RAPPORTAGE. Onderwerp Actualisatie subsidiestelsel

Transcriptie

1 RAPPORTAGE Onderwerp Actualisatie subsidiestelsel

2 INHOUD 1 INLEIDING JURIDISCHE EVALUATIE Kaderverordening wordt Algemene subsidieverordening Beleidsregel wordt subsidieregeling BELEIDSMATIGE EVALUATIES Evaluatie Prestatiesubsidie Evaluatie Stimuleringssubsidie ORGANISATORISCHE VERBETERINGEN LEAN Dienstverleningsconcept Subsidieservicepunt Delft Het verrijkt subsidieregister & doeltreffendheid van subsidies Organisatie en de financiën BESLUITVORMING Voorgestelde besluiten aan het college Voorgestelde besluiten aan de Raad BIJLAGEN - overzicht /17

3 1. INLEIDING Het Delfts DNA en subsidies Als gemeente werken we intensief samen met maatschappelijke initiatiefnemers en partners aan een innovatieve stad en participatiesamenleving. We innoveren en maken werk van een nog betere samenwerking. We meten of we dat ook daadwerkelijk bereiken. Samenwerken met partners, co-creëren en innoveren zitten in het Delftse DNA. De stad maken we samen. De relatie tussen inwoners en overheid verandert; inwoners nemen meer initiatieven, de rol van de overheid verschuift van sturend naar faciliterend. Actieve burgers, actieve ondernemers, actieve partners en een actieve gemeente gaan hand in hand, ieder in zijn eigen rol en met zijn verantwoordelijkheid. In ons handelen gaan we uit van de leefwereld van inwoners en wordt gewerkt vanuit de bedoeling van regels en wetten. We werken stadsgericht en denken van buiten naar binnen en doen wat nodig is op maat. Vier jaar geleden heeft een herijking van het subsidiestelsel plaatsgevonden om dit beter aan te laten sluiten bij alle veranderingen in de relatie tussen overheid en betrokken inwoners en organisaties. De herijking leidde tot een vereenvoudiging in het subsidiestelsel, waarbij nog maar twee soorten subsidies zijn te onderscheiden; de prestatiesubsidie voor activiteiten die bijdragen aan de doelen van de gemeente en de stimuleringssubsidie voor initiatieven en activiteiten in de stad die bijdragen aan de participatiesamenleving. Voor deze subsidies zijn aparte beleidsregels vastgesteld. Nu, 4 jaar later vindt opnieuw een evaluatie plaats. In deze rapportage worden op grond van de evaluaties Prestatie- en Stimuleringssubsidie de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen voorgesteld. Ten behoeve van een actualisatie van het herijkte subsidiestelsel zijn de vastgestelde kaders, documenten en beleidsregels geëvalueerd. Uit deze evaluaties blijkt dat het subsidiestelsel past bij de ingeslagen koers die het bestuur heeft gekozen. Op onderdelen worden aanpassingen voorgesteld om het stelsel nog verder te verbeteren en nog beter te laten aansluiten bij de Delftse ambities. Na de herijking heeft de focus gelegen op de prestatie- en stimuleringssubsidies. In beginsel was beoogd om de verscheidene specifieke subsidieregelingen die meer op de leefbare stad betrekking hebben (monumenten, snoei monumentale bomen, wonen boven winkels etc.) te clusteren en hiervoor één beleidsregel vast te stellen. Dit is in de afgelopen periode niet gebeurd. In de voorstellen voor de aanpassingen van de beleidsregels naar subsidieregelingen worden deze overige subsidies ook betrokken. 3/17

4 2. JURIDISCHE EVALUATIE De Kaderverordening Subsidies Delft 2014, het Beleidskader subsidies Gemeente Delft en beleidsregels voor specifieke voorzieningen/activiteiten vormen samen het subsidiestelsel van de gemeente Delft. De kaderverordening en het beleidskader zijn vastgesteld door de raad. Het vaststellen van de beleidsregels voor de uitvoeringspraktijk is een collegebevoegdheid. Het college heeft op 16 december 2014 de Beleidsregels Stimulering Participatie en Innovatie vastgesteld (inwerkingtreding op 1 januari 2015). De Beleidsregel Prestatiesubsidies is op 15 december 2015 vastgesteld en ingegaan op 1 januari Deze documenten worden elke vier jaar geactualiseerd. 2.1 Kaderverordening wordt Algemene subsidieverordening Ten behoeve van de actualisatie is getoetst of de kaders die de raad heeft gesteld aanpassing behoeven, gelet op veranderingen in de wetgeving en of de beleidsregels het college optimale juridische mogelijkheden geeft in de uitvoeringspraktijk. Op onderdelen zijn adviezen gevraagd aan een extern juridisch bureau 1. In hoofdlijnen bestaat het subsidiestelsel uit een kaderstellende verordening en uitwerkingen in enkele regels die het college vaststelt. Uit de toetsing komt naar voren dat het subsidiestelsel op hoofdlijnen geen aanpassing behoeft. Wel dient de verordening te worden aangepast, als gevolg van veranderingen in de wetgeving. Voorgesteld wordt om de verordening te actualiseren op basis van de modelverordening van de VNG en deze aan te duiden als de Algemene Subsidieverordening Gemeente Delft 2018 (Asv). Het beleidskader beschrijft de achtergronden van de herijking en de argumenten voor het nieuwe subsidiestelsel en is te beschouwen als een toelichting op de kaders die in de verordening zijn opgenomen. Voor de subsidieverlening heeft het beleidskader geen juridische werking. Ter vereenvoudiging van het stelsel wordt voorgesteld het beleidskader te laten vervallen en de toelichtingen hieruit, voor zover nodig, op te nemen in de toelichting op de Asv (Zie bijlage 1 voor schematische weergave van het subsidiestelsel). In het subsidiestelsel blijven de bevoegdheden voor raad en college hetzelfde (raad stelt de kaders vast en het college stelt regels voor de uitvoering). De actualisatie van het subsidiestelsel heeft geen betrekking op het inhoudelijk beleid. Inhoudelijke beleidsuitgangspunten worden vastgesteld via beleidsstukken en de begroting. 1 Bureau Vijverberg Juristen 4/17

5 2.2 Beleidsregel wordt subsidieregeling Om in de uitvoeringspraktijk meer mogelijkheden te hebben om voorwaarden en verplichtingen aan de subsidieverlening te stellen, verdient het de voorkeur om met subsidieregelingen te werken in plaats van beleidsregels. In de Asv wordt de bevoegdheid om subsidieregelingen vast te stellen aan het college verleend. De bestaande beleidsregels worden omgezet in subsidieregelingen. Het streven is vóór 1 oktober alle nieuwe subsidieregelingen gereed te hebben. Voorgesteld wordt: 1. vaststellen van de nieuwe Algemene subsidieverordening Gemeente Delft 2018 (zie bijlage 2); 2. Intrekking van het huidige Beleidskader Subsidies Delft Intrekken van de huidige beleidsregels en opstellen van subsidieregels. 3. BELEIDSMATIGE EVALUATIES 3.1 Evaluatie Prestatiesubsidie De beleidsregel Prestatiesubsidie is sinds 2016 van kracht. Op deze beleidsregel heeft een evaluatie plaatsgevonden. In deze evaluatie zijn de wettelijke regels geanalyseerd, waarbij met name is ingegaan op de specifieke mogelijkheden die de Delftse regelgeving biedt. Onderzocht is of er gebruik wordt gemaakt van die mogelijkheden. Hierna volgt een samenvatting van de bevindingen. Een uitgebreide rapportage van de evaluatie vindt u in de bijlage 3. Bevinding 1: Subsidieregelgeving biedt mogelijkheden om betere aansluiting te hebben tussen gesubsidieerde activiteiten en de doelen van de gemeente Met de regelgeving rond subsidies heeft de gemeente een subsidieinstrument dat mogelijkheden biedt om invloed uit te oefenen op het aanbod aan activiteiten die aan doelen van de gemeente kunnen bijdragen. Hierbij moet de gemeente uiteraard wel de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen, zoals het zorgvuldigheidsbeginsel, het gelijkheidsbeginsel en het rechtszekerheidsbeginsel. Uit deze beginselen vloeit voort dat de besluitvorming transparant moet zijn en dat (de schijn van) partijdigheid of willekeur moet worden voorkomen. De regels van de Awb en de kaderverordening bieden hiervoor waarborgen. Bevinding 2: Subsidieplafond voorkomt open eind financiering en biedt mogelijkheden om te prioriteren bij de toekenning van subsidie. Een belangrijk instrument dat de gemeente heeft om open eind financiering te voorkomen, is het subsidieplafond. In de praktijk blijkt het toepassen hiervan niet duidelijk te zijn. In de subsidiebeschikkingen wordt verwezen 5/17

6 naar een subsidieplafond, maar er is geen enkele maal een subsidieplafond vastgesteld volgens de regels van de Awb en de kaderverordening. De gemeente heeft hiermee het risico gelopen op open eind financiering. In de praktijk is dit in de onderzochte periode meegevallen, omdat er maar in een enkel geval een aanbieder was die aanspraak maakte op subsidie, die niet geweigerd kon worden, terwijl het begrote subsidiebudget hierdoor werd overschreden. Behalve het voorkomen van het risico op open eind financiering, kan een subsidieplafond ook sturend werken, in die zin dat het meest wenselijk geachte aanbod prioriteit krijgt boven ander aanbod. In de regelgeving is het inzetten van een subsidieplafond niet verplicht en ook niet automatisch. Er dient besluitvorming van de raad en het college aan vooraf te gaan. De afwegingen om een subsidieplafond in te stellen, hangen af van de situatie en strategische keuzes van de gemeente. Ter illustratie: In het geval van minder beschikbare middelen (bezuinigingen) kan dit gevolg hebben voor de budgetten voor subsidies. Om ervoor te zorgen dat dit niet ten koste gaat van de diversiteit in het aanbod, kan een subsidieplafond worden ingesteld met een verdeelsleutel die de subsidiemiddelen verdeelt over de aanbiedende partijen; In het geval van een groot aanbod, kan de gemeente een subsidieplafond instellen met een verdeelsleutel waarbij inhoudelijke criteria de omvang van de subsidie bepalen. Het advies is om waar mogelijk met subsidieplafonds te gaan werken. Bevinding 3: Subsidietender om het beste aanbod te selecteren voor de subsidieverlening. Hoewel in de kaderverordening het begrip subsidietender niet wordt gebruikt, voorziet de regelgeving wel in de mogelijkheid om dit instrument in te zetten. Een subsidietender is te beschouwen als een bijzondere vorm van een subsidieplafond. Voor een tenderprocedure wordt gekozen als men subsidies wil verstrekken, waarbij alleen de beste aanvragen in aanmerking komen voor subsidie. Aan het verstrekken van subsidie via een tenderprocedure kleven extra aandachtspunten ten opzichte van een reguliere procedure. Om een gelijke behandeling van aanvragers te borgen, worden extra eisen aan de procedure gesteld. Het inzetten van een subsidietender kan worden beschouwd als een strategische manier om het aanbod en de aanbiedende partijen te beïnvloeden. Een subsidietender kan worden toegepast als de gemeente er voorkeur aan geeft dat wenselijk geachte activiteiten door één partij worden uitgevoerd. De gemeente heeft in de onderzochte periode geen subsidietender ingezet. 6/17

7 Bevinding 4: Het onderscheid tussen subsidiering en inkooptrajecten wordt kleiner. De huidige regelgeving maakt het mogelijk dat met subsidiëring zaken kunnen worden bereikt die voorheen alleen met inkoop te bereiken waren, zoals het beste aanbod selecteren en afdwingbare afspraken maken in een uitvoeringsovereenkomst bij de subsidiebeschikking. Het Beleidskader subsidies bevat een model om achteraf te bepalen of het om inkoop of subsidie gaat. Dit blijkt geen werkbare benadering te zijn, omdat het in de praktijk gaat om een strategische vraag vooraf: is in een bepaald geval subsidie het meest effectief of juist inkoop? Er is behoefte aan afwegingscriteria om goed deze strategische keuze te maken. Bevinding 5: Meerjarige subsidies bieden meer zekerheid voor professionele organisaties. De Beleidsregel Prestatiesubsidies biedt de mogelijkheid om meerjarig subsidies te verstrekken. Voor de desbetreffende organisaties biedt het meer zekerheid om uit te kunnen gaan van een meerjarig budget. Ook levert het een administratieve lastenverlichting op. De gemeente maakte nog geen gebruik van de mogelijkheid om meerjarig te subsidiëren. De subsidies worden jaarlijks verleend, wat inhoudt dat de organisaties jaarlijks een aanvraag moeten doen. De algemene conclusie is: Maak meer gebruik van de specifieke mogelijkheden die de beleidsregel prestatiesubsidies biedt. Aanbevelingen Zet de Beleidsregel Prestatiesubsidies om in de Subsidieregeling prestatiesubsidie en stel deze vast (college). Pas hierbij de mogelijkheden -en spelregels toe die in de Beleidsregel waren opgenomen. Ontwikkel een afwegingsinstrument om (vooraf) een strategie te kunnen bepalen ten aanzien van het aanbod van wenselijk geachte activiteiten en de aanbieders daarvan. Ontwikkel een handreiking Subsidie versus Inkoop, waarmee in de praktijk aan de hand van een set van criteria kan worden nagegaan bepaald in welke gevallen subsidiëring het meest effectief is, en in welke vorm (met of zonder uitvoeringsovereenkomst, met of zonder subsidieplafond, wel of niet door middel van een tender etc.) en in welke gevallen inkoop de beste optie is. Ga door met het ontwikkelen van meetbare en afrekenbare prestatieafspraken. Zorg dat er een relatie te leggen is tussen de prestatieafspraken en de prijs. Maak in de programmabegrotingen transparant voor welke doelen subsidiebudget beschikbaar is, en wat daarvan de omvang is. 7/17

8 Zorg ervoor dat potentiële aanvragers bekend zijn met de beschikbaar gestelde subsidiemiddelen voor de te bereiken doelen en geef inzicht in de benutting van de middelen, zodat potentiële aanvragers weten of en hoeveel middelen nog beschikbaar zijn. Vervolgstappen Na vaststellen van de Algemene subsidieverordening gemeente Delft 2018 wordt de subsidieregeling verder uitgewerkt. Onder regie van het subsidieservicepunt wordt de handreiking Inkoop of subsidie ontwikkeld. 3.2 Evaluatie Stimuleringssubsidie Sinds 1 januari 2015 is de subsidiebeleidsregel Stimulering Participatie en Innovatie van kracht. Via deze stimuleringssubsidie zijn op verschillende doelstellingen subsidies aan maatschappelijke instellingen en burgerinitiatieven uitgekeerd. Het koor Let it go is bedoeld voor mensen die door hun fysieke beperking niet of niet langer aan kunnen sluiten bij reguliere koren. Dit burgerinitiatief werkt daarvoor onder andere samen met Sophia Revalidatie Delft, een toegankelijke locatie met hulpmiddelen. Bewezen is dat zingen een positieve bijdrage kan leveren aan welbevinden. Het gaat hier om een eenmalige startsubsidie, waarna het koor zichzelf wil bedruipen. De subsidieaanvragen worden maandelijks in een werkgroep integraal beoordeeld. Het subsidiebudget voor stimuleringssubsidies is daarmee ontschot ingezet. Er heeft een evaluatie van de beleidsregel Stimulering van Participatie en Innovatie plaatsgevonden. Een uitgebreide rapportage van de evaluatie vindt u in de bijlage 4. Bevinding 1: Stimuleringssubsidie leidt tot nieuwe initiatieven en activiteiten. De stimuleringsregeling laat zien dat ruimte is gekomen voor een flexibele inzet van middelen om initiatieven in de pijlers Participatie en Innovatie te steunen. De nieuwe regel heeft tot tal van nieuwe initiatieven geleid en bij bestaande relaties tot nieuwe elementen in de activiteiten die beter aansluiten bij de doelstellingen van de gemeente. De afgelopen jaren heeft wijziging van het subsidiestelsel een positieve uitwerking gehad. Bevinding 2: Er is een toename van het aantal subsidieaanvragen met een hoog subsidiebedrag. 8/17

9 Er is een beperkt ontschot budget beschikbaar voor stimuleringssubsidies. De bedoeling van de stimuleringssubsidies is zoveel mogelijk activiteiten van initiatiefnemers te ondersteunen. Het aantal aanvragen boven de 20k neemt toe. Bij dergelijke aanvragen kunnen minder initiatieven worden gehonoreerd. Bevinding 3: Geconstateerd is dat niet iedere doelstelling budgetruimte heeft voor nieuwe initiatieven, wanneer stimuleringssubsidie wordt omgezet naar prestatiesubsidie. Indien subsidieaanvragen hoger dan 20 K binnenkomen (stimuleringssubsidie) is het wenselijk dit onder het prestatieregime te laten vallen. Zo kunnen prestaties beter worden gemonitord. Indien budgetruimte nodig is dient dit via de doelstelling aangevraagd te worden. Bevinding 4: Meer aandacht voor het versterken eigen kracht organisaties. Er wordt nog weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ondersteuning te krijgen bij het versterken van de eigen organisatie. Aanbevelingen Van eenmalige subsidieverstrekking, naar eenmalig tenzij. De eenmaligheid van subsidieverstrekking blijkt effectief. Echter soms is het nodig om van de eenmaligheid af te wijken om een waardevol initiatief voor de stad te kunnen behouden. Het wordt dan ook eenmalig, tenzij. Hierbij wel opgemerkt dat er jaarlijks getoetst wordt op vernieuwende elementen en wat er gedaan is om de activiteit te borgen, waarbij geen recht aan de subsidie kan worden ontleend. Een maximaal bedrag per aanvraag van 20k. Omdat Delft een stad wil zijn waar het bruist van de initiatieven stellen we voor een maximaal bedrag van 20k te koppelen aan aanvraag voor de stimuleringssubsidies. Voor hogere bedragen staat de weg open om prestatiesubsidies aan te vragen, als daar ruimte voor is (zie prestatiesubsidie) Meer inzetten op het versterken van de eigen organisatie. Er zal meer pro-actief worden ingezet op het versterken van organisaties, zodat een organisatie minder afhankelijk wordt van gemeentelijke subsidie. Vanuit het subsidieservicepunt van de gemeente zal regie worden gevoerd op hulp en ondersteuning van organisaties in de zoektocht naar alternatieve financieringsvormen. Vervolgstappen. Na vaststellen van de Algemene subsidieverordening gemeente Delft 2018 wordt de subsidieregeling Stimuleringssubsidies verder uitgewerkt. Maak de budgetruimte per doelstelling transparant. 9/17

10 De sectie zwemmen van de Sportraad Delft verzorgt al jaren schoolzwemwedstrijden. Om voor een stimuleringssubsidie in aanmerking te komen hebben ze de schoolzwemwedstrijden uitgebreid met reddingszwemmen, synchroon zwemmen en waterpolo demonstraties, met als doel meer sportdeelname bij jongeren. Ze zijn hiervoor samenwerking aangegaan met andere Delftse (sport)organisaties. 4. ORGANISATORISCHE VERBETERINGEN 4.1 LEAN Door de implementatie van het LEAN-traject Prestatiesubsidies, is de rechtmatigheid en doelmatigheid van subsidieverstrekking verbeterd. Bevindingen - Accounthouders werken bij het verlenen en vaststellen van subsidies voor het subsidiejaar 2018 met zogenoemde beoordelingsstaten Hiermee is geborgd dat er zichtbaar getoetst wordt of de activiteiten een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de gemeente en dat de financieel economisch adviseur betrokken is bij de subsidieverlening en de toetsen op eigen vermogen en weerstandsvermogen uitvoert. Naast de accounthouder is vanaf 2018 ook de programmeur betrokken bij de subsidieverstrekking. - De verantwoordingsgrens voor gesubsidieerde instellingen werd verlaagd naar euro, terwijl deze voorheen op euro stond. - Via het subsidieregister op de website van de gemeente Delft wordt transparant gemaakt voor welke doelstellingen subsidies zijn verstrekt en aan welke organisaties. - Er is geen geautomatiseerde ondersteuning van het subsidieproces. Het hele proces verloopt handmatig. Subsidieregisters worden handmatig bijgehouden. Dit kost erg veel tijd, er worden dubbele handelingen verricht en er zijn verschillen in gegevens uit de verschillende systemen. Daarom heeft het GMT eind september 2017 opdracht gegeven over te gaan tot aanschaf van de GFS managementmodule Tot op heden is er geen Delfts controleprotocol voor instellingen die meer dan euro aan subsidie ontvangen. Na aanleiding van deze bevinding is er een protocol opgesteld welke voldoet aan de huidige richtlijnen van het NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. 10/17

11 Conclusies - Met de implementatie van de verbeteringen is de rechtmatigheid en doelmatigheid van subsidieverstrekking aanzienlijk verbeterd. - Met de implementatie van de subsidiemanagementmodule 2.0 voor het subsidiejaar 2019 en het digitaliseren van het subsidieproces wordt de kwaliteit en efficiency van de uitvoering verder verbeterd en de administratie zowel voor aanvragers als ambtenaren sterk verminderd. Aanbevelingen - Borg binnen het subsidieservicepunt dat er continue gewerkt wordt aan het verbeterproces. - Stel de verantwoordingsgrens voor stimulerings- en prestatiesubsidies vast op 5000 euro. - Implementeer de subsidiemanagementmodule 2.0 voor eind Zorg dat aanvragen voor subsidie per digitaal aangevraagd kunnen worden. - Het controle-protocol wordt onderdeel van de Algemene subsidieverordening gemeente Delft Vervolgstappen - Project Digitalisering subsidieproces - Project subsidiemanagement module Dienstverleningsconcept Subsidieservicepunt Delft. Binnen de gemeente is er een continue verbetertraject gestart, waarbij regie wordt gevoerd op alle subsidiestromen (Subsidieservicepunt), een uniforme systematiek van werken is geïmplementeerd, waarbij de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van subsidieverstrekking steeds beter wordt geborgd en meer stadsgericht wordt geopereerd. De ambitie is het werkproces van subsidieaanvraag tot verstrekking te ontzorgen en te optimaliseren voor initiatiefnemers en medewerkers. Het aangaan van een subsidietraject mag geen administratieve belemmering vormen. Zo zal in 2019 het aanvraagproces gedigitaliseerd zijn. Hulp en ondersteuning zijn beschikbaar bij het aanvragen van subsidies. Het subsidieservicepunt zal op termijn subsidies tot een maximum bedrag zelfstandig afhandelen. Voor initiatiefnemers uit de stad geeft het subsidieservicepunt Delft informatie over de mogelijkheden van cofinanciering, vanuit het streven om organisaties minder financieel afhankelijk te maken van de gemeente. Bevindingen - Medewerkers en burgers uit de stad vinden het niet makkelijk subsidiegelden te zoeken. Het subsidieservicepunt zoekt mee ten behoeve van het Delfts initiatief en project. - Er zijn veel medewerkers betrokken bij het subsidieproces die sporadisch te maken hebben met subsidieverstrekking. Dit kan effectiever worden georganiseerd. - Subsidieaanvragen worden in papier aangevraagd. 11/17

12 Conclusie - Ondersteun de klantbehoefte door de klant bij te staan in het zoeken aanvraagproces. Door in deze fase van het proces de klant bij te staan kan alternatieve financieringsbronnen mogelijk gevonden worden, ten gunste van de Delftse begroting. - Beleidsadviseurs ontlasten door het Subsidieservicepunt subsidies af te laten handelen tot een bepaald maximum, bijvoorbeeld 100K. - Creëer en centreer meer expertise bij het Subsidieservicepunt op het gebied van: - financiën; tbv beoordeling vermogensvorming en egalisatiereserves bij de instellingen. - juridische kwaliteitszorg - Inhoudelijke expertise subsidies en subsidieverlening - Biedt subsidieaanvragers de mogelijkheid dit digitaal via de website van de gemeente te doen. Vervolgstap - Implementatie dienstverleningsconcept Subsidieservicepunt - Uitvoeren project digitaliseren en subsidiemodule Het verrijkt subsidieregister & doeltreffendheid van subsidies Verrijkt subsidieregister In de Raadscommissie R&A van april 2017 heeft de Raad verzocht tot het verrijken van het subsidieregister voor een zestal gesubsidieerde instellingen (DOK, Jeugdgezondheidszorg ZHW, Participe, Perspectief, Theater de Veste en Yes! Delft). Voor deze instellingen zijn naast de beschikkingen van verlening en vaststelling van de subsidie ook de jaarverslagen gepubliceerd. Op de website van de gemeente Delft is in oktober 2017 tevens op verzoek van de Raadscommissie aan het subsidieregister toegevoegd voor welke doelstellingen subsidies zijn verstrekt en aan welke organisaties. Doeltreffendheid van subsidies De raadscommissie heeft vragen gesteld over de doeltreffendheid van de subsidieverstrekking binnen Delft en is er aandacht gevraagd voor de lessen uit het Rekenkameronderzoek van Nijmegen. De Rekenkamer Nijmegen heeft 19 rapporten van andere rekenkamers geanalyseerd over de effectiviteit van de subsidies, daaruit zijn zeven lessen naar voren gekomen waarmee gemeenten kunnen werken aan het verbeteren van de subsidieverstrekking. De lessen zijn: Les 1: Doelen zijn niet concreet Les 2: Zwakke relatie tussen doelen en gevraagde prestaties 12/17

13 Les 3: Er worden geen alternatieven afgewogen voor subsidieverlening als beleidsinstrument Les 4: Subsidies worden niet (goed) op effectiviteit geëvalueerd Les 5: Onvoldoende controle op prestaties subsidieontvangers Les 6: Sturings- en beheersingsinformatie beperkt Les 7: Versnippering van de uitvoering van het subsidiebeleid De manier waarop in Delft gewerkt wordt met uitgaande subsidies voldoet grotendeels aan de lessen van de Rekenkamer. De afgelopen jaren zijn tal van verbeteringen geïmplementeerd. De prestatieafspraken met subsidiepartners worden steeds concreter en meetbaarder. De doelmatigheid en rechtmatigheid van verstrekking is verbeterd en de subsidieverstrekking gebeurt minder versnipperd doordat de regie wordt gevoerd op alle subsidiestromen vanuit een centraal subsidieservicepunt. Input - Subsidie (oa) Proces - Initiatief Output - Doelstelling Outcome - Effect Als gemeente sturen we op outcome - op het behalen van maatschappelijk effecten - en willen we laten zien hoe doeltreffend de subsidies zijn. Bestuurlijk is er altijd al aandacht geweest voor de effectiviteit van de subsidies. De bestuurlijke monitor geeft inzicht in de afzonderlijke werkvelden en in de samenhangende doelen aan de hand van indicatoren. Dat biedt handvatten voor de Raad om beleid aan te passen waar dat nodig is. Doeltreffendheid van subsidies levert een bijdrage aan het gemeentelijk doel of het gewenste maatschappelijk effect. Voor de zes grote gesubsidieerde instellingen is gestart om via de lijn van de indicatoren in beeld te brengen welke bijdrage de gesubsidieerde instelling levert aan de doelstelling. Conclusies De afgelopen bestuursperiode zijn veel verbeteringen doorgevoerd rond de subsidieverstrekking, waardoor de Delftse werkwijze grotendeels de toets van de lessen van de rekenkamer kan doorstaan. Er wordt steeds vaker gestuurd op outcome. Aanbeveling - In de komende bestuursperiode zal de koppeling tussen verstrekte subsidies en de indicatoren verder worden verbeterd. - Daarnaast zal het versterken van de doeltreffendheid van subsidies door periodiek bijv. klant- c.q. effectiviteitsmetingen uit te voeren en de koppeling te maken met de bestuurlijke monitor sociaal domein worden verbeterd. 13/17

14 - De deskundigheid van medewerkers ten aanzien van kennis over het subsidie-instrument bevorderen. 4.4 Organisatie en de financiën Het subsidieservicepunt zal regie voeren op de uitvoering van de verbeterlijnen gericht op het verder professionaliseren van de gemeentelijke dienstverlening rond subsidieverstrekking, namelijk: 1. Prestatie-denken: Ga door met het ontwikkelen van meetbare en afrekenbare prestatieafspraken zodat er beter gestuurd kan worden op maatschappelijke effecten. Houd er rekening mee dat dit zowel intern als voor een partner een nieuwe manier van werken is. 2. Deskundigheidsbevordering op hard- en soft skills rond subsidies: Medewerkers betrokken bij subsidieverstrekking worden opgeleid in de algemene kennis over- en toepassing van het werken met subsidies of inkoop, over het werken vanuit het prestatie denken, werken met subsidieplafonds, het meerjarig verstrekken van subsidies en het sturen op maatschappelijk effect c.q. het sturen op doeltreffendheid van subsidies. Ook worden zij getraind in de zgn. soft skills, waarbij het met name gaat om het toepassen van de kennis in de uitvoeringspraktijk en dan met name gericht op het voeren van gesprekken met subsidiepartners. Het subsidieservicepunt organiseert deze verbeterslag. 3. Het versterken van de doeltreffendheid van subsidies door periodiek bijv. klant- c.q. effectiviteitsmetingen uit te voeren en de koppeling te maken met de bestuurlijke monitor sociaal domein. Op dit moment is niet bekend om hoeveel subsidierelaties het gaat die op dit punt verbeterd kunnen worden. In nauwe samenwerking met de programmeurs zal allereerst een inventarisatie in 2018 worden uitgevoerd. Kosten zullen worden verdisconteerd met het toe te kennen subsidiebedrag. 4. Het versterken van de organisatie van het subsidieservicepunt. Het dienstverleningsconcept subsidieservicepunt laat zien dat het SSP op termijn subsidies gaat versterken. Op dit moment zijn 28 adviseurs betrokken bij de subsidieverstrekking. Door het proces anders in te richten, de kennis en kunde van uitgaande en inkomende subsidies samen te brengen en door gebruik te gaan maken van de subsidiemanagementmodule kan een verdere efficiency slag worden gemaakt. 5. Om (nieuwe) partners de mogelijkheid te bieden om een prestatiesubsidie aan te vragen is inzicht/transparantie in budgetruimte vanuit de doelstelling nodig. De komende periode zal inzichtelijk worden gemaakt voor welke doelstellingen budget beschikbaar is. 14/17

15 5.BESLUITVORMING Het bovenstaande leidt tot de volgende besluitvorming: 5.1 Voorgestelde besluiten aan het college 1. In te stemmen met de conclusies en aanbevelingen uit de rapportage actualisatie subsidiestelsel ; 2. Aan de raad via bijgaand raadsvoorstel te verzoeken het huidige beleidskader in te trekken en de AsV Gemeente Delft 2018 vast te stellen; 3. Na vaststelling van de AsV Gemeente Delft 2018 door de raad de huidige beleidsregels in te trekken en de subsidieregeling stimuleringssubsidie vast te stellen met de wijzingen: a. Van een eenmalig bedrag naar een eenmalig, tenzij ; b. Maximaal bedrag per aanvraag van euro; c. een verantwoordingsgrens voor stimulerings- en prestatiesubsidies van 5.000, en de subsidieregeling prestatiesubsidies vast te stellen. 5.2 Voorgestelde besluiten aan de Raad 1. Het subsidiestelsel te vereenvoudigen door: a. de kaderverordening subsidies Delft 2014 en het beleidskader subsidies Delft in te trekken b. De Algemene subsidieverordening gemeente Delft 2018 vast te stellen 2. Kennisnemen van evaluaties en de voorgestelde wijzigingen. Het projectteam subsidies, maart /17

16 BIJLAGEN - overzicht Bijlage 1 Juridisch kader schematisch Bijlage 2 Algemene Subsidieverordening Gemeente Delft 2018 Bijlage 3 Evaluatie Prestatiesubsidie Bijlage 4 Evaluatie Stimuleringssubsidie 16/17

17 VOOR REVISIE SUBSIDIESTELSEL JURIDISCH NA REVISIE BIJLAGE 1 1 Kaderverordening subsidies gemeente Delft 2014 Algemene Subsidieverordening Delft Beleidskader Subsidies Delft - Inhoud van toen inmiddels achterhaald; - nieuwe kennis: beleidskader géén rechtmatig document; - beleid: geborgd in verordening; - uitvoering: geborgd in subsidieregeling. GEEN CONSEQUENTIES VOOR BEVOEGDHEDEN! 3 Beleidsregel Stimulering Participatie en innovatie Beleidsregel Prestatiesubsidie Overig 6 x Subsidieregeling Stimulering Participatie en innovatie Subsidieregeling Prestatiesubsidie Overig? x Subsidiestelsel Delft: Subsidiestelsel Delft: 3 schijven 2 schijven!