Transparantie in transport

Transcriptie

1 DSM Engineering Plastics optimaliseert goederen- en informatiestromen Transparantie in transport 4PL-achtige oplossingen zijn sterk in opkomst. In heel Europa heeft DSM Engineering Plastics, kortweg DEP, het contractmanagement met zijn vervoerders in eigen hand gehouden maar daarbij het transportmanagement uitbesteed aan Lead Logistics Provider (LLP) IDS. De eerste besparingen en efficiencyvoordelen kon het bedrijfsonderdeel al in de boeken bijschrijven. Jan Pedro Vis verklaart de strategische keuze van het DSMonderdeel voor een LLP. De optimalisering van de logistiek en de daarmee gepaard gaande informatiestromen is voor grote bedrijven een afterthought. Met deze prikkelende stelling, die we aangereikt kregen uit het supply chain-veld zelf reizen we af naar DSM in Sittard. In de enorme kantoortorens van het concern nabij het station huist onder meer DSM Engineering Plastics, kortweg DEP. Voormalig suppy chain engineer en transport manager Jan Pedro Vis zou de logistiek van de producent van hoogwaardige kunststoffen niet als een nakomertje willen beschrijven. DSM is een life & materials sciences bedrijf, we zijn geen logistieke onderneming. Maar dat wil zeker niet zeggen dat we transport van ondergeschikt belang vinden. Het fysiek afleveren van ons product vormt het visitekaartje aan onze klant. Dat product zelf, laat hij zien, bestaat uit kleine witte korreltjes van hoge kwaliteit plastic. Het granulaat, verpakt in octabins en zakken die worden gepalletiseerd, vindt zijn weg naar onder meer de automotive en de telecomsector en is in tal van toepassingen terug te vinden, van de kettingspanner in de Porsche tot de adapterkabel van de iphone. De producent van kunststof is wereldwijd actief. Binnenkort wordt een nieuwe fabriek in Rusland geopend. In Europa gaan de goederenstromen, jaarlijks zo n zendingen, vanuit met name de twee productielocaties in het Belgische Genk en het Nederlandse Emmen kriskras het continent over, via wegtransport en intermodaal vervoer. De goederenstromen worden steeds complexer. Het aansturen van vervoerders moest vanaf de verschillende productiesites gebeuren. In de logistieke operatie zaten zelfs basale onvolkomenheden, windt Vis er geen doekjes om. Klanten werden bijvoorbeeld op maandag en dinsdag met een even grote partij bediend. Dat was niet efficiënt en niet prettig voor de klant. Ons doel was echter niet alleen efficiencywinst te realiseren, maar ook de service aan onze klanten te verbeteren. Het allerbelangrijkste in het transportproces is het terugbrengen van het aantal klachten 28

2 Jan Pedro Vis, voormalig suppy chain engineer en transport manager bij DSM Engineering Plastics: In 2008 zaten onze controllers nog met een dik pak rekeningen die onvolledig waren of gewoon niet klopten. Ik schat zo n twintig procent van de facturen. Die foutmarge konden we met het SAP-systeem, dat alleen maar kilo s kan relateren aan de transportprijs per ton, niet oplossen. We hebben het foutpercentage nu terug kunnen dringen naar minder dan een half procent. van klanten. Volgens Vis dreigde het bedrijf de grip en het overzicht over zijn zendingen en vervoerders te verliezen. Verbetering van het logistieke proces bereik je vooral door een veel betere analyse van alle informatie rond dat proces. Centraal in ons concept staat het delivery window, een tijdsruimte waarbinnen de klant beleverd wil worden en met welke wijze van transport. Een mogelijkheid om dit concept te realiseren was ons SAP-systeem aan te passen, maar de investeringen hierin bleken te kostbaar en het hele traject te tijdrovend. Je bent zo een half jaar verder en je praat over tonnen euro s. Daarom hebben we een gespecialiseerde partner als Lead Logistics Provider (LLP) in huis gehaald. Ketenregisseur Sinds begin 2010 is een nieuwe logistieke structuur in gebruik, waarbij het transportmanagement voor het volledige Europese verpakte vervoer (jaarlijks zendingen) aan IDS is uitbesteed. Deze ketenregisseur, ook wel Control Tower genoemd, stuurt alle transportactiviteiten centraal aan. IDS, dat geen eigen materiaal zoals vrachtwagens bezit, fungeert als sparringpartner naast DEP en werkt nauw samen met de verlader. De gehele operationele begeleiding van het transport wordt door IDS afgewikkeld. De orders vanuit DEP worden via een ICT-platform (Infodis) door IDS naar de vervoerders doorgezet. Dit transportmanagementsysteem (TMS) is de schakel tussen het ERP-systeem van DEP en de transportmanagementsystemen van de vervoerders. Het voordeel voor DEP is dat het geen eigen transportsysteem hoeft te ontwikkelen. Het centraliseren van de logistieke operatie brengt bovendien een lastenverlaging in de communicatie-inspanningen van DEP met zich mee. De LLP is immers het enige aanspreekpunt, eigen personeel van DEP wordt zo ontlast. Het contract heeft een looptijd van drie jaar. IDS biedt de verlader vanuit het contract tevens het alternatief van een andere vervoerder als de eigen vaste vervoerder om enigerlei redenen niet beschikbaar is. De eis van honderd procent leverbetrouwbaarheid hebben we zelf gesteld, licht Vis toe, en is een keihard onderdeel van het contract. Door die afspraak kan DEP zaken blijven doen met het bestaande vijftiental vervoerders, maar kan de kunststofproducent wel het volledige transportmanagement outsourcen. Het is een definitiekwestie, erkent Vis, maar volgens DSM-terminologie is er geen sprake van een 4PL. In dat geval zou DEP het contractmanagement met de vervoerders uit moeten besteden. Maar zaken als het onderhandelen over de tarieven en de selectie van vervoerders doet de DSM-divisie zelf. De reden hiervoor is puur een kwestie van koopkracht. Een concern met de omvang van DSM is in staat aanzienlijke schaalvoordelen te behalen. Dat niet alleen, vult Vis aan, we streven naar een goede en stabiele relatie met onze vervoerders. We willen hen ook op de lange termijn aan ons binden. Risico Verladers verwachten vandaag dat hun logistiek dienstverlener veel kan bieden op ICTgebied, met name transparantie. IDS is in staat die openheid te bieden. Het ICT-platform dat IDS benut, biedt nauwgezet inzicht in de kosten en prestaties van vervoerders. Verschillende parameters zijn op één interface, het zogenaamde performance & cost reporting dashboard, te overzien. Zowel kostencomponenten, waaronder vrachttarieven, dieseltoeslagen als de Duitse tolheffingensystematiek Maut worden in beeld gebracht. Wekelijks worden rapporten geproduceerd over de kosten (inclusief onverwachte kosten en behaalde besparingen) en de leverprestaties van de vervoerders. Over het laatste onderwerp verschijnt eveneens maandelijks een managementsamenvatting. Ook wordt dan over de voortgang gerapporteerd van de verbeteracties die met vervoerders in gang zijn gezet. Ik zit dus wekelijks aan de knoppen, zegt Vis, en hoef niet meer maandelijks achter de feiten aan te lopen. Kosten en leverprestatie zijn volgens Vis belangrijke KPI s (Key Performance Indicators), maar dat geldt ook voor communicatie en betrouwbaarheid. We kunnen proactief naar onze klanten toe communiceren dat een zending te laat is. Natuurlijk gaat er altijd wel eens wat mis. Nu weten we precies waar het aan schort. In het TMS is alle informatie over de POD (Proof of Delivery, de afgetekende internati- MEI

3 onale vrachtbrief CMR) en incidentmeldingen (schademeldingen, klachtenformulieren) direct toegankelijk. Die laatste documenten kunnen naar het TMS worden geüploaded. De vervoerder bevestigt tevens de daadwerkelijke laad- en losdata en meet hoeveel er geladen en hoeveel er gelost wordt, kortom of de prestatiedoelen worden gehaald. Het transportmanagementsysteem maakt het mogelijk besparingsopties te identificeren en te kwantificeren. DEP wil zelfs gaan meten of een vervoerder proactief meldt dat de zending later dan de geplande losdatum gelost gaat worden. Nu bevestigt de vervoerder dit geregeld achteraf, dus nadat de zending al feitelijk te laat geleverd is. Vis: Dat accepteren we dus niet meer. De datum en tijdstip waarop de vervoerder aan IDS meldt dat de zending later dan de initieel geplande leverdatum gaat leveren, zijn dus essentieel. IDS zal die informatie vanaf deze maand integreren in de wekelijkse en maandelijkse prestatierapportages die DEP van IDS ontvangt. In mei zal de LLP deze gegevens ook integreren in het prestatieoverzicht dat naar de vervoerders wordt gecommuniceerd. Flexibel Was DEP er volgens Vis snel uit dat het concept van het delivery window het meest bruikbare was, de uiteindelijke keuze voor IDS bracht meer tijd met zich mee. Er zijn veel partijen in de markt die groot zijn in dataanalyse. Voor ons was belangrijk dat we geen logge dienstverlener wilden, maar een partij die flexibel genoeg is de logistieke oplossing rond ons proces heen te bouwen. Bij grote dienstverleners moeten verladers zich vaak aanpassen. Wij wilden onder meer de betalingen en de afmeldingen van zendingen naar onze eigen wensen inrichten. IDS voldeed daaraan. Aan de tender die tot de keuze voor een LLP moest leiden, geleid door category manager road transport Han Koolen van DSM Corporate Sourcing, deed bij de start een twintigtal bedrijven mee. In een tussenronde vroegen we aan de deelnemers te laten zien wat ze met een bak aan data van ons allemaal konden doen. Bij IDS kwam daar heel veel uit. De LLP-oplossing is met name voor ingewikkelde groepagevrachten en deelzendingen geschikt. IDS kiest de meest efficiënte transportoplossing. Naargelang de aard van de zending (groupage, deelzending) en de verlangde snelheid van het transport (normaal of expreszending) wordt de best gekwalificeerde en goedkoopste vervoerder geselecteerd. Wat voor DEP echter vooral telt, benadrukt Vis, is flexibiliteit. Stel dat we een partij eerder klaar hebben dan gepland. Dan kunnen we kiezen voor intermodaal vervoer. De zending mag er immers langer over doen. Het samenwerkingsverband wil overigens gaan onderzoeken hoe ook de meest optimale route kan worden berekend, kondigt Vis aan. Hiermee kunnen we onze klanten nog efficiënter bedienen. Facturen DEP bespaart op zijn crediteurenadministratie met de e-invoicing-tool die in het TMS zit. Vervoerders sturen niet langer hun eigen facturen in, maar krijgen automatisch overzichten van DEP die IDS uit het TMS aanlevert. Hierin staat precies hoeveel ze vervoerd hebben en tegen welk honorarium. De vervoerder hoeft niet eens meer een factuur te sturen. DEP is zo minder tijd kwijt aan het controleren van facturen. In 2008 zaten onze controllers nog met een dik pak rekeningen die onvolledig waren of gewoon niet klopten. Ik schat zo n twintig procent van de facturen. Die foutmarge konden we met het SAP-systeem, dat alleen maar kilo s kan relateren aan de transportprijs per ton, niet oplossen. De contracten met onze vervoerders zijn te ingewikkeld: het gaat om laadmeters, volume en min-max afspraken, staffels waar tal van tarieven voor gelden. We hebben het foutpercentage nu terug kunnen dringen naar minder dan een half procent. Van belang is dat we kunnen zien waar het fout gaat. Ook kunnen we per klant zien wat de transportkosten zijn. Dat is waardevolle informatie voor onze salesafdeling, die daar immers haar offertes op kan baseren. Ook het financieel consolideren van zendingen biedt besparingen. In de chemie wordt zoals eerder geschetst met staffelprijzen gewerkt: vervoerders krijgen betaald op basis van het aantal vervoerde kilo s. Consolidatie wil zeggen dat zendingen van verschillende tonnages met dezelfde losdag en -plaats financieel als één zending afgerekend worden. Voor de vervoerder maakt het niet uit; die verricht gewoon dezelfde vervoershandelingen. Ook indien IDS zendingen met verschillende laad- en losdata signaleert, dan zal IDS deze zendingen indien mogelijk naar dezelfde laad- en losdatum verschuiven, zodat die alsnog financieel Het granulaat, verpakt in octabins en zakken die worden gepalletiseerd, vindt zijn weg naar onder meer de automotive en de telecomsector en is in tal van toepassingen terug te vinden, van de kettingspanner in de Porsche tot de adapterkabel van de iphone. 30

4 meer informatie idsnl.com t ro l e? n o c r e d n o t r U w t ra n s p o CO2 WIJ DE CONTROLE, U HET INZICHT Lees het DSM artikel in dit blad of ga naar idsnl.com/4pl voor meer informatie Control Driven Logistic Control Tower KPI Dashboards Cost Saving Tools Carrier Connectivity

5 Sinds begin 2010 is een nieuwe logistieke structuur in gebruik, waarbij het transportmanagement voor het volledige Europese verpakte vervoer (jaarlijks zendingen) aan IDS is uitbesteed. geconsolideerd kunnen worden. In dit geval is het voordeel voor verlader én vervoerder. De eerste bespaart op zijn totale kosten in de supply chain, de laatste heeft per saldo minder laadmomenten en hoeft per saldo minder kilometers te maken. Fee IDS krijgt voor de coördinatie van het DEPtransport een fee per zending. Voor die fee verricht het bedrijf een aantal activiteiten: het proactief coördineren van de zendingen en het bespreken van de transportprestatie met de vervoerders met als doel deze te verbeteren. Deze activiteiten brengt IDS in de vorm van performance- en kostenrapportages in kaart. De verzamelde gegevens worden geanalyseerd om nieuwe performanceverbeteringen en kostenbesparingen te identificeren en te rapporteren aan DEP. Een bijkomend voordeel voor DEP van een fee per zending is dat indien het aantal zendingen stijgt of daalt, dan ook de totale kosten voor deze activiteiten meestijgen of -dalen. Bepaalde (indirecte) vaste kosten zijn hiermee dus direct variabel gemaakt. De mogelijkheid dat IDS kansen detecteert maar die niet in de praktijk kan brengen omwille van bestaande contractuele overeenkomsten met vervoerders, is volgens Vis slechts theoretisch. In de praktijk zal dat niet voorkomen, want we zijn continu met elkaar in gesprek. Ook over nieuwe besparingsopties wordt dan gesproken. DEP neemt de lead bij de opties die door IDS gesignaleerd zijn, mochten die buiten de contracten met vervoerders vallen. Toch kan het zijn dat IDS vervolgens de (voorbereidende) rol op zich neemt om deze opties met de vervoerders te bespreken. De uiteindelijke beslissing ligt in handen van DEP. Laadvenster Een zachte besparing die nog in de toekomst gerealiseerd kan worden is dat de vervoerder zijn eigen laadvenster inplant in de laaddockplanningtool in het TMS via een webinterface. Dit ontlast de medewerkers van de verlader in het distributiecentrum, waardoor hij deze efficiënter kan inzetten. Dit staat beslist op ons verlanglijstje in Emmen, waar de laadtijd relatief lang is omdat de warehouses op het terrein uit elkaar liggen, zegt Vis. Uit het datawarehouse van IDS kan nog meer nuttige informatie worden gehaald. Alle zendingen van DEP binnen Europa zijn in beeld gebracht. Eenvoudig kan zo per laadlocatie de prestatie van vervoerders worden bepaald, of de top tien van klanten die om enigerlei reden te laat worden beleverd. DEP kan hier dan weer concreet op sturen om de prestatie bij deze klanten te verbeteren. De oorzaak van de vertraagde levering kan immers worden achterhaald. We verzamelen niet alleen statistieken over de vervoerder, maar ook over de levering aan de klant. Natuurlijk krijgen we meer inzicht in onze goederenstromen, maar de grootste winst is het beter kunnen communiceren met onze klanten. Dat geeft meerwaarde aan de supply chain organisatie. Natuurlijk hebben we het transportmanagement op afstand gezet en kun je stellen dat we kennis over het logistieke proces verliezen. Daar moet je niet bang voor zijn. Gezien de vele voordelen is er geen enkele reden om van deze constructie af te zien. En we merken dat deze LLP voldoende logistieke kennis in huis heeft. Dus ook dat verwijt gaat niet op. De samenwerking met IDS heeft al kwantificeerbare resultaten opgeleverd. Volgens Vis is het aantal klachten aanzienlijk gedaald tot onder het niveau van vijf klachten per duizend zendingen. Niet in de laatste plaats scheelt het DEP ook in personeelskosten (full time equivalents). Vis heeft de gevolgen aan den lijve ondervonden. Mijn baan is in principe geoutsourcet, maar ik beheer nog wel het contract met IDS. Sinds oktober vorig jaar is de Delftse ingenieur manager Customer Service & Sales Operations bij het DSM-onderdeel. PvdB 32