is weer voorbij die mooie (lees)zomer 26 Etalage UBD Digitalisering KU Leuven 27 Inzet Joost Depuydt 38 Uitgepakt Wat is FFmpeg en waarom moet je het kennen? Emanuel Lorrain 28 Over de grens Een bibliothecaris in Palestina Eva Devos 30 Trend Maak je eigen Infographics Sophie Stradiot 31 Het cijfer 31 Het plan 36 De vraag Wat met My Discoveries? Johan Mijs Dankjewel bib, eindelijk rust 37 Column Groeten uit Pont-de-Vaux Margot Collet 39 Kroniek VVBAD-studienamiddag Metadata-uitwisseling Digitale bibliotheek en erfgoed. Ook iets voor mij?! VVBAD-studiedag Bibliotheken met een b(h)oek af: creatief omgaan met nieuwe uitdagingen 42 Toepassing 45 Zo gehoord Bernard Moerman 46 Activiteiten 48 Uitzicht 37 Citaat 2 META

5 inhoud 8 Op 1 juli 2014 ging het project Een ware schat aan studiematerieel. Ontsluiten en valoriseren van de Collectie Ludwig Burchard gesteund door de Vlaamse Overheid, van start. Dit project had als doelstellingen het inventariseren en ontsluiten van het archief van Ludwig Burchard, de Rubensdocumentatie van het Rubenianum en het implementeren van een nieuwe archiefmodule. Dirk Buelens stelt u de resultaten van dit project voor. rondetafel Het failliet van twee tijdschriftendistributeurs 14 Swets Nederland, dat was voorspelbaar. Maar Swets België? Dat was gezond. artikels Ontsluiten en valoriseren van de Collectie Ludwig Burchard Dirk Buelens Samenwerking met leraren bij de bevordering van informatievaardigheden Nathalie Mertes Essay: Opleidingen informatiewetenschappen in Franstalig België Emmanuel Di Pretoro en Olivier Thirion

6 nieuws Vlaamse regering beslist over overdracht provinciale bevoegdheden Op 17 juli hechtte de Vlaamse regering haar principiële goedkeuring aan het voorontwerp van decreet over de vernieuwde taakstelling en gewijzigde financiering van de provincies. Over het voorontwerp wordt nog advies gevraagd van verschillende adviesraden. Op tafel lag ook een eerste voorstel voor toewijzing van de provinciale, persoonsgebonden taken aan lokale besturen of aan Vlaanderen. In een gedachtewisseling met de commissie Cultuur van het Vlaams Parlement op 14 juli had minister Gatz al toelichting gegeven bij de criteria die daarbij gehanteerd werden. Concreet wordt onder meer voorgesteld om de Provinciale Bibliotheek Limburg over te dragen aan de stad Hasselt en de Provinciale Bibliotheek Tolhuis aan de stad Brugge. Het Architectuurarchief van de provincie Antwerpen zou dan weer overgedragen worden aan Vlaanderen. Het voorstel moet nog wel besproken worden met de betrokken besturen. Tijdens de gedachtewisseling had minister Gatz ook gesteld dat alle decretale taken zullen worden overgenomen door de Vlaamse overheid. Het streekgericht bibliotheekbeleid zal dus opgenomen worden door Vlaanderen. Ook het regionaal depotbeleid wordt Vlaams, al zullen de provincies mogelijk wel de depotinfrastructuur blijven beheren. Gatz wees er ook op dat de geplande overdracht niet ten koste mag gaan van de betrokken sectoren. Hij wil het bestaande beleid van de provincies voortzetten, maar de overdracht biedt ook kansen voor een nieuwe beleidsvoering. In elk geval zullen bovenlokale en regionale initiatieven, waaronder de regionale samenwerkingsverbanden in de bibliotheeksector, kunnen blijven voortbestaan. Een blauwdruk voor de organisatie hiervan had de minister echter nog niet. (BV) Meer dan 300 reuzen erkend als immaterieel cultureel erfgoed Minister Sven Gatz voegde op 10 juli jl. de reuzencultuur toe aan de Inventaris Vlaanderen voor Immaterieel Cultureel Erfgoed. Meer dan 70 reuzenverenigingen zien daarmee hun inspanningen beloond. Voortaan is de reuzencultuur in al haar diversiteit erkend als immaterieel erfgoed. Sinds de 15de eeuw lopen mensen met metershoge figuren door onze straten. Ze waren aanvankelijk bedoeld als wandelend godsdienstonderricht, maar al snel evolueerden ze in de richting van straatamusement. Vandaag zijn er naar schatting meer dan 800 reuzen. Een plaats op de Inventaris Vlaanderen veroveren is niet evident, zegt Laure Messiaen van LECA vzw, de organisatie die het dossier begeleidde. Velen denken dat een erkenning iets zegt over de kwaliteit of waarde van een traditie. Maar dat is niet het geval. De erkenning zegt iets over de manier waarop mensen hun tradities doorgeven aan de volgende generaties. Het zegt met andere woorden iets over de kwaliteit van erfgoedzorg. De afgelopen vier jaar zijn steeds meer reuzenverenigingen het nut van erfgoedzorg gaan inzien. Samen met hen werkten we naar dit moment toe. Bron: LECA vzw 4 META

7 nieuws 17 nieuwe doelstellingen voor duurzame ontwikkeling Na meer dan drie jaar onderhandelen, waren de VN-lidstaten het op zondag 2 augustus eens over de ontwikkelingsdoelstellingen tegen De zeventien nieuwe doelstellingen voor duurzame ontwikkeling vervangen de Milleniumdoelstellingen die tot eind dit jaar liepen. In totaal werden er 179 doelen vastgelegd omtrent economische, ecologische en sociale ontwikkelingen. Het document wil alle deelnemers activeren om van de wereld een betere plaats te maken. IFLA, de International Federation of Library Associations, is verheugd over de klemtoon die gelegd wordt op een vrije toegang tot informatie in doelstelling Toegang tot informatie, universele geletterdheid, de bescherming van cultureel en natuurlijk erfgoed, alsook de toegang tot informatie- en communicatietechnologieën zijn allemaal sterk vertegenwoordigd. IFLA is er in geslaagd, samen met de ondertekenaars van de Verklaring van Lyon waaronder de VVBAD de toegang tot informatie op de VN-agenda te zetten als een essentiële voorwaarde voor het welslagen van de nieuwe ontwikkelingsdoelstellingen. Samen met de nieuwe doelstellingen werd er door de VN ook een Interagency Task Force gecreëerd voor Wetenschapstechnologie en Innovatie. Deze task force zal mechanisme van informatieen technologieoverdracht wereldwijd bestuderen en bijeenbrengen om een wereldwijde toegang tot informatie en kennis te kunnen verzekeren. IFLA ijvert er als belangenbehartiger voor dat er hierbij rekening gehouden wordt met de expertise van de sector. De officiële versie van de nieuwe ontwikkelingsagenda zal door de staatshoofden tijdens de top van de Verenigde Naties, die plaatsvindt van 25 tot 27 september in New York, worden goedgekeurd. In afwachting van de lancering blijft IFLA ijveren voor een vrije toegang tot informatie en de rol die bibliotheken hierin (kunnen) opnemen. Bron: IFLA Literaire canon bekendgemaakt De Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde (KANTL) en het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL) hebben op 1 juli 2015 hun literaire canon bekendgemaakt. Dat gebeurde in kasteel Beauvoorde tijdens een literair feest. Het VFL en de KANTL namen samen het initiatief om deze dynamische canon van de Nederlandstalige literatuur op te stellen vanuit Vlaams perspectief. Het gaat om een lijst van 50 (+ 1) titels die in Vlaanderen als essentiële werken worden beschouwd. Het oudste werk op de lijst is een legende over Sint Servaas van Hendrik van Veldeke. Het meest recente werk is de roman Het verdriet van België van Hugo Claus. Claus en Joost van den Vondel zijn de enige auteurs die twee keer op de canon voorkomen. De canon is een belangrijke schakel in een beleid van leesbevordering. Hij is een leidraad voor leraren, leesclubs, bibliothecarissen, uitgevers, theatermakers, cultuurministers, televisiemakers en al wie wil weten waar onze literatuur vandaan komt. Alleen oorspronkelijk Nederlands talige werken voor volwassenen kwamen in aanmerking. Alle werken hebben een publicatiedatum voor 1990 en zijn geschreven door auteurs die bij het samenstellen van de lijst (voorjaar 2015) overleden waren. De canon zal regelmatig kritisch worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Net voor de lancering bleek een eerste evaluatie al noodzakelijk. In extremis werd het boek Gangreen 1. Black Venus van Jef Geeraerts aan de lijst toegevoegd. Het overlijden van Jef Geeraerts tussen het voltooien van het commissiewerk en de lancering van de canon noopte tot die aanvulling, die nu dus 50+1 titels telt. Bij de eerste grondige evaluatie wordt de lijst misschien opnieuw tot 50 teruggebracht, maar net zo goed wordt het dan een lijst met 53 titels. De initiatiefnemers willen daarmee het dynamische karakter van deze canon benadrukken. > Bekijk de canon op Bron: Vlaams Fonds voor de Letteren META

8 nieuws Hoorzitting gereglementeerde boekenprijs Op maandag 22 juni organiseerde de Commissie Cultuur van het Vlaams Parlement een hoorzitting over de gereglementeerde boekenprijs. Vertegenwoordigers van het Boekenoverleg kwamen er hun voorstel toelichten. De VVBAD en Bibnet voerden het woord namens de bibliotheeksector. Ze steunden het principe, maar stelden vraagtekens bij de maximale korting van 15 procent die bibliotheken nog zouden kunnen krijgen. De invoering van een gereglementeerde boekenprijs (GBP) is opgenomen in het Vlaams regeerakkoord. Sinds de zesde staatshervorming is Vlaanderen immers bevoegd. De boekensector vraagt al sinds jaar en dag een prijsreglementering om paal en perk te stellen aan de kortingenslag op boeken. Dat moet een breed en gediversifieerd aanbod aan boeken in de eigen taal mogelijk maken en een fijnmazig netwerk van boekverkooppunten bevorderen. Tijdens de hoorzitting was er veel aandacht voor de positie van de bibliotheken. Nog aan het begin van de zitting stelde Carlo Van Baelen, voormalig directeur van het Vlaams Fonds voor de Letteren: Als we zo verder gaan, dan kunnen we binnen vijf jaar de boekhandel gaan subsidiëren omdat de gesubsidieerde bibliotheken de boekhandel gewurgd hebben. De VVBAD en Bibnet steunden het principe, maar hadden vragen bij de effectiviteit van de maximale korting van 15 procent. Het effect van de maatregel komt bovenop de besparingen op de collectiebudgetten in vele bibliotheken. De bibliotheeksector vreest een verschraling van de bibliotheekcollecties en verwacht dat een gereglementeerde prijs weinig verschuivingen bij de leveranciers zal teweegbrengen. Een getrapt kortingensysteem zou de impact van de maatregel op de collectiebudgetten kunnen beperken en tegelijkertijd toch een einde stellen aan de kortingenslag. Het zou ook aansluiten bij de huidige manier van werken in vele bibliotheken, waarbij voor meer gespecialiseerde collectie-onderdelen ook gespecialiseerde leveranciers gezocht worden. Een nulmeting en een regelmatige evaluatie van de effecten van het decreet zijn dan ook essentieel. De auteurs en de onafhankelijke boekhandels verenigd in Confituur, waren uitgesproken voorstanders van een gereglementeerde boekenprijs. Carrefour daarentegen waarschuwde de uitgevers dat het zijn bestellingen gevoelig zou terugschroeven als de maatregel ingevoerd wordt. Stopzetting collectieve catalogus federale bibliotheken bib.belgium.be Sinds 30 juni 2015 werd het project voor een gemeenschappelijke catalogus van de federale overheidsinstellingen stopgezet en is de website niet meer bereikbaar. Het contract tussen de federale overheidsdienst Personeel en Organisatie en de uitvoerder CIPAL werd beëindigd, als gevolg van besparingsmaatregelen. De catalogus bevatte een kleine 6 miljoen records, waarvan het grootste deel van de Koninklijke Bibliotheek van België kwam. De toepassing werd vooral gebruikt voor het interbibliothecair leenverkeer tussen de federale bibliotheken. Voor enkele instellingen zoals de FOD Defensie en Koninklijke Militaire School werd de website ook als OPAC gebruikt, wat zorgt voor de zichtbaarheid en de ontsluiting van hun collectie. Voor deze partners moet dus een oplossing worden gezocht. Andere bibliotheken beschikken over een eigen OPAC, zoals Limo of een eigen toepassing. Op de website van bib.belgium.be krijgt de gebruiker dan ook een link naar de eigen bibliotheekcatalogus. Wat de toekomst betreft zijn er verschillende opties: Definitieve opheffing van bib.belgium.be en overheveling van de gegevens naar Unicat, zonder circulatiemodule en zonder unieke interface voor de federale bibliotheken. Overname van het project door een deel van de federale bibliotheken Opzetten van een nieuw project door een deel van de federale bibliotheken Aansluiting bij de nieuwe OPAC van de Koninklijke Bibliotheek De werkgroep rond de collectieve catalogus zal in de loop van het najaar nieuws uitbrengen over het al dan niet verderzetten van dit project door de federale overheidsbibliotheken. Fleur de Jaeger 6 META

9 nieuws Call for papers Het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) organiseert op 27 november 2015 een congres getiteld Schaalvergroting door samenwerking in de erfgoedsector. Minister Sven Gatz pleit in zijn beleidsnota voor samenwerking in de erfgoedsector. Samenwerking is één van de meest evidente manieren om de schaal van werking te vergroten. Samenwerking geeft de mogelijkheid om vanuit een eigen profiel bij te dragen aan grotere realisaties. Met samenwerking kunnen complexe problemen worden opgelost, omdat de partners specifieke expertise kunnen bieden. Maar samenwerking vergt ook inspanningen die heel wat van een instelling vergen. Het congres wil enerzijds theoretische aspecten van schaalvergroting en samenwerking belichten. Wat voor soorten schaalvergroting zijn er? Wat zijn voor- en nadelen? Wat zijn goede redenen om samenwerkingsverbanden aan te gaan? Welke systemen van samenwerking zijn mogelijk? Welke technieken zijn er om samenwerking te verbeteren? Anderzijds geeft het congres ruimte aan participanten die praktijkervaring willen delen of die nieuwe initiatieven willen voorstellen. We denken hier aan innovatieve samenwerkingsverbanden tussen sectoren (cultuur, jeugd, onderwijs ) of aan voorbeelden van samenwerking die geografisch voordeel opleveren (van interlokaal tot internationaal). Voorstellen worden verwacht tegen 15 september en kunnen gestuurd worden naar: info@cavavub.be. Ze mogen 1500 tekens (incl. spaties) bedragen. Ze zullen worden beoordeeld door het organiserend comité o.l.v. prof. Dr. F. Scheelings. Dit congres wordt georganiseerd door CAVA, in samenwerking met de VVBAD, de VUB en het CVHE (Centrum voor Vrijzinnig en Humanistisch Erfgoed). De beste wetenschappelijke tijdschriften op uw tablet! BrowZine is een tablet applicatie die gebruikers door wetenschappelijke en peer-reviewed artikelen laat bladeren, lezen, opslaan en exporteren. Eenmaal bekeken en opgeslagen kan het artikel ook zonder internetverbinding benaderd worden. BrowZine vereenvoudigt het bijhouden van de meest recente vakliteratuur. Lees meer op of scan de QR code! Contact: Stephen Van de Wiele, svandewiele@lminfo.be of +32 (0)

10 artikel Een ware schat aan studiematerieel Ontsluiten en valoriseren van de Collectie Ludwig Burchard Dirk Buelens, Centrum Rubenianum vzw Op 1 juli 2014 ging het project Een ware schat aan studiematerieel. Ontsluiten en valoriseren van de Collectie Ludwig Burchard, gesteund door de Vlaamse overheid, van start. Dit project had als doelstellingen het inventariseren en ontsluiten van het archief van Ludwig Burchard, de Rubensdocumentatie van het Rubenianum en het implementeren van een nieuwe archiefmodule voor de instelling. Ter afsluiting werd er een studiedag georganiseerd, waar de resultaten van het project werden voorgesteld en er een eerste stap werd gezet in de richting van een geïntegreerd overlegorgaan voor erfgoedinstellingen met documentaire collecties. Foto: Rubenianum. Situering Het Rubenianum ontsluit talloze documentatiemappen, voornamelijk over Vlaamse kunstenaars van de zestiende en zeventiende eeuw. De kerncollectie van de instelling is echter de Rubensdocumentatie, een verzameling van ongeveer 70 strekkende meter aan documentatiemappen gevuld met allerlei stukken over het oeuvre van de Antwerpse kunstenaar Peter Paul Rubens ( ). Deze collectie was echter niet toegankelijk voor het grote publiek, vandaar de impuls voor een projectaanvraag bij de Vlaamse overheid. Het werd hoog tijd om deze uitgebreide en rijke collectie te ontsluiten, gekoppeld aan het inventariseren van het archief van Ludwig Burchard ( ), de founding father van het Rubenianum. Ludwig Burchard en de Rubensdocumentatie Ludwig Burchard was een Duits kunsthistoricus die zich sinds de jaren twintig vrijwel volledig wijdde aan de Rubensstudie met het oog op een complete oeuvrecatalogus. Het is duidelijk dat een project van dergelijke omvang jaren in beslag zou nemen het oeuvre van Rubens is immers enorm uitgebreid. Daarnaast speelden ook heel wat tegenslagen mee, waaronder Burchards emigratie naar Engeland, het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog en zelfs enkele maanden internering. In 1939 publiceerde Burchard nog een aankondiging van zijn Rubenscatalogus, maar tot een publicatie is het nooit gekomen. Ter voorbereiding van deze catalogus verzamelde Burchard een enorme hoeveelheid aan documentaire stukken in de vorm van handgeschreven notities, foto s, knipsels, boeken, artikels, prenten, Al deze stukken ordende hij in documentatiemappen eerst per thema en dan per kunstwerk. Het zijn deze documentatiemappen die de basis hebben gevormd van de kerncollectie van de kunstwerkdocumentatie van het Rubenianum. In 1960 overlijdt Burchard en worden er regelingen getroffen om zijn nalatenschap naar Antwerpen over te brengen. Al sinds het 8 META

11 artikel Rubenshuis in 1946 als museum werd geopend, speelde het idee om erbinnen ook een documentatiecentrum in te richten. Sinds de jaren vijftig werd er begonnen met het aanleggen van een dergelijke kunsthistorische documentatie ten dienste van al degenen die zich op de een of andere wijze interesseerden voor de studie der Vlaamsche kunstgeschiedenis. Op moment dat deze prille documentatie in 1963 wordt aangevuld met het nalatenschap van Ludwig Burchard, bezit Antwerpen ineens de voornaamste kunsthistorische documentatie op het gebied van de zestiende- en zeventiende-eeuwse Zuidelijke Nederlanden. Deze datum wordt daarom met recht nog steeds gebruikt als de ware ontstaansdatum van het Rubenianum. De Collectie Ludwig Burchard in het Rubenianum In 1962 werd er een schenkingsovereenkomst afgesloten tussen de stad Antwerpen en de erfgenamen van Ludwig Burchard. Het zijn niet enkel Burchards documentatiemappen die naar Antwerpen werden overgebracht. Zijn nalatenschap kan in vier deelcollecties worden opgedeeld: de bibliotheek, de fotografische documenten, de documentatiedozen en zijn persoonlijke stukken. Zijn bibliotheek, bestaande uit meer dan 9000 titels en voorzien van talloze annotaties, werd opgenomen in de bibliotheekcollectie van het Rubenianum. Een handgeschreven inschrijvingsregister, een stempel in de boeken en een melding in de online catalogus verwijzen naar de oorspronkelijke collectie. Burchards foto s en overige kunstenaarsdocumentatie werden geïntegreerd in de documentatie van het Rubenianum. Zijn persoonlijke stukken, waarvan in de schenkingsovereenkomst geen melding wordt gemaakt, bleven 50 jaar lang onaangeroerd. Het zijn niet enkel deze laatstgenoemde persoonlijke stukken die tot het archief van Ludwig Burchard gerekend worden. Aangezien Burchard werkzaam was als onafhankelijk kunsthistoricus rekenen we ook zijn talloze notities, foto s, knipsels en geannoteerde boeken tot zijn archief. Voor een kunsthistoricus als Burchard zijn dergelijke documentaire stukken meer dan louter documentatiemateriaal. Horrorverhaal Dat het archief van Ludwig Burchard niet als één geheel werd bewaard, klinkt naar de klassieke normen van de archivistiek als een waar horrorverhaal. Een archief is in principe enkel waardevol en bruikbaar als de oorspronkelijke orde en integriteit is bewaard gebleven. Toch had men 50 jaar geleden grondige redenen om deze collectie uit elkaar te trekken. In de schenkingsvoorwaarden was gestipuleerd dat de stad Antwerpen de taak op zich moest nemen om het levenswerk van Burchard het publiceren van een allesomvattende oeuvrecatalogus van Rubens te vervolledigen. Het bleek echter al snel dat dit geen eenvoudige opdracht zou worden, net zoals dit voor Ludwig Burchard toen ook niet het geval was. Burchard had geen publiceerklare teksten nagelaten. Als men echt volledig wilde zijn, diende men ook met alle nieuwe informatie die verschenen was sinds het overlijden van Burchard rekening te houden. Het was eenvoudigweg niet mogelijk om deze opdracht met een beperkt aantal personen en middelen te vervolledigen. Het concept van het Corpus Rubenianum Ludwig Burchard (CRLB) werd geboren. Een reeks van catalogi, waarbij elk deel een specifiek thema van het oeuvre van Rubens zou behandelen en door een internationaal gerenommeerde Rubensexpert zou worden geschreven. Elke auteur diende met de mening van Burchard, als die duidelijk aanwezig was, rekening te houden. Elke auteur zou daarbij ook zijn of haar eigen onderzoek uitvoeren en zo dus alle nieuwe relevante informatie opnemen. Deze aanpak zou een enorme invloed hebben op de nalatenschap van Ludwig Burchard, meer specifiek op zijn documentaire stukken in verband met het Rubensoeuvre. Om het publiceren te vereenvoudigen en duidelijk te maken welke kunstwerken in welk specifiek deel van het CRLB dienden opgenomen te Foto: Jelle Vermeersch. Het is duidelijk dat een project van dergelijke omvang jaren in beslag zou nemen het oeuvre van Rubens is immers enorm uitgebreid. META

12 artikel desastreuze gevolgen hebben voor de Rubensdocumentatie als kunsthistorisch onderzoeksinstrument. worden, kreeg elk individueel kunstwerk een eigen nummer toegekend. Deze nummers kregen de benaming LB-nummers een verwijzing naar Ludwig Burchard en werden op de oorspronkelijke documentatiemappen van Burchard aangebracht. De oorspronkelijke thematische ordening werd wel behouden en vormde tevens de basis voor de opdeling van de reeks in verschillende volumes. Sommige documentatiemappen werden verplaatst, omdat het kunstwerk naar mening van de redacteurs beter onder een ander thema kon besproken worden. Men aarzelde ook niet om nieuwe gegevens aan de documentatiemappen toe te voegen. Wilde men een volledig overzicht van Rubens oeuvre publiceren, moest men ook alle nieuwe verschenen informatie opnemen. Dit had tot gevolg dat de oorspronkelijke mappen van Burchard werden aangevuld met extra stukken, voornamelijk literatuurexcerpten en -verwijzingen. Medewerkers van het Rubenianum vulden de documentatie structureel aan, alsook werden verscheidene vergelijkbare documentatiecollecties van andere Rubensonderzoekers en masse geïntegreerd. Ook de auteurs weerhielden zich er niet van hun eigen stukken aan de mappen toe te voegen. Dit geldt voornamelijk voor Belgische auteurs die het materiaal first hand consulteerden, in tegenstelling tot heel wat buitenlandse auteurs, die kopieën of scans van de documentatie Foto: Joris Luyten. kregen doorgestuurd. Dit proces is 50 jaar na de schenking nog steeds in gang: de Rubensdocumentatie is een constant aangroeiende collectie die een enorme schat aan informatie bundelt. Het ontsluiten Het openstellen van deze rijke collectie was een prioriteit binnen de scope van dit project, maar dit bleek geen evidente opdracht. De aanwezigheid van stukken van verschillende origine (Ludwig Burchard, auteurs van het CRLB, ) en de verscheidenheid aan types materialen vormden hierbij het grootste struikelpunt. Standaarden en richtlijnen voor het ontsluiten van documentaire collecties richten zich voornamelijk op collecties die bestaan uit één type, bijv. fotocollecties, prentencollecties, Er zijn geen richtlijnen die aangeven hoe men moet omgaan met dergelijke mixed-provenance en mixed-format collecties. Is het daarom aangewezen om bijv. alle oorspronkelijke stukken van Ludwig Burchard uit de Rubensdocumentatie te halen en deze elders op te bergen en te beschrijven? Moesten alle foto s uit de Rubensdocumentatie gehaald worden om deze naar hun eigen normen te bewaren en te ontsluiten? Terwijl deze aanpak ideaal lijkt vanuit het oogpunt van de beheerder van de collectie, zou een dergelijke ingreep echter Naast de aanwezigheid van stukken van verschillende oorsprong en type, stelden er zich nog enkele andere problemen. Zo bestond er geen concordantie tussen de documentatiemappen en de catalogusnummers van de reeds gepubliceerde delen van het CRLB. Snel en eenvoudig de juiste documentatiemap bij een catalogusnummer vinden, was dus niet mogelijk. Deze concordantie aanleggen in een Excel-bestand en op de mappen zelf zorgt nu voor snellere opzoekmogelijkheden. De aanwezigheid van privacygevoelige informatie in de mappen speelde ook mee in de kwestie. Het ligt nogal gevoelig om namen en adressen van nog levende kunstverzamelaars zomaar voor het publiek open te stellen. Dergelijke informatie werd uit de documentatie gelicht, elders opgeborgen en van een kruisverwijzing voorzien. Een aparte leeszaaldocumentatie over Rubens in feite een schaduwdocumentatie was jarenlang de enige publiek beschikbare documentatie over Rubens; deze werd nu geïntegreerd. Om de Rubensdocumentatie visueel aantrekkelijker te maken, werden alle mappen vervangen door uniforme omslagen. Doorheen de jaren was er een enorme diversiteit aan mappen in de Rubensdocumentatie terecht gekomen. De originele omslagen van Burchard werden wel bewaard, aangezien deze vaak van uitgebreide notities voorzien zijn. Ten slotte werd er een digitale inventaris opgesteld, welke kan gebruikt worden naast de bestaande fichebak die tot nog toe de enige toegang tot de documentatie vormde. De herordening Er werd een systeem uitgedacht om de Rubensdocumentatie als geheel te herordenen en te ontsluiten, zonder daarbij de verschillende herkomsten of types materiaal volledig te verwaarlozen. De Rubensdocumentatie diende eveneens bruikbaar en begrijpbaar te zijn voor de leeszaalbezoekers van het Rubenianum. De collectie gewoonweg open stellen in de staat waarin ze verkeerde, zou 10 META

13 artikel enkel problemen hebben opgeleverd. Daarentegen is echter enkel de documentatie die gebruikt werd voor reeds gepubliceerde delen openbaar. Er werd gekozen om binnen elke documentatiemap een driedeling door te voeren: (1) alle originele stukken van Ludwig Burchard, (2) alle stukken van de auteur(s) en alle stukken die werden gebruikt voor de publicatie in het corresponderende CRLB-volume en (3) alle stukken die aan de documentatie zijn toegevoegd na het verschijnen van het CRLB. Elke documentatiemap werd vervangen door een nieuwe omslag, waarbij ieder individueel stuk werd geanalyseerd en in een gekleurde omslag werd gestopt: een beige omslag voor alle stukken van Burchard, een groene voor alle stukken van de tweede categorie en een rode voor alle stukken van de derde. Op hetzelfde moment werden er enkele conservatorische kwesties aangepakt: nietjes en paperclips werden verwijderd, foto s werden in Melinex verpakt en alles werd verpakt in nieuwe zuurvrije dozen. Deze aanpak heeft enkele voordelen. Het laat toe om de originele stukken van Ludwig Burchard eenvoudig terug te vinden. Burchards originele stukken bleken eenvoudig te identificeren via zijn handschrift dat terug te vinden is op handgeschreven notities, knipsels en op de achterzijde van foto s en prenten. De kaft van Burchards eigen documentatiemap werd bewaard en samen met zijn andere stukken in de beige omslag gestopt. Op deze manier reconstrueert men als het ware de oorspronkelijke documentatiemap, zonder daarbij de stukken uit de Rubensdocumentatie te halen. Het is een eerste stap om de originele orde van Burchards archief te achterhalen en laat toe om in de toekomst deze originele stukken eenvoudiger te digitaliseren. Een ander voordeel, vanuit het perspectief van de onderzoekers die de documentatie raadplegen, is dat men nu eenvoudig kan zien welke informatie bekend was voor de auteurs van het CRLB en welke nieuwe gegevens er na de publicatie zijn opgedoken. We krijgen eveneens een inzicht in de werkwijze van de auteurs. De Rubensdocumentatie is niet alleen een onderzoeksinstrument voor de studie van het oeuvre van Rubens, maar vormt ook een (tot nu toe onontgonnen) bron voor de historiografie van de studie van het Rubensonderzoek van de afgelopen 50 jaar. De herordening en herpakking van de Rubensdocumentatie is ook van belang voor een parallel project van het Rubenianum, Digitizing the Corpus Rubenianum Ludwig Burchard, gesteund door de Samuel H. Kress Foundation. Voor dit project werden alle delen van het CRLB, gepubliceerd voor 2000, gedigitaliseerd en als PDF op de website ter beschikking gesteld. De bestanden worden daarbij voorzien van hyperlinks die verwijzen naar kunstwerkrecords in de database RKDimages van het Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis (RKD). Deze records worden door projectmedewerker Karen De Meyst aangemaakt of aangevuld met literatuurreferenties uit de Rubensdocumentatie, met name uit de rode omslagen. Op deze manier worden de catalogusnotaties van het CRLB digitaal aangevuld en vervolledigd en krijgen onderzoekers een volledig overzicht van alle bekende literatuur en kopieën. De inventaris en de archiefmodule De Rubensdocumentatie werd eveneens geïnventariseerd. Zoals ik al eerder aangaf, focussen bestaande richtlijnen voor het ontsluiten van documentaire collecties zich vooral op één type. Voor de Rubensdocumentatie werd er besloten om niet op stuksniveau of op het niveau van de individuele gekleurde subomslagen te inventariseren, maar op het niveau van elke hoofdomslag. Elke individuele documentatiemap was immers gekoppeld aan een LB-nummer. Deze nummers werden behouden, aangezien ze nog steeds gebruikt worden om de mappen terug te vinden. De index, gemaakt in Excel, laat toe om eenvoudig op enkele criteria te zoeken, zoals LB-nummer, CRLB-volume, catalogusnummer en kunstwerktitel (zoals het in het CRLB voorkomt). Deze inventaris is toegankelijk voor zowel het publiek als interne medewerkers. Studiedag (Erf)Goed Documente ren. Over de relatie tussen archief en documentatie Op maandag 8 juni 2015 werd een studiedag georganiseerd waarop de resultaten van dit project werden voorgesteld. Het opzet van de studiedag was nadenken over de relatie tussen archief en documentatie en de soms wel heel vage grens tussen beide concepten. Verschillende sprekers uit het Nederlandstalig erfgoedveld werden uitgenodigd om na te denken over deze problematische relatie, de herwaardering van documentaire collecties, het bestaan en gebruik van standaarden en richtlijnen voor dergelijke collecties en om daarbij casestudies uit de eigen collecties voor te stellen. Met deze presentaties en een opkomst van meer dan 100 aanwezigen uit musea, bibliotheken, archieven, heemkringen en documentatiecentra kan de studiedag als een succes worden beschouwd. META

14 artikel Momenteel wordt er geëxperimenteerd met de archiefmodule van Brocade, ontwikkeld door Anet (Universiteit Antwerpen). Samen met de ontwikkelaars zijn we tot een manier gekomen om de Rubensdocumentatie op te nemen in een archiefsysteem gebaseerd op de ISAD(G)- en ISAAR(CPF)-normen. Het Rubenianum is de archiefvormer, aangezien het de instelling is die de collectie heeft samengebracht. Onder de collecties van het Rubenianum wordt er een onderscheid gemaakt tussen persoonsarchieven, archieven van verenigingen, en documentatie, waarbij de Rubensdocumentatie onder deze laatste valt. Verder werd de collectie ontsloten zoals dit nu ook fysiek het geval is: per kunstenaar (Rubens), per thema en per doos. In de beschrijving van elke doos die als een deelreeks werd beschreven is opgenomen welke documentatiemappen er feitelijk in zitten. Aangezien Brocade full text doorzoekbaar is, laat dit toe om op kunstwerktitel te zoeken (weliswaar zoals deze in het CRLB voorkomen) en de juiste documentatiemap(pen) of doos te vinden. Het is dus een bewuste keuze geweest om de Rubensdocumentatie niet onder het archief van Burchard te beschrijven, maar hier wel via een link naar te verwijzen. Wat met Burchards Archief? Het opstellen van een klassieke archiefinventaris bleek ook geen eenvoudige opdracht te zijn. Burchards stukken zijn immers verspreid over het Rubenianum terug te vinden en er zijn weinig stukken die een inzicht kunnen geven in de originele orde van zijn archief. Het fysiek herstellen van de integriteit van zijn archief zou de documentaire collecties van het Rubenianum onherstelbare schade toebrengen. Vanuit archiefstandpunt primeert het belang van de archiefvormer en zijn archief. Volgens het bestemmingsbeginsel behoort elk archiefstuk immers tot één specifiek archiefbestand. Dit wil echter niet zeggen dat elk stuk dat tot één archief behoort fysiek moet samen zitten. Men erkent in de archivistiek al enige tijd dat de eigenlijke plaatsing in het depot niet hoeft overeen te komen met de ordening in de inventaris. Vaak is dit zelfs niet mogelijk en dan biedt de informatica een oplossing. Het opstellen van een archiefinventaris kan zorgen voor een virtuele reconstructie van het originele bestand. de Rubensdocumentatie is hiermee de eerste stap gezet. Het belang van deze collectie als primair onderzoeksinstrument voor de Rubensstudie in België en ver daarbuiten, verantwoordt immers het behoud ervan als een geheel. Conclusie Dit project zorgde voor de langverwachte ontsluiting van de oorspronkelijke collectie van Ludwig Burchard, de rijke schat aan studiematerieel die de Rubensdocumentatie is en een herwaardering van de overige (documentaire) collecties van het Rubenianum. Documentaire collecties zijn meer dan louter een onderzoeksinstrument en kunnen hun eigen waarde hebben als collectie. Met deze case study heb ik willen aantonen dat collecties zoals de Rubensdocumentatie niet noodzakelijk uit elkaar moeten gehaald worden omwille van de aanwezigheid van stukken van verschillende archiefvormers. Er dienden steeds afwegingen gemaakt te worden tussen de principes van de archivistiek en de noden van de gebruikers. Het inventariseren van het archief van Ludwig Burchard opende tevens de weg naar een meer geïntegreerd archiefbeleid. Collecties zullen in de toekomst niet zonder meer in de documentatie worden ingewerkt. Het Rubenianum bezit nog heel wat collecties die aan beschrijving toe zijn. De aanschaffing van een archiefmodule zal toelaten dit eenvoudiger en gestructureerd op te volgen. Foto: Jelle Vermeersch. Burchards persoonlijke stukken konden redelijk eenvoudig worden geïnventariseerd: zijn agenda s, adresboekjes, briefwisseling, diploma s, werden steeds apart bewaard. Zijn boeken en tijdschriften die door de aanwezigheid van vele annotaties van louter documentaire stukken tot ware archiefstukken worden verheven werden reeds beschreven: een verwijzing in de archiefinventaris wijst hierop. Kruisverwijzingen en pro memorie beschrijvingen kunnen een oplossing bieden voor de vele notities en foto s die in de documentatiecollecties van het Rubenianum verspreid zitten. Met de beschrijving van 12 META

15

16 In het najaar van 2014 vroegen tijdschriftendistributeurs Swets en Story- Scientia het faillissement aan. Swets, in 1901 gestart als academische boekhandel en antiquariaat, was lange tijd marktleider van printabonnementen. Net als Swets zag ook Story-Scientia zijn winstmarges afnemen. Een jaar voordien had het besloten om enkel nog te focussen op de online verkoop van juridische en medische boeken en abonnementenbeheer. Wetenschappelijke en hogeschoolbibliotheken liepen even op de tippen van hun tenen. Wat zijn, bijna een jaar later, de consequenties van beide faillissementen? META vroeg het aan Erika Meel (Odisee), Stijn Meersseman (Arteveldehogeschool,) Veronique Rega (Universiteit Antwerpen), Veerle Van Conkelberge (Universiteit Gent), Sophie Vandepontseele (Koninklijke Bibliotheek) en Marleen Verellen (Katholieke Universiteit Leuven). V.l.n.r. vooraan: Erika Meel en Veronique Rega achteraan: Veerle Van Conkelberge, Stijn Meersseman, Sophie Vandepontseele en Marleen Verellen.

17 interview Het failliet van twee tijdschriftendistributeurs: schade, neveneffecten en vooruitzichten Interview: Julie Hendrickx Foto s: Marc Engels Wat betekenden Swets en Story-Scientia voor de sector? Veronique: Swets was de grootste verdeler van tijdschriften in Europa. Erika: De andere spelers op de markt hebben hun marktsegment een tijd geleden verschoven en richten zich meer tot e-tijdschriften, databanken, discovery services, Swets heeft wel verschillende pogingen daartoe ondernomen, maar die waren niet zo succesvol. Stijn: Swets is begonnen als tijdschriftenleverancier en is dat na al die jaren ook gebleven. Hun businessmodel is nooit veranderd. Marleen: Die andere segmenten hebben ze nooit goed weten aan te pakken, daar hebben ze verloren. Sophie: Story-Scientia was veel kleiner dan Swets. Veerle: Voor hen was de lokale verankering belangrijk. Dat maakt de gevolgen van hun faillissement voor de Universiteit Gent wel groter, bijvoorbeeld voor onze rechtenbibliotheek. Sophie: Wij werkten met beide leveranciers voor onze tijdschriften. Een deel Swets en een klein deel Story-Scientia. Stijn: Story was kleiner maar is uiteindelijk aan hetzelfde ten onder gegaan als Swets. Erika: Binnen de associatie KU Leuven hadden we een raamakkoord voor de tijdschriften met Swets. Daarom waren de meeste tijdschriftenabonnementen die vroeger bij andere leveranciers liepen al overgedragen naar Swets, ook enkele juridische tijdschriften, die vroeger via Story liepen. Veerle: Bij ons was Story-Scientia vooral een leverancier van boeken via een offerte waarbij ze twee van de vijf percelen toegewezen hadden. Hadden jullie een jaarcontract of een contract voor een langere periodes? Veerle: Bij ons was dat altijd voor meerdere jaren. Sophie: Wij hadden een overheidsopdracht, die elk jaar verlengd werd. Maar eigenlijk moest er een nieuwe opdracht opgesteld worden. Dus het faillissement was voor ons een kans om een nieuwe opdracht uit te schrijven! Veronique: Bij ons waren het jaarcontracten, die max. drie keer verlengd konden worden. Telkens van januari tot december. Dankzij die jaarcontracten konden we het contract met het failliete Swets meteen stopzetten. Marleen: Bij ons was het een contract van drie jaar dat twee keer met een jaar verlengd is geweest. Daardoor zijn we er inderdaad vrij eenvoudig aan ontsnapt Veerle: Wij hadden net een nieuwe aanbesteding gedaan waardoor we ook ontsnapt zijn aan het ergste omdat die nog niet hernieuwd was. Was het nieuws van het faillissement van Swets voor jullie een donderslag bij heldere hemel of hadden jullie het zien aankomen? Veerle: We wisten dat er financiële problemen waren. Marleen: Swets Nederland, dat was voorspelbaar. Maar Swets België? Dat was gezond. Zij zijn mee gesleurd. Veerle: Bij onze aanbesteding zijn we benaderd geweest door een andere speler die ons aanraadde om eens naar hun jaarrekening te kijken. Financieel was het niet meer zo goed. We hadden natuurlijk geen faillissement verwacht maar er waren wel degelijk signalen dat er iets aan de hand was. Hun investeerder had zich teruggetrokken dus waren ze op zoek naar een nieuwe. Maar die is er dus niet gekomen. META

18 interview Sophie: Heeft het ook niet te maken met de huidige economische modellen die niet meer zijn afgestemd op de markt? Een model voor papieren tijdschriften is niet geschikt voor elektronische versies. Veronique: De voorbije jaren waren er toch wel wat tekens van een zekere malaise. Er was een groot personeelsverloop, zeker bij de salesmanagers. Begin september kwam er dan een van de commerciële manager van Swets België, waarin stond dat ze op zoek waren naar een nieuwe partner dan weet je dat er iets niet goed zit. Stijn: Binnen de associatie Gent was er net een aanbesteding uitgeschreven voor een nieuw contract, net voor de Swetsklantendag (18 september 2014) waar trouwens geen vuiltje aan de lucht bleek te zijn. Vlak daarna werd het faillissement van de Nederlandse holding uitgesproken. Ik denk dat het voor de mensen van Swets België een verrassing was dat het ineens zo snel is gegaan. Maar de onderhandeling met de investeerder waren stukgelopen waardoor er niets anders op zat dan de holding failliet te laten gaan. Toen was het voor de afdeling in België ook een uitgemaakte zaak. Veronique: 22 september 2014 is Swets Nederland failliet gegaan en 24 september hebben wij ons contract met Swets België opgezegd. 29 september hebben we dan een nieuwe Veronique: Onze juridische dienst heeft zelf contact opgenomen met die curator. Juridisch gezien hadden wij recht op die borgsom als forfaitaire schadevergoeding. Dus dat is al een compensatie geweest voor de geleden schade. Wij hebben nu nog één dossier openstaan, samen met de Universiteit Gent. Voor de rest waren er een paar kleinere facturen die niet betaald geweest zijn. Stijn: Bij ons gaat het enkel om een klein bedrag omdat die aanbesteding al lopende was. Vanaf juli was alles al on hold gezet in afwachting van die beslissing. Er zijn geen verlengingen gebeurd, geen facturen, geen betalingen. Wij zijn weinig kwijt. Marleen: Ook bij ons gaat het om kleine bedragen. Voor wetenschappelijke instellingen is het vervelend dat hun collecties niet meer volledig zijn. aanbesteding gepubliceerd. Wij zijn onmiddellijk in onze pen gekropen. Marleen: Jullie zijn heel snel geweest. Erika: Wij konden dat op dat moment nog niet. Veronique: We hebben geluk gehad dat we de verkorte procedure hebben mogen toepassen, waarbij we 36 kalenderdagen moesten laten tussen de publicatie en de ontvangst van offertes in plaats van de gebruikelijke 52 kalenderdagen. Stijn: Hadden jullie dan een contract met Swets Nederland? Want Swets België was op dat moment nog niet in faling? Veerle: Maar zo n contract kan je toch met wederzijdse toestemming opzeggen? Veronique: Wij hebben dat kunnen opzeggen omdat we een jaarcontract hadden. Dat heeft de universitaire overheid voor ons beslist, hun boodschap was duidelijk: Geen risico s nemen. Hebben jullie organisaties financiële schade geleden? Veronique: Al bij al valt de schade nog mee. De curator van Swets België heeft de borgsom op ons verzoek vrijgegeven ten voordele van de UAntwerpen. Sophie: Wij hebben geen contact gehad met die curator: mail, telefoon, hij antwoordde niet. We hebben nochtans verschillende keren om een onderhoud gevraagd. Erika: Wij hebben dat volledig uitgerekend. Wij hebben ook als enige binnen de associatie Leuven de stap gezet om een schadedossier in te dienen. Dat was eerst pro forma 1 euro. En we hebben vervolgens nagekeken of we, mits enige moeite, in kaart konden brengen wat we effectief betaald maar nooit gekregen hadden. En zo zijn we er op uitgekomen dat facturen die we in maart hadden betaald nooit doorgestort zijn geweest naar de uitgevers. En andersom, bepaalde zaken die wij betaalden, hebben we nooit gekregen. Voor Odisee kwamen we zo toch aan een 3000 euro. Dat bedrag is enkel gebaseerd op wat we betaald hebben. Want als je een abonnementskost hebt van 100 euro waarvoor je tien nummers per jaar krijgt, waarvan je er vijf niet hebt gekregen, dan heb je vijftig euro schade. Zogezegd, want als je die ontbrekende nummers apart moet bestellen, kost je dat veel meer. Ook alle arbeidskosten van de voorbije maanden zitten daar niet bij: dossiers indienen, alle s die verstuurd werden, de onterechte facturen van leveranciers die dan hun schade op jou proberen te overhalen, af en toe incassobureaus die je beginnen aanschrijven, dat is daar allemaal niet bij gerekend. Die 3000 euro is dus puur financiële schade van betaalde, maar niet geleverde nummers. Sophie: Wij betalen na het aanleveren van het eerste nummer van een tijdschrift. Wij hadden dus alles al betaald. Vanaf september hebben wij niets meer gekregen. En om alle nummers bij elkaar te krijgen van kleine uitgeverijen is dat inderdaad moeilijk. Zij houden per nummer maar een kleine stock bij, dus het gaat onmogelijk zijn om alles te recupereren. We moeten nu per nummer, per titel, per uitgever werken. Dat neemt ontzettend veel tijd in beslag. Na een ruime periode waarin we advies inwonnen, zijn we uiteindelijk met EBSCO in zee gegaan. Erika: Voor wetenschappelijke instellingen is het vervelend dat hun collecties niet meer volledig zijn. Bepaalde zaken zijn bovendien enkel op papier te krijgen en nog niet elektronisch. 16 META

19 interview Sophie: Als er één nummer ontbreekt daalt natuurlijk de waarde van de collectie. Veronique: Als ik de verschillende schadebedragen hoor, denk ik eigenlijk dat we er met zijn allen toch redelijk goed vanaf zijn gekomen. Als je kijkt naar de Bayerische Staatsbibliothek, daar gaat het over een bedrag van twee miljoen euro! Sophie: Zij gaan waarschijnlijk nooit iets recupereren. Marleen: Maar dat is de kosten-batenanalyse die je moet doen. Erika heeft het voordeel gehad dat er al veel voorbereiding was gebeurd in de administratie. Maar het is onbegonnen werk om dit voor al onze bibliotheken op poten te zetten. Erika: Omdat wij één van de hogescholen zijn waar de clustervorming een volledige vzw-fusie geworden is, hadden wij heel wat zaken al in kaart en administratief op orde gebracht. Wij hebben dat ook gedaan omdat we uiteindelijk wel met overheidsgeld werken. Dan is transparantie belangrijk. En met was, om alle neuzen toch nog iets meer in dezelfde richting te krijgen! Op de keper beschouwd, vind ik dat een voordeel. Stijn: Wij hebben ook van die gelegenheid gebruikt gemaakt om een centralisatie door te voeren, die we anders wel eens gingen doen. En ook al werkten we maar met één leverancier voor onze vijf mediatheken, dat waren vijf afzonderlijke collecties. En er zat overal wel een overlap tussen. Organisatorisch is het nu ook de bevoegdheid van één persoon. Er is ook nog maar één leveradres van waaruit alles vervolgens verspreid wordt over de mediatheken. Daardoor hebben we ook een beter zicht op onze collectie. Marleen: Of elke administratie die nu op dezelfde manier werkt, want de dubbele abonnementen waren er bij ons al uit. Maar een zelfde manier van naar de dingen te kijken en ze ook administratief op een zelfde manier te behandelen! Veronique: Wij hadden die collectie-evaluaties allemaal al gehad dus dat speelde minder. We hebben wel heel kritisch gekeken Als ik één van de voordelen van het faillissement mag noemen, is dat het in kaart brengen van de collectie nu onder zware druk gebeurd is. beperkte moeite konden wij onze schade aantonen. Ook omdat we dan een duidelijk teken konden geven dat zo n faillissement geen lachertje is: Ja, wij hebben inderdaad schade! We hebben een volledig gedetailleerd document in Excel als bewijs moeten meesturen. En ook de facturen moesten we achter de hand houden, om aan te tonen dat wij die effectief betaald hebben. Marleen: Als ik één van de voordelen van het faillissement mag noemen, dat klinkt misschien vreemd, is dat het in kaart brengen van de collectie nu onder zware druk gebeurd is. Tegen heug en meug is er een evaluatie gebeurd. Het was eigenlijk een goed moment voor de KU Leuven, hoewel er al veel gecentraliseerd welke abonnementen we nog willen uitbesteden aan een leverancier. Wat waren de gevolgen van het faillissement van Story- Scientia? Veerle: Wij hebben voor boekhandels een nieuwe offerte voor boekaankoop uitgeschreven waarin we aanvankelijk niet vroegen naar de financiële en economische draagkracht van de leverancier omdat een boek geleverd en betaald wordt. Het risico is kleiner. Maar ons bestuur eiste, met al die faillissementen, dat het erin moest staan. De financiële dienst heeft er vervolgens ook een aantal doorgelicht en dan waren er een groot aantal META