Klachtenregeling studenten

Transcriptie

1 Klachtenregeling studenten Citeertitel Datum inwerkingtreding Vastgesteld door College van Bestuur Instemming van Medezeggenschapsraad Rechtsgrondslag Bijzonderheden Korte omschrijving Klachtenregeling studenten Niet vereist Art. 7.59b WHW De Klachtenregeling studenten geeft regels voor de behandeling van klachten die door een betrokkene zijn ingediend over wijze waarop NHL Stenden Hogeschool zich jegens hem of een ander heeft gedragen betreffende taken die NHL Stenden Hogeschool op grond van de wet uitvoert. De regeling voorziet in een Klachtadviescommissie die het college van bestuur adviseert over de afhandeling van een klacht. HOOFSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen 1 De in deze regeling voorkomende begrippen hebben dezelfde betekenis als de begrippen in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. 2 In deze regeling wordt voorts verstaan onder: a beklaagde: de degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft; b betrokkene: een student, een aanstaande student, een voormalige student, een extraneus, een aanstaande extraneus of een voormalige extraneus; c college van bestuur: het college van bestuur als bedoeld in het Bestuurs- en beheersreglement; d klacht: iedere uiting van ongenoegen over een gedraging. Onder een gedraging wordt verstaan een handelen of nalaten; e Klachtenloket: de toegankelijke faciliteit als bedoeld in artikel 7.59a WHW van NHL Stenden Hogeschool; f wet: de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Artikel 1.2 Mededelingen Mededelingen op grond van deze regeling kunnen overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht schriftelijk of elektronisch worden gedaan en ter zitting tevens mondeling. De Klachtadviescommissie kan een partij verzoeken een elektronische mededeling schriftelijk te bevestigen. HOOFSTUK 2 KLACHTADVIESCOMMISSIE Artikel 2.1 Instelling en samenstelling Klachtadviescommissie 1 Er is een Klachtadviescommissie. 2 De Klachtadviescommissie heeft drie of vijf leden, de voorzitter daarbij inbegrepen. 3 Het college van bestuur bepaalt het aantal leden van de Klachtadviescommissie en benoemt, nadat hij de Klachtadviescommissie hierover heeft gehoord, de leden en kan voor elk van de leden een of meer plaatsvervangende leden benoemen die aan de vereisten voldoen voor de leden waarvoor zij in de plaats treden. De leden en plaatsvervangende leden worden benoemd voor een termijn van ten hoogste vier jaar. De leden en plaatsvervangende leden zijn herbenoembaar voor telkens een termijn van ten hoogste vier jaar.

2 4 De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter voldoen aan de vereisten voor benoembaarheid tot rechterlijk ambtenaar, zoals bedoeld in artikel 5 Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren, en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van de hogeschool. 5 Een lid wordt bij afwezigheid vervangen door een plaatsvervangend lid, waarbij de voorzitter wordt vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. 6 Het lidmaatschap van de Klachtadviescommissie eindigt: a door opzegging door het lid met inachtneming van een opzegtermijn van een maand; b door het verstrijken van de zittingstermijn; c in geval van een werknemerlid: met ingang van de dag waarop de arbeidsovereenkomst tussen een lid en de stichting eindigt; d in geval van een studentlid: met ingang van de dag waarop de inschrijving van een lid aan de hogeschool eindigt. e door een daartoe strekkend besluit van het college van bestuur, gehoord de Klachtadviescommissie. 7 Indien een lid van de Klachtadviescommissie bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest, verschoont hij zich en wordt hij vervangen door een plaatsvervangend lid. 8 Het college van bestuur draagt er zorg voor dat de Klachtadviescommissie beschikt over de faciliteiten die zij nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taak. Artikel 2.2 Taak 1 De Klachtadviescommissie heeft tot taak aan het college van bestuur advies uit te brengen over de afhandeling van een klacht als bedoeld in artikel Het college van bestuur kan de Klachtadviescommissie slechts in het algemeen instructies geven. 3 De Klachtadviescommissie brengt, binnen zes weken na ontvangst van de klacht door haar, advies uit aan het college van bestuur. Zij kan met goedkeuring van het college van bestuur het uitbrengen van het advies voor ten hoogste vier weken verdagen. 4 Het advies bevat mede een rapport van bevindingen, eventuele aanbevelingen en het verslag van het horen. Artikel 2.3 Werkwijze 1 De Klachtadviescommissie bepaalt zelf haar werkwijze met inachtneming van de wet en deze regeling. 2 De voorzitter van de Klachtadviescommissie bepaalt de plaats waar en het tijdstip waarop de behandeling van de klacht zal plaatsvinden. Artikel 2.4 Geheimhouding De leden van de Klachtadviescommissie zullen de informatie die hen tijdens hun werkzaamheden ter kennis komt vertrouwelijk behandelen. HOOFDSTUK 3 KLACHTRECHT EN KLACHTAFHANDELING Artikel 3.1 Klachtrecht 1 Een betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen over de wijze waarop NHL Stenden Hogeschool zich jegens hem of een ander heeft gedragen betreffende de taken die NHL Stenden Hogeschool op grond van de wet uitvoert.

3 2 Een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van NHL Stenden Hogeschool wordt voor deze regeling aangemerkt als een gedraging van NHL Stenden Hogeschool. Artikel 3.2 Beperking klachtrecht 1 De Klachtadviescommissie is niet verplicht een klacht af te handelen indien deze betrekking heeft op een gedraging: a waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgehandeld; b die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; c waartegen door betrokkene bezwaar had kunnen worden gemaakt; d waartegen door betrokkene beroep kan worden ingesteld, tenzij de gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld; e die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of, f zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is; g waarvoor een bijzondere klachtenprocedure van kracht is. 2 De Klachtadviescommissie is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van betrokkene dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. 3 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht in kennis gesteld. Artikel 3.3 Indiening klacht 1 Een klacht wordt ingediend bij het Klachtenloket. Het klaagschrift is ondertekend en bevat ten minste: a de naam en het adres van betrokkene; b de dagtekening; c een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. 2 De datum van ontvangst door het Klachtenloket is bepalend voor de vraag of de klacht tijdig is ingediend. 3 Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient betrokkene zorg te dragen voor een vertaling. 4 De Klachtadviescommissie behandelt een klacht die door betrokkene rechtstreeks bij haar is ingediend uitsluitend na tussenkomst van het Klachtenloket. 5 Indien het Klachtenloket een klacht, beroep of bezwaar aan de Klachtadviescommissie heeft gezonden en de Klachtadviescommissie ter zake onbevoegd is, zendt de Klachtadviescommissie deze klacht of dit beroep of bezwaar zo spoedig mogelijk terug naar het Klachtenloket. 6 De Klachtadviescommissie kan besluiten een klacht niet in behandeling te nemen, indien het klaagschrift niet aan het gestelde in lid 1 en lid 3 van dit artikel voldoet, mits betrokkene door de Klachtadviescommissie in de gelegenheid is gesteld het verzuim te herstellen binnen een door haar daartoe gestelde redelijke termijn.

4 Artikel 3.4 Ontvangstbevestiging en toezending aan beklaagde 1 Het Klachtenloket bevestigt de ontvangst van het klaagschrift. 2 Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld: a de afhandelingstermijn; b de verdere procedure, waaronder dat de Klachtadviescommissie over de klacht aan het college van bestuur zal adviseren; c de contactpersoon; d de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien. 3 Aan beklaagde wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden. Artikel 3.5 Vertegenwoordiging 1 Indien het klaagschrift is ingediend door een gemachtigde van betrokkene, kan de Klachtadviescommissie een schriftelijke machtiging verlangen. 2 Indien de Klachtadviescommissie een schriftelijke machtiging verlangt, stelt hij betrokkene in de gelegenheid binnen twee weken een machtiging te overleggen. Eerst na ontvangst van de machtiging wordt het klaagschrift verder in behandeling genomen. 3 Indien een gevraagde machtiging niet tijdig is verstrekt, wordt betrokkene namens wie het klaagschrift is ingediend schriftelijk verzocht binnen twee weken de bedoelde machtiging te verstrekken dan wel te verklaren dat hij zelf de klacht heeft ingediend, bij gebreke waarvan de klacht niet-ontvankelijk is. 4 De op de klacht betrekking hebbende documenten worden in ieder geval aan de gemachtigde verstrekt. Artikel 3.6 Interventie 1 Zodra NHL Stenden Hogeschool naar tevredenheid van betrokkene aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. 2 De Klachtadviescommissie stelt, voordat zij de klacht behandelt, de leidinggevende van het betrokken organisatieonderdeel in de gelegenheid om naar tevredenheid van betrokkene aan diens klacht tegemoet te komen binnen een door de Klachtadviescommissie te stellen termijn. De leidinggevende stelt daartoe de betrokkene ten minste in de gelegenheid een gesprek met hem te voeren. Artikel 3.7 Hoorzitting 1 De Klachtadviescommissie stelt betrokkene en beklaagde in de gelegenheid te worden gehoord. 2 Het horen geschiedt tijdens een hoorzitting. De hoorzitting is niet openbaar. 3 De Klachtadviescommissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie. 4 De Klachtadviescommissie kan van het horen van betrokkene afzien, indien: a de klacht kennelijk ongegrond is; b betrokkene heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord; of c betrokkene niet binnen een door de Klachtadviescommissie gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord. De Klachtadviescommissie geeft in haar advies aan of van het horen is afgezien en zo ja, op welke gronden. 5 De Klachtadviescommissie maakt van het horen een verslag of een geluidsopname.

5 Artikel 3.8 Horen getuigen en deskundigen 1 Op verzoek van betrokkene en beklaagde kunnen door hen meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord tijdens de hoorzitting. 2 De Klachtadviescommissie kan getuigen en deskundigen horen tijdens de hoorzitting. Artikel 3.9 Afhandeling 1 Het college van bestuur handelt de klacht af binnen tien weken na ontvangst. Hij kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt. Van de verdaging wordt mededeling gedaan aan de betrokkene en beklaagde. 2 De termijn als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt opgeschort met ingang van de dag waarop betrokkene overeenkomstig artikel 3.3 lid 6 is verzocht een verzuim te herstellen tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. De termijn als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt mede opgeschort met ingang van de dag waarop het college van bestuur overeenkomstig artikel 3.5 lid 2 en 3 heeft verzocht een machtiging te overleggen tot de dag waarop de machtiging is overgelegd of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. 3 Het college van bestuur stelt de betrokkene en beklaagde gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die hij daaraan verbindt. 4 Indien de conclusies van het college van bestuur afwijken van het advies, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving als bedoeld in lid 3 van dit artikel. 5 Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van NHL Stenden Hogeschool kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld. HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN Artikel 4.1 Registratie Het college van bestuur draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende klachten op grond van deze regeling. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd. Artikel 4.2 Onvoorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van bestuur voor zover mogelijk overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 4.3 Inwerkingtreding en citeertitel 1 Deze regeling treedt in werking op 1 oktober Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling studenten.