Together you make the difference

Transcriptie

1 Together you make the difference Normeringsonderzoek Centrum Indicatiestelling Zorg november 2017 Christian ten Have

2 Agenda van deze sessie 1. Korte uitleg over het project 2. Vragen over meetprofiel beantwoorden 3. Iedereen voorzien van een toestel met inlog 4. Uitleggen hoe er gemeten gaat worden 5. Andere vragen beantwoorden 2

3 Herijking normeringen PROJECTOPBOUW

4 Vraagstelling CIZ (1) Doel: juiste normen CIZ Extern: Budgetbespreking met FEZ Intern: Capaciteitsberekeningen & begroting Nauwkeurigheid van de normen zijn belangrijk Bijvangst; input voor procesverbeting Output: normblad per product / functie Transparant en uitlegbare normering per product & medewerker niveau Modulaire opbouw (tbv wetswijzigingen & makkelijk onderhoudbaar) Geaccepteerd!! (= gedragen proces)

5 Uitgangspunten / belangrijke keuzes Acceptatie: Meten op 4 kantoren ten behoeve van draagvlak Naast een projectgroep, ook klankbordgroepen en uitvraag inschattingen ten behoeve van een gedegen en gedragen voorbereiding Aandacht en voldoende tijd ingeruimd voor goede communicatie Metingen door CIZ medewerkers zelf uitgevoerd Klankbord groepen Uitvraag Activiteiten lijsten Tijdsinschattingen

6 Drie stappen in de voorbereiding 1. Meetprofiel per functie / product Eventuele invloed van wetswijzigingen Herkenbaarheid & meetbaarheid Verstoringen Uniforme stappen per product / aanvullingen / Uitzonderingen 2. Definities checken (duidelijk begin / eindpunt) 3. Inschatting van tijdsduur per activiteit

7 TIJDSTUDIES KORTE TOELICHTING

8 Normtijd vs taaktijd Normtijd = taaktijd + opslag Normtijd Taak-tijd Opslag Multi Moment opname (MMO) en/of CTS Indirecte activiteiten (bijv. opleidingsuren), maar ook zoeken naar, transport van dossiers Verstoringen in proces Continue tijdstudie (CTS) Duidelijk omschreven start en stop momenten

9 MECE Principe Activiteiten Scannen Uitvoeren onderzoek Voorbereiden scannen Indexeren Invoeren gegevens Afronden dossier MECE: Mutually Exclusive & Collectively Exhaustive MECE principe belangrijk bij samenstellen van het meetprofiel Niet te gedetailleerd!! Groeperen waar mogelijk & taggen van activiteiten

10 Voorbeeld meetprofiel

11 Herijking normeringen HOE GAAN DE METINGEN IN ZIJN WERK?

12 Hoe gaan de metingen in zijn werk? Representatieve steekproef medewerkers (+/-130) Werkzaamheden gesplitst in meetprofiel Wendagen 1 e groep 8, 9, 10 november Gedurende 4 weken meten, vanaf 13 november Tijdstudie applicatie Accent Pro Dagelijkse datachecks 12

13 Informatie over het onderzoek We hebben persoonlijke gegevens nodig om vragen te kunnen stellen als iets niet helemaal goed gaat tijdens het onderzoek, deze worden bij het inloggen gevraagd. Met het onderzoek halen we informatie op over activiteiten die worden uitgevoerd en geen informatie over of je je werk goed uitvoert. Alle gegevens worden opgeslagen op een server bij Accent en worden geanonimiseerd overgedragen aan CIZ. Meer informatie over het onderzoek vind je op 13

14 Uitgangspunten meetprofiel (1) 1. Aanvraag-ID is belangrijke sleutel & bijzondere kenmerken 2. Opstarten / afsluiten van de dag apart registreren 3. Registratie is onderdeel van de activiteit waar je mee bezig bent 4. Lopen is onderdeel van de activiteit waar je mee bezig bent 5. Wachttijd (hoor)zittingen onderdeel van bijwonen (hoor)zitting 6. IT / Printer storing meemeten in lopende activiteiten, evt. opmerking maken. Bij grote storingen registreren onder de verstoring knop. 14

15 Uitgangspunten meetprofiel (2) 7. Reistijd boeken als reistijd ook al wordt er gewerkt in de trein 8. In geval van stagebegeleiding / inwerken nieuwe mdw apart registreren! 9. Opmerkingen maken is mogelijk handig om te weten indien er bijzonderheden zijn 10. Staat er iets niet in de lijst; overig Zijn er inhoudelijke vragen over het meetprofiel? 15

16 Uitlegfilm LINK 16

17 Toestellen Is er iemand die geen iphone van CIZ heeft? Iedereen heeft inmiddels de app op zijn/haar toestel en krijgt een unieke inlog id: CIZ Password: Utrecht2017 We gaan er in de volgende slides stapsgewijs doorheen 17

18 Onderzoek openen 18

19 Onderzoek openen (2) 19

20 Screenshots meetscherm (1) 20

21 Screenshots meetscherm (2) 21

22 Einde van de dag: 22

23 Data checks Het is in ieders belang om een zo goed en representatief mogelijke dataset te verzamelen, we doen er dan ook alles aan om de datakwaliteit te waarborgen: We zullen dagelijks een overzicht van de ontvangen data toesturen, kijk hier goed naar om te zien of er een vreemde registratie tussenstaat! Mogelijke fouten of verkeerde registraties: Eventuele aanpassingen kunnen elektronisch worden doorgegeven middels een web-formulier, dit wordt dan gecorrigeerd in de database. Afwezig / ziek: Bij ziekte dit graag doorgeven zodat we je niet lastig vallen met vragen over niet ontvangen data. 23

24 Belangrijke regels: Meet de gehele dag door Mocht je vergeten zijn te registreren en de tijd heeft (te) lang doorgelopen; geef dit door via het wijzigingsformulier, niet via de app. Dezelfde handelingen achter elkaar (bijvoorbeeld printen registreren per dossier!!) Info: In geval van vragen: Inhoudelijk over meetprofiel: Wim Stout Technisch over de werking van de app: Christian ten Have CIZ@accentadvies.nl 24

25 Veel gestelde vragen: Hoe lang wordt er gemeten? 4 hele weken in nov/dec (langer indien nodig) Hoe activiteiten meten die door verschillende functies worden uitgevoerd? In het onderzoek worden bouwstenen gemeten (activiteiten). Deze worden in de normering toegekend aan functies conform afgesproken CIZ proces. Kantoor of team kan bij de uitvoering in de praktijk hiervan afwijken Hoe wordt met externen omgegaan? Externen mogen niet meedoen met de meting. De meting wordt verricht door eigen medewerkers Op ons kantoor/team hebben wij een bijzondere werkwijze! Vertel het ons! 25

26

27 Olmenlaan DG Bussum Contact Christian ten Have Sander Boelen 27