Kleos 6.5 (Maart 2019) Ontdek de nieuwe en verbeterde functies

Transcriptie

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center V: 1.04 (RBI) Feb. 15 th 2019 Kleos 6.5 (Maart 2019) Ontdek de nieuwe en verbeterde functies

2 1 S: Nieuwe versie van Kleos voor Outlook-Add-in 3 2 S: Gebruik Outlook als editor in Kleos S: voorkeuren: tonen/niet tonen van de lijst met modeldocumenten S : recent gebruikte modellen tonen S: gebruik een sjabloon in de editor van Kleos 24 6 FACTURERING: Creatie van een annuleringscreditnota voor een provisiefactuur 25 7 EXPORTEREN VAN LIJSTEN NAAR EXCEL: de limiet werd nu op lijnen gezet in Kleos Deze pagina toont een overzicht van de meest relevante functies toegevoegd of verbeterd in Kleos 6.5, uitgebracht in maart Deze versie is voornamelijk gericht op verbeteringen met betrekking tot s, waaronder een gloednieuwe versie van de Kleos voor Outlook-Add-in. Page 2

3 1 S: Nieuwe versie van Kleos voor Outlook-Add-in Context: de Kleos voor Outlook-Add-in is een gratis Outlook-invoegtoepassing waarmee u inkomende / uitgaande s rechtstreeks vanuit Outlook in Kleos kunt opslaan. Kleos 6.5 wordt geleverd met een gloednieuwe versie van de Kleos voor Outlook, inclusief opwindende verbeteringen en nieuwe functies. Kleos voor Outlook: installatie en lancering (zelfs wanneer Kleos nog niet open staat) Als u de vorige versie van de Kleos voor Outlook al op uw pc hebt gebruikt: wanneer u een upgrade naar Kleos 6.5 uitvoert, zal het installatieprogramma automatisch de oude versie verwijderen en de nieuwe versie van de Kleos voor Outlook installeren. Als u de Kleos voor Outlook (opnieuw) moet installeren op een andere pc, kunt u deze hier downloaden: GOED OM TE WETEN : - Kleos voor Outlook is compatibel met Outlook Kleos voor Outlook is ook compatibel met Outlook 365 (maar enkel de desktoptoepassing, niet de webversie) Bij het openen van Outlook wordt de Kleos voor Outlook -Add-in automatisch gestart en weergegeven als een kader rechts in Outlook. Wanner u voor de eerste maal inlogt: u kan uw land selecteren: Page 3

4 Om in te loggen in de Kleos voor Outlook: gebruik dezelfde inloggegevens als degene die u in Kleos gebruikt. Om het u gemakkelijker te maken, kan Kleos voor Outlook u automatisch inloggen bij het starten van Outlook. Selecteer hiervoor de optie "Automatisch aanmelden bij opstarten": Indien dit geselecteerd werd, zal Kleos voor Outlook automatisch opstarten en verbinding maken bij het openen van Outlook tenzij u zich expliciet uitlogt uit de Kleos voor Outlook Om uit te loggen uit de Kleos voor Outlook: klik op uw naam (linksonder in het Kleos voor Outlook-paneel) en log uit Page 4

5 Kleos voor Outlook: bestemmingsdossier: automatisch voorstel, recente zaken of handmatig zoeken Dit is een van de belangrijkste evoluties: Telkens u een selecteert in Outlook, tracht de Kleos voor Outlook automatisch een relevant bestemmingsdossier te vinden. Hiertoe worden verschillende gegevens doorzocht en word(t)(en) één (of meerdere) dossier(s) voorgesteld wanneer: Voor inkomende en uitgaande s: - De maakt deel uit van een thread => de thread wordt geïdentificeerd en hetzelfde dossier wordt voorgesteld - Uw verwijzing naar het dossier in Kleos wordt vermeld in het onderwerp van de De referentie van een partij wordt vermeld in het onderwerp van de Alleen voor binnenkomende s: - Als de afzender een partij is in een dossier, controleert Kleos voor Outlook zijn adres en in welke gevallen het wordt gevonden - Als de ontvangers als partijen betrokken zijn in dossiers, zal Kleos voor Outlook het adres controleren en het dossier voorstellen waarin ze werden gevonden Alleen voor uitgaande s: - Afzender als interne partijen van een dossier. Kleos voor Outlook controleert of het adres van de afzender overeenkomt met de adressen van een kantoorlid dat bij een dossier betrokken is. - Ontvangers als externe partij in een dossier. Kleos voor Outlook controleert of de adressen van de ontvangers overeenkomen met de adressen van een partij in een dossier in Kleos. Als er geen overeenkomende dossier(s) worden gevonden (of de "score" is te laag): - Kleos voor Outlook stelt voor de in een van de 'recente dossiers' op te slaan. Kleos voor Outlook: bestemmingsdossier : automatisch voorstel Nadat een bestemmingsdossier is geselecteerd voor de (automatisch of handmatig), stelt Kleos voor Outlook altijd een bestemmingsmap voor om de / bijlage (s) op te slaan, met de volgende regels: 1. Geselecteerde in een thread die al in Kleos is opgeslagen. Als de geselecteerde deel uitmaakt van een thread, stelt Kleos voor Outlook de map voor van de laatste van dezelfde thread die in Kleos is opgeslagen. 2. In het geselecteerde / voorgestelde dossier is er ten minste één opgeslagen maar niet in dezelfde thread van de geselecteerde . a. De geselecteerde in Outlook is een verzonden . Kleos voor Outlook zal de laatste map voorstellen die wordt gebruikt om een verzonden op te slaan in de voorgestelde case. b. De geselecteerde in Outlook is een ontvangen . Kleos voor Outlook zal de laatste map voorstellen die wordt gebruikt om een ontvangen op te slaan in het voorgestelde dossier. Page 5

6 3. In het voorgestelde geval is er geen opgeslagen. In dit scenario zal Kleos voor Outlook de standaardmap voorstellen die door de gebruiker in de Kleos-configuratie is geconfigureerd. Hiervoor zijn 2 nieuwe configuraties toegevoegd in de documentsectie van gebruikersvoorkeuren (voor inkomende en uitgaande s). Als de voorgestelde map niet voldoet aan de behoeften, kunt u een andere map selecteren door op de knop Wijzig rechts van de mapnaam te klikken: Je bladert vervolgens door de bestaande mappen van het dossier om er een te selecteren (en maakt eventueel zelfs een nieuwe map in het dossier). Kleos voor Outlook: maak een nieuwe map in het bestemmingsdossier De nieuwe Kleos voor Outlook biedt de mogelijkheid om, op het moment zelf, snel een nieuwe map in een dossier aan te maken. Nadat u een dossier hebt geselecteerd, klikt u op Wijzigen achter de naam van de voorgestelde map. Door dit te doen, kunt u bladeren door de bestaande mappen van het dossier zaak, maar ook Aanmaken nieuwe map Er verschijnt een leeg tekstvak Page 6

7 Typ de naam van de nieuwe map en klik op <enter> of klik buiten het veld om hem op te slaan. Verplaats vervolgens de nieuwe map naar de gewenste locatie: sleep deze naar de gewenste locatie binnen de boomstructuurweergave. De nieuwe map kan nu worden gebruikt voor het indienen van s / bijlagen in het dossier. Kleos voor Outlook: een inkomende mail klasseren Klik eenvoudig in Outlook op een bestaande . Kleos voor Outlook zal automatisch proberen om een passend dossier te vinden volgens de regels die hierboven in dit document zijn beschreven. Als er een overeenkomende naam wordt gevonden, wordt deze in het Kleos voor Outlook-paneel weergegeven: Als het door Kleos voor Outlook voorgestelde dossier niet hetgeen is dat u verwacht, kunt u klikken op Wijzig en een ander selecteren. Als er geen overeenkomend dossier wordt gevonden: u kunt één van de recente dossiers selecteren of er een zoeken (typ minimaal 3 tekens om te zoeken) Wanneer uiteindelijk een dossier is geselecteerd, zijn er 2 situaties mogelijk: SITUATIE 1: de heeft geen bijlage OF u wilt de + bijlagen als één bestand opslaan Wijzig eventueel de doelmap en klik vervolgens op Opslaan in Kleos Page 7

8 Het Kleos voor Outlook -paneel toont een bevestiging en u kunt aanvullende stappen uitvoeren (taak toevoegen...) zoals hieronder beschreven in dit document SITUATIE 2: de heeft bijlage (n) en u wilt ze opslaan als afzonderlijke bestanden in Kleos Selecteer Bewaar bijlage als aparte documenten Dan kunt u voor de zelf en voor elke bijlage: - Het item uitschakelen (de items) dat (die) u niet wilt opslaan - De voorgestelde map wijzigen - De bijlagen hernoemen (klik in de naam en u kunt deze bewerken) Page 8

9 Klik dan nu op Opslaan in Kleos Het Kleos voor Outlook-paneel toont een bevestiging en u kunt aanvullende stappen uitvoeren (taak toevoegen...) zoals hieronder beschreven in dit document Kleos voor Outlook: selecteer meerdere s tegelijk Selecteer eenvoudig meerdere s in Outlook. Kleos voor Outlook toont dan de recente gevallen, het zoekveld en het aantal geselecteerde s: Selecteer een dossier of zoek er een (typ minstens 3 tekens om te zoeken) Page 9

10 Nadat u een dossier hebt geselecteerd, kunt u de doelmap wijzigen Klik dan nu op Opslaan in Kleos Het Kleos voor Outlook -paneel toont een bevestiging en u kunt aanvullende stappen uitvoeren (Een taak toevoegen...) zoals hieronder beschreven in dit document GOED OM TE WETEN: - bij het selecteren van meerdere s - er wordt geen automatische dossier-matching gestart - u kunt bijlagen niet opslaan als afzonderlijke bestanden Kleos voor Outlook: maak een nieuwe aan (optioneel met behulp van een sjabloon) Om een nieuwe te maken, klikt u op de gebruikelijke knop in Outlook ("Nieuw bericht") Er verschijnt een lege ; de Kleos voor Outlook zal de recente gevallen laten zien en voorstellen er een te zoeken. Page 10

11 Selecteer één van de recente dossiers, of zoek er een door tenminste drie karakters in te typen in het zoekveld. Nadat er een dossier geselecteerd werd, verschijnt in Kleos voor Outlook shows een scherm dat u helpt de samen te stellen: Het geselecteerde dossier verschijnt, klik op < om een ander dossier te selecteren Kleos voor Outlook stelt een map voor waarin de zal worden gearchiveerd in Kleos dossier (klik op Wijzig indien nodig, u kunt zelfs een nieuwe map maken). Klik op Gebruik een sjabloon van Kleos om door de lijst met vijf recent gebruikte modeldocumenten te bladeren, of zoek er een op. Het modeldocument wordt vervolgens "uitgevoerd" en vult (afhankelijk van het modeldocument): de bestemmelingen, het onderwerp en het tekstveld in. GOOD OM WETEN: - Indien u handmatig ontvangers) (To, Cc of BCc) hebt ingevoerd voordat u het modeldocument uitvoerde, worden er geen ontvangers aan toegevoegd - Als u handmatig een onderwerp hebt ingevoerd voordat u het modeldocument uitvoerde, wordt het onderwerp niet door het modeldocument bijgewerkt - Als u handmatig een tekst hebt ingevoerd, wordt de hoofdtekst van het modeldocument hier eveneens aan toegevoegd Klik op Ontvangers toevoegen om ontvangers te selecteren die uit het dossier komen. Klik eenvoudigweg op het adres om een directe ontvanger te selecteren, of CC BCC die verschijnt wanneer u met uw muis over het adres gaat. Page 11

12 Klik indien nodig op Toevoegen bijlagen Je bladert dan door de documenten van de zaak. U kunt één (of meerdere, maar één per keer) selecteren Er verschijnt een voortgangsbalk, waarna het document wordt toegevoegd aan de bijlagen in Outlook (een groen controleveld in de Kleos voor Outlook geeft aan dat het downloaden van de server succesvol is). GOED OM TE WETEN: Page 12

13 om het selecteren selectie van de bijlagen te vereenvoudigen, kunt u de soorten documenten filteren die moeten worden weergegeven zodat u dit beeld krijgt: Nadat u de bijlagen hebt geselecteerd, kunt u de hoofdtekst van de typen. U bent dan bijna klaar om de te bewaren! BELANGRIJK: VOORDAT U ZOU BEWAREN: als u van plan bent een agendapunt of activiteit toe te voegen: selecteer Aanvullende stappen na bewaren Klik dan op Bewaar en verzend Wanneer u Aanvullende stappen na bewaren hebt aangevinkt na het bewaren, wordt u voorgesteld om een agendapunt, een taak, een activiteit of een vervolgactie te maken. Dit wordt hieronder beschreven Kleos voor Outlook: aanvullende stappen na het bewaren van een mail (agendapunt, taak, ) Page 13

14 Na het bewaren van een bestaande of nieuwe , kunt u optioneel toevoegen: een afspraak / taak / doorgeefluik / activiteit. Deze "Aanvullende stappen" worden, afhankelijk van het scenario, op verschillende manieren voorgesteld. Scenario 1: klasseren van een inkomende of reeds verzonden De volgende stappen zijn systematisch beschikbaar, kunnen meerdere keren worden uitgevoerd indien nodig en de kan ook opnieuw worden opgeslagen in een ander dossier: Scenario 2: een nieuw bericht maken en archiveren: In dit geval moet u expliciet ervoor kiezen om aanvullende acties uit te voeren en Extra stappen na het indienen te selecteren Als de optie is geselecteerd, opent Kleos voor Outlook een venster met: Aan de linkerkant: een samenvatting van de verzonden . Aan de rechterkant: de mogelijke volgende stappen. Page 14

15 Screen KLS-BI De methode om de volgende stappen te registreren is dezelfde voor beide scenario's. Een nieuw agendapunt toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de is bewaard) Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling ("Afspraak toegevoegd"). Page 15

16 GOED OM TE WETEN : - Type afspraak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten) - De afspraak wordt systematisch aan u toegewezen. Een taak toevoegen (automatisch gekoppeld aan het geval waarin de is opgeslagen) Page 16

17 Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling ( Taak toegevoegd ). GOED OM TE WETEN :- - Type taak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten) - De taak wordt standaard aan u toegewezen, maar kan desgewenst aan een ander kantoorlid worden toegewezen Een activiteit toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de is bewaard) Page 17

18 Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling ( Activiteit opgeslagen ). GOED OM TE WETEN : - Enkel op tijd gebaseerde, of vaste activiteiten zijn hier mogelijk. - Het type van activiteit : Type taak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten) - U bent zelf de eigenaar van de activiteit (de ingelogde gebruiker) Toevoegen doorgeefluik Page 18

19 Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling ( Doorgeefluik item aangemaakt ). Kleos voor Outlook: een reeds geklasseerde beantwoorden of doorsturen De functies met betrekking tot het aanmaken van een nieuwe zijn ook beschikbaar wanneer u een e- mail beantwoordt of doorstuurt. Bovendien, als de mail waarop u antwoordt al in Kleos werd bewaard, zal de Add-in automatisch voorstellen om het antwoord op te slaan in het dossier waar de originele mail werd bewaard (maar u kunt dit desgewenst wijzigen). Page 19

20 2 S: Gebruik Outlook als editor in Kleos Context: Tot nu toe stelde Kleos alleen een interne editor voor om nieuwe s te maken. Kleos 6.5 stelt u in staat om Outlook in te stellen als de standaard editor. Om deze functie voor jezelf te activeren om s te versturen met de Outlook editor moet je deze configureren in de voorkeuren (Dit zal geen invloed hebben op de andere gebruikers in je advocatenkantoor). Om dat te doen: ga naar de configuratie door te klikken op het pictogram aan de rechterkant van Kleos. Dan Algemeen, Mijn voorkeuren, en vink de optie Microsoft Outlook gebruiken om een nieuwe te verzenden en klik op Ok. U hoeft niet uit te loggen om de wijzigingen te activeren. Vanaf dit moment, telkens u een nieuwe aanmaakt vanuit Kleos, verschijnt Outlook direct als editor. GOOD OM TE WETEN: Het activeren van deze optie heeft alleen zin als u ook de nieuwe Kleos voor Outlook -Add-in gebruikt die hierboven beschreven staat. Als u de Kleos voor Outlook gebruikt wordt informatie afkomstig van Kleos doorgestuurd naar Outlook (het betreffende dossier en/of het document uit een dossier dat aan de moet worden toegevoegd...). Daarnaast kunt u een sjabloon selecteren, ontvangers selecteren in het dossier, enz... Als u de Kleos voor Outlook niet gebruikt, wordt er een lege geopend in Outlook, zonder informatie van Kleos te erven. Page 20

21 3 S: voorkeuren: tonen/niet tonen van de lijst met modeldocumenten Context: Tot nu toe, stelde Kleos bij het maken van een nieuwe systematisch voor om een modeldocument te kiezen uit een lijst, zelfs als u geen model wilde gebruiken. Met Kleos 6.5 is het standaard gedrag veranderd: de lijst met modeldocumenten verschijnt niet en er wordt een lege voorgesteld. U kunt vervolgens een model selecteren door te klikken op de knop modeldocumenten gebruiken- in de e- mail editor: Als u terug wilt keren naar de voorgaande werkwijze (d.w.z. dat de lijst met modeldocumenten systematisch wordt voorgesteld bij het aanmaken van een ), wijzigt u de configuratie als volgt: Om toegang te krijgen tot de configuratie, moet u klikken op het pictogram rechts van het hoofdmenu van Kleos.. Kies vervolgens Algemeen, Mijn voorkeuren, de optie Modeldocumenten forceren bij het maken van nieuwe s en klik op OK. U hoeft niet uit te loggen om de wijzigingen te activeren. Vanaf dit moment, telkens u een nieuwe aanmaakt vanuit Kleos, zal de lijst met modeldocumenten voorgesteld worden zoals voorheen. GOOD OM TE WETEN: Het activeren van deze optie heeft geen effect als u Outlook ook als uw standaard editor in Kleos instelt. Inderdaad, als u Outlook als uw editor instelt, moet u de Kleos voor Outlook Add-in gebruiken om een model te selecteren. Page 21

22 Page 22

23 4 S : recent gebruikte modellen tonen Context: Tot nu toe moesten zware gebruikers van sjablonen kiezen uit de lijst met modeldocumenten die voor het hele advocatenkantoor waren gedefinieerd. Kleos 6.5 biedt de mogelijkheid om met één klik een keuze te maken uit de modellen die u zelf onlangs hebt gebruikt. Wanneer het keuzevenster voor de modeldocumenten wordt getoond, zal klikken op Recent enkel deze lijst tonen, waardoor een veel snellere selectie mogelijk wordt. Page 23

24 5 S: gebruik een sjabloon in de editor van Kleos Context: Voor Kleos 6.5 werd het venster voor het selecteren van een altijd getoond (zelfs als u geen model nodig had) en dit verscheen steeds vooraleer de editor zelf verscheen. Dit was een nadeel voor gebruikers die geen gebruik maakten van smodellen. De standaard werkwijze van Kleos 6.5 is om een lege te openen en de gebruiker de mogelijkheid te geven om een e-model te selecteren, optioneel en op elk moment. Zodra een nieuwe is geopend in Kleos, is er een nieuwe knop "Use Template" beschikbaar om u toe te staan een model te selecteren en toe te passen op uw . GOED OM TE WETEN: Indien u wilt terug keren naar de vorige werkwijze (dat wil zeggen dat de lijst met modellen systematisch wordt voorgesteld alvorens een nieuwe in te voeren, raadpleeg dan het item de lijst met modellen in dit document automatisch tonen/niet automatisch tonen. Page 24

25 6 FACTURERING: Creatie van een annuleringscreditnota voor een provisiefactuur Context: Annuleringscreditnota s zijn een eenvoudige en snelle manier om een facturatiedocument te annuleren (volledig tegendraaien) door het facturatiedocument en de creditnota automatisch aan elkaar te linken en op die manier ook de risico s te beperken Tot nu toe konden, enkel verkoopfacturen via een annuleringscreditnota tegengeboekt worden. Kleos 6.5 brengt de mogelijkheid om ook een provisiefactuur te annuleren. Er zijn drie vertrekpunten van waaruit u een annuleringscreditnota kan aanmaken voor een provisiefactuur (dezelfde als degene die gebruikt worden om een verkoopfactuur te annuleren). 1-VIA DE ALGEMENE FACTURATIE KNOP 2-IN HET MENU VAN DE FACTURATIE VAN HET FACTURATIEVELD IN EEN DOSSIER 3-DOOR ONMIDDELLIJK RECHTS TE KLIKKEN OP EEN PROVISIEFACTUUR Page 25

26 GOED OM TE WETEN: Wanneer u probeert een annuleringscreditnota aan te maken op een provisiefactuur, zal Kleos controleren of deze provisie reeds geheel of gedeeltelijk van een factuur in mindering werd gebracht. Indien dat het geval is, zal de annulatie niet mogelijk zijn en de gebruiker krijgt een boodschap. Indien de provisie nog niet in mindering werd gebracht, opent Kleos het menu om een annuleringscreditnota aan te maken. Alle bedragen en rekeningen worden overgenomen van de originele provisienota en de gebruiker kan alleen de volgende informatie bewerken: a. De datum b. De rekeningen van elke regel (indien de boekhoudmodule actief is) c. De cliënt informatie in het veld Cliënt Dan Defintief opslaan : Zowel de provisiefactuur als de annuleringscreditnota worden met een specifiek symbol aangeduid: GOED OM TE WETEN: wanneer een annuleringscreditnota wordt aangemaakt voor een provisiefactuur, zullen, al de facturatieonderdelen van de originele provisiefactuur geblokkeerd worden zodat ze noch factureerbaar, noch aftrekbaar van nieuwe facturen worden. De volgende schermen tonen een voorbeeld van de status van een provisiefactuur voor de uitgifte van de annuleringscreditnota en daarna. VOOR DE ANNULERING: NA DE ANNULERING : Page 26

27 7 EXPORTEREN VAN LIJSTEN NAAR EXCEL: de limiet werd nu op lijnen gezet in Kleos 6.5 Context: u kent waarschijnlijk de afdruklijstfunctie die rechtsonder in de meeste rasters in Kleos verschijnt: This feature allows you to arrange, hide columns, group, save the result as a layout, and also print or export to Excel. Tot nu toe was het maximum aantal lijnen dat kon worden geëxporteerd naar Excel gellijk aan 8,000. Kleos 6.5 laat u nu toe om tot max 350,000 lijnen te exporteren. GOED OM TE WETEN: Wanneer de export meer dan 65,000 lijnen bevat, zal u een waarschuwingstekst krijgen dat de export een tijdje kan duren. U kan dan annuleren of verder gaan. Na enkele seconden zal Kleos een voortgangsbalk vertonen tijdens het exporteren van de data naar Excel. Page 27

28 Page 28