Uitspraak Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden

Transcriptie

1 Uitspraak Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden Uitspraaknr. : Datum : 5 oktober 2007 Partijen : De cliëntenraad <naam instelling>, vertegenwoordigd door zijn voorzitter, <naam voorzitter>, hierna aangeduid als: de cliëntenraad; en de <naam zorgaanbieder>, verertegenwoordigd door <naam vertegenwoordiger zorgaanbieder>, hierna aangeduid als: de zorgaanbieder. Het geschil en het verloop van de procedure 1. Het meningsverschil betreft de kosten van de cliëntenraad in De cliëntenraad heeft in november 2006 een begroting ingediend bij de zorgaanbieder. De cliëntenraad verwacht op grond van deze begroting nodig te hebben voor zijn werkzaamheden in De zorgaanbieder is bereid de cliëntenraad een budget beschikbaar te stellen ter hoogte van Hij vindt dat de cliëntenraad prioriteiten moet stellen, zodat zijn kosten binnen dit budget blijven. 2. De cliëntenraad en de zorgaanbieder hebben het geschil gezamenlijk in hun brief van 14 juni 2007 voorgelegd aan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden, hierna aangeduid als: de commissie. In zijn brief van 2 juli 2007 aan de commissie heeft de cliëntenraad een nadere uiteenzetting gegeven van zijn standpunt. De zorgaanbieder heeft in zijn brief aan de commissie van 2 juli 2007 nadere informatie verschaft. De commissie heeft, ter behandeling van het verzoek, een hoorzitting gehouden op donderdag 12 juli Het samenvattend verslag van de hoorzitting is op 17 juli 2007 aan partijen gestuurd, zij hebben gelegenheid gekregen om op het verslag te reageren. Beide partijen hebben van die gelegenheid gebruik gemaakt, waarna de voorzitter van de commissie het verslag heeft vastgesteld. Tijdens de hoorzitting heeft de commissie zowel de zorgaanbieder als de cliëntenraad gevraagd om, ter aanvulling van hetgeen zij tijdens de hoorzitting naar voren gebracht hebben, de commissie een schriftelijke nadere onderbouwing te geven van hun standpunten. De zorgaanbieder heeft dit gedaan in zijn brief van 17 juli 2007 aan de commissie. De cliëntenraad heeft dit gedaan in zijn brief aan de commissie van 25 juli

2 Feiten en standpunten van partijen 3. De zorgaanbieder heeft vier cliëntenraden op districtsniveau ingesteld, tevens is een centrale cliëntenraad ingesteld. De zorgaanbieder en de centrale cliëntenraad hebben op 28 mei 2002 een Uitvoeringsregeling Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen vastgesteld. In deze uitvoeringsregeling is een regeling opgenomen met betrekking tot de materiële, financiële en personele middelen, waarover de centrale cliëntenraad en ieder van de vier cliëntenraden kunnen beschikken. Deze regeling houdt voor de cliëntenraden in dat het districtsmanagement jaarlijks een budget ter beschikking stelt aan iedere cliëntenraad. De toelichting bij de regeling vermeldt dat dit budget is bestemd voor: - vergaderkosten; - secretariaatskosten, telefoonkosten; - reiskosten; - deskundigheidsbevordering, scholing en vorming; - werving van nieuwe leden, organiseren van verkiezingen; - informatiemateriaal, abonnementskosten; - lidmaatschappen van belangenorganisaties, contributies e.d.; - kosten verbonden aan het organiseren van activiteiten: voorlichtingsbijeenkomsten, activiteiten ter versterking van de band met de achterban, representatiekosten, het uitwisselen van ervaringen met andere cliëntenraden. De cliëntenraad kan dit budget naar eigen inzicht besteden, mits de besteding past binnen de doelstelling van de cliëntenraad en de binnen de organisatie geldende regels in acht worden genomen. Kosten waardoor het budget overschreden wordt, dienen gemotiveerd te worden aangevraagd bij de zorgaanbieder. Dit geldt ook voor kosten van het raadplegen van en de bijstand van externe adviseurs en deskundigen. De uitvoeringsregeling geeft de cliëntenraad ook het recht om gebruik te maken van de in de organisatie aanwezige voorzieningen. De kosten hiervan komen niet ten laste van het budget van de cliëntenraad. De uitvoeringsregeling noemt als voorbeelden van dergelijke voorzieningen o.a.: vergaderruimte, pc s, koffie en thee, telefoon, porto etc. Ook ondersteuning door stafgroepen en administratieve uren voor de uitwerking van vergaderverslagen valt onder de voorzieningen waarvan de cliëntenraad gebruik kan maken. 4. De cliëntenraad heeft in zijn begroting 2007 zijn totale kosten geraamd op De zorgaanbieder meldt de cliëntenraad in zijn brief van 12 december 2006 dat hij niet akkoord gaat met de begroting. Hij stelt zich op het standpunt dat iedere cliëntenraad binnen de organisatie in principe met maximaal per jaar moet kunnen uitkomen. In verband met het organiseren van de verkiezingen 2

3 voor een nieuwe cliëntenraad in 2007 is hij bereid dit bedrag incidenteel te verhogen tot In zijn brief aan de cliëntenraad geeft hij tevens aan op welke posten de cliëntenraad zijns inziens kan bezuinigen om de kosten tot het door hem genoemde maximum te verlagen. 5. Hierna komen de verschillende begrotingsposten aan de orde waarvoor de zorgaanbieder een lager bedrag ter beschikking wil stellen dan de cliëntenraad volgens zijn begroting nodig heeft. Per post wordt aangegeven over welk bedrag partijen van mening verschillen en de standpunten die zij innemen. 6. De drie leden van het dagelijks bestuur van de cliëntenraad ontvangen een zogeheten vrijwilligerstoeslag voor hun inzet ten behoeve van de cliëntenraad. De cliëntenraad begroot de kosten hiervan op De zorgaanbieder wil dit bedrag verlagen tot De cliëntenraad heeft een notitie overlegd aan de commissie waarin afspraken zijn vastgelegd tussen de centrale cliëntenraad en de raad van bestuur met betrekking tot faciliteiten ten behoeve van de centrale cliëntenraad en de cliëntenraden. Deze notitie is gedateerd juli Zij vermeldt dat actieve cliëntenraadsleden een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen van 55 per maand. Wanneer een cliëntenraadslid als actief wordt aangemerkt en derhalve aanspraak kan maken op deze vergoeding is niet nader omschreven. De cliëntenraad en de zorgaanbieder verschillen van mening over de vraag of deze kosten ten laste van het budget van de cliëntenraad komen. De cliëntenraad meent dat dit niet het geval is en verwijst naar een brief van 13 januari 2003 van de heer Kuipers, waarin staat dat deze kosten door het districtsmanagement worden gedragen. De zorgaanbieder weerspreekt dat een dergelijke afspraak ooit is gemaakt en meent dat de heer Kuipers dit standpunt op persoonlijke titel heeft ingenomen. 7. De cliëntenraad begroot zijn reiskosten op Het betreft reiskosten per auto (à 0,27 per kilometer) en overige reiskosten. De commissie heeft de cliëntenraad gevraagd deze schatting te onderbouwen. In zijn brief van 17 juli 2007 aan de commissie stelt de cliëntenraad dat de kosten te laag zijn begroot en dat beter van kan worden uitgegaan. Het betreft merendeels de reiskosten van een lid van het dagelijks bestuur dat minimaal drie keer per week de instelling bezoekt in verband met werkzaamheden ten behoeve van de cliëntenraad. De zorgaanbieder heeft zich op het standpunt gesteld dat een beperking van het aantal kilometers mogelijk moet zijn zonder verlies van kwaliteit van het werk van de cliëntenraad. 3

4 8. De cliëntenraad voert op zijn begroting de kosten op die één van zijn leden maakt ten behoeve van oppas voor haar honden. Het betreft een vergoeding ten bedrage van 3,50 per dagdeel en 750 op jaarbasis. De zorgaanbieder vindt dat dit bedrag voor eigen rekening moet blijven van het betreffende cliëntenraadslid. 9. De cliëntenraad heeft in zijn begroting opgenomen voor kosten ten gunste van de achterban. In zijn brief van 17 juli 2007 aan de commissie onderbouwt de cliëntenraad dit bedrag als volgt: het maandelijks bezoeken van afdelingen en beschutte woonvormen kost 600 op jaarbasis; voor diverse werkzaamheden in het kader van de week van de psychiatrie is 450 begroot; voor bezoek aan andere cliëntenraden is 200 begroot en voor representatiekosten De cliëntenraad begroot de kosten van teambuilding op 850. Dit betreft volgens de toelichting de kosten van een ontspanningsmoment met alle raads- en commissieleden. In zijn brief van 17 juli 2007 aan de commissie geeft de raad de volgende specificatie: huur van een externe accommodatie plus catering: 500 en een bedrag voor sprekers en attenties 350. De cliëntenraad wijst erop dat hij twaalf leden heeft en dat bovendien nog acht personen lid zijn van commissies van de cliëntenraad. Om de kosten te beperken doen de commissieleden bij tourbeurt mee aan de teambuilding. De zorgaanbieder vindt het niet nodig om specifieke kosten voor teambuilding te maken, zijns inziens kunnen teambuilding en deskundigheidsbevordering onder één noemer gevat worden. 11. De cliëntenraad schat de kosten van deskundigheidsbevordering in 2007 op De cliëntenraad beschrijft in zijn nadere toelichting aan de commissie verschillende scholingsmogelijkheden die samen kosten. De raad heeft zich noodgedwongen beperkt tot De zorgaanbieder meent dat voldoende is. 12. De cliëntenraad voert een post op voor onvoorziene kosten ten bedrage van 5% van de totale kosten. Dit bedrag wil de zorgaanbieder verlagen tot nihil. Overwegingen ten aanzien van het verzoek 13. Artikel 2, tweede lid, onderdeel b Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) bepaalt dat zorgaanbieders een regeling dienen op te stellen met betrekking tot de materiële middelen van de instelling, waarover de cliëntenraad ten behoeve van zijn werkzaamheden kan beschikken. Aan die regeling stelt de Wmcz de voorwaarde dat de cliëntenraad op basis daarvan redelijkerwijs in staat moet zijn om zijn taak uit te voeren (artikel 2, derde lid, Wmcz). Als een zorgaanbieder geen regeling heeft getroffen of een regeling heeft getroffen die 4

5 niet voldoet aan dit criterium, kunnen de cliëntenraad en iedere cliënt de kantonrechter verzoeken de zorgaanbieder te verplichten alsnog een regeling te treffen, dan wel deze zo aan te passen dat zij voldoet aan de genoemde voorwaarde (artikel 10, tweede lid Wmcz). Besluiten tot vaststelling of wijziging van de bedoelde regeling vallen onder het verzwaard adviesrecht van de cliëntenraad (artikel 3, eerste lid, onderdeel l Wmcz). Dat wil zeggen dat de zorgaanbieder dergelijke besluiten niet mag nemen als de cliëntenraad daarover negatief heeft geadviseerd, tenzij de commissie van vertrouwenslieden heeft geoordeeld dat hij het besluit in redelijkheid wel kan nemen. Bij de beoordeling van voorgenomen besluiten ten aanzien van de bedoelde regeling toetst de commissie of de regeling, na wijziging overeenkomstig het voorgenomen besluit, voldoet aan het wettelijke criterium van artikel 2, derde lid Wmcz. 14. Het bovenstaande in aanmerking nemend beoordeelt de commissie de verschillende posten, waarover verschil van mening bestaat tussen cliëntenraad en zorgaanbieder, als volgt: a. Vrijwilligerstoelage De genoemde notitie vermeldt dat actieve leden 55 per maand ontvangen. De commissie gaat ervan uit dat leden van het dagelijks bestuur als actieve leden kunnen worden aangemerkt, zodat zij voor deze vergoeding in aanmerking komen. Het is de commissie niet gebleken dat het genoemde bedrag sinds 2002 is aangepast, de commissie gaat derhalve uit van dit bedrag. De redelijke kosten voor de vrijwilligerstoelage bedragen derhalve 660 per persoon op jaarbasis. Uitgaande van de door de cliëntenraad genoemde drie personen bedragen de redelijke kosten in 2007 derhalve b. Reiskosten Om te kunnen beoordelen of de reiskosten redelijkerwijs noodzakelijk zijn is niet alleen informatie nodig over het aantal kilometers dat de cliëntenraadsleden afleggen, maar ook werkzaamheden ten behoeve waarvan zij dit doen. De cliëntenraad heeft deze werkzaamheden niet beschreven, ook niet in de nadere onderbouwing die de commissie met name van dit onderdeel heeft gevraagd. Nu de cliëntenraad niet aannemelijk heeft gemaakt dat hij de genoemde kosten moet kunnen maken voor zijn werkzaamheden, concludeert de commissie dat het gevraagde bedrag niet in redelijkheid nodig is voor de werkzaamheden van de cliëntenraad. De commissie oordeelt dat het door de zorgaanbieder genoemde bedrag in principe voldoende moet zijn ter vergoeding van de reiskosten. De commissie zal dit 5

6 bedrag derhalve als redelijk aanmerken. Te meer nu de cliëntenraad de kilometervergoeding ten opzichte van de begroting 2006 heeft verhoogd van 0,18 tot 0,27. Zonder deze verhoging kan de cliëntenraad de begrote kilometers maken zonder het maximum te overschrijden. c. Oppaskosten Het betreffende cliëntenraadslid heeft naar de indruk van de commissie een bijzondere verhouding met haar honden waardoor het voor haar niet acceptabel is om hen regelmatig langere tijd alleen te laten. Honden hebben echter geen toegang binnen de locaties van de zorgaanbieder zodat zij haar inzet voor de cliëntenraad niet kan voortzetten als niet in opvang is voorzien. Gelet op haar inkomenspositie zou zij zich genoodzaakt zien met het werk voor de cliëntenraad te stoppen als de kosten hiervan niet vergoed worden. Gelet op deze bijzondere omstandigheden vindt de commissie het in dit geval redelijk dat de kosten van opvang ten laste van het budget van de cliëntenraad komen. d. Achterban De commissie is van mening dat overleg met de achterban van essentieel belang is voor het functioneren van de cliëntenraad. De commissie kan zich voorstellen dat bezoek van de afdelingen een nuttig middel in dit kader is en dat dit ook geldt voor werkzaamheden in het kader van de week van de psychiatrie. De in dit kader genoemde kosten van overleg met andere cliëntenraden en representatiekosten hebben geen betrekking op overleg met de achterban en horen daarom niet thuis onder deze begrotingspost. Nu het echter kosten betreft waarvoor volgens de uitvoeringsregeling het budget van de cliëntenraad bedoeld is en deze niet elders op de begroting zijn opgenomen en het naar de indruk van de commissie geen onredelijke bedragen betreft, zal de commissie deze kosten als redelijk beoordelen. De commissie gaat er hierbij vanuit dat deze kosten niet onder een andere noemer in de begroting zijn opgenomen (kleine kas raad / kleine kas commissie). e. Teambuilding De commissie vindt het niet onredelijk dat de cliëntenraad kosten maakt voor de activiteiten die de cliëntenraad als teambuilding omschrijft. De commissie vindt dat de cliëntenraad het begrote bedrag voldoende heeft onderbouwd en dat de zorgaanbieder niet voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat deze kosten niet redelijk zouden zijn. De commissie concludeert derhalve dat het door de cliëntenraad genoemde bedrag redelijk is. 6

7 f. Scholing De commissie constateert dat de cliëntenraad geen concrete plannen heeft met betrekking tot scholing. Ook nadat de commissie de cliëntenraad expliciet heeft gevraagd om het gevraagde bedrag te onderbouwen, heeft de cliëntenraad volstaan met een opsomming van scholingsmogelijkheden, zonder daarbij aan te geven wat de raad concreet wil. Nu de cliëntenraad geen concreet plan heeft, kan de commissie niet beoordelen of het gevraagde bedrag redelijkerwijs nodig is voor de scholing van de leden van de cliëntenraadsleden. Derhalve zal de commissie de genoemde kosten als niet redelijk aanmerken. Ten overvloede voegt de commissie hieraan toe dat scholing van groot belang is voor leden van cliëntenraden en dat zorgaanbieders derhalve de hiervoor redelijkerwijs nodige middelen ter beschikking behoren te stellen. De commissie hecht in dit verband belang aan de brochure Goed geregeld, waarin GGZ Nederland en de LPR het standpunt innemen dat het redelijk is dat een cliëntenraad tenminste vijf dagdelen per jaar aan scholing kan besteden. Een eventueel geschil over de kosten van een later alsnog door de cliëntenraad op te stellen scholingsplan zal de commissie zo nodig tegen deze achtergrond beoordelen. g. Onvoorziene uitgaven De commissie vindt het reëel dat de cliëntenraad een bedrag voor onvoorziene uitgaven begroot en daarbij het door de cliëntenraad genoemde percentage hanteert. Overige overwegingen 15. De commissie benadrukt ten overvloede dat dit oordeel betrekking heeft op de begroting Bedragen die de commissie in dit jaar redelijk vindt, zijn dat niet per definitie ook volgend jaar. De omstandigheden, zowel van de cliëntenraad als van de zorgaanbieder, kunnen immers per jaar verschillen. De commissie heeft geconstateerd dat de afspraken over het budget van de cliëntenraden niet duidelijk en onvolledig zijn. Ten aanzien van de vraag of de zogeheten aanwezigheidstoelage en vrijwilligerstoeslag ten laste komen van het budget van de cliëntenraad of ten laste komen van het districtsmanagement bestaat bijvoorbeeld onduidelijkheid. Om nieuwe meningsverschillen hierover te voorkomen geeft de commissie de cliëntenraad en de zorgaanbieder in overweging om, bij voorkeur op centraal niveau binnen de organisatie, betere afspraken te maken over de facilitering van de cliëntenraad, met name voorzover het betreft de kosten die ten laste komen van het budget van de cliëntenraad en de hoogte van vergoedingen, zoals de kilometervergoeding en de genoemde aanwezigheidstoelage en vrijwilligerstoeslag. In dit kader zou ook een jaarlijkse aanpassing van het budget overwogen kunnen worden. 7

8 Oordeel Het bovenstaande leidt de LCvV tot het volgende oordeel: Om de cliëntenraad van <naam instelling> in staat te stellen de werkzaamheden te verrichten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitoefening van zijn taken in 2007 behoort <naam zorgaanbieder> de cliëntenraad een budget te beschikking te stellen ten bedrage van ,50. Dit bedrag is exclusief kosten van deskundigheidsbevordering. Deze uitspraak is vastgesteld door de voorzitter van de LCvV, de heer mr. J.L.P.G. van Thiel en de leden de heer M.A. Aardema en de heer P.O. Manni. Utrecht, 5 oktober 2007 mr. J.L.P.G. van Thiel, voorzitter mr. K.R. van Dijk, secretaris 8