Optimaal. Hiermee kan elk bedrijf minimaal 10% extra kosten besparen. In dit nummer: NR: Interview met CEO CleanLeaseFortex Eric Dietz

Transcriptie

1 NR: 3 Optimaal is een uitgave van You Improve Optimaal Interview met CEO CleanLeaseFortex Eric Dietz Hiermee kan elk bedrijf minimaal 10% extra kosten besparen In dit nummer: BPM (Business Process Management) versus WCM en Scoopp Social Media: kennisbron of bron van ergernis WVA Onderwijs wordt waarschijnlijk subsidieregeling Elk bedrijf is bezig met kostenbesparing. En op basis van je boerenverstand kom je een heel eind. Maar op een gegeven moment kom je op een punt dat er niks meer te besparen valt, ook al werkt iedereen zich drie maal een slag in de rondte. Alle voor de hand liggende besparingen zijn genomen. Dan wordt het tijd om niet harder, maar juist slimmer te werken. Gebruik niet alleen de hersenen van het management, maar van alle medewerkers. Mits op een structurele wijze toegepast, en als je er als management echt in gelooft, kan continu verbeteren elk bedrijf minimaal 10% extra kostenbesparing opleveren. En je mensen en je bedrijfscultuur worden er op de koop toe nog beter van ook. Dat stelt Eric Dietz, de topman van logistiek dienstverlener in de textiel CleanLeaseFortex. Continu verbeteren, of Lean zoals hij het zelf volhardend blijft noemen, is volgens Dietz echt zo n buzz word. Je hebt er wel eens van gehoord, maar als je niet precies weet wat het is, kun je je ook niet goed voorstellen wat het je kan opleveren. Volgens mij is Lean niets anders dan het toepasssen van je boerenverstand, maar dan op een gestructureerde manier en met executiekracht. En die structuur is nodig omdat het anders ontaardt in een chaos. Loyale familiecultuur Toen de van PostNL afkomstige Dietz twee jaar geleden aantrad bij CleanLeaseFortex trof hij daar een loyale familiecultuur aan waarin knetter hard werd gewerkt, maar eigenlijk niet meer zo goed werd nagedacht. Er was al van alles gedaan op het vlak van kostenbesparing. Alle rek leek eruit en toch ging het niet goed met het bedrijf. Dan moet je een list bedenken. Nu had ik bij mijn vorige werkgever al de nodige ervaring opgedaan met Lean en dus lag deze oplossing voor de hand. Maar, waarschuwt hij, je moet er wel echt in geloven. Denk niet dat het zomaar een kwestie is van het aanleren van een paar techniekjes. Je moet bereid zijn verantwoordelijkheden zo laag mogelijk neer te leggen. Mensen opleiding en training bieden, productie uren opofferen om mensen verbeteringen te laten uitvoeren, en waar nodig middelen ter beschikking stellen. Zie je dat niet zitten, geloof je er niet echt in, begin er dan niet aan. Geloof Eric Dietz is duidelijk wel een believer. Maar hoe zorg je er nu voor dat de rest van de organisatie ook het geloof krijgt dat continu verbeteren de weg vooruit is? Tja, hoe krijg je het in de haarvaten van de organisatie? Je kunt immers niet overal zelf bij zijn. Het initiële idee moet van boven komen, maar je doet het pas goed als de motivatie om te verbeteren vanaf de vloer komt. Dat begint volgens mij in eerste instantie bij jezelf, door vanaf de start heel duidelijk te vertellen wat je van plan bent en waarom. En laten we wel zijn, als we niet verbeteren, dan gaat het zeker mis. Als je vervolgens vertelt dat het niet harder werken, maar juist slimmer werken is, dan is daar niemand op tegen. Een volgende belangrijke stap was om alle medewerkers een gericht opleiding (betaald door het bedrijf en in de baas zijn tijd ) aan te bieden. Als mensen niet weten hoe ze anders/slimmer moeten werken, dan moet je ze opleiden, trainen en coachen. De aanpak zoals You Improve die toepast bevat al deze elementen. En de medewerkers kunnen daarmee een MBO-diploma halen waarmee ze hun employability vergroten. Vervolgens moet je zorgen voor empowerment, door ze ook echt zelf dingen te laten bedenken en uit te laten voeren. Je rol als leider is daarbij Lees verder >

2 Nummer 1 in Nederland en België CleanLeaseFortex, opgericht in 1987, is in Nederland en België toonaangevend op het gebied van integrale logistiek en textielreiniging. Belangrijkste activiteiten zijn de verhuur en reiniging van bed- en badgoed en kleding. Vanuit 20 locaties in Nederland en België zorgen ruim medewerkers er dagelijks voor dat bed- en badgoed en kleding van klanten tijdig wordt opgehaald, gesorteerd, met moderne wassystemen wordt gereinigd en exact op het juiste moment wordt geretourneerd. Service tot in de linnenkast of badkamer van hotelgasten, patiënten en cliënten. Het continu verbeterprogramma, dat naast opleidingen, ook training en coaching bevat, is intern geïntroduceerd onder de noemer OneStepAhead. Met een kick off per vestiging, een reeks posters en een maandelijkse nieuwsbrief worden de medewerkers continu geïnformeerd over het hoe en wat van het programma. Interview met CEO CleanLeaseFortex Eric Dietz (vervolg) Na 1 jaar al een autonoom continu verbeterende organsiatie te laten zien dat je achter hen staat. Ik probeer elke week ergens helemaal de diepte in te gaan op de werkplek. Niet zozeer om het probleem te doorgronden, maar puur om mijn commitment te tonen. Continu verbeteren is een believe thing. Dat geloof moet je zelf hebben en dat moet je over weten te dragen. Je moet er dus zelf ook energie in stoppen. Maar als het motortje eenmaal draait... Durf Ook Dietz wist, ondanks zijn ervaring, vooraf niet precies wat het effect ging zijn. Maar je moet af en toe gewoon durven. Mensen zitten soms gewoon te wachten tot er eens iemand komt die een beslissing neemt. En je hoort wel eens mensen zeggen dat ze het afgelopen jaar geen enkele foute beslissing hebben genomen. Dan zeg ik altijd dat ze niet genoeg beslissingen hebben genomen. Durf beslissingen te nemen, ook al vallen ze wel eens verkeerd uit. Mijn ervaring is dat 80% goed uitpakt, en dat een deel van de resterende 20% nog met wat minimale aanpassingen tot een goed resultaat leidt. En wat echt mislukt noemen we gewoon een pilot, voegt hij er lachtend aan toe. Toen we beslisten om Lean in te voeren was het materiaal ook nog maar voor 80% in orde. Maar dat was voor ons goed genoeg om te beginnen. We hadden ook de nodige haast, want de markt stond niet stil. Dat is de reden dat we er niet voor hebben gekozen om eerst een tussenlaag op te leiden die vervolgens de rest van de organisatie traint. Iedereen moest zo snel mogelijk helpen; we hadden alle hersens nodig. Resultaat Een pilot bleek de stap om te starten met continu verbeteren in het geheel niet te zijn. De resultaten zijn na 1 jaar al zeer goed. De kosten zijn op de meeste vestigingen met 10 tot 20% gedaald, en de aanpak heeft al geleid tot nieuwe grote klanten. Ook is het terugbrengen van het aantal vestigingen door het invoeren van Lean goed verlopen. We hadden een aantal niet afdoende renderende vestigingen die we helaas hebben Continu verbeteren is een believe thing 2

3 Optimaal - september 2013 De Lean-Captains moeten het vliegwiel draaiend houden moeten sluiten. Maar dat betekende dat we minimaal hetzelfde volume moesten verwerken met minder vestigingen. En als harder werken geen optie meer is, moet je dat wel doen door slimmer te werken. Lean is ook wat dat betreft een soort katalisator geweest, vertelt Dietz. De vraag is dan natuurlijk hoe duurzaam de aanpak zal zijn. Ik heb er alle vertrouwen in dat onze aanpak is geslaagd. Je merkt het aan het enthousiasme op de vloer en bij het management. Maar we hebben ook een goede structuur neergezet, waarin 4 interne Lean kapiteins een voorname rol spelen. De grootste fout die je kunt maken is deze figuren in te vliegen zonder de rest op te leiden. Maar het is net zo min verstandig om ze niet aan te stellen. Zij moeten het vliegwiel draaiend houden! Alhoewel Dietz wat productie betreft niet zo gelooft in regelmatige rapportages (ik kijk vooral naar of men verstandige besluiten neemt) houdt hij op Lean gebied wel degelijk de vinger aan de pols. Maandelijks hebben we stuurgroepoverleg waarin we kijken of er genoeg verbeteringen lopen en wat de opbrengsten zijn. En dan ben ik ook wel eens de baas die de lat steeds hoger legt. Niet omdat ik er geen vertrouwen in heb dat mensen hun best doen. Sterker nog, volgens mij doet 97% van de mensen het goed. Maar er moet gewoon af en toe iemand zijn die aan het stuur zit en dat stuur ook in moeilijke tijden recht houdt. We hebben behoorlijk ambiteuze doelstellingen neergezet die echter bitter noodzakelijk zijn om te overleven. Over enkele jaren is CleanLeaseFortex de meest professionele innovatieve logistieke dienstverlener in de textiel in de branches horeca en gezondheidszorg. We willen nummer 1 in Nederland en België zijn en blijven. Dan ben ik af en toe maar even een kwaaie piet. Maar zolang ik hier zit wordt er continu verbeterd. Samenwerken in de keten Overigens is Eric Dietz een veel socialer mens dan hij zelf wil doen geloven. Zijn beslissing om iedereen de opleiding aan te bieden komt bijvoorbeeld niet uit de lucht vallen. Ik heb van huis uit meegekregen dat iedereen de kans moet krijgen het maximale uit zijn talenten te halen. In dat kader heeft hij in het verleden ook goed werk gedaan voor kinderen in Afrika, en ook nu stimuleert hij nog initiatieven die de wereld een beetje draaglijker maken. We zorgen er bijvoorbeeld voor dat teddyberen die in de was terecht komen weer bij de rechtmatige eigenaartjes terug komen. En we organiseren, in samenwerking met onze klanten, weekendjes voor kinderen die in ziekenhuizen liggen. Samenwerken in de keten is overigens het doel van het tweede jaar van continu verbeteren. Het eerste jaar hebben we ons gefocust op onze eigen processen. En ik durf wel te stellen dat we nu al een autonoom continu verbeterende organisatie zijn. Nu gaan we kijken wat we buiten onze processen kunnen doen om de klant nog meer waarde te bieden. Ook de vakbonden zijn zeer te spreken over de inspanningen van CleanLeaseFortex, getuige de uitgebreide aandacht die de FNV in haar blad Text aan het bedrijf besteedde. 3

4 Sociale media Kennisbron of bron van ergernis? Ze zijn niet meer weg te denken uit onze hedendaagse maatschappij; social media. Maar hoe gebruikt u ze? Heeft u netjes een profielpagina op bijvoorbeeld Facebook en LinkedIn, maar doet u er verder niet zoveel mee? Of bent u een verwoed Twitteraar en neemt u actief deel aan discussies? Gebruikt u social media als kennisbron, of ziet u ze eigenlijk meer als bron van ergernis? Uit recent onderzoek van Newcom Research & Consultancy blijkt dat social media nog steeds groeiend zijn in Nederland. Facebook is (alhoewel de groei afneemt) met 7.9 miljoen gebruikers het grootste platform. 5 miljoen daarvan gebruiken het meer persoonlijke netwerk zelfs dagelijks. Youtube, dat ook tot social media wordt gerekend, is met 7.1 miljoen gebruikers een goede tweede, maar slechts 0.9 miljoen van hen gebruiken het videokanaal dagelijks. Van de Twitteraars (zo n kwart van de Nederlanders) maakt de helft dagelijks gebruik van de dienst. Linkedin sterkste groeier Het zakelijke netwerk LinkedIn is met 3.9 miljoen gebruikers het grootste zakelijke netwerk in ons land. Met een groei van gebruikers is het ook het sterkst groeiende sociale medium. Maar slechts 0.4 miljoen gelinkte Nederlanders maakt dagelijks gebruik van het netwerk. En met name dat laatste cijfer geeft te denken. Maken mensen alleen een account aan en doen ze verder helemaal niets? Krijgen ze wel posts, nemen ze wel kennis van discussies die er gevoerd worden? Nemen ze af en toe zelfs deel aan die discussies? Het blijkt helaas niet uit het onderzoek, maar kijkt u eens naar mensen in uw omgeving (of naar uw eigen gebruik) en u zult waarschijnlijk tot de conclusie komen dat het voor de meesten ophoudt bij het profiel. Wat is er zoal te vinden De vraag is natuurlijk of het een gemis is dat slechts een fractie van het aantal LinkedIn gebruikers echt gebruik maakt van de dienst. Met andere woorden: wat missen ze dan? Gezien de oorsprong van het netwerk is dat in eerste instantie veel zakelijke relaties. Oorspronkelijk was het immers de bedoeling dat gebruikers elkaar eenvoudig konden vinden, ook al kenden ze elkaar vooraf nog niet. Die contacten zouden dan tot (indirecte) sales en HR opportunities moeten leiden. Al snel bleek het netwerk echter ook uitermate geschikt om kennis uit te wisselen. Slechts 10% gebruikt LinkedIn dagelijks Het aantal discussiegroups groeide explosief en LinkedIn werd, zeker toen, een echte informatiebron. En alhoewel bepaalde groepen nog steeds zeer interessante discussies laten zien, is er toch een zekere mate van vervuiling opgetreden. Commerciële boodschappen slaan de inhoudelijke gesprekken dood en zorgen voor een vervuiling van de daily digest, de dagelijkse updates die men in de kan ontvangen. De bron van kennis dreigt daardoor een bron van ergernis te worden. Verbeterkennisbronnen En dat is jammer, want er zijn nog steeds enkele erg interessante groepen, zeker op het gebied van continu verbeteren. Toegegeven, het aantal groups is enorm: Op het zoekwoord Lean vindt u bijvoorbeeld 2998 groups. Welke is nou echt relevant? U kunt vanzelfsprekend een verdere filtering toepassen door bijvoorbeeld alleen Nederlandse groepen te selecteren, maar dan heeft u nog de keuze uit 181. U kunt er vanzelfsprekend een aantal proberen, of collega s vragen welke groepen zij interessant achten. Om u wat zoekwerk te besparen doen we hiernaast een paar suggesties. Bronnen van kennis en best practise sharing en natuurlijk nog steeds van sales en HR. 4

5 Optimaal - september 2013 Business Excellence Professionals > leden Continuous Improvement, Six Sigma & Lean Group > leden Kaizen (Continuous Improvement) Experts > leden Lean CEO > leden Lean Six Sigma > leden TEAM VAN HET JAAR WCN Global Lean & Six Sigma Network > leden Operatonal Excellence > leden Verbeterteam van het jaar 100 < leden Verandermanagement - beweging in verandering > leden World Class Netwerk > 100 leden Tot slot nog enkele gratis tips, mocht u zich intensief op de social media gaan begeven. Daar wemelt het namelijk ook van: tips! Tot slot nog enkele gratis tips, mocht u zich intensief op de social media gaan begeven. 5

6 Aangekondigde wijzigingen in afdrachtvermindering onderwijs WVA-Onderwijs wordt waarschijnlijk subsidie Boekentips Eind vorig jaar werd duidelijk dat de afdrachtvermindering onderwijs (WVA Onderwijs) per 1 januari 2014 zal worden afgeschaft en zal worden vervangen door een subsidieregeling. De contouren van deze regeling zijn inmiddels bekend gemaakt. Op 23 mei 2013 heeft de minister van OC&W de Tweede Kamer geïnformeerd over de omvorming van de WVA Onderwijs tot een subsidieregeling per 1 januari De reden voor het omvormen is dat de huidige regeling niet het gewenste resultaat oplevert voor wat betreft het stimuleren van de beoogde leerwerkplaatsen. Ook is de regeling budgettair onbeheersbaar gebleken. Omdat het kabinet het belangrijk vindt om werkgevers financieel te blijven stimuleren om leerwerkplaatsen aan te bieden, wordt de subsidieregeling praktijkleren ingevoerd. Business Process Management (Engels) Auteur: John Jeston, Johan Nelis Procesbeheersing in de industrie Auteur: Prof. ir. H.R. Vorstman (bedenker van het primaire proces) Deze subsidie is bedoeld voor: Deelnemers die een beroepsbegeleidende Leerweg (BBL) volgen; Studenten die een HBO-opleiding volgen in de techniek in de duale of deeltijd vorm waarbij de werkcomponent onderdeel uitmaakt van de opleiding; Werknemers die tijdelijk zijn aangesteld of een arbeidsovereenkomst hebben bij een universiteit of een onderzoeksinstituut om zich verder te bekwamen tot wetenschappelijk onderzoeker of technologisch ontwerper (de zogenoemde AIO s en OIO s); Werknemers van een privaatrechtelijke rechtspersoon of TNO/ DLO met een loon dat overeenkomt met dat van promovendus (zogenoemde promotieonderzoekers). Dit betekent dat u met ingang van 1 januari 2014 geen aanspraak meer kan maken op afdrachtvermindering in de volgende categorieën. De onderstaande bedragen zijn de bedragen aan afdrachtvermindering onderwijs toe te passen tot en met 2013 per deelnemer per kalenderjaar. Duale HBO-studenten in een andere sector dan techniek ( 2.700); Werknemers zonder startkwalificatie ( 3.274); Vmbo-leerlingen ( 2.728); Stagiaires in de beroepsopleidende leerweg (niveau 1 en 2) ( 1.297); en De EVC-procedure ( 327 /procedure). Het streven is om de subsidieregeling zo weinig mogelijk administratieve lasten met zich te laten meebrengen. Over de hoogte van de subsidie is op dit moment nog niets bekend. De exacte voorwaarden zullen nog nader uitgewerkt moeten worden. Nadere regelgeving wordt uiterlijk 1 november 2013 verwacht. Wat te doen? De invoering van de subsidieregeling heeft mogelijk invloed op de toepassing van de afdrachtvermindering onderwijs in Het is dus zaak op tijd te bekijken welke mogelijkheden deze nieuwe regeling, of eventueel andere regelingen u bieden, zodat het opleiden van uw medewerkers gewoon kan doorgaan. Voor meer informatie: 6

7 Optimaal -september 2013 Business Process Management (BPM) Procesoptimalisatie op hoog niveau Een trending topic, heet zoiets tegenwoordig. Een begrip dat je ineens overal ziet opduiken. Business Process Management biijvoorbeeld. Maar wat is het, waar komt het vandaan en hoe nieuw is het eigenlijk? En hoe verhoudt BPM zich tot verbeterfilosofieën als Lean, TPM, Six Sigma, WCM en natuurlijk Scoopp? Als manager wordt u continu belaagd met nieuwe managementtheoriëen en bijbehorende boeken, white papers en al dan niet online seminars. Waarschijnlijk bent u al enigszins immuun geworden voor dit soort boodschappen en laat u de meeste links liggen. Pas als een begrip of methode regelmatig en vanuit verschillende bronnen onder uw aandacht wordt gebracht, zult u geneigd zijn er wat aandacht aan te besteden. Grote kans dat u onlangs het begrip BPM heeft opgepikt, want dat blijkt een trending topic te zijn. Maar nieuw is het niet. Al begin deze eeuw kwam het begrip opzetten, veelal in combinatie met, of onder de noemer van BPR (Business Proces Reengineering). BPR en BPM komen ongeveer op hetzelfde neer: je kijkt vanaf grote hoogte naar het totaal van alle processen en probeert op dat niveau veranderingen door te voeren die leiden tot verbetering van met name de efficiency. BPR kent momenteel overigens weinig aanhangers meer, omdat ze vaak te ingrijpend was en de mensen op de werkvloer er gek van werden. Bij BPR bouw je het geheel van de processen vanaf scratch weer op, en mocht dat niet tot het gewenste effect leiden, dan doe je dat opnieuw, en opnieuw. Nieuwe insteek Wat als nieuw aan de huidige BPMfilosofie wordt gezien is de insteek; bij het opnieuw inrichten van de processen staat tegenwoordig de klant centraal. Het totaal van de processen wordt dus ingericht om de klant zo optimaal mogelijk tot dienst te zijn. De vraag is hoe nieuw dat is. Als het goed is stond die klant altijd al centraal en stond efficiency voor het elimineren van alle niet waarde toevoegende activiteiten. De koppeling van de BPM-filosofie met BPM-software lijkt wel nieuw. De heropleving van het begrip lijkt overigens georkestreerd door de leveranciers van deze pakketten. Het is tegenwoordig mogelijk om het totaal van de processen te managen met behulp van complexe computersimulaties. En dat is natuurlijk mooi, maar het gevaar bestaat dat de koppeling met het verbeteren van de individuele processen (met behulp van Lean, TPM, Six Sigma etc.) verloren gaat. In de ideale situatie zijn BPM-programma s gelinkt met software als de Kaizen Cockpit, Quality Cockpit en OEE Cockpit. Dan dragen verbetering op macro en micro niveau gezamenlijk bij aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. En daar gaat het uiteindelijk natuurlijk om, of u nu gebruik maakt van software of niet. De BPM-filosofie op zich is nastrevenswaardig en zit niet voor niets geïntegreerd in de Scoopp aanpak. Gebruik van software hulpmiddelen is naar onze mening pas aan de orde als de gedachte achter BPM en continu verbeteren goed hebben postgevat en de processen dusdanig complex zijn dat ze op papier niet meer te overzien zijn. BPM op zich is nastrevenswaardig en zit niet voor niets geïntegreerd in de Scoopp aanpak 7

8 Wie wordt de opvolger van Agio Westerlo? Is het al te laat? Nee, nog niet. Je kunt nog inschrijven voor de Scoopp Verbeterteam van het Jaar verkiezing tot 1 oktober! De deadline is dus 1 maand opgeschoven, maar heel veel tijd om aan dit enerverende evenement deel te nemen is er dus niet meer. Gebruik daarom het bijgaande inschrijfformulier en meld je team aan. Afgelopen jaren hebben tientallen teams ervaren wat het betekent om deel te nemen aan de Scoopp Verbeterteam verkiezing. Spannend, leerzaam en vooral heel leuk. Zoals voorgaande jaren dienen deelnemende teams aan te tonen dat ze volgens een gestructureerde verbetermethode hebben gewerkt. Ze dienen bovendien duidelijk te maken welke Euro Impact en welke People Impact het team heeft gerealiseerd. Dit jaar zal de jury ook nadrukkelijk kijken naar de link tussen het onderwerp van het verbeterteam en de organisatiedoelen van het betreffende bedrijf of instelling. Verbeteren is natuurlijk prima, maar de verbetering moet wel bijdragen aan het behalen van de doelen van de organisatie. De deadline voor teams die deel willen nemen is 1 oktober. Voor die datum dienen wij de volledige inschrijving te hebben ontvangen. Het inschrijfformulier en de voorwaarden kunt u ook downloaden vanaf onze site (youimprove.nl), of de Scoopp site (ditisscoopp.nl). De inschrijving staat open voor iedereen, dus ook voor organisaties die geen relatie met You Improve hebben. Workshopbrochure najaar 2013 beschikbaar Werken aan jezelf Ga naar of bel +31 (0) Agenda 12 september 2013: Kennismaking met WCM /m 20 maart en 18 t/m 20 september 2013: TPM pilaar Planmatig onderhoud 26 september 2013: kennismaken met Lean 2 t/m 4 oktober 2013: TPM pilaar Kwaliteitsmanagement 10 oktober 2013: Kennismaken met TPM 30, 31 oktober 2013: TPM pilaar Autonoom Management 7 november 2013: Kennismaken met World Class Leadership Voor een volledig overzicht kijkt u op Colofon Optimaal is een uitgave van: You Improve B.V. Saal van Zwanenberg 5026 RM Tilburg Tel.: +31 (0) info@youimprove.nl Ontwerp: Comcorde + Ontwerp + Druk, Bladel Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, internet of op welke anders wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van You Improve. Mocht u extra exemplaren van Optimaal willen ontvangen, laat het ons dan even weten. Aan deze uitgave werkten mee: Eric Dietz, Uscha Ramkisoen, Marcel Grosfeld, Jeroen Neve, Miranda Rust, Patrick de Vos. Ontwerp Comcorde+ Ontwerp + Druk, Bladel 8