Reglement Geschillenadviescommissie

Transcriptie

1 Reglement Geschillenadviescommissie

2 Besluitvormingskader Instemming HR : 1 juli 2015 Vaststelling CvB : 21 augustus 2015 Ingangsdatum : 1 september 2015

3 1 Reglement Geschillenadviescommissie Inhoudsopgave Inhoud I. ALGEMEEN... 1 Artikel 1 Definities... 1 Artikel 2 Doel van de regeling... 1 Artikel 3 Opdracht van de Commissie... 1 II. BEZWAAR... 1 Artikel 4 Bezwaar... 1 Artikel 5 Bezwaarschrift... 2 III. VOORBEREIDING VAN DE HOORZITTING... 2 Artikel 6 Wraking en verschoning... 2 Artikel 7 Bemiddeling en voorlopige voorziening... 2 Artikel 8 Onverwijlde spoed... 3 IV. ZITTING EN ADVIES... 3 Artikel 9 Voorbereiding van de zitting... 3 Artikel 10 Hoorzitting... 3 Artikel 11 Nader onderzoek... 4 Artikel 12 Advies... 4 Artikel 13 Advies zonder hoorzitting... 4 V. BESLUIT COLLEGE VAN BESTUUR... 4 Artikel 14 Besluit College van Bestuur... 4 VI. INTERNE BEPALINGEN VAN DE COMMISSIE... 5 Artikel 15 Omvang, samenstelling... 5 Artikel 16 Benoeming, zittingstermijn en ontslag... 5 Artikel 17 Ondersteuning... 5 Artikel 18 Gevallen waarin het reglement niet voorziet... 6 Artikel 19 Inwerkingtreding... 6

4 Reglement Geschillenadviescommissie 1 I. ALGEMEEN Artikel 1 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: Betrokkene: Beslissing/besluit: Commissie: Instelling: Instellingsbestuur: Reglement: Student: Voorzitter: Werkdag: WHW: De student die op basis van dit reglement bezwaar heeft gemaakt tegen een beslissing. Een schriftelijk vastgelegde beslissing, daaronder mede begrepen het niet of niet tijdig nemen van een beslissing, indien daarom gevraagd is. De geschillenadviescommissie als bedoeld in artikel 7.63a van de wet. Christelijke Hogeschool Ede, de hogeschool die uitgaat van de Stichting Christelijk Hoger Beroepsonderwijs op Gereformeerde Grondslag. College van Bestuur van de instelling. Het reglement van de Geschillenadviescommissie. Degene die bij de Christelijke Hogeschool Ede als student op grond van de WHW gerechtigd is tot het gebruikmaken van de onderwijsvoorzieningen. In dit reglement wordt onder student ook verstaan een aanstaande student, een voormalige student, een extraneus, een voormalig of aanstaande extraneus. Met aanstaande student of extraneus wordt bedoeld de persoon die al concrete handelingen heeft verricht om zich te doen inschrijven bij de hogeschool.. De voorzitter van de Geschillenadviescommissie. Dag, niet zijnde zaterdag, zondag, noch een officiële feest- of vakantiedag conform de CHE-jaarplanning. De Wet Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek Voor overige begripsbepalingen zij verwezen naar artikel van de Onderwijs- en examenregeling. Artikel 2 Doel van de regeling Deze regeling dient tot uitwerking van de opdracht die de wetgever aan de Commissie in artikel 7.63a van de wet heeft gegeven. In het Reglement zijn de samenstelling en de bevoegdheid van de Geschillenadviescommissie, alsmede de gronden voor bezwaar, de bezwaarprocedure, het horen van belanghebbenden en het tot stand komen van het advies aan het instellingsbestuur geregeld. Artikel 3 Opdracht van de Commissie De Commissie heeft tot opdracht aan het College van Bestuur advies uit te brengen over bezwaren met betrekking tot andere beslissingen dan wel het ontbreken ervan op grond van deze wet en daarop gebaseerde regelingen dan die, bedoeld in artikel 7.61 WHW. II. BEZWAAR Artikel 4 Bezwaar 1. Bij de commissie kan bezwaar worden gemaakt tegen een beslissing die door of namens het College van Bestuur op grond van de WHW of daarop gebaseerde regelingen jegens de betrokkene is genomen. 2. Met een beslissing als bedoeld in het eerste lid wordt gelijk gesteld een weigering om te beslissen. 3. Op grond van deze regeling kan geen bezwaar worden gemaakt tegen besluiten van algemene strekking, zoals algemeen verbindende voorschriften, plannen en beleidsregels. Evenmin kan een betrokke- 1

5 Reglement Geschillenadviescommissie 2 ne bezwaar maken tegen (het niet nemen van) een beslissing, waarover het College voor beroep van de examens dient te oordelen. 1 Artikel 5 Bezwaarschrift 1. Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na dagtekening van de beslissing zijn ingediend bij het klachtenloket via het adres: klachtenloket@che.nl. 2. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste: a. de naam en het adres van de indiener; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de beslissing waartegen het bezwaar of beroep is gericht; d. de gronden van het bezwaar. 3. Bij het bezwaarschrift wordt zo mogelijk een afschrift van het besluit waarop het geschil betrekking heeft, overgelegd. 4. Een betrokkene kan zich laten vertegenwoordigen. Dan wordt bij het bezwaarschrift een volmacht overgelegd waaruit blijkt dat de vertegenwoordiger is gemachtigd namens belanghebbende te handelen. Vervolgens worden alle berichten en stukken die betrekking hebben op het bezwaar ook aan de gemachtigde toegezonden. 5. Wanneer de klacht ten onrechte is geadresseerd aan en/of is ontvangen door de klachtencommissie, wordt de klacht teruggestuurd aan het klachtenloket zodat de klacht aan de juiste instantie kan worden voorgelegd. 6. Het bezwaarschrift wordt onverwijld doorgestuurd aan zowel het College van Bestuur als de commissie. Aan de belanghebbende wordt medegedeeld dat het bezwaarschrift ter advisering is doorgestuurd aan de commissie. Zodra het bezwaarschrift is ontvangen door de commissie wordt door de commissie de ontvangst aan de belanghebbende bevestigd. 7. De secretaris van de commissie stelt de betrokkene in kennis van eventueel door hem gepleegde verzuimen en nodigt hem uit deze binnen een door de voorzitter gestelde termijn te herstellen. 8. De commissie bepaalt op zo kort mogelijke termijn doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het beroepschrift plaats en tijdstip waarop de behandeling van het beroep zal plaatsvinden. Aan partijen wordt daarvan tijdig kennis gegeven. III. VOORBEREIDING VAN DE HOORZITTING Artikel 6 Wraking en verschoning 1. Een lid van de commissie maakt geen deel uit van de behandeling van de klacht wanneer a. het commissielid functioneel betrokken is bij de zaak of deel uitmaakt van de organisatorische eenheid waartoe de betrokkene behoort b. er tussen het commissielid en de betrokkene een familierechtelijke of persoonlijke betrekking bestaat c. dit lid eerder in de zaak is betrokken. 2. Een ieder kan bovenstaande betrokkenheid bij de commissie onder de aandacht brengen. De commissie besluit zo snel mogelijk of er inderdaad sprake is van bedoelde betrokkenheid. Het commissielid wordt dan vervangen door de plaatsvervanger. Artikel 7 Bemiddeling en voorlopige voorziening 1. De klachtencommissie kan de klager en de aangeklaagde (eventueel na de hoorzitting) verzoeken om onderling tot een vergelijk te komen. De klachtencommissie kan hierbij een voorstel doen voor een aan 1 Zie daarvoor het Reglement van het College voor beroep van de examens. Een klacht over ongewenst gedrag kan worden ingediend bij de klachtencommissie ongewenst gedrag, zie het Reglement Klachtencommissie Ongewenst Gedrag.

6 Reglement Geschillenadviescommissie 3 te wijzen bemiddelaar. Indien een vergelijk niet binnen twee weken tot stand is gekomen, zet de commissie de behandeling voort. 2. De klachtencommissie kan het College van Bestuur tijdens de procedure adviseren om een tijdelijke maatregel te nemen. Artikel 8 Onverwijlde spoed 1. Indien onverwijlde spoed dat vereist kan de voorzitter van de commissie, op verzoek van een van de partijen, besluiten het beroep versneld te behandelen. De voorzitter bepaalt binnen een week na ontvangst van het bezwaar of sprake is van onverwijlde spoed en brengt de betrokkene en het College van Bestuur hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. 2. Een versnelde behandeling houdt in dat de procedure zodanig wordt ingericht dat het College van Bestuur in staat is om binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar door het klachtenloket een beslissing over het bezwaar te nemen. De beslissingstermijn wordt opgeschort als de termijn van het advies van de commissie is opgeschort doordat de betrokkene een verzuim diende te herstellen. IV. ZITTING EN ADVIES Artikel 9 Voorbereiding van de zitting 1. De commissie kan in voorbereiding van de zitting uit eigen beweging inlichtingen inwinnen. De organen en personeelsleden van de instelling verstrekken de commissie de gegevens en inlichtingen die de commissie voor de uitvoering van haar taak nodig oordeelt. 2. Het College van Bestuur kan ter voorbereiding van de hoorzitting een verweerschrift indienen. Dit moet uiterlijk een week voor de zitting bij de commissie ingediend zijn. Overige stukken moeten uiterlijk 5 werkdagen dagen voor de zitting in bezit van de klachtencommissie zijn. Ontvangen stukken worden doorgestuurd aan de wederpartij. 3. Partijen worden tijdig uitgenodigd op de hoorzitting aanwezig te zijn. 4. Belanghebbende kan zich op de hoorzitting door een gemachtigde doen vertegenwoordigen of zich laten bijstaan. Indien betrokkene zich ter zitting laat vertegenwoordigen, wordt een schriftelijke machtiging overlegd aan de commissie. Ook kan betrokkene getuigen en deskundigen ter zitting meebrengen, mits de namen van die personen uiterlijk vijf werkdagen voor de zitting schriftelijk worden opgeven aan de commissie onder vermelding van de naam en hoedanigheid van de betrokken personen. 5. Het College van Bestuur kan zich op de hoorzitting eveneens laten vertegenwoordigen. 6. De commissie kan op verzoek van partijen of ambtshalve getuigen en/of deskundigen oproepen. De secretaris van de commissie stelt partijen hiervan zo spoedig mogelijk in kennis. Artikel 10 Hoorzitting 1. De behandeling van het bezwaar vindt plaats in een openbare hoorzitting, tenzij de commissie besluit dat het horen geheel of gedeeltelijk zal plaatshebben in een besloten zitting. Indien nodig kunnen betrokkene en het College van Bestuur onafhankelijk van elkaar worden gehoord. 2. De voorzitter heeft de leiding van de zitting. Hij geeft elk der partijen de gelegenheid haar standpunt toe te lichten. Ter zitting dienen de aanwezigen zich te gedragen naar de aanwijzingen van de voorzitter. De voorzitter is bevoegd hen, die dit niet doen, te doen vertrekken. 3. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur. 4. Partijen kunnen de inhoud van het bezwaar en van het verweer alsmede de gronden, waarop deze berusten, tot aan de sluiting der zitting wijzigen, tenzij de commissie van oordeel is, dat de tegenpartij door deze wijziging onredelijk wordt benadeeld. 5. Indien voor de sluiting der zitting blijkt, dat het onderzoek niet volledig is geweest, kan de commissie bepalen, dat de behandeling ter zitting op een door de commissie te bepalen tijdstip zal worden voortgezet. Daarbij kunnen aan partijen aanwijzingen worden gegeven met betrekking tot het bewijs.

7 Reglement Geschillenadviescommissie 4 6. Voordat de behandeling ter zitting is gesloten, deelt de voorzitter mede, wanneer het advies zal worden uitgebracht. Artikel 11 Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de commissie dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt, voor zover het informatie betreft die voor de op het bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kan zijn, in afschrift aan de leden van de commissie, betrokkene en het College van Bestuur toegezonden. 3. De leden van de commissie, betrokkene, en het College van Bestuur kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voor de behandeling van het bezwaarschrift aangewezen voorzitter van de commissie een verzoek richten voor een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist omtrent een dergelijk verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in dit reglement die betrekking hebben op de hoorzitting zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 12 Advies 1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies. 2. Het advies van de commissie wordt door de voorzitter en secretaris ondertekend en bevat een verslag van het horen. 3. De commissie stuurt haar advies zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken na de hoorzitting naar het CvB en de betrokkene. Artikel 13 Advies zonder hoorzitting De voorzitter van de commissie kan in elke stand van de procedure zonder behandeling ter zitting onmiddellijk advies uitbrengen aan het College van Bestuur wanneer: a. het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is; b. het bezwaar kennelijk ongegrond is; c. de betrokkene heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord; d. de betrokkene niet binnen een door de commissie gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord; of e. aan het bezwaar wordt volledig tegemoet gekomen en andere belanghebbenden worden daardoor niet in hun belangen geschaad. V. BESLUIT COLLEGE VAN BESTUUR Artikel 14 Besluit College van Bestuur 1. Het College van Bestuur beslist binnen 10 weken nadat het bezwaar door het klachtenloket is ontvangen, tenzij artikel 10 lid 2 van toepassing was op de behandeling van het bezwaar, in dat geval beslist het College van Bestuur binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar. De termijn wordt opgeschort gerekend vanaf de dag na die waarop de betrokkene is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 5 te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. Uitstel is verder mogelijk voor zover: a. alle belanghebbenden daarmee instemmen; b. de betrokkene daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad; of c. dit nodig is in verband met de naleving van wettelijke procedurevoorschriften. 2. Indien het bezwaar ontvankelijk is, vindt op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats. 3. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het College van Bestuur het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in de plaats daarvan een nieuw besluit.

8 Reglement Geschillenadviescommissie 5 4. De beslissing op het bezwaar dient te berusten op een deugdelijke motivering, die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. De beslissing wordt bekendgemaakt door toezending of uitreiking aan de bezwaarmaker. 5. Indien de beslissing op het bezwaar afwijkt van het advies van de commissie, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies met de beslissing meegezonden. VI. INTERNE BEPALINGEN VAN DE COMMISSIE Artikel 15 Omvang, samenstelling 1. Het College heeft 3 leden en bestaat uit een voorzitter, een docent-lid en een student-lid. 2. Voor alle leden worden plaatsvervangers benoemd. De vereisten die op grond van dit reglement gelden voor de benoeming van de leden zijn ook van toepassing op de plaatsvervangers van die leden. 3. Het College houdt voltallig zitting. Bij de behandeling van een geschil worden betrokken die leden/plaatsvervangers die niet werkzaam respectievelijk niet ingeschreven zijn bij de academie die de opleiding verzorgt waarbinnen het betreffende geschil aanhangig is. 4. De leden van de Geschillenadviescommissie zijn functioneel onafhankelijk: het College van Bestuur kan aan de leden geen instructies geven ter zake van hun inbreng in het door de Commissie uit te brengen advies. Artikel 16 Benoeming, zittingstermijn en ontslag 1. De voorzitter en het docent-lid worden door het instellingsbestuur benoemd voor een termijn van ten minste drie en ten hoogste vijf jaar. Het student-lid wordt door het College van Bestuur benoemd voor een termijn van ten minste een en ten hoogste twee jaar. Herbenoeming is mogelijk. De termijnen in dit artikellid zijn ook van toepassing op de benoeming van de plaatsvervangers. 2. De voorzitter dient te voldoen aan de volgende vereisten: a. voldoet aan de vereisten voor benoembaarheid tot rechterlijk ambtenaar, bedoeld in artikel 5 van de Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren; b. beschikt over kennis van de specifieke wet- en regelgeving in het hoger onderwijs en over voldoende processuele ervaring; c. bekleedt een positie buiten de hogeschool, die in voldoende mate onafhankelijkheid garandeert. 3. Het docent-lid wordt benoemd op voordracht van het personeel in de Hogeschoolraad. Als docent-lid van de klachtencommissie kunnen worden benoemd: personen die op grond van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd op basis van de CAO-HBO als docent, lector of onderzoeker bij de instelling werkzaam zijn. 4. Het student-lid wordt benoemd op voordracht van de studenten in de Hogeschoolraad. Als student-lid van de klachtencommissie kunnen worden benoemd: personen die als student zijn ingeschreven bij de hogeschool. 5. De functie van voorzitter of lid is onverenigbaar met die van lid van het College van Bestuur van de hogeschool, directeur en /of MT-lid van een academie of studentendecaan. 6. Het lidmaatschap eindigt door: a. het aflopen van de benoemingstermijn; b. het niet meer voldoen aan de eisen of hoedanigheden die bij de benoeming golden; c. het bereiken van de leeftijd van zeventig jaar; d. het uit hoofde van ziekte of gebreken ongeschikt worden om de functie te vervullen: e. alsmede in geval van bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak veroordeling wegens misdrijf; f. op eigen verzoek. Artikel 17 Ondersteuning

9 Reglement Geschillenadviescommissie 6 1. De Commissie wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door een secretaris, daartoe aangewezen door het College van Bestuur. Waar nodig wordt de secretaris ondersteund door het secretariaat van het College van Bestuur. 2. De secretaris houdt van de ingekomen bezwaren en bijbehorende stukken een archief bij. 2 Dit archief is uitsluitend toegankelijk voor de secretaris, de voorzitter, hun plaatsvervangers en voor de medewerkers die secretariële ondersteuning verlenen. De secretaris draagt er zorg voor dat het dossier betreffende een procedure vijf jaar na de behandeling van het beroepschrift wordt vernietigd. Artikel 18 Gevallen waarin het reglement niet voorziet Over aangelegenheden die niet in dit reglement zijn geregeld, beslist de voorzitter van het College. Hij doet zo nodig de leden een voorstel toekomen tot wijziging of aanvulling van het reglement. Artikel 19 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 september 2015 en kan aangehaald worden als Reglement Geschillenadviescommissie. 2 Het gaat daarbij om de volgende documenten: bezwaarschrift, beoordeling minnelijke schikking, advies, uitspraak. Zie de Selectielijst voor de administratieve neerslag van de openbaar gezagtaken en niet-publiekrechtelijke werkprocessen van Nederlandse hogescholen, HBO-Raad, Vereniging van hogescholen: Den Haag, februari 2012, p. 58, nr 111.