Info-books. Toegepaste Informatica. Deel 7d: Elektronisch presenteren: PowerPoint AL7d. Jos Gils Erik Goossens

Transcriptie

1 Info-books AL7d Toegepaste Informatica Deel 7d: Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 Jos Gils Erik Goossens

2 Hoofdstuk 4 Een presentatie uitvoeren 4.1 Probleemstelling Wanneer je de inhoud van een presentatie vastgelegd hebt en de daarvoor nodige dia's gemaakt hebt kun je een strategie bepalen om die dia's te tonen. Een vraag die je daarbij alleszins moet stellen is deze: wordt de presentatie door een spreker gedaan of bestaat zij in het tonen van dia's met bepaalde tijdsintervallen, met al dan niet de mogelijkheid om als gebruiker via muisklikken tussenbeide te komen? Veel hangt natuurlijk af van de omstandigheden waarin de presentatie gehouden wordt. Wanneer ze tijdens een tentoonstelling continu gebruikt wordt zal het tonen van dia's met tijdsintervallen wellicht aangewezen zijn. Gaat het om een vertegenwoordiger die een bepaald product komt voorstellen, dan is het logisch dat bij de opbouw van dia's manuele tussenkomst vereist is. De mogelijkheid om vlot naar vorige dia's terug te keren is dan een must. Het presenteren moet dan zo flexibel kunnen gebeuren dat het publiek rustig vragen kan stellen zonder dat alles in het honderd loopt. 4.2 Animatieschema's Via DIAVOORSTELLING, ANIMATIESCHEMA kun je een of meer of alle dia's volgens bepaalde patronen laten verschijnen. Als je een of meer dia's selecteert en daarna een animatieschema aanklikt zullen deze dia's volgens dat schema getoond worden. Je kunt ook alle dia's volgens een schema tonen door na de keuze van het schema op de knop TOEPASSEN OP ALLE DIA'S te klikken. Het effect op een bepaalde dia krijg je te zien als je op de knop AFSPELEN klikt. Maak de eerste dia actief en klik op de knop DIAVOOR- STELLING om de voorstelling in haar geheel te zien. 38 Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 J. Gils E. Goossense

3 Opdracht 1. Open de presentatie REIS2.PPT, selecteer een dia en pas er het schema KNIPPERBOL op toe. Controleer het effect via AFSPELEN. Pas het schema toe op alle dia's en bekijk de diavoorstelling in haar geheel. 4.3 Diaovergangen en diatijd instellen Een diaovergang is het visuele effect waarmee een dia ingeleid wordt bij de projectie op het scherm. Het gaat om effecten zoals KADER IN, KADER UIT, OPEN LAMELLEN, De diatijdsinstelling bepaalt hoe snel het effect moet optreden: langzaam, gemiddeld of snel. In de diaweergave kun je de diaovergang voor elke dia afzonderlijk instellen. In de diasorteerderweergave kun je de diaovergang van meerdere dia s tegelijk instellen. Als extraatje kun je ook nog een geluid laten horen bij het verschijnen van de dia. Opdracht 2. Twee soorten diaovergangen instellen a. Open de presentatie OPGAVE4.PPT en bewaar ze als REIS4.PPT. b. Ga naar de diasorteerderweergave en selecteer alle dia s met de soort reis als titel en waarop verder alleen maar een foto staat (Dia 4, 6, 8, 10 en 12). (Hou de CONTROL-toets ingedrukt om te selecteren.) c. Kies DIAVOORSTELLING, DIAOVERGANG of roep het snelmenu op en kies daarin DIA- OVERGANG. Het taakvenster DIAOVERGANG verschijnt. d. Kies als effect KADER IN en ga naar de volgende dia BIJ MUISKLIK, laat de snelheid van overgang op SNEL staan en klik op AFSPELEN om het effect te zien. Laat daarna nog een volledige diavoorstelling zien vanaf de eerste dia. e. Selecteer vervolgens alle dia s die een opsomming geven van de soort reis (Dia 5, 7, 9, 11 en 13). Zet hierbij het effect op KADER UIT en kies ook voor BIJ MUISKLIK om naar de volgende dia te gaan. Kies als geluid LUIDENDE KLOKKEN. f. De overige dia s krijgen geen effect. g. Bekijk en beluister het resultaat via AFSPELEN en in een volledige diavoorstelling. J. Gils E. Goossens Elektronisch presenteren: Powerpoint

4 TIP Als je het vinkje ook bij de optie BIJ MUISKLIK verwijdert dan zul je na een muisklik niet naar een volgende dia gaan en blijft de dia op het scherm staan, tenzij wanneer je de typische navigatietoetsen zoals pijltoetsen, ESC, PGUP of PGDN drukt. Via een diavoorstelling Bekeken in kiosk kun je ook deze uitschakelen. Daarover verneem je later meer. 4.4 Opbouweffecten toevoegen Tijdens de diavoorstelling kun je de diatekst per alinea, per woord of zelfs letter per letter op het scherm laten verschijnen. Men spreekt van een opbouwdia als de tekst in gedeelten wordt weergegeven. Je moet een onderscheid maken tussen de diasorteerderweergave en de diaweergave: diasorteerderweergave meerdere dia s kunnen tegelijk bewerkt worden; standaard wordt alleen tekst uit een opsommingslijst opgebouwd; instellen via de menuoptie DIAVOORSTELLING, ANIMATIE-SCHEMA'S of via dezelfde optie uit het snelmenu. (Ook in de diaweergave is deze optie beschikbaar.) diaweergave elke dia moet afzonderlijk bewerkt worden; aan elk object van de dia kun je animatie-effecten toevoegen; instellen via de menuoptie DIAVOORSTELLING, AANGEPASTE ANIMATIE of via dezelfde optie uit het snelmenu. Om een opbouweffect toe te voegen selecteer je eerst het onderdeel van de dia waarop je het effect wilt toepassen. Kies DIAVOORSTELLING, AANGEPASTE ANIMATIE en selecteer het gewenste effect in de keuzelijst EFFECT TOEVOEGEN van het taakvenster. 40 Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 J. Gils E. Goossense

5 Opdracht 3. De dia WEEKENDREIZEN vanuit de normale weergave van animatie voorzien a. Open de presentatie REIS4.PPT, ga naar de normale weergave en selecteer dia 5 WEEKENDREIZEN. b. Kies DIAVOORSTELLING, DIAOVERGANG. c. Selecteer de titel WEEKENDREIZEN en zeg dat de animatie moet starten BIJ MUIS- KLIK of AUTOMATISCH na 10 seconden. Het begeleidende geluid is dat van LUIDENDE KLOKKEN. Bekijk het effect via AFSPELEN. d. Kies daarna DIAVOORSTELLING, AANGEPASTE ANIMATIE Klik vervolgens in de keuzelijst EFFECTEN een passend animatie-effect. Selecteer de titel en kies als INGANG, BINNENVLIEGEN. e. Selecteer vervolgens het eerste item in de opsomming en kies in MEER EFFECTEN VERVAAGD IN- EN UITZOOMEN. Bekijk het effect via AFSPELEN. f. Laat een diavoorstelling van de eerste 5 dia's zien om het effect van je instellingen te bekijken. g. Na de titel en de opsomming moet de afbeelding verschijnen, (toegevoegd effect: IN- GANG, DAMBORD). h. Ga ten slotte naar de diavoorstelling om de animatie volledig te zien. i. Experimenteer met de andere animatie-effecten. TIP TIP Dia s die je tijdelijk niet wilt presenteren kun je in de diasoorteerderweergave verbergen via de knop DIA VERBERGEN, of via de menuoptie DIAVOORSTELLING, DIA VERBERGEN of via dezelfde optie uit het snelmenu. In dat geval verschijnt het symbool VERBERGEN over het dianummer. In de diasorteerderweergave worden onderaan de diacodes die iets zeggen over de beeldovergang en de beeldopbouw afgebeeld. 4.5 Een aangepaste diavoorstelling maken Tijdens een vakantiebeurs moet de presentatie zowel aan een jongerenpubliek als aan een seniorenpubliek getoond worden. Het jongerenpubliek is minder kapitaalkrachtig en is daarom alleen maar geïnteresseerd in korte en goedkope reizen. Daarom worden de excursiereizen en de weekendreizen niet aan hen voorgesteld. De andere doelgroep is geïnteresseerd in het volledige gamma, behalve de fietsvakanties. J. Gils E. Goossens Elektronisch presenteren: Powerpoint

6 Opdracht 4. Een aangepaste presentatie voor het jongerenpubliek maken a. Open de presentatie OPGAVE3.PPT en ga naar de diasorteerderweergave. b. Kies DIAVOORSTELLING, AANGEPASTE VOORSTELLINGEN. Het dialoogvenster AANGEPASTE VOORSTELLING verschijnt. Kies hierin de optie NIEUW om het dialoogvenster AANGEPASTE VOORSTELLING SAMENSTELLEN te openen. Noem deze diavoorstelling: Jongeren, selecteer de gewenste dia s in het linkerscherm (CTRL-toets) en voeg ze toe aan het rechterscherm. c. Klik op OK en maak op dezelfde manier een voorstelling voor de senioren: selecteer alle dia s behalve de fietsvakanties. d. Kies in het dialoogvenster AANGEPASTE VOORSTELLINGEN de gewenste presentatie en bekijk het resultaat in de diavoorstelling. 4.6 Door een diavoorstelling navigeren Met behulp van een muisklik, de PGDN-, de PGUP- en de pijltoetsen kun je tussen de verschillende dia s en animaties navigeren. Via de knop MENU DIAVOORSTELLING die links onderaan op het scherm komt tijdens de diavoorstelling kun je de optie GA NAAR activeren waarin je de mogelijkheid krijgt om naar een willekeurige dia te springen. Via de optie SCHERM kun je o.a. sprekersnotities toevoegen. 42 Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 J. Gils E. Goossense

7 Via dit menu kun je ook de pen activeren. Met deze pen kun je aantekeningen op de dia zetten. Test het even uit! De aantekeningen verdwijnen als je het tonen van die dia beëindigt. 4.7 Tijdsinstellingen Het is mogelijk om een diavoorstelling automatisch te laten verlopen. In dat geval moet je voor elke dia en elke animatie op een deergelijke dia een tijdsduur instellen. Het in gang zetten van een automatische presentatie wordt in het volgende punt behandeld. De tijdsduur kun je op twee verschillende manieren instellen: voor elke dia apart de tijd zelf instellen; met behulp van de try-out-functie die de tijdsinstellingen automatisch vastlegt terwijl je de voorstelling oefent. Opdrachten 5. Met de try-out-functie de tijdsinstellingen automatisch vastleggen a. Open de presentatie REIS4.PPT. b. Kies DIAVOORSTELLING, TRY-OUT VOOR TIJDSINSTELLINGEN. De diaweergave wordt geopend en onderaan verschijnt het TRY-OUT-dialoogvenster. c. Nadat de tijd van de laatste dia ingesteld is wordt er gevraagd om de tijdsinstellingen vast te leggen. Klik in dat geval op OK. d. Bekijk de tijdsinstellingen in de diaweergave. 6. De tijdsinstelling van afzonderlijke dia s wijzigen a. Selecteer de dia in de dia- of diasorteerderweergave. b. Kies DIAVOORSTELLING, DIAOVERGANG of de optie DIAOVERGANG in het snelmenu. c. Zet de optie AUTOMATISCH NA aan en typ vervolgens het aantal seconden in dat de dia op het scherm moet blijven. d. Als je dezelfde tijdsinstelling op alle dia s wil toepassen klik je op TOEPASSEN OP ALLE DIA'S. TIP TIP Als je wilt dat de volgende dia automatisch weergegeven wordt na een opgegeven aantal seconden of, als dat eerder gebeurt, bij een muisklik, schakel dan zowel het selectievakje BIJ MUISKLIK als het selectievakje AUTOMATISCH NA in. Als je wilt dat de volgende dia alleen wordt weergegeven als je tijdens een diavoorstelling op VOLGENDE klikt of PGDN drukt, schakel dan zowel het SELECTIEVAKJE BIJ MUISKLIK als het selectievakje AUTOMATISCH NA uit. J. Gils E. Goossens Elektronisch presenteren: Powerpoint

8 4.8 Een automatisch doorlopende presentatie maken Een automatische presentatie is een presentatie die continu afgespeeld wordt, zonder tussenkomst van de gebruiker. Dit is vooral handig om informatie over te brengen zonder dat er iemand beschikbaar hoeft te zijn om de diavoorstelling te geven. Zodra een automatische presentatie voltooid is of wanneer een handmatig geselecteerde dia langer dan vijf minuten op het scherm staat zonder dat er iets anders gebeurt, begint de presentatie opnieuw. Je kunt ervoor zorgen dat de gebruiker alleen de muis kan gebruiken om op bepaalde items of opdrachtknoppen te klikken en dat de overige besturingselementen buiten werking gesteld worden zodat er geen wijzigingen kunnen aangebracht worden in de presentatie. Opdracht 7. De dia s van REIS4.PPT automatisch presenteren a. Open de presentatie REIS4.PPT en kies DIAVOORSTELLING, DIAVOORSTELLING INSTEL- LEN. Het dialoogvenster DIAVOORSTELLING INSTELLEN wordt geopend. MET EEN SPREKER BEKEKEN DOOR ÉÉN PERSOON In dit geval heeft de spreker de volledige controle over de muis en de typische navigatietoetsen: pijltoetsen, PGUP, PGDN. Je kunt handmatig naar de vorige of volgende dia of animatie gaan, maar je kunt ook de automatische tijdsinstelling gebruiken. Dat is de standaardinstelling tijdens het ontwerpen van de presentatie. Hiermee kies je voor een individuele diavoorstelling in een standaardvenster. Het venster heeft aangepaste menu s en opdrachten waarmee men gemakkelijk de presentatie kan bekijken. 44 Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 J. Gils E. Goossense

9 BEKEKEN IN EEN KIOSK HERHALEN TOT OP ESC WORDT GEDRUKT VOORSTELLING ZONDER GESPROKEN TEKST VOORSTELLING ZONDER ANIMATIE NAAR VOLGENDE DIA In dit geval heeft de gebruiker geen controle over de muis en de typische navigatietoetsen: pijltoetsen, PGUP, PGDN. Daarom zijn navigatieknoppen en hyperlinks noodzakelijk in geval van een handmatige presentatie. Het voordeel is dat de presentatie niet gewijzigd kan worden. Deze optie is te verkiezen als gebruikers individueel met de presentatie mogen werken. De diavoorstelling wordt voortdurend herhaald totdat je op ESC drukt. Deze optie is automatisch ingeschakeld als de optie BEKE- KEN IN EEN KIOSK geselecteerd is en kan dan niet uitgeschakeld worden. Hiermee wordt de diavoorstelling gegeven zonder gesproken tekst. Je kunt gesproken tekst toevoegen aan een diavoorstelling door op de opdracht GESPROKEN TEKST OPNEMEN te klikken in het menu DIAVOORSTELLING. Hiermee wordt elke dia getoond op een manier alsof alle animatie-effecten van de dia al uitgevoerd zijn. Hier kun je opgeven hoe je tijdens de diavoorstelling naar de volgende dia gaat. Als je op TIJDSINSTELLING GEBRUIKEN klikt en de diavoorstelling heeft geen vooraf ingestelde tijdsinstellingen, dan moet je handmatig naar de volgende dia gaan. Als je op HANDMATIG klikt, worden eventuele tijdsinstellingen genegeerd, maar niet verwijderd. b. Zorg ervoor dat dia's met vier seconden tussenpauze getoond worden. Kies BEKEKEN IN KIOSK en TIJDSINSTELLING GEBRUIKEN. Klik op OK. c. Start de presentatie. Hebben de navigatietoetsen zoals PGUP, PGDN en de pijltoetsen nog invloed? d. Wijzig de instellingen zodat je een voorstelling zonder animatie krijgt. Bekijk het resultaat. e. Wijzig de instellingen zodat je handmatig naar de volgende dia gaat. Bekijk het resultaat. Welk probleem kom je nu tegen? Dit probleem wordt in het volgende hoofdstuk opgelost. f. Wijzig het type voorstelling opnieuw in MET EEN SPREKER en kies opnieuw voor een handmatige overgang. J. Gils E. Goossens Elektronisch presenteren: Powerpoint

10 Besluit De dia s van een presentatie kunnen automatisch getoond worden. De tijd dat een dia getoond wordt kan voor elke dia afzonderlijk ingesteld worden. Het is ook mogelijk dat de volgende dia verschijnt na tussenkomst van de gebruiker. Via het diavoorstellingsmenu kom je in de navigator terecht en kun je naar elke willekeurige dia gaan. Je kunt kiezen uit een reeks van animatieschema's om de dia's van een presentatie te tonen. De diaovergang is het visuele effect waarmee de dia ingeleid wordt bij de projectie op het scherm. De diatijdsinstelling bepaalt hoe snel het effect moet optreden. Een dia kan in zijn geheel getoond worden of er kan gebruik gemaakt worden van opbouweffecten. In dat geval worden de objecten in een vooraf vastgelegde volgorde getoond. Afhankelijk van de noden kunnen aangepaste presentaties samengesteld worden: deze zullen maar een beperkte selectie tonen uit de volledige presentatie. Tijdens een presentatie is het mogelijk om aantekeningen op de dia aan te brengen. Presentaties kunnen automatisch op het scherm getoond worden waarbij het mogelijk is om de werking van de typische navigatieknoppen af te zetten zodat de gebruiker geen wijzigingen aan de presentatie kan aanbrengen. In geval van een automatische presentatie moet voor elke dia- en animatieovergang een tijdsduur ingesteld worden. De try-out-functie vergemakkelijkt dit werk. Wat je moet kennen en kunnen: spontaan en op een sobere en functionele wijze gebruikmaken van verfraaiingmogelijkheden en speciale effecten; de interactiemogelijkheden van het pakket tijdens een presentatie optimaal gebruiken; tijdsinstellingen aan dia s toevoegen; een automatische presentatie verzorgen. Opdrachten 8. Open de presentatie REIS4.PPT. Voeg aan alle dia s overgangs- en animatie-effecten toe. Zorg er wel voor dat de hele presentatie volgens een eenvormig patroon verloopt. De effecten mogen ook niet storend zijn. Voeg sprekernotities toe. Druk hand-outs af (6 dia s per pagina). 46 Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 J. Gils E. Goossense

11 Hoofdstuk 5 Een interactieve presentatie samenstellen 5.1 Probleemstelling Het zou handig zijn indien de mogelijkheid zou bestaan om de volgorde waarin de dia's getoond worden door acties van de gebruiker te beïnvloeden. Bovendien kunnen koppelingen met andere documenten, bijvoorbeeld een Excel-werkblad met een prijslijst, nuttig zijn als illustratie. Laten wij het voorbeeld van Stella World-Wide even bekijken. De hoofdreeks bestaat slechts uit vijf dia s. Op de vijfde dia wordt je een goede reis gewenst. Deze dia bevat een knop OPNIEUW waarmee de presentatie opnieuw zal starten en een knop EINDE om de presentatie te beëindigen. Klik je ergens anders, dan mag er geen actie zijn, m.a.w. je mag vanuit de vijfde dia nooit in de zesde dia terechtkomen. De rest van de dia s hebben allemaal iets te maken met dia 3, SOORTEN REIZEN. J. Gils E. Goossens Elektronisch presenteren: Powerpoint

12 Elke optie in dia 3, SOORTEN REIZEN, verwijst naar een reeks dia s die meer uitleg over die optie geven. 48 Elektronisch presenteren: PowerPoint 2003 J. Gils E. Goossense

13 De optie Excursiereizen verwijst naar de dia 13, EXCURSIEREIZEN waar een opsomming van alle excursies gegeven wordt. Elk item van die opsomming verwijst naar een reeks dia s i.v.m. die excursie: Kreta verwijst naar dia 16, KRETA. Op deze dia vind je een aantal toelichtingen: Dag 1, Dag 2, Dag 3 en Dag 4. Elk van deze toelichtingen opent een nieuwe dia. Dia KRETA Bevat een knop om terug te keren naar dia 13, EXCURSIEREIZEN. Klik je op Dag 1, dan wordt de bijbehorende dia 17, HERAKLION- KNOSSOS getoond. Klikken op het vak met de tekst Prijslijst opent dia 21, PRIJSLIJST. Dia 17, HERAKLION-KNOSSOS: waar je ook klikt, je moet altijd naar dia 16, KRETA, terugkeren. Hetzelfde geldt voor de dia s 18, 19 en 20. Klik je in de dia 3, SOORTEN REIZEN, dan ga je verder met dia 4, AANTAL REIZIGERS. De dia s 9, CITYTRIPS, 11, KORTE RONDREIZEN, 13, EXCURSIEREIZEN en dia 15, FIETSVAKANTIES bevatten allemaal een knop waarmee je naar dia 3, SOORTEN REIZEN terugkeert. Als je op deze dia s naast de opgesomde opties klikt mag er niets gebeuren. 5.2 Dia s uit een andere presentatie toevoegen Opdracht 1. De presentatie REIS5.PPT samenstellen door de dia s van KRETA.PPT en OPGAVE5.PPT samen te voegen a. Open de presentatie OPGAVE5.PPT en bewaar ze onder de naam REIS5.PPT. b. Kies INVOEGEN, DIA S UIT BESTANDEN. Het dialoogvenster DIAZOEKER verschijnt. Zoek via BLADEREN het bestand KRETA.PPT en klik op WEERGEVEN. J. Gils E. Goossens Elektronisch presenteren: Powerpoint