Transwide en Barry Callebaut: een succesvol recept

Transcriptie

1 Transwide en Barry Callebaut: een succesvol recept

2 Hoe Transwide TMS zelfs in de meest veeleisende transportomgeving de sleutel is tot nauwkeurigheid en rendabiliteit Barry Callebaut is wereldwijd een van de grootste fabrikanten van kwaliteitschocolade. Alleen al in Europa leveren zij elk jaar meer dan zendingen vanuit hun fabrieken naar klanten over het hele continent, goed voor een totaal van ruim ton. Dat is een berg chocolade. Willy Raemdonck houdt als Europees Logistiek Manager toezicht op de toeleveringsketen. Om de zendingen te coördineren, werkt hij met een team van vijf planners in het Belgische hoofdkantoor en 18 vaste chauffeurs in zijn eigen vloot, plus een uitgebreid netwerk van transporteurs en logistieke dienstverleners in onderaanneming. En hij heeft Transwide cloud-based TMS.

3 Aangezien onze onderneming flink aan het groeien was, hadden we na een paar jaar een beter communicatieplatform nodig tussen Barry Callebaut en onze transporteurs. Door de ontwikkeling van het bedrijf breidden wij uit over heel Europa, met een transportpunt in het VK, één in Duitsland, één in Polen, twee in Frankrijk, één in Spanje, twee in Italië en één in België - en door het groeiende aantal transporteurs werd de omvang en de logistiek veel ingewikkelder.

4 Eenvoudig communiceren met transporteurs Transwide is een cloud-based TMS platform en heel belangrijk is dat het één verbindingspunt biedt tussen het interne ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) van verladers en het netwerk van transporteurs waarmee zij werken om hun vrachten te vervoeren. Door de jaren heen is dit deel gaan uitmaken van de transportstrategie en -uitvoering van Barry Callebaut. Binnen Barry Callebaut werken we allemaal in ons eigen SAP, maar onze transporteurs hadden allemaal hun eigen systemen, vervolgt Raemdonck. We hadden geen standaard interface tussen SAP en ons transporteurnetwerk, zodat Transwide voor ons de ideale oplossing was. Als je een transporteur bent en je wilt zaken doen met ons, moet je meestappen in Transwide.

5 Barry Callebaut heeft geen standaard verzendinstructie. Hun eindproduct is vloeibare chocolade. Wanneer dit wordt vervoerd, ontstaat een kwetsbaar, onvoorspelbaar ecosysteem dat niet tegen lange reizen en een ruwe behandeling kan. Het product wordt vervoerd in geavanceerde roestvrijstalen vaten die aan strenge eisen moeten voldoen op het vlak van voedselveiligheid en hygiëne. De logistiek om producten van A naar B te vervoeren vraagt een enorme inspanning aan planning en kosten - vooral als de eindklanten vaak grote spelers zijn in de suikergoedsector, zoals Kellogg s, Unilever en Mars. Als je met die jongens zaken wilt doen, moet je er zeker van zijn dat je de beste bent, anders zal het nooit lukken.

6 En je kunt alleen de beste zijn als je de beste mensen hebt die met de beste systemen werken. Dankzij Transwide kon Barry Callebaut zijn klanttevredenheidsgraad verbeteren door complexe verzendinstructies snel en makkelijk over te brengen naar de transporteurs, die mogelijk niet vertrouwd zijn met de specifieke eisen van een bepaalde klant. Transwide garandeert niet alleen een goede uitvoering van het transport, maar zorgt er ook voor dat het transport zijn rol vervult in de commerciële benadering van de klant het gaat over klanttevredenheid of customer success. Verschillende pompen, compressoren, zelfs de taal van de chauffeur. Aan elk element in de keten moet worden gedacht. Als wij onvoldoende voorbereid of zonder de juiste uitrusting aankomen bij de klant, is dat een nachtmerrie voor ons. Met Transwide wordt de informatie rechtstreeks vanuit ons SAP hoofdklantenbestand naar de boordcomputers van de transporteur gestuurd.

7 Verbeterde verwerkingstijd en nauwkeurigheid van facturen zorgt voor hogere cash-flow Een van de grootste uitdagingen voor Barry Callebaut is het geleverde gewicht. Het lossen van vloeibare chocolade is een delicaat proces. Onvermijdelijk blijft er een deel van het product aan de wanden van de containers plakken, zodat er verschillen ontstaan tussen het gewicht van de oorspronkelijke lading in de vrachtwagen en het gewicht van het product dat uiteindelijk bij de klant terechtkomt. In het verleden moesten zij wachten tot het ondertekende CMR-document met het geloste gewicht werd teruggestuurd en manueel was ingevoerd in SAP. Nu wordt het meteen doorgestuurd via Transwide, zodat de facturering amper enkele minuten na levering zeer nauwkeurig kan gebeuren. Wij verwachten van de transporteur dat hij het losgewicht onmiddellijk registreert, aldus Raemdonck. Dit kan in het weegstation gebeuren via zijn boordcomputer, waarna het meteen beschikbaar is in Transwide. Zo weten we al op het tijdstip van lossing precies hoeveel gewicht product er werd geleverd. Dit heeft de verwerkingstijd en nauwkeurigheid van de facturering fors verbeterd, en ook onze cash-flow verhoogd.

8 Workflow van extra onkostennota s verbetert de nauwkeurigheid en zorgt voor aanzienlijke kostenbesparingen Ook het kostenmodel van het uitgebreide netwerk van externe transporteurs van Barry Callebaut is allesbehalve duidelijk. De geplande transportkosten worden altijd aangedikt door bijkomende kosten die transporteurs opstapelen tijdens de uitvoering van de zending. Het verwerken van deze extra kosten werd administratief zo n zware last, dat Barry Callebaut zich met plezier aandiende als eerste Transwide-klant die de Vrachtkostenbeheermodule wilde gebruiken.

9 Volgens Raemdonck heeft dit een revolutie teweeggebracht in de manier waarop het bedrijf omgaat met de bijkomende kostenelementen die zich onvermijdelijk opstapelen bij elke zending. Transwide Vrachtkostenbeheer is echt heel nuttig geweest voor ons. Het ondersteunt ons perfect. Bij het vervoer van vloeibare chocolade kunnen er verschillende prijselementen meespelen: Laden tijdens het weekend, extra stopplaatsen, reinigingskosten enzovoort. Dit kan de eindfactuur sterk veranderen. In het verleden hadden we niet de mogelijkheid om dit efficiënt te volgen. Met Transwide kan de transporteur alle bijkomende kosten in verband met de zending indienen en documenten overmaken om elke claim te staven. Vervolgens kunnen wij de kosten gewoon accepteren of weigeren en alle informatie wordt rechtstreeks naar SAP gestuurd.

10 Dit heeft ook de transparantie verbeterd en versterkt het vertrouwen in de relatie tussen de verlader en de transporteur. Het beste hieraan is dat kosten maar vijf dagen lang kunnen worden ingediend, vervolgt Raemdonck. De transporteur weet dus dat hij alle kosten moet indienen terwijl ze nog vers in zijn geheugen zitten. Vroeger moesten we vertrouwen op de kwitanties die soms drie tot vier weken na de bestelling werden ingediend, zodat het onmogelijk was de geldigheid van de extra kosten te controleren. De vrachtkostenmodule heeft niet alleen de efficiëntie verbeterd, maar leverde ook aanzienlijke kostenbesparingen op. Volgens Raemdonck bespaarde de onderneming 1% tot 1,5% op haar transportkosten. Gemeten over de jaarlijkse zendingen, lopen de besparingen in de honderdduizenden euro s.

11 Het allerbelangrijkste is echter dat Transwide de druk op Raemdoncks planningsteam heeft verminderd. Voordat de vrachtkostenmodule werd geïmplementeerd, was het volgen van de extra kosten van elke order administratief een zware aderlating. Raemdonck denkt dat hij een half voltijds loon heeft bespaard, gewoon omdat door het gestroomlijnde kostenproces geen extra aanwerving noodzakelijk was. Transwide vrachtkostenbeheer is een stap in de richting van vooraf factureren, zegt hij. Het vermindert het aantal beslissingen en vergissingen aanzienlijk, die we al tot een minimum hadden beperkt. Dankzij Transwide kunnen we niet alleen sneller factureren, we hebben nu ook betere accruals (overlopende posten) en een nauwkeuriger zicht op de costto-serve van onze klanten.

12 Combinatie van snelheid en betrouwbaarheid is een concurrentievoordeel Willy Raemdonck heeft de voorbije twee decennia heel wat veranderingen zien plaatsvinden, met als enige constante dat bij Barry Callebaut de klant altijd op de eerste plaats komt in alles wat ze doen. Het is goed dat de processen zo efficiënt zijn nu de activiteit zo n hoge vlucht neemt. Raemdonck meent dat de klanten de afgelopen jaren veeleisender zijn geworden en de almaar kortere levertijden laten weinig ruimte voor fouten. Als bijvoorbeeld de standaard verwerkingstijd van orderinvoer tot chocolade klaar vier dagen bedraagt, zien we vandaag dat maar liefst 25% van onze klanten een doorlooptijd vraagt van minder dan drie dagen. Snelle communicatie tussen Barry Callebaut en al onze stakeholders is dus essentieel. We hebben goede en stabiele systemen nodig waarin de gegevens die met de transporteur worden uitgewisseld uitermate betrouwbaar zijn. Het heeft geen zin de snelste te zijn als de kwaliteit is er niet. We willen dat onze klanten Barry Callebaut zien als nauwkeurig en professioneel in alles wat we doen. Dat is waar wij voor staan. En Transwide helpt ons dit te realiseren.

13 Transwide verandert de manier waarop verladers en logistieke dienstverleners werken en samenwerken met hun transporteurs. Door een naadloze integratie verbinden we meer dan 600 verladers en 3PL s aan onze groeiende gemeenschap van meer dan vervoerders over de hele wereld. Dankzij de mondiale aanwezigheid en end-to-end procesautomatisatie, hebben Transwide klanten toegang tot een modulair pakket van oplossingen om hun transportbeheer uit te besteden, te plannen, uit te voeren, te regelen en te analyseren. Transwide heeft zijn hoofdkantoor in Brussel, België, en biedt wereldwijd ondersteuning aan zijn groeiende klantenbestand met vestigingen in Europa, Noord-Amerika, Zuid-Amerika en Azië. 30+ M 100K 70K 5K 80 TRANSPORT ORDERS GEBRUIKERS GECONNECTEERDE VERVOERDERS VERZENDING PLAATSEN LANDEN I Belgicastraat 17 I 1930 Zaventem I Belgium I +32 (0) I sales.transwide@alpegagroup.com