the difference Herijking normeringen UWV Bezwaar en beroep februari 2017 Christian ten Have

Transcriptie

1 Together you make the difference Herijking normeringen UWV Bezwaar en beroep februari 2017 Christian ten Have

2 Agenda van deze sessie 1. Korte uitleg over het project 2. Uitleggen hoe er gemeten gaat worden 3. Vragen over activiteitenlijst beantwoorden 4. Iedereen voorzien van een toestel met inlog 5. Vragen beantwoorden 2

3 Herijking normeringen PROJECTOPBOUW

4 Vraagstelling UWV (1) Doel: juiste normen UWV Bezwaar en Beroep Ø Extern: Budgetbespreking met FEZ Ø Intern: Capaciteitsberekeningen & begroting Nauwkeurigheid van de normen zijn belangrijk Output: normblad per product (9x) Ø Ø Ø Transparant en uitlegbare normering per product & medewerker niveau Modulaire opbouw (tbv wetswijzigingen & makkelijk onderhoudbaar) Geaccepteerd!! (= gedragen proces)

5 Vraagstelling UWV (2) De 9 producten: 1. Bezwaar WW /TW 2. Bezwaar AG medisch 3. Bezwaar AG nietmedisch 4. Bezwaar ZW/AG 5. Bezwaar ZW/MV 6. Bezwaar ZW/EV 7. Beroep 8. Hoger Beroep 9. Schadebesluiten Te onderzoeken functies: 1. Administratief medewerker 2. Medewerker Bezwaar 3. Medewerker Beroep 4. Medewerker Hoger Beroep 5. Arbeidsdeskundige 6. Verzekeringsarts - Medisch Secretaresse

6 Uitgangspunten / belangrijke keuzes Acceptatie: Meten op 4 kantoren ten behoeve van draagvlak Naast een projectgroep, ook klankbordgroepen en uitvraag inschattingen ten behoeve van een gedegen en gedragen voorbereiding Aandacht en voldoende tijd ingeruimd voor goede communicatie Metingen door UWV medewerkers zelf uitgevoerd Klankbord groepen Uitvraag Activiteiten lijsten Tijdsinschattingen

7 Drie stappen in de voorbereiding 1. Activiteitenlijst per functie / product Eventuele invloed van wetswijzigingen Herkenbaarheid & meetbaarheid Verstoringen Uniforme stappen per product / aanvullingen / Uitzonderingen 2. Definities checken (duidelijk begin / eindpunt) 3. Inschatting van tijdsduur per activiteit

8 Tijdsplanning Proefmetingen 3/1/2017 Start klankbordsessies 1/16/2017 Start metingen 3/6/ dec 2017 feb mrt apr 2017 Today Voorbereidingen Klankbordgroepen en activiteitenlijsten Feedback opvragen mbt huidige normen Opleiden deelnemers aan de meting Wendagen 12/15/2016-1/13/2017 1/16/2017-1/24/2017 1/30/2017-2/10/2017 2/20/2017-2/24/2017 3/1/2017-3/4/2017 Metingen Uitwerken + Rapportage 3/6/2017-3/31/2017 4/3/2017-4/28/2017

9 Herijking normeringen TIJDSTUDIES KORTE TOELICHTING

10 Normtijd vs taaktijd Normtijd = taaktijd + opslag Normtijd Taak-tijd Opslag Multi Moment opname (MMO) en/of CTS Indirecte activiteiten (bijv. opleidingsuren), maar ook zoeken naar, transport van dossiers Verstoringen in proces Continue tijdstudie (CTS) Duidelijk omschreven start en stop momenten

11 MECE Principe Activiteiten Scannen Uitvoeren onderzoek Voorbereiden scannen Indexeren Invoeren gegevens Afronden dossier MECE: Mutually Exclusive & Collectively Exhaustive MECE principe belangrijk bij samenstellen van de activiteiten Niet te gedetailleerd!! Groeperen waar mogelijk & taggen van activiteiten

12 Nr Naam Omschrijving CE meten Opmerkingen Vulwerkzaamheden 01 Het aanvoeren van goederen (op container) vanuit het magazijn Aanvoer goederen naar de kop van de stelling waar de goederen gevuld moeten worden N Aanvoer goederen moet in principe door de teamleider gedaan worden, niet door de vulploegmedewerker zelf. Indien dit toch voorkomt, dan hierop registreren 02 Vullen Voorbeeld activiteitenlijst Activiteitenlijst CTS Verkoopklaar Omvat het afstapelen vanaf de container op de vuldolly, het lopen met de vuldolly naar het schap, het vullen van de goederen (incl vakverzorging / spiegelen tijdens het vullen), het afvoeren van karton en plastic naar de container. Ook codecontrole en leeghalen om fifo te vullen valt hieronder Klantvraag bij Een vraag van een klant tijdens het vullen, inclusief eventueel 03 vullen meelopen naar het vak en helpen zoeken Overige werkzaamheden 06 Overleg functioneel Onderling functioneel overleg op de werkvloer (bv tussen vulploegmedewerkers onderling, of met de teamleider) 07 Storing overig Overige verstoringen (bv verlichting valt uit, ontruiming, etc) N J N N De te registreren CEs is het aantal artikelen dat daadwerkelijk gevuld is. Dus als een medewerker bv 24 pakken koffie van de container haalt en er uiteindelijk 4 pakken terugplaatst op de container, dan moet 20 CE geregistreerd worden Fifo = First in First out. De vulploegmedewerker zal de oudste producten vooraan leggen, en dus zal hij/zij eerst het schap leeg moeten halen om de nieuwste producten achterin te leggen Het overleg moet functioneel / werkinhoudelijk zijn. Een kletspraatje met een collega over het weekend valt hier niet onder. Dat moet genoteerd worden onder "10. Leegloop". Bij twijfel, gebruik code "06 Overleg functioneel" 08 Koffie/thee pauze en PV Het houden van koffie / thee pauze in de kantine, incl aan en afloop vanaf de werkplek. Daarnaast toiletbezoek, handen wassen, etc N

13 Herijking normeringen HOE GAAN DE METINGEN IN ZIJN WERK?

14 Informatie over het onderzoek Accent heeft persoonlijke gegevens nodig om vragen te kunnen stellen als iets niet helemaal goed gaat tijdens het onderzoek. Met het onderzoek halen we informatie op over activiteiten die worden uitgevoerd en geen informatie over of je je werk goed uitvoert. Alle gegevens worden opgeslagen op een server bij Accent en deze worden niet gedeeld met het UWV. Meer informatie over het onderzoek vind je op 14

15 Uitgangspunten activiteitenlijst (1) 1. BSN-volgnr is belangrijke sleutel & bijzondere kenmerken 2. Overleg is opgesplitst in drie onderdelen & paar verbijzonderingen Vragen over jouw dossier à onderdeel van de activiteit Niet dossier gebonden overleg à zie activiteit 5.04 Vragen van anderen (dossiergebonden) à zie activiteit 5,05 Verbijzondering- voorbeeld: 1.15 (MB) Afstemmen met primair over wijziging 3. Administratie (fleks) is onderdeel van de activiteit waar je mee bezig bent 4. Lopen is onderdeel van de activiteit waar je mee bezig bent 5. Kopiëren/printen apart registreren indien bulk-werk (aanleggen dossier) 6. Wachttijd (hoor)zittingen onderdeel van bijwonen (hoor)zitting 7. Registratiewijze zittingen totaal tijd & aantallen registreren 8. IT / Printer storing meemeten in lopende activiteiten, evt. opmerking maken. 15

16 Uitgangspunten activiteitenlijst (2) 11. Reistijd boeken als reistijd ook al wordt er gewerkt in de trein 12. Telefonisch contact met klant/werkgever/gemachtigde moet altijd apart worden geregistreerd onder 5.01 (uitgaand) of 6.03 (Inkomend) 13. Schriftelijke bevestiging sturen is onderdeel van de lopende activiteit behalve bij het maken en uitsturen van de ontvangstbevestiging (1.04) 14. Mail lezen = 5.04 (informatie niet dossiergebonden) 15. Opstarten en einde van de dag = 0.00 (AM, MB, MBER, HBR, VA, AD) 16. In geval van stage begeleiding / inwerken nieuwe mdwà stoppen met meten 17. Opmerkingen maken is mogelijk handig om te weten indien er bijzonderheden zijn Zijn er inhoudelijke vragen over de activiteitenlijsten? 16

17 Uitlegfilm 17

18 Toestellen uitdelen Play store om app (accentpro) te kunnen downloaden / updaten Selecteer Accentpro icoon om in onderzoek te komen Iedereen krijgt eigen smartphonemet unieke inlog id: UWVBBxx Password: bezwaar v1.01 geeft aan welke app versie wordt gebruikt, dit moet minimaal 1,16 zijn! 18

19 Data checks Het is in ieders belang om een zo goed en representatief mogelijke dataset te verzamelen, we doen er dan ook alles aan om de datakwaliteit te waarborgen: We zullen dagelijks een overzicht van de ontvangen data toesturen, kijk hier goed naar om te zien of er een vreemde registratie tussenstaat! Mogelijke fouten of verkeerde registraties: Eventuele aanpassingen kunnen elektronisch worden doorgegeven middels een web-formulier, wij corrigeren dit dan in de database. Afwezig / ziek: Een keer per week vragen we je welke dagen je de komende week niet werkt. Op die manier willen we voorkomen dat we contact met je zoeken als we geen data binnenkrijgen terwijl je niet aanwezig bent. Bij ziekte dit ook graag doorgeven zodat we je niet lastig vallen met vragen over niet ontvangen data. 19

20 Veel gestelde vragen: Hoe lang wordt er gemeten? 4 hele weken in maart (langer indien nodig) Hoe activiteiten meten die door verschillende functies worden uitgevoerd? In het onderzoek worden bouwstenen gemeten (activiteiten). Deze worden in de normering toegekend aan functies conform afgesproken UWV proces. Kantoor of team kan bij de uitvoering in de praktijk hiervan afwijken Hoe wordt met externen omgegaan? Externen mogen niet meedoen met de meting. De meting wordt verricht door eigen medewerkers Waar valt WSW onder? Dit wordt gemeten onder AG medisch; Waar vallen SVB activiteiten onder? Deze worden niet gemeten pauzeren meting 6,01; met uitzondering van 1,23 speciale opzoekverzoeken. Waar valt de toeslagenwet onder? Boeken onder wet waar de toeslag betrekking op heeft. Hoe omgaan met meerdere bezwaarzaken gelijktijdig behandeld (bijv. faillissement)? Bovenste dossiernr registreren (laagste volgnr.) en in opmerkingen veld aangeven: MZG aantal invullen (MZG = meerdere zaken gelijktijdig) Op ons kantoor/team hebben wij een bijzondere werkwijze! Vertel het ons! 20

21 Belangrijke regels: Meet de gehele dag door Als je tijd nodig hebt om iets op te zoeken over het onderzoek gebruik dan de pauzeknop Mocht je vergeten zijn te registreren en de tijd heeft (te) lang doorgelopen; geef dit door via het wijzigingsformulier, niet via de app. Dezelfde handelingen achter elkaar (bijvoorbeeld printen à registreren per dossier!!) Info en activiteitenlijsten: In geval van vragen: Inhoudelijk over de activiteitenlijst: Jan van der Gragt - jan.vandergragt@uwv.nl Technisch over de werking van de app: Christian ten Have - uwv@accentadvies.nl 21

22 Olmenlaan DG Bussum Contact Christian ten Have Sander Boelen 22