Handleiding ledenbeheer

Transcriptie

1 T> Versie G²Soft Reinaertstraat 2, 9080 Beervelde Tel +32(0) info@eventing.one

2 Copyright , G²Soft, Reinaertstraat 2, 9080 Beervelde. Opmerking Er mag van deze gebruikershandleiding geen gedeelte worden gereproduceerd of vertaald door middel van welke afdruktechniek ook, zonder schriftelijke toelating van G²Soft. G²Soft staat niet garant voor eventuele fouten in deze handleiding of mogelijke schade daardoor ontstaan door het gebruik van Equestri.

3 Inhoud Inhoud Het ledenbeheer... 4 Aanmelden... 4 Het dashboard Toevoegen... 6 Zoeken & wijzigen... 7 Afdrukken... 9 Opvolgen betalingen Verwijderen van een ledenfiche GDPR Het GDPR-register GDPR in de ledenfiches Administratie Afbeeldingen G²Soft Pagina 3 van 15

4 Aanmelden 1. Het ledenbeheer Aanmelden Van zodra je het ledenbeheer opent, word je een medewerker en bijhorend wachtwoord gevraagd: Afbeelding 1 - Aanmelden - medewerker en wachtwoord Breng je medewerkerscode en bijhorend wachtwoord in om het ledenbeheer te openen. Als je correcte aanmeldgegevens hebt ingebracht, zal je het algemene menu, en het dashboard te zien krijgen: Afbeelding 2 - Aanmelden - menu & dashboard G²Soft Pagina 4 van 15

5 Het dashboard Het dashboard Na het aanmelden toont het ledenbeheer een dashboard. Dit dashboard bevat enerzijds wat algemene informatie zoals actueel seizoen en aantal actieve ledenfiches, en daarnaast een rechtstreekse link naar de sterktelijst zoals die op Frenoy staat gepubliceerd (via tabtjs). Onderaan links toont het dashboard een totaal van de aanwezige ledenfiches (actief, inactief, wachtlijst), en waarop kan doorgeklikt worden, bijvoorbeeld: Afbeelding 3 - Dashboard - overzicht aantal ledenfiches Opmerking: er is geen automatische interactie tussen deze sterktelijst en de ledenfiches in het ledenbeheer! G²Soft Pagina 5 van 15

6 Toevoegen Een nieuwe ledenfiche maak je aan via het overzichtsdialoog, waar je de knop 'Toevoegen ledenfiche' aanklikt: Afbeelding 4 - Ledenfiches - toevoegen Het ledenfiche-dialoog opent, en je kan hier alle administratieve informatie meteen invullen: Afbeelding 5 - Ledenfiches - ingavedialoog Indien je een reeds bestaande fiche (naam en voornaam zijn identiek aan een reeds eerder ingebrachte ledenfiche) inbrengt, dan zal dit gemeld worden: Afbeelding 6 - Ledenfiches - melding bestaande fiche G²Soft Pagina 6 van 15

7 Verder zijn er gegevens die automatisch worden bepaald (maar steeds manueel aanpasbaar zijn), zoals leeftijdscategorie (afgaand op de geboortedatum) en zullen ook bepaalde gegevens wel/niet kunnen ingebracht worden (bijvoorbeeld de communicatiegegevens van de ouders is enkel beschikbaar voor die leeftijdscategorieën waarvoor dit staat aangeduid, zie administratie). Eenmaal je alle info hebt ingebracht, klik je 'Opslaan' aan om de fiche definitief weg te schrijven: Afbeelding 7 - Ledenfiches - opslaan Zoeken & wijzigen Om bestaande ledenfiches te zoeken en al dan niet aan te passen, open je het ledenoverzicht via volgende menu-optie: Afbeelding 8 - Ledenfiches - openen overzicht Linksboven kan je een ledenfiche 'snel' zoeken (bijvoorbeeld op naam, voornaam,...), tik daartoe gewoonweg enkele letters van naam of voornaam in en tik 'Enter': Afbeelding 9 - Ledenfiches - snelzoeken G²Soft Pagina 7 van 15

8 Gedetailleerd zoeken kan ook, daartoe klik je de knop 'Gedetailleerd zoeken' aan, waarna je meerdere zoekselecties kan opgeven: Afbeelding 10 - Ledenfiches - gedetailleerd zoeken Van zodra je de gewenste ledenfiche gevonden hebt, klik je de voorste kolom aan om de fiche aan te passen: Afbeelding 11 - Ledenfiches - aanpassen G²Soft Pagina 8 van 15

9 Net zoals bij het toevoegen opent het detailvenster, en waar je de ledenfiche kan aanpassen. Je wijzigingen worden definitief doorgevoerd nadat je op 'Opslaan' klikt in dit venster: Afbeelding 12 - Ledenfiches - opslaan Afdrukken Om de ledenfiches af te drukken (PDF), open je het overzicht: Afbeelding 13 - Ledenfiches - openen overzicht en klik je de knop 'Afdruk' aan: Afbeelding 14 - Ledenfiches - 'Afdruk'-knop Er wordt een PDF afdrukvoorbeeld aangemaakt, dat je kan afdrukken op de printer of opslaan op je PC: Afbeelding 15 - Ledenfiches - afdruk G²Soft Pagina 9 van 15

10 Opvolgen betalingen Bepaling te betalen lidgelden Met het ledenbeheer is het eveneens mogelijk om de betalingen (enkel voor lidgelden) op te volgen. Belangrijk hier is alvast te weten dat het te betalen lidgeld automatisch wordt berekend a.d.h.v. het ingebrachte statuut, maar dat dit individueel per lid wel kan aangepast worden (bijvoorbeeld slechts een deel van het jaar). Deze vooraf te definieren instellingen kan je doen via het administratie-menu: Afbeelding 16 - Lidgelden - menu-opties voor instelling Na de ingave of aanpassing van de ledenfiche, zal afgaand op het gekozen statuut, het programma het te betalen lidgeld bepalen a.d.h.v. de bovenstaande instelling: Stel dat voor een specifieke ledenfiche (omdat deze bijvoorbeeld slechts een gedeelte van het jaar lid is) dit bedrag manueel moet worden aangepast, dan kan je dat doen vanuit de ledenfiche zelf: G²Soft Pagina 10 van 15

11 Inbrengen betalingen Bij de start van het nieuwe seizoen, en na het correct instellen van de te betalen lidgelden per statuut, kan overgegaan worden tot de opvolging van de betalingen ervan. Dit doe je d.m.v. de volgende menu-optie: Afbeelding 17 - Betalingen - menu-optie Verwijderen van een ledenfiche Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving, moet het mogelijk zijn voor een "oud" lid om vergeten te worden. Deze mogelijkheid werd in het ledenbeheer voorzien, onder het GDPR-menu: Afbeelding 18 - Ledenfiche - menu-optie 'Verwijderden ledenfiche' G²Soft Pagina 11 van 15

12 Een verwijderingsdialoog opent, waar je de te verwijderen ledenfiche selecteert en het wachtwoord dient op te geven om de verwijdering mogelijk te maken ("masterkey"): Afbeelding 19 - Ledenfiche - verwijderen ledenfiche G²Soft Pagina 12 van 15

13 GDPR GDPR Het GDPR-register GDPR in de ledenfiches G²Soft Pagina 13 van 15

14 Administratie Administratie G²Soft Pagina 14 van 15

15 Afbeeldingen Afbeeldingen Afbeelding 1 - Aanmelden - medewerker en wachtwoord... 4 Afbeelding 2 - Aanmelden - menu & dashboard... 4 Afbeelding 3 - Dashboard - overzicht aantal ledenfiches... 5 Afbeelding 4 - Ledenfiches - toevoegen... 6 Afbeelding 5 - Ledenfiches - ingavedialoog... 6 Afbeelding 6 - Ledenfiches - melding bestaande fiche... 6 Afbeelding 7 - Ledenfiches - opslaan... 7 Afbeelding 8 - Ledenfiches - openen overzicht... 7 Afbeelding 9 - Ledenfiches - snelzoeken... 7 Afbeelding 10 - Ledenfiches - gedetailleerd zoeken... 8 Afbeelding 11 - Ledenfiches - aanpassen... 8 Afbeelding 12 - Ledenfiches - opslaan... 9 Afbeelding 13 - Ledenfiches - openen overzicht... 9 Afbeelding 14 - Ledenfiches - 'Afdruk'-knop... 9 Afbeelding 15 - Ledenfiches - afdruk... 9 Afbeelding 16 - Lidgelden - menu-opties voor instelling Afbeelding 17 - Betalingen - menu-optie Afbeelding 18 - Ledenfiche - menu-optie 'Verwijderden ledenfiche' Afbeelding 19 - Ledenfiche - verwijderen ledenfiche G²Soft Pagina 15 van 15