tijdschrift voor bibliotheek & archief

Transcriptie

1 tijdschrift voor bibliotheek & archief themanummer collecties Rondetafel over de stand van zaken omtrent e-boeken Een collectieplan, wat doe je ermee? De Koninklijke Bibliotheek van België: collectievorming Elektronische stadspublicaties: bewaren en toegankelijk maken

2 Betere kosteneffectiviteit ebooks on EBSCOhost biedt een betaalbare manier om kwaliteitstitels aan uw collectie toe te voegen; u betaalt geen mark-up of extra kosten voor toegang en onderhoud. Flexibelere aanschafmogelijkheden Naast de mogelijkheden voor aanschaf voor één of meerdere gebruikers kunt u ook e-bookcollecties op abonnementsbasis afnemen met toegang voor een onbeperkt aantal gebruikers. Meer onderwerpcollecties om aan de wensen van uw organisatie tegemoet te komen Vind de perfecte onderwerpspecifieke titels voor uw organisatie of kies passende collecties of abonnementspakketten. Betere ondersteuning voor versimpeld collectiebeheer Creëer en beheer uw e-bookcollectie met de EBSCOhost Collection Manager hierin zoekt u titels, bekijkt u pakketten, maakt u lijsten voor Patron Driven Acquisition, stelt u uw aankooppreferenties in en meer. Bezoek voor meer informatie onze website of neem contact op met Kaatje De Moor kdemoor@ebsco.com - telefoon:

3 editoriaal Terugkeer naar de collectie VERANTWOORDELUKE UITGEVER Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx REDACTIE Klaartje Brits, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Ann De Meulemeester, Ingrid De Pourcq, Noël Geirnaert, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye VRIJWILLIGER Inez Janssens REDACTIEADRES VVBAD META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels LAY-OUT Marc Engels DRUK EVM META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op Bruno Vermeeren, coördinator Ruim een jaar geleden bracht LOCUS een beeldengroep samen. Geen marmer, maar mensen van vlees en bloed die drie dagen lang discussieerden over de bibliotheek van de toekomst. Er werd gepraat over de bibliotheek als ontmoetingsplek, als knooppunt binnen een netwerk van lokale organisaties, over de gebruikers als mede-eigenaars, maar het duurde lang, ergerlijk lang voor de collectie in beeld kwam. Nochtans, zonder collectie hebben we misschien een theater, een café, een jeugdhuis of een cultureel centrum, maar geen bibliotheek. Ook al stellen we vandaag gelukkig de gebruiker centraal, over die collectie valt wel een en ander te zeggen. Wat betekent het bijvoorbeeld als niet de bibliothecaris maar de auteur of de uitgever bepaalt wat er op het rek mag staan? En wat als onze basisdienst waar elke burger terecht kan, systematisch leengeld gaat vragen op boeken? Vijf euro bijvoorbeeld voor drie titels? Waar ligt dan de grens tussen uitlenen en verhuren? De vragen zijn actueel nu Bibnet onder meer met een uitgebreide sessie op Informatie aan Zee een model voor het uitlenen van e-boeken in Vlaanderen lanceert. Dat model is een verdienstelijke eerste stap, maar we zijn nog veraf van de principes voor het e-lenen die IFLA deze zomer in Singapore presenteerde. Bibliotheken en hun gebruikers verwachten, zo stelt IFLA in de preambule, om een e-boek te kunnen verwerven en gebruiken zoals ze een gedrukt boek kunnen verwerven en gebruiken. Dat houdt onder meer in, stelt het eerste principe, dat bibliotheken om het even welk commercieel beschikbaar e-boek moeten kunnen verwerven, via licentie of via aankoop. Daar zijn we dus nog lang niet. Het is niet de enige discussie rond collecties. De VVBAD lanceerde de voorbije maand haar besparingsmonitor. Deze barometer staat op zwaar weer. Er wordt in vele gemeenten stevig bezuinigd: op personeel, werking en collectie. Bibliotheken zullen zich moeten bewijzen en de uitleencijfers zijn daarin een voor de hand liggend element. Gaan we met geslonken budgetten volop voor de commerciële aanpak? Voeren we het retailconcept in en vullen de rekken met de top-60? Of zien we de opdracht van de bibliotheek toch breder, zoals de Vlaamse Auteursvereniging en het Fonds voor de Letteren graag zouden zien? Geven we een gezamenlijk antwoord op deze principiële vragen, of is het elk voor zich, zoals we al zo lang gewoon zijn? Hier en daar wordt schuchter aan afstemming en coördinatie gewerkt, bij openbare bibliotheken, maar ook bij erfgoedbibliotheken en bij wetenschappelijke instellingen. Bij die laatste groep leidde duidelijke afspraken rond aankopen en bewaren tot meetbare besparingen. Een voorbeeld dat navolging verdient? De gebruiker staat centraal, maar over de collectie zijn we nog lang niet uitgepraat, ook niet met dit themanummer van META. ISSN X META

4

5 inhoud META 2013/7 Jaargang 89 - oktober Editoriaal Terugkeer naar de collectie 4 Nieuws 8 Artikel Een collectieplan: wat doe je ermee? Hendrik Ollivier 12 Interview Rondetafel e-boeken Julie Hendrickx en Inez Janssen 19 Artikel De openbare bibliotheek als marktcorrigerende factor: waarheid of wens? Julie Hendrickx 38 Trend Archiefportalen Eddy Put 39 Uitgepakt METS in je digitale bibliotheek Henk Vanstappen 40 Essay Collectievorming in de Koninklijke Bibliotheek van België Bart Op de Beeck 43 Column Over het slopen van heilige huisjes Noël Geirnaert 23 Artikel Twee Brusselse bibliotheken, één gemeenschappelijk collectiebeleid Bram Bresseleer en Karen Colpaert 25 Artikel Rationeel collectiemanagement en Delphi Katrien Vanderheyden 28 Signalement IFLA Etalage Faculteitsbibliotheek Ingenieurswetenschappen en Architectuur 31 Inzet Veerle Kerstens 32 Over de schutting Mediawijs.be Sanne Hermans 34 Artikel Elektronische stadspublicaties: bewaren en toegankelijk maken Greta De Schepper Het citaat 44 De Vraag Waarom verzamelen museumbibliotheken catalogi? Ingrid De Pourcq 45 Het cijfer Het plan 46 Kroniek Cultuurforum 2013 SISLink 2013 ELAG 2013 Verslag van een bezoek aan een zusterbibliotheek 50 Reactie 51 Personalia 52 Recensies Toepassing 45 Zo gespeeld Annelies Van den Bussche 55 Activiteiten 36 Artikel Beschrijven op collectieniveau met Cometa David Coppoolse 56 Uitzicht META

6 nieuws Archief Oude Sint-Lucasgilde op Topstukkenlijst Het Archief van de Oude Sint-Lucasgilde en van de Oud Koninklijke Academie van Antwerpen omvat het volledige archief, zoals het in de schoot van deze vereniging is overgeleverd, en later opgegaan in de vroege archieven van de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten in Antwerpen. De bijzondere waarde voor het collectieve geheugen bestaat erin dat het gezamenlijke Sint-Lucasarchief in zijn specifieke geledingen een exclusieve herinnering vormt aan zowel de leden van de gilde (schilders, glazenmakers, klavecimbelmakers en andere ambachtslui), en de leden van de rederijkerskamers, als aan de instellingen op zich. Het archief vormt een blijvende schakel voor de geschiedschrijving van de Vlaamse kunstambachten en het theatergebeuren van de 15e tot het einde van 18e eeuw. De ijkwaarde schuilt in de vooraanstaande rol van Antwerpen op cultuur en handelsvlak zodat een studie van de Antwerpse Sint-Lucasgilde ontsluitend kan zijn voor andere steden in de Zuidelijke Nederlanden. Het volledige archief wordt bewaard in de campusbibliotheek Mutsaard van de Artesis Hogeschool in Antwerpen. (TVH) Verzamelt uw instelling PMD? Het materialendecreet en uitvoeringsbesluit VLAREMA bepalen onder andere dat bedrijven hun afval moeten sorteren. Sinds 1 juli 2013 is PMD (wat staat voor Plastic flessen en flacons, Metalen verpakkingen en Drankkartons ) hieraan toegevoegd als selectief in te zamelen fractie. Wat voor huishoudens ondertussen vanzelfsprekend is, wordt nu dus ook doorgetrokken naar alle bedrijven en ondernemingen in het Vlaams Gewest. Deze verplichte inzamelplicht roept bij heel wat ondernemingen vragen op. Om hieraan tegemoet te komen, werkt Fost Plus (dit is de door de gewesten erkende VZW die zorgt voor de promotie, de coördinatie en de financiering van het selectief inzamelen, sorteren en recycleren van huishoudelijk verpakkingsafval in België) projecten uit om het buitenshuis sorteren te stimuleren en te implementeren. Zo zijn er reeds samenwerkingen opgestart met Universiteit Hasselt en KHLim. Er wordt voor diverse sectoren/bedrijven een aanpak op maat uitgewerkt (bijvoorbeeld het ontwikkelen van communicatiemateriaal aangepast aan de context) om op die manier de mensen aan te zetten tot het correct sorteren van hun (PMD-)afval. Omdat de nieuwe verplichting met betrekking tot de PMD-inzameling ook geldt voor bibliotheken, archiefen documentatie-instellingen, willen we graag inzicht krijgen in jullie behoeften op dit vlak. Een vragenlijst zal binnenkort worden verspreid (via ) door de VVBAD om ons hier meer informatie over te verschaffen. Hoe beter we de behoeften kennen, hoe beter we een project hierop kunnen afstemmen. Jullie deelname aan deze vragenlijst zal erg worden gewaardeerd. 4 META

7 nieuws Besparingsmonitor bibliotheek en archief Resultaten van de bevraging over de besparingen die de VVBAD in de zomer organiseerde 0% 25% 50% 75% 100% Wie bespaart? 51% 72% Waarop? WERKING COLLECTIE INVESTERING PERSONEEL statutair 24% 16% contractueel 20% 24% 30% 28% 40% 46% 44% 54% 52% Personeelsbestand verminderd op t.o.v Instellingen die statutaire, resp. contractuele personeelsleden niet vervangen bij uitdiensttreding Bibliotheken Archieven * Aandeel van * de getroffen instellingen dat zwaar (meer dan 10%) moet besparen Toekomst? Wie bespaart in de toekomst? (Instellingen die al zicht hebben op het budget 2014) 69% 100% Waarom? Slechte financiële situatie van vele steden en gemeenten. Lokale besturen worden verplicht te werken met een meerjarenplanning en een budget in evenwicht. Het decreet Lokaal Cultuurbeleid en het Archiefdecreet bieden onvoldoende bescherming. META

8 nieuws Impala: uitdaging en vernieuwingen Recent werden er enkele vernieuwingen aangebracht aan Impala. Vele bibliotheektypes gebruiken Impala voor het interbibliothecair leenverkeer (IBL): openbare en wetenschappelijke bibliotheken, documentatiecentra, bedrijven,... Al deze bibliotheken werken bovendien met verschillende bibliotheeksystemen. Impala houdt rekening met deze diversiteit en dat is een uitdaging. Een eerste vernieuwing vereenvoudigt het zoeken naar geschikte leveranciers. De bibliotheekmedewerkers dienen IBLaanvragen in via gekoppelde publiekscatalogi. Voordien toonde het Impalabestelscherm enkel een lijst van mogelijke leveranciers, zonder rekening te houden met de beschikbaarheid van het gezochte werk. In die lijst staan ook leveranciers die het werk slechts tijdelijk of nooit voor leen aanbieden. Nu kan Impala de beschikbaarheidsinformatie uit de catalogi van de leveranciers weergeven, zodat de aanvraag meteen kan geplaatst worden bij de meest geschikte leveranciers. Het gaat echter om een momentopname bij het indienen van de aanvraag. Nadien blijven de gekozen leveranciers ongewijzigd. Naast al het voorgaande bieden enkele kleinere aanpassingen een meerwaarde voor het algemene beheer in Impala. Het gaat dan om het invoeren van meerdere sluitingsperiodes tegelijk en het opnieuw lanceren van oude of mislukte aanvragen. Met uw vragen kunt u terecht bij: Renke. Saerens@uantwerpen.be Call for papers: Sharp 2014 De Vlaamse Werkgroep Boekgeschiedenis organiseert volgend jaar, in samenwerking met de Universiteit Antwerpen en verschillende andere partners, het jaarlijkse internationale congres van de Society for the History of Authorship, Reading and Publishing. Het SHARP-congres is het grootste boekhistorische congres ter wereld en vindt plaats van 17 tot 21 september Er is een call for papers die je kan vinden op de website: sharp2014.be. In een eerste projectfase (augustus - november 2013) zal projectmedewerker Tuur Van Hove van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek de periodieke publicaties uit WO I inventariseren. Per reeks worden enkele fysieke parameters bepaald, zoals de volledigheid van de reeks, het aantal beschikbare edities, de omvang in pagina s, de paginagrootte, etc. Ook de staat van het materiaal en de verpakking wordt in kaart gebracht. Om dubbel werk te vermijden wordt de overlap tussen de collecties en met andere digitaliseringsiniatieven bepaald. Op basis van de analyse wordt een prioriteitenlijst opgesteld van te digitaliseren publicaties en een lastenboek dat dient om de digitalisering uit te besteden aan een of meerdere firma s. Er wordt voorlopig uitgegaan van 70 à pagina s te digitaliseren kranten. Meer informatie over het project vindt u in het activiteitenoverzicht op de website van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. Vlaamse Erfgoedbibliotheek Vanuit Impala kunnen nu ook pakketten verzonden en opgevolgd worden. Impala is hiervoor een partnerschap aangegaan met bpost, maar het systeem kan ook worden gebruikt voor andere verzendopties. Bibliotheken kunnen deze dienst gratis activeren, en kunnen via Impala verzendlabels afdrukken en pakketjes opvolgen via de Track & Trace van bpost. De facturatie van de verzendingskosten wordt mee opgenomen in de facturen die Impala per kwartaal opmaakt. In het najaar wordt een pilootproject gestart. Nadien kan de service worden uitgebreid naar andere Impala bibliotheken. Een derde vernieuwing maakt het mogelijk om in Impala instructies op maat te tonen voor de IBL-medewerkers. Dat kan bijvoorbeeld een link zijn naar de catalogus van de leverende instelling, een website of een specifieke webpagina met interne afspraken voor IBL. Het kunnen ook instructies zijn die getoond worden gebaseerd op de richtlijnen in de licentieovereenkomst voor deze specifieke publicatie en die in het Electronic Resource Management (ERM) systeem van de instelling te vinden zijn. Dit laatste gebeurt nu aan de Universiteit Antwerpen. Digitalisering van Belgische kranten uit Wereldoorlog I Door de herdenking van de Eerste Wereldoorlog is er een hernieuwde belangstelling voor nieuwsbladen uit deze belangrijke periode. Dankzij een project van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) wordt nu een grootschalige digitalisering van periodieke publicaties (met name kranten) uit de periode gerealiseerd. Met dit project zet het VIAA een eerste stap om naast het audiovisueel erfgoed ook het papieren erfgoed duurzaam te bewaren en digitaal toegankelijk te maken. Het project is een samenwerking tussen het Vlaams Instituut voor Archivering, de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, FARO, PACKED, de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de Universiteitsbibliotheken van Gent en Leuven, de Provinciale Bibliotheek Limburg, de archiefinstellingen ADVN, Amsab, AMVB, KADOC en het Liberaal Archief, en het Memorial Museum Passchendaele Neem deel aan veldstudie Mediawijsheid Biedt uw organisatie toegang tot bepaalde media? Kunnen mensen bij uw organisatie terecht om zelf media te maken? Biedt u vormingen, lezingen of studiedagen rond één of meerdere aspecten van mediawijsheid aan? Ontwikkelt u mediawijze lespakketten of brochures? Of leert u mensen kritisch omgaan met media-inhouden? Mediawijs.be neemt uw organisatie graag op in de nieuwe veldtekening. Het mediawijsheidsveld is een breed veld van actoren verspreid over verschillende sectoren en beleidsterreinen. Uit de meest recente veldtekening van de sector blijkt dat heel wat actoren in Vlaanderen zich inzetten om kinderen, jongeren en volwassenen op tal van manieren mediawijs te maken. Mediawijs.be beoogt, samen met consortiumpartner CEMESO (VUB), de in 2012 uitgevoerde veldtekening verder uit te breiden en te actualiseren. Het doel is om alle actoren in Vlaanderen zowel koepels, expertiseorganisaties als lokale spelers die zich 6 META

9 nieuws inzetten voor het stimuleren van een of meerdere aspecten van mediawijsheid in de samenleving, in kaart te brengen. Met mediawijsheid wordt bedoeld: het geheel van kennis, vaardigheden en attitudes waarmee mensen zich bewust, kritisch en actief kunnen bewegen in een gemediatiseerde samenleving. De inbreng van de gegevens van alle organisaties en initiatieven zijn enorm belangrijk. Door het invullen van deze vragenlijst werkt u niet alleen mee aan een uitgebreide veldbeschrijving, maar krijgt u ook de kans om uw organisatie op de website van Mediawijs.be in de schijnwerpers te zetten. De gegevens zullen nadien (gedeeltelijk) weergegeven worden via een online interactieve kaart op de website van Mediawijs.be, waarbij men gericht kan zoeken op mediawijze organisaties, hun aanbod en projecten. De actuele veldtekening kan u vanaf januari 2014 op de website van Mediawijs.be raadplegen. Meertalige databank met archiefterminologie De International Council on Archives (ICA) lanceerde zopas een databank waarin u de terminologie en concepten uit de archivistiek kunt opzoeken in meerdere talen ( Deze databank dient als dynamic, collaborative, cross-referential dictionary and index of archival concepts and terminology as expressed through different languages, cultures, and ways of thinking about records. Simpeler gezegd: een vertaalwoordenboek voor archivarissen. Dé oplossing wanneer u zich ooit eens zou afvragen: Hoe zeg je archiefvormer in het Engels, Frans of Chinees?. Of wanneer u wakker ligt van de vertaling van archieffonds in het Catalaans. Voor archivarissen die een reis naar India plannen, is dit Punjabi voor archiefstuk : IFLA-bibliotheek online IFLA lanceerde in augustus de IFLA Library ( een verzamelplaats voor papers gepresenteerd tijdens het IFLA-congres. In de toekomst zullen ook andere IFLA-publicaties hun weg vinden naar de site. Meer dan 160 papers zijn reeds beschikbaar. Ook kan je er tal van presentaties bekijken die op het IFLA-congres in Signapore gegeven werden. In lijn met IFLA s openaccessbeleid zijn aan alle papers een Creative Commons Attribution 3.0 Unported-licentie toegewezen. Deze licentie maakt het mogelijk om kopieën zo breed mogelijk te verspreiden. (TVH) Praktische informatie Het invullen van de vragenlijst zal slechts 15 minuten in beslag nemen. De antwoorden worden tegen uiterlijk 31 oktober verwacht. Meer informatie met betrekking tot deze studie, vragenlijst en online kaart vindt u hier: nieuws/nieuwe-veldstudie-mediawijsheid Bart De Nil, FARO Wauw, hier leest men boeken In september verscheen het boek Wauw, hier leest men boeken. Inspiratiegids voor bibliotheek en boekhandel, van de hand van Bruno Verbergt, Lieselotte De Snijder en Danie De Saedeleer. 125 bibliotheken schreven al in voor bezoekersonderzoek Eind 2013 wordt in samenwerking met Universiteit Antwerpen (o.l.v. prof. dr. Annick Schramme, binnen de richting Cultuurmanagement) en met de ondersteuning van LOCUS en de VVBAD een grootschalig gebruikersonderzoek voor bibliotheken georganiseerd. Voor het eerst zullen hierbij bezoekers, niet-bezoekers en afhakers bevraagd worden. U kan uw deelname aan het onderzoek nu al bevestigen via de website, of bijkomende vragen stellen via het contactformulier. Al 125 bibliotheken schreven zich in. Dankzij de vele inschrijvingen kon de prijs voor filialen al gevoelig verlaagd worden. Om representatieve cijfergegevens te bekomen is het belangrijk dat zoveel mogelijk instellingen meedoen. Het boek moet het opnemen tegen allerlei spectaculaire vrijetijdsbestedingen en ook de stijgende populariteit van digitale boeken en online verkoop betekent extra concurrentie voor bibliotheek en boekhandel. Toch zijn het boeiende en kansrijke tijden voor bibliothecarissen en boekverkopers die van de platgetreden paden willen treden, vinden de auteurs. Er zijn immers nog steeds genoeg boekenliefhebbers, alleen willen ze op een andere manier aangesproken worden: ze willen meer inspraak en verwachten al is het onbewust niets minder dan een onvergetelijke belevenis. Het boek vormt de aanleiding voor de gelijknamige workshop die de Universiteit Antwerpen en de VVBAD samen met Lannoo Campus organiseren op 9 oktober. De VVBAD schenkt u i.s.m. Uitgeverij Lannoo 20% korting* bij aankoop van dit boek. In plaats van 24,99 betaalt u 19,99. De korting wordt verrekend nadat u het boek hebt toegevoegd aan uw winkelmandje. Surf hiervoor naar Betalen kan online of via eenvoudige overschrijving. * De korting: (1) is enkel geldig via de webshop van de uitgeverij; (2) wordt verrekend nadat u het boek in de webshop hebt toegevoegd aan je winkelmandje; (3) geldt enkel indien u gebruik maakt van bovenstaande actie-url en dit (4) zolang de voorraad strekt. META

10 artikel Een collectieplan: wat doe je ermee? Hendrik Ollivier, Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis Misschien zijn er collega s die meteen de wenkbrauwen fronsen en een diepe zucht slaken: nog maar eens een plan. Beleidsplannen, calamiteitenplannen aan plannen hebben we niet meteen een gebrek. Directies klagen, niet onterecht, dat ze meer en meer gebukt gaan onder een ware plannenlast. Toch mag je deze bijdrage zien als een klein pleidooi om er nog eentje bij te nemen, vanuit de ervaring dat plannen niet zozeer een administratieve rompslomp zijn, maar veeleer een nuttig instrument voor een beter beheer. Deze bijdrage wordt echter geen handleiding voor het opstellen van een collectieplan. Ik heb ook niet de pretentie om te spreken van een best practice. Het is eerder een schets van hoe en waarom Amsab-ISG een collectieplan opgesteld heeft, en waar we ermee naartoe willen. Nood aan een goed overzicht Het begrip collectieplan werd een vijftal jaar geleden bij Amsab-ISG geïntroduceerd toen we het besluit namen om een goed en gestructureerd overzicht te maken van de collectie. Hiervoor waren meerdere redenen. Vooreerst wilden we een goed overzicht voor onszelf, om makkelijker hiaten in de collectie op te sporen, maar vooral ook om een accurater beeld te hebben van de graad van verwerking. Bovendien wilden we ook aan het publiek duidelijk maken welke archieven of collecties in Amsab-ISG worden bewaard. Dit laatste voor een deel ingegeven vanuit een frustratie van onze eigen onderzoekers, die soms jarenlang tevergeefs zochten naar archieven in buitenlandse instellingen, om dan later vast te stellen dat ze er bij wijze van spreken bovenop hadden gezeten, zonder het weten. Uiteraard waren er voordien al toegangen tot de collectie, onder de vorm van catalogi, inventarissen, plaatsingslijsten enz. Deze toegangen dekken echter niet de volledige collectie. Er is een achterstand in de verwerking en, hoe hard we ook ons best doen, die achterstand zal nooit helemaal weggewerkt zijn. Met het collectieplan willen we ook een zicht bieden op dat deel van 8 META

11 artikel de collectie dat nog niet verwerkt is. AANWINSTENregistratie Naast de catalogi maken we sinds jaar en dag gebruik van een andere tool, die een gedetailleerd zicht biedt op alles wat in Amsab-ISG binnenkomt, met name de aanwinstenregistratie. Vanaf het begin van de jaren negentig maken we daarbij gebruik van een geautomatiseerd systeem. Na eerst met Asksam en Access te hebben gewerkt, werken we sinds 2006 met de module archief inschrijvingen van Adlib. Met de data van de aanwinstenregistratie werd het collectieoverzicht opgebouwd en wordt het ook permanent aangevuld. De aanwinstenregistratie is op de eerste plaats een instrument voor een goed beheer van de collectie en bedoeld voor intern gebruik. Ze biedt ons een accuraat beeld van alles wat in Amsab-ISG binnenkomt en bijgevolg ook van alles wat zich in Amsab-ISG bevindt. Elke aanwinst krijgt een uniek nummer (bijv. S/2013/144), een titel (aanwinst van naam organisatie of persoon, bron van de aanwinst) en voor zover mogelijk een korte inhoudelijke en formele beschrijving. Bij de formele beschrijving wordt onder meer aangegeven of het archief, bibliotheek of museale stukken betreft. Voorts bevat de beschrijving een datering (van jaartal tot jaartal) en een aanduiding van de omvang. Daarnaast worden ook administratieve gegevens genoteerd betreffende de herkomst (bron, contactpersoon). Er wordt genoteerd waar het materiaal wordt opgeslagen. Deze gegevens moeten ervoor zorgen dat we op zijn minst weten wat er is, waar het vandaan komt en waar het wordt bewaard. Voorts laat de aanwinstenregistratie toe relaties te leggen met andere schenkingen (is deel van, is aanvulling van enz.), een eerste aanduiding te geven van de toestand, een inschatting te maken van het belang van de aanwinst, prioriteiten aan te geven voor de verwerking, de graad van verwerking bij te houden enz. Van AANWINSTENregistratie naar collectieoverzicht Je kunt je natuurlijk afvragen waarom er nog nood is aan een collectieoverzicht als de aanwinstenregistratie al een gedetailleerd beeld geeft van alles wat in Amsab-ISG wordt bewaard. Zoals reeds aangegeven was het van meet af aan onze bedoeling om het collectieplan voor het publiek toegankelijk te maken. De aanwinstenregistratie is daar niet meteen voor geschikt. Ze bevat een aantal administratieve en logistieke gegevens die voor het publiek niet interessant zijn, al zouden die er in een publieksversie eventueel uitgefilterd kunnen worden. Er zijn echter nog andere redenen. De aanwinstenregistratie biedt vooreerst geen hiërarchische structuur: de aanwinsten worden chronologisch geregistreerd, in de volgorde van binnenkomst. Het collectieplan is wel hiërarchisch opgebouwd. De structuur ervan werd ontleend aan de grote lijnen van ons verzamelgebied, zoals het gedefinieerd wordt in onze missie. Hierover verder meer. Bovendien zijn de aanwinsten ook erg ongelijk naar belang en omvang. Soms betreft het alleen een paar boeken of brochures, een handvol foto s, een enkele vlag. Al deze losse stukken opnemen in een overzicht zou ons veel te ver leiden. Ten slotte is er nog een andere belangrijke reden. Een entiteit in de aanwinsten wordt niet altijd een identieke entiteit in het collectieoverzicht. Concreet: een aanwinst kan opgesplitst worden in verschillende archieffondsen, of een onderdeel worden van verschillende archieffondsen, en omgekeerd kan een archieffonds samengesteld worden uit verschillende schenkingen. Bij verenigingsarchieven is dit veeleer regel dan uitzondering. 1 Voorbeeld van een archief zoals het is opgenomen in het collectieplan. Harmonie De Volksvrienden ( ) / nr. 370 S/1996/127 ( ) (VL - BIB) - B 092 e-f nr. 370 S/1996/056 ( ) opgenomen in nr. 370 S/2003/026 ( ) opgenomen in nr. 370 S/2004/011 ( ) opgenomen in nr. 370 Het betreft een klein archief (zes archiefdozen), relatief eenvoudig samengesteld uit vier schenkingen, afkomstig van vier verschillende personen. Schenking S/1996/127 bevatte ook vlaggen en bibliotheekmateriaal (VL BIB). Naast de titel wordt de datering aangegeven (tussen haakjes) en vervolgens het nummer van de inventaris. Voorts is er een plaatskenmerk (B 092 e-f) en een aanduiding van de omvang (zes archiefdozen). Van intern werkinstrument naar publieksinstrument Het collectieplan wordt al een paar jaar intern gebruikt, vanaf dit najaar zal het online raadpleegbaar zijn. Tussen het intern collectieplan en het extern collectieplan zijn evenwel nog enkele verschillen. Informatie die voor het publiek niet relevant is, wordt niet getoond. In het extern collectieplan is bijvoorbeeld niet zichtbaar uit welke schenkingen een archief werd (weder) samengesteld. Ook plaatskenmerken worden weggelaten. Een aantal andere gegevens worden vereenvoudigd. Voor de graad van verwerking of ontsluiting bijvoorbeeld worden intern zes verschillende codes gebruikt, in de publieksversie wordt eenvoudigweg aangegeven of een archief raadpleegbaar is of (voorlopig) niet raadpleegbaar. Als het archief is opgenomen in de catalogus, als er een inventaris of plaatsingslijst is, wordt vanuit het overzicht een link gelegd naar de betreffende toegang. Er wordt ook aangegeven of het archief, bibliotheek en/of museumstukken betreft. Ten slotte wordt ook de omvang van het archief of de collectie aangegeven. Het intern collectieoverzicht is een Word-document. Voor de publiekskant wordt een webpagina aangemaakt. We overwegen om er eventueel ook een echte databank van te maken en hiervoor Cometa te gebruiken. Een plan of een plan? Tot nog toe hadden we het over collectieplan in de betekenis van overzicht. Je kan een collectieplan ook bekijken in de betekenis van plannen, een beleid uitstippelen. Waar de term collectieplan bij Amsab-ISG voor het eerst gebruikt werd in de betekenis van overzicht, zijn we in de praktijk al veel langer bezig met het plannen van de collectie. Van bij de stichting van Amsab-ISG, toen nog A.M.S.A.B (Archief en Museum van de Socialistische Arbeidersbeweging), was collectievorming een bewust en arbeidsintensief onderdeel van de werking. Een korte terugblik zal dit duidelijk maken. A.M.S.A.B werd in 1980 opgericht om een hiaat in het archieflandschap te vullen. Archieven van intermediaire structuren (politieke partijen, vakbonden, verenigingen tout court) vonden geen onderkomen in de publiekrechtelijke archieven, deels omdat die dat niet als hun taak zagen, deels omdat politieke partijen of vakbonden ook niet erg geneigd waren om hun archieven aan een openbare instelling toe te vertrouwen. Aan de andere kant groeide sinds de jaren zestig de wetenschappelijke belangstelling voor deze intermediaire structuren, ook bij historici. Door de META

12 artikel verwaarlozing van archieven dreigden de bronnen voor wetenschappelijk onderzoek echter definitief verloren te gaan. Vanuit deze bekommernis, op initiatief van de wetenschappelijke wereld, werden A.M.S.A.B, en in dezelfde periode ook KADOC, ADVN en het Liberaal Archief, opgericht. Het verzamelgebied was duidelijk verdeeld en goed afgebakend, zowel tussen de privaatrechtelijke archieven en de publiekrechtelijke archieven, als tussen de privaatrechtelijke archieven onderling. Een verzamelbeleid vanuit een missie Na een tiental jaar kwamen ook andere organisaties, meestal behorend tot de zogenaamde nieuwe sociale bewegingen, met hun archieven aankloppen bij A.M.S.A.B. We gingen graag op het aanbod in. Deze organisaties lieten zich echter niet opdelen volgens de oude zuilen. Daarom werden onze oorspronkelijke doelstellingen herbekeken, werd het verzameldomein uitgebreid, werden de statuten aangepast en werd uiteindelijk ook de naam veranderd: A.M.S.A.B werd Instituut voor Sociale Geschiedenis. Omwille van de naambekendheid werd het letterwoord evenwel behouden. Sedertdien was het verzameldomein voortdurend onderwerp van reflectie. Met de introductie van de beleidsplanning nam de afbakening van het verzameldomein een centrale plaats in onze missie in. In het huidige beleidsplan wordt onze missie als volgt gedefinieerd: Amsab- ISG is het erfgoedcentrum van sociaal, humanitair en ecologisch geëngageerde bewegingen. Amsab-ISG verzamelt en bewaart het roerend en immaterieel erfgoed over diverse thema s zoals arbeid, socialisme, communisme, sociale emancipatie, armoede, ecologie, Noord-Zuid, migratie, mensenrechten, gender, holebi, vrede en vrijzinnigheid. Deze omschrijving, met de hoofdlijnen en de onderliggende thema s, vormt de structuur van het collectieoverzicht. Dit betekent niet dat het bepalen van ons verzameldomein louter vanuit Amsab- ISG zelf komt. Voor een stuk wordt het ook receptief ingevuld. Het komt tot stand in interactie met archiefvormers, die uiteindelijk het laatste woord hebben als het erop aankomt te bepalen waar ze hun archieven in bewaring geven. Bovendien gaat ook een andere factor meer en meer meespelen. Sinds de periode waarin Amsab-ISG werd opgericht, is het archieflandschap grondig veranderd. Er zijn niet alleen archieven bijgekomen, openbare archieven stellen zich ook open voor archieven die niet noodzakelijk van openbare besturen komen. Het archieflandschap is verdicht, er zijn onderlinge overlappingen. Eerder dan te proberen elkaar vliegen af te snoepen lijkt het ons noodzakelijk zoveel mogelijk te overleggen, afspraken te maken, taken te verdelen. Goed doordachte en uitgewerkte collectieplannen kunnen daarbij helpen. Ze kunnen een eerste en wellicht noodzakelijke stap zijn in de richting van een collectieplan Vlaanderen. Een multifunctioneel werkinstrument Een collectieplan, opgevat als collectiebeleidsplan, speelt dus een belangrijke rol in het verzamelbeleid van een instelling. Niet alleen voor de acquisitie, maar evengoed voor het afstoten van collecties. Behalve voor de verzamelpolitiek kan het collectieplan nog een veel ruimere rol spelen in het collectiebeleid. In het huidig beleidsplan van Amsab-ISG zijn vier van de zeven strategische doelstellingen rechtstreeks ontleend aan het collectiebeleid, geënt op de vier voornaamste activiteiten die gepaard gaan met een collectiebeheer: het verzamelen, het ontsluiten, het bewaren en het gebruiken. Over het verzamelen hadden we het al uitgebreid, voor het ontsluiten van de collectie is een goed collectieplan minstens even belangrijk. Vanuit een goed overzicht is het gemakkelijker om prioriteiten te leggen en kunnen beslissingen genomen worden aangaande de diepgang van ontsluiting van de verschillende onderdelen. Ook de manier waarop toegangen gemaakt worden is onderdeel van een collectieplan. Met het maken van papieren inventarissen of plaatsingslijsten kunnen we in dit digitale tijdperk niet meer tevreden zijn. Alle ontsluitingsinstrumenten moeten online, het liefst wordt gewerkt met een digitale catalogus. Amsab-ISG werkt sedert enkele jaren met de invoermodules van Adlib (archief, bibliotheek en museum) voor het voeden van de digitale catalogus. Het gebruik van de drie verschillende modules maakt dat de beschrijving strikt volgens de vigerende standaarden kan gebeuren (ISAD, ISBD, Spectrum). De museumcollectie en de bibliotheek zijn uitsluitend via de digitale catalogus ontsloten. In de bibliotheek kan de aanwinstenstroom min of meer gevolgd worden, voor de museumcollectie, waar de invoer volgens de standaard (Spectrum) op stukniveau gebeurt, moet zeer selectief gewerkt worden. Het archief is nog grotendeels via de oude instrumenten ontsloten. Van alle ontsloten archieven werden in de digitale catalogus wel minstens fiches op bestandsniveau (een fiche per archieffonds) gemaakt. De bestaande inventarissen zijn onder de vorm van een pdfbestand gekoppeld aan deze fiches en zijn op die manier ook online raadpleegbaar en doorzoekbaar. Via de OPAC (Online Public Access Catalog) is de collectie geïntegreerd doorzoekbaar. Omdat aan de onlinecatalogus voortdurend nieuwe eisen worden gesteld, wordt die door de ICT-afdeling, in overleg met de collectiebeheerders, verder ontwikkeld. Behalve via onze eigen online catalogus worden onze data ook aangeboden via diverse platforms (Europeana, Social History Portal, Erfgoedinzicht, CaGeWeb e.a.). Dit alles gebeurt uiteraard niet vanzelf en maakt deel uit van het collectiebeleidsplan. Hetzelfde verhaal voor het conserveringsluik van de collectie. Alleen al het depotbeleid maakt een collectieplan quasi onontbeerlijk. Tot nog toe was dit in Amsab-ISG heel erg opgesplitst over de oude departementen archief, bibliotheek en museumcollectie, met afzonderlijke depots, eigen nummeringssystemen enz. Ook het depotbeheer proberen we momenteel meer geïntegreerd te benaderen, waarbij de fysieke kenmerken, het materiaal (papier, textiel, pellicule enz.), de raadpleegbaarheid, het al dan niet gedigitaliseerd zijn, de voornaamste criteria zijn om de plaatsing in de depots te bepalen. Naast de fysieke depots vormt het beheren van een digitaal depot momenteel een van onze grootste zorgen. Het depotbeheer, het verpakken, de preventieve behandeling tegen ongedierte en dergelijke meer, vormen het eerste luik van het conserveringsbeleid. Naast dit Eerder dan te proberen elkaar vliegen af te snoepen lijkt het ons noodzakelijk zoveel mogelijk te overleggen. 10 META

13 artikel preventieve luik is er ook een tweede luik, met name de actieve preservatie of restauratie. Hierbij worden de stukken zelf behandeld om verdere aftakeling te voorkomen of worden ze gerestaureerd en in een meer oorspronkelijke toestand hersteld. Het arbeidsintensieve karakter van dit werk maakt dat dit het best zo gericht mogelijk gebeurt, zodat onze restauratrices zich kunnen concentreren op de stukken waar preservatie het meest nodig is. En opnieuw, een goed zicht op de collectie is daarbij onontbeerlijk. Een goed collectieplan, zowel in de betekenis van overzicht als in de betekenis van collectiebeleidsplan, is voor al deze deelactiviteiten een zeer nuttig instrument. Het kan verder uitgewerkt worden in een acquisitieplan, een registratie- en ontsluitingsplan, een behoud- en beheerplan, een calamiteitenplan enz. Het in kaart brengen van deze activiteiten maakt niet alleen het plannen overzichtelijker, maar maakt ten slotte ook het opvolgen ervan een stuk gemakkelijker. Tot slot Een collectieplan kan zowel begrepen worden in de betekenis van collectieoverzicht als in de betekenis van collectiebeleid. Het is zowel een intern als extern werkinstrument. Intern ligt de klemtoon eerder op het beleidsaspect, voor het sturen en opvolgen van de verschillende activiteiten die bij het beheer van een collectie komen kijken. Extern ligt de klemtoon eerder op het overzicht, het profiel van de collectie. Zowel gericht naar een publiek van onderzoekers, klanten, als naar collega-instellingen en archiefvormers. 1 Zie onder meer DESMET, Gertjan, Enkele bedenkingen over verenigingsarchief. In: Brood & Rozen, 2013/2, pp META

14

15 interview Rondetafel e-boeken Als alle boeken onbeperkt op piratenwebsites ter beschikking zijn, moeten we niet meer investeren in de collectie, maar dat neemt onze opdracht om te begeleiden niet weg Julie Hendrickx en Inez Janssen Foto s: Benoit Vermeeren. Wat is de stand van zaken rond het lenen van e-boeken in Vlaanderen? Met die vraag in hun achterhoofd schoven Jan Bauwens, bibliothecaris van de faculteit diergeneeskunde Universiteit Gent, Bram Bresseleers, bibliothecaris van de openbare bibliotheek in Sint- Gillis, Barbara Lejeune, experte elektronische informatie aan de Universiteit Antwerpen en Johan Delauré, projectleider van het Vlaams E-boekplatform aan onze tafel. Hoe zien jullie het e-boekgebeuren in een ideale wereld? Bram: In een ideale wereld zijn e-boeken nog verder geëvolueerd. Ze zijn meer dan een EPUB-bestand en er is meer mediagebeuren rond. Nu worden nog maar de eerste stappen van een spannend avontuur gezet. Jan: In ons geval, aan de universiteit, is een e-boek iets dat permanent beschikbaar is. Wij hebben een strikt omschreven aantal gebruikers, mensen met een UGent-account. Zij kunnen binnen en het boek is voor hen altijd en van overal ter wereld beschikbaar van om het even welk toestel. Of dat nu een smartphone, tablet of een thuis-pc is. Dat is onze focus. Met de beperkte collectie die we nu hebben, spreken we niet meer over uitlenen maar over beschikbaar stellen op dezelfde manier als de e-journals waar we al vijftien jaar mee werken. Dat is anders als bij een openbare bibliotheek. Bram: Als we naar een ideale wereld gaan, klinkt dat ook voor een openbare bibliotheek heel aanlokkelijk. Johan: Dat is het gevaar. Net zoals in romans heeft het ideale vaak een duistere of levensbedreigende kant. Als je naar een bibliotheek gaat die e-boeken vrij en onbeperkt toegankelijk van thuis uit ter beschikking stelt, dan wordt de bibliotheek overbodig. De fysieke bibliotheek tenminste. Dan krijg je een digitale bibliotheek die centraal eenmalig wordt ingericht zoals Gutenberg of de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren (dbnl). De bibliotheek als lokale gemeentelijke inrichting komt er dan niet meer aan te pas. Een ander aspect is dat uitgevers niet meer aan de bak komen als alles vrij beschikbaar is. Waarom zou je nog een e-boek kopen als je gewoon moeten inloggen om het op je computer te hebben? Er bestaat geen businessmodel voor e-boeken voor de situatie waarin alles vrij en onbeperkt voor iedereen toegankelijk is. Auteurs zouden dan enkel nog schrijven omdat ze de nood voelen maar inkomsten zouden ze er niet meer uithalen. Jan: De uitgeverij krijgt uiteraard wel zijn centen voor de e-boeken die via de bibliotheek ter beschikking worden gesteld. Johan: In een academisch model wel maar wat als je dat dan transponeert naar een openbare bibliotheek? Hoeveel zouden we moeten betalen om e-boeken onbeperkt ter beschikbaar te stellen aan iedereen? Een uitgever zal al snel kijken naar de gemiste verkoop in plaats van het bedrag dat we nu als bibliotheek betalen. V.l.n.r. Barbara Lejeune, Bram Bresseleers, Johan Delauré en Jan Bauwens. Jan: Ik denk niet dat het noodzakelijk ofwel het elektronische boek ofwel het papieren boek is. Op onze faculteit kiezen veel lesgevers ervoor hun lesboek elektronisch aan te bieden. De cursus staat dan online en is voor iedereen elektronisch beschikbaar. Toch zien we dat veel studenten nog een papieren kopie kopen, META

16 interview wat toont dat beiden perfect naast elkaar kunnen bestaan. Ook voor romans, mensen houden nog steeds liever een roman vast. Johan: Daar zit toch een verschil. Voor een goede roman, inderdaad. In de Verenigde Staten echter zien we dat de paperback in elkaar is gestort en vervangen is door het elektronisch lezen op de e-reader. In zulke gevallen gaat het om boeken die men een keer leest en daarna niet meer in de boekenkast wil hebben. Barbara: Ik denk dat het sterk afhankelijk is van het type boek. Jan: Ja, in ons geval zijn het naslagwerken die ter beschikking zijn. Mensen openen die even, halen er een stukje tekst uit en zijn weer weg. Dat is eerder raadplegen dan lezen natuurlijk. bij zich heeft. Nog niet alle standaardwerken zijn elektronisch raadpleegbaar gezien de uitgevers niet altijd meewillen. Maar dat verandert traag. Johan: Dat is onbeperkt voor alle studenten? Jan: We werken met drie simultaneous users per titel. Dus het kan gebeuren dat je als gebruiker toekomt het e-boek bezet is. Maar als je vijf minuten later weer probeert lukt het vaak wel. Dat heeft te maken met de aard van de boeken, vaak zijn het naslagwerken. Gebruikers controleren iets en zijn snel weer weg. Dat werkt vrij goed. Ik merk dat lesgevers zich steeds vaker komen informeren of er bepaalde boeken voorradig zijn op een platform en of we de papieren cursus ervoor kunnen ruilen. De Op de markt zijn er op dit moment titels als e-boek ter beschikking. Dat is al wat, maar in verhouding met de collectie van een redelijke bibliotheek is dat niets. Dus er bestaat geen ideale wereld in verband met e-boeken? Johan: Je moet je verwachtingen afstemmen op de realiteit. Bestaat de ideale vrouw of het ideale huis? Er is steeds een keerzijde. Bovendien is het onbeperkt ter beschikking stellen niet de taak van de bibliotheek. Jan: Ik denk het streven van een bibliotheek net is om zoveel mogelijk informatie aan zoveel mogelijk mensen te laten zien. Onder welke vorm is van minder belang. Johan: Het gaat ook om mensen de weg te laten vinden naar deze collectie. Als alle boeken onbeperkt op piratenwebsites ter beschikking zijn, moeten we niet meer investeren in de collectie, maar dat neemt onze opdracht om te begeleiden niet weg. Hoe zouden jullie de huidige stand van zaken op vlak van e-boeken in de bibliotheek omschrijven? Barbara: Moeizaam. Ik twijfel er niet aan dat studenten dit interessant vinden aangezien het veel voordelen met zich meebrengt: ze moeten niet meer naar de bib komen en de boeken zijn altijd beschikbaar. Maar het zijn de faculteiten echter die de e-boeken moeten aanschaffen en daar gaat het niet altijd goed. Bij de humane wetenschappen bijvoorbeeld lijkt men nog sterk vast te houden aan papier. Anderen zijn dan weer bijna uitsluitend op het elektronische gericht en worden geconfronteerd met beperkingen op het downloaden en op het aantal gelijktijdige toegangen. En daarom koopt men uiteindelijk toch liever het papieren boek. Natuurlijk speelt ook de prijs een rol. Het e-boek leeft zeker maar het komt moeilijk van start. Jan: Een paar jaar geleden liep het bij ons ook helemaal niet. Uitgevers wilden ons enkel pakketten aanbieden waarin bijzonder veel boeken inbegrepen waren die we niet wilden. Boeken die we dan weer wel in onze collectie wilden, werden niet op zo n platform gezet. Nu zit er een kentering in. Wij streven vooral naar een hand picked collectie. Onze professoren willen een bepaald boek, ik bekijk dan of dat het beschikbaar is. De meeste boeken zijn dat nog niet maar het groeit. Momenteel zitten we voor dierengeneeskunde met een collectie van een vierhonderdtal e-boeken. Dat lijkt niet zo veel maar het is wel een boekenplank die iedere student en onderzoeker altijd en overal interesse is gewekt bij ons op de faculteit en ik stel ieder jaar opnieuw mijn vragen aan de uitgevers. Johan: Werkt dat bij jullie met dragers of is het online? Jan: Online, op een aantal platformen: MyiLibrary o.a. biedt boeken aan van meerdere uitgeverijen. We zitten ook voor een deel op het Wiley-platform en dat van Elsevier. Johan: Dus voor die standaardcollectie van dierengeneeskunde die je steeds bij je hebt, heb je wel wifi nodig? Die kan je niet op een e-reader zetten? Jan: Inderdaad. Het kan niet. Dat is ook het concept niet. Je moet het niet downloaden, niet printen, niet op je harde schijf zetten. Het staat simpelweg ter beschikking. Barbara: Toch is dat wel vaak nog de heersende mentaliteit. Mensen willen het hebben. Ze willen het kunnen printen of downloaden, maar daar zijn restricties op. Johan: In de Nederlandse openbare bibliotheken is er ook enkel online toegang. Tijdens onze ronde bij de Vlaamse bibliotheken kregen we daar heel wat negatieve reacties op. Daarom zijn wij geëvolueerd naar het concept van een app die te downloaden is op tablets. Die app moet zorgen voor een gesloten omgeving zodat de uitgever er alle vertrouwen in kan hebben dat de boeken niet verder verspreid zullen worden en dat lezers ze niet langer bij zich houden dan de afgesproken leentermijn. Dus iemand met een Kindle kan geen e-boeken lenen? Johan: Iemand met de klassieke e-reader kan er inderdaad niet aan. Dat is spijtig want doorgaans zijn zij veellezers. Anderzijds zien we aan de statistieken dat de e-readerverkoop overal stelselmatig achteruit gaat en die van de tablets stijgt. Is er vraag van de gebruikers? Bram: Er zijn bibliotheken waar de vraag reëel is. Bij ons, in Sint- Gillis is dat niet zo. Wij lopen nog enkele digitale kloven achter (lacht). Wij haalden pas enkele weken geleden de VHS-video s definitief uit de rekken. 14 META

17 interview Johan: Wij horen van bibliotheken dat zij vaak aan de balie die vraag krijgen. Zij spelen die dan naar ons door. Zo weten wij dat er toch enige urgentie is om ervoor te zorgen dat de bibliotheek haar publiek dat alternatief kan aanbieden. Jan, jij vermelde dat er een aanbod is voor wetenschappelijke bibliotheken maar meestal niet wat je zoekt. Jan: Dat was een aantal jaren geleden. Toen vond ik eigenlijk niets maar nu lukt dat vaker omdat uitgevers die markt ontdekken en misschien wel inzien dat de andere verkoop daar niet noodzakelijk door tot nul zal vervallen. Johan: Ik vind dat straf. Bij wetenschappelijke bibliotheken is het e-boek dus vooral een complementair gegeven. Is de aanbodzijde bij openbare bibliotheken voldoende? Johan: Op de markt zijn er op dit moment titels als e-boek ter beschikking. Dat is al wat, maar in verhouding met de collectie van een redelijke bibliotheek is dat niets. Wat we als e-boek mogen aanbieden in de bibliotheek is dan nog een andere kwestie. Wij krijgen in onze onderhandelingen met de Vlaamse uitgevers zicht op een driehonderdtal titels. Dat is niet veel maar we proberen er iets moois van te maken door driehonderd sterke titels neer te zetten. Dat het aanbod zo beperkt is op dit moment is niet steeds een gevolg van onwil bij de uitgevers. Zij kunnen niet alles uit hun fonds meteen in digitale vorm aanbieden. Vaak bezitten ze de noodzakelijke rechten niet om een boek digitaal uit te geven of hebben ze er simpelweg geen EPUB-versie van. Idealiter zou er in de openbare bibliotheek complementariteit zijn. Ik koop bijvoorbeeld één keer Vijftig tinten grijs, het papieren boek en al de rest schaf ik digitaal aan want je weet dat het toch geen blijver is. Bestsellers zou je op die manier kunnen aanpakken. Ook voor klassen breiden de mogelijkheden zo uit. Barbara: Zijn het enkel Belgische uitgevers? Johan: Ja. Ik ben enkele keren naar Nederland geweest, maar onze Nederlandse zusterorganisatie BibliotheekNL is al aan het praten met die uitgevers. Het is niet goed om dan op twee sporen te gaan lopen. Het is ook een startproject. Laten we het even in Vlaanderen doen met onze Vlaamse uitgevers. Het is ook Vlaams geld tenslotte. Er werd gesproken over moeilijke onderhandelingen. Slaat dat op de uitgevers? Johan: Ja. Normaal werken bibliotheken samen met boekhandels. Maar bij e-boeken komt de boekhandel er niet aan te pas. Je moet rechtstreeks met de uitgever gaan praten. Bij Bibnet wilden we dat eigenlijk niet opnemen maar dat is nu wel de realiteit. Er is geen andere oplossing. Een bibliotheek kan niet aan e-boeken geraken tenzij dat ze met de uitgevers onderhandelt. Aangezien het niet zinvol is dat 300 bibliotheken met 300 uitgevers te laten gaan praten, plaats je daar best een organisatie tussen. Jan: Ook zijn er zeer grote uitgeverijen. Die hebben vaak geen aanspreekpunt. Onderhandelen is er daar niet echt bij. Het wordt aangeboden of niet. En het kost bovendien te veel. Johan: Onderhandelden jullie niet? Barbara: Voor pakketten bijvoorbeeld wel. Jan: Maar die pakketten kosten veel geld terwijl er vaak veel rommel tussen zit. Het hangt er ook wel wat van af met wie je praat bij een uitgever. Bij Elsevier hebben wij een pakket kunnen samenstellen dat eigenlijk zeer goed is. Johan: Welke prijs betalen jullie dan zoal per kop? Barbara: Meestal is dat gebaseerd op de list price, de prijs van het papieren exemplaar, en doen ze er een percentage bij of af. Het kan variëren want je hebt uitgevers waar ze voor specifieke boeken vragen hoeveel gebruikers er zullen zijn of hoeveel studenten we hebben. Jan: In het model van MyiLibrary is het gebruik beperkt tot drie users per sessie. Maar soms laten ze meerdere gebruikers toe voor bepaalde perioden. Ze tonen je dan statistieken om aan te geven hoe veel meer het gebruikt werd. Daarna wordt de bibliotheek uitgenodigd om dat moment te verlengen. Johan: Is de licentieprijs in functie van uw studenten dierengeneeskunde? Jan: Niet noodzakelijk. Het is een onderdeel van het beleid van de Universiteit Gent om dat steeds voor iedere student open te zetten. Dat kost ons meer, maar het is een beleid waaraan we meewerken omdat je je als faculteit anders begraaft. Zien uitgevers bibliotheken als volwaardige spelers op dat vlak? Barbara: Ze contacteren ons dus ze zien ons wel als een partner. Langs de andere kant heb ik de indruk dat sommige uitgevers rechtstreeks naar de gebruikers proberen te gaan, naar de docenten. Bram: Uitgevers stonden niet zo te springen voor de openbare bibliotheken. Johan: Het is duidelijk dat de professionele academische wereld de digitale weg opgaat. De uitgevers zien dat en moeten er een antwoord op geven. Ze kunnen dat ten hoogste wat vertragen. Met betrekking op het algemene boek, het A-boek, zitten ze met dat besef nog op de wip. Ze vragen zich af of ze het nog kunnen tegenhouden. Ze lezen ook dat het sterker wordt, maar het is niet zo hard als in de wetenschappelijke omgeving. Ze twijfelen en kijken daarbij naar de muziekindustrie. Daar zien ze een hele sector verdwijnen omwille van het digitaal kopiëren. Ze zijn beducht. Ze zijn niet a priori tegen, maar ze hebben angst om een foute beslissing te nemen en zichzelf zo het leven onmogelijk te maken. Komen er dan veel voorwaarden bij kijken? Johan: Ja. En het hield niet op. Ze stappen dan uiteindelijk mee in een pilootproject, maar dat moet expliciet een einde hebben. Uitspraken over later doen uitgeverijen bewust niet. Bij hen leeft de angst dat de content gepercipieerd wordt als gratis, daarom willen ze dat de bibliotheek een minimumbedrag vraagt aan de eindgebruikers. We zijn gekomen tot een model van vijf euro voor drie uitleningen. Dat bedrag gaat niet allemaal naar de uitgever want wij hebben ook een aantal kosten om alles te faciliteren zoals de servers en die app die gemaakt moet worden. Uiteraard krijg je dan 300 bibliothecarissen die argumenteren dat vandaag de fysieke boeken ook gratis met de gebruikers mee naar huis gaan en dat er niemand is die het idee heeft dat alles voor de openbare bibliotheek gratis is. Maar als wij de voorwaarden van de uitgevers niet aanvaarden, krijgen we de e-boeken niet. Dan kunnen wij een piloot gaan doen META

18 interview met publiekdomeinboeken, maar dat is dan nauwelijks nog een relevante piloot voor het brede publiek. Barbara: Ik vond het ook heel raar toen ik las dat er effectief nog geld zou moeten betaald worden om een e-boek uit te lenen. Johan: Er is onlangs een wetenschappelijke studie geweest van Colpaert over betalingbereidheid en die zegt dat mensen bereid zijn (meer) te betalen voor bepaalde bibliotheekdiensten en dat er ruimte is om een prijsdifferentiatie te hanteren. Daarnaast houden de argumenten van de uitgevers wel steek. Het gratis verhaal is inderdaad niet levensvatbaar. De bussen in Hasselt rijden ook niet meer gratis. Het vragen van een klein bedrag beschikbaar. En dus een administratie die dat kan controleren. Bovendien zou de bib in dat model ook de exemplaren moeten aankopen. 300 boeken kopen aan 10 euro, dat is 3000 euro. Voor een kleine bibliotheek is dat een te hoge instapdrempel. Ons huidige model is eleganter vinden we, maar er hangt een prijskaartje aan. Bram: Ja, met het prijskaartje voor de gebruikers lijkt het moeilijk, maar ik denk wel dat het ingeburgerd zal geraken dat gebruikers mee betalen voor de reële waarde die ze daarvoor krijgen. Als de titel van een e-boek je niets zegt en je die 1,33 euro uit je abonnement niet waard is, dan wacht je tot die op papier beschikbaar is. We moeten er wel voor zorgen dat we op termijn eindigen met een model waarin de basisdienstverlening van de bibliotheek nog steeds gratis is en dat daar misschien ook oudere e-titels inzitten. Johan: Zeker. In de sector zijn we net bezig met het afschaffen om geld te vragen voor bijvoorbeeld dvd s. We zien dat de uitleencijfers dan meteen terug omhoog gaan. Al is dat misschien eerder een kramp van iets dat uitsterft? Maar toch, nu komen wij binnen en zeggen dat er voor e-boeken wel geld gevraagd moet worden. Wat wel mee onderhandeld is, is dat men voor thuis lezen betaalt maar binnen de muren van de bibliotheek alles gratis aangeboden wordt. Dat is een basisdienst van de bibliotheek. Iedereen, dus ook mensen die weinig geld hebben, moeten toegang hebben tot non-fictie. Boven: Bram Bresseleers en Johan Delauré (op de voorgrond). Onder: Barbara Lejeune en Jan Bauwens. lost ook een begrotingsprobleem op voor de bibliotheek. Wij zijn gekomen tot een model met de uitgevers waarin we onbeperkte toegang tot de e-boeken mogen geven, maar we betalen per gebruik. Dat betekent dat we geen kunstmatige beperkingen moeten inbouwen, maar dat de bibliotheek wel meer kosten heeft hoe beter ze de e-boeken neerzet. Dat is een perfide logica. De enige drempel die je kan inbouwen is mensen mee laten betalen zodat de kosten gedekt worden naar gelang je volume stijgt. Zo zijn de uitgevers gerustgesteld en kunnen wij vertrekken met het piloottraject om te zorgen dat bibliotheken al wat ervaring kunnen opbouwen met e-boeken. Jan: Moeten mensen dan nog naar de bibliotheek komen om het e-boek uit te lenen? Johan: Nee, een keer om te betalen en een abonnement te krijgen. Op lange termijn zou je dat ook digitaal kunnen regelen. Maar je moet niet naar de bib om je ipad te laden. Een boek downloaden kan je thuis doen en je mag het vier weken houden. We hebben veel andere modellen afgewogen, maar dit is het meest elegante. Ook vereist dit model de minste overhead en de minste IT. Op een bepaald moment stonden we op het punt te kiezen voor een model waarbij je één exemplaar een bepaald aantal keren of zelfs onbeperkt kan uitlenen, maar wel sequentieel. Maar dan heb je IT nodig die kan zeggen welke bibliotheek een bepaald boek heeft en of dat momenteel uitgeleend is of Zijn er nog andere uitleenmodellen gangbaar in openbare bibliotheken? Johan: Internationaal zijn er verschillende. In Amerika heb je Overdrive. Het heersende model binnen dat aanbod is dat de bibliotheek een exemplaar koopt en dat kan dan één keer tegelijkertijd uitgeleend worden (het one-user-at-a-time book - model. Er is ook het Harper Collins model: De bib koopt één exemplaar en mag dat zesentwintig keer uitlenen, eventueel gelijktijdig. Daarna moet het opnieuw ingekocht worden. Ook is er het jaar-licentiemodel. De toegang wordt gekocht voor een jaar, in dat jaar mag je met het boek doen wat je wil, maar na die periode moet je het opnieuw aankopen. Dan zijn er ook modellen waarbij je enkel online mag lezen zoals in de academische context. Public Library Online is er een toepassing van. Maar voor vrijetijdsboeken is dat echter vaak problematisch. Daartegenover staat het offline lezen met Adobe DRM. Gebruikers moeten daar een heleboelstappen doorlopen om de uitgever te verzekeren dat ze het boek niet zullen kopiëren. Bij de Scandinavische landen zagen we een model waarin de staat alle uitleningen betaalt. Ondertussen werd dat model al gestopt omdat het onbetaalbaar bleek. Bovendien verworden in een dergelijk systeem de uitgevers tot een vorm van staatsbedrijven. Strikt genomen kunnen ze eender wat gaan publiceren want het wordt toch door de overheid gekocht en ter beschikking gesteld via de bibliotheek. Zo creëer je een markt die niet meer scherp staat om nieuwe dingen uit te geven. In Noorwegen hanteren ze dan weer een model waarin alle oude boeken, die van voor het jaar 2000, in een grote enveloppe komen die online onbeperkt ter beschikking staat van de Noren. Dat is een mooi model. Ik zou zoiets graag gerealiseerd zien voor boeken gepubliceerd voor Dat zou complementair zijn aan ons huidige bibliotheekaanbod want wat de bibliotheken vandaag aanbieden, stopt in het jaar Ook onze nationale bibliotheek zou iets mogen doen om zulke oudere werken aan te bieden. Misschien iets gelijkaardig aan de Nederlandse en Scandinavische regeling waar de uitgevers nog een vergoeding krijgen voor hun werken die meer dan tien jaar oud zijn. 16 META

19 interview Een ander mogelijk uitleenmodel zou kunnen spelen met de duur van de toegang. Een e-boek zou je bijvoorbeeld een week mogen uitlenen bijvoorbeeld. Maar dan frustreer je allicht veel mensen. Wij opteerden voor vier weken. Bram: In de commerciële verhuursector hanteren ze ook veel kortere periodes. Tot zelfs een dag. Ik vraag me af voor hoeveel mensen dat werkt. De Koninklijke Bibliotheek is daarnet even vernoemd geweest. Hebben zij hier een rol te spelen? Johan: Absoluut. In Nederland zie je de Koninklijke Bibliotheek het voortouw nemen en een digitale bibliotheek uitbouwen, daar worden beleidsmatige stappen genomen. Voor zover ik weet ontbreekt dat bij ons. Barbara: In Nederland archiveert de KB ook digitaal materiaal. Dat zijn niet noodzakelijk alleen e-boeken, maar ook tijdschriften. Bij uitgevers leeft de angst dat de content gepercipieerd wordt als gratis, daarom willen ze dat de bibliotheek een minimumbedrag vraagt aan de eindgebruikers. Barbara: Dat heb je ook wel bij het patron driven access aankoopmodel voor wetenschappelijke boeken. Daar wordt soms ook gespeeld met lenen voor een dag. In dat model stel je alles open en bepalen de gebruikers welke boeken er zullen aangekocht worden. Nadat een e-boek een aantal keren is geraadpleegd wordt het automatisch aangekocht. Maar vaak krijg je daar ook opties om ze alsnog eerst te lenen voor een korte periode, aan een fractie van de prijs. Die short term loan opties beginnen nu ook meer en meer op zichzelf te staan als model, maar in de wetenschappelijke bibliotheken zijn we niet gewoon om hiermee te werken. Kunnen de openbare bibliotheken vraaggericht werken? Bram: In het piloottraject niet. Dat biedt een bepaalde set e-boeken aan en niets anders. Johan: Op lange termijn komt er allicht spanning op dat model. Zal er een Vlaamse collectie zijn waar alle bibliotheken toegang tot hebben? Of zal de bibliotheek zelf moeten zeggen voor welke titel ze wil betalen en voor welke niet? Wanneer gaat het piloottraject van start? Johan: Begin volgend jaar. Eerst kan iedereen wat warmdraaien en rond april hopen we dat de bibliotheken ermee naar de gebruikers kunnen stappen. Hebben er al bibliotheken zich aangemeld? Johan: De brief is nog maar pas weg. Maar we hopen toch op de helft. We moeten voldoende massa hebben om het project levensvatbaar te maken gezien er een aantal vaste kosten zijn. Bram: Bijgevolg doen we eigenlijk een grote gok met een piloot over heel Vlaanderen. Elke bibliotheek zal dat anders ervaren. Voor de ene zal het goed gaan, anderen zullen zeggen dat ze er nog niet klaar voor zijn. Ja, zijn we er klaar voor? Wij misschien niet allemaal, maar het publiek wel. Barbara: Het is ook sterk afhankelijk van de gemeente en haar bevolking. Als je veel oudere mensen hebt is het e-boekverhaal minder relevant. Bram: In Sint-Gillis zou het voor een absolute minderheid van de gebruikers zijn. Toch, dat houdt ons niet tegen om daarvoor te kiezen. Ook Mediargus/Gopress is voor een fractie van je gebruikers. Om dat basispakket toegevoegd te houden aan de Bibliotheekportalen is in Brussel ook fel gediscussieerd. Johan: Je kan wel e-boeken deponeren bij de KB, maar we zien daar weinig meerwaarde uit ontstaan. Het Vlaamse e-boekplatform is gegroeid uit het idee van een Vlaams depot voor Vlaamse e-boeken of van Vlaamse uitgevers. Maar we hebben natuurlijk geen archieftaak en daarom is het dus een platform geworden dat op korte termijn een aggregatie van alle e-boeken zal zijn. Jan: Daar is wel nood aan. Aan de Universiteit Gent zitten al onze scripties en artikels in een depot dat in principe voor iedereen toegankelijk kan zijn. Als universiteit hebben wij de plicht om alles digitaal ter beschikking te stellen. Burgers betalen voor dat idee van open acces van wetenschappelijke informatie. Ze hebben het recht daartoe. Om dat effectief te gaan doen, daar ligt een rol voor de KB. Hebben het VOWB (coördinerend orgaan inzake wetenschappelijk bibliotheekwerk in Vlaanderen) of Elektron (Wetenschappelijke Elektronische Bibliotheken) daar voor jullie een rol in te spelen? Jan: Voorlopig lijken faculteit per faculteit, universiteit per universiteit de uitgevers te benaderen. Barbara: Een paar jaar geleden hebben een aantal hogescholen de e-boek-collectie van Springer gekocht. Dat was via een consortiumdeal via het VOWB aan echte dumpprijzen. En wat zijn voor Bibnet en het Vlaams e-boekplatform nu nog de voornaamste prioriteiten? Johan: Ons pilootproject helemaal op de sporen krijgen. En dan evalueren. Er is nog veel werk te doen om het praktisch en technisch mogelijk te maken. Er zijn drie grote brokken: de overeenkomsten met uitgevers, de bibliotheken overtuigen en de technische voorzieningen uitbouwen. We hebben een voorproject gedaan dus we hebben al wat ervaring, maar we moeten nog een uitleensysteem hebben. De repository hebben we alvast. Alleen de app moet nog gemaakt worden. Tegelijkertijd maken we bibliotheken warm om in het project te stappen. Maar nog niet alle informatie is rond, er volgen nog enkele intensieve gespreken met uitgeverijen. Zij hebben wel allemaal hun akkoord al gegeven maar er zijn nog voorwaarden, zoals dat betalend model, die in een contract moeten worden gegoten. META

20 interview IFLA Principles for Library elending Onderhandelen met uitgevers over het ter beschikking stellen van e-boeken voor bibliotheken is vaak een proces van lange adem. Daarom stelde IFLA richtlijnen op. Want bibliotheken overal ter wereld hebben dezelfde fundamentele opdracht: het garanderen van toegang tot kennis en informatie. Bibliotheken en bibliotheekgebruikers willen dat e-boeken minstens even gemakkelijk te verkrijgen en te gebruiken zijn als fysieke boeken. Maar het verwerven van commercieel beschikbare e-boeken, onder aanvaardbare voorwaarden, blijkt niet eenvoudig te zijn. Uitgevers vrezen nog al te vaak dat het uitlenen van e-boeken hun verkoop zal ondermijnen. Als auteurs en uitgevers bibliotheken de toegang tot e-boeken blijven ontzeggen, moeten ze bij wet verplicht worden om hun e-boeken ter beschikking te stellen van de bibliotheek, tegen redelijke voorwaarden. Wanneer uitgevers en auteurs een financiële ondersteuning genieten van de overheid, is dat een sterk argument voor een opgelegde publieke toegang tot de beschikbare werken via de bibliotheek. 1. Bibliotheken moeten het recht hebben om gelijk welk commercieel beschikbaar e-boek te verwerven (door licentie of aankoop), zonder embargo. Als bibliotheken hiertoe verhinderd worden door uitgevers en/of auteurs dan moet een nationale regeling deze toegang tegen redelijke voorwaarden voor bibliotheken alsnog afdwingen. Bibliotheken moeten bovendien ook in staat zijn zelf te bepalen wat zij aankopen. Het moet mogelijk zijn om specifieke titels te kiezen op basis van lijsten ter beschikking gesteld door uitgevers of verdelers om zo hun gebruikers toegang te bieden tot informatie en kennis. 2. Bibliotheken moeten toegang hebben tot e-boeken onder redelijke voorwaarden en tegen een eerlijke prijs. De voorwaarden moeten steeds transparant zijn en de kosten voorspelbaar. 3. Een e-boeklicentie of aankoop moet de auteursrechtelijke uitzonderingen toegekend aan bibliotheken en hun gebruikers respecteren. Daaronder het recht: a. om een gedeelte van het werk te kopiëren; b. om het werk te herformateren met het oog op digitale preservatie bij aankoop van een e-boek of een permanente licentie; c. op interbibliothecair leenverkeer; d. om een werk te herformateren om het toegankelijk te maken voor personen met een leesbeperking; e. om technologische beschermingsmaatregelen te omzeilen om zo gebruik mogelijk te maken dat geen inbreuk maakt op het auteursrecht. 4. De e-boeken moeten platformneutraal beschikbaar zijn en ontwikkeld zijn volgens standaarden voor toegankelijkheid. Content moet gemakkelijk geïntegreerd kunnen worden in bibliotheeksystemen en online catalogi. Interoperabiliteit tussen platformen, applicaties, tablets en e-readers moet nagestreefd worden. 5. Er moeten strategieën zijn om de langetermijnbewaring van e-titels door bibliotheken te verzekeren. De beschikbaarheid van e-boeken mag niet in het gedrang komen door factoren zoals uitgevers die hun activiteiten stopzetten. Dit kan verzekerd worden door maatregelen zoals het gezamenlijk ontwikkelen van e-depots door uitgevers en bibliotheken en door het invoeren van een wettelijk depot voor digitale content. 6. Diensten betreffende e-boeken moeten de privacy van de bibliotheekgebruikers respecteren. Bibliotheken en hun gebruikers moeten weloverwogen beslissingen kunnen maken met betrekking tot het gebruik van en de controle over persoonlijke gegevens. Met deze richtlijnen wil IFLA enerzijds wegen op lokale onderhandelingen met uitgevers op korte termijn en anderzijds een internationale wetgeving op lange termijn nastreven. De volledige tekst is beschikbaar op 18 META