Algemene Statutaire Vergadering op 13 maart 2019

Transcriptie

1 Maatschappelijke zetel: Potterstraat 167 bus 6, BE 9170 Sint-Pauwels Ondernemingsnummer : europeade.vlaanderen.1994@gmail.com Rekening : BE (Argenta) Correspondentieadres: Stefaan Praet Langestraat 119 BE 2235 Houtvenne Tel: GSM: Algemene Statutaire Vergadering op 13 maart 2019 Lokaal van De Kegelaar, Rozenkransplein 10, 2610 Wilrijk Aanwezig: Budts Annelies, Couvreur André, De Coninck Erik, Decorte Roland, De Winter Armand, Gielis Hilde, Goossenarts Jozef, Goossenaerts Marc, Hendrickx Marc, Lieven Lepeer, Lepercq Eddy, Praet Stefaan, Theo Smet, Van Den Eede Nicole, Van Dessel Jean, Verspecht Bruno, Vleminx Jean Totaal: 17 Aanwezig per volmacht: Jan Amez (volmacht aan Jean Vleminx), Denduyver Koen, (volmacht aan André Couvreur), Van Den Bussche Jeanne (volmacht aan Theo Smet) Totaal: 3 Verontschuldigingen: Ryssaert Rita, Ilse Schoonjans/Jan Laeremans (Nele-Grimbergen), Gommaar Van den Bergh, Marc Van Den Bruel,Willems Marc (Zonne Turnhout) Totaal: 5 Afwezig: Dedeene Johan, Dierickx Kris, Linssen Stef, Peene Michiel/Martijn Laridon (Hovelingen Gistel), Snauwaert Ronald, Touchant Jeroen, Van Den Brande Danny, Verdoodt Jakob Totaal: 8 Voorzitter: Jean Vleminx Notulen: Praet Stefaan Aantal stemgerechtigden: Aanwezigen + volmachten = 20 Totaal aantal ingeschreven leden = 33 Het wettelijk vereiste minimum is aanwezig. Pagina 1 van 6

2 AGENDA 1. Welkom 2. Goedkeuring vorig verslag 3. Verkiezing nieuwe bestuursleden 4. Werkingsverslag Financieel verslag Opstelling en goedkeuring begroting Décharge van de bestuursleden 8. Viering 25 jaar ECVL 9. Huishoudelijk reglement 10. Europeade Frankenberg 11. Forum Frankenberg 12. Verwerking private gegevens 13. Werkgroepen: dans, vendelen, zang, website 14. Rondvraag 1. Welkom Jean Vleminx heet ons van harte welkom. 2. Goedkeuring vorig verslag Geen opmerkingen: het verslag werd goedgekeurd door de Algemene Vergadering 3. Verkiezing nieuwe bestuursleden Bij de uitnodiging werd voor deze vergadering werd ook nog een oproep toegevoegd om zich kandidaat te stellen voor het bestuur. We hebben 1 kandidatuur binnen gekregen : Roland Decorte. Bruno Verspecht had zich al kandidaat gesteld in september Dit is al besproken geweest op de AV van Ontslagnemend en herverkiesbaar waren: - De Coninck Erik - Smet Theo - Jean Vleminx Dit maakt volgende kieslijst (in alfabetisch volgorde) : De Coninck Erik, Decorte Roland, Smet Theo, Verspecht Bruno en Vleminx Jean. Opmerking: de kiesprocedure is nergens uitdrukkelijk vastgelegd. Het bestuur is zich daarvan bewust en gaat de kiesprocedure zeker in een toekomstig Huishoudelijk Reglement opnemen. Het huidige bestuur stelt voor om een geheime stemming te houden. De secretaris overhandigt iedereen een briefje met de 5 kandidaat leden. Ieder lid vult één of meerdere kandidaten in. De kandidaten met minstens de helft + 1 van de stemmen van het aantal aanwezigen is verkozen. Deze procedure wordt goedgekeurd. Pagina 2 van 6

3 Dit is kiesuitslag (met aantal stemmen): - De Coninck Erik Decorte Roland Smet Theo Verspecht Bruno Vleminx Jean (Dank aan Annelies Budts en Armand De Winter voor de telling van de stemmen) Maken nu (of terug) deel uit van het bestuur : De Coninck Erik, Praet Stefaan, Smet Theo, Verspecht Bruno en Vleminx Jean. Na een korte beraadslaging van de RvB werden de taken als volgt verdeeld en meegedeeld aan de AV: 1. Voorzitter : Theo Smet 2. Penningmeester : Jean Vleminx 3. Secretaris : Stefaan Praet 4. Bestuurslid : Bruno Verspecht 5. Bestuurslid : Erik De Coninck De AV vraagt aan Theo Smet om zijn functie als voorzitter van VVKB en die als voorzitter van ECVL goed uit elkaar te houden. De lijst van de verkozenen zal na deze vergadering bijgewerkt worden en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden. Om de 2 jaar zal de RvB de ledenlijst evalueren en kunnen leden geschrapt worden. 4. Werkingsverslag 2018 Verslag werd opgemaakt door Stefaan Praet, secretaris We gaan de lijst van de aanwezigen/aangeslotenen bijwerken GDPR : de meesten hadden de indruk dat zij zich moesten akkoord verklaren met de privacywetgeving. Het is eigenlijk de bedoeling dat de vereniging haar leden informeert welke gegevens zij bijhoudt, hoe ze die verwerkt en hoe ze gaat omgaan met oneigenlijk gebruik door derden van deze gegevens Daarom zal elk lid aangeschreven worden wat we met hun gegevens gaan doen. 5. Financieel verslag 2018 Financieel verslag wordt geprojecteerd op scherm. Enkele verduidelijkingen: - Lidgeld = lidgeld Danspunt - Verzekering = lidgeld bij VVKB en verzekering - Verzekering = verzekering die we voor 2018 hebben aangegaan bij VVKB voor de leden van de AV. (Niet de groepen) - Forum Viseu : Opbrengst uitgaven = 118,50 81,13 = 37,37 Euro - Opmaak van de jaarrekening is niet correct. Er wordt gevraagd om de uitgaven voor Forum, en Europeadedromen 2018 die pas in 2019 gebeurden als provisie in te boeken van in de jaarrekening van Pagina 3 van 6

4 - Daardoor is dit verslag niet correct en werd het niet goedgekeurd door de Algemene Vergadering. Een correcte versie wordt opgemaakt en wordt dan zsm, doorgestuurd naar alle leden voor electronisch goedkeuring. 6. Opstelling en goedkeuring begroting 2019 Begroting werd voorgesteld op deze vergadering. Volgende kosten worden voorzien: - Website 42 Euro - Lidgelden : VVKB : 70 Euro - Onkosten vergaderingen : 120 Euro - Verzekeringen: 39 Euro - Kosten Forum Frankenberg : 200 Euro (aankoop nieuw materiaal) - Europeadedromen 2019 : 200 Euro - Onkosten viering 25 jaar ECVL : 500 Euro. - Publicatie Staatsblad : 75 Euro - Bankkosten : 0,25 Euro - Totaal uitgaven : 1246,25 Euro - Inkomsten Forum Frankenberg: 150 Euro - Terugbetaling verzekering : 39 Euro - Inkomsten viering 25 jaar ECVL : 500 Euro - Totaal inkomsten : 689 Euro - Interesten op de rekening zijn niet meegerekend maar gaan niet meer zijn dan 1,- 7. Décharge van de bestuursleden Omwille van fouten in het financieel verslag en in de begroting kan er door de Algemene Vergadering GEEN KWIJTING gegeven worden aan de het bestuur. We gaan een nieuw Financieel Verslag en ge-update begroting opmaken die we dan opnieuw aan de AV gaan voorleggen waarbij de leden 14 dagen tijd krijgen om te reageren. 8. Viering 25 jaar ECVL - Via Hilde Gielis is al aan de burgemeester van Frankenberg gevraagd of er een plaats ter beschikking kan gesteld worden voor een viering in Frankenberg. - Dit is ons bevestigd door Frankenberg. Bij de opmaak van het programma vragen we daar rekening mee te houden. - Vraag is wat, waar en wanneer we iets zouden doen. - Het is de bedoeling dat alle Vlaamse deelnemers kunnen meevieren. Daar was iedereen het over eens. - Wanneer : graag rekening houden met het programma van de Vlaamse deelnemers. Zij moeten immers de gelegendheid krijgen om mee te vieren. - Voorstel : na de generale repetitie? Na of voor het middagmaal? - Er is ook de vraag gekomen om tijdens Europeaderomen 2019 een 2 deel voor de thuisblijvers te organiseren. Pagina 4 van 6

5 9. Huishoudelijk Reglement - Iedereen gaat akkoord dat er een Huishoudelijk Reglement (HR) moet zijn. Moet vermelden wat niet in de statuten staat. - Er is al een aanzet geweest : besproken op een RvB - RvB gaat dit verder uitwerken - Ontwerp wordt voorgelegd op de eerstvolgende AV 10. Europeade Frankenberg Europeade was al in 1994 te gast in Frankenberg - Dit jaar zijn er 18 Vlaamse groepen met 400 deelnemers ingeschreven. - Het online inschrijven is goed onthaald en zit in de lift. Enkel is er onduidelijkheid over het muziekgedeelte, dit is gedeelte is voor de eerste keer online. Graag zouden we daar meer uitleg bij krijgen vanuit het Europeadesecretariaat. 11. Forum - Werkgroep Forum is op 14/02/2019 al eens samengekomen. - We hebben niet veel materiaal meer om te verkopen - Nicole Van Den Eede heeft ons uitleg gegeven over kant en wat de mogelijkheden zijn. - Zij kwam ook met het idee om een kantkloster aan ons kraam op het Forum te plaatsen - Vraag of in andere groepen ook kantklosters zijn die dit willen doen. - Wat we dit jaar terug gaan doen o Pannenkoeken o Sjoelbak o Info van de groepen o Verkoop kant, sleutelhangertjes? - Wat we ook nog gaan doen o Kantklosster(s) o Vlaamse Volkskunstmuziek o Een kanten kap laten zien of voorbeelden van dames hoofddeksels van de respectieve groepen o Groepsfoto s o Sponsoring - Er kwam ook nog het voorstel om gedurende deze 3 dagen zeker 2 vaste personen in het kraam te plaatsen. Jean Vleminx gaat op zoek. 12. GDPR. Verwerking private gegevens Zie punt Verslag werkgroepen: dans, vendelen, forum, zang, website A. Dans - Wals van Hever en Zotte Kermis - Repetities op 17/2/2019 in Kortrijk - Verder begeleiding in de groepen zelf door afgevaardigden VVKB danscollege - Volgende repetitie is voorzien in Frankenberg - Podiumopstelling, muziek en dansbeschrijving gaan zo vlug mogelijk doorgestuurd worden en worden ook op de website geplaatst. Pagina 5 van 6

6 B. Vendelen - Reeks De Blauwvoet - Er is een repetitie voorzien 23/03/2019. Organisatie Vendelen.net. - Blijkbaar is enkele dagen voor deze vergadering op de website vermeld dat daar de Europeadereeks zou aangeleerd worden. Dit nadat Stefaan Praet een mail gestuurd had naar Vendelen.net met een vraag over de Europeadereeks. Dit kan nu praktisch niet meer georganiseerd worden. - Erik De Coninck gaat op vraag van enkele aanwezigen de versie van De Kegelaar doorsturen. - Stefaan Praet gaat Vendelen.net nog contacteren. Eventueel Jan De Schutter en Marc Van den Bruel voor verdere afspraken. - Er wordt ook gevraagd naar een video-opname van deze reeks. Deze gaat ook op de website geplaatst worden. C. Forum - Zie hoger (Promotie) - We gaan zeker met een stand staan op het Forum D. Zang - Dit jaar weer een Vlaams zangkoor in Frankenberg. - Hilde Gielis heeft Kris De Smet hierover gecontacteerd en zal een uitnodiging voor de groepen voorbereiden die vanuit ECVL wordt verstuurd. - Gevraagd wordt om eventueel ook een repetitie in West-Vlaanderen te houden. E. Muziek - Lieven Lepeer gaat Zang en Dans begeleiden. - Vincent Verhelst begeleidt Vendelen en Jamsessie - Er is ook een Facebookpagina voor de Jamsessie, aangemaakt door Lieve Stuyts (regieteam) 14. Rondvraag A. Kortrijk - deze stad is geïnteresseerd om de Europeade te organiseren. Ze vragen wat ze daarvoor moeten doen - Theo Smet gaat contact opnemen met Peter De Vos om samen Kortrijk te contacteren. B. Europeadedromen - Optie voor 23/11/2019, terug in Dendermonde - Opnieuw een samenwerking tussen ECVL een VVKB. - Uitnodiging voor de werkgroep wordt verstuurd. - Er is de vraag gesteld om tijd te voorzien om het 25-jarig bestaan van ECVL te kunnen vieren. - Eerste vergadering is gepland op 07/05/2019 bij Reynout Dendermonde. C. Werkgroep Forum - Volgende samenkomst: doodle voor 25/4 of 2/5/2019 D. Volgende Algemene Vergadering - 18 juni 2019 in de Wilgenhoeve in Ekeren - 16 oktober 2019 bij de Kegelaar in Wilrijk Hartelijk dank aan De Kegelaar om hun lokaal te mogen gebruiken. Pagina 6 van 6