Onze Gedragscode. Ken hem. Gebruik hem. Breng hem tot leven

Transcriptie

1 Onze Gedragscode Ken hem Gebruik hem Breng hem tot leven

2 Onze Gedragscode Inhoud We zullen u altijd respecteren en beschermen omdat u de moed hebt Onze Code tot leven te brengen. 02 Een bericht van onze Group Chief Executive 14 Onze mensen 16 Mensenrechten 18 Rechtvaardige behandeling 20 Pesterijen, intimidatie en geweld 22 Een veilige werkplek 22 Drugs-/alchoholmisbruik 04 De principes achter Onze Code 26 Ons bedrijf 28 Ons internationale profiel 30 Eerlijke markten 32 Werken met partners en concurrenten 34 Werken met anderen 36 Inhuren van werknemers van overheden en concurrenten 38 Politieke activiteiten Onze Gedragscode 06 Ken hem 10 Gebruik hem 12 Breng hem tot leven 54 Onze informatie 56 Vertrouwelijke informatie 58 Beveiligen van informatie 60 Gebruik van onze systemen 62 Sociale media 64 Externe communicatie 40 Omkoping en corruptie 42 Geschenken en gastvrijheid 44 Fraude 46 Handel met voorkennis 48 Belangenconflicten 50 Werken met gemeenschappen 52 Respect voor het milieu 66 Onze code tot leven brengen Wat doet u als u aan een kwestie wordt blootgesteld Als u niet zeker weet wat te doen Gebruik onze beslissingsgids 70 Of probeer de SayNo-toolkit. Als u een vraag heeft of zich zorgen over iets maakt Hoe vind ik het antwoord Als u denkt dat u iets moet melden... Onze wereld Alle documenten waar in Onze Code naar wordt verwezen zijn deel van het Serco Management System (SMS) en kunt u vinden op Onze wereld onder: Onze manier van werken/serco Management System. Als u geen toegaan heeft tot Onze wereld, vraag dan aan uw manager hoe u een kopie van deze documenten kunt krijgen. 74 Hoe spreek ik het uit 01

3 Onze Gedragscode Welkom Serco moet een bedrijf zijn dat altijd doet wat juist is. Een bedrijf waarvan mensen erop kunnen vertrouwen dat het zijn beloftes nakomt en hun belangen beschermt. En waar de mensen die er werken zich zeker, vertrouwd en gerespecteerd voelen. Met andere woorden: een plek waar we allemaal trots zijn dat we er werken. Hoe kunnen we daar voor zorgen? Niet met mooie woorden, maar door de manier waarop we ons elke dag gedragen tegenover onze klanten, onze collega s, onze leveranciers en de rest van de gemeenschap. Als er een zin is die ik u zou willen vragen in gedachten te houden bij uw dagelijkse werk voor Serco, dan is het Handel zoals u behandeld wilt worden. Behandel anderen zoals u zou willen dat zij u behandelen. Maar een enkele zin is niet voldoende als richtlijn in alle omstandigheden en daarom wil ik onze gedragscode aan u voorstellen. Deze helpt ons de normen en gedragingen te begrijpen die van ons verwacht worden bij ons werk voor Serco. En ik ben vast van plan voor ons allemaal de allerhoogste gedragsnormen in te stellen. Hoe goed onze systemen en processen ook zijn, hoe slim onze commerciële voorstellen ook zijn, ze zijn nutteloos en waardeloos als klanten en collega s ons niet vertrouwen. Er zijn mensen die geloven dat bedrijven niet eerlijk zijn op dit gebied. Dat ze het ene zeggen en het andere doen. Niet hier, niet onder mijn leiding. Dus lees onze gedragscode aandachtig door en houd u zich eraan. U hebt mijn volledige steun als u dat doet, en totaal niet als u dat niet doet. Vertrouwen, respect, energie, enthousiasme, inzet en het nakomen van onze beloftes. Dat zijn de fundamenten van ons bedrijf. Behandel anderen zoals u behandeld zou willen worden. Rupert Soames OBE Group Chief Executive, Serco Group plc en hier heel trots op 02 03

4 De principes achter Onze Code Onze Gedragscode We willen bekend staan en vertrouwd worden als s wereld beste dienstverlenende bedrijf en een positieve bijdrage leveren aan het leven van mensen. Daarom hebben we een aantal grondbeginselen die ons vertellen wat belangrijk voor ons is en welke gedragingen we verwachten binnen Serco. We bevorderen een ondernemende cultuur We maken onze beloften waar We bouwen vertrouwen en respect op We moeten ons allemaal in onze omgang met onze collega s, klanten, leveranciers, partners, aandeelhouders en de gemeenschappen waarin we actief zijn aan deze beginselen houden. We laten onze mensen uitblinken We bevorderen een ondernemende cultuur We laten onze mensen uitblinken Ons succes komt voort uit onze inzet en energie om net een stap verder te gaan. We zijn verantwoordelijk voor elkaar en kunnen steun verwachten wanneer we die het hardst nodig hebben. We verwachten dat onze mensen meer bereiken door de kracht van het individu te erkennen en te benutten. We waarderen mensen om hun kennis en hun ideeën en mogelijkheden om een bijdrage te leveren. We maken onze beloften waar We doen wat we zeggen dat we doen om aan de verwachtingen tegemoet te komen. We beloven alleen wat we waar kunnen maken. Als we fouten maken, herstellen we die. We zijn duidelijk over wat we moeten bereiken en we verwachten een eerlijke winst te maken. We bouwen vertrouwen en respect op We bouwen respect op door te werken op een veilige, sociaal verantwoordelijke, consistente en eerlijke manier. We doen nooit concessies aan de veiligheid en we werken altijd op een ethische en verantwoorde manier. We luisteren. Op die manier behandelen we anderen zoals we zelf behandeld zouden willen worden en treden op als we zien dat iets niet goed is. We integreren met onze gemeenschappen. 05 Het is onze passie om innovatieve en succesvolle Serco-bedrijven op te bouwen. Ons succes is gebaseerd op het stimuleren en genereren van nieuwe ideeën. We vertrouwen erop dat onze mensen dat waarmaken. We omarmen verandering en stimuleren creatief denken door het nemen van afgewogen risico s. 04

5 Onze Gedragscode We zijn wat we doen, of niet doen. Ken hem Onze Code: Ken hem Waar is Onze Code voor? Onze code vertelt ons allemaal wat u van ons kunt verwachten en wat wij van u verwachten. Samen met onze grondbeginselen en onze beleidsregels en normen vormt het een integraal onderdeel van het Serco Managementsysteem, dat bepaalt hoe we ons bedrijf runnen. Onze Code naleven Onze Code is geen arbeidsovereenkomst, maar als u eenmaal bij ons in dienst getreden bent, moet u zich aan Onze Code houden. Als u dat niet doet, kan dat ernstige gevolgen hebben. Veel onderdelen van Onze Code zijn gebaseerd op wetten en regelgeving. Als we ons daar niet aan houden, kunnen het bedrijf of individuele personen te maken krijgen met boetes, juridische sancties of zelfs gevangenisstraf. Maar het overtreden van Onze Code beschadigt ook onze reputatie en ondermijnt het vertrouwen van onze klanten, onze mensen en de gemeenschappen waarin we werken. We moeten ons dus niet alleen houden aan de wetten van het land waarin we werken, maar ook altijd de Code naleven en nooit bewust toelaten of aanmoedigen dat iemand iets doet wat daar inbreuk op maakt. En als we denken dat er een overtreding plaatsheeft, moeten we dat melden. Als we dat niet doen, kan een ieder van ons worden ontslagen, of zelfs worden aangeklaagd in een strafprocedure. U Als de Code aan u refereert, dan betekent dat niet dat sommige mensen zich er niet aan hoeven te houden. U staat voor ons allemaal, ongeacht onze functie bij Serco. Het omvat ook iedereen die fulltime, parttime of tijdelijk voor ons werkt, en alle contractanten waar we in de hele wereld mee samenwerken. We zijn ook vastbesloten alleen te werken met partners, derden en klanten die dezelfde normen hanteren als wij. U vindt meer online Naast de gedrukte versie is Onze Code ook online beschikbaar op Hier vindt u meer hulpmiddelen, informatie en advies om u te helpen altijd het juiste te doen. U moet op de hoogte blijven van de meest recente code. Deze wordt zo nodig regelmatig door ons herzien. Revisies verschijnen eerst in de onlineversie. Uw feedback We verwelkomen uw opmerkingen en suggesties ter verbetering van Onze Code en onze andere beleidsregels en -normen. Als u denkt dat er iets ontbreekt, of dat we iets kunnen verbeteren, laat het ons dan weten. Stuur uw opmerkingen of suggesties naar ethicshotline@serco.com of praat met uw Leider Ethiek. U vindt zijn of haar contactgegevens online op

6 Onze Gedragscode Serco s verantwoordelijkheden Overal waar Serco actief is, moeten we ons houden aan plaatselijke wetgeving en de mensenrechten en de menselijke waardigheid respecteren. We leggen onszelf ook gedragsnormen op en staan erop dat die worden nageleefd. We dienen altijd integer en eerlijk te handelen, met inachtneming van de omgevingen, gemeenschappen en samenlevingen waarin we werken. Hier is een lijst met de dingen die u van ons kunt verwachten. Dit zijn dingen die we altijd moeten doen, maar we hebben ook de hulp van iedereen nodig om ervoor te zorgen dat ze altijd gedaan worden. We moeten altijd: Een werkomgeving bieden waarin onze code en grondbeginselen actief ondersteund worden. Ervoor zorgen dat iedereen die voor ons of met ons werkt, onze code begrijpt en weet hoe deze toegepast moet worden. Ons best doen om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de code houdt. Iedereen aanmoedigen hulp en advies te vragen als zij niet precies weten wat zij moeten doen of als zij denken dat onze code wordt overtreden. Iedereen vertrouwelijke manieren bieden om advies te vragen en overtredingen van de code te melden. Iedereen steunen en beschermen die een overtreding meldt of helpt bij een onderzoek, en ervoor zorgen dat er geen represailles tegen hen zijn. Effectief omgaan met alle gedragsproblemen. Alleen werken met partners, derden en klanten die onze ethische normen delen. Verbeteringen snel invoeren nadat ze zijn vastgesteld, en eventueel geïdentificeerde misstanden zo snel mogelijk aanpakken. Uw verantwoordelijkheden Wat uw functie binnen Serco ook is, u bent verantwoordelijk voor uw eigen daden en gedrag, en voor het melden van overtredingen van Onze Code. Als u voor ons werkt, verwachten we dat u altijd: Onze Code kent, gebruikt en tot leven brengt. Alle trainingssessies volgt die we u vragen te volgen, zodat u leert onze code tot leven te brengen en alle wetten, beleidsregels en regelgeving naleeft die op uw functie van toepassing zijn. In elke situatie uw gezond verstand gebruikt en vragen stelt als u niet weet wat u moet doen. Melding maakt van alle mogelijke overtredingen van de code en nooit bewust toelaat of aanmoedigt dat iemand iets doet wat onze code overtreedt. En altijd volledig meewerkt als we u vragen te helpen bij het onderzoeken van vermeende overtredingen. Een opmerking voor managers U draagt de extra verantwoordelijkheid om leiderschap te bieden en ervoor te zorgen dat we nooit voorbijlopen aan een probleem of incident dat opgelost moet worden. U dient ervoor te zorgen dat uw mensen de Code en de implicaties ervan begrijpen en weten hoe ze deze moeten toepassen. Het is ook erg belangrijk dat u iedereen laat weten dat zij gesteund en beschermd worden als zij het juiste doen. U vindt veel meer informatie over uw verantwoordelijkheden en over Serco s beleidsregels en -normen in het Serco Managementsysteem. Maar als u toch iets nog niet duidelijk is, bespreek het dan altijd met uw lijnmanager

7 Onze Gedragscode Serco s integriteit is afhankelijk van uw integriteit. Gebruik hem Onze code: Gebruik hem Onze code is bedoeld om u te helpen het juiste te doen De code geeft u in de meeste situaties waarin u zich bevindt richtlijnen voor wat u wel en niet moet doen. Maar geen enkele gedragscode kan alle mogelijke situaties omvatten. Daarom is Onze Code meer dan een verzameling regels. Het is een manier om actief na te denken over wat u en de mensen om u heen doen, en de vraag te stellen: Is dit waar we voor staan? Onze Code actief toepassen Als u niet weet wat u moet doen... Praat met uw lijnmanager, personeelszaken of leider Ethiek. Gebruik onze beslissingsgids als leidraad. Deze vindt u op pagina 68. U kunt ook onze SayNo-toolkit en -app gebruiken (deze vindt u online op waar u ook de app kunt downloaden). Altijd controleren Bezwaren U kunt bezwaar maken tegen zaken als: Iets wat u gevraagd wordt te doen als onderdeel van uw functie. De voorwaarden van uw arbeidsovereenkomst, zoals bijvoorbeeld uw salaris. De manier waarop u op het werk behandeld wordt, bijvoorbeeld als u geen promotie krijgt terwijl u vindt dat dat wel zou moeten. Als u een klacht hebt, volg dan uw plaatselijke klachtenprocedure en wij zorgen ervoor dat er werk van gemaakt wordt. Neem in geval van twijfel contact op met uw lijnmanager of personeelszaken. U vindt veel meer online De gedrukte versie van Onze Code geeft u al veel advies. Maar als u behoefte hebt aan meer, dan vindt u online meer informatie, tips en links naar relevante beleidsregels en aanverwante zaken op Als u een vraag of probleem hebt Gebruik onze gids Vind het antwoord om uit te zoeken waar u naartoe moet en aan wie u uw vragen kunt stellen. Deze vindt u op pagina 72. Altijd vragen Als u denkt dat u iets moet melden Praat met uw lijnmanager, personeelszaken of leider Ethiek. Gebruik ons Spreek Het Uit-proces. Het biedt duidelijkheid en beschermt u. Meer informatie over Spreek Het Uit vindt u op pagina 74. Spreek het altijd zo snel mogelijk uit U hebt altijd onze steun bij het tot leven brengen van Onze Code en het beschermen van onze integriteit. Mensen die zich uitspreken voor Onze Code spreken zich uit voor ons allemaal

8 Onze Gedragscode Onze code: Breng hem tot leven Soms lijkt het alsof er een goede reden is om het verkeerde te doen. Iedereen doet het We moeten dit contract binnenhalen Wie komt er nu achter? Je wilt deze baan? Zo werkt dat hier Die is er nooit. We moeten allemaal Onze Code tot leven brengen. Niet alleen de regels, maar ook de gedachte en de principes erachter. Breng hem tot leven 12 13

9 Onze Mensen Onze Gedragscode > Onze Mensen We willen dat Serco een geweldige plek is om te werken. Waar ter wereld we ook werken, we respecteren onze mensen, hun rechten en hun werkomstandigheden. We bieden hen mogelijkheden om te groeien en zich te ontwikkelen. En we creëren een omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en iedereen gelijk is. Ons succes is afhankelijk van de vaardigheden, de integriteit en de diversiteit van onze mensen. codeofconduct 14 15

10 Mensenrechten Onze Gedragscode > Onze Mensen Onder geen enkele omstandigheid accepteren we misbruik van mensen of schending van hun rechten, en we werken niet bewust samen met anderen die dat wel doen. We steunen de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. Dat betekent dat we overal waar we actief zijn in de wereld de fundamentele mensenrechten en vrijheden respecteren en verdedigen van iedereen die voor of met ons werkt, en van de gemeenschappen waarbinnen we werken. We accepteren geen enkele schending van de mensenrechten. We zullen de mensenrechten beschermen en uitbuiting voorkomen. En we zullen u altijd steunen als u zich uitspreekt wanneer de rechten van mensen worden geschonden. We zullen nooit bewust deelnemen aan of profiteren van enige activiteit of relatie die de rechten van mensen direct of indirect schendt. We zullen nooit gebruikmaken van dwang-, kinderarbeid, verplichte of illegale arbeid, of bewust samenwerken met anderen die dat wel doen. We hanteren een zerotolerancebeleid op het gebied van mensenhandel, waaronder het gebruiken van mensen voor betaalde seksuele handelingen of dwangarbeid. We zullen het verleden en de activiteiten nagaan van degenen met wie we werken. Als we werken met iemand van wie we ontdekken dat die de mensenrechten schendt of dat in het verleden heeft gedaan, dan zullen we de relatie beëindigen en aangifte doen van de schending. We zijn actief in veel delen van de wereld, waarvan sommige een slechte reputatie hebben op het gebied van de mensenrechten. Ons Executive Management Team heeft daarom een observatielijst van zulke plaatsen en moet alle projecten en zakelijke kansen goedkeuren voordat we daarin aan het werk kunnen. Als het niet mogelijk is om ons werk te doen zonder de rechten van anderen te schenden, dan willen we geen zaken doen. Mensenrechten en onze grondbeginselen Mensenrechten zijn de fundamentele rechten en vrijheden die iedereen in de wereld heeft. Deze omvatten het recht om te leven, het recht op het respecteren van privé- en gezinsleven, en de vrijheid van gedachtegoed, godsdienst en meningsuiting. De basis van onze eigen grondbeginselen is het recht dat iedereen heeft om behandeld te worden met waardigheid, rechtvaardigheid, gelijkheid en respect. We zetten ons in om deze principes altijd en overal toe te passen in ons bedrijf. Handelt naar onze waarden en principes in de manier waarop u mensen respecteert en hun mensenrechten beschermt. Voldoet aan zowel de wettelijke vereisten als de eisen van onze code op het gebied van werkgelegenheid en werkmethoden. Nooit misbruik oogluikend toelaat. Zich altijd afvraagt: Is dit waar we voor staan? Zich direct uitspreekt als u denkt of vermoedt dat de rechten van mensen worden geschonden. Nooit gebruik maakt van dwang-, kinderarbeid, verplichte of illegale arbeid, of bewust samenwerkt met anderen die dat wel doen. Direct en indirect misbruik Als een bedrijf een schending van de mensenrechten veroorzaakt of begaat, dan is dat direct misbruik. En als een bedrijf tot schendingen wordt gedwongen door de wetten van het land waarin het actief is, dan is dat ook direct misbruik. Een bedrijf kan de mensenrechten ook indirect schenden. Dit wordt vaak medeplichtig aan misbruik genoemd. Dit is doorgaans het geval als er sprake is van misbruik door iemand in het netwerk van zakelijke relaties van een bedrijf, zoals een leverancier, een derde of zelfs een klant. Bij Serco verdedigen we de mensenrechten. Blijf waakzaam Wat onze klanten, derden en klanten doen, is onze zaak. Stop en denk na We zijn actief in veel delen van de wereld. Sommige hebben een slechte reputatie op het gebied van mensenrechten. Het is cruciaal alert te blijven zodat we niet betrokken raken bij schendingen, ook niet indirect. Soms kan het argument zo werkt het hier nu eenmaal erg overtuigend lijken Laat u daar nooit door overtuigen. Wanneer bent u verantwoordelijk voor misbruik? Bekijk de menselijke dilemma s online: Groepsnorm voor zakelijk gedrag en ethiek Groepsnorm werkprocedure beslissingsboom voor mensenrechten 16 17

11 Rechtvaardige behandeling Onze Gedragscode > Onze Mensen We waarderen verschillen en diversiteit, en vinden dat ieder persoon recht heeft op werken promotiekansen op basis van zijn of haar talenten en verdiensten. We helpen iedereen om uit te blinken in een open, rechtvaardige en gelijkwaardige werkomgeving. We zijn tegen discriminatie en spreken ons er tegen uit als we het zien. Ons werkgeverschap bij de werving en selectie van alle werknemers is gebaseerd op de gelijke en rechtvaardige behandeling van alle kandidaten. Dat betekent dat we onze beslissingen omtrent uw werving, indienstneming, ontwikkeling en carrièremogelijkheden altijd baseren op uw verdiensten en geschiktheid. We bieden u opleidingen en helpen u uw vaardigheden te ontwikkelen, en voeren open en constructieve prestatiegesprekken met u. We zullen uw prestaties erkennen en marktconform belonen. We doen al het mogelijke om u een goed evenwicht tussen werk en privé te bieden. Als u flexibele werkregelingen of andere aanpassingen in uw werkomgeving nodig hebt, zullen we proberen om daar zo mogelijk in te voorzien. Als u onder een flexibele arbeidsovereenkomst werkt, dan bieden we u dezelfde ontwikkelingsmogelijkheden als uw fulltime collega s. We zorgen ervoor dat mensen met een beperking nooit benadeeld worden als we mensen werven of promotie geven. We zullen ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat als we met derden werken, zij hun mensen behandelen zoals wij onze mensen. Handelt naar onze waarden en grondbeginselen. Iedereen rechtvaardig, gelijk en met respect behandelt. Begrijpt welke gedragingen gepast zijn, zodat u anderen niet onbedoeld discrimineert of onrechtvaardig behandelt. Onze beleidsregels en arbeidswetten en -regelgeving begrijpt en naleeft. Lokale en persoonlijke culturen en tradities respecteert. Zich uitspreekt als u denkt dat er sprake is van discriminatie of onrechtvaardige behandeling. Geen discriminatie Bij Serco betekent discriminatie het onrechtvaardig, ongelijk of nadelig behandelen van een persoon of een groep vanwege: sekse, ras, huidskleur, nationale of etnische afkomst, seksuele oriëntatie, geslachtsidentiteit of -expressie, religie, politieke overtuiging, vakbondsactiviteit, burgerlijke staat, We willen dat het voor iedereen bij Serco volkomen duidelijk is: we tolereren geen enkele vorm van discriminatie. Als u het ziet of ervaart, spreekt het dan uit We zullen u steunen en beschermen tegen represailles. Ga naar pagina 74 voor meer informatie over het Spreek Het Uit-proces. We zullen al onze mensen altijd rechtvaardig en gelijk behandelen. Stop en denk na Onrechtvaardige behandeling op basis van vooroordelen en discriminatie kan snel vaste vorm aannemen en de norm worden als er niet direct tegen opgetreden wordt. Als u denkt dat het gebeurt en niets zegt, dan doet u er aan mee. Gewoon een grapje? Of discriminatie? Weet u het verschil? Bekijk de menselijke dilemma s online: Groepsnorm levenscyclus werknemers 18 19

12 Pesterijen, intimidatie en geweld Onze Gedragscode > Onze Mensen Iedereen bij Serco heeft er recht op altijd met respect behandeld te worden in een werkomgeving zonder enige vorm van pesterijen, intimidatie of geweld. We zullen er alles aan doen om ervoor te zorgen dat iedereen op de werkplek met respect behandeld wordt. We tolereren geen enkele vorm van pesterijen, intimidatie of geweld door collega s, derden of anderen. We zullen elk geval van geweld onderzoeken. Zo nodig schakelen we de politie in en doen we aangifte. We nemen geweld bijzonder ernstig. Als u slachtoffer bent van geweld en lijdt onder de fysieke of mentale gevolgen daarvan, dan zullen we u helpen bij uw herstel en in eventuele civielrechtelijke procedures tegen de verantwoordelijken. Dergelijke gedragingen zijn onacceptabel en worden niet door ons getolereerd. We ondernemen actie tegen iedereen die zich zo gedraagt. Iedereen op het werk beleefd, met waardigheid en respect behandelt. Nooit een andere persoon vernedert of verwondt, of nare roddels over hem/haar verspreidt. Verschillen in cultuur en overtuiging erkent en respecteert. Zich nooit gedraagt op een manier die aanstootgevend, intimiderend, kwaadaardig of beledigend zou kunnen zijn. Melding maakt van alle gevallen van pesten, intimidatie of geweld, of wanneer u denkt dat deze wellicht plaatsvinden. Helpt bij het onderzoek naar eventuele incidenten. Nooit iemand bedreigt met fysiek of verbaal geweld. Nooit wraak neemt op iemand die zich uitspreekt. Pesten Pesten wil zeggen alle agressieve, grove, bedreigende of beledigende gedragingen of machtsmisbruik waardoor iemand zich overstuur, bedreigd, ondermijnd, vernederd of kwetsbaar voelt. Intimidatie Intimidatie is al het gedrag dat mensen beledigt, hun waardigheid schendt of hen intimideert of vernedert. Voorbeelden zijn: pesten, gebruik van dreigende, grove of beledigende woorden, fysieke bedreiging of aanranding, ongewenst fysiek of psychologisch contact of openlijke vijandigheid op de werkplek. Geweld Geweld is niet alleen fysiek geweld. Het zijn ook alle gedragingen waardoor iemand anders zich bedreigd voelt. Voorbeelden van geweld zijn: verbaal geweld, beledigende taal, racistische of seksistische opmerkingen, dreigen om pijn te doen of fysieke aanvallen, waaronder spugen of het gooien van objecten. We tolereren geen pesterijen, intimidatie of geweld op de werkplek. Stop en denk na Wat voor u misschien een onschuldige opmerking of actie is, kan beledigend zijn voor iemand wiens cultuur anders is dan de uwe. Zorg er dus voor dat anderen zich niet ongemakkelijk voelen door uw gedragingen Als u gewelddadig of intimiterend gedrag ziet of er over hoort, laat dat niet ongemerkt voorbij gaan. Spreek het altijd uit, hoe eerder hoe beter. Niet ernstig genoeg om te melden? Waar ligt de grens? Bekijk de menselijke dilemma s online: Vraag uzelf af: Zou ik zelf zo behandeld willen worden? Is dit waar we voor staan? Groepsnorm welzijn werknemers 20 21

13 Een veilige werkplek Onze Gedragscode > Onze Mensen Onze visie is Geen Onrecht. We willen niemand schade berokkenen door het werk dat we doen. We ontwikkelen en verbeteren onze systemen en processen daarom continu opdat iedereen veilig en gezond blijft. Dat betekent onder andere het creëren van een cultuur waarin we allemaal een hoge mate van gezondheidsen veiligheidsbewustzijn hebben, onze persoonlijke verantwoordelijkheid kennen om de werkplek voor onszelf en anderen veilig te houden, en getraind en gefocust zijn op het voorkomen van ongevallen, bijna-ongelukken en werkgerelateerde ziekten. Onze bedrijfsafdelingen hebben de primaire plicht om gezondheids- en veiligheidsproblemen in al hun activiteiten te identificeren en te beheren. Dit vereist een formele en systematische benadering, opdat risico s worden geïdentificeerd, beoordeeld, aangepakt en uiteindelijk geëlimineerd. We delen ontwikkelingen, best practices, nieuwe benaderingen, technologieën, trainingen en apparatuur die ons kunnen helpen bij het realiseren van Geen Onrecht binnen ons hele bedrijf. We werken ook samen met partners, leveranciers en klanten om ervoor te zorgen dat zij aan onze gezondheids- en veiligheidsnormen voldoen of vergelijkbare normen hanteren. In gevallen waarin we contractueel verplicht zijn het eigen veiligheidsmanagementsysteem van de klant te volgen, dan verzekeren we ons ervan dat dit voldoet aan de gezondheidsen veiligheidsnormen die we zelf hanteren. Onze veiligheidscultuur actief promoot en onze gezondheidsen veiligheidsnormen en -processen volgt. Melding maakt van alle defecte installaties en apparatuur, en van alle werkactiviteiten waarvan u denkt dat ze onveilig zijn. Begrijpt wat uw persoonlijke verantwoordelijkheden en persoonlijke aandeel zijn in het veilig houden van een werkplek. Op de juiste wijze zorg draagt voor uw eigen gezondheid en welzijn, en van alle anderen op wie uw doen en laten invloed kunnen hebben. Werkt binnen alle veiligheidsprocedures of risicoanalyses die op uw werk van toepassing zijn. Indien vereist de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen draagt en om vervanging vraagt als de uitrusting is beschadigd. Stopt met werken als u denkt dat u uw taken niet veilig kunt uitvoeren en daarvan onmiddellijk melding maakt. Nooit deelneemt aan wanordelijk gedrag, gebruik van verdovende middelen of andere activiteiten waardoor u of anderen letsel kunnen oplopen. Melding maakt van alle ongelukken en gevaarlijke situaties. Helpt bij het onderzoek naar eventuele ongevallen of incidenten. Installaties en apparatuur alleen bedient nadat u daarvoor bent opgeleid en bent geregistreerd als bekwaam gebruiker. Onveilige omstandigheden of werkmethoden? Aanvullende opleiding nodig? Meer informatie nodig om veilig te werken? Spreek het uit Ons werk is nooit zo urgent dat we niet de tijd kunnen nemen om het veilig te doen. Groepsnorm voor gezondheid, veiligheid en milieu 22 23

14 Alcohol-en drugsmisbruik Onze Gedragscode > Onze Mensen We voeren speciaal beleid om mensen te beschermen tegen de gevolgen van misbruik van drugs, alcohol of andere verdovende middelen. We helpen degenen die problemen hebben, maar we zorgen ervoor dat onze mensen kunnen werken op een veilige, gezonde plek waar geen verdovende middelen worden gebruikt. Drugs-/alcoholgebruik houdt een belangrijk gezondheids- en veiligheidsrisico op de werkplek in. Als we dat nodig vinden, zullen we procedures instellen om dit te voorkomen. Een voorbeeld kan zijn controle op drugs- of alcoholgebruik. U dient aan dergelijke procedures mee te werken als onderdeel van uw arbeidsovereenkomst. Uw lijnmanager of de Afdeling Personeelszaken kan u meer informatie geven. We zullen proberen u te helpen als u een verslavingsprobleem hebt, maar u moet ook uzelf helpen en voldoen aan onze eisen. We moeten een veilige werkplek handhaven en zullen reageren op slechte prestaties, wangedrag of overmatige afwezigheid. In sommige gevallen kan dit betekenen dat onze hulp aan u tegelijk plaatsvindt met disciplinaire maatregelen. Mocht u een probleem hebben, dan zullen we u vragen zo snel mogelijk professionele hulp te zoeken. Als u dat niet doet en uw verslaving een risico voor uzelf of anderen vormt, dan zullen we disciplinaire maatregelen tegen u nemen. Als u vrij neemt als gevolg van gebruik van verdovende middelen, dan kunnen we vragen uw geschiktheid te laten beoordelen voordat u weer aan het werk gaat. We kunnen u ook vragen akkoord te gaan met vervolgbegeleiding, regelmatige medische controles en onaangekondigde testen. We zullen uw privacy zo veel mogelijk respecteren als u onder behandeling bent. We zullen u helpen in een poging terug te keren naar de taken die u voor de behandeling had, of een alternatieve functie zoeken als dat niet mogelijk is. Op uw werk komt zonder alcohol, drugs of andere middelen gebruikt te hebben die van invloed kunnen zijn op uw prestaties. Op uw eigen gezondheid let en in staat bent uw taken uit te voeren als u op het werk bent. Op het werk nooit illegale drugs of middelen gebruikt, bezit, verkoopt of distribueert of overmatig alcohol gebruikt. Het ons meldt als uw arts medicijnen of geneesmiddelen heeft voorgeschreven die uw prestaties negatief kunnen beïnvloeden. We zullen u niet bestraffen, maar we moeten er wel voor zorgen dat u en de mensen met wie u werkt, veilig zijn. Spreek het uit als u een vermoeden hebt van drugs-/ alcoholmisbruik bij anderen. Het is uw plicht dat te doen. Zo snel mogelijk professionele hulp zoekt als u een drugsof alcoholprobleem hebt en voldoet aan al onze eisen voor uw herstel. U dient altijd fit en in staat te zijn uw taken uit te voeren als u op het werk bent. U weet niet zeker wat het beste is? Vraag het. U vermoedt dat een vriend een drankprobleem heeft, maar u weet het niet zeker. Wat moet u doen? Bekijk de menselijke dilemma s online: Groepsnorm welzijn van werknemers 24 25

15 Ons bedrijf Onze Gedragscode > Ons bedrijf We zijn een groot bedrijf. We werken in zowel de openbare als de particuliere sector in veel delen van de wereld. Daardoor hebben we een aanzienlijke impact op de samenleving, de economie en het milieu. We willen dat die impact nuttig is. We willen een positief verschil maken in het leven van mensen. Dat betekent dat we overal onze waarden beleven en volgens onze normen leven. En dat we de omgevingen waarin we werken en de mensen bij wie we werken zorgvuldig, respectvol en bedachtzaam behandelen. Onze bedrijfsintegriteit is afhankelijk van uw integriteit. We vertrouwen erop dat u doet wat juist is en onze reputatie beschermt. codeofconduct 26 27

16 Ons internationale profiel Onze Gedragscode > Ons bedrijf We doen zaken in veel landen en hebben een grote impact op onze wereld. We willen dat die impact nuttig is. Daarom vertrouwen we erop dat u niet alleen de vele wetten en voorschriften op het gebied van internationale activiteiten naleeft, maar ook allemaal doet wat juist is. We willen dat iedereen ervan op aan kan dat we te allen tijde correct, eerlijk en rechtmatig zaken doen. We houden ons aan de wetten en voorschriften in de landen, staten, provincies en gemeenten waarin we actief zijn. We werken daarentegen niet op plaatsen waar deze ons dwingen in strijd met Onze Code of internationale wetten te handelen. Import-, export- en andere handelsbeperkingen We houden ons aan nationale en internationale beperkingen op het gebied van handel en import/export en alle wettige sancties en boycots. We zullen echter niet voldoen aan onwettige sancties en zullen niet deelnemen aan verboden of beperkende handelspraktijken. Dit kan soms leiden tot juridisch conflict en in dergelijke gevallen dient u altijd juridisch advies in te winnen door de zaak ter oplossing voor te leggen aan de algemeen adviseur of commercieel leider van uw afdeling. We houden ons aan wettige, speciale handelsbeperkingen. Sommige landen hebben bijvoorbeeld wetten inzake de levering van apparatuur, software, diensten of technologie aan een ander land of een buitenlands persoon. Dat kan potentiële leveringen aan andere delen van Serco betreffen en kan zelfs betrekking hebben op buitenlandse werknemers in ons team. Ons werk voor overheden Ons werk voor overheden vereist soms dat we speciale regelingen treffen om de nationale veiligheid en belangen veilig te stellen. We voldoen altijd aan dergelijke wettige vereisten of overeenkomsten. Af en toe zullen we gevraagd worden mee te werken aan interne of overheidsinpecties of-onderzoeken. We werken daar altijd aan mee en houden ons altijd aan de wet. Zich houdt aan de wetten en richtlijnen van het land waarin u werkt. Handels-, import- en exportregels op uw werklocatie controleert en naleeft. Nooit importen of exporten onderneemt zonder juridische controle. Juridisch of commercieel advies vraagt voordat u informatie of gegevens over klanten of voorstellen deelt met collega s van andere delen van Serco. Dit is inclusief informatie uit bronnen als een offerteaanvraag of een prekwalificatieinschrijving voor een klant. De regels naleeft in geval van speciale handelsbeperkingen of speciale veiligheidsovereenkomsten. Dit is essentieel voor ons om zaken te kunnen blijven doen met overheden. Juridisch of commercieel advies vraagt als u vragen hebt over speciale beperkingen of overeenkomsten, of niet precies weet hoe de regels toegepast moeten worden. Altijd melding maakt van overtredingen van de regels. Speciale overeenkomsten In diverse landen hebben we specifieke overeenkomsten met overheden. Elk stelt zijn eigen voorwaarden, die we altijd naleven. Zo hebben we in de VS een verzameling regels aangenomen op basis van onze Speciale Veiligheidsovereenkomst inzake de correcte behandeling van geheime en andere gevoelige informatie van de Amerikaanse overheid. Deze bepalen dat onze Amerikaanse collega s toestemming moeten vragen voor ontmoetingen met Serco-collega s van buiten Noord-Amerika en zich aan speciale regels moeten houden als die toestemming eenmaal is gegeven. Zo moeten ze een overzicht bijhouden van alle telefonische en persoonlijke contacten met die collega s. Als u niet weet of u aan speciale veiligheidsovereenkomsten gebonden bent op de plaats waar u werkt, vraag het dan aan uw lijnmanager. Serco is een wereldwijd bedrijf dat actief is in Azië, het Midden-Oosten, Afrika, Austraal-Azië, Noord - en Zuid-Amerika, het Verenigd Koninkrijk en Europa. Stop en denk na Om met overheden te kunnen werken, moeten zij ons kunnen vertrouwen. Een essentië voor dat vertrouwen is onze belofte dat we hen op de hoogte brengen van elke schending van overeenkomsten die we met hen hebben. Hoe klein ook, en ongeacht er sprake is van opzet of toeval, laat het ons weten als er iets gebeurd is wat niet had moeten gebeuren. In een bar laat een buitenlandse collega per ongeluk iets los over een overheidscontract dat hij voor zich had moeten houden. Doen alsof het niet gebeurd is? Bekijk de zakelijke dilemma s online: Om met overheden te kunnen samenwerken moeten zij ons kunnen vertrouwen. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek 28 29

17 Eerlijke markten Onze Gedragscode > Ons bedrijf We willen concurreren in markten die vrij, eerlijk en open zijn. En we willen dat iedereen erop vertrouwt dat we eerlijk concurreren. Daarom zullen we ons altijd ethisch gedragen en alle wetten steunen en naleven die concurrentie bevorderen en beschermen, of we nu alleen of samen met anderen werken. We concurreren op wettige, eerlijke en ethische wijze. We gaan niet in gesprek met concurrenten en leveren hen geen informatie over zaken die de concurrentie zouden kunnen beperken, en maken geen afspraken met hen om prijzen vast te stellen, voorraden te beheersen, markten te verdelen, klanten of leveranciers te boycotten, en gaan geen andere concurrentiebeperkende overeenkomsten met hen aan. Wij zullen onze invloed niet gebruiken om anderen te intimideren of te dwingen tot concurrentieverstorend gedrag. We zullen nooit suggereren of erop duiden dat onze leveranciers of klanten producten of diensten bij ons moeten kopen. Alles wat we zeggen in offertes of contractonderhandelingen met potentiële klanten moet accuraat en waarheidsgetrouw zijn. Al het werk dat we voor onze klanten verrichten, moet aan onze contractuele verplichtingen en aan de wet voldoen. Op ethische, eerlijke en wettige wijze concurreert. Juridisch advies vraagt als u niet precies weet hoe te handelen. Externe evenementen verlaat als iemand begint concurrentiegevoelige informatie te bespreken. Het bedrijf nooit aan een overkomst bindt die prijzen vaststelt, voorraden beheerst, markten verdeelt of klanten of leveranciers boycot. Melding maakt van alle verdachte of concurrentiebeperkende gedragingen. Nooit informatie bespreekt of aan concurrenten verstrekt die de concurrentie zou kunnen beperken. Anti-kartelwetgeving Antitrustwetten hebben tot doel het tegenhouden van alle pogingen om vrije en eerlijke concurrentie te beperken, bijvoorbeeld door het maken van prijsafspraken. Veel landen passen deze wetten zowel binnen als buiten hun grenzen toe, waardoor ze een internationale reikwijdte hebben. Overtreding van deze wetten kan een misdrijf zijn waarop zware straffen staan, zoals gevangenisstraf voor personen en zware boetes voor bedrijven. We zetten nooit onze reputatie op het spel om een oneerlijk concurrentievoordeel te verkrijgen. Stop en denk na Als we samenwerken met partners of als we samen met concurrenten een offerte doen om een contract binnen te halen, dan moeten we ervoor zorgen dat wat we aanbieden ethisch en legaal is, onze klant niet benadeelt en hen geen verkeerde voorstelling van zaken geeft. Wees bijzonder voorzichtig Zie het hoofdstuk Werken met partners en concurrenten voor meer informatie. En vraag advies als u niet weet of u of iemand anders het juiste doet. U komt er toevallig achter wat een concurrent gaat aanbieden. Wat doet u met die kennis? Bekijk de zakelijke dilemma s online: Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek 30 31

18 Werken met partners en concurrenten Onze Gedragscode > Ons bedrijf Als we samenwerken met partners of als we samen met concurrenten een offerte doen om werk te leveren, dan moeten we altijd rechtvaardig, eerlijk en transparant handelen. Het komt soms voor dat we in samenwerking offertes uitbrengen en contracten leveren met bedrijven waar we in andere situaties mee concurreren. Wat de omstandigheden ook zijn, bij Serco gaan we altijd op een rechtvaardige en eerlijke manier om met onze partners, concurrenten en klanten. Inkoopintegriteit We willen bekend staan om onze integriteit in inkoopprocessen. Daarom beloven we alleen wat we kunnen waarmaken en laten zien hoe we dat doen. We spannen nooit samen met een partner om een verkeerde voorstelling van zaken te geven of om een klant te benadelen. We geven niemand de schuld als er een oprechte fout is gemaakt. We zullen de klant snel op de hoogte brengen zodra er een fout aan ons is gemeld. Dit is een zorgplicht die we naar al onze klanten hebben. Correct uitonderhandelen en uitvoeren van contracten We concurreren en onderhandelen op eerlijke en ethische wijze voor alle zakelijke kansen. We zijn open en transparant tegenover onze klanten over al onze relevante partnerovereenkomsten. Als we een opdracht binnengehaald hebben, doen we ons uiterste best om te voldoen aan alle contractspecificaties en van toepassing zijnde voorwaarden. Een nauwkeurige en transparante voorstelling geeft van prijzen en andere informatie die is ingediend als onderdeel van een inschrijving of offerte, of als onderdeel van de levering van het werk. Ervoor zorgt dat alle verklaringen, beweringen en gegevens die u aan potentiële of bestaande klanten verstrekt, nauwkeurig en waarheidsgetrouw zijn. Geen onjuiste of misleidende informatie geeft. Contracten en subcontracten op ethische wijze uitonderhandelt en ze vervolgens uitvoert in overeenstemming met hun voorwaarden. Alle fouten onmiddellijk meldt aan uw lijnmanager. Fouten kunnen gebeuren, maar u dient. ze te herstellen zodra u zich realiseert dat ze gemaakt zijn. Een contract binnenhalen en onze reputatie kwijtraken is de slechtste deal die we kunnen maken. We zullen nooit proberen onze partners of onze klanten te bedriegen. Stop en denk na In de samenwerking met partners kan het verleidelijk zijn om klanten te veel te beloven. Laat u daar niet toe verleiden U ontdekt dat een partner een klant te veel gefactureerd heeft. Een beetje maar. Stil houden? Bekijk de zakelijke dilemma s online: Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek 32 33

19 Werken met anderen Onze Gedragscode > Ons bedrijf De leveranciers en derden met wie we werken, spelen een cruciale rol in het succes en de integriteit van ons bedrijf. Ze kunnen ook bedragen aan onze doelen op het gebied van duurzaamheid, sociale verantwoordelijkheid en milieuverantwoordelijkheid. We willen langdurige relaties ontwikkelen met de leveranciers en derden waar we mee werken, op basis van wederzijds vertrouwen. We zullen hen rechtvaardig en eerlijk behandelen. Dat is het gedrag dat we van onszelf eisen. Aan de andere kant hebben we een leveranciersgedragscode voor leveranciers, partners, subcontractanten en agenten, van wie we eisen dat ze aan onze normen voldoen. We definiëren op duidelijke wijze consistente, eerlijke en transparante inkoopprocessen die we hanteren, en werken binnen gedelegeerde goedkeuringsbevoegdheden. We letten niet alleen op de financiële kosten van de goederen en diensten die we inkopen. We kijken ook naar hun sociale, ethische impact en hun impact op het milieu. Voor zover mogelijk houden we rekening met de volledige levenscyclus van onze inkopen. We willen geen goederen of diensten inkopen waarvoor anderen uitgebuit worden. Daarom nemen we maatregelen om het risico op sociale uitbuiting binnen onze toevoerketen te minimaliseren. Wij erkennen dat kleine bedrijven, vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties, sociale ondernemingen en allochtone bedrijven belangrijke leden van onze toevoerketen zijn. Zij dragen bij aan plaatselijke economieën en aan de sociale samenhang. Leveranciers en derden met respect behandelt, op rechtvaardige en eerlijke wijze met hen omgaat en hen vlot betaalt. Nooit een oogje dichtknijpt voor wat een derde mogelijk doet. Als er een gerucht over u de ronde doet, volgt dat dan op of maak er melding van. Zich uitspreekt als u twijfels hebt over hun gedrag of integriteit, en altijd melding maakt van eventuele twijfels die zij over ons hebben. Zich houdt aan uw gedelegeerde goedkeuringsbevoegdheden. We gaan rechtvaardig en eerlijk om met leveranciers en derden, en verwachten hetzelfde van hen. Als we met anderen samenwerken, is het onze zaak wat zij doen en hoe zij dat doen. Stop en denk na We willen geen goederen of diensten inkopen waarvoor anderen uitgebuit worden, of samenwerken met iemand die zich niet aan Onze Code houdt. Als u twijfelt, stel dan lastige vragen. Kijk goed uit. Blijf alert. Meld uw bezorgdheid. U hebt geruchten gehoord dat een leverancier illegale werknemers gebruikt. U hebt het hem gevraagd en hij ontkent het. Wat nu? Bekijk de zakelijke dilemma s online: Groepsnorm verwerving en toeleveringsketen Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek Gedragscode leveranciers 34 35

20 Inhuren van werknemers van overheden en concurrenten Onze Gedragscode > Ons bedrijf Als werknemers die bij ons in dienst treden rechtstreeks afkomstig zijn van overheden waar we mee werken of van klanten of concurrenten, dan hebben zij mogelijkerwijs grondige kennis van en inzicht in de strategie, bedrijfsprocessen, praktijken en systemen van hun vorige werkgever. Dit mogen we nooit omzetten in een oneerlijk concurrentievoordeel. In dienst nemen van voormalige overheidsmedewerkers We hebben veel overheidscontracten en moeten voldoen aan alle regels die voortvloeien uit deze relaties. Dat betekent ook het begrijpen en naleven van de vaak zeer strikte regels omtrent het aannemen van voormalige overheidsmedewerkers, met name medewerkers die hoge en gevoelige functies bekleedden. In sommige landen betekent dat een één- of tweejarig of zelfs permanent verbod om te communiceren met of te verschijnen voor voormalige collega s bij de overheid. We houden ons aan de regels van elk land waarin we actief zijn. In dienst nemen van voormalige medewerkers van concurrenten Er gelden minder formele richtlijnen voor werknemers die vanuit een concurrent bij Serco komen werken. Toch mag een voormalige werknemer geen vertrouwelijke informatie van of over de voormalige werkgever vrijgeven of gevraagd worden vrij te geven. Zich houdt aan alle regels van uw voormalige werkgever over wat u wel en niet kunt vrijgeven als u bij Serco komt werken. Nooit voormalige werknemers dwingt tot het vrijgeven van vertrouwelijke informatie over een vorige werkgever. Ons nooit vertrouwelijk informatie onthult over uw vorige werkgever. Alle mogelijke belangenverstrengelingen meldt en vragen stelt als u niet precies weet welke activiteiten u wel of niet kunt ondernemen, of welke informatie u wel of niet kunt vrijgeven. (Zie ook Vertrouwelijke informatie op pagina 56.) Of het nu gaat om de onze of die van iemand anders,vertrouwelijke informatie moet altijd vertrouwelijk blijven. Stop en denk na Vermijd bij inschrijvingen, offertes en contracten altijd het risico dat iemand in het team ervan beschuldigd zou kunnen worden Serco een oneerlijk voordeel te geven of vertrouwelijke informatie over een voormalige werkgever vrij te geven. U bent bij Serco komen werken en uw vorige werkgever is een concurrent. Nu brengen we een offerte uit en uw kennis kan ons helpen de opdracht binnen te halen. Wat kunt u ons vertellen? Alles? Bekijk de zakelijke dilemma s online: Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek 36 37

21 Politieke activiteiten Onze Gedragscode > Ons bedrijf We nemen deel aan publieke debatten over beleid dat ons bedrijf aangaat. Maar we zijn altijd onpartijdig als het gaat om partijpolitiek. Politieke activiteiten We blijven altijd onpartijdig in onze omgang met politieke partijen en proberen nooit overheidsbeslissingen op illegale, oneerlijke of corrupte wijze te beïnvloeden. Maar we kunnen wel een bijdrage leveren aan het publieke debat over beleidszaken die Serco rechtstreeks raken. Werknemers die namens ons lobbyen of ons vertegenwoordigen in overheids- of regelgevingszaken dienen toestemming te hebben om dat te doen. Zij moeten zich ook houden aan alle relevante wetten en richtlijnen die bepalen hoe bedrijven kunnen deelnemen aan publieke zaken. Hoewel we vaak samenwerken met handels- en brancheverenigingen, behouden we ons het recht voor indien nodig onszelf te vertegenwoordigen. Lobbyen In sommige landen gelden speciale wetten en procedures die bepalen hoe lobbyisten en adviseurs zich moeten gedragen. Het is heel belangrijk dat u deze kent en naleeft. Politieke donaties We geven geen donaties aan en werven geen fondsen voor politieke partijen, politici of kandidaten voor openbare functies. Er bestaat een uitzondering: in het geval van een wettig, vrijwillig Politiek Actie Comité (PAC) of vergelijkbare, vrijwillige bijdrageregeling. In dat geval staat het werknemers vrij om donaties te geven, maar er gelden strikte voorwaarden en dit soort regelingen is alleen in sommige landen toegestaan. Ook al is het in naam van het bedrijf moet de regeling geheel onafhankelijk gerund worden en het bedrijf mag geen enkele invloed hebben op het beheer ervan. Indien correct opgezet en bestuurd kan de CEO van de afdeling de regeling vervolgens autoriseren en het geven van gepaste politieke donaties toestaan, op voorwaarde dat deze strikt voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Openlijk uw eigen politieke mening hebt en uitdraagt, zolang deze legaal is en niet tot een belangenconflict leidt. Openlijk deelneemt aan politieke activiteiten, waaronder het zich kandidaat stellen voor een openbare functie als u daarvoor kiest; het is uw wettelijk recht. Maar we moeten als bedrijf politiek neutral blijven, dus uw deelname is geheel op eigen titel. Uw politieke meningen vertegenwoordigen niet de positie van Serco. We vergoeden geen kosten die u maakt als gevolg van uw politieke activiteiten. Nooit uitgaven doet namens Serco of gebruik maakt van diens activa, middelen of rekeningen om een donatie te geven aan een politieke partij, politicus of kandidaat voor een openbare functie. We respecteren de autoriteit van overheden en onderhouden eerlijke relaties met hen en hun organisaties, bestuurders en werknemers. Stop en denk na U dient ervoor te zorgen dat uw activiteiten onze onpartijdigheid niet in opspraak brengt. U dient toestemming te vragen van uw ondersteuningsafdeling voordat u contact opneemt met politici of anderen met politieke invloed. Eenzelfde voorzichtigheid is geboden als u een evenement van een politieke partij voor voorlichtingsdoeleinden gaat bezoeken. Tenzij u toestemming hebt om namens ons te spreken, dient u duidelijk te maken dat uw meningen en standpunten niet die van Serco vertegenwoordigen. Wees ook voorzichtig als u betrokken bent bij externe evenementen waar u gevraagd wordt te spreken. (Zie Externe communicatie op pagina 64.) U wordt gevraagd te spreken op een plaatselijke overheidsbijeenkomst. Wat doet u? Bekijk de zakelijke dilemma s online: U weet niet zeker wat juist is? Vraag het. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek 38 39

22 Omkoping en corruptie Onze Gedragscode > Ons bedrijf Zelfs op de kleinste schaal is corruptie destructief en alleen al de verdenking ervan kan onze reputatie ernstig schaden. Wat de plaatselijke gebruiken ook mogen zijn, alle vormen van omkoping en corruptie, zelfs de kleinste hoeveelheid smeergeld, zijn verboden. We nemen deel aan geen enkele vorm van corrupt gedrag, hetzij direct dan wel indirect, waar ook ter wereld. Onder geen enkele voorwaarde stemmen we in met onrechtmatige betalingen of betalingen in natura om een opdracht binnen te halen, anderen aan te moedigen tot ongepaste handelingen of om een beslissing in ons voordeel te beïnvloeden. We betalen geen smeergeld en we staan niet toe dat anderen die voor ons werken of ons vertegenwoordigen zulke betalingen doen. We kunnen disciplinaire maatregelen nemen en, indien van toepassing, aangifte doen als u steekpenningen aanneemt of deelneemt aan of instemt met enige vorm van corruptie. We staan erop dat ons beleid aangaande corruptie, steekpenningen en smeergeld wordt opgevolgd door onze zakelijke partners, waaronder joint ventures, agenten, contractanten en leveranciers. Altijd eerlijk en integer handelt. Zich niet schuldig maakt aan enige vorm van corruptie of omkoping, en dat niet door anderen namens u laat doen. Zorgt dat u zich gemakkelijk voelt bij de oprechtheid en integriteit van alle agenten die Serco vertegenwoordigen en van onze zakelijke partners, contractanten en leveranciers, en zorgt dat zij onze code begrijpen en naleven. Bijzondere omstandigheden In zeer uitzonderlijke gevallen kunt u genoodzaakt zijn een illegale betaling te doen. Als u of anderen in gevaar zijn of bedreigd worden, dan dient u te betalen. Maar u dient de betaling en de omstandigheden altijd vast te leggen en de informatie onmiddellijk te rapporteren aan uw lijnmanager en de ethisch leider van uw divisie. Zich onmiddellijk uitspreekt als u een vermoeden of weet hebt van enige vorm van corruptie, omkoping of betaling van smeergeld waar Serco op enigerlei wijze bij betrokken is. Corruptie is enig onrechtmatig of onbehoorlijk gedrag dat tot doel heeft voordeel te behalen via onwettige middelen. Omkoping, machtsmisbruik, afpersing, fraude, misleiding, samenzwering, kartelvorming, verduistering en witwassen van geld zijn allemaal vormen van corruptie. Ontvangstbewijzen vraagt en al uw legitieme betalingen registreert. Dit zijn vaste en openbare tarieven, bijvoorbeeld voor het snel verwerken van een visumaanvraag, en de betaling ervan dient open en transparant te zijn. Omkoping betekent het geven of ontvangen van een onverdiende beloning om iemands gedrag te beïnvloeden. Een veel voorkomende vorm van omkoping is een kickback (smeergeld): een onverdiende beloning volgend op een gunstige behandeling. Beide zijn vormen van corruptie. UK Bribery Act (Antiomkoopwet in VK) Omdat we een bedrijf zijn dat gevestigd is in het VK moeten we de UK Bribery Act naleven. Deze is van toepassing op elke werknemer van Serco die waar dan ook ter wereld werkt, en op iedereen die namens ons werkzaam is. Zelfs als u geen VK ingezetene bent en het misdrijf buiten de VK plaats heeft, kunt u vervolgd worden. Ook Serco kan aanzienlijke boetes opgelegd krijgen en het kan onze reputatie ernstig schaden. Steekpenningen zijn een som geld die betaald wordt aan functionarissen om hun handelen te versoepelen. Daarom wordt dit ook vaak smeergeld genoemd. Wat de plaatselijke gebruiken ook zijn, Onze Code verbiedt het betalen van smeergeld overal ter wereld. We maken geen onderscheid tussen smeergeld en omkoping, hoe klein de bedragen ook zijn. We zullen geen steekpenningen of smeergeld aanbieden, accepteren, vragen of betalen. Stop en denk na Soms kan het verkeerde doen juist lijken. Als bijvoorbeeld een kleine, onwettige betaling kan voorkomen dat een project achter raakt op de planning, dan kan het lijken alsof betalen geen kwaad kan. Laat u er nooit toe verleiden. Onthoud dat we liever een opdracht mislopen of geld verliezen dan betrokken raken bij corruptie, zelfs op de kleinste schaal. Wees voorzichtig met het aanbieden of ontvangen van geschenken of uitnodigingen. (Zie Geschenken en gastvrijheid op pagina 42.) Een partner betaalt steekpenningen, maar niet op ons contract. Niet onze zaak? Bekijk de zakelijke dilemma s online: U weet niet zeker of het goed of fout is? Bekijk dan onze SayNo-toolkit en -app. U vindt deze online op Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek 40 41