Projectvoorstel. Gemeente Breda Projectvoorstel Decentrale regelgeving Datum 31 maart 2009 Offertenummer O Breda.Decentrale Regelgeving

Transcriptie

1 Decentrale regelgeving Datum 31 maart 2009 Offertenummer O Breda.Decentrale Regelgeving

2 Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting 3 2. Decentrale Regelgeving 4 3. Begeleiding en consolidatie 6 4. Projectbegeleiding en implementatie 7 5. Investeringsoverzicht 8 6. Opdrachtbevestiging 9 7. Disclaimer & Randvoorwaarden 10 Pagina 2 van 10

3 1. Managementsamenvatting SIM is door de gemeente Breda gevraagd een projectvoorstel te schrijven voor een traject rond het publiceren van decentrale regelgeving die via het publicatiesysteem van SIM kan worden gepubliceerd op zowel de eigen website van de gemeente als via een landelijke portal. De doelstelling van het project Decentrale Regelgeving, wat onderdeel is van de transparantieprojecten van Overheid heeft Antwoord, is het beschikbaar stellen en vindbaar maken van regelgeving van de overheid op internet. Middels dit projectvoorstel biedt SIM een module aan waarmee dit wordt bereikt en waarmee wordt voldaan aan de eisen die hier voor zijn gesteld. In dit projectvoorstel wordt de oplossing die SIM aanbiedt omschreven. De kosten van de uitvoering staan vermeld in het investeringsoverzicht. Dit projectvoorstel kan waar nodig uiteraard op details worden aangepast. SIM zal deze aanbieding 30 dagen gestand doen. Pagina 3 van 10

4 2. Decentrale Regelgeving Gebruikers kunnen alleen goed overweg met geconsolideerde wetteksten, d.w.z. teksten waarin alle op een zeker moment in werking getreden wijzigingen zijn verwerkt. De toegankelijkheid van de regelgeving kan sterk worden vergroot als de decentrale overheden ertoe overgaan om op uniforme wijze geconsolideerde regelgeving op internet te publiceren, inclusief versiebeheer. Dit kan alleen worden bewerkstelligd als deze overheden het consolidatie- en publicatieproces verrichten volgens de bepaalde standaard. Het op deze wijze toegankelijk maken en houden van regelgeving kost natuurlijk de nodige inspanning, maar daar staat tegenover dat tegelijkertijd wordt bijgedragen aan de efficiency. Elke overheid is zelf immers een belangrijke gebruiker van zijn eigen regelgeving. Voorwaarde is dan wel dat de regelgeving zowel goed bruikbaar is voor de geïnteresseerde burger als voor de professional (ambtenaar, advocaat, rechter). De redactionele inspanning die nodig is voor het bijhouden van de decentrale wettenbank moet binnen de perken blijven, één en ander moet geen grote investeringen in techniek vergen. SIM zorgt ervoor dat dit kan worden bereikt. Hiertoe heeft SIM een module ontwikkeld die gekoppeld wordt aan SIMbri (het burger- en raadsinformatiesysteem van SIM). Hiermee bent u in staat de lokale regelgeving op uw eigen website te publiceren en geautomatiseerd aan te bieden aan de landelijke voorziening. Daarnaast werken uw medewerkers in hetzelfde beheersysteem als voor de overige onderdelen op de website, wat de acceptatie van het systeem zal verhogen. In het project decentrale regelgeving worden een aantal uitgangspunten gehanteerd die SIM heeft meegenomen in de module. Het is essentieel kennis te nemen van de eventuele verandering in werkwijze en invoering van content die de gemeente zelf zal moeten invullen. Informatie hierover kunt u vinden op de website van advies.overheid.nl In het project worden de volgende uitgangspunten gehanteerd (IPM 3.0): 1. Geconsolideerde teksten: Het regelgevingbestand bevat geconsolideerde teksten, d.w.z. teksten waarin later aangebrachte wijzigingen zijn verwerkt. De beschikbaarheid van geconsolideerde teksten voorkomt dat elke gebruiker zelf wijzigingsbesluiten moet nalopen om vast te stellen wat de actuele tekst van een regeling is. 2. Ook vervallen versies: Het regelgevingbestand bevat ook vervallen versies van verordeningen; aangegeven wordt in welke periode een regeling heeft gegolden. Geschillen hebben altijd betrekking op feiten in het verleden. Daarom is het vaak nodig om te weten hoe een regeling op een bepaald moment in het verleden heeft geluid. 3. Compleetheid: Het regelgevingbestand bevat minimaal alle algemeen verbindende voorschriften. Gebruikers kunnen daarom met zekerheid vaststellen of er op een bepaald gebied wel of niet voorschriften van toepassing zijn. 4. Bronvermelding: De geconsolideerde regelingen bevatten verwijzingen naar de besluiten die in de geconsolideerde tekst zijn verwerkt, zodat gebruikers de juistheid van de geconsolideerde tekst altijd aan deze bronnen kunnen toetsen. Waar dit van Pagina 4 van 10

5 toepassing is zijn er ook verwijzingen naar de vergaderstukken van gekozen organen m.b.t. deze besluiten, zodat aan de hand van toelichtingen en ed. een wethistorische interpretatie van de teksten mogelijk is. 5. Mogelijkheid van bovenlokale raadpleging: De verordeningen worden zodanig gepubliceerd dat het mogelijk is om door middel van een zoekmachine gelijktijdig te zoeken in meerdere verordeningencollecties. Dit is bijvoorbeeld van belang voor bedrijven die meerdere vestigingsplaatsen hebben, maar ook om het beleid van verschillende bestuursorganen gemakkelijk te kunnen vergelijken De uiteindelijke invoer van de decentrale regelgeving in SIMsite/SIMbri zal gaan afwijken van de wijze waarop u dat op dit moment gewend bent te doen. Dit heeft met name te maken met de metadata die zal moeten worden gekoppeld aan de informatie. Op dit moment kan er al metadata worden meegegeven binnen SIMbri. Metadata zijn kenmerken die worden meegegeven zodat de informatie beter kan worden ontsloten. In het IPM wat beschikbaar is bij Overheid heeft Antwoord staan de velden benoemd. Ook tijdens het project zult u een handleiding ter beschikking worden gesteld door SIM waarin de velden benoemd staan. De module zorgt ervoor dat u conform de standaard kunt publiceren op uw eigen website en dat via een zoekmechanisme van Overheid heeft Antwoord de regelgeving via de landelijke portal te benaderen is. Overheid heeft Antwoord heeft per medio 2008 een centrale voorziening om de decentrale regelgeving centraal te ontsluiten via De werking van de centrale ontsluiting is anders dan het zoekmechanisme. De plaats waar de feitelijke regelgeving staat bij het zoekmechanisme is de eigen website. De plaats bij de centrale voorziening is bij Overheid heeft Antwoord. SIMsite kan worden aangesloten op deze centrale voorziening, zodat u uw informatie maar één keer hoeft in te voeren. Door deze extra functionaliteit, zorgt SIM ervoor dat bij opslaan van een regelgeving er een kopie opgeslagen wordt in de centrale voorziening, zonder dat u daarbij een extra handeling moet verrichten. Momenteel wordt de koppeling ontwikkeld en zal in 2009 zal de deze opgeleverd worden. Pagina 5 van 10

6 3. Begeleiding en consolidatie Veel gemeenten zijn voornemens het onderwerp Decentrale Regelgeving op de agenda te plaatsen dan wel in projectvorm op te pakken. Veelal zorgt de binnen de gemeente beschikbare capaciteit voor een remmende werking binnen dit traject. Om te kunnen voorzien in een eventuele behoefte van de gebruiker voor organisatorische begeleiding en het consolideren van de wet- en regelgeving is SIM een samenwerkingsverband aangegaan met Telengy Management en Advies. Telengy is een kwalitatieve landelijk opererende dienstverlener die organisaties ondersteunt in het waarborgen en verbeteren van hun bedrijfsvoering, door het op maat verlenen van parttime of fulltime dienstverlening. Telengy is opgericht in 1996 en heeft zich vanaf het begin direct sterk gericht op het ondersteunen van gemeenten en andere overheid / semi-overheidsorganisaties. Met de ervaring van Telengy Management en Advies is het mogelijk om wet- en regelgeving terug te dringen. Een goed begin kan worden gemaakt bij het doorlichten en herzien van gemeentelijke verordeningen. De QuickScan Decentrale Regelgeving helpt u op weg. QuickScan Decentrale Regelgeving Hoeveel verordeningen zijn er in uw gemeente? Hoe recent zijn ze? Zijn ze alle gepubliceerd nadat ze zijn vastgesteld? Zijn de geluidsnormen in de verschillende verordeningen aangepast aan de aangepaste wetgeving op het gebied van milieu en geluidhinder? Zijn de beschrijvingen van de producten in uw catalogus conform uw verordeningen, bijvoorbeeld na aanpassing van de APV? Zijn de verordeningen geschreven conform uw huisstijl? Zijn ze digitaal beschikbaar? Deze en andere vragen komen aan de orde wanneer wij met u aan de slag gaan. De aanpak van Telengy Management en Advies is zeer effectief gebleken. Deze kenmerkt zich door: - Kennis van zaken over gemeentelijke wet- en regelgeving en locaal beleid - Inzicht verschaffen in uitvoerbaarheid van wetten en regels - Vaardigheid buiten de bestaande kaders te denken om oplossingen te bedenken - Helderheid van de verordeningen: klare taal spreken maakt regels duidelijk - De link leggen tussen verordening en dienstverlening De Quick-Scan duurt 3 dagen en is optimaal afgestemd met het project Decentrale Regelgeving van Advies.Overheid. Het resultaat van de QuickScan is: - In- en overzicht over de status van uw decentrale regelgeving: verordeningen e.d. - Een verbeterplan gericht op actualiseren, integraal afstemmen en verminderen van verordeningen, regelingen en regels - Communicatie-advies gericht op het beschikbaar en toegankelijk maken van uw decentrale regelgeving De afname van de begeleiding door Telengy en de mate hiervan wordt in overleg met de gemeente nader bepaald. Deze investering is niet in dit projectvoorstel opgenomen. Pagina 6 van 10

7 4. Projectbegeleiding en implementatie SIM begeleidt niet alleen de bouw van uw website maar ondersteunt u ook bij de (organisatorische) implementatie. SIM levert binnen dit aanbod een projectleider die de coördinatie van de door SIM uit te voeren taken op haar neemt en de projectleider en zijn team zal adviseren tijdens de implementatie. Met de ervaring die wij hebben opgebouwd kunnen wij uw projectgroep helpen met de implementatie. U zult merken dat deze implementatie niet alleen een technische aangelegenheid is, maar zeker ook organisatorische consequenties heeft. Onze projectleiders realiseren zich dat terdege en gaan deze uitdaging niet uit de weg. SIM heeft op basis van opgedane ervaringen het implementatietraject uitgebreid beschreven. Op basis van gesprekken met u zal er een implementatieplan worden opgesteld, waarin de uit te voeren acties in tijd zullen worden uitgezet. Dit implementatieplan wordt vooraf met uw projectleider doorgesproken en zo nodig aangepast aan de situatie in uw gemeente. Hiermee verzekert SIM dat het implementatietraject tijdig en op een kwalitatief hoogwaardig niveau zal verlopen. SIM werkt met ervaren projectleiders om uw specifieke wensen op te nemen en te vertalen naar de gekozen oplossing. De projectleiders zijn allemaal Prince2 gecertificeerd en zullen gezamenlijk met u een projectorganisatie oprichten en de voortgang van het project nauwgezet monitoren. Periodiek wordt u op basis van voortgangsrapportages op de hoogte gehouden van de voortgang, de nog te nemen acties en mogelijke bedreigingen van de voortgang. Extra ondersteuning vanuit SIM kan geleverd worden. Of dit nu gaat om een interne projectleider, een webmaster, een klankbord voor beleidsmakers of extra projectbegeleiding, workshops en presentaties. Op uw verzoek brengen wij hiervoor een aparte offerte uit. Pagina 7 van 10

8 5. Investeringsoverzicht Hieronder vindt u een overzicht van de investeringen die nodig zijn voor de realisatie van de onderdelen die zijn aangeboden in dit projectvoorstel. SIM werkt op basis van het ASP-model (ook wel SaaS genoemd). Hierdoor krijgt u een gebruiksrechtovereenkomst voor de diensten die u afneemt. De overeenkomst geldt voor 36 maanden en wordt stilzwijgend verlengt. Dit wordt vastgelegd in een overkoepelende overeenkomst (SLA). De prijs is gebaseerd op het inwoneraantal van uw gemeente en opgebouwd uit een deel eenmalige kosten en een deel jaarlijkse kosten. De eenmalige kosten voor de dienst zijn inclusief de projectbegeleiding, installatie, implementatie en eventuele instructie. De jaarlijkse kosten zijn inclusief de hosting, het onderhoud, beheer en support. Ook toekomstige updates vallen binnen deze jaarlijkse kosten. Kortom: Prijzen zijn gebaseerd op een contractduur van 36 maanden en op een inwoneraantal van Genoemde prijzen zijn in euro s, exclusief BTW en onder voorbehoud. Betaling eenmalige kosten 100% bij opdracht. Betaling jaarlijkse kosten bij beschikbaar stellen omgeving per dienst. Eenmalige kosten zijn inclusief implementatie en projectbegeleiding. Jaarlijkse kosten zijn inclusief hosting, onbeperkt gebruiksrecht, onderhoud (upgrades & updates) en support. Onderhoud op de koppeling start vanaf levering van de module Product / Dienst Decentrale regelgeving met zoekmechanisme Overheid heeft Antwoord. Eenmalig Jaarlijks Pagina 8 van 10

9 6. Opdrachtbevestiging De gemeente Breda gaat akkoord met de aanbieding die SIM in voorstel O Breda.Decentrale Regelgeving aanbiedt. Bij ondertekening accepteert de gemeente de algemene voorwaarden van SIM. Contactpersoon voor dit project: Naam: adres: Telefoonnummer: Voor akkoord,. Naam: Functie: Datum: Pagina 9 van 10

10 7. Disclaimer & Randvoorwaarden 2009 SIMgroep Alle rechten voorbehouden De gemeente Breda ontvangt dit document onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat de gemeente Breda dit document vertrouwelijk zal behandelen en dat de gemeente Breda, indien zij niet wenst in te gaan op het voorstel verbonden aan dit document, van de inhoud geen gebruik zal maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SIM. Bovendien is het de gemeente Breda niet toegestaan dit document op enigerlei wijze aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SIM. SIM behoudt zich alle rechten voor ter zake van auteursrecht rustende op dit document. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij nadrukkelijk anders is vermeld. Op dit document zijn de Algemene Voorwaarden van SIM van toepassing. Het voorstel zoals dat in dit projectvoorstel wordt gedaan is afhankelijk van een aantal voorwaarden waarbij werk door onze medewerkers, maar ook door medewerkers uit uw eigen organisatie wordt uitgevoerd. Hieronder worden de uitgangspunten van deze offerte uiteengezet: Voor het raadplegen van de website of intranetsite is een pc met browser Internet Explorer versie 6 of hoger, Mozilla Firefox 1.0 of hoger en een internetverbinding nodig; aan deze verbinding worden geen bijzondere eisen gesteld. De website echter zal worden geoptimaliseerd voor internet explorer. Voor het gebruik van het redactiesysteem is minimaal een pc met browser Microsoft Internet Explorer versie 7, resolutie 1024x 768 en een internetverbinding nodig; aan deze verbinding worden geen bijzondere eisen gesteld. SIM houdt zich het recht voor kosten in rekening te brengen indien de klant tijdens het traject wijzigingen in het functionele ontwerp wil aanbrengen. Nieuwe gemeentelijke websites worden t.b.v. een optimale integratie bij voorkeur gehost in het serverpark van SIM. Bestaande websites kunnen eventueel met behoud van domeinnaam overgezet worden naar het serverpark van SIM. OPUS wordt ten alle tijden gehost op een centrale webserver in het serverpark van SIM. Het overzetten van data uit bestaande archief- of informatiesystemen, een bestaande website of een intranet of het realiseren van een koppeling hiermee, valt buiten deze aanbieding, mits dit nadrukkelijk anders is vermeld. SIM kan de conversie of migratie van gegevens uit deze systemen verzorgen. Op uw verzoek brengen wij hiervoor een offerte uit. Scripting (zoekfuncties, autorisatie, dynamische content, etc.) t.b.v. een koppelingen met applicaties van SIM op een gemeentelijke website die niet in ons serverpark draait, is afhankelijk van de mogelijkheden die de provider van die site ter beschikking stelt. Wij kunnen in dat geval t.a.v. deze functies geen garanties geven. Toepassing van animaties (Flash, etc.) en gebruik van technieken als Java en Active X vallen buiten deze aanbieding en worden berekend als meerwerk. Pagina 10 van 10