Algemene Statutaire Vergadering op 09 maart 2017

Transcriptie

1 Maatschappelijke zetel: Potterstraat 167 bus 6, BE 9170 Sint-Pauwels Ondernemingsnummer: Correspondentieadres: Stefaan Praet Langestraat 119 BE 2235 Houtvenne Tel: GSM: Algemene Statutaire Vergadering op 09 maart 2017 Bibliotheek Duffel (Benedenzaal), Onze-Lieve-vrouwelaan 1, 2570 Duffel Aanwezig: Budts Annelies, Couvreur André, De Coninck Erik, Decorte Roland, De Winter Armand, Gielis Hilde, Goossenarts Jozef, Goossenaerts Marc, Lepercq Eddy, Linssen Stef, Mertens Tineke, Praet Stefaan, Ryssaert Rita, Touchant Jeroen, Van Den Berghe Tinne, Marc Van Den Bruel, Van Den Bussche Jeanne, Van Dessel Jean, Verspecht Bruno, Vleminx Jean, Wouters Christa. Totaal: 21 Aanwezig per volmacht: Denduyver Koen, Lieven Lepeer, Snauwaert Ronald, Theo Smet, Van Den Eede Nicole, Verdoodt Jakob, Wittouck Philip Totaal: 7 Verontschuldigingen: Ryssaert Hilda, Van Den Brande Danny Totaal: 2 Afwezig: Voorzitter: Notulen: Amez Jan, De Smedt Gudrun, Peene Michiel, Schoonjans Ilse Totaal: 4 Vleminx Jean Praet Stefaan Aantal stemgerechtigden: Aanwezigen + volmachten = 28 Totaal aantal ingeschreven leden = 34 Het wettelijk vereiste minimum is aanwezig. Bijlagen:

2 AGENDA 1. Welkom 2. Nieuwe leden 3. Goedkeuring vorig verslag en overlopen TO DO-lijst 4. Verslag werkgroepen (PowerPoint) 5. Werkingsverslag Financieel verslag en goedkeuring begroting 7. Décharge bestuursleden 8. Verslag vorige oefenstonde dans en vendelen 9. Verkiezingen 10. Rondvraag 1. Welkom Jean Vleminx opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Nieuwe leden Op voorstel van de Raad van Bestuur werden volgende personen voorgedragen voor de Algemene Vergadering: Lieven Lepeer (Euterpe) Zijn toetreding werd goedgekeurd en mag de volgende Algemene Vergaderingen bijwonen. Hun gegevens werden toegevoegd aan de adreslijst (zie bijlage). 3. Goedkeuring vorig verslag en overlopen TO DO-lijst Geen opmerkingen: verslag werd goedgekeurd door de Algemene Vergadering. TO DO-lijst: alle punten werden afgewerkt. De verschillende werkgroepen werden opgestart. Werkgroep Website gaat zeker terug samenkomen. 4. Verslag werkgroepen Stand van zaken werd gegeven aan de hand van een powerpoint van de Stuurgroep Toekomst. (zie bijlage) Leden stuurgroep Oproep jongeren Bekendmaking logo Werkgroep zang Werkgroep Dans Werkgroep Vendelen Werkgroep Muziek Werkgroep Forum Werkgroep Communicatie Website Conclusie

3 Dans + muziek: i. voor de dans is er reeds een repetitie geweest (zie punt 8) ii. volgende repetitie voor dansers en muzikanten is voorzien op 18 maart 2017 in Oudenaarde. Muzikanten 16 uur, dansers 17 uur. Iedereen zou moeten verwittigd zijn. iii. Enkele bronnen vermelden 19 maart. Dit is fout en moet 18 maart zijn. Vendelen: i. Verantwoordelijke = Philip Bogman ii. Eerste repetitie is voorzien op 12 maart in Mechelen. iii. Reeks De Vlegel is met trombegeleiding. Forum: i. Terug van donderdag tot en met zaterdag ii. We zijn weer ingeschreven met Europeade Vlaanderen. iii. We mogen geen eten en drank verkopen. Terug babelutten uitdelen. Volksspelen? iv. Hebben al toegezegd om te helpen: Bruno Verspecht, Jean Vleminx, Eddy Lepercq, Armand De Winter en Stefaan Praet. Website: i. Er werd gevraagd aan de Algemene Vergadering of het nog opportuun is om een website te behouden. Daarop werd JA gezegd. ii. Meeste foto s werden al gepost op Facebook. Iedereen die foto s heeft genomen op de Europeade plaatst zijn foto s op Facebook. Dus waarom de foto s nog op de website zetten? (aldus Bruno Verspecht) iii. Kostprijs: 1 jaar hosting = iv. Jozef Goossenaerts stelt zich ook kandidaat om mee te helpen aan de website. v. Er is een Facebook- en Twitteraccount. vi. Jacob Verdoodt zou ook een Twitteraccount aangemaakt hebben met #IkganaarTurku vii. Nogmaals herhalen dat het adres van Europeade Vlaanderen = europeade.vlaanderen.1994@gmail.com 5. Werkingsverslag 2016 Stefaan Praet licht het werkingsverslag toe. Zie bijlage 6. Financieel verslag en begroting 2017 Het financieel resultaat werd voorgesteld door Rita Ryssaert. (zie bijlage) Resultaat over 2016 is negatief maar we hebben nog een voldoende positief saldo. De begroting van 2017 opgesteld door de RvB van 24 februari is besproken door de AV en goedgekeurd. Dit jaar zijn er geen grote uitgaven voorzien. 7. Décharge bestuursleden De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de bestuursleden.

4 8. Verslag vorige oefenstonde dans en vendelen Verslag van Marc Goossenaerts Enkel voor de dans was er een repetitie op 19/02/2017 in Kortrijk Vendeliers op 12/03/2017 in Mechelen, dus NA de AV. Er kunnen 6 sets gevormd worden. Mogelijk zelfs 7. Idee komt van Jeanne Vandenbussche. Uitwerking : Robby Snauwaert Het is een vlot geheel dat ook door iedereen kan gedanst worden. Groepen die verdere uitleg willen kunnen dit vragen aan de verantwoordelijken voor de Europeadedans Volgende repetitie is voorzien op 18 maart 2017 voor het VVKB nationaal Bal in Oudenaarde. Is er nog verdere oefening nodig? Vorig jaar is gebleken dat dit wel noodzakelijk is. i. Mogelijke data: 24 of 25 juni (1/2 juli is Sint-Jans WE) ii. Plaats: Kapellen? Stef Linsen vraagt dit na en laat iets weten. Marc merkte op dat hij vernomen had dat sommige dansers 5EUR voor de cursus op 19/02/2017 teveel vinden. Sommige leden van de AV waren hierover verwonderd. De leden die vendelen gaven de opmerking dat de vendelcursus op 12/03/2017 zelfs 25 EUR was. Roland Decorte gaf aan dat hij die opmerking voor zijn groep, maar hij heeft vanuit het secretariaat van VVKB voldoende antwoord gekregen. Hilde Gielis is van mening dat het organiseren van deze cursus een win-win situatie is voor beiden zowel voor VVKB als Europeade Vlaanderen. 9. Verkiezingen - Volgens de statuten zijn we genoodzaakt elke 2 jaar verkiezingen te houden waarbij de helft van het aantal bestuursleden moeten herkozen worden. - Tijdens de RvB van beslissen Armand De Winter en Rita Ryssaert dat ze hun plaatsen vacant verklaren en dat ze niet herverkiesbaar zijn. Zij blijven nog altijd lid van de Algemene Vergadering. - Op de vergadering zelf verklaart Stefaan Praet dat hij ook ontslagnemend is maar dat hij WEL herverkiesbaar is. - Bij de start van de vergadering zijn er geen kandidaturen binnen gekomen. Enkel Nicole Van Den Hede heeft verklaart dat zij geen kandidaat is. - Aangezien er maar 1 kandidaat is (Stefaan Praet) besluit de Algemene Vergadering dat Stefaan Praet als lid van de Raad van Bestuur behouden blijft. - Uiteindelijk blijven we met 4 leden in de RvB: Jean Vleminx, Theo Smet, Erik De Coninck en Stefaan Praet. Vraag is moet de RvB zo uitgebreid zijn? - Deze samenstelling treedt in werking onmiddellijk na de Algemene Vergadering. - Deze gegevens moeten in de statuten aangepast worden. Publicatie is verplicht. - Algemene Vergadering beslist dat bij de volgende verkiezingen in 2019 Jean Vleminx, Theo Smet en Erik De Coninck ontslagnemend zijn. Zij zijn wel herverkiesbaar. - We gaan toch iedereen nog eens aanschrijven met vermelding wat de job juist inhoud, wie er momenteel in de RvB zit, aantal vergaderingen, enz. - We kunnen tegen volgende AV bijkomende personen vragen om lid te worden van RvB. - Huishoudelijk reglement Procedure van verkiezingen is nergens beschreven. Op de RvB is door Stefaan Praet daar nadrukkelijk op gewezen. We weten enkel wat in de statuten staat. Effectieve en toegetreden leden? Stuurgroep Toekomst zal een ontwerp klaar maken. Zij proberen een voorstel klaar te hebben dat in de RvB en de AV vergadering van oktober 2017 kan besproken worden.

5 10. Rondvraag a) Adreslijst (Stefaan Praet) i. Wie wordt daar in vermeld? Enkel diegenen die lid zijn van de AV ii. Zij moeten de waarden van de Europeade onderschrijven en ook uitdragen; iii. Groepen die mee geweest zijn met de Europeade of die dit jaar mee gaan worden aangeschreven om lid te worden. We moeten wel kunnen vermelden wat het nut is om lid te worden van de AV. iv. Volgens Marc Van den Bruel bestaan er in een VZW toegetreden en effectieve leden. v. Wij gaan in onze statuten nalezen hoe dit bij ons voorzien is. Feit is dat we eigenlijk alleen effectieve leden hebben b) Dodenherdenking (Christa Wouters en Tinne Van den Berghe) i. Maryse Bertels, stichter van de Heikneuters uit Pulle en jarenlang lid van Europeadecomité Vlaanderen ii. Wordt doorgegeven naar de regie want zij moeten de dodenherdenking in hun programma plaatsen. iii. Christa en Tinne willen zeker meehelpen met de dodenherdenking c) Materiaal meenemen met de camionette; i. Marc Van den Bruel vraagt of zij vendelmateriaal kunnen meegeven met de camionette. Tineke zal de vraag doorgeven aan het IEC want zij doen de bestelling van de camionette. d) Coaching i. Danspunt doet geen coaching meer. 11. Volgende vergadering is gepland op : nog te bepalen Van Harte dank aan De Moeffeleir voor het organiseren van de vergadering in de bibliotheek van Duffel

6 12. TO DO Activiteit Wie Deadline Gerealiseerd? Werkgroep Forum Stefaan Praet Bruno Verspecht Europeade Turku Werkgroep Website Stefaan Praet Ongoing Stuurgroep Toekomst Hilde Gielis Ongoing Verslag AV Stefaan Praet 27/03/2017 Repetities Zang Stefaan Praet 25/03/2017 Uitnodiging RvB Stefaan Praet April/Mei 2017 Bijkomende repetitie dans/vendelen Stefaan Praet 01/06/2017 (indien nodig) Navragen of zaal in Kapellen vrij is Stef linssen 15/04/2017 voor bijkomende repetitie Brief regiebundel Stefaan Praet 30/06/2017 Stuurgroep Toekomst Stuurgroep Toekomst 30/09//2017 Huishoudelijk reglement Folder? Publicatie aangepaste statuten Rita Ryssaert 31/10/2017 Europeadekrantje Stefaan Praet 15/11/2017 Contact opnemen met Jacob Verdoodt Stefaan Praet 01/04/2017 in verband met Twitter account Doorgeven vraag over Hilde Gielis 01/04/2017 dodenherdenking aan Regie Datum volgende AV Stefaan Praet 01/05/2017 Vraag van materiaal met camionette navragen aan IEC Tineke Mertens 01/04/2017