Statuut belenen en beleggen

Transcriptie

1 Statuut belenen en beleggen 28 februari 2007

2 Inleiding Het uitgangspunt van de bekostiging door het ministerie van OCW is dat de toegekende rijksmiddelen overeenkomstig hun bestemming worden besteed. Over dit punt bestaat bij de Stichting Acis Primair Onderwijs/Stichting Centrale Dienst WSNS SWV Hoeksche Waard geen onduidelijkheid. Het komt in de praktijk voor dat delen van de te ontvangen bekostiging voor korte of middellange termijn niet direct behoeven te worden ingezet. Teneinde op de tijdelijk overtollige liquiditeit enig rendement te kunnen boeken zet de stichting deze gelden om in beleggingsproducten. De onderhavige regeling schrijft hierbij voor dat dit risicomijdend geschiedt conform intern opgestelde regels m.b.t. administratieve organisatie en interne controle en bij daartoe aangewezen financiële instellingen en rechtspersonen. Het statuut heeft tot doel sturing te geven aan de beleggingsfunctie en risico s te beperken. Met deze regeling wil de Stichting Acis/CD SWV uitsluiten publieke rijksbijdragen in enige vorm risicovol te beleggen of te belenen. In dit statuut wordt het beleid uiteengezet en wordt een beschrijving gegeven van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het kader van financiënbeheer. De regeling spreekt nadrukkelijk over publieke middelen. Dit houdt in, dat overige verkregen middelen door school zoals de ouderbijdrage en sponsoring mits in de schooladministratie duidelijk benoemd en onderscheiden, buiten het bereik van de regeling vallen (*). (*) Dergelijke middelen zijn doorgaans ondergebracht in zogenaamde steunstichtingen of verenigingen. Genoemde voorschriften maken deel uit van de jaarlijkse accountantscontrole. Het statuut beleggen en belenen als managementinstrument In de afgelopen twee decennia is de omgeving waarbinnen het financiële beleid van organisaties zich afspeelt, sterk veranderd. Onder invloed van de informatietechnologie zijn de financiële markten zowel sneller als toegankelijker geworden. In antwoord op die ontwikkelingen hebben veel bedrijven een professionele treasuryfunctie ingericht. Thans volgen de gemeenten en overige nonprofit instellingen. Binnen het onderwijs wordt deze functie inmiddels bij grote instellingen (universiteiten, hbo, bve) toegepast. Een belangrijk middel om sturing te geven aan de treasuryfunctie en daarmee de risico s te beperken is het beleggings- en financieringsstatuut. Dit is een document waarin het beleggingsbeleid wordt verwoord en tevens de financiële organisatie en de daarmee samenhangende verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden beschreven. Het opstellen van een beleggingstatuut dwingt de stichting goed na te denken over de uitvoering van de financiële functie. Processen moeten helder in kaart worden gebracht en op diverse zaken zal een standpunt moeten worden bepaald, bijvoorbeeld ten aanzien van rendementsoptimalisatie versus risicobeperking. In het algemeen kan gesteld worden dat het financieel beleid van stichtingsbesturen ten doel heeft het primaire proces, t.w. het geven van onderwijs, mogelijk te maken. Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

3 Daarnaast zal er naar gestreefd worden om minimaal de kwaliteit van het onderwijs in stand te houden, doch bij voorkeur eerder te doen vergroten. In de praktijk betekent dit dat de inkomsten derhalve de uitgaven aanmerkelijk zullen moeten overstijgen. Bezien we de inkomsten van scholen in dat opzicht dan is gemiddeld 90% van deze geldstroom niet beïnvloedbaar. Aan de uitgavenkant ligt dit percentage veel ongunstiger op ten minste 95%. Dit noopt scholen zich te concentreren op de inkomstenzijde van hun begroting. Dit gegeven wordt nog versterkt door het feit dat de reguliere bekostiging niet zodanig is dat extra middelen kunnen worden vrijgemaakt door verdergaande bezuinigingen op de uitgavenzijde. Doordat de vaste omvang van inkomsten en uitgaven bekend zijn, is het vervolgens eenvoudig om de kasstromen in beeld te brengen en daarbij onderscheid aan te brengen in gelden voor de korte termijn beschikbaar en gelden voor de lange termijn beschikbaar met daaraan te koppelen rendement. Beleggingsbeleid ministerie OCW Het ministerie van OCW heeft op 25 juli 2001 de regeling Beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek gepubliceerd. Met genoemde regeling wil de minister een tweetal zaken bevorderen: o o Het beperken van financiële risico s die het primaire proces (verzorgen van onderwijs) in gevaar kunnen brengen; Een verantwoorde inbedding van het financieel beleid rondom beleggingen op basis van de beginselen van een verantwoord beheer. Uitgangspunt bij de bekostiging is dat de toegekende rijksmiddelen overeenkomstig hun bestemming worden besteed. Over dit punt bestaat geen onduidelijkheid. Het komt in de praktijk daarbij voor dat delen van de bekostiging voor korte of middellange termijn niet direct behoeven te worden ingezet. Te denken valt bijvoorbeeld aan onderhoudsgelden, meerjarige investeringsprogramma s, incidentele projectgelden. Deze middelen vindt men veelal in de jaarrekening terug bij de rubriek voorzieningen, bestemmingsreserves en nog te besteden subsidies (zgn. overlopende passiva). Om op de tijdelijk overtollige liquiditeit enig rendement te kunnen boeken, zetten scholen deze gelden om in beleggingsproducten. Deze nieuwe regeling schrijft hierbij voor dat dit risicomijdend geschiedt conform intern opgestelde regels m.b.t. administratieve organisatie en interne controle bij daartoe aangewezen financiële instellingen en rechtspersonen. Onder risicomijdend beleggen wordt verstaan iedere belegging waarbij de hoofdsom gegarandeerd is door een financiële instelling, dan wel een belegging in vastrentende waarden uitgegeven door een financiële instelling. Het gaat hierbij om spaarrekeningen, termijndeposito s, obligaties, openbare en onderhandse geldleningen uitgegeven door een financiële instelling. Aan al deze beleggingsvormen is een laag risicoprofiel verbonden. Met deze regeling sluit de minister uit dat besturen publieke middelen (rijksbijdragen) in enige vorm risicovol beleggen of belenen, waardoor een behoorlijke exploitatie en zelfs het voortbestaan van de instelling vervolgens niet meer gewaarborgd zou kunnen zijn. Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

4 De regeling spreekt nadrukkelijk over publieke middelen. Dit houdt in dat overige verkregen middelen van de school (ouderbijdrage, sponsoring, contractactiviteiten) mits dit in de schooladministratie duidelijk wordt benoemd en onderscheiden, buiten het bereik van de regeling vallen. Het schoolbestuur kan overwegen voor deze laatstgenoemde gelden - mits tijdelijk overtollig - in afwijkende zin van de regeling te beleggen of belenen, doch zal hier wel verantwoording over moeten afleggen. Genoemde voorschriften maken deel uit van de jaarlijkse accountantscontrole. Uitgangspunten en doelstellingen Uitgangspunten Het beleggingsbeleid van Stichting Acis/Centrale Dienst WSNS/SWV Hoeksche Waard maakt onderdeel uit van het financiële beleid van het bestuur. Het beleggingsbeleid vindt plaats binnen de kaders van de Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 25 juli 2001, nr. FVE 2001/57965N, houdende regels over het beleggen en belenen van publieke middelen (Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek). Bij het aantrekken respectievelijk uitzetten van alle benodigde overtollige middelen wordt gehandeld overeenkomstig de in deze regeling gestelde verplichtingen. Doelstellingen De algemene doelstellingen van het beleggingbeleid luidt: Het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde geldmiddelen tegen acceptabele condities; Het minimaliseren van de kosten van leningen; Het optimaliseren van het rendement van de overtollige liquide middelen binnen de kaders van het statuut beleggen en belenen; Het beheersen en bewaken van financiële risico s die aan de financiële posities en geldstromen van de instelling zijn verbonden; Het stichtingsbestuur treedt niet als bankier op. Richtlijnen en limieten Algemeen Het betreft hier richtlijnen voor het beleggen en belenen van publieke middelen en voor overige middelen, voorzover deze in de administratie niet zijn afgescheiden van de publieke middelen en voorzover het bestuur hiervoor geen aparte richtlijnen heeft vastgesteld. Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

5 Richtlijnen en limieten t.a.v. financiering Het aantrekken en uitzetten van alle voor de instelling benodigde, respectievelijk overtollige, middelen dient plaats te vinden op basis van een actuele prognose van de financieringsbehoefte en een actuele rentevisie. Bij het aantrekken van langlopende geldleningen worden offertes gevraagd bij minimaal 3 partijen. Standaard kiezen wij de offerte met het goedkoopste rentepercentage. Richtlijnen en limieten t.a.v. uitzettingen Bij het uitzetten van overtollige gelden mogen transacties worden afgesloten met de volgende geldnemers: financiële instellingen of door financiële instellingen uitgegeven papier met minimaal een A-rating, afgegeven door tenminste één erkende rating agency rechtspersonen voor wier papier een solvabiliteitsratio van 0% geldt financiële instellingen, met een kredietwaardigheid vergelijkbaar met het gestelde onder het eerste punt, voorzover vastgelegd en onderbouwd door de instelling. Instrumenten voor het beleggen en belenen Bij het voeren van het beleid zijn de volgende instrumenten toegestaan: Onderhandse leningen Rekening courant Kasgeldleningen Deposito s Staatsobligaties Risico uitgangspunten Het beleid beleggen en belenen is gericht op het uitsluiten dan wel minimaliseren van het debiteurenrisico, het renterisico en het interne liquiditeitsrisico. Het debiteurenrisico is de kans dat belegde middelen niet worden terugontvangen van debiteuren. Dit risico wordt beperkt door te beleggen bij marktpartijen die voldoen aan de in de eerdergenoemde regeling Beleggen en belenen vermelde voorwaarden. Het renterisico wil zeggen het gevaar verbonden aan de veranderingen in de rentestructuur. Enerzijds bestaat dit uit het risico dat bij teveel uitgezette resp. opgenomen leningen nadeel wordt ondervonden van een rentestijging resp. rentedaling. Anderzijds bestaat dit uit het risico dat bij teveel langlopend uitgezette resp. opgenomen leningen niet kan worden geprofiteerd van een rentestijging resp. rentedaling. Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

6 Het renterisico dient te worden afgedekt door het opbouwen van een evenwichtige beleggingsportefeuille in relatie tot de geldende rentestructuur en de verwachtingen ten aanzien van de renteontwikkeling. Het interne liquiditeitsrisico bestaat uit de kans dat opbrengsten worden gemist of kosten worden gemaakt door wijzigingen in de geprognosticeerde financieringsbehoefte en investeringsplannen. Hierbij spelen de interne informatieverstrekking en de planning van projecten in de investeringssfeer een belangrijke rol. Goede interne afspraken en een regelmatige actualisatie van de prognoses van de financieringsbehoefte beperken het liquiditeitsrisico. De organisatie van het beleggen en belenen Verantwoordelijkheden Bij de uitvoering van het beleggingsbeleid zijn meerdere organen en functionarissen betrokken. Per orgaan en functionaris zijn de verantwoordelijkheden hieronder beschreven. Het bestuur stelt op voorstel van de algemeen directeur het statuut beleggen en belenen vast en bepaalt daarmede het beleid. De uitvoering van het beleid is door het stichtingsbestuur middels managementstatuut gedelegeerd aan de algemeen directeur en de penningmeester van het stichtingsbestuur. Hierbij zijn de te delegeren bevoegdheden als volgt gespecificeerd: het aangaan van vaste geldleningen het uitlenen van tijdelijke overschotten het sluiten van rekening-courantkrediet het sluiten van kasgeldleningen De beleggingsfunctie De beleggingsfunctie wordt uitgevoerd door de algemeen directeur in samenspraak met de bestuurspenningmeester op voordracht van de stafmedewerker financiën. Dit betekent dat er geen transacties kunnen plaatsvinden zonder instemming van zowel de algemeen directeur als de penningmeester. De algemeen directeur en penningmeester zijn samen verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het beleggingsbeleid. De stafmedewerker financiën is verantwoordelijk voor de controle op de rechtmatigheid van de uitvoering van de beleggingstransacties, voor de juiste verwerking van deze transacties in de financiële administratie en voor een tijdige en juiste betaling. Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

7 Commissie beleggen en belenen Er wordt een commissie ingesteld. Twee keer per jaar, of zoveel vaker als de marktomstandigheden daar aanleiding toe geven, voeren de commissieleden overleg over de uitvoering van het beleggingsbeleid. Indien er geen transacties hebben plaatsgevonden kan ook worden gekozen voor een periodieke verslaggeving door de penningmeester aan het bestuur. In de commissie beleggen en belenen hebben de volgende functionarissen zitting: de penningmeester stichtingsbestuur de algemeen directeur de staf functionaris financiën Administratieve organisatie Procedurebeschrijvingen van de beleggings- en beleningsactiviteiten Alle relevante activiteiten worden onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur in procedurebeschrijvingen vastgelegd.deze beschrijvingen worden door het stichtingsbestuur vastgesteld. Functiescheiding De uiteindelijke uitvoering van de beleggingen en beleningen voert een bankinstelling uit in opdracht van de Stichting Acis/Stichting Centrale Dienst. Binnen het bestuursbureau wordt ten aanzien van de uitvoering onderscheid gemaakt tussen de uitvoerende taak en de registrerende taak. Autorisatie De algemeen directeur fungeert als eerste aanspreekpunt voor de partijen van de geld- en kapitaalmarkt. Alleen de penningmeester en de algemeen directeur zijn samen bevoegd om in het kader van de uitvoering van het beleid beleggen en belenen overeenkomsten te sluiten. Dit betekent dat er sprake is van een dubbele ondertekening van penningmeester en algemeen directeur. De bevoegdheid om overeenkomsten van geldleningen te tekenen is door het schoolbestuur gemandateerd aan de penningmeester én de algemeen directeur tezamen. Van besluiten tot het aangaan van vaste geldleningen wordt zo spoedig mogelijk mededeling gedaan aan het stichtingsbestuur. Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

8 Informatievoorziening Twee keer per jaar (of zoveel vaker als de marktsituatie daartoe aanleiding geeft) rapporteert de penningmeester aan het bestuur over de uitvoering van het beleid omtrent het beleggen en belenen. Deze rapportage heeft de volgende inhoud: Een overzicht en analyse van de huidige liquiditeits- en risicopositie Een prognose van de ontwikkelingen op de financiële markten (rentevisie) Een prognose van de financieringsbehoefte op middellange termijn De voorgestelde maatregelen om te anticiperen op het voorgaande De te verwachten renteresultaten ten opzichte van de begroting Een overzicht van de transacties die de afgelopen periode zijn aangegaan op de geld- of kapitaalmarkt. De soorten en omvang van beleggingen en beleningen. De looptijden van beleggingen en beleningen. In de begroting zowel als in het bovenschoolse jaarverslag van de Stichting zal een paragraaf Beleggen & belenen worden opgenomen. In de paragraaf van de begroting wordt ingegaan op de taken, doelen, beleidsplannen en activiteiten. In de paragraaf van het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het beleid en de uitvoering van het beleid t.a.v. beleggen en belenen, de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen en de looptijden van de beleggingen en beleningen. Ondertekening Aldus vastgesteld op: Datum: Plaats: Naam: Handtekening: Naam: Handtekening: Voorzitter Secretaris Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW

9 Statuut beleggen & belenen - Stichting Acis Primair Onderwijs/ Stichting CD WSNS SWV HW