Nota van Inlichtingen bij de offerteaanvraag 'Tijdelijke Transformatie Ravellaan 96 studentenhuisvesting', kenmerk 13.UVO.108 d.d.

Transcriptie

1 1. Na bestudering van de ontvangen documenten hebben wij nog een aantal vragen. Deze hebben m.n. betrekking op de bestemmingsplanprocedure. Wij begrijpen uit de stukken dat de gemeente een bestemmingsplan voorbereid, in de consessieovereenkomst (bijlage 3) staat dat met zoveel woorden vermeld. Deze Concessieovereenkomst is van kracht met ingang van 1 oktober 2014 dan wel zoveel later als het ontwerp bestemmingsplan onherroepelijk wordt Op internet zien wij echter dat de gemeente een Waboprocedure wil volgen, aangezien de tijdelijke ontheffingsprocedure voor 5 jaar te kort is. Kortom, onduidelijk. Ook niet duidelijk is of een hogere waarde procedure wordt doorlopen. 1.1 Er wordt een uitgebreide omgevingsvergunningsprocedure - ex artikel 2.12 lid 1 sub a onder 3 van de Wabo - gevolgd om het benodigde afwijkingsbesluit te kunnen nemen. Door de omvang van het project is tevens een verklaring van geen bedenkingen van de gemeenteraad vereist. Deze verklaring van geen bedenkingen voor ten hoogste 250 studentenkamers en ten hoogste m2 bvo aanvullende functies is op 10 april 2014 afgegeven. De aanvraag voor genoemde omgevingsvergunning is 9 mei 2014 ingediend en uitgaande van een proceduretijd van 26 weken zou de omgevingsvergunning in de eerste helft van november 2014 rond moeten zijn. De omgevingsvergunning maakt het mogelijk om af te wijken van het vigerende bestemmingsplan. De omgevingsvergunning voor eventuele bouwactiviteiten moet door de initiatiefnemer van die activiteiten worden aangevraagd. Vragen: 1. Kunnen wij er vanuit gaan dat voor de transformatie een passend bestemmingsplan beschikbaar is danwel een verklaring van geen bedenkingen is afgegeven, waardoor er geen planologische belemmeringen meer liggen voor de uitvoering van het plan. 2. Kan de gemeente bevestigen dat de eventueel benodigde procedure hogere waarden procedure tijdig door de gemeente - doorlopen wordt? 3. Momenteel wordt een wijziging van het BOR voorbereidt. Bestaat de mogelijkheid om met toepassing van het nieuwe artikel ad. 1.2 De ontheffing voor een hogere grenswaarde wordt in bovenstaande omgevingsvergunningsprocedure meegenomen. ad De mogelijkheid om genoemde nieuwe regeling toe te passen is overwogen, maar gezien het moment van inwerkingtreding is voorzien na de opleverdatum van het gebouw Ravellaan 96 was toepassing van deze regeling geen optie en is gekozen voor de hiervoor genoemde procedure. ad. 1.4 Concerninkoop 1/11

2 4.9 en 4.11 BOR planologische medewerking te verkrijgen (tijdelijke afwijking voor 10 jaar) waardoor de Wet geluidhinder niet geldt? 4. Kan de gemeente gezien het voorgaande aangeven of er in het kader van de Wet geluidhinder aanpassingen aan de bestaande gevel noodzakelijk zijn? In het kader van genoemde omgevingsvergunningsprocedure zijn er geen redenen om maatregelen aan de gevel te eisen. De huidige staat van het gebouw laat toe dat er een bestemming voor onzelfstandige wooneenheden wordt toegekend. Dat betekent ook dat indien de gevels ongemoeid worden gelaten er geen problemen zijn. Pas wanneer ingrepen aan de gevel worden gedaan bijvoorbeeld het aanbrengen van ventilatieroosters moet in het kader van de dan aan te vragen omgevingsvergunning voor deze ingrepen een bouwkundige toets worden gedaan om na te gaan of aan de in het Bouwbesluit gestelde normen wordt voldaan. De uitkomsten zijn uiteraard afhankelijk van de aard van het plan en dus is er geen eenduidig antwoord. 2. Hoe bepaalt men de parkeernorm voor fietsen en auto s? De geldende parkeernormen zijn vastgelegd in de Nota Parkeernormen Fiets en Auto dd. 22 maart 2013 als bijlage 1 bij de Nota Stallen en Parkeren. Links naar beide documenten op de site van de gemeente Utrecht. 3. Afgaand op het huidige asbestrapport blijkt er asbest aanwezig te zijn. Is straks de gemeente of de concessiehouder verantwoordelijk voor de sanering van het reeds bekende asbest? Het asbest zoals omschreven in de asbestrapportage, is voor rekening en risico van concessiehouder. Het is mogelijk dat er asbest in het gebouw aanwezig is wat niet is geïnventariseerd. De eventuele asbest wat in een later stadium wordt ontdekt, is voor gedeelde rekening en risico. De concessieverlener zal evenredig, tot een maximum van ,-, meebetalen aan noodzakelijke sanering (zie artikel 6.1 van de concept concessieovereenkomst). 4. Naar we hebben begrepen laat de B-inventarisatie langer op zich wachten. De ervaring leert dat er doorgaans nog meer asbest Zie antwoord in vraag 3. De gemeente Utrecht zal zo spoedig als mogelijk een B inventarisatie laten doen plaatsvinden. wordt aangetroffen. En wie is verantwoordelijk voor de verwijdering van vooralsnog onontdekt asbest? 5. Uit de stukken behorend bij de aanbesteding valt op te maken dat Zie reactie op vraag 1.1. de gemeente parallel aan de aanbesteding een ontheffingsprocedure doorloopt. Wanneer zou de concessiehouder kunnen starten met de aanpassingen, uitgaande van de ontheffingsprocedure en een gunstig verloop daarvan? 6. Wanneer uitgebreid asbest rapport type B voor goede beoordeling Zie het antwoord op vraag 4. Concerninkoop 2/11

3 bedrag? 7. kan winnende partij eerste recht op koop verkrijgen? 8. wat is er gebeurd met de eerder aangekondigde optie om met steeds 1 jaar te kunnen verlengen? 9. wilt u het boetebeding ruim naar beneden bijstellen omdat dit risico erg groot is omdat de onderliggende eis erg ruim is gesteld? 10. gaat de huur pas in na voltooiing van de voorbereiding? 11. moet er huur worden betaald in de transformatieperiode? 12. waarom opleveren zoals verkregen? zeer ongunstige voorwaarde. 13. Dekt de opstalverzekering van de gemeente ook de exploitatiederving van de concessiehouder? 14. wat is de bedoeling van het RGD-inspectierapport dat als bijlage is bijgevoegd? 15. Het totaal van het RGD-onderzoek dat is bijgevoegd bij de Nee, concessiehouder krijgt geen recht van eerste recht van koop. Door een wijziging van het planologisch proces, heeft concessieverlener een andersoortige vergunning moeten aanvragen. Hierdoor is het niet mogelijk op voorhand een verlenging toe te zeggen. Concessieverlener sluit niet uit dat een verlenging mogelijk is, dit zal afhangen van de vingerende wet- en regelgeving aan het einde van de concessie. Nee, het gestelde blijft gehandhaafd. De huurperiode gaat in zes maanden na gunning, of zoveel eerder als concessiehouder gaat verhuren. Zie het antwoord op vraag 10. Het gebouw zal hetzelfde opleveringsniveau aan het einde van de concessieperiode moeten hebben als bij aanvang van de exploitatieperiode. Een en ander zal worden vastgelegd in een proces verbaal van oplevering. Zie eis 30 van de offerteaanvraag. Nee de opstalverzekering van de concessiehouder dekt alleen brand- en vliegtuigschade. In de huidige wet- en regelgeving zijn de onderhoudsplichten van de concessiehouder in zijn rol als eigenaar van de opstal vastgelegd. Eventuele vergoeding bij verzuim van deze onderhoudsplicht is tevens vastgelegd in de wet. Het RGD-inspectierapport is informatief toegevoegd om inschrijvers zoveel mogelijk achtergrond informatie te verstrekken. Interpretaties kan aanbestedende dienst niet geven. Zie het antwoord op vraag 14 Concerninkoop 3/11

4 aanbestedingsstukken sluit op 6,25 miljoen euro vervangingswaarde. Hoe moet de concessienemer dat interpreteren? Wordt die vervangingswaarden van 6,25 miljoen euro afgeschreven over 10 jaar, zodat als er na oplevering na 10 jaar opnieuw een RGD-onderzoek wordt gedaan, dat dan de vervangingswaarde 0 euro is? Wat gebeurt er als er na 10 jaar een andere (hogere of lagere) vervangingswaarde wordt berekend conform de huidige RGDmethodiek? Wat moet de concessienemer hiervan meenemen in haar aanbieding? 16. Geeft de gemeente Utrecht garantie voor 10 jaar op de drie liften? 17. waarom niet sloopklaar opleveren? 18. Is een negatieve bedrag als aanbieding mogelijk? 19. wat als het onderhoud van dak, gevel en/of fundatie de concessiehouder hindert in de exploitatie? vindt er dan vergoeding plaats? 20. De opleverstatus is een grote risicofactor van de casus. Het kan een dealbreaker blijken. Is een oplevering als casco (alleen beton en steen) ook mogelijk? Nee. De concessieverlener heeft een onderhoudscontract voor de liften. Deze worden opgezegd. Concessieverlener geeft geen garanties af voor de installaties. Omdat concessieverlener nog geen duidelijke bestemming heeft voor het gebouw aan het einde van de concessieperiode. Nee, u moet een positief bedrag invullen. De jaarlijkse huurvergoeding is zo hoog mogelijk en bedraagt minimaal 1 euro. Zie het antwoord op vraag 13. Nee, concessieverlener levert het gebouw met een kantoren-inbouwpakket en concessiehouder levert, aan het einde van de concessieovereenkomst, een gebouw met een woon-pakket. Concerninkoop 4/11

5 21. Veronderstel dat de gemeente (of een andere eigenaar) na tien jaar doorgaat met de exploitatie van het pand als studentenhuisvesting, wat is dan de afkoop-vergoeding voor de concessiehouder? 22. neemt de gemeente de inbouw van de concessiehouder over en zo ja, voor welk bedrag? 23. mag er een nieuwe gevel worden aangebracht? 24. mag de openbare ruimte achter de slagboom 10 jaar lang gebruikt worden voor de exploitatie? 25. Er wordt nu gesproken van een concessie termijn van maximaal tien jaar, terwijl in de selectieperiode nog werd gesproken over minimaal tien jaar. Kan dit nog steeds worden geïnterpreteerd als minimaal tien jaar? 26. Welke nutsaansluitingen zitten er in de Ravellaan 96 en welke capaciteit heeft elke aansluiting? 27. Wat als de omgevingsvergunning niet wordt verleend? Dan is concessieverlener tegelijk vergunningverlener. Gaat dan de huur wel lopen? Welke afspraken kunnen worden gemaakt over doorlooptijden? 28. In de concept consessieovereenkomst onder 4.2 staat dat de huurvoorwaarden voor de duur van de exploitatie in bijlage 6 zijn uitgewerkt. Wij nemen aan dat hiermee bijlage 4 bedoeld wordt? 29. In de concept consessieovereenkomst onder 4.2 staat dat de vergunning voor tijdelijke verhuur door de concessieverlener Er is geen afkoopvergoeding. Concessiehouder zal dus rekening moeten houden met een afschrijving binnen tien jaar. Nee. Alle inbouw vervalt aan concessieverlener aan het einde van de concessieovereenkomst. Nee, met uitzondering van ramen en kozijnen voor rekening en risico van concessiehouder. De openbare ruimte achter de slagbomen mag in het plan worden meegenomen, maar deze ruimte mag niet geëxploiteerd worden. De huurperiode is gebaseerd op een gedoogbeschikking van tien jaar. Binnen de huidige wet- en regelgeving is het mogelijk te verlengen. Echter, concessieverlener geeft geen garantie dat deze verlenging ook wordt toegekend. Het is concessieverlener niet exact duidelijk welke aansluitingen er in het gebouw aanwezig zijn. Het is alle geselecteerde partijen toegestaan hier zelf onderzoek naar te doen. De huur betalingsverplichting gaat lopen vanaf de exploitatieperiode. Alle werkzaamheden die verricht worden zonder omgevingsvergunning zijn voor rekening en risico van concessiehouder. Ja, hiermee wordt bedoeld het document dat bij de offerteaanvraag is opgenomen als bijlage 4, Concept huurovereenkomst. Echter de huurovereenkomst wordt als bijlage 6 bij de te sluiten concessieovereenkomst gevoegd. Nee, door de concessieverlener wordt geen maximale huurprijs afgegeven. Het is aan concessiehouder om zich te houden aan vingerende wet- en regelgeving. Concerninkoop 5/11

6 (gemeente Utrecht) conform de Leegstandswet voor maximaal 10 jaar zal worden aangevraagd. Wordt er door de gemeente Utrecht een maximale huurprijs afgegeven? 30. Gaat de gemeente dit object, met collectieve warmtevoorziening, aanmelden voor de warmtewet? Voor de gebruiker van een collectieve warmtevoorziening zijn er geen plichten voortvloeiende uit de warmtewet. Er is geen aanmelding vereist. 31. Hoe past de huidige onderhouds- en service partij Kropman in het hele verhaal? Er zal op dit moment een lopend onderhoudscontract zijn. Hoe gaat dit bij het aanbieden van onderhoud voor de komende 10 jaar, of blijven zij ook de regeltechnische werkzaamheden verzorgen? 32. Is er een advies van de brandweer over de bewakingsomvang van de brandmeldinstallatie. De huidige brandmeldcentrale is al op leeftijd en zal waarschijnlijk de komende 10 jaar niet uitdienen. 33. Ad Antwoord 1, NvI 2: kunnen wij van de gemeente de digitale tekeningen (in Autocad/dwg) van de plattegronden en de installaties ontvangen. De al ontvangen plattegronden in pdf zijn te onnauwkeurig om een nieuwe plattegrond op te ontwerpen. 34. Ad Antwoord 3, NvI 2: Wordt de nog op te stellen asbestinventarisatie B dan ook de asbestrapportage waar in artikel 6 Onvoorziene omstandigheden op wordt gedoeld? Graag bij het nog uit te voeren asbestonderzoek B ook de volgende belangrijke aanvullende zaken meenemen die wij op grond van praktijkervaring hebben opgedaan, namelijk het open maken van het pand tot op de gevels, onderzoek tussen de gevelelementen op aanwezigheid van asbest en een onderzoek van de kit van de ramen. 35. Ad antwoord vraag 4, NvI 2: om misverstanden te voorkomen Alle onderhoudscontracten met leveranciers worden opgezegd dus ook de overeenkomst met Kropman. De huidige brandmeldinstallatie functioneert nog goed, maar is afgeschreven. Nee, helaas zijn deze niet in bezit van concessieverlener. Concessieverlener laat zo spoedig als mogelijk een inventarisatie B uitvoeren aan de binnenzijde van het gebouw. Tevens zullen de kitvoeger nader worden onderzocht. Concessieverlener is in haar rol als eigenaar van het gebouw verantwoordelijk voor Concerninkoop 6/11

7 hebben wij de definitie van constructie er op na gekeken: de gevel behoort niet tot de constructie. Dat houdt in dat het eventueel loslaten van de gevelelementen tot het risico van de concessiehouder zou behoren. Kunt u aangeven of dit risico t.a.v. de gevel in uw ogen tot de concessiehouder behoort, en zo ja dan ontvangen wij alsnog graag het gevraagde advies t.a.v. de aangebrachte hoekprofielen. 36. Tijdens onze bezichtiging hebben wij gevraagd naar het energielabel van het pand. Dit label is kennelijk niet beschikbaar. Om beter inzicht te verkrijgen in het energieverbruik en daarmee van de kosten die wij bij de studenten in rekening moeten brengen, vragen wij u indien mogelijk inzicht verschaffen in het huidige jaarlijkse energieverbruik m.b.t. elektriciteit en de stadsverwarming? 37. In de concessieovk wordt gesproken over een ontwerp bestemmingsplan voor de locatie, graag zouden we deze ontvangen. 38. Op pagina 9 van 19 van de offerte aanvraag staat onder Kwalitatieve wensen een vreemde beschrijving van de waardering van uw beoordeling als het gaat om prijs, als we deze omschrijving volgen zou een lage huursom te betalen aan de gemeente Utrecht beter scoren, dan een hoge huursom. Lijkt me onjuist. Graag uitleg. 39. Wordt de inhoud van de concessieovereenkomst nog aangevuld of gewijzigd n.a.v. de opmerkingen / antwoorden gegeven in de diverse nota s ( 30 dec 2013, 7 jan 2014, 8 mei 2014, 23 mei 2014 en de nog te verstrekken nota n.a.v. vragenronde )? 40. In de concept concessieovereenkomst wordt bij punt 8.2 de gevelelementen. Zo heeft zij recentelijk een gevelinspectie laten uitvoeren. Indien concessiehouder veranderingen uitvoert aan de ramen en kozijnen is dit uiteraard voor eigen rekening en risico. TF: Ga ik nog achteraan. Zie reactie op vraag 1.1. Uw veronderstelling is niet juist. Voor de wensen waarin een hogere waarde beter beoordeeld wordt dan een lager waarde (bijvoorbeeld een garantietermijn) dan geldt de volgende formule: Cijfer= maximaal aantal te behalen punten betreffende wens * ( aangeboden waarde inschrijving / hoogst aangeboden waarde). In wens 5 is de volgende wens opgenomen: De jaarlijkse huurvergoeding is zo hoog mogelijk. Ja. Zie reactie op vraag 1.1. Concerninkoop 7/11

8 aangegeven dat de concessiehouder verantwoordelijk is voor het aanvragen van de omgevingsvergunning en alle andere voor de transformatie en exploitatie benodigde vergunningen, ontheffingen, vrijstellingen en goedkeuringen. Is dat dan ook van toepassing op deze aanbesteding, of heeft dit betrekking op de periode na de transformatie? De gemeente Utrecht regelt de omgevingsvergunning die het mogelijk maakt om af te wijken van het vigerende bestemmingsplan. In deze procedure wordt de ontheffing voor een hogere grenswaarde meegenomen. De omgevingsvergunning voor eventuele bouwactiviteiten en alle andere zaken die nodig zijn om het gebouw geschikt te maken voor het beoogde gebruik moeten door de initiatiefnemer van die activiteiten worden geregeld In de nota van 23 mei 2014 geeft u aan dat de installatietekeningen voor de verdiepingen aanwezig zijn, deze zouden wij graag van u ontvangen. U geeft aan dat een ondergrondse huisvuilopslag verplicht is, kunt u aangeven met welk type opslag wij rekening dienen te houden. E.a. zal aan moeten sluiten bij de wensen van de Gemeente Utrecht i.v.m. het ophalen van het afval. U geeft in de nota van 23 mei 2014 aan dat m.b.t. eis 29 de Gemeente verantwoordelijk blijft voor het casco. Geldt dit dan ook voor het onderhoud aan de fundering, gevels ( en ramen ) en het dak zoals ook vermeld staan bij deze eis 29? In artikel 8.1 van de huurvoorwaarde worden deze namelijk uitgesloten en wordt aangegeven dat dit voor rekening van de Concessieverlener is. In uw offerteaanvraag geeft u aan op pagina 7 van 19 onder 2.4 dat de inschrijving voor genoemde datum en tijdstip ingediend moeten zijn. Nu is duidelijk dat de uiterste inleverdatum 9 juli De installatietekeningen zijn bij deze NvI toegevoegd (Bijlage 2, NvI 3). Pieter, kun jij deze beantwoorden? Artikel 8.1 geeft aan dat de gemeente Utrecht (concessieverlener) verantwoordelijk is voor het casco. De uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen is woensdag 9 juli, uur. Indien u uw inschrijving persoonlijk inlevert, hoeft u geen afspraak te maken met dhr Wolterink. In dat geval dient u uw inschrijving in bij Gemeente Utrecht, Concerninkoop, Vliegend Hertlaan 1-11; kamer 5.213, 3526 KT Utrecht Concerninkoop 8/11

9 2014 is, maar is er dan ook een tijd aangegeven en is het van belang om bij persoonlijk afgeven bij dhr Wolterink daarvoor een afspraak te maken? U dient uw inschrijving, inclusief alle gevraagde documenten (zie Checklist, bijlage 1), schriftelijk in tweevoud in. Eén compleet exemplaar dient u losbladig, A4-formaat en zonder tabbladen in. Moeten we geen digitale versie inleveren? Graag zouden wij de huidige onderhoudscontracten willen ontvangen ( lift, installaties etc ) Graag zouden wij energetische berekening ( EPA ) van het huidige gebouw ontvangen. Blijft de huidige raambekleding ( lamellen ) achter in het gebouw? Wat zijn de afgelopen jaren de stookkosten geweest? Dat wat in bijlage 8 staat vermeld? Welke Gemeentelijke belastingen worden direct bij de bewoner / huurder in rekening gebracht, en welke worden bij de concessiehouder in rekening gebracht? Zorgt de Gemeente voor een veilige afscherming t.p.v. de aanwezige keerwand na het verwijderen van de nood- / bijgebouwen. Na verwijderen ontstaat er namelijk een situatie dat je vanaf open terrein t.p.v. de keerwand naar beneden kunt vallen. Graag ontvangen wij de demarcatietekening van de buitenruimte, waarop is aangegeven welke onderdelen behoren tot het groen Ja, bij nader inzien is het toch wenselijk om ook een digitale versie van uw inschrijving op USB-stick bij te voegen. Concessieverlener zegt alle lopende contracten op, dit heeft dus geen enkele waarde voor concessiehouder. Vraag ik na TF ja Zie vraag 36 Zoals in huidige wet- en regelgeving is vastgelegd. Staat (nog) niet gepland. Concessieverlener gaat dit verder onderzoeken. In een separate bijlage (Bijlage 2, NvI 3) treft u de tekening van de huidige situatie die u kunt gebruiken als basis voor uw inschrijving. Concerninkoop 9/11

10 beheer. ( wat hoort bij Ravellaan 96 ) Concerninkoop 10/11

11 De vragen en de daarop gegeven antwoorden (deze Nota van Inlichtingen) dient te worden beschouwd als een integraal onderdeel van de offerteaanvraag. Let op: De uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen is woensdag 9 juli, uur. Naast uw fysieke inschrijving voegt u ook een digitale versie van uw inschrijving op USB-stick bij uw inschrijving bij. Concerninkoop 11/11