Onze Gedragscode. Ken ze. Gebruik ze. Pas ze toe

Transcriptie

1 Onze Gedragscode Ken ze Gebruik ze Pas ze toe

2 Onze Gedragscode Inhoud Bij Serco zijn we allemaal verantwoordelijk voor de kennis, het gebruik en de toepassing van onze Code. 02 Een boodschap van onze Group Chief Executive 14 Onze mensen 16 Mensenrechten 18 Gelijke behandeling 20 Pesten, intimidatie en geweld 22 Een veilige werkplaats 24 Gebruik van verboden middelen 04 De Waarden achter onze Code 26 Onze business 28 Ons internationaal profiel 30 Eerlijke handel 32 Werken met partners en concurrenten 34 Werken met anderen 36 Ambtenaren en medewerkers van concurrenten aanwerven Onze Gedragscode 06 Ken ze 10 Gebruik ze 12 Pas ze toe 54 Onze informatie 56 Vertrouwelijke informatie 58 Informatie beveiligen 60 Onze systemen gebruiken 62 Sociale media 64 Externe communicatie 38 Politieke activiteiten 40 Omkoping en corruptie 42 Geschenken en gastvrijheid 44 Fraude 46 Handel met voorkennis 48 Belangenconflicten 50 Gemeenschapswerk 52 Respect voor het milieu 66 Onze Code actief toepassen Wat te doen als er een probleem opduikt Als je niet weet wat te doen gebruik ons Beslissingsschema 70 of probeer de SayNo Toolkit Our World Alle documenten waarnaar verwezen wordt in onze Code vormen onderdeel van het Serco Management Systeem (SMS) en zijn terug te vinden op Our World onder: The way we work/serco Management System. Als je een vraag of bekommernis hebt 72 hoe een antwoord vinden Als je denkt dat je iets zou moeten melden... Als u geen toegang krijgt tot Our World, vraag uw manager hoe u een exemplaar krijgt van deze documenten. 74 hoe het Speak Up-proces toepassen 1

3 Onze Gedragscode Welkom Serco moet een bedrijf zijn dat altijd het juiste doet. Een bedrijf waar klanten van op aan kunnen, dat zijn beloften waarmaakt en hun belangen beschermt. En waar de mensen die er werken zich zelfverzekerd, vertrouwd en gerespecteerd voelen. Met andere woorden, een plaats waar we allemaal met trots werken. Hoe kunnen we dit waarmaken? Het antwoord is niet door mooie woorden, maar door de manier waarop we ons elke dag gedragen naar onze klanten, onze collega s, onze leveranciers en de bredere gemeenschap toe. Als er één zin is die u moet onthouden tijdens uw dagelijkse activiteiten bij Serco, dan is dat, wat u niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet. Behandel anderen zoals u behandeld wilt worden. Een enkele zin is echter niet genoeg om ons te helpen in alle omstandigheden, daarom introduceer ik u onze Gedragscode. De code bestaat om ons de normen en het gedrag die van ons worden verwacht tijdens ons werk bij Serco te helpen begrijpen. En ik neem het zeer serieus om de hoogste gedragsnormen te hanteren voor ons allemaal. Hoe goed onze systemen en processen ook zijn, hoe slim onze commerciële voorstellen ook zijn, ze zijn zinloos en niets waard als klanten en collega s ons niet kunnen vertrouwen. Er zijn mensen die denken dat bedrijven hier misleidend over zijn. Ze zeggen één ding en doen iets anders. Wij niet, niet als ik er bij ben. Dus lees onze Gedragscode goed door en volg deze op. U zult mijn steun hebben als u het doet, maar niet als u het niet doet. Vertrouwen, Zorg, Innovatie, Trots. Dat zijn de pijlers van ons bedrijf. Behandel anderen zoals u behandeld zou willen worden. Rupert Soames OBE Group Chief Executive, Serco Group plc en hier trots op 2 3

4 Dit zijn onze waarden: Onze Gedragscode Eerst en vooral, en dit zonder uitzondering, zal Serco altijd en overal volgens haar waarden te werk gaan. Onze waarden en de houding die we verwachten zijn: Vertrouwen Innovatie Trots Zorg Vertrouwen We werken hard om respect en vertrouwen te winnen. We komen onze beloftes na; we zijn transparant, eerlijk en rechtdoorzee; we doen wat juist is; en we nemen onze verantwoordelijkheid om de klus te klaren. Zorg We gaan uiterst secuur om met zowel de service die we leveren als de gemeenschap die we dienen. Bovendien zorgen we voor elkaar. We werken samen om publieke diensten te leveren van hoge kwaliteit, niet zelden van groot belang voor het land en de gemeenschap die we dienen. We passen op elkaar en diegenen die we dienen. Daarbij streven we ernaar een positief verschil te maken in het leven van eenieder. Innovatie We streven ernaar om beter te zijn dan anderen in wat we doen. We zijn voortdurend bezig onze werkwijze te verbeteren, nieuwe ideeën in de praktijk te brengen, zowel grote als kleine. We delen onze kennis en ervaring en omarmen verandering, want we weten dat als we geen innovatie en waar voor je geld leveren, onze concurrenten dat wel doen. Trots We willen trots zijn op wat we doen. We weten dat ons werk belangrijk is en we zijn er trots op dat we het goed doen. We waarderen energie en enthousiasme, ervaring en vaardigheden, en de kunst om hard werken leuk te maken. We dragen bij als individu en als lid van een team. 4 5

5 Onze Gedragscode We zijn wat we doen, of niet doen. Ken ze Onze Code: Ken ze 6 Waarvoor dient onze Code? Onze Code maakt ons allen duidelijk wat je van ons kan verwachten en wat wij van jou verwachten. Samen met onze Waarden en onze beleidsregels en normen vormt ze een integraal deel van het Serco Management System, dat bepaalt hoe we ons bedrijf runnen. Onze Code naleven Onze Code is geen arbeidsovereenkomst, maar zodra je bij ons tewerkgesteld bent, moet je onze Code naleven en toepassen. Als je dat niet doet, kan dat ernstige gevolgen hebben. Een groot deel van onze Code is gebaseerd op officiële wetten en richtlijnen. Als we deze niet naleven, kan dat voor het bedrijf of voor personen boetes, wettelijke straffen of zelfs gevangenisstraffen tot gevolg hebben. Maar het overtreden van onze Code schaadt ook onze reputatie en ondermijnt het vertrouwen van onze klanten, onze mensen en de gemeenschappen waarin we werken. Dus moeten we niet enkel de wetten van het land waarin we werken naleven, maar ook onze Code, en nooit bewust iemand toelaten of aanmoedigen om dingen te doen die in strijd zijn met deze zaken. En als we denken dat er iets gebeurt wat niet mag, moeten we dat melden. Als we dat niet doen, kan ieder van ons ontslagen worden en zelfs strafrechterlijk vervolgd worden. Jij Als onze Code naar Je of Jij verwijst, dan betekent dat niet dat er bepaalde mensen zijn die de code of regel niet moeten naleven. Jij of Je betekent eenieder van ons, ongeacht onze functie bij Serco. Het betekent ook iedereen die bij ons werkt in een full-time, een part-time of tijdelijke functie, en alle onderaannemers waar we wereldwijd mee samenwerken. We streven er eveneens naar om uitsluitend samen te werken met partners, derden en klanten wiens normen gelijkwaardig zijn aan de onze. Meer informatie online Naast de papieren versie is onze Code ook beschikbaar op het internet, via Hier zal je ook extra hulpmiddelen, informatie en advies vinden om je te helpen om altijd correct te handelen. Je moet altijd op de hoogte zijn van de meest recente versie van de Code. We herzien en wijzigen deze zonodig regelmatig. In de online-versie verschijnen eerst de revisies. Jouw feedback We verwelkomen al jouw opmerkingen en suggesties om onze Code en onze andere beleidsregels en normen te verbeteren. Als je denkt dat er iets ontbreekt, of dat er zaken beter kunnen, laat het ons dan weten. Stuur je opmerkingen en suggesties naar ethicshotline@serco.com of bespreek ze met je Ethics Lead. Je vindt zijn/haar contactgegevens online via 7

6 Onze Gedragscode Serco s verantwoordelijkheden Overal waar Serco actief is, moeten we de plaatselijke wetgeving naleven en mensenrechten en menselijke waardigheid respecteren. We bepalen ook gedragsnormen voor onszelf en staan erop dat deze nageleefd worden. We moeten altijd handelen met integriteit en rechtschapenheid, met oog voor het milieu, de gemeenschappen en samenlevingen waarin we werken. Hier is een lijst met dingen die je van ons mag verwachten. Dit zijn dingen die we altijd zouden moeten doen, maar we hebben ook ieders hulp nodig om ervoor te zorgen dat ze ook altijd gebeuren. We moeten altijd: Zorgen voor een werkomgeving waarin onze Code en onze Waarden actief ondersteund worden. Verzekeren dat iedereen die voor of met ons werkt onze Code begrijpt en weet hoe ze deze moeten toepassen. Ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat iedereen onze Code naleeft. Iedereen aanmoedigen om hulp en advies te vragen als ze niet zeker zijn wat ze moeten doen, of als ze denken dat onze Code niet nageleefd wordt. Iedereen vertrouwelijke werkbronnen aanreiken voor advies over of melding van inbreuken op onze Code. Elke persoon ondersteunen en beschermen die een inbreuk meldt of helpt bij een onderzoek, en ervoor zorgen dat er geen enkele vorm van vergelding volgt. Doeltreffend omgaan met bekommernissen m.b.t. gedrag. Uitsluitend samenwerken met partners, derden en klanten die onze ethische normen steunen en delen. Verbeteringen doorvoeren zodra deze geïdentificeerd zijn, en alle geïdentificeerde inbreuken zo snel mogelijk corrigeren. Jouw verantwoordelijkheden Wat je functie bij Serco ook is, jij bent verantwoordelijk voor je eigen acties en gedrag, en voor het rapporteren van inbreuken op onze Code. Als je voor ons of met ons werkt, verwachten we dat je altijd. Als je voor ons of met ons werkt, verwachten we dat je altijd: Onze Code kent, gebruikt en actief toepast. Alle opleidingen bijwoont waarvan we vragen dat je ze bijwoont, zodat je leert hoe je onze Code actief kunt toepassen en wetten, beleidsregels en richtlijnen m.b.t. je taak moet naleven. In elke situatie gezond verstand gebruikt, en vragen stelt als je niet zeker bent wat te doen. Alle bekommernissen en problemen meldt wanneer je denkt dat onze Code overtreden wordt, en nooit iemand toelaat of aanmoedigt iets te doen dat een inbreuk is op onze Code. Volledige medewerking verleent als we je vragen om ons te helpen bij het onderzoeken van vermeende inbreuken. Een opmerking voor Managers Jij hebt bijkomende verantwoordelijkheden m.b.t. het voorzien van leiderschap en om ervoor te zorgen dat we nooit een probleem of incident dat aangepakt moet worden voorbij lopen. Je moet ervoor zorgen dat je mensen onze Code en haar implicaties begrijpen en weten hoe ze ze moeten toepassen. Het is ook zeer belangrijk dat u iedereen duidelijk maakt dat ze ondersteund en beschermd zullen worden als ze doen wat juist is. Je vindt nog veel meer informatie over je verantwoordelijkheden, en de beleidsregels en normen van Serco in het Serco Management System. Maar als nog steeds niet duidelijk is wat je moet doen, bespreek dit dan altijd met je line manager. 8 9

7 Onze Gedragscode Serco s integriteit wordt bepaald door jouw integriteit. Gebruik ze Onze Code: Gebruik ze Onze Code is er om je te helpen te doen wat juist is Ze bevat advies en richtlijnen over wat je moet doen en niet mag doen in de meest voorkomende situaties. Echter, geen enkele gedragscode kan elke mogelijke situatie behandelen. Daarom is onze Code meer dan gewoon een verzameling van regels. Ze is een manier om actief na te denken over wat jij en anderen rondom je doen, en jezelf af te vragen: Is dit nu waar we voor stààn? Onze Code actief toepassen Als je niet weet wat te doen Bespreek de zaak dan met je Line Manager, Human Resources of Ethics Lead. Gebruik dan ons Beslissingsschema om je te helpen. (Je vindt dit schema op pagina 68). Je kunt ook onze SayNo Toolkit en App gebruiken (deze kan je online vinden op waar je de app ook kunt downloaden). Niet vergeten Klachten Het is mogelijk dat je klachten hebt m.b.t. zaken zoals: Iets dat men je vraagt te doen als onderdeel van je job. De algemene voorwaarden van je arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld je loon. De manier waarop je op het werk behandeld wordt, bijvoorbeeld als je niet de promotie krijgt die je volgens je eigen mening verdient. Als je een klacht hebt, gebruik dan je plaatselijke klachtenprocedure om ons op de hoogte te brengen, en wij zorgen er dan voor dat ze behandeld wordt. Als je niet zeker bent, bespreek het dan met je Line Manager of met Human Resources. Veel meer informatie online De papieren versie van onze Code biedt je meer dan voldoende informatie. Maar als je nog meer informatie wenst, kan je verdere details, advies en links naar relevante beleidsregels en gerelateerde problemen online vinden op Als je een vraag hebt of bezorgd bent Gebruik dan onze Get It Answered -gids om te ontdekken waar je terecht kan en aan wie je je vraag kan stellen. Je vindt deze op pagina 70. Niet vergeten Als je denkt dat je iets zou moeten melden Bespreek de zaak dan met je Line Manager, Human Resources of Ethics Lead. Gebruik dan ons Speak Up-proces. Dit is zeer duidelijk en het beschermt je. Je ontdekt hoe je inbreuken kan melden op pagina 74. Meld alles zo snel mogelijk We zullen je altijd steunen als je onze Code actief toepast en onze integriteit beschermt. Mensen die inbreuken op onze Code melden, spreken in naam van ons allen

8 Onze Gedragscode Onze Code: Pas ze toe Soms lijkt er een goede reden om de verkeerde aanpak te kiezen. Iedereen doet het We moeten dit contract binnenhalen Niemand zal het weten Wil je die job of niet? Zo werkt dat hier nu eenmaal Maar die is er nooit. We moeten allemaal onze Code naleven. Niet alleen de regels, maar ook de geest en waarden erachter. Pas ze toe 12 13

9 Onze Mensen Onze Gedragscode > Onze Mensen We willen dat Serco een geweldige plek is om te werken. Waar ter wereld we ook werken, we respecteren onze mensen, hun rechten en hun arbeidsvoorwaarden. We bieden ze kansen om te groeien en zich te ontwikkelen. En we creëren een omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en waar iedereen gelijke kansen krijgt. Ons succes is afhankelijk van de vaardigheden, integriteit en diversiteit van onze mensen. codeofconduct 14 15

10 Mensenrechten Onze Gedragscode > Onze Mensen Er zijn geen omstandigheden waarin we enig misbruik van mensen of hun rechten zullen accepteren, en we zullen nooit bewust samenwerken met personen die dat wel doen. We steunen de Verklaring van de Mensenrechten van de Verenigde Naties. Dat betekent dat we, overal ter wereld, de fundamentele rechten en vrijheid van de mens respecteren van iedereen die voor ons of met ons werkt, en van de mensen en gemeenschappen waarmee we in contact komen. We zullen geen enkele schending van de mensenrechten tolereren. We zullen deze altijd beschermen en uitbuiting ervan verhinderen. En we zullen je altijd steunen als je melding maakt van enige schending van de mensenrechten. We zullen nooit bewust deelnemen aan, of profiteren van, enige activiteit of relatie die de mensenrechten rechtstreeks of onrechtstreeks schendt. We zullen nooit gebruik maken van dwangarbeid, illegale arbeid of kinderarbeid of bewust samenwerken met personen of bedrijven die dat wel doen. We hebben een absolute nultolerantie op gebied van enige vorm van mensenhandel, inclusief misbruik van mensen voor commerciële seksuele diensten en voor dwangarbeid. We zullen het dossier en de activiteiten van elke persoon of elk bedrijf waarmee we samenwerken zorgvuldig controleren. Als we ontdekken dat we samenwerken met personen of bedrijven die de mensenrechten schenden, of in het verleden geschonden heeft, zullen we de samenwerking beëindigen en de schending melden. We zijn actief op vele plaatsen in de wereld, ook op enkele plaatsen met een slechte reputatie op gebied van mensenrechten. Daarom moeten alle projecten en zakelijke opportuniteiten goedgekeurd worden door ons Executive Management Team alvorens we er enige activiteit uitvoeren. Als het niet mogelijk is om ons werk te doen zonder de rechten van anderen te schenden, dan doen we het onder geen beding. Mensenrechten & onze Waarden Mensenrechten zijn de basisrechten en -vrijheden van elke persoon ter wereld. Ze omvatten het recht om te leven, het recht op respect voor het privé- en gezinsleven en vrijheid van denken, godsdienst en meningsuiting. Als basis voor onze eigen Waarden is er het recht van iedereen op een waardige, eerlijke, gelijke en respectvolle behandeling en we engageren ons om deze waarden elke dag, altijd en overal toe te passen in onze activiteiten. Onze waarden actief toepast waarbij mensen gerespecteerd worden en hun mensenrechten beschermd worden. Misbruik nooit zal negeren, je altijd afvraagt: Is dit nu waar we voor stààn? Zowel de wettelijke vereisten als de vereisten van onze Code m.b.t. tewerkstelling en werkpraktijken naleeft. Melding maakt van enig (vermoeden van) misbruik of schending van de mensenrechten. Nooit gebruik zal maken van dwangarbeid, illegale arbeid of kinderarbeid of bewust samen zal werken met personen of bedrijven die dat wel doen. Rechtstreekse en onrechtstreekse schending Als een bedrijf een schending van de mensenrechten veroorzaakt of uitvoert, dan wordt dat beschouwd als rechtstreekse schending. Als een bedrijf gedwongen wordt tot schending van de mensenrechten omwille van de wetgeving van het land waar het activiteiten uitvoert, dan wordt dat eveneens beschouwd als rechtstreekse schending. Een bedrijf kan de mensenrechten echter ook onrechtstreeks schenden. Dit wordt vaak medeplichtigheid aan schending van de mensenrechten genoemd. Het is gewoonlijk het resultaat van een persoon in het netwerk van zakelijke relaties van een bedrijf, zoals een leverancier, een derde partij of zelfs een klant, die de mensenrechten schendt. Serco is voorvechter van de mensenrechten. Blijf waakzaam Wat onze leveranciers, derden en onze klanten doen, is ook onze zaak. Stop en denk na We werken op veel plaatsen in de wereld. Enkele plaatsen daarvan hebben een slechte reputatie op gebied van mensenrechten. Het is uiterst belangrijk om alert te blijven zodat we zelfs niet onrechtstreeks bij misbruik betrokken zijn. Soms kan het argument Dat is hoe de dingen hier gaan zeer overtuigend klinken. Zorg ervoor dat dit je nooit overtuigt. Zorg ervoor dat dit je nooit overtuigt. Wanneer ben jij verantwoordelijk voor schending? Ervaar de dilemma s van onze medewerkers online: Business Conduct en Ethics Group Standard Mensenrechten Beslissingsboom Groepsnorm Bedrijfsprocedure 16 17

11 Gelijke behandeling Onze Gedragscode > Onze Mensen We waarderen verschillen en diversiteit en we geloven dat elke persoon recht heeft op kansen voor tewerkstelling en promotie op basis van zijn/haar talenten en verdiensten. We helpen elkaar uit te blinken in een open, eerlijke en gelijke werkomgeving. We verzetten ons tegen discriminatie en we rapporteren elk geval van discriminatie dat we opmerken. Onze tewerkstellingspraktijken voor de aanwerving en selectie van ons personeel zijn gebaseerd op gelijke en eerlijke behandeling van alle kandidaten. Dat betekent dat we onze beslissingen m.b.t. je aanwerving, tewerkstelling, ontwikkeling en carrièrekansen altijd zullen baseren op je verdiensten en geschiktheid. We zullen je opleidingen bieden en je helpen om je capaciteiten te ontwikkelen, en open en constructieve evaluatiegesprekken met je voeren. We zullen je prestaties erkennen en concurrentieel belonen. We zullen al het mogelijke doen om ervoor te zorgen dat je een gezonde balans vindt tussen werk en privéleven. Als je een flexibele werkregeling of andere aanpassingen van je werkomgeving nodig hebt, zullen we dit naarmate van het mogelijke trachten te verwezenlijken. Als je een flexibele werkregeling hebt, zullen we je dezelfde carrièrekansen bieden als collega s die full-time werken. We zullen ervoor zorgen dat mindervaliden nooit benadeeld worden bij de aanwerving of promotie van werknemers. We zullen onze uiterste best doen om ervoor te zorgen dat derden waarmee we samenwerken hun medewerkers behandelen zoals wij onze medewerkers behandelen. Onze waarden actief toepast en naleeft. Iedereen eerlijk, gelijk en met respect behandelt. Begrijpt welk gedrag ongepast is, zodat je anderen niet onbedoeld discrimineert of oneerlijk behandelt. Onze beleidsregels, arbeidswetgeving en -richtlijnen begrijpt en naleeft. Plaatselijke en persoonlijke culturen en tradities respecteert. Melding maakt van elke vorm van discriminatie of ongelijke behandeling. Geen discriminatie Bij Serco betekent discriminatie een persoon of groep oneerlijk, ongelijk of nadelig behandelen omwille van zijn/haar/hun: geslacht, ras, kleur, nationale of etnische afkomst, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of -expressie, godsdienst, politieke overtuiging, vakbondactiviteiten, burgerlijke stand, zorgverantwoordelijkheden, invaliditeit, leeftijd of staatsburgerschap. We willen dat iedereen bij Serco duidelijk weet dat: we geen enkele vorm van discriminatie tolereren. Als je discriminatie opmerkt of ervaart, rapporteer het We zullen je steunen en je beschermen tegen elke vorm van vergelding. Raadpleeg pagina 74 voor meer advies over het Speak Up-proces. We zullen al onze mensen altijd eerlijk en gelijk behandelen. Stop en denk na Ongelijke behandeling op basis van vooroordelen en discriminatie kan snel ingeworteld geraken en de norm worden tenzij men het bij de basis in de kiem smoort. Als je denkt dat het gebeurt, en niets zegt, dan neem je er aan deel. Gewoon een grapje? Of discriminatie? Ken jij het verschil? Ervaar de dilemma s van onze medewerkers online: Werknemers Lifecycle Groepsnorm 18 19

12 Pesten, intimidatie en geweld Onze Gedragscode > Onze Mensen Iedereen bij Serco heeft het recht om altijd respectvol behandeld te worden op een werkplek zonder enige vorm van pesten, intimidatie of geweld. We zullen al het mogelijke doen om ervoor te zorgen dat iedereen met respect behandeld wordt op het werk. We zullen geen enkele vorm van pesten, intimidatie of geweld door collega s, derden of anderen tolereren. Elk geval van geweld zal onderzocht worden. Indien nodig en gepast zullen we interventie door de politie steunen en de dader strafrechterlijk vervolgen. We nemen geweld extreem ernstig. Als je het slachtoffer bent van geweld, en als gevolg ervan lichamelijke of mentale schade oploopt, zullen we je steunen bij je revalidatie en bij alle burgerlijke strafzaken tegen de verantwoordelijke(n). Deze zaken zijn onaanvaardbaar, we zullen ze niet tolereren en actie ondernemen tegen iedere persoon die zich op deze manier gedraagt. Iedereen op het werk beleefd, waardig en met respect behandelt. Andere personen nooit vernedert of kwetst, of er negatieve roddels over verspreidt. Verschillen op gebied van cultuur en geloof erkent en respecteert. Alle gevallen van pesten, intimidatie of geweld, of vermoedens ervan, rapporteert. Je nooit gedraagt op een manier die aanstootgevend, intimiderend, gewelddadig of beledigend kan zijn. Nooit iemand bedreigt met fysiek of verbaal geweld. Elk onderzoek naar een incident ondersteunt. Nooit wraak neemt op iemand die melding maakt van inbreuken. Pesten Pesten betekent elk aanstootgevend, kwetsend, intimiterend of beledigend gedrag of machtsmisbruik waardoor iemand zich gekwetst, bedreigd, ondermijnd, vernederd of kwetsbaar voelt. Intimidatie Intimidatie betekent elk gedrag dat aanstootgevend is voor iemand, zijn/haar waardigheid schendt of hem/haar vernedert. Dit omvat: pesten, gebruik van dreigende, aanstootgevende of beledigende taal, fysieke dreigementen of aanslagen, ongewenst lichamelijk of psychologisch contact of openlijke vijandigheid op de werkplaats. Geweld Geweld is niet uitsluitend fysiek geweld. Het is elk soort gedrag waardoor iemand anders zich bedreigd voelt. Voorbeelden van geweld zijn: verbaal geweld, aanstootgevend taalgebruik, racistische of seksistische opmerkingen, bedreigingen of fysieke aanvallen, inclusief spugen en het gooien van objecten. Op de werkplek tolereren we geen enkele vorm van pesten, intimidatie of geweld. Stop en denk na Wat voor jou een onschadelijke commentaar of actie lijdt, kan voor personen met een andere cultuur aanstootgevend zijn. Let er dus op dat jouw gedrag anderen geen onaangenaam gevoel geeft. Als je gewelddadig of intimiderend gedrag hoort of ziet, laat het dan niet zo. Meld zulke zaken altijd - hoe sneller, hoe beter. Niet ernstig genoeg om te melden? Waar trek jij de grens? Ervaar de dilemma s van onze medewerkers online: Vraag jezelf altijd af: Is dit hoe ik behandeld zou willen worden? Is dit nu waar we voor stààn? Werknemers Welzijn Groepsnorm 20 21

13 Een veilige werkplaats Onze Gedragscode > Onze Mensen Onze visie is 100% veiligheid. We willen niemand schade berokkenen, of in gevaar brengen, door het werk dat we doen. Dus we ontwikkelen en verbeteren onze systemen en processen permanent om iedereen veilig en gezond te houden. Dit betekent een leefomgeving creëren waarin iedereen zich bewust is van de veiligheid en gezondheid, hun eigen verantwoordelijkheid begrijpt om de werkplaats veilig te houden voor henzelf en voor anderen, en iedereen opgeleid en alert is op gebied van het verhinderen van ongevallen, near-misses en werkgerelateerde aandoeningen. Onze business units hebben de primaire plicht om problemen op gebied van veiligheid en gezondheid te identificeren en beheren, in elk van hun specifieke activiteiten. Dit vereist een formele en systematische aanpak, zodat risico s geïdentificeerd, beoordeeld, gecorrigeerd en tenslotte geëlimineerd worden. We delen ontwikkelingen, beste praktijken, nieuwe methodes, technologieën, opleidingen en apparatuur die ons kunnen helpen onze visie van 100% in het gehele bedrijf te realiseren. We werken ook samen met onze partners, aannemers en klanten om ervoor te zorgen dat ze onze normen inzake veiligheid en gezondheid naleven of gelijkwaardige normen hanteren. Als we contractueel verplicht zijn om het eigen veiligheidsbeheersysteem van een klant te gebruiken, zorgen we ervoor dat dit systeem overeenstemt met onze eigen normen inzake veiligheid en gezondheid. Onze veiligheidscultuur actief promoot en onze normen inzake veiligheid en gezondheid en onze processen naleeft. Alle beschadigde of niet-werkende apparatuur en alle activiteiten die je onveilig acht rapporteert. Je persoonlijke verantwoordelijkheid en bijdrage tot het handhaven van een veilige werkplaats begrijpt. Je werk stopzet als je van mening bent dat je je taak niet op een veilige manier kan uitvoeren, en dit onmiddellijk meldt. Je eigen gezondheid en welzijn beschermt, en die van iedereen die mogelijk betrokken is bij dingen die je doet - of niet doet. Nooit deelneemt aan opruiend gedrag, misbruik van verboden middelen of enige andere activiteit die jou of anderen kan schaden. Alle methodeverklaringen of risico-analyses die van toepassing zijn op je werk gebruikt. De juiste persoonlijke beschermingsmiddelen draagt/ gebruikt als dit vereist is, en vervanging ervan vraagt als deze beschadigd zijn. Elk ongeval of gevaarlijke situatie rapporteert. Elk onderzoek naar een ongeval of incident ondersteunt. Apparatuur pas gebruikt nadat je ervoor opgeleid bent en geregistreerd bent als een bevoegd gebruiker. Onveilige omstandigheden of praktijken? Bijkomende opleiding nodig? Meer informatie nodig om het op een veilige manier te doen? Laat het ons weten Ons werk is nooit zo dringend dat we geen tijd hebben om het op een veilige manier te doen. Gezondheid, Veiligheid en Milieu Groepsnorm 22 23

14 alcohol-en drugsmisbruik Onze Gedragscode > Onze Mensen We hebben specifieke beleidsregels om mensen te beschermen tegen de gevolgen van misbruik van drugs, alcohol en andere verboden middelen. We zullen trachten mensen met problemen te helpen, maar we zullen er ook voor zorgen dat onze mensen kunnen werken op een veilige plek, een gezonde plek en een plek zonder misbruik van verboden middelen. Misbruik van verboden middelen veroorzaakt ernstige veiligheids- en gezondheidsrisico s op de werkplaats. Als we van mening zijn dat het nodig is, zullen we procedures implementeren om het te verhinderen. Dit omvat mogelijk drugs- en alcoholcontroles, en je bent verplicht je hieraan te onderwerpen als onderdeel van je arbeidsovereenkomst. Je Line Manager of Human Resources kan je er meer over vertellen. We zullen je trachten te helpen als je een drank- of drugsprobleem hebt, maar je moet ook jezelf helpen en onze regels en richtlijnen naleven. We moeten een veilige werkomgeving handhaven en we zullen slechte prestaties, slecht gedrag of overmatig werkverzuim actief aanpakken. Soms betekent dit dat onze steun op hetzelfde ogenblik gebeurt dan eventuele disciplinaire maatregelen. Als je echt een probleem hebt, zoek dan zo snel mogelijk professionele hulp. Als je dat niet doet, en je misbruik van verboden middelen een gevaar betekent voor jezelf en anderen, nemen we mogelijk disciplinaire maatregelen tegen jou. Als je verlof neemt omwille van je drank-, medicatie- of drugsprobleem, vragen we mogelijk de beoordeling van je geschiktheid door een controlearts alvorens je terugkeert naar het werk. We vragen je dan mogelijk ook akkoord te gaan met opvolging en begeleiding, regelmatige medische controles en onaangekondigde controles. We zullen je privacy zo goed mogelijk respecteren wanneer je in behandeling bent. We zullen met je samenwerken om te trachten je vorige taken terug op te nemen, of je een alternatief te bieden als dat niet mogelijk is. Op het werk niet onder invloed bent van alcohol, drugs of andere middelen die je prestaties kunnen beïnvloeden. Je gezondheid beschermt, en fit en klaar bent om je taken naar behoren uit te voeren. Op het werk nooit illegale drugs of middelen zult gebruiken, meebrengen, verkopen of verdelen en alcohol zult misbruiken. Ons op de hoogte brengt als je arts je geneesmiddelen of medicatie heeft voorgeschreven die je prestaties negatief kunnen beïnvloeden. We zullen je niet straffen, maar we moeten ervoor zorgen dat jij en de mensen waarmee je samenwerkt veilig zijn. Elk vermoeden van misbruik van verboden middelen bij anderen rapporteert. Dat is je plicht. Zo snel mogelijk professionele hulp zult zoeken als je een drugs- of drankprobleem hebt, en al onze vereisten voor je herstel zult naleven. Op het werk moet je altijd fit en klaar zijn om je taken naar behoren uit te voeren. Niet zeker wat het beste is? Vraag het. Je denkt dat een vriend een drankprobleem heeft, maar je bent niet zeker. Wat moet je dan doen? Ervaar de dilemma s van onze medewerkers online: Werknemers Welzijn Groepsnorm 24 25

15 Onze Business Onze Gedragscode > Onze Business We zijn een groot bedrijf. We zijn overal ter wereld actief in de openbare en de private sectoren. Als gevolg daarvan hebben we een aanzienlijke impact op de samenleving, de economie en het milieu. We willen dat die impact positief is. We willen een positief verschil maken in het leven van de mensen. Dat betekent dat we onze waarden en onze normen altijd en overal actief moeten toepassen. En de omgevingen en gemeenschappen waarin we werken met zorg, respect en doordachtheid moeten behandelen. De integriteit van ons bedrijf is afhankelijk van jouw integriteit. We vertrouwen op jou om het juiste te doen en onze reputatie te beschermen. codeofconduct 26 27

16 Ons Internationaal Profiel Onze Gedragscode > Onze Business We doen zaken in veel landen, en hebben een grote impact op onze wereld. We willen dat die impact positief is. Dus naast het naleven van de vele wetgevingen en richtlijnen inzake internationale handel en activiteiten, vertrouwen we ook op elkaar om het juiste te doen. We willen dat iedereen erop kan vertrouwen dat we altijd correct, eerlijk en wettelijk zakendoen en handel drijven. We zullen de wetten en richtlijnen van de landen, staten, provincies en gemeenten waarin we werken naleven. We zullen echter niet werken op plaatsen waar deze ons verplichten om onze Code of de internationale wetgeving te overtreden. Import-, export- en andere handelsbeperkingen We zullen nationale en internationale beperkingen op handel en export/import, en alle geldige sancties en boycots naleven. Maar we zullen onwettelijke sancties niet naleven en niet deelnemen aan verboden of beperkende handelspraktijken. Soms kan dit een juridisch conflict veroorzaken en in dat geval moet je altijd juridisch advies vragen door de zaak voor te leggen aan de Algemene Raad of Commercial Lead van uw divisie. We zullen geldige bijzondere handelsbeperkingen naleven. Bijvoorbeeld, in bepaalde landen bestaan er wetten inzake overdracht van apparatuur, software, diensten of technologie naar het buitenland of buitenlandse personen. Dit zijn mogelijk potentiële overdrachten naar andere delen van Serco, en ze kunnen zelfs van toepassing zijn op buitenlanders die deel uitmaken van jouw team. Ons werk voor overheden Ons werk voor overheden vereist soms bijzondere regelingen die de nationale veiligheid garanderen en ervoor zorgen dat belangen beschermd worden. We zullen al zulke geldige vereisten of overeenkomsten altijd naleven. Nu en dan worden we gevraagd om mee te werken aan interne of overheidscontroles of onderzoeken. We zullen altijd onze medewerking verlenen en de wet naleven. De wetten en richtlijnen van het land waar je tewerkgesteld bent naleeft. Overal waar je werkt de regels inzake handels- en export/ importbeperkingen controleert en naleeft. Nooit export of import uitvoert zonder juridische controle. Juridisch of commercieel advies vraagt alvorens je informatie of gegevens over klanten of voorstellen deelt met collega s van andere delen van Serco. Dit omvat ook informatie van bronnen zoals een Request For Proposal (RFP) of een prekwalificatiebod voor een klant. De regels volgt in geval van bijzondere handelsbeperkingen of een bijzondere beveiligingsovereenkomst. Dit is essentieel om in de toekomst zaken te blijven doen met overheden. Juridisch of commercieel advies vraagt wanneer je een vraag hebt over bijzondere beperkingen of overeenkomsten, of wanneer je niet zeker weet hoe je de regels moet toepassen. Elke overtreding van de regels altijd rapporteert. Bijzondere overeenkomsten In meerdere landen hebben we specifieke regelingen en overeenkomsten met overheden. Elk van deze overheden stellen hun specifieke eisen en die zullen we altijd inwilligen. Bijvoorbeeld, in de VS hebben we een reeks regels opgesteld op basis van onze Special Security Agreement (SSA) inzake juiste behandeling en hantering van geheime en andere gevoelige informatie van de Amerikaanse overheid. Hierdoor moeten onze collega s in de VS toestemming vragen alvorens ze niet- Noordamerikaanse Serco-collega s ontmoeten en moeten ze specifieke regels volgen wanneer ze die toestemming gekregen hebben. Bijvoorbeeld, ze moeten een logboek bijhouden van alle telefonische en persoonlijke contacten met deze collega s. Als je niet weet of je onderhevig bent aan zulke bijzondere beveiligingsovereenkomsten, vraag je Line Manager dan om raad. Serco is een wereldwijd bedrijf met activiteiten in Azië, het Midden-Oosten, Afrika, Australazië, Amerika, het VK en Europa. Stop en denk na Om met overheden te kunnen werken, moeten ze ons kunnen vertrouwen. Een van de belangrijkste aspecten voor dat vertrouwen is dat we ze op de hoogte zullen brengen van elke inbreuk op de overeenkomsten die we met ze hebben. Hoe gering ook, en ongeacht de opzettelijkheid of onopzettelijkheid ervan, laat het ons weten als er iets ontoelaatbaar gebeurd is. In een café onthult een buitenlandse collega per ongeluk iets over een overheidscontract. Ben je het ermee eens dat dit nooit gebeurd is? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Om met overheden te kunnen samenwerken, moeten ze ons kunnen vertrouwen. Zakelijk gedrag en Ethiek Groepsnorm 28 29

17 Eerlijke Handel Onze Gedragscode > Onze Business We willen concurreren op markten die vrij, eerlijk en open zijn. En we willen dat iedereen erop kan vertrouwen dat we eerlijk concurreren. Dus zullen we ons altijd ethisch gedragen en alle wetten inzake eerlijke concurrentie steunen en naleven, of we nu alleen werken of samen met anderen. We zullen wettelijk, eerlijk en ethisch concurreren. We zullen geen gesprekken aanknopen met concurrenten en ze geen informatie geven over zaken die de concurrentie kunnen beperken, of prijsafspraken maken en overeenkomsten sluiten op gebied van gecontroleerde leveringen, markttoewijzigen, boycots van klanten of leveranciers of enige andere anti-concurrentiële overeenkomsten sluiten. We zullen onze invloed niet gebruiken om iemand te intimideren of aan te zetten tot anti-concurrentieel gedrag. We zullen nooit suggereren of verplichten dat onze leveranciers of klanten producten of diensten van ons moeten kopen. Alles wat we zeggen in aanbestedingen of contractonderhandelingen met mogelijke klanten moet nauwkeurig en naar waarheid zijn. Al het werk dat we voor onze klanten doen moet overeenstemmen met onze contractuele verplichtingen en met de wetgeving. Ethisch, eerlijk en wettelijk concurreert. Juridisch advies zoekt als je niet zeker bent van de te volgen procedures. Elk extern evenement verlaat als er iemand concurrentiegevoelige informatie begint te bespreken. Het bedrijf nooit engageert voor een overeenkomst inzake prijsafspraken, gecontroleerde leveringen, markttoewijzigen of boycots van klanten of leveranciers. Altijd elk vermoeden van anti-concurrentieel gedrag rapporteert. Nooit informatie die de concurrentie zou kunnen beperken bespreekt of aanbiedt aan concurrenten. Antitrustwetgeving Antitrustwetten hebben als doel elke poging tot beperking van vrije en eerlijke concurrentie, zoals prijsafspraken, te verhinderen. Vele landen passen deze wetten zowel binnen als buiten hun grenzen toe; het bereik ervan is dus internationaal. Het overtreden van deze wetten kan een strafbaar feit zijn met ernstige straffen tot gevolg, inclusief gevangenisstraffen voor personen en zware boetes voor bedrijven. We zullen onze reputatie nooit op het spel zetten om te trachten een oneerlijk concurrentieel voordeel te bereiken. Stop en denk na Wanneer we samenwerken met partners, of wanneer we met concurrenten samenwerken bij een bod op of de uitvoering van een contract, moeten we ervoor zorgen dat wat we aanbieden en doen ethisch en wettelijk is, onze klant niet benadeelt, en geen verkeerde informatie bevat. Wees bijzonder voorzichtig Raadpleeg het hoofdstuk Werken met partners en concurrenten voor meer details. En vraag advies als je niet zeker bent of jijzelf of iemand anders het juiste doet. Je ontdekt per ongeluk de inhoud van het bod van een concurrent. Wat doe je met die (voor)kennis? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Zakelijk gedrag en Ethiek Groepsnorm 30 31

18 Werken met Partners en Concurrenten Onze Gedragscode > Onze Business Wanneer we werken met partners, of samenwerken met concurrenten bij een bod op of de uitvoering van een contract, zullen we altijd eerlijk, oprecht en transparant zijn. Wanneer we een bod doen op of contracten uitvoeren, werken we soms samen met bedrijven waarmee we in andere omstandigheden concurreren. Wat de omstandigheden ook zijn, bij Serco behandelen we onze partners, concurrenten en klanten altijd eerlijk en oprecht. Integriteit van het orderproces We willen bekend staan voor onze integriteit van orderprocessen. Dus beloven we alleen wat we kunnen waarmaken, en tonen klanten onze capaciteit om dat ook te doen. Contracten correct onderhandelen en uitvoeren We concurreren en onderhandelen altijd eerlijk en ethisch voor alle zakelijke opportuniteiten. We zullen met onze klanten open en transparant zijn over relevante partnerregelingen. Als contracten aan ons toegewezen worden, zullen we al het mogelijke doen om alle contractbepalingen te vervullen en alle toepasselijke voorwaarden na te leven. We zullen nooit met een partner samenspannen om feiten te verdraaien of een klant te benadelen. We zullen niet trachten iemand de schuld te geven als er een echte fout gemaakt werd. We zullen ervoor zorgen dat de klant onmiddellijk verwittigd wordt als we een fout ontdekken. Dit is een plicht die we hebben tegenover al onze klanten. Alle informatie over prijzen of andere zaken nauwkeurig en transparant indient als onderdeel van een bod of voorstel, of als onderdeel van de uitvoering van ons werk. Contracten en subcontracten altijd op een ethische manier onderhandelt, en ze vervolgens uitvoert in overeenstemming met hun algemene voorwaarden. Ervoor zorgt dat alle verklaringen, claims en gegevens die je aan potentiële of bestaande klanten meedeelt nauwkeurig en waar zijn. Geef nooit onjuiste of misleidende informatie. Elke fout onmiddellijk aan je Line Manager rapporteert. Fouten gebeuren nu eenmaal, maar je moet ze corrigeren zodra je ontdekt dat ze gemaakt zijn. Een contract winnen en onze reputatie verliezen is de slechtste deal die we kunnen maken. We zullen onze partners of klanten nooit proberen te bedriegen. Stop en denk na Als je met partners samenwerkt, kan de verleiding groot zijn om te veel te beloven aan klanten. Laat je niet verleiden Je ontdekt dat een partner een klant te veel aangerekend heeft. Maar het is maar een klein bedrag. Hou je dit stil? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Zakelijk gedrag en Ethiek Groepsnorm 32 33

19 Werken met Anderen Onze Gedragscode > Onze Business De leveranciers en derden waarmee we samenwerken spelen een cruciale rol in het succes en de integriteit van ons bedrijf. Ze kunnen eveneens bijdragen tot onze doelstellingen inzake duurzaamheid en sociale en ecologische verantwoordelijkheid. We willen langetermijnrelaties opbouwen met de leveranciers en derden waarmee we samenwerken, op basis van wederzijds vertrouwen. We zullen ze eerlijk en oprecht behandelen. Dit gedrag verwachten we ook van onszelf. Daarom hebben we voor onze leveranciers, partners, onderaannemers en agenten een Gedragscode voor Leveranciers en verwachten dat ze aan onze eigen normen voldoen. We bepalen duidelijke, eerlijke en transparante orderprocessen en passen deze toe en werken binnen een kader van specifieke goedkeuringbevoegdheden. We tellen niet alleen de financiële kost van de goederen en diensten die we aankopen. We houden ook rekening met hun sociale, ethische en ecologische impact. Waar mogelijk houden we rekening met de gehele levenscyclus van onze aankopen. We willen geen goederen of diensten kopen die anderen uitbuiten. Dus nemen we maatregelen om het risico op sociale uitbuiting binnen onze toeleveringsketen te beperken. We erkennen dat kleine ondernemingen, vrijwilligers- en gemeenschapsorganisaties en ethische minderheidsbedrijven belangrijke leden zijn van onze toeleveringsketen. Ze dragen bij tot de lokale economieën en tot de sociale cohesie. Leveranciers en derden met respect behandelt, er eerlijk en oprecht zaken mee doet en ze tijdig betaalt. Je het ons meldt als je bezorgd bent over hun gedrag of integriteit, en rapporteer altijd alle bekommernissen die zij over ons hebben. Je specifieke goedkeuringbevoegdheden niet overtreedt. Nooit blind bent voor dingen die een derde partij doet. Als er een gerucht bestaat waarover je je zorgen maakt, volg het op of rapporteer het. We behandelen onze leveranciers en derden altijd eerlijk en oprecht, en verwachten van hen hetzelfde. Als we met iemand samenwerken, is het onze zaak wat ze doen en hoe ze dat doen. Stop en denk na We willen geen goederen of diensten kopen die anderen uitbuiten, of samenwerken met iemand die onze Code overtreedt. Als er twijfels zijn, stel dan de moeilijke vragen. Kijk goed. Blijf alert. Rapporteer je bekommernissen. Je hoorde een gerucht over een leverancier die illegale arbeiders gebruikt. Je vraagt hem ernaar, en hij ontkent alles. Wat nu? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Aankoop en toeleveringsketen groepsnorm Zakelijk gedrag en ethiek groepsnorm Gedragscode voor leveranciers 34 35

20 Ambtenaren en medewerkers van concurrenten aanwerven Onze Gedragscode > Onze Business Wanneer er werknemers rechtstreeks bij ons komen werken van de overheden, klanten of concurrenten waarmee we samenwerken, dan hebben zij wellicht een duidelijk beeld en grondige kennis van de strategie, zakelijke activiteiten, praktijken en systemen van hun vorige werkgever. We mogen dit nooit omvormen tot een oneerlijk concurrentieel voordeel. Ex-ambtenaren aanwerven We hebben veel overheidscontracten en we moeten alle regels naleven die deze zakelijke relaties beheersen. Dit betekent dat we ervoor moeten zorgen dat we de vaak zeer strenge regels m.b.t. het aanwerven van ex-ambtenaren, met name diegenen die een hoge of acquisitiegevoelige posities bekleedden, begrijpen en naleven. In bepaalde landen bestaat er een verbod om gedurende één jaar, twee jaar of zelfs nooit nog contact te hebben en te communiceren met hun ex-collega s bij de overheid. We zullen de regels van elk land waarin we werken naleven. Ex-werknemers van concurrenten aanwerven Er zijn minder formele richtlijnen voor Serco-werknemers waarvan de vorige werkgever een concurrent is. Maar een exwerknemer mag geen vertrouwelijke informatie van of over zijn/ haar vorige werkgever onthullen, of zelfs gevraagd worden om deze te onthullen. Alle regels van je vorige werkgever m.b.t. wat je wel en niet mag onthullen en/of doen naleeft als medewerker van Serco. Ex-werknemers nooit dwingt om vertrouwelijke informatie over hun vorige werkgever te onthullen. Altijd alle belangenconflicten rapporteert en advies vraagt als je niet zeker bent welke activiteiten je wel en niet mag uitvoeren, of welke informatie je wel of niet mag onthullen. (Zie ook Vertrouwelijke informatie op pagina 56.) Nooit enige vertrouwelijke informatie over je vorige werkgever aan ons onthult. Vertrouwelijke informatie, over jezelf of over iemand anders, moet altijd vertrouwelijk blijven. Stop en denk na Zorg er altijd voor dat bij elk bod, voorstel of contract geen gevaar bestaat dat iemand van het team beschuldigd wordt omdat Serco een oneerlijk voordeel verschaft zou zijn of dat er vertrouwelijke informatie over een vorige werkgever onthuld zou zijn. Je werkt nu bij Serco en vroeger bij een concurrent Nu doe je een bod voor een aanbesteding en jouw kennis kan ons helpen te winnen. Wat mag je ons vertellen? Alles? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Zakelijk gedrag en ethiek groepsnorm 36 37

21 Politieke Activiteiten Onze Gedragscode > Onze Business We nemen deel aan openbare debatten over beleidsnormen en -regels die ons bedrijf aanbelangen. Maar we zijn en blijven altijd neutraal m.b.t. partijpolitiek. Politieke activiteiten We blijven altijd neutraal bij onze omgang en zaken met politieke partijen en trachten beslissingen van de overheid nooit te beïnvloeden d.m.v. illegale, oneerlijke of corrupte middelen. Maar we kunnen er wel voor kiezen om deel te nemen aan openbare debatten over beleidsproblematieken die Serco rechtstreeks aanbelangen. Elke werknemer die in onze naam lobbyt of ons vertegenwoordigt in overheids- en regulatoire zaken, moet bevoegd zijn om dat te doen. Ze moeten ook alle relevante wetten en richtlijnen naleven m.b.t. de manier waarop bedrijven moeten deelnemen aan openbare zaken. Hoewel we vaak samenwerken met handels- en sectorverenigingen behouden we het recht om onszelf waar nodig te vertegenwoordigen. Lobbyen In bepaalde landen beheersen bijzondere wetten en procedures de manier waarop lobbyisten en consultants zich moeten gedragen. Het is zeer belangrijk om deze te kennen en ervoor te zorgen dat we ze naleven. Donaties aan politieke partijen We doneren geen geld aan politieke partijen, politici of kandidaat-leiders van overheidsbedrijven, en proberen nooit geld voor hen te verzamelen. Er bestaat één enkele uitzondering: op locaties waar we een wettelijk vrijwillig Politiek Actiecomité (PAC) of gelijkaardig vrijwillig donatieplan hebben. In dat geval mogen werknemers vrij donaties doen, maar er zijn zeer strenge voorwaarden en dit soort van plannen zijn enkel toegelaten in bepaalde landen. Hoewel het in naam van het bedrijf is, moet zulk plan onafhankelijk beheerd worden, en het bedrijf mag geen enkele invloed hebben bij het beheer ervan. Als het op de juiste manier opgesteld en beheerst wordt, kan de regionale CEO het plan goedkeuren en toelaten dat er gepaste politieke bijdragen gedaan worden, op voorwaarde dat deze strikt in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten en richtlijnen. Nooit onkosten in naam van Serco zal maken, of enige van haar activa, werkmiddelen of rekeningen zult gebruiken om bijdragen te storten aan een politieke partij, politici of kandidaat-leiders van overheidsbedrijven. Je eigen politieke standpunt vrij kan uiten en behouden, op voorwaarde dat ze wettelijk is en geen belangenconflict veroorzaakt. Vrij kan deelnemen aan politieke activiteiten, inclusief jezelf kandidaat stellen voor openbare verkiezingen, als dat jouw keuze is, en dat is jouw wettelijke recht. Je deelname zal geheel in eigen naam gebeuren. Je politieke standpunten zullen nooit die van Serco vertegenwoordigen. En we zullen onkosten m.b.t. je politieke activiteiten nooit terugbetalen. We respecteren de autoriteit van overheden en handhaven eerlijke relaties met hen, hun instanties, ambtenaren en personeel. Stop en denk na Je moet ervoor zorgen dat je acties onze onpartijdigheid niet in het gedrang brengen. Je moet goedkeuring krijgen van je ondersteunend kantoor alvorens je met politici of personen met politieke macht contact neemt. Bovendien moet er zorgvuldig opgetreden worden als je een evenement van een politieke partij bezoekt om daar informatie te delen. Tenzij je bevoegd bent om in onze naam te spreken, moet je duidelijk maken dat jouw meningen en standpunten niet die van Serco vertegenwoordigen. Let ook op als je betrokken bent bij externe evenementen en daar gevraagd wordt te spreken. (Zie Externe communicatie op pagina 64.) Je wordt gevraagd als spreker op een vergadering van de plaatselijke overheid. Wat moet je dan doen? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Niet zeker wat correct is? Vraag het. Zakelijk gedrag en ethiek Groepsnorm 38 39

22 Omkoping en corruptie Onze Gedragscode > Onze Business Zelfs op de meest geringe schaal is corruptie schadelijk, en zelfs het vermoeden ervan kan onze reputatie ernstig schaden. Ongeacht wat eventuele lokale gebruiken ook zijn, alle vormen van omkoping en corruptie, en zelfs de kleinste faciliterende betaling, zijn verboden. Nergens ter wereld zullen we deelnemen aan enige vorm van corrupt gedrag, rechtstreeks of onrechtstreeks. Onder geen enkele voorwaarde zullen we enige onrechtmatige betaling of betaling in natura om zaken te winnen goedkeuren, anderen aanzetten om onjuist te handelen of een beslissing in ons voordeel te beïnvloeden. We zullen geen faciliterende betalingen doen en we laten mensen die voor ons werken of ons vertegenwoordigen niet toe het te doen. We nemen mogelijk disciplinaire maatregelen en vervolgen je indien gepast strafrechterlijk als je steekpenningen geeft of ontvangt of deelneemt aan enige vorm van corruptie of corruptie goedkeurt. We eisen dat ons beleid inzake corruptie, omkoping en faciliterende betalingen door onze zakenpartners, met inbegrip van joint-ventures, agenten, aannemers en leveranciers, nageleefd wordt. Corruptie is elk onwettelijk of ongepast gedrag dat tot doel heeft om op onwettige manier een voordeel te behalen. Omkoping, machtsmisbruik, afpersing, fraude, misleiding, samenzwering, kartelvorming, verduistering en witwassen van geld zijn allemaal vormen van corruptie. Altijd eerlijk en integer handelt. nooit deelneemt aan enige vorm van corruptie of omkoping, en anderen niet gebruikt om het in jouw naam te doen. Ervoor zorgt dat je zeker bent van de eerlijkheid en integriteit van alle agenten die Serco, en onze zakenpartners, aannemers en leveranciers vertegenwoordigen, en dat ze onze Code begrijpen en naleven. Ons onmiddellijk op de hoogte brengt als je enige vorm van corruptie, omkoping of faciliterende betaling vermoedt of opmerkt, waarbij Serco op enige manier betrokken is. Altijd een betalingsbewijs vraagt en alle toegelaten betalingen registreert. Dit betreft vaste en gepubliceerde bijdragen - bijvoorbeeld, om een aanvraag voor een visum snel te verwerken, en de betaling ervan moet transparant en open zijn. Uitzonderlijke omstandigheden In zeer zeldzame omstandigheden wordt je mogelijk gedwongen om een ongeoorloofde betaling te doen. Als de veiligheid of vrijheid van jezelf of anderen in gevaar is, dan moet je betalen. Maar je moet deze betaling en de omstandigheden altijd registreren, en deze zo snel mogelijk rapporteren aan je Line Manager en Ethics Lead van de afdeling. Omkoping betekent een niet-verdiende beloning geven of ontvangen om iemand s gedrag te beïnvloeden. Een vaak voorkomende vorm van omkoping is smeergeld - een niet-verdiende beloning na een voorkeursbehandeling. Beiden zijn corrupt. De Britse Bribery Act Als een bedrijf dat gevestigd is in het Verenigd Koninkrijk, moeten we de Britse Bribery Act naleven. Deze wet geldt voor elke Serco werknemer overal ter wereld, en iedereen die voor ons werkt. Zelfs indien u geen inwoner bent van het Verenigd Koninkrijk, en indien de corrupte handeling buiten het Verenigd Koninkrijk gebeurt, kunt u vervolgd worden en Serco kan een zware boete oplopen. Dit kan de reputatie van Serco ook ernstig schaden. Faciliterende betalingen zijn sommen geld die aan een officieel persoon betaald worden om hun acties te versnellen of faciliteren. Wat een lokaal gebruik ook mag zijn, onze Code verbiedt elke faciliterende betaling ter wereld. We maken geen onderscheid tussen faciliterende betalingen en omkoping, hoe klein het bedrag ook is. We zullen nooit steekpenningen of faciliterende betalingen aanbieden, aanvaarden, vragen of betalen. Stop en denk na Soms lijkt het of de foute dingen doen, juist is. Bijvoorbeeld, wanneer een kleine ongeoorloofde betaling zou voorkomen dat een project achter raakt op schema, dan kan die betaling onschuldig lijken. Laat je nooit verleiden dat te doen. Denk eraan: we verliezen liever zaken of geld dan betrokken te worden bij enige vorm van corruptie, zelfs op de meest geringe schaal. Wees zeer voorzichtig wanneer je geschenken of entertainment geeft of ontvangt. (Zie Geschenken en gastvrijheid op pagina 42.) Een van onze partners koopt mensen om, maar niet voor ons contract. Niet onze zorg? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Niet zeker of het juist of fout is? Bekijk dan onze SayNo Toolkit en App. U vindt deze online op Zakelijk gedrag en ethiek Groepsnorm 40 41

23 Geschenken en Gastvrijheid Onze Gedragscode > Onze Business De zakelijke langetermijnrelaties waarvan we afhankelijk zijn, zijn gebaseerd op vertrouwen en respect. Het uitwisselen van geschenken en gastvrijheid kan de goodwill versterken, maar we mogen deze niet geven of aanvaarden als het gevaar bestaat dat het lijkt of ze een ongepaste invloed kunnen creëren. We moeten voorzichtig zijn en ons gezond verstand gebruiken. We zullen nooit geschenken of gastvrijheid aanbieden of aanvaarden die een zakelijke beslissing of beoordeling mogelijk beïnvloeden. We hebben duidelijk bepaalde grenzen m.b.t. geschenken die we kunnen geven of ontvangen. Deze variëren naargelang de afdeling/divisie. Wat belangrijk is, is dat we nooit iets geven of aanvaarden dat buiten de normen ligt, of dat beschouwd kan worden als een poging om ongepaste invloed uit te oefenen. Voorzichtig bent wanneer je zakelijke geschenken of gastvrijheid geeft of aanvaardt. Je moet weten wat op dat moment gebruikelijk en aanvaardbaar is. Als het meer dan een bescheiden waarde vertegenwoordigt, of als je niet zeker bent of het gepast is, vraag dan raad aan je Line Manager. Jezelf altijd afvraagt of een geschenk of gastvrijheid beschouwd kan worden als een poging om een zakelijke beslissing ongepast te beïnvloeden. En registreer altijd alle zaken die je ontvangt of geeft op We hebben een standaard rapportageproces om geschenken en gastvrijheid die we wereldwijd geven en aanvaarden te registreren. Je vindt dit proces op (internetadres). Alle geschenken of gastvrijheid met een waarde van meer dan 250 moeten ten minste goedgekeurd zijn door het management en geregistreerd worden. Deze limiet kan echter lager zijn naargelang de lokale procedures. Elk geschenk dat je ontvangt aan een goed doel schenkt of beschikbaar maakt voor iedereen op je afdeling. Als je een geschenk retourneert, doe dat dan onmiddellijk, samen met een schriftelijke uitleg. Wees bijzonder voorzichtig als men waardevolle zaken aanbiedt tijdens de onderhandeling of besluitvorming van contracten, en de ontvanger het resultaat rechtstreeks of onrechtstreeks kan beïnvloeden. Geschenken en gastvrijheid betekenen alle zaken van waarde die je geeft of aanvaardt, ofwel rechtstreeks of in natura. Alle geschenken of gastvrijheden die je van iemand aanvaardt, moeten zaken zijn die je hen zou kunnen aanbieden als een gepaste en geschikte zakelijke onkost. Gepast en geschikt is wat hier van belang is. Bijvoorbeeld, als een bestaande leverancier je uitnodigt in zijn loge voor een voetbalmatch, dan moet je dat registreren, maar dit is wel gepast. Maar, als een potentiële leverancier dat doet, in de hoop een contract van jou te krijgen, dan is dit niet gepast. Bovendien is de waarde van geschenken of gastvrijheden die je mag aanvaarden mogelijk beperkt door lokale regels. Onaanvaardbare geschenken Er zijn bepaalde soorten geschenken die nooit aanvaardbaar zijn. Deze omvatten cash geld, aandelen en persoonlijke cheques aan of ten voordele van individuele personen. Voor meer informatie: Raadpleeg ons Registratieproces voor geschenken & gastvrijheden op Standaard groepsprocedure voor geschenken en gastvrijheid Gebruik je gezond verstand. En als je twijfelt: Controleer en registreer altijd. Stop en denk na Om ervoor te zorgen dat je altijd de juiste keuze maakt, vraag jezelf af: Waarom biedt men mij dit aan? Is het gepast? Overtreed ik hierdoor wetten, richtlijnen of het beleid van Serco? Wat is de achtergrond? Voelt de persoon die dit aanbiedt zich verplicht dit te doen? Wordt er iets verwacht als tegenprestatie? Voelt de beoogde ontvanger zich misschien onnodig verplicht tot iets? Is het werkelijk een integraal en logistiek deel van de zakenrelatie? Wat zou het resultaat kunnen zijn voor Serco of voor de ontvanger als het aanbod aanvaardt of geweigerd wordt? Zou het makkelijk zijn om de aanvaarding ervan aan mensen te rechtvaardigen? Zijn er ambtenaren bij betrokken (inclusief werknemers van overheidsbedrijven en leden van instanties die door de overheid gefinancierd worden)? Geschenk of steekpenning? Ken jij het verschil? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Vraag jezelf af: Hoe zou dit er in de kranten uitzien? Voor advies over de gepastheid van geschenken: Raadpleeg onze SayNo Toolkit en App. Je vindt deze online op

24 Fraude Onze Gedragscode > Onze Business Onze reputatie op gebied van financiële integriteit en eerlijkheid is essentieel. Fraude is het tegenovergestelde van eerlijkheid. Zelfs als ze niet bewezen is, kan ze onze reputatie vernietigen. Dus laten we geen ruimte voor twijfel door toepassing van due diligence (gepaste zorgvuldigheid) en door ervoor te zorgen dat onze boekhouding, archieven en financiële rapporten de werkelijke toestand van ons bedrijf, onze kosten en onze transacties nauwkeurig weergeven. We zullen altijd nauwkeurig, eerlijk en transparant rapporteren en registreren. We zullen archieven en documenten niet vervalsen en feiten nooit verdraaien. Dit kan beschouwd worden als fraude en burgerlijke en strafrechterlijke aansprakelijkheidsclaims tegen personen en Serco tot gevolg hebben. We hebben duidelijke, gedefinieerde en robuuste beheersmaatregelen om ervoor te zorgen dat al onze archieven, rapporten en facturen juist zijn en voldoen aan onze commerciële, wettelijke en regulatoire vereisten. We zullen gepaste zorgvuldigheid implementeren bij iedereen waarmee we samenwerken. We zullen onze financiële processen controleren en bewaken om ervoor te zorgen dat misdaadgeld van fraude door anderen door onze activiteiten niet omgevormd wordt tot officiële fondsen. Het witwassen van geld in elke vorm wordt niet getolereerd. We zullen iedereen die verantwoordelijk is om ons te vertegenwoordigen, of om onze toestand, prestaties en kosten te rapporteren, gepaste opleidingen bieden. We zullen de facturen, prijzen en kosten van al onze biedingen en al onze werkzaamheden eerlijk en nauwkeurig voorstellen, nooit valse claims indienen en altijd volledige en nauwkeurige archieven bewaren. We beschouwen elk gebrek aan volledige en nauwkeurige archieven als een ernstige overtreding van onze Code, ongeacht het feit of dit rechtstreeks in strijd is met de wet of niet. We zullen gepaste maatregelen nemen, inclusief strafrechterlijke vervolging, tegen personen die betrokken zijn bij frauduleuze activiteiten. Alle procedures inzake registratie en rapportage van informatie volgt. Ervoor zorgt dat onze boekhouding, archieven en facturen nauwkeurig, voldoende gedetailleerd en stipt zijn. Nooit deelneemt aan activiteiten die ontwikkeld zijn om fraude of misrepresentatie te plegen, of die redelijkerwijs geïnterpreteerd kunnen worden als een poging om dat te doen. Nooit valse of misleidende verklaringen aflegt of valse claims indient. Fraude Als je iemand misleidt door feiten te verdraaien of op een oneerlijke manier te rapporteren om daardoor een voordeel te behalen, dan is dat fraude. Als je iemand anders vraagt dit te doen, is dat ook fraude. Fraude wordt doorgaans gebruikt voor persoonlijk of zakelijk gewin, en dat is een zeer ernstig misdrijf. In bepaalde landen moet de misleiding zelfs niet met opzet gebeurd zijn; je kunt al vervolgd worden doordat je onvoorzichtig was en daardoor toeliet dat het gebeurde. Witwassen van geld Het witwassen van geld omvat activiteiten ondernemen in een poging om winsten uit criminele activiteiten, zoals terrorisme, drugshandel en fraude om te vormen tot officiële fondsen of activa. Soms omvat dit ook het gebruik van officiële fondsen om terrorisme te financieren. Het witwassen van geld is afhankelijk van misrepresentatie of het creëren van een vals financieel rapportagespoor. We leven overal ter wereld de wetgeving inzake witwassen van geld en anti-terrorisme na, en voeren due diligence-controles uit bij iedereen waarmee we zaken doen. Prestaties en onkosten nauwkeurig en eerlijk rapporteert. De bepalingen in de Group Financial Controls Manual en onze andere financiële processen naleeft wanneer je boekhoudkundige documenten voorbereidt of bewerkt. We moeten ervoor zorgen dat onze boekhouding, archieven en financiële rapportage volledig en nauwkeurig zijn. Onze Travel Standard volgt en Serco Travel gebruikt wanneer je voor Serco zakenreizen onderneemt, en altijd juiste overzichten en betalingsbewijzen voorlegt voor alle reisonkosten die je terugvordert. Ons op de hoogte brengt als je denkt dat er iets niet klopt. Stop en denk na Zelfs als ze gering of onbedoeld is, kan fraude onze reputatie op gebied van integriteit vernietigen. Een collega geeft te veel werkuren door. Niet jouw zaken? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Controleer het Is het nauwkeurig? Is het ondersteund door bewijzen? Neem de tijd om het goed te doen. Zakelijk gedrag en ethiek Groepsnorm Informatie-integriteit en Databeheer Groepsnorm 44 Rapportage van werkuren en onkosten Om ervoor te zorgen dat we onze klanten correct factureren voor jouw inspanningen en dat zij krijgen waarvoor ze betaalden, is het van cruciaal belang dat we altijd nauwkeurige tijdregistraties en onkostenrapporten gebruiken. De verschillende afdelingen/divisies hebben verschillende manieren om dit te doen. Als je een vraag hebt, stel ze dan. Neem de tijd om het goed te doen 45

25 Handel met voorkennis Onze Gedragscode > Onze Business Serco Group plc is genoteerd op de London Stock Exchange (FTSE) en wordt gecontroleerd door de United Kingdom Financial Conduct Authority (FCA). We moeten hun richtlijnen strikt volgen. We verbieden het gebruik van interne informatie voor handel met voorkennis. Dat is onethisch. Het kan onze reputatie ernstig schaden. En het is een misdrijf. We zullen iedereen vervolgen die er op betrapt wordt. Voorbeelden van interne informatie (handel met voorkennis) zijn o.a. kennis hebben van onze semestriële of jaarlijkse financiële resultaten, een groot nieuw contract of een overname of verkoop, voordat deze openbaar gemaakt worden. We zijn verplicht een lijst met Employee Insiders bij te houden en moeten deze mogelijk overhandigen aan de wettelijke instanties. Interne informatie nooit gebruikt of onthult, of een andere persoon aanmoedigt om op basis daarvan aandelen van een bedrijf te verhandelen, zelfs als ze er geen rechtstreeks voordeel uit halen. De FCA s Disclosure Rules naleeft wanneer je effecten en aandelen van Serco verhandelt. Dit omvat specifieke beperkingen als je over interne informatie beschikt. Schriftelijke toestemming vraagt alvorens je aandelen van het bedrijf verhandelt en een Employee Insider bent. Interne informatie en Handel met voorkennis Interne informatie is vertrouwelijke informatie die niet algemeen en openbaar bekend is. Als je er toegang tot hebt en deze gebruikt of aan iemand onthult om een oneerlijk voordeel te bereiken op de vrije markt - bijvoorbeeld, effecten of aandelen kopen of verkopen of hun koers beïnvloeden alvorens anderen weten wat jij weet - dan heet dat handel met voorkennis. Dit is absoluut en strikt verboden. Interne informatie mag nooit gebruikt worden voor handel met voorkennis. Hoe weet ik of ik een Employee Insider ben? Als je regelmatig of soms interne informatie bezit of erover beschikt omwille van een project waarbij je betrokken bent, dan ben je een Employee Insider. De Company Secretary zal je dit schriftelijk bevestigen. Employee Insiders mogen geen aandelen van het bedrijf verhandelen zonder schriftelijke toestemming. Een collega met interne informatie vertelt je per ongeluk iets dat je niet mag weten. Doe je alsof het nooit gebeurd is? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Niet zeker over wat je moet doen? Vraag het. Insiderinformatie en Handel met voorkennis Groepsnorm 46 47

26 Belangenconflicten Onze Gedragscode > Onze Business Belangenconflicten leiden tot onrechtvaardig, oneerlijk en zelfs corrupt gedrag. Ze kunnen ook bij wet verboden zijn. Ze kunnen je ernstige problemen opleveren en echte schade toebrengen aan onze integriteit en reputatie. Zelfs als er geen echt conflict is, dan kan de schijn ervan al ernstige schade berokkenen. Bij Serco moeten alle werkelijke en potentiële belangenconflicten geïdentificeerd, ingediend, geregistreerd, gecontroleerd en beheerd worden. We zullen ervoor zorgen dat alle Organisationele Belangenconflicten (OCI s) die ons mogelijk een oneerlijk concurrentieel voordeel opleveren, geïdentificeerd en gecorrigeerd worden. We hebben ook strikte procedures en regels m.b.t. persoonlijke belangenconflicten die er mogelijk voor zorgen dat de belangen van onze werknemers in strijd zijn met die van Serco. Daarbuiten laten we je geheel vrij om persoonlijke investeringen te doen en sociale en normale zakelijke relaties te onderhouden. We moedigen je ook aan om je medewerking te verlenen aan gemeenschapsdiensten, goede doelen en lid te worden van professionele organisaties, op voorwaarde dat deze geen zakelijke of persoonlijke relaties omvatten die een werkelijk of potentieel belangenconflict veroorzaken. Bijvoorbeeld, een persoonlijke relatie met een organisatie waarmee je beroepsmatig zaken doet, zal altijd beschouwd worden als een potentieel belangenconflict. Zakelijke beslissingen neemt ten behoeve van Serco in plaats van je eigen persoonlijke belangen of de belangen van je familie of vrienden. andere organisatie). Als het een relatie met een concurrent, klant of leverancier is, moet je de schriftelijke goedkeuring krijgen van je Line Manager. Werkelijke belangenconflicten en de schijn ervan vermijdt. Alle werkelijke en potentiële persoonlijke belangenconflicten identificeert en meldt. Als je niet zeker bent, vraag het dan. Altijd alle externe zakelijke relaties en functies die je hebt meldt aan je Line Manager (bijvoorbeeld, als je een bijverdienste of tweede job hebt, diensten verleent of bestuurslid bent van een Nooit een aanzienlijk financieel belang hebt bij leveranciers, inclusief investeringen en schulden, indien je betrokken bent bij enig aspect van onze relatie met hen, zowel rechtstreeks als via iemand die aan jou rapporteert. Alle potentiële of werkelijke Organisationele Belangenconflicten rapporteert zodra je ze ontdekt of ervan op de hoogte wordt gebracht, en alle plannen volgt om deze te beheersen. Een belangenconflict Wanneer jouw persoonlijke belangen de belangen van Serco belemmeren of lijken te belemmeren, dan is dat een belangenconflict. Je eigen zakelijke beoordeling wordt mogelijk negatief beïnvloedt als gevolg van het conflict, of omdat het jou of iemand die je kent, ten koste van het bedrijf of van een andere werknemer, een voordeel oplevert. Organisationele belangenconflicten Wanneer een bedrijf een onrechtvaardig concurrentieel voordeel kan halen op de markt, dan is dat een Organisationeel Belangenconflict (OCI). Als we deze niet identificeren en corrigeren, dan kunnen ze enorme schade aanrichten. Eén voorbeeld is wanneer we iemand aanwerven die toegang heeft tot eigendomsrechterlijke informatie of die mogelijk in staat is om beslissingen van de overheid te beïnvloeden, waardoor Serco bevoordeeld wordt. Dit heet Ongelijkmatige toegang tot informatie. Maar er bestaan ook nog andere soorten OCI s. Als je denkt dat er een OCI bestaat, moet je dat onmiddellijk melden. Voor meer informatie, hulp en advies bekijk onze SayNo Toolkit en App en Je vindt deze online op Alleen al de schijn van een belangenconflict kan ernstige schade berokkenen. Voorbeelden van werkelijke of potentiële belangenconflicten Serco dingt mee voor werk bij een klant die jij adviseert. Je hebt een bijberoep. Jij, je echtgeno(o)t(e), partner of familielid: heeft financiële belangen in een bedrijf of onderneming waarmee we zaken doen. is tewerkgesteld bij een andere afdeling/divisie van Serco of joint-venture. is tewerkgesteld bij een rechtstreekse concurrent van een andere afdeling/divisie van Serco of joint-venture. is tewerkgesteld bij een leverancier van goederen of diensten van Serco. Als leider of manager moet je een beslissing nemen over de aanwerving van een echtgeno(o)t(e), partner, naast familielid of vriend(in). Je ontdekt omstandigheden waarbij de onpartijdigheid of neutraliteit in het gedrang komt, waardoor Serco onrechtmatig bevoordeeld wordt. Je weet dat de concurrentiële voorwaarden ongelijk zijn, waardoor een bepaald bedrijf de voorkeur krijgt ten koste van een ander bedrijf. Mijn ex-partner is leverancier van een afdeling/divisie van Serco. Moet ik dat melden? Ervaar een van de dilemma s van ons bedrijf online: 48 Twijfel je of er een conflict bestaat? Vraag het. Kan dit de schijn van een conflict hebben? Meld het dan. 49

27 Gemeenschapswerk Onze Gedragscode > Onze Business We zijn van mening dat de meest succesvolle bedrijven diegene zijn die het meest sociaal verantwoordelijk zijn. We hebben een verantwoordelijkheid om de gemeenschappen waarin we werken te ondersteunen, en we zullen je trachten te steunen bij alle sociale en charitatieve activiteiten die je wilt ondernemen. Onze dagdagelijkse activiteiten hebben een positieve invloed op de samenleving. Die invloed omvat o.a. het creëren van tewerkstelling en het betalen van belastingen op de diensten en innovaties die we aanbieden en leveren. We steunen ook verschillende organisaties en activiteiten in de gemeenschappen waarin we zaken doen. We willen levens verbeteren en een positief verschil maken. Dus houden we rekening met wat onze klanten en de gemeenschappen rondom ons belangrijk vinden. We trachten open en transparante dialogen en gesprekken te voeren met de gemeenschappen en andere vertegenwoordigers van de samenleving die betrokken zijn bij datgene wat we doen. Dus luisteren we en trachten we waar mogelijk rekening te houden met hun zorgen en bekommernissen. We beoordelen en rapporteren jaarlijks onze bijdragen aan gemeenschapsprojecten d.m.v. ons Corporate Responsibly (CR) Report. Onze initiatieven op gebied van gemeenschapsengagement omvatten o.a. de ontwikkeling van plaatselijke bedrijven, tewerkstelling bieden aan mensen uit achtergestelde buurten, en de creatie van samenwerkingsverbanden ten voordele van onze gemeenschappen. We delen ook onze expertise, vaardigheden en werkmiddelen. We zullen trachten je te steunen bij alle liefdadigheids- of gemeenschapsactiviteiten maar deze beslissingen zullen op lokaal niveau genomen worden door jouw managementteams. Op een verantwoordelijke en respectabele manier werkt in de gemeenschappen die wij dienen. Nadenkt over hoe je je in jouw lokale samenleving kunt engageren en ideeën m.b.t. het creëren van een positieve sociale, ecologische en economische impact voorlegt aan je Line Manager en/of CR Representative. Goedkeuring vraagt aan je Line Manager voor deelname aan vrijwillige activiteiten in je plaatselijke gemeenschap tijdens de normale werkuren en nadien verslag uitbrengt over de bereikte impact. Charitatieve activiteiten, donaties en sponsoring We promoten actief engagement en deelname aan charitatieve activiteiten en goede doelen. Maar we moeten er zeker van zijn dat het goede doel in kwestie legaal en gepast is, dat de activiteiten ervan gegrond zijn en dat het werkelijk geld inzamelt voor goede doelen. We moeten ervoor zorgen dat we geen zaken ondersteunen die we niet willen ondersteunen, of niet mogen ondersteunen omwille van wettelijke of ethische redenen (bijvoorbeeld, donaties voor politieke doelen). We hebben een verantwoordelijkheid om de gemeenschappen waarin we werken te ondersteunen. Stop en denk na Als privépersoon mag je natuurlijk geld inzamelen, bijdragen leveren of deelnemen aan charitatieve activiteiten voor alle goede doelen waarin je gelooft. Maar als je in naam van Serco deelneemt aan activiteiten of geld inzamelt voor een goed doel, zorg er dan altijd voor dat het legaal is en vraagt altijd goedkeuring aan je Line Manager. Operations Group Standard 50 51

28 Respect voor het Milieu Onze Gedragscode > Onze Business We werken samen met onze belanghebbende partijen om onze ecologische impact permanent te beoordelen en te reduceren en onze duurzaamheid te verbeteren. Onze visie is 0% schade. Dus streven we ernaar om elke schade aan het milieu als gevolg van onze activiteiten te verhinderen. We doen dit door de ecologische impact van wat we doen te meten en te begrijpen, en doeltreffende systemen te implementeren om deze te beheren, beperken en voorkomen. Dit is een permanent verbeteringsproces. We zoeken steeds naar de beste praktijken op gebied van duurzame ontwikkeling. En terwijl we leren, implementeren en verbeteren, bepalen we voor onszelf steeds striktere doelen om ons energieen grondstoffenverbruik te reduceren, te recycleren en te hergebruiken, en de manier waarop we dingen doen opnieuw te bepalen en vorm te geven. We raden onze klanten, aannemers en leveranciers ook aan om hetzelfde te doen en helpen hen daarbij. Dit is een integraal deel van wie we zijn en hoe we ons werk doen. Op een ecologisch verantwoordelijke manier werkt. Dit omvat: Naleving van onze milieubeleidsnormen. Ondersteuning van initiatieven die ons helpen onze doelen te bereiken. De vereisten begrijpt en ervoor zorgt dat we de toepasselijke en plaatselijke milieurichtlijnen, speciale wettelijke beheersmaatregelen en wetgeving naleven. Actief alert zijn voor onverantwoord gedrag. Bewust blijven van je eigen gedrag. Bijvoorbeeld, verlichting of apparatuur uitschakelen, recycleren en nadenken over hoe je minder kunt verbruiken en minder afval kunt genereren. Nadenken over hoe je de ecologische prestaties van je afdeling/divisie kunt verbeteren. Er zijn enkele simpele stappen die we allemaal kunnen nemen om een verschil te maken. Onze visie is 0% schade. Dus streven we ernaar om schade aan het milieu te verhinderen en ons energieen grondstoffenverbruik te beperken. Gezondheid, Veiligheid en Milieu Groepsnorm Jij bekleedt een belangrijke rol bij de bescherming van onze werkplaatsen Elke inbreuk op onze milieubeleidsnormen rapporteert. Elk gevaar of incident dat het milieu kan schaden rapporteert. Luistert naar de zorgen en bekommernissen van de mensen en gemeenschappen rondom ons. Ons op de hoogte brengt als je vindt dat we fouten maken, of als je een idee hebt over hoe we het beter kunnen doen. We beloven dat we naar je zullen luisteren. Deze manier is goedkoper. Die manier is beter voor het milieu. Welke kiezen we? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Ken je een betere manier? Vertel het ons

29 Onze Informatie Onze Gedragscode > Onze Informatie Onze ideeën, talenten, informatie en merkenreputatie geven ons een concurrentieel voordeel. We moeten ze goed gebruiken, en onze informatie en ideeën beschermen en beheren als we een duurzame, betrouwbare en vertrouwde onderneming willen blijven die klaar is voor de uitdagingen van de toekomst. Ieder van ons speelt daarbij een rol. Het is jouw taak om de informatie en ideeën die ons een concurrentieel voordeel geven te beschermen. codeofconduct 54 55

30 Vertrouwelijke Informatie Onze Gedragscode > Onze Informatie Informatie is vertrouwelijk als ze waardevol is voor Serco en niet openbaar beschikbaar is. Je ontvangt mogelijk ook vertrouwelijke informatie van werknemers, klanten, partners en anderen. Onze vertrouwelijke informatie bevat onze intellectuele eigendommen en waardevolle gegevens over ons bedrijf en onze werknemers. Dus hebben we beleidsnormen om ervoor te zorgen dat iedereen ze beschermt en ze niet in verkeerde handen vallen. Soms beschikken we over vertrouwelijke informatie over anderen, zoals klanten, partners en derden waarmee we zaken doen. Het is even belangrijk om ook deze informatie te beschermen. Onze beleidsnormen en de wetgeving verplichten ons ook om bepaalde soorten informatie en archieven gedurende bepaalde tijd te bewaren. Onze beleidsnormen en de wetgeving naleeft wanneer je vertrouwelijke informatie gebruikt, en dat je ze beschermt. De vertrouwelijkheid van de informatie van een klant of een werknemer niet schaadt, tenzij ze schriftelijke toestemming gegeven hebben, of wanneer de wet onthulling ervan vereist of toelaat. Ons intellectuele eigendom beheert en goed beschermt wanneer je documenten en informatie van het bedrijf hanteert. Nooit documenten vervalst. Archieven en documenten van Serco nooit verbergt, wijzigt of vernietigt, tenzij je daarvoor de goedkeuring hebt. Je moet bijzonder zorgvuldig zijn met documenten m.b.t. contracten, rechtszaken of onderzoeken door de overheid of andere officiële instanties. Ervoor zorgt dat je nooit vertrouwelijke informatie over Serco, een klant of een werknemer onthult wanneer je het bedrijf verlaat om elders aan de slag te gaan. En zo moet je ook de informatie van vorige werkgevers vertrouwelijk behandelen indien je voordien bij een klant of concurrent tewerkgesteld was. Het is niet aanvaardbaar om iemand te dwingen om vertrouwelijke informatie over een vorige werkgever te onthullen. Soorten vertrouwelijke informatie Er bestaan vele soorten vertrouwelijke informatie. Enkele voorbeelden zijn: informatie over financiën, zakelijke plannen of praktijken, marketingplannen, prijsbeleid, specificaties, systemen, relaties, kosten, strategieën, informatie over werknemers, klanten, partners of derden, overeenkomsten en intellectueel eigendom zoals technische informatie, innovaties, verbeteringen, know-how en bedrijfsgeheimen. Je moet vertrouwelijke informatie beschermen en ervoor zorgen dat het niet in verkeerde handen terechtkomt. Stop en denk na Wees vooral voorzichtig op het internet en tijdens gebruik van sociale media, wanneer je draagbare of mobiele apparaten vertrouwelijke informatie bevatten en wanneer je je op een openbare plaats bevindt en andere mensen je gesprek kunnen afluisteren of je documenten of beeldscherm kunnen zien. Je moet laat werken. Neem je vertrouwelijke documenten mee naar huis? Ervaar de dilemma s m.b.t. Onze informatie en ideeën online: Houd ze vertrouwelijk. Informatie-integriteit en Databeheer Groepsnorm Gegevensbescherming Groepsnorm Bedrijfsprocedure 56 57

31 Informatie Beveiligen Onze Gedragscode > Onze Informatie We moeten de manier waarop we onze archiefen informatieopslagsystemen gebruiken zorgvuldig beheren. Met digitale technologie, zoals mobiele telefoons en smartphones, moeten we bijzonder voorzichtig zijn met wachtwoorden en gebruikersnamen, en wanneer we het internet gebruiken. We moeten onze informatie ook nauwkeurig classificeren en ze op de juiste manier vernietigen. We moeten waardevolle informatie beschermen tegen ongeoorloofde onthulling, wijziging en verwijdering. Dit geldt voor alle soorten informatie, digitale, analoge en schriftelijke. We hebben beleidsregels en procedures om ervoor te zorgen dat onze informatie altijd beveiligd is en niet in verkeerde handen valt. We zullen beveiligde opslagsystemen voor onze informatie ter beschikking stellen. We geven ook duidelijk richtlijnen m.b.t. het creëren en verspreiden van documenten. We controleren onze systemen op virussen, malware en andere schadelijke software. We bieden encryptiesystemen voor alle apparaten en omstandigheden waarbij dit vereist is. We respecteren het recht van de mensen om hun persoonlijke gegevens vertrouwelijk te houden. We zullen persoonlijke informatie alleen bewaren als we daar wettelijk toe gerechtigd zijn. Je Serco-aanmeldgegevens altijd beschermt en geheim houdt. Als je denkt dat iemand ze kent, moet je ze zo snel mogelijk wijzigen en je Line Manager of IT-afdeling op de hoogte brengen. Onze informatie met de nodige vertrouwelijkheid behandelt en ervoor zorgt dat ze geclassificeerd wordt in overeenstemming met Serco s normen, of de normen van je klant wanneer dat zo is afgesproken. Als je de informatie van een klant hanteert, moet je de classificatie van de klant gebruiken. Als die er niet is, dan moet je Serco s classificatie gebruiken. Nooit informatie die als vertrouwelijk gemarkeerd is onthult aan personen die het recht niet hebben om deze te zien of niet noodzakelijk moeten kennen. Kopieer informatie uitsluitend op externe media als er een aanzienlijke en onvermijdbare zakelijke noodzaak bestaat en zorg ervoor dat de media beveiligd is d.m.v. encryptie. Als je de informatie elektronisch verzendt naar externe locaties, dan moet deze beveiligd worden d.m.v. encryptie. Let erg goed op dat je geen informatie over werknemers, klanten of partners van Serco meedeelt aan derden, tenzij je de toelating hebt van de eigenaar van de informatie. Nooit externe of persoonlijke IT-apparatuur aansluit op netwerken van Serco of van klanten zonder de toestemming van je IT-afdeling. Je moet bedrijfsgevoelige en persoonlijke informatie altijd van apparaten verwijderen alvorens deze weggegooid of herbruikt worden, en alle afdrukken met zulke informatie versnipperen als je deze niet meer nodig hebt. Nooit opzettelijk virussen, trojans of andere schadelijke programma s op onze systemen, systemen van klanten of onze partners installeert. Zorg ervoor dat je belangrijke documenten of afgedrukte informatie nooit laat rondslingeren. Beveiliging Groepsnorm Aanvaardbaar gebruik Groepsnorm Gegevensbescherming Groepsnorm Bedrijfsprocedure Onze computersystemen en papieren archieven bevatten belangrijke informatie en waardevolle gegevens. We moeten ze daarom gepast beschermen en beveiligen. Stop en denk na Als je van plan bent om een draagbare PC, laptop, mobiel toestel of verwijderbare media te gebruiken buiten onze beveiligde omgeving, moet je ervoor zorgen dat deze op de juiste manier beveiligd zijn. Bij twijfel, raadpleeg je IT-afdeling. Je bent een onbeveiligde laptop vergeten in een trein. Deze bevat vertrouwelijke informatie. Wat moet je dan doen? Ervaar de dilemma s m.b.t. Onze informatie en ideeën online: Houd het veilig

32 Onze Systemen gebruiken Onze Gedragscode > Onze Informatie Onze informatie, systemen en communicatiemiddelen doeltreffend gebruiken is zeer belangrijk. We willen dat onze werknemers informatie krijgen, verwerken en publiceren op een manier die overeenstemt met onze sociale, ethische, wettelijke en beveiligingsgerelateerde normen, en tegelijk onze reputatie beschermen. We bieden je de nodige computertechnologie om onze processen en communicatie efficiënter en doeltreffender te maken. Al onze computerhardware en -software, en alle informatie die we bewaren, inclusief informatie over ons intellectuele eigendom, en onze cliënten, klanten en werknemers, zijn ons eigendom. We laten je gebruik maken van de informatiesystemen van Serco voor gepast persoonlijk gebruik, op voorwaarde dat dit niet te lang en te vaak gebeurt, je prestaties of die van je collega s niet negatief beïnvloedt, en de reputatie van ons bedrijf niet schaadt of onze activiteiten niet belemmert. We stellen je ook door Serco voorziene telefoons ter beschikking, inclusief mobiele telefoons en persoonlijke digitale assistenten (PDA s), waarmee je ook een redelijke hoeveelheid persoonlijke oproepen mag doen. We controleren mogelijk je gebruik van het internet, -, messaging- en andere informatiesystemen om de veiligheid en naleving van onze richtlijnen te garanderen. Daarbij controleren we je berichten en bijlagen mogelijk ook op ongepaste inhoud. We mogen alle informatie die we via zulke controle vergaren gebruiken om inbreuken op onze Code of op de wetgeving te onderzoeken, en om, indien dit van toepassing is, disciplinaire of juridische stappen te nemen. Je verantwoordelijkheid opneemt voor alle tekst, audio en afbeeldingen die je verstuurt via de client van Serco en andere messagingsystemen, inclusief instant messaging (chat) en text messaging (sms). Uitsluitend adressen en messaging-systemen van Serco gebruikt om zakelijke berichten te verzenden. Onderaan elk bericht dat je via ons systeem verzendt, moet je onze standaard disclaimer (nietaansprakelijkheidsverklaring) toevoegen of bijsluiten. Zend nooit anonieme s of berichten via systemen van Serco. Nauwlettend alert bent voor verdachte s en berichten, deze onmiddellijk verwijdert en ze rapporteert aan je IT-afdeling. Gebruik externe accounts (zoals Hotmail, Yahoo en Gmail), instant messaging- of text messaging-systemen nooit om informatie te verzenden die als vertrouwelijk gemarkeerd is, gevoelige informatie die eigendom is van of betrekking heeft op klanten, of die gemarkeerd is met Serco in Confidence. Onze - of messaging-systemen nooit gebruikt om ongevraagde berichten, inclusief reclameboodschappen ( spam ), kettingbrieven, Ponzi of andere piramidesystemen van welke aard dan ook, te verzenden. Je mag zulke berichten ook nooit beantwoorden of doorsturen en moet ze ongeopend verwijderen. Beveiliging van de Cloud Indien je van plan bent om gegevens op te slaan of applicaties te gebruiken buiten de eigen infrastructuur van Serco (d.w.z. in de Cloud ), dan moet je controleren of er wettelijke of contractuele beperkingen gelden die mogelijk verhinderen dat de gegevens in een ander land opgeslagen worden. Je moet ook de Cloud Security Standard Operating Procedure (LSOP19) volgen en de vereiste risicoanalyse uitvoeren. En je moet de eigenaar van de gegevens raadplegen om te garanderen dat ze overeenstemt met alle eventuele bijkomende vereisten van de eigenaar. We moeten onze computerhardware, -software en de informatie op onze systemen allemaal verantwoord gebruiken. Je hebt een sms naar de verkeerde persoon gestuurd. Dat bericht bevat informatie die de ontvanger niet mag zien. Wat nu? Ervaar de dilemma s m.b.t. Onze informatie en ideeën online: Kijk alles goed na voordat je op Verzenden klikt. Informatie-integriteit en databeheer Groepsnorm Aanvaardbaar gebruik Groepsnorm 60 61

33 Sociale Media Onze Gedragscode > Onze Informatie Sociale media biedt bedrijven nieuwe opportuniteiten voor zaken, communicatie en samenwerking en vereist nieuwe verplichtingen voor ons om onze mensen en onze reputatie te beschermen. We erkennen dat je sociale media mogelijk gebruikt om je mening te uiten en dat in bepaalde omstandigheden de belangen van Serco via deze kanalen ondersteund kunnen worden. Maar, sociale media is een openbare ruimte. Als je jezelf uitdrukt als een werknemer van Serco moet je ook opletten met wat je zegt en de manier waarop je iets zegt. Als we van mening zijn dat iets wat jij zegt niet gepast is, dan vragen we mogelijk om het te verwijderen. In bepaalde omstandigheden nemen we mogelijk zelfs disciplinaire actie, en het is ook mogelijk dat je de wet overtreedt. Duidelijk maakt dat jouw meningen en standpunten niet die van Serco vertegenwoordigen, wanneer je dingen over Serco publiceert op sociale media. Als we je omwille van de vertrouwelijkheid of wettelijke redenen vragen om bepaalde onderwerpen niet te bespreken, dan moet je je daaraan houden. Je moet ook gehoorzamen als we je vragen om informatie te verwijderen die in strijd is met de wet, of met enige van onze richtlijnen of beleidsregels. Er op let dat je de richtlijnen van het Corporate Communications team naleeft wanneer je informatie over/van Serco op het internet publiceert. Het materiaal moet up-todate zijn en mag ons intellectuele eigendom niet schaden, ons niet verkeerd voorstellen en niet gecommuniceerd worden op een manier die onze reputatie kan schaden. Vertel het je Line Manager of divisioneel communicatieteam wanneer je online informatie over Serco vindt die onjuist, oneerlijk of lasterlijk is. Sociale media Social media omvat websites zoals Facebook, YouTube, LinkedIn, Twitter, MySpace, blogs, wikis en nieuwsgroepen. Maar het omvat eveneens alle middelen waarmee je digitaal teksten kunt verzenden naar andere personen. We zijn allemaal verantwoordelijk voor wat we online zeggen. Het gebruik van sociale media - jouw verantwoordelijkheden. Jij bent verantwoordelijk voor alles wat je publiceert op sociale media. Als je jezelf bekendmaakt als werknemer van Serco, dan moet je de regels en waarden van onze Code respecteren. Reputatie, merk en communicatie Groepsnorm Aanvaardbaar gebruik Groepsnorm Je profiel en content moet overeenstemmen met de manier waarop je jezelf en Serco voorstelt aan collega s en klanten. Je mag nooit onfatsoenlijke, aanstootgevende, discriminerende of lasterlijke content plaatsen. Jouw content moet alle religieuze, politieke, economische en raciale verschillen en meningen respecteren. Jouw content moet de privacy van anderen respecteren. Alles wat je verklaart als zijnde feiten moet correct en rechtvaardig zijn, en wanneer je fouten maakt, moet je deze zo snel mogelijk rechtzetten. Jouw gebruik van social media op het werk, d.m.v. bedrijfsapparatuur, moet overeenstemmen met onze normen inzake aanvaardbaar gebruik. Een collega maakt teamleden zwart op sociale media. Het is niet jouw team, dus zijn het jouw zaken niet? Face one of Our Information Dilemmas online: Als iets gepubliceerd is, kan je het niet ongedaan maken

34 Externe Communicatie Onze Gedragscode > Onze Informatie Onze reputatie wordt beïnvloedt door wat mensen over ons horen, rechtstreeks of via de media. Dus moeten we ervoor zorgen dat onze externe communicatie gecoördineerd en consistent is. Bij Serco hebben we specialisten die met verschillende externe doelgroepen communiceren. Als je geen woordvoerder bent, zullen we je alleen in bijzondere omstandigheden vragen om voor ons te spreken. Een groot deel van onze zaken wordt in het openbaar uitgevoerd. Dus moeten we alle burgers met respect, beleefdheid en overweging behandelen wanneer we in het openbaar handelen of spreken. Tijdens een potentiële of werkelijke crisis zullen we de richtlijnen in onze Crisis Communications Manual volgen. Als beursgenoteerd bedrijf moet Serco strikte regels volgen m.b.t. het onthullen van informatie aan de effectenmarkt. Uitsluitend bevoegde werknemers mogen met investeerders, zoals aandeelhouders, beursmakelaars en investeringsanalisten, communiceren. Altijd de gepaste toelating verkrijgt alvorens je in naam van Serco communiceert. Nauwkeurige, consistente en stipte informatie geeft als je in onze naam communiceert. Nooit een misleidende bewering doet over het bedrijf, onze diensten of onze concurrenten. Een financieel analist of financiële instelling naar Investor Relations doorverwijst als ze jou om informatie vragen. Goedkeuring vraagt aan je Line Manager of Communications Manager alvorens je enige informatie intern of extern vrijgeeft. Kritieke incidenten Wanneer er een kritiek incident optreedt, is er een enorme druk om zo snel mogelijk mee te delen wat er gebeurd is. Maar, wat mensen eerst lezen en horen over een incident zal hun percepties van de gebeurtenissen bepalen. Dus is het zeer belangrijk dat we alle moeite doen om de feiten correct voor te stellen, en duidelijk te melden wat we weten en niet weten, zodat we de gebeurtenissen nauwkeurig en bondig kunnen communiceren. We moeten ook plaatselijke richtlijnen volgen, die bepaald zijn in een crisismanagementplan. Elke communicatie door een werknemer van Serco wordt weerspiegeld op de gehele Serco Group. Stop en denk na Externe presentaties en speeches zijn goede opportuniteiten om Serco op de kaart te zetten en onze reputatie te verbeteren. Maar je moet de voordelen voor Serco beoordelen en goedkeuring krijgen van je Line Manager en/of Communications Manager alvorens een uitnodiging als extern spreker te aanvaarden. Een journalist benadert je in een café en vraagt informatie. Hij zegt dat je off the record mag spreken. Doe je dat? Ervaar een van de dilemma s van onze medewerkers online: Reputatie, merk en communicatie Groepsnorm Denk na voordat je iets zegt

35 Onze Code actief toepassen Onze Gedragscode Soms is het moeilijk om juist te handelen. Je wordt mogelijk onder druk gezet. Bang. Eenzaam. Onbeschermd. We willen dat je weet dat je niet alleen bent. We zullen naar je luisteren. We zullen je helpen. We zullen je raad geven. We zullen je beschermen. We zullen je altijd respecteren en beschermen voor je moed om onze Code actief toe te passen. Niet zeker over wat je moet doen? Heb je een vraag of bekommernis? Denk je dat je iets moet melden? In dit hoofdstuk krijg je hulp en advies

36 Als je niet weet wat te doen... Gebruik dan deze simpele gids. Gebruik dit beslissingsschema. Het schema toont je stap voor stap wat je moet doen. Neem de tijd om elke stap te volgen en alle Vraag jezelf af -vragen zorgvuldig te beantwoorden. 1 Stop 2 Denk Wanneer je een probleem of dilemma herkent Verzamel de feiten vraag jezelf af: Onze Gedragscode Wees alert en herken ethische problemen - situaties wanneer er geen duidelijk juist of fout antwoord is of wanneer je moeilijk een beslissing kunt nemen of wanneer je twijfelt om actie te ondernemen. Is het duidelijk waarover je een beslissing moet nemen? Wat zijn de relevante feiten? Heb je alle informatie die je nodig hebt? Begrijp je de mogelijk gevaren? Spreek met anderen vraag jezelf af: Heb je de mensen die betrokken zijn geraadpleegd? Wie moet je beslissing steunen? Overweeg de verschillende opties vraag jezelf af: Wat zijn de verschillende mogelijkheden? Zijn er factoren die je beslissing kunnen beïnvloeden? Gebruik dan deze simpele gids. 3 Kies een oplossing en test ze Regels vraag jezelf af: Waarden vraag jezelf af: Wettelijke test - is het legaal? Compliantietest - stemt het overeen met het bedrijfsbeleid? Waardentest - stemt het overeen met onze Waarden? Begrijp je de gevaren? Zijn er nieuwe ideeën geopperd? Hebben we geluisterd? Toont dit aan dat we ons best gedaan hebben? Kunnen we onze beloften waarmaken? Zullen we ethisch/ verantwoord optreden? Zal het ons helpen vertrouwen en respect te winnen? Zijn we bereid onze verantwoordelijkheid te nemen voor de acties? Persoonlijk vraag jezelf af: Familietest - zou je trots zijn om dit aan je familie te vertellen? Publiekstest - zou dit onze reputatie verbeteren als het algemeen bekend werd of als het morgen in de krant stond? Buikgevoeltest - voelt het aan als de juiste oplossing? 4 Doe Met zelfzekerheid en transparantie Communiceer je beslissing en je motivering ervoor. 5 Controleer de manier waarop en controleer de impact ervan Vraag feedback over de impact van je beslissing Vraag jezelf af: Werd het probleem aangepakt? Werden de gewenste resultaten bereikt? 68 69

37 Als je niet weet wat te doen... Onze Gedragscode Je kan ook gebruik maken van onze SayNo Toolkit en App. Deze werd speciaal ontwikkeld om je te helpen een antwoord te vinden op een aantal verschillende problemen die mogelijk opduiken wanneer je omgaat met leveranciers en derden. Dus waarom probeer je het niet? Je kunt de tool online vinden op en daar kan je ook de app downloaden

38 Als je een vraag hebt of bezorgd bent Onze Gedragscode Volg het traject dat je wilt volgen. Je ontdekt bij wie je terecht kan, en krijgt alternatieven als je je bij de eerste opties ongemakkelijk voelt. Je ontdekt ook wat er zal gebeuren als je dingen rapporteert. Voel je je er goed bij om dit aan het plaatselijke management te melden (supervisor, manager, hr manager of ethics officer) Als je denkt dat onze Code overtreden wordt, is het je plicht om het ons te melden. Ja Nee Spreek met je Supervisor, Manager, HR Manager of Ethics Officer Wil je op basis van het gegeven advies een inbreuk op onze Code rapporteren? Neem contact op met SpeakUp Wanneer je contact opneemt met SpeakUp zal men je enkele eenvoudige vragen stellen over jezelf en je werklocatie. Zo kunnen we enkele zaken verduidelijken en feedback geven m.b.t. je bevindingen. We verbieden enige vorm van vergelding tegen personen die een overtreding melden of een onderzoek helpen, en we zullen jou beschermen en je respecteren om je moed om onze Code actief toe te passen. Nee Ja Men zal je ook vragen stellen over het probleem. Op basis van de informatie die je ons geeft, kunnen we dan beslissen wie het meest geschikt is om dit probleem te behandelen en wat de te nemen acties zijn. Vraag je manager om dit te rapporteren of rapporteer het zelf rechtstreeks bij SpeakUp Indien nodig zullen we een onderzoek instellen om relevante feiten te verzamelen en te bevestigen. Deze feiten zullen grondig bekeken worden om te bepalen of er actie ondernomen moet worden. Klachten Als je een klacht hebt, gebruik dan je plaatselijke klachtenprocedure om ons op de hoogte te brengen, en wij zorgen er dan voor dat ze behandeld wordt. Als je niet zeker bent, bespreek het dan met je Line Manager of met Human Resources. Probleem opgelost Zaak met jou afgesloten Als er een inbreuk op onze Code wordt vastgesteld dat zal er een gepaste actie ondernomen worden om het probleem met de betrokken personen te bespreken/ behandelen. Dit kan disciplinaire maatregelen omvatten

39 Als u denkt dat u iets moet melden Onze Gedragscode Hier volgt de procedure om iets te melden. Praat eerst met het plaatselijk management (uw supervisor, manager, HR Manager of Ethics Lead). Als u dat liever niet doet, kunt u vertrouwelijk contact opnemen met het Bedrijf via de Serco Ethics Hotline. Gebruik de vermelde nummers om gratis te bellen. Merk op dat deze nummers eventueel kunnen veranderen, maar u vindt steeds up-to-date contactgegevens online op codeofconduct. Direct Dial Numbers See Note(s) Australia Bahrain Belgium *1,*2 Canada France Germany *1,*2 Hong Kong Italy *3 New Zealand *1,*3 United Kingdom *2 United States Direct Access Code Dial the code shown below, then when prompted, dial the following toll-free number: Dial Followed by See Note(s) We zullen u altijd respecteren en beschermen voor uw moed om onze Code actief toe te passen Gibraltar Ireland *6 Ireland (UIFN) *7 Netherlands *3,*7 Qatar Collect Call *11 Saudi Arabia UAE *3 UAE (Military-USO & cellular) or

40 Of je kan online melding maken via: Je kan ook een melding of problemen via doorsturen met de hotline nummers, naar Of je kunt een brief schrijven naar: Company Secretary, Serco Group plc, Serco House 16 Bartley Wood Business Park Bartley Way Hook Hampshire RG27 9UY United Kingdom codeofconduct Algemene opmerkingen: Wanneer je naar de hotline nummers belt moet je ervoor zorgen dat je vaste lijn of mobiele telefoon geactiveerd is voor internationaal bellen. Wanneer je vanaf een kantoortelefoon belt, moet je een 0 of een 9 bellen, of wat lokaal vereist is, om een buitenlijn te krijgen. Houd rekening met de specifieke beperkingen die van toepassing zijn op je landen hotline. Mogelijk gelden kosten voor mobiele telefoongesprekken. IIndien de lokale IT-beperkingen de toegang beperken tot online contact, is het toegestaan om een alternatief, niet-werk toestel te gebruiken. Opmerkingen: *1 Niet beschikbaar vanaf mobiele telefoons. *2 Niet beschikbaar vanaf betaaltelefoons. *3 Publieke telefoons vereisen muntstukken of een kaart. *4 Telefoon moet internationale toegang hebben. *5 Alleen beschikbaar vanaf telefoons met internationale toegang en de meeste openbare belcentra. Mogelijk niet beschikbaar vanaf alle locaties. *6 Gebruik het Brits hotline nummer wanneer je vanuit Noord-Ierland belt. *7 Wanneer je vanaf een kantoortelefoon belt - indien nodig om een 0 te bellen om een buitenlijn te krijgen en 0 is het eerste cijfer van de Toegangscode die gebruikt wordt, dan kan de eerste 0 van de Toegangscode mogelijk genegeerd worden. *8 Mogelijk niet beschikbaar vanaf elke telefoon. *9 Afhankelijk van waar de beller zich bevindt, en de belapparatuur die gebruikt wordt, is mogelijk assistentie van een operator vereist voor collect call. Mettertijd kunnen sommige van deze gegevens veranderen. locatie zonder een operator. Collect calls kunnen vanaf bijna elke publieke betaaltelefoon gebeuren door de volgende aanwijzingen te volgen op of in de buurt van de telefoon. *10 Het te bellen nummer hangt af van de lokale provider, d.w.z. Bayan, Digitel, Globe, Option 2, Philcom, PLDT of Smart. Publieke telefoons vereisen mogelijk muntstukken of kaart. Bayan nummer is niet beschikbaar vanaf mobiele telefoons. *11 Collect calls (Reverse Charge) kan gebeuren vanaf de meeste publieke telefoons, met assistentie van de operators, met behulp van lokale instructies. Mettertijd kunnen sommige van deze gegevens veranderen. 76

41 Bij Serco zijn we allemaal verantwoordelijk voor de kennis, het gebruik en de toepassing van onze Code. Serco Group plc Serco House 16 Bartley Wood Business Park Bartley Way Hook Hampshire RG27 9UY United Kingdom August 2014