GEBRUIKERSHANDLEIDING vandijkzakelijk.nl

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING vandijkzakelijk.nl Versie 2.0 Maart 2012 PAGINA 1 / 33 PV V2.0

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 1. Homepage en navigatie 4 2. Inloggen, rollen en eigenschappen Loginnaam en wachtwoord Eigenschappen van de login Ben ik ingelogd en met welke rol? Hoofdmenu 7 3. Zoeken en zoekresultaten Sorteren en filteren van zoekresultaten 9 4. Bestellen Bestellen in 3 stappen Stap 1: Overzicht bestelling Stap 2: Toevoegen bestelgegevens, kostenplaatsen en bezorgadressen 12 Bestellen voor andere debituer / ander factuuradres 13 Stap 3: Afronden bestelling Overzichten Boeken en Abonnementen Filter- en zoekcriteria boekorders Annuleren en retourneren (boeken) Filter- en zoekcriteria abonnementen Status van een abonnement Detailinformatie abonnement Beheren van abonnementen Wijzigen aantallen, referentie en kostenplaats Wijzigen bezorgadres Opzeggen, naleveren en retouraanvragen Mutatiehistorie abonnement Factuurhistorie abonnement Lezers- of circulatielijsten Fiatteren van bestellingen Kostenplaatsbeheer en budgethouders Managementinformatie Mijn bedrijfsgegevens 32 Beheer bezorgadressen, vestigingen, factuuradres - PAGINA 2 / 33 PV V2.0

3 Inleiding De website biedt een groot aantal mogelijkheden, waaronder: Zoeken en bestellen - Uitgebreide titel- en orderinformatie in detailschermen. - Tonen van productgerelateerde artikelen. - Overzicht geplaatste orders met uitgebreide filter- sorteer- en zoekmogelijkheden. - Volgen orderstatus. - Bestellen van e-books. - Downloaden van overzichten en managementinformatie in PDF- of Excel-formaat. Beheer van abonnementen - Overzicht abonnementen met uitgebreide zoek-, filter- en sorteermogelijkheden. - Uitgebreide status- en datuminformatie per abonnement. - Wijzigen, annuleren, naleveren lopende abonnementen. - Mutatiehistorie per abonnement. - Opvragen factuurregels en managementinformatie. - Beheer elektronische abonnementen. - Downloaden van overzichten in PDF- of Excel-formaat. - Ontvangstregistratie - Aanmaken en beheren circulatielijsten voor interne distributie van bijvoorbeeld tijdschriften Inrichting die aansluit bij de organisatiestructuur van uw bedrijf - Meerdere logins per bedrijf mogelijk. - Eén of meerdere rollen per login (beheerder, raadpleger, fiatteerder, etc.). - Logins hebben toegang tot één of meerdere, geselecteerde bedrijfsonderdelen van uw organisatie. - Inrichting op vestigingsniveau. - Mogelijkheid tot het goed- of afkeuren van geplaatste orders door fiatteerder. - Beheer kostenplaatsen, budgethouders en bezorgadressen. - Verplichte velden vaststellen voor gebruikers tijdens bestelproces (kostenplaats, referentie, t.a.v.) Intuïtieve, gebruiksvriendelijke navigatie - Alle functionaliteiten kunnen worden bediend in slechts een beperkt aantal schermen. - Online hulp beschikbaar d.m.v. F.A.Q. (veelgestelde vragen) pagina en zgn. mouse-overs. - Snel schakelen tussen onderdelen boeken en abonnementen. PAGINA 3 / 33 PV V2.0

4 1. Homepage en navigatie > Home De homepage is het startscherm van Deze pagina is altijd bereikbaar door vanaf elke willekeurige pagina op het logo van Van Dijk Zakelijk te klikken of door te klikken op Home in het zogenaamde broodkruimelspoor onder het logo. Wanneer is ingelogd, is de homepage aangevuld met de navigatieknoppen naar de verschillende beveiligde, persoonsgebonden onderdelen van de site. Met de optie ZOEKEN zoekt men naar titels in de titelcatalogi van Van Dijk Zakelijk. Hiervoor is het niet nodig te zijn ingelogd. Het onderste deel van de pagina bevat een verzameling links met informatie over o.a. Bestellen en betalen Veelgestelde vragen Klantenservice Van Dijk Zakelijk PAGINA 4 / 33 PV V2.0

5 2. Inloggen, rollen en eigenschappen Home > Inloggen Door in te loggen op de website komt de gebruiker terecht in het beveiligde deel ( van de website. 2.1 Loginnaam en wachtwoord De loginnaam bestaat uit een uniek adres waar Van Dijk Zakelijk ook de bevestigingsberichten naar verzendt. Het wachtwoord is alleen bekend bij de gebruiker en niet bij medewerkers van Van Dijk Zakelijk. Op deze pagina is een wachtwoord vergeten -mechanisme beschikbaar dat op een veilige manier de gebruiker automatisch van een nieuw wachtwoord kan voorzien. Wanneer de gebruiker hier het adres opgeeft dat aan het account gekoppeld is, ontvangt deze direct een met daarin instructies voor het aanpassen van het wachtwoord. 2.2 Eigenschappen van de login Aan een login zijn altijd een aantal eigenschappen verbonden. Afhankelijk van welke eigenschappen zijn toegekend, zal de gebruiker toegang hebben tot één of meerdere onderdelen van het account, en alle of beperkte functionaliteit van de website. De eigenschappen van logins worden beheerd door medewerkers van Van Dijk Zakelijk. In overleg met hen kunnen eigenschappen van de logins worden gewijzigd of toegekend. Gebruikers met de rol Rolbeheerder hebben zelf het beheer over de logins van hun organisatie. PAGINA 5 / 33 PV V2.0

6 Een login heeft twee eigenschappen: a. Rol b. Toegang tot één of meerdere accounts a. De volgende rollen worden onderscheiden: Beheerder Dit is de rol die standaard wordt toegekend aan een login. Een beheerder kan gebruik maken van alle functionaliteit van de website. Junior beheerder Als bij beheerder, met dit verschil dat orders geplaatst door deze rol terecht komen bij een als zodanig aangewezen fiatteerder of goedkeurder. Daarnaast kan de junior beheerder geen abonnementen annuleren en geen aantal wijzigen van abonnementen. Fiatteerder of goedkeurder Orders die geplaatst zijn door een junior beheerder, zullen, voordat ze terechtkomen bij Van Dijk Zakelijk, eerst worden beoordeeld door de fiatteerder of goedkeurder. Deze kan een order vervolgens goed- of afkeuren. Raadpleger Een gebruiker met deze rol kan de gegevens van de toegekende accounts slechts inzien. Bestellen, het maken van wijzigingsopdrachten of andere opdrachten met financiële gevolgen zijn voor deze gebruiker niet mogelijk. Rolbeheerder / Kostenplaatsenbeheerder Een gebruiker met deze rol heeft de mogelijkheid de verschillende rollen toe te kennen aan logins. Ook het toevoegen, wijzigen en verwijderen van kostenplaatsen van de organisatie wordt beheerd door deze rol. De kostenplaatsbeheerder kan eventueel budgethouders toekennen aan een of meerdere kostenplaatsen. Budgethouder Wanneer een login deze rol heeft, kan hij door de kostenplaatsbeheerder worden toegekend aan een of meerdere kostenplaatsen. Budgethouders en hun kostenplaatsen worden weergegeven in de managementrapportages. Factuurraadpleger Deze rol biedt de gebruiker de mogelijkheid om eerder verzonden facturen (pdf of Excel) te downloaden. Deze rol kan alleen worden toegekend in overleg met Van Dijk Zakelijk. Een gebruiker kan eventueel meerdere rollen hebben - bijvoorbeeld Fiatteerder én Beheerder. Natuurlijk zijn niet alle combinaties even zinvol. b. Toekennen van meerdere accounts Aan een login kan toegang verleend worden tot één of meerdere accounts. Complexere organisaties (bijvoorbeeld met meerdere vestigingen of afdelingen) kunnen met zo n login overzicht krijgen over bestel- en/of abonnementsgegevens van meerdere bedrijfsonderdelen of vestigingen. Standaard heeft elke gebruiker alleen toegang tot zijn eigen account. PAGINA 6 / 33 PV V2.0

7 2.3 Ben ik ingelogd en met welke rol? De tekst rechtsboven op de pagina geeft aan of er al dan niet is ingelogd. > Inloggen - er is niet ingelogd > Welkom <naam> - u bent ingelogd In het laatste geval verschijnt ook de link > Uitloggen. Nadat u bent ingelogd wordt u welkom geheten met uw gebruikersnaam en wordt weergegeven met welke rol(len) u bent ingelogd. Onderstaand scherm is vanuit elke pagina oproepbaar door op de link > Welkom <naam> te klikken (rechtsboven, boven de link > Uitloggen). 2.4 HOOFDMENU Het hoofdmenu bevindt zich altijd links op elke pagina. De opties Abonnementen, Boeken, Managementinformatie en Mijn Bedrijfsgegevens zijn altijd vermeld. Vanuit dit hoofdmenu kan ook de procedure voor het wijzigen van het wachtwoord worden gestart. Andere menupunten zijn afhankelijk van de rol en eigenschappen van het account waarmee is ingelogd. PAGINA 7 / 33 PV V2.0

8 3. Zoeken en zoekresultaten Home > Zoeken Gelijktijdig zoeken in verschillende catalogi De website wordt ondersteund door twee titelcatalogi: a. abonnementen b. boeken Bij een zoekopdracht wordt standaard gelijktijdig in beide catalogi gezocht (Alles). Wanneer een gebruiker uitsluitend wil zoeken in de boeken- of abonnementencatalogus, kan dit in het pull-down menu worden aangegeven. Zoektermen kunnen bestaan uit auteurs, titels, trefwoorden, ISBN (voor boektitels), ISSN (voor abonnementstitels) of combinaties hiervan. Als wildcard kan eventueel een * worden gebruikt. Deze wildcard zoekt dan op diverse variaties van dit woord. Bijvoorbeeld: ele*tronisch, voor resultaten voor electronisch en elektronisch. Electron* zoekt op electronisch en electronica. De zoekmachine zoekt niet alleen op titel en/of auteur, maar ook naar termen die in de (uitgebreide) omschrijvingen bij de titels zijn opgeslagen. PAGINA 8 / 33 PV V2.0

9 3.1 Sorteren en filteren van de zoekresultaten Sorteren Standaard worden de zoekresultaten weergegeven met het meest relevante resultaat bovenaan. De relevantie wordt bepaald door de mate van overeenkomst van uw zoektermen met de gevonden titels. Met behulp van de links in de regel bovenaan de zoekresultaten kunnen de resultaten worden gesorteerd op Relevantie, Titel of Prijs. Door nogmaals op deze links te klikken wordt de sortering omgekeerd (van Z-A, Laag-Hoog en vice versa). Filteren In de linker kolom kunnen de zoekresultaten worden gefilterd op titelcatalogus (boeken of abonnementen), bindwijze en categorie. Afhankelijk van de zoekresultaten worden hier één of meerdere onderdelen weergegeven met het aantal gevonden resultaten. Door op één van de links te klikken wordt het betreffende filter direct in werking gesteld en wordt het scherm ververst. Wanneer een filter actief is, is dit herkenbaar aan een icoontje met een kruis. Dit icoon fungeert tevens als button om het betreffende filter weer uit te schakelen. PAGINA 9 / 33 PV V2.0

10 Detailgegevens boektitel Door op de link > Lees meer te klikken wordt het detailscherm van de betreffende titel geopend. PAGINA 10 / 33 PV V2.0

11 4. Bestellen Home > Winkelmand > Afrekenen Het vullen van de winkelmand gebeurt door op de buttons Bestellen (bij boektitels) of Abonneren (bij abonnementstitels) in de zoekresultaten te klikken van de betreffende titel. Het aantal artikelen in de winkelmand (rechtsboven) wordt dan met 1 verhoogd. Later in het bestelproces, bij het afrekenen, kunnen aantallen worden aangepast. 4.1 Bestellen in drie stappen Het bestelproces bestaat uit 3 stappen: 1. Controleren inhoud van de winkelmand, wijzigen aantallen, verwijderen regels 2. Toevoegen aanvullende bestelgegevens (referentie, kostenplaats, bezorgadres, aantal) 3. Afronden bestelling (bevestigen) Tussen de drie stappen kan worden (terug-)geschakeld door op de tijdlijn te klikken waarlangs de afbeelding van het winkelwagentje zich verplaatst tijdens doorlopen van de stappen. Vanaf stap 2 zijn de getoonde prijzen uw prijzen. Dat wil zeggen dat er rekening is gehouden met eventuele contractuele prijsafspraken. 4.2 Stap 1 Wanneer op de winkelmand wordt geklikt, opent deze zich en komt men in stap 1 van het plaatsen van de bestelling. Hier kunnen nog bestelregels worden verwijderd, aantallen aangepast of detailinfo van de betreffende titels nogmaals worden opgevraagd. Abonnementsbestellingen worden separaat onder aan de pagina getoond. Omdat abonnementsprijzen niet altijd nauwkeurig bekend zijn, worden deze hier niet getoond. PAGINA 11 / 33 PV V2.0

12 4.3 In stap 2 worden er bestelgegevens aan de orderregels toegevoegd. Aanpassen aantal Aantal kan worden aangepast door op de + of - te klikken. Verwijderen van een bestelregel kan door te klikken op de link Verwijderen van de betreffende bestelregel. Referentie en kostenplaats Per bestelregel kan een referentie en/of uw kostenplaats worden toegevoegd. Deze gegevens vindt u later terug op uw factuur, in de besteloverzichten en in de managementinformatie. Afhankelijk van de afspraken en instellingen op bedrijfsniveau zijn orderreferentie, kostenplaats en t.a.v. in bezorgadressen al of niet verplichte velden. De standaardinstelling is Niet verplicht. Wanneer de kostenplaatsen centraal worden beheerd, verschijnt hier een lijst met beschikbare kostenplaatsen waaruit gekozen kan worden. PAGINA 12 / 33 PV V2.0

13 Wilt u dezelfde titel nogmaals bestellen maar met een andere orderreferentie, een andere kostenplaats of ander bezorgadres? Met behulp van de knop Dupliceren kopieert u de betreffende bestelregel. Zo kunt u een nieuwe kostenplaats, referentie of bezorgadres invullen voor eenzelfde titel. De bestelgegevens van voorgaande bestelregel worden gekopieerd en kunnen vervolgens worden overschreven. Bestellen voor andere debiteur / factuuradres Wanneer de login toegang heeft tot meerdere accounts (in overleg in te stellen door Van Dijk Zakelijk), wordt in deze stap ook de mogelijkheid gegeven om te kiezen voor een ander factuuradres (debiteurennummer). Bezorgadressen Eerder gebruikte bezorgadressen worden bewaard en zijn beschikbaar voor volgende bestellingen. Wanneer een nieuw bezorgadres nodig is, kan op de button Toevoegen worden geklikt. Er verschijnt dan een invulformulier. Het nieuwe adres wordt vervolgens aan de voorraad bezorgadressen toegevoegd. Bezorgadressen kunnen worden beheerd in Home > Mijn bedrijfsgegevens. In de tab Bezorgadres kunnen adressen worden gewijzigd of verwijderd. Toevoegen van nieuwe adressen kan alleen in stap 2 van het bestelproces. PAGINA 13 / 33 PV V2.0

14 Stap 3 Afronden bestelling Wanneer op de button Bestelling afronden is geklikt, verschijnt het bevestigingsscherm ten teken dat de order is verzonden. Afhankelijk van de rol van de besteller wordt de bestelling ofwel direct naar Van Dijk Zakelijk gestuurd, ofwel ter goedkeuring naar het overzicht van de fiatteerder van de organisatie. Ter bevestiging ontvangt de besteller op zijn login- adres een bericht met de details van zijn order. De bestelregels zijn vervolgens direct zichtbaar in het overzicht boeken en/of abonnementen van het betreffende account als openstaande orders. PAGINA 14 / 33 PV V2.0

15 5. Overzichten Boeken en Abonnementen De overzichten hebben altijd betrekking op boeken óf abonnementen Door middel van de buttons bovenaan de pagina, of de > Links onder het kopje overzichten in het hoofdmenu, kan snel tussen de twee overzichten worden geschakeld. Het overzicht Boeken bevat alle bestelregels voor boeken en hun status. Het overzicht Abonnementen bevat alle regels abonnementen en hun status. Downloaden van de overzichten Het complete overzicht waarop is geselecteerd en gefilterd (zie hoofdstuk 5.1), kan worden gedownload in PDF- of Excel-formaat. Het PDF-overzicht bevat alle regels met de kolommen zoals weergegeven op het scherm. Het Excel-overzicht toont ook alle detailgegevens van een bestelling, zoals weergegeven in de detailinfo van een order. 5.1 Filter- en zoekcriteria boekorders Datumselectie De gekozen periode heeft betrekking op de besteldatum van de boekorders. Standaard wordt de periode van de laatste 6 maanden vermeld Selecteer een nieuwe periode door op de kalendericoontjes te klikken. De gekozen periode kan maximaal 1 jaar bestrijken. Zoeken binnen selectie Dit is een vrij invoerveld. Met de zoekopdracht kan worden gezocht naar alle onderdelen van een bestelregel: ISBN (Delen van een) titel Referentie Kostenplaats (Delen van het) bezorgadres Filteren op orderstatus Door de selector aan- of uit te vinken, kan worden aangegeven welke bestelregels worden weergegeven. Geleverd: bestelregels waarvan alle bestelde exemplaren zijn geleverd. Openstaand: alle regels waarvan nog minimaal 1 exemplaar moet worden geleverd. PAGINA 15 / 33 PV V2.0

16 Sorteren In het zoekresultaat zijn de regels standaard aflopend gesorteerd op besteldatum. De kolom waarop is gesorteerd is herkenbaar aan de onderstreepte kolomtitel. De kolommen waarop kan worden gesorteerd, zijn herkenbaar aan het symbool: ISBN Aantal besteld (B) Aantal geleverd (G) Titel Orderreferentie Kostenplaats Orderbedrag Besteldatum Verwachte leverdatum De volgorde oplopend en aflopend kan worden omgedraaid door nogmaals op van de betreffende kolomkop te klikken. PAGINA 16 / 33 PV V2.0

17 Detailinformatie boekorder Door op de titel van een bestelregel te klikken wordt de detailinformatie van de bestelregel zichtbaar. Dit zijn de velden die ook worden getoond in het exceloverzicht. Home > Boeken overzicht > Detail PAGINA 17 / 33 PV V2.0

18 5.2 Annuleren en retourneren (boeken) Vanuit het detailscherm (Home > Boeken overzicht > Detail) heeft de gebruiker de mogelijkheid een aanvraag te doen voor het annuleren van orderregels of voor het aanvragen van retourzendingen van inmiddels geleverde boeken De aanvragen worden per verstuurd naar de klantenservice van Van Dijk Zakelijk en worden door medewerkers beoordeeld. Na goedkeuring van retouraanvragen ontvangt u van Van Dijk Zakelijk een formulier met retouradres waarmee u de boeken kunt retourneren. Alleen door Van Dijk Zakelijk gefactureerde boeken kunnen retour worden aangevraagd. In het aanvraagformulier is het veld pakbon- en/of factuurnummer daarom verplicht. Annuleren van bestellingen is alleen mogelijk op openstaande orderregels. Van Dijk Zakelijk neemt vervolgens contact op met de leverancier om na te gaan of annulering nog mogelijk is. Voor titels die binnen 24-uur geleverd worden, en waarvan de order direct in het distributieproces terechtkomt, is een annuleringsaanvraag niet mogelijk. PAGINA 18 / 33 PV V2.0

19 5.3 Filter- en zoekcriteria abonnementen Zoeken binnen selectie Dit is een vrij invoerveld. Met de zoekopdracht kan worden gezocht naar de volgende onderdelen van een abonnementsregel: Artikelinfo: Titel (of delen daarvan) ISSN / artikelcode Uitgever Type (bijv. tijdschrift, losbladig, etc.) Verschijningsfrequentie Abonnementsinfo: Abonnementsnummer Referentie Kostenplaats Bezorgadres (of delen daarvan) Debiteurenlijst Dit keuzeveld is alleen zichtbaar wanneer de ingelogde gebruiker gebruikersrechten heeft om andere bedrijfsonderdelen (lees: debiteurennummers) te zien. Zie het hoofdstuk Inloggen, rollen en eigenschappen voor detailinformatie. Gebruiker kiest hier het debiteurennummer van het bedrijfsonderdeel waarvan de abonnementen moeten worden getoond. Standaard: Alle debiteurennummers Filteren op abonnementsstatus Door de selectors aan- of uit te vinken, kan worden aangegeven welke abonnementsregels moeten worden weergegeven. Een geselecteerde filter wordt direct actief, dat betekent dat het scherm onmiddellijk wordt ververst. Standaard worden alle abonnementen getoond, met uitzondering van de beëindigde. Voor de uitleg van de verschillende statussen zie hieronder bij 5.4 Status van een abonnement. PAGINA 19 / 33 PV V2.0

20 Sorteren In het zoekresultaat zijn de regels standaard aflopend gesorteerd op abonnementsnummer. De kolommen waarop kan worden gesorteerd, zijn herkenbaar aan het symbool: abonnementsnummer aantal exemplaren (#) titelgroep titel orderreferentie kostenplaats status berekend tot De volgorde oplopend en aflopend kan worden omgedraaid door nogmaals op de betreffende kolomkop te klikken. PAGINA 20 / 33 PV V2.0

21 5.4 Status van een abonnement In de voorlaatste kolom wordt de status van een abonnement weergegeven. Een abonnement kan 6 verschillende statussen hebben: In bestelling Het abonnement is aangevraagd maar de uitgever heeft de startdatum nog niet bevestigd aan Van Dijk Zakelijk. In Overname Van Dijk Zakelijk neemt een (actief) abonnement over van een andere intermediair of uitgever. De uitgever heeft de overname nog niet aan Van Dijk Zakelijk bevestigd met een startdatum. Actief Het abonnement is actief, de uitgever heeft een startdatum bevestigd, een eerstvolgende editie zal door de uitgever worden verzonden naar het bezorgadres. Bij geannuleerde abonnementen zal de status actief blijven zolang de einddatum nog niet is bereikt. Een eventuele einddatum is zichtbaar in het detailscherm van het abonnement (tab algemeen). Actief op startdatum Een abonnementsorder of overname is bevestigd door de uitgever met een startdatum in de toekomst Annulering in aanvraag Een annuleringsverzoek is naar de uitgever verstuurd maar deze heeft de einddatum nog niet bevestigd aan Van Dijk Zakelijk. Beëindigd Het abonnement is niet meer actief, de einddatum ligt in het verleden. De einddatum is zichtbaar in het detailscherm (tab algemeen) en in de laatste kolom berekend tot. Zolang de einddatum nog niet is bereikt, zal het abonnement de status actief blijven houden. Berekend tot De laatste kolom berekend tot toont de datum tot en met welke periode het abonnement tot nu toe is berekend. Bijvoorbeeld: op wordt de nieuwe jaargang van een tijdschrift gefactureerd. In de kolom berekend tot zal hier dan de datum staan. Bij losbladigen wordt hier de datum van de laatste factuur getoond. Losbladigen worden niet per periode maar per geleverd supplement gefactureerd. Omdat de verschijningsfrequentie onregelmatig en onvoorspelbaar is, wordt altijd achteraf gefactureerd. Wanneer voor het betreffende abonnement een einddatum bekend is, zal hier de einddatum zijn ingevuld. Downloaden van het overzicht Het complete overzicht waarop is geselecteerd en gefilterd, kan worden gedownload in PDF- of Excel-formaat. Het PDF-overzicht bevat alle regels met de kolommen zoals weergegeven op het scherm. Het Excel-overzicht toont ook alle detailgegevens van een abonnement. PAGINA 21 / 33 PV V2.0

22 5.5 Detailinformatie abonnement Home > Abonnementen overzicht > Detail Door op de titel van een abonnement te klikken wordt de detailinformatie van de regel zichtbaar. De informatie is verdeeld over 4 tabbladen: Algemeen Bezorgadres Mutatiehistorie Factuurhistorie Vanuit deze tabbladen is het mogelijk het abonnement te beheren. PAGINA 22 / 33 PV V2.0

23 6. Beheren van abonnementen Afhankelijk van de rol van de gebruiker, wordt op de tabbladen Algemeen en Bezorgadres de button Wijzigen beschikbaar. Hiermee kan aan Van Dijk Zakelijk opdrachten worden verstuurd om gegevens van abonnementen te muteren. De volgende aanvragen zijn mogelijk: Aantalwijzigingen, zie 6.1 Wijziging referentie, wijziging kostenplaats, zie 6.1 Wijziging bezorgadres, zie 6.2 Opzeggen (annuleren), zie 6.3 Naleveren (claimen), zie 6.3 Retourzenden, zie 6.3 In alle gevallen worden de aanvragen verstuurd naar en beoordeeld door Van Dijk Zakelijk. Zij zorgen voor de correspondentie met de betreffende uitgever. Zodra de uitgever mutaties heeft verwerkt en bevestigd aan Van Dijk Zakelijk, zal de status van abonnementsregels worden aangepast op de website. De status van een mutatie-opdracht is terug te vinden in de detailgegevens van een abonnement onder de tab Mutatiehistorie. 6.1 Wijzigen aantallen, referentie en kostenplaats Door op de button Wijzigen te klikken kunnen de velden Aantal, Referentie en Kostenplaats worden aangepast. De gewenste ingangsdatum is hier een verplicht veld. Eventueel kunt u in het opmerkingenveld aanvullende informatie opgeven. Let op bij aantalwijziging! Deze optie is alleen voor wijziging van het aantal exemplaren binnen een abonnement en kan niet worden gebruikt voor het annuleren (opzeggen) van het abonnement. Gebruik hiervoor de link Aanvraag opzeggen uit het hoofdmenu. Er verschijnt een waarschuwing wanneer u het aantal 0 probeert in te vullen. Afhankelijk van de afspraken en instellingen, zijn referentie en kostenplaats al of niet verplichte velden. Bovendien kan een gebruiker verplicht worden om uit een vooringevulde lijst kostenplaatsen te kiezen. Zie hiervoor hoofdstuk 7. Kostenplaatsbeheer en Budgethouders. Omdat voor referentie- en kostenplaatswijzigingen geen correspondentie en bevestiging van een uitgever nodig zijn, is deze opdracht in de regel binnen een aantal uur verwerkt en afgerond. Voor aantalwijzigingen binnen een bestaand abonnement is wel correspondentie met een uitgever nodig. PAGINA 23 / 33 PV V2.0

24 6.2 Wijziging bezorgadres Vanuit de tab Bezorgadres kan een ander bezorgadres worden gekozen voor het betreffende abonnement. In het pulldown-menu zijn alle bezorgadressen zichtbaar die voor de ingelogde gebruiker relevant zijn oftewel gekoppeld aan de vestiging(en) waarvoor hij is ingelogd. Nieuwe bezorgadressen kunnen worden toegevoegd via de link Toevoegen. Wijzigen en verwijderen van bezorgadressen kan via de link Mijn bedrijfsgegevens > tab Bezorgadres in het hoofdmenu. De gewenste ingangsdatum is een verplicht veld. Reden is een vrij tekstveld waarin u aanvullende informatie aan Van Dijk Zakelijk kunt noteren. PAGINA 24 / 33 PV V2.0

25 6.3 Opzeggen, naleveren en retouraanvragen (Abonnementen) Vanuit het detailscherm (Home > Abonnementen overzicht > Detail) heeft de gebruiker de mogelijkheid een abonnement te annuleren, om nalevering van een gemist nummer te verzoeken (claimen) of om een retouraanvraag te doen. De aanvragen worden verstuurd naar en beoordeeld door de klantenservice van Van Dijk Zakelijk. Een annuleringsverzoek wordt direct doorgestuurd naar de uitgever. Totdat de uitgever de annulering heeft bevestigd met een einddatum, is de status van de betreffende titel in het abonnementsoverzicht annulering in aanvraag. In de mutatiehistorie van het abonnement wordt de opdracht zichtbaar als opdracht van het type ANNULERING, deze heeft in dit stadium nog de status in aanvraag. Een verzoek tot nalevering wordt direct doorgestuurd naar de uitgever. Ook deze opdracht wordt zichtbaar in de mutatiehistorie als opdracht van het type CLAIM. Een verzoek tot retournering wordt in overleg met de uitgever beoordeeld. Na goedkeuring ontvangt de aanvrager een formulier met retouradres. Retouren kunnen alleen worden aangevraagd bij abonnementen die door Van Dijk Zakelijk worden beheerd. PAGINA 25 / 33 PV V2.0

26 6.4 Tabblad Mutatiehistorie abonnement Home > Abonnementen overzicht > Detail De mutatiehistorie van een abonnement toont een overzicht van alle opdrachten die op een abonnement zijn gegenereerd. De opdrachten kunnen bestaan uit annuleringsverzoeken, aantalwijzigingen, claims (aanvraag nalevering), adreswijzigingen of aanpassing van kostenplaats of referentie. De status van een mutatie kan zijn: in aanvraag, afgehandeld of afgewezen. 6.5 Tabblad Factuurhistorie abonnement Home > Abonnementen overzicht > Detail De tab factuurhistorie toont de factuurgegevens van lopend en afgelopen jaar van een abonnement: PAGINA 26 / 33 PV V2.0

27 6.6 Lezers- of circulatielijsten Wanneer een tijdschrift door meerdere personen op een afdeling wordt gelezen, heeft de beheerder de mogelijkheid om voor een abonnement een lezerslijst samen te stellen en te beheren. Op de lijst is de titel, bedrijfsnaam en afdeling voorgedrukt. Telkens wanneer een nieuw nummer van een tijdschrift verschijnt, kan de lijst worden uitgeprint en bij het tijdschrift worden gevoegd ter circulatie. Bij personeelswisselingen kunnen de namen op de lijst door de beheerder worden gemuteerd. In het abonnementsoverzicht zijn de titels waarvoor een circulatielijst is aangemaakt gemarkeerd met een icoon met groene pijl in de een na laatste kolom. Door hierop te klikken wordt de lijst geopend in acrobat reader (pdf) en kan worden geprint. De link voor het beheren van circulatielijsten verschijnt in het linkermenu in het detailoverzicht van een abonnement. (> Beheer circulatielijst) Door op de link te klikken verschijnt een pop-up waarmee lezers kunnen worden toegevoegd en/of verwijderd (buttons + / -). Door op de button Verwijderen te klikken wordt de gehele circulatielijst verwijderd. PAGINA 27 / 33 PV V2.0

28 7 Fiatteren Home > Fiatteren De website biedt de mogelijkheid om orders vooraf te laten fiatteren door een daartoe aangewezen en geautoriseerde persoon. Zowel besteller als fiatteerder krijgen een speciale rol toegekend aan hun login: respectievelijk junior beheerder en fiatteerder. Een bestelling is pas geplaatst na goedkeuring van de fiatteerder, eerder kent Van Dijk Zakelijk deze order niet! Beide gebruikers hebben het menu > Fiatteren in het hoofdmenu tot hun beschikking. Een junior beheerder vindt hier zijn aangeboden bestelregels en hun goedkeringsstatus terug, de fiatteerder vindt hier alle orders die geplaatst zijn door een account met de rol junior beheerder waarvoor hij fiatteerder is. Ook in dit overzicht heeft de gebruiker de mogelijkheid om het aantal regels te filteren op productsoort of status, en te sorteren. Dagelijks, rond 16:00 uur, ontvangt de fiatteerder een herinnering per wanneer er nog orders klaarstaan die moeten worden beoordeeld. Zijn er geen goed te keuren orders, dan wordt dit bericht niet verzonden. PAGINA 28 / 33 PV V2.0

29 De fiatteerder heeft de volgende mogelijkheden tot zijn beschikking: Eén, meerdere of alle regels tegelijkertijd aanvinken Een sturen naar de besteller door te klikken op de loginnaam van de besteller Detailinfo over de titel op te vragen door te klikken op de titel Detailinfo over de bestelregel op te vragen door de muis op de blauwe i te laten rusten (naam van de besteller, gebruikte referentie en kostenplaats, prijs van de orderregel) De gevinkte regels goed- of afkeuren Zodra de fiatteerder orders heeft verwerkt, ontvangen de bestellers automatisch een bericht per over de status van hun bestelling. Wanneer een fiatteerder contact wil opnemen met een besteller kan dit door op het adres van de besteller te klikken. Er opent zich dan een formulier waarop de betreffende bestelgegevens zijn ingevuld. De fiatteerder kan vervolgens in het berichtveld een persoonlijke boodschap toevoegen en via de button Versturen doorsturen aan de besteller. PAGINA 29 / 33 PV V2.0

30 8. Kostenplaatsbeheer en budgethouders De website biedt gebruikers de mogelijkheid voor het beheren van kostenplaatsen en het toekennen van budgethouders aan deze kostenplaatsen. Kostenplaatsen worden weergegeven op de factuur, budgethouders ook in de managementrapportages die online kunnen worden gedownload (zie hoofdstuk 8. Managementinformatie). Bestellers kunnen worden verplicht een kostenplaats in te vullen tijdens het bestellen, al of niet uit een vooraf ingevulde lijst die door de kostenplaatsbeheerder kan worden aangemaakt en beheerd. Kostenplaats- of budgethouder is een rol die aan een login kan worden meegegeven. De kostenplaatsbeheerder vindt in zijn hoofdmenu de link Kostenplaatsbeheer. Wanneer een kostenplaatsenbeheerder een budgethouder wil toevoegen aan een kostenplaats, heeft hij de keuze uit alle in zijn organisatie gekoppelde logins met de rol Budgethouder. Wanneer een budgethouder wordt toegekend aan een kostenplaats (niet verplicht), moet tegelijkertijd een startdatum worden ingegeven. Op deze manier kunnen meerdere budgethouders aan een kostenplaats worden toegekend, echter met de restrictie dat de perioden elkaar niet kunnen overlappen. PAGINA 30 / 33 PV V2.0

31 9. Managementinformatie Home > Managementinfo Het scherm Managementinformatie bevat alle factuurregels boeken of abonnementen uit de geselecteerde periode. In het veld Zoeken binnen selectie kan gezocht worden naar: een individuele factuur factuurregels voor een bepaalde titel, ISBN of ISSN factuurregels voor een bepaalde kostenplaats Zoekresultaten kunnen op- of aflopend worden gesorteerd op alle weergegeven kolomkoppen. Downloaden Wanneer de selectie is gemaakt, kan deze worden gedownload in Excel- of pdf-formaat. Het aantal kolomkoppen is in Excelformaat het meest uitgebreid. In dit overzicht worden alle gegevens van een factuurregel getoond, inclusief factuur- en bezorgadressen, productgroepen, berekende perioden, etc. PAGINA 31 / 33 PV V2.0

32 10. Mijn bedrijfsgegevens Via de link Mijn bedrijfsgegevens zijn een viertal basisgegevens te beheren: - Mijn bedrijfsgegevens De algemene gegevens van uw bedrijf, adres, contactgegevens, branche, etc. - Factuuradres Wanneer de login toegang heeft tot meerdere accounts van zijn organisatie, worden hier meerdere factuuradressen (lees: debiteurennummers) getoond. D.m.v. de knop wijzigen kan een aanvraag voor wijziging worden gedaan. - Bezorgadres In deze tab zijn alle bezorgadressen zichtbaar van die accounts waartoe de login toegang heeft. Adressen kunnen hier worden gewijzigd of verwijderd. Toevoegen van bezorgadressen kan alleen in stap 2 van het bestelproces. - Vestigingen Wanneer een organisatie uit meerdere vestigingen bestaat kan Van Dijk Zakelijk deze structuur voor u inrichten op de website. Zo ontstaat de mogelijkheid om een login/gebruiker alleen die gegevens te tonen die bij zijn vestiging horen. Een login/gebruiker kan aan meerdere vestigingen worden gekoppeld. Elke organisatie bestaat standaard uit minimaal 1 vestiging. PAGINA 32 / 33 PV V2.0