Overlijdensprotocol. Richtlijnen voor handelwijze bij overlijden NHL Stenden Hogeschool

Transcriptie

1 Overlijdensprotocol Richtlijnen voor handelwijze bij overlijden NHL Stenden Hogeschool

2 Inhoud Opdrachtkader 3 Uitgangspunten 3 Procedures 4-5 Interne en externe communicatie 5 Overzicht contactpersonen per locatie 6 Overzicht contactpersoon vlaggen per locatie 7 Facturen/Kostenplaats 7 Condoleanceregister 7 Overlijdensprotocol 2

3 Opdrachtkader Citeertitel Overlijdensprotocol Datum inwerkingtreding Vastgesteld door College van Bestuur Instemming van Hogeschoolmedezeggenschapsraad Rechtsgrondslag Bijzonderheden --- Korte omschrijving Niet vereist De Richtlijn bij overlijden geeft aanwijzingen voor de handelwijze van NHL Stenden Hogeschool in geval een student of werknemer van NHL Stenden Hogeschool is overleden. Een enkele richtlijn geldt tevens in geval van overlijden van een aanstaande of voormalige student of een voormalige werknemer, indien NHL Stenden Hogeschool persoonsgegevens van deze persoon verwerkt. Uitgangspunten De betrokken academie/dienst of verbindingseenheid draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het overlijdensprotocol en wijst een contactpersoon aan. Als de situatie daarom vraagt kan ook een vestiging aanspreekpunt zijn en regie hebben over de uitvoering van het overlijdensprotocol. Deze contactpersoon coördineert de uitvoering van het overlijdensprotocol. Uitvoering van overlijdensprotocol dient altijd in overleg met de nabestaanden/familie plaats te vinden. Internationale Campussen kunnen dit protocol ook als leidraad nemen maar ervan afwijken in geval van lokale gebruiken of beschikbare middelen. Het sterteamlid Marketing & Communicatie ondersteunt bij de communicatie en volgt daarbij eveneens het overlijdensprotocol. De afdeling Marketing& Communicatie ondersteunt uitvoering van het protocol in het bijzonder in geval van gecompliceerde of buitengewone omstandigheden waarbij zaken als reputatie, invloed van de pers/media of sociale media een rol spelen. Procedures Zie overzicht volgende pagina >>> Overlijdensprotocol 3

4 Middelen/ Personen Interne berichtgeving Nationale en internationale student Persoonlijke berichtgeving vanuit academie/opleiding/ op In memoriam site: nieuwsbericht + online condoleanceregister aanmaken op opleidingssite en op intranet (tweetalig); Informeren van andere directeuren (incl. IC s) en CvB. Medewerker Persoonlijke berichtgeving vanuit academie/dienst/ verbindingseenheid op In memoriam site: nieuwsbericht + online condoleanceregister aanmaken op opleidingssite en op intranet (tweetalig); Informeren van andere directeuren (incl. IC s) en CvB. Bestuurders, Raad van Toezicht (RvT) In memoriam artikel over overledene op homepage van intranet In overleg: condoleanceregister Informeren van directeuren (incl. IC s). Gepensioneerde medewerker i Indien NHL Stenden binnen twee jaar actief op de hoogte wordt gesteld van het overlijden van een gepensioneerde medewerker wordt het protocol m.b.t. een reguliere medewerker gevolgd. Hierna beslist de verantwoordelijke directeur over te volgen procedure. In memoriam artikel over overledene op homepage intranet en eventuele pagina van academie/ opleiding In overleg: condoleanceregister. Actie door Contactpersoon academie/ verbindingseenheid/ dienst. Sterteamlid M&C kijkt mee en verzorgt via team Concept en Creatie In memoriam site op intranet. Contactpersoon informeert in alle gevallen directeur HRM en de betrokken HRM-adviseur die ondersteuning vanuit HRM bieden en zorgdragen voor een juiste administratieve verwerking via HRMsupport. Externe berichtgeving Overlijdensadvertentie plaatsen in landelijk of regionaal dagblad. De advertentie zo mogelijk gezamenlijk vanuit de academie/opleiding en CvB opstellen en plaatsen. Eventueel afzonderlijke advertenties. Overlijdensadvertentie plaatsen in landelijk of regionaal dagblad. De advertentie zo mogelijk gezamenlijk vanuit de academie/dienst/ verbindingseenheid en CvB opstellen en plaatsen. Eventueel afzonderlijke advertenties. Overlijdensadvertentie namens CvB plaatsen in landelijk of regionaal dagblad Het CvB bespreekt hoe de externe relaties worden ingelicht. Indien NHL Stenden binnen twee jaar actief op de hoogte wordt gesteld van het overlijden van een gepensioneerde medewerker wordt het protocol m.b.t. een reguliere medewerker gevolgd. Hierna beslist de verantwoordelijke directeur over te volgen procedure. Sterteamlid M&C levert i.s.m. contactpersoon academie/dienst/ verbindingseenheid gegevens en/of tekst(en) aan bij daarvoor geselecteerd bureau. De advertentie zo mogelijk gezamenlijk vanuit de academie/dienst/ verbindingseenheid en CvB opstellen en plaatsen. Eventueel afzonderlijke advertenties. Gedenkruimte en evt. gedenkbijeenkomst Academie/opleiding richt ruimte in en organiseert evt. gedenkbijeenkomst Academie/dienst/ verbindingseenheid richt ruimte in en organiseert evt. gedenkbijeenkomst. Evt. gedenkbijeenkomst in overleg met CvB. Binnen twee jaar na pensioen in overleg met academie/ dienst/verbindingseenheid. Contactpersoon academie/ dienst/verbindingseenheid Schriftelijke steunbetuiging Namens (collega s van) opleiding condoleancebrief c.q. kaart naar familie sturen. Namens het CvB een condoleancebrief naar familie van overledene sturen. Namens collega s een condoleancebrief c.q. kaart naar familie sturen. Namens het CvB en RvT een condoleancebrief naar familie van overledene sturen. Binnen twee jaar na pensioen namens academie/dienst/ verbindingseenheid een condoleancebrief naar familie van overledene sturen. Contactpersoon academie/ dienst/verbindingseenheid Vlag Op dag van overlijden en dag van de uitvaart de vlag halfstok (op alle nationale locaties). Op dag van overlijden en dag van de uitvaart de vlag halfstok (op alle nationale locaties). Op dag van overlijden en dag van de uitvaart de vlag halfstok (op alle locaties). N.v.t. Contactpersoon i.s.m. FLWO Contactpersoon informeert recepties over waarom vlag halfstok en hoe lang (in geval van vragen hierover). Overlijdensprotocol 4

5 Uitvaart bijwonen Studiebegeleider en eventueel andere medewerker en betrokkenen. Leidinggevende en collega s van overledene. CvB en RvT. In overleg met familie Contactpersoon informeert naar wensen van de familie omtrent aanwezigheid vanuit de hogeschool. Contactpersoon stelt aan de hand daarvan alle betrokkenen op de hoogte over datum en tijd van de uitvaart en wensen van de familie. Rouwboeket uitvaart Op dag van uitvaart rouwboeket laten bezorgen bij uitvaartcentrum of begrafenisondernemer. Op dag van uitvaart rouwboeket laten bezorgen bij uitvaartcentrum of begrafenisondernemer. Op dag van uitvaart rouwboeket laten bezorgen bij uitvaartcentrum of begrafenisondernemer Binnen twee jaar na pensioen op dag van uitvaart rouwboeket laten bezorgen bij uitvaartcentrum of begrafenisondernemer. Contactpersoon academie/ dienst/verbindingseenheid Gegevens Blokkeren verzending berichten aan overledene en verwijdering persoonsgegevens. Geldt ook bij aanstaande en voormalige studenten. Blokkeren verzending berichten aan overledene en verwijdering persoonsgegevens. Geldt ook bij aanstaande werknemers. Blokkeren verzending berichten aan overledene en verwijdering persoonsgegevens. Blokkeren verzending berichten aan overledene en verwijdering persoonsgegevens. Contactpersoon regelt dit met academie/dienst/ verbindingseenheid waartoe de overledene behoort. Tevens met Service Management, CSA, Decanaat, Mediatheek, Financiële administratie, HRM en alle overige organisatieonderdelen die persoonsgegevens van de overledene verwerken. Maatregelen na uitvaart Brief over beëindiging inschrijving en terugbetalen collegegeld (A). Brief over betaling laatste salaris, eindafrekening en informatieverstrekking over ABP inzake nabestaandenpensioen (B). N.v.t. N.v.t. (A)Contactpersoon regelt dit met CSA (B) Contactpersoon regelt dit met HRM (support). Nadere aanwijzingen uitwerking procedures Interne communicatie Maak berichtgeving persoonlijk: de directeur/teamleider roept de medewerkers en (indien van toepassing) studenten van het betreffende organisatieonderdeel bijeen en maakt het nieuws mondeling bekend. Naaste collega s van de overledene stellen samen een zo persoonlijk mogelijk bericht op voor plaatsing op intranet (liefst met foto). Het overlijdensbericht wordt zo spoedig mogelijk, bij voorkeur nog op dezelfde dag, op de In memoriam site op intranet geplaatst door de afdeling Marketing & Communicatie, informatie naar mc@nhlstenden.com. Overlijdensprotocol 5

6 Externe communicatie en acties Na de berichtgeving van het overlijden door de familie én in overleg met de familie de advertenties plaatsen. Mocht de familie het niet op prijs stellen, dan geen advertentie plaatsen. De overlijdensadvertenties indien mogelijk plaatsen in hetzelfde dagblad als de familie het overlijdensbericht heeft geplaatst, zonder logo van NHL Stenden of andere huisstijlaspecten in de advertentie op te nemen. Plaatsing van advertenties verloopt via een geselecteerd communicatiebureau met vermelding in welke krant(en) en datum plaatsing (voorkeur samen met hoofdadvertentie van familie.). Communicatiebureau maakt de advertentie op. Printproef wordt naar contactpersoon en sterteamlid M&C gestuurd. Vóór uur aanleveren voor plaatsing de volgende dag. Sterteamlid M&C kijkt mee naar samenstelling advertentie. CvB krijgt deze ter informatie na akkoord contactpersoon en directeur. Voorafgaand aan de schriftelijke steunbetuiging aan de familie, eerst de referenties van de overledene goed controleren en op basis hiervan de brief opstellen. De uitvaart bijwonen in overleg met de familie. Wellicht wensen zij afscheid te nemen in besloten kring. Collega s van de overledene worden in de gelegenheid gesteld om de uitvaart te bezoeken en indien noodzakelijk wordt de opleiding/afdeling gesloten. Overleg met de familie of een rouwboeket wenselijk is. Houd rekening met eventuele specifieke wensen van de overledene. Contactpersonen per locatie Leeuwarden, afdeling Facilities (bereikbaar via centrale receptie) Groningen, Phebensstraat 1, Ramona Beute, en Han Bakker Emmen, Marianne Bos, Groningen, Zernikepark 10, Meppel, Ton Gelmers, Assen, Folgert Hulshof, Terschelling, miwb@nhl.nl, Zwolle, mpedagogiek@nhl.nl, Amsterdam, studeren@nhlstenden.com, Communicatiebureau Okkinga, , info@okkinga.nl. Overlijdensprotocol 6

7 Contactpersoon vlaggen per locatie Leeuwarden, Jan Jensma, (bereikbaar via centrale receptie) Groningen, Phebensstraat 1, Harm Geert Nobbe, Emmen, Cor Maatje, Assen, Folgert Hulshof, (bereikbaar via algemene tel.nr. Assen) Meppel, Richard van der Sleen, Zwolle, Terschelling, Amsterdam, Groningen, Zernikepark 10, Facturen /kostenplaats De factuur voor de overlijdensadvertentie van de academie/dienst/verbindingseenheid komt ten laste van de eigen kostenplaats. De overlijdensadvertentie vanuit het CvB komt ten laste van haar kostenplaats. Let op: laat factuur sturen o.v.v. familieberichten, t.a.v. betreffende academie/dienst/ verbindingseenheid, met naam contactpersoon. Condoleanceregister In geval van het overlijden van een NHL Stenden-student of -medewerker wordt, in overleg met de opleiding/afdeling, een condoleanceregister op intranet geplaatst. Dit register heeft de vorm van een nieuwsbericht op de homepage met daaronder een reactiepagina. De contactpersoon wordt ingelicht over het moment dat het bericht en condoleanceregister online gaan. De contactpersoon wordt gevraagd als eerste een reactie te plaatsen. De link naar het bericht en condoleanceregister wordt meegestuurd, zodat deze kan worden gecommuniceerd naar collega s en medestudenten. Het condoleanceregister blijft ± 2 weken open staan, met de contactpersoon wordt overlegd over datum sluiting van het register. Contentbeheer M&C zet alle reacties in een Word-document en sluit het condoleanceregister af. Dit Word-document wordt geredigeerd: Staan er dubbele reacties in (mensen plaatsen soms per ongeluk 2 keer hetzelfde bericht)? Staan er vreemde, te verwijderen berichten in? Taalfouten herstellen Reacties in chronologische volgorde zetten Tijdsnotering verwijderen Overlijdensprotocol 7

8 Dit Word-bestand, het bericht zoals dat op intranet heeft gestaan mét de foto/afbeelding(en) die erbij gepubliceerd waren en evt. foto van vlag halfstok tijdens dag van de uitvaart worden samengevoegd in één bestand. Dit bestand wordt bij het document center geprint en ingebonden met transparante voor- en achterzijde. De contactpersoon zorgt ervoor dat de familie/nabestaande dit document ontvangt. Overlijdensprotocol 8

9 Uitgangspunten Overlijdensprotocol 9