Regeling geschillenadviescommissie

Transcriptie

1 Regeling geschillenadviescommissie Citeertitel Datum inwerkingtreding Vastgesteld door College van Bestuur Instemming van medezeggenschapsraad Rechtsgrondslag Bijzonderheden Korte omschrijving Regeling geschillenadviescommissie Niet vereist. Art. 7.63a en 7.63b WHW De Regeling geschillenadviescommissie geeft regels voor de omvang en samenstelling van de Geschillenadviescommissie en de bezwarenprocedure. INLEIDING Tegen besluiten waartegen geen beroep openstaat bij het College van beroep voor de examens kan in beginsel bezwaar worden gemaakt. Dit zijn besluiten betreffende onder meer het profileringsfonds en het collegegeld. De bezwaarprocedure is bepaald in deze regeling. Het College van Bestuur neemt een beslissing op het bezwaar. De Geschillenadviescommissie brengt daarvoor advies uit aan het College van Bestuur. In de regeling zijn bepalingen opgenomen over onder meer de bezwaartermijn, de wijze waarop bezwaar wordt gemaakt en de hoorzitting. De bepalingen van de regeling zijn grotendeels gebaseerd op de bezwaarbepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen 1 De in deze regeling voorkomende begrippen hebben dezelfde betekenis als de begrippen in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de Algemene wet bestuursrecht, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. 2 In deze regeling wordt voorts verstaan onder: a Awb: de Algemene wet bestuursrecht; b betrokkene: een student, een aanstaande student, een voormalige student, een extraneus, een aanstaande extraneus of een voormalige extraneus van de hogeschool; c College van Bestuur: het College van Bestuur van de hogeschool; d Geschillenadviescommissie: de geschillenadviescommissie van de hogeschool als bedoeld in artikel 7.63a WHW; e hogeschool: NHL Stenden Hogeschool; f Klachtenloket: de faciliteit van de hogeschool als bedoeld in artikel 7.59a WHW; g stichting: de Stichting NHL Stenden Hogeschool; h WHW: de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Artikel 1.2 Mededelingen Mededelingen op grond van deze regeling kunnen overeenkomstig de Awb schriftelijk of elektronisch worden gedaan en ter zitting tevens mondeling. Het College van Bestuur of de Geschillenadviescommissie kan een partij verzoeken een elektronische mededeling schriftelijk te bevestigen. HOOFDSTUK 2 GESCHILLENADVIESCOMMISSIE Artikel 2.1 Geschillenadviescommissie 1 Er is een Geschillenadviescommissie. De Geschillenadviescommissie brengt aan het College van Bestuur schriftelijk advies uit over bezwaren met betrekking tot andere beslissingen dan

2 wel het ontbreken ervan op grond van de WHW en daarop gebaseerde regelingen, dan die bedoeld in artikel 7.61 WHW. 2 De Geschillencommissie heeft drie of vijf leden, de voorzitter daarbij inbegrepen. 3 Het College van Bestuur bepaalt het aantal leden van de Geschillenadviescommissie en benoemt, nadat hij de Geschillenadviescommissie hierover heeft gehoord, de leden en kan voor elk van de leden een of meer plaatsvervangende leden benoemen die aan de vereisten voldoen voor de leden waarvoor zij in de plaats treden. De leden en plaatsvervangende leden worden benoemd voor een termijn van ten hoogste vier jaar. De leden en plaatsvervangende leden zijn herbenoembaar voor telkens een termijn van ten hoogste vier jaar. 4 De leden van de Geschillenadviescommissie zijn functioneel onafhankelijk en behoeven geen instructies, richtlijnen of overige aanwijzingen op te volgen van of namens het College van Bestuur. 5 De voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter voldoen tevens aan de vereisten voor benoembaarheid tot rechterlijk ambtenaar, zoals bedoeld in artikel 5 Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren, en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van de hogeschool. 6 Een lid wordt bij afwezigheid vervangen door een plaatsvervangend lid, waarbij de voorzitter wordt vervangen door een plaatsvervangend voorzitter. 7 Geen lid van de Geschillenadviescommissie kunnen zijn: a leden van het College van Bestuur; b leidinggevenden van de hogeschool; c medewerkers van de Inspectie van het Onderwijs van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Artikel 2.2 Einde lidmaatschap Het lidmaatschap en het plaatsvervangend lidmaatschap eindigen: a door het verstrijken van de zittingstermijn; b door ontslag door het College van Bestuur op eigen verzoek; c door ontslag door het College van Bestuur op voorstel van de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de Geschillenadviescommissie indien een lid of plaatsvervangend lid in redelijkheid niet meer geschikt moet worden geacht zijn functie bij de Geschillenadviescommissie te vervullen; d door ontslag door het College van Bestuur indien het lid uit hoofde van ziekte of gebreken ongeschikt is zijn functie te vervullen of bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld; e in geval van een werknemerlid: met ingang van de dag waarop de arbeidsovereenkomst tussen een lid en de stichting eindigt; f in geval van een studentlid: met ingang van de dag waarop de inschrijving van een lid aan de hogeschool eindigt. Het College van Bestuur neemt in de gevallen genoemd onder c en d van dit artikel eerst een besluit tot ontslag nadat het lid in de gelegenheid is gesteld daarover te worden gehoord. Artikel 2.3 Secretaris 1 Het College van Bestuur benoemt na overleg met de voorzitter van de Geschillenadviescommissie een secretaris en een plaatsvervangend secretaris. 2 De secretaris woont de vergaderingen van de Geschillenadviescommissie bij en neemt deel aan de beraadslagingen van de Geschillenadviescommissie. Hij heeft geen stemrecht. 3 De secretaris is onder meer belast met: a het plannen van de zittingen;

3 b het voorbereiden van de zittingen; c het opstellen van de uitspraken; d het communiceren van de uitspraken; e het voeren van de correspondentie; f het houden van het archief van de Geschillenadviescommissie. 4 Het College van Bestuur kan na overleg met de voorzitter van de Geschillenadviescommissie aan de secretaris een of meer medewerkers toevoegen ter ondersteuning. 5 De secretaris en de toegevoegde medewerkers verrichten hun taken onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Geschillenadviescommissie en nemen bij de uitvoering van hun taken de aanwijzingen van de voorzitter van de Geschillenadviescommissie in acht. Artikel 2.4 Geheimhouding 1 De leden en de plaatsvervangende leden, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris en de toegevoegde medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen zij in hun hoedanigheid betreffende de behandeling van een bezwaar door de Geschillenadviescommissie vernemen. 2 De leden en de plaatsvervangende leden, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris en de toegevoegde medewerkers dragen er zorg voor dat hun contacten met studenten van de hogeschool en werknemers van de stichting, en hun overige contacten verenigbaar zijn met hun functie bij de Geschillenadviescommissie. Artikel 2.5 Facilitering 1 Het College van Bestuur verleent de Geschillenadviescommissie de faciliteiten die voor een goede uitvoering van haar taken noodzakelijk zijn. 2 Het College van Bestuur stelt een vergoedingsregeling vast voor de leden van de Geschillenadviescommissie. HOOFDSTUK 3 BEZWAARPROCEDURE Artikel 3.1 Indiening bezwaarschrift 1 Een betrokkene kan bezwaar maken tegen andere beslissingen dan wel het ontbreken ervan op grond van de WHW en daarop gebaseerde regelingen dan die bedoeld in artikel 7.61 WHW. 2 Het maken van bezwaar geschiedt door het indienen van een bezwaarschrift bij het Klachtenloket. Het College van Bestuur en de Geschillenadviescommissie behandelen een bezwaar dat door betrokkene rechtstreeks bij hen is ingediend uitsluitend na tussenkomst van het Klachtenloket. 3 Indien het Klachtenloket een klacht, beroep of bezwaar aan het College van Bestuur of de Geschillenadviescommissies heeft gezonden en het College van Bestuur respectievelijk de Geschillenadviescommissies ter zake onbevoegd is, zendt het College van Bestuur respectievelijk de Geschillenadviescommissie deze klacht, dit beroep of dit bezwaar zo spoedig mogelijk terug naar het Klachtenloket. 4 De termijn voor het indienen van het bezwaarschrift bedraagt zes weken na bekendmaking van de beslissing waartegen het bezwaar wordt ingesteld aan betrokkene. De datum van ontvangst door het Klachtenloket is bepalend voor de vraag of het bezwaar tijdig is ingediend. Een bezwaarschrift is tijdig ingediend indien het voor het einde van de termijn is ontvangen. Bij verzending per post is een bezwaarschrift tijdig ingediend indien het voor het einde van de

4 termijn ter post is bezorgd, mits het niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. 5 Het bezwaarschrift is ondertekend en bevat ten minste: a de naam en het adres van betrokkene; b de dagtekening; c een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht; d de gronden van het bezwaar. 6 Indien het bezwaarschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van het bezwaar noodzakelijk is, dient betrokkene zorg te dragen voor een vertaling. 7 Het bezwaar kan niet-ontvankelijk worden verklaard, indien: a indien niet is voldaan aan het bepaalde in lid 5 of 6 van dit artikel, aan enig ander bij de WHW gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar, of b geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van artikel 1.2, mits betrokkene de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. 8 Ten aanzien van een na afloop van de termijn ingediend bezwaarschrift blijft nietontvankelijkverklaring op grond daarvan achterwege indien redelijkerwijs niet kan worden geoordeeld dat betrokkene in verzuim is geweest. 9 Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht, tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald. Artikel 3.2 Vertegenwoordiging 1 Indien het bezwaarschrift is ingediend door een gemachtigde van betrokkene, kan de Geschillenadviescommissie een schriftelijke machtiging verlangen. 2 Indien de Geschillenadviescommissie een schriftelijke machtiging verlangt, stelt hij betrokkene in de gelegenheid binnen twee weken een machtiging te overleggen. Eerst na ontvangst van de machtiging wordt het bezwaarschrift verder in behandeling genomen. 3 Indien een gevraagde machtiging niet tijdig is verstrekt, wordt de betrokkene namens wie het bezwaarschrift is ingediend schriftelijk verzocht binnen twee weken de bedoelde machtiging over te leggen dan wel te verklaren dat hij zelf het bezwaar heeft ingediend, op straffe van niet-ontvankelijkheid van het bezwaar. 4 De op de procedure betrekking hebbende stukken worden in ieder geval aan de gemachtigde verstrekt. Artikel 3.3 Ontvangstbevestiging 1 Het Klachtenloket bevestigt de ontvangst van het bezwaarschrift binnen vijf dagen na ontvangst, legt de ontvangstdatum van het bezwaarschrift vast en zendt het bezwaarschrift door aan het College van Bestuur en de Geschillenadviescommissie. 2 Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld: a de verdere procedure, waaronder dat de Geschillenadviescommissie aan het College van Bestuur over de beslissing op het bezwaar zal adviseren; b de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien. Artikel 3.4 Overige belanghebbenden De Geschillenadviescommissie brengt binnen tien dagen na ontvangst van het bezwaarschrift overige belanghebbenden schriftelijk op de hoogte van het ingediende bezwaar en stuurt hen het bezwaarschrift met de vraag of zij bij de procedure betrokken willen worden.

5 Artikel 3.5 Minnelijke schikking 1 Voordat de Geschillenadviescommissie het bezwaar in behandeling neemt, zendt zij het bezwaarschrift aan het orgaan dat het bestreden besluit heeft genomen met de uitnodiging in overleg met betrokkene na te gaan of een minnelijke schikking van het geschil mogelijk is. 2 Het orgaan deelt binnen drie weken aan de Geschillenadviescommissie mee tot welke uitkomst het beraad heeft geleid. Is minnelijke schikking mogelijk gebleken, dan bevestigt betrokkene de minnelijke schikking, waarop het bezwaar wordt doorgehaald. Is minnelijke schikking niet mogelijk gebleken, dan wordt het bezwaar door de Geschillenadviescommissie in behandeling genomen. 3 De Geschillenadviescommissie kan besluiten een poging tot een minnelijke schikking als bedoeld in lid 1 van dit artikel achterwege te laten, indien naar haar oordeel een dergelijke poging kennelijk zinloos is of tot onevenredig nadeel voor betrokkene zal kunnen leiden. De Geschillenadviescommissie bepaalt in dat geval de termijn waarbinnen het verweerschrift kan worden ingediend. Artikel 3.6 Voorbereiding van behandeling ter zitting In geval een minnelijke schikking als bedoeld in artikel 3.5 niet mogelijk is gebleken, dient belanghebbende bij de in dat artikel bedoelde stukken en binnen de in het tweede lid van dat artikel genoemde termijn een verweerschrift in bij de Geschillenadviescommissie. De Geschillenadviescommissie kan bepalen dat het verweerschrift later kan worden ingediend. De Geschillenadviescommissie stuurt na ontvangst een kopie van het verweerschrift aan betrokkene en overige belanghebbenden. Artikel 3.7 Indiening, toezending en inzage stukken 1 Tot tien dagen voor het horen kunnen betrokkene en overige belanghebbenden nadere stukken indienen. 2 De Geschillenadviescommissie legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste een week voor betrokkene en de overige belanghebbenden ter inzage. 3 Bij de oproeping voor het horen worden betrokkene en overige belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen. 4 Betrokkene en overige belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen. 5 Voor zover betrokkene en overige belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten. 6 De Geschillenadviescommissie kan, al dan niet op verzoek van betrokkene of overige belanghebbenden, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan. 7 Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schade aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van betrokkene of overige belanghebbenden, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat hetzij arts is. Artikel 3.8 Hoorzitting 1 De Geschillenadviescommissie brengt geen advies uit dan nadat zij betrokkene en overige belanghebbenden in de gelegenheid heeft gesteld te worden gehoord, tenzij de

6 Geschillenadviescommissie met toepassing van lid 4 van dit artikel van het horen afziet. 2 De Geschillenadviescommissie nodigt een vertegenwoordiger van het orgaan dat het bestreden besluit heeft genomen voor de hoorzitting uit en stelt hem in de gelegenheid op het stand van het orgaan een toelichting te geven. 3 Het horen geschiedt tijdens een hoorzitting met inachtneming van het bepaalde in artikel 7:5, 7:6 en 7:13 Awb. De hoorzitting is niet openbaar, tenzij de Geschillenadviescommissie anders beslist. 4 De Geschillenadviescommissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de hogeschool. 5 De Geschillenadviescommissie kan van het horen van betrokkene en overige belanghebbenden afzien in de gevallen als: a het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is, b het bezwaar kennelijk ongegrond is, c de betrokkene of overige belanghebbende heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, d de betrokkene of overige belanghebbende niet binnen een door de Geschillenadviescommissie gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord, of e aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad. De Geschillenadviescommissie geeft in haar advies aan op welke grond van het horen is afgezien. Artikel 3.9 Horen getuigen en deskundigen 1 Op verzoek van betrokkene en overige belanghebbenden kunnen door hen meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord tijdens de hoorzitting. 2 De Geschillenadviescommissie kan uit eigen beweging getuigen en deskundigen horen tijdens de hoorzitting. Artikel 3.10 Nieuwe feiten en omstandigheden Wanneer na het horen aan de Geschillenadviescommissie of het College van Bestuur feiten of omstandigheden bekend worden die voor de op het bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, wordt dit aan belanghebbenden meegedeeld en worden zij in de gelegenheid gesteld daarover te worden gehoord. Artikel 3.11 Verslag hoorzitting Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. De Geschillenadviescommissie kan ten behoeve hiervan een geluidsopname maken van de behandeling ter zitting. Artikel 3.12 Intrekking bezwaar Het bezwaar kan schriftelijk of elektronisch worden ingetrokken. Tijdens het horen kan de intrekking ook mondeling geschieden. Artikel 3.13 Beslissing op bezwaar 1 Het College van Bestuur neemt binnen tien weken na ontvangst van het bezwaar door het Klachtenloket een beslissing op het bezwaar, onverminderd de beslissingen op grond van de procedures bedoeld in artikel De termijn als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt opgeschort met ingang van de dag waarop

7 aan betrokkene is verzocht een verzuim te herstellen als bedoeld in artikel 3.1 lid 8 en artikel 3.2 lid 2 en 3 tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. 3 Indien het bezwaar ontvankelijk is, heroverweegt het College van Bestuur het bestreden besluit en voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het College van Bestuur het bestreden besluit en neemt voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. 4 De beslissing op het bezwaar berust op een deugdelijke motivering die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. Daarbij wordt, indien van het horen is afgezien, tevens aangegeven op welke grond dat is geschied. 5 Indien de beslissing van het College van Bestuur afwijkt van het advies van de Geschillenadviescommissie wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met het besluit. 6 Het College van Bestuur geeft bij de beslissing aan door wie, binnen welke termijn en bij welke instantie beroep kan worden ingesteld. 7 Het College van Bestuur maakt de beslissing bekend door toezending of uitreiking aan betrokkene en doet hiervan zo spoedig mogelijk na deze bekendmaking hiervan mededeling aan de belanghebbenden die in de bezwaarprocedure hun zienswijze naar voren hebben gebracht. Artikel 3.14 Kosten 1 Het College van Bestuur en de Geschillenadviescommissie brengen aan betrokkene geen kosten in rekening voor de behandeling van het bezwaar. 2 De kosten, die betrokkene in verband met de behandeling van het bezwaar redelijkerwijs heeft moeten maken, worden door het College van Bestuur uitsluitend vergoed op verzoek van betrokkene voor zover het bestreden besluit wordt herroepen wegens aan het College van Bestuur te wijten onrechtmatigheid. Artikel 7:15 lid 4 Awb is van overeenkomstige toepassing. 3 Het verzoek wordt gedaan voordat het College van Bestuur op het bezwaar heeft beslist. Het College van Bestuur beslist op het verzoek bij de beslissing op het bezwaar. Artikel 3.15 Onverwijlde spoed 1 Op verzoek van betrokkene kan de voorzitter van de Geschillenadviescommissie in geval van onverwijlde spoed bepalen dat de Geschillenadviescommissie zo spoedig mogelijk advies uitbrengt aan het College van Bestuur. De voorzitter van de Geschillenadviescommissie bepaalt binnen een week na ontvangst van het verzoek of sprake is van onverwijlde spoed en bericht betrokkene en overige belanghebbenden hierover zo spoedig mogelijk. 2 In geval de voorzitter van de Geschillenadviescommissie heeft geoordeeld dat sprake is van onverwijlde spoed, neemt het College van Bestuur een beslissing op het bezwaar binnen vier weken na ontvangst van het bezwaarschrift door het Klachtenloket. HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN Artikel 4.1 Onvoorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College van Bestuur. Artikel 4.2 Inwerkingtreding en citeertitel 1 Deze regeling treedt in werking op 1 oktober Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling geschillenadviescommissie.