Verslag Algemene Vergadering

Transcriptie

1 Verslag Algemene Vergadering Aanwezigen met stemrecht Werkgroepen & Verenigingen Konvent Sigrid Faes (AW), Achim Vandierendonck (CenEka), Sara Verstreate (DLK), Nicolas Van Oevelen (Feunig), Laura Lanszweert (FLYSE), Karel Blomme (GK), Jordi Van Damme (IEEE), Anoniem (Kajira), Bert Durieux (KK), Sander D Hondt (MaCht), Frédérique De Baerdemaker (MT), Jonathan Poelman (NZS), Katrijn Van Lierde (PKarus), Pieter Vande Walle (Poutrix), Sara Chiers (PRIME), Josephine Coenen (Sense), Bakou Mertens (UGent1010), Aäron Bardyn (VG), Gertian Roose (VVN), Wout Schellaert (Zeus) Aanwezigen zonder stemrecht Feliciaan De Palmenaer (WVK), Matthias Ruythooren (WVK), Sander Bebrabander (AW), Tim Van Erum (CenEka), Senne Van Steenlandt (Feunig), Esli Van Acoleyen (Flyse), Jona Carmiere (GK), Anoniem (Kajira), Thomas Vergauwen (VVN) Afwezig Aangekondigd: 180DC, Capitant Gent Onaangekondigd: FLUX Agenda - Goedkeuring verslag 16 februari jaar UGent - Mededelingen WVK - Puntjes VKV, StuGent, DSA - Erkenningsaanvraag BEAM - Verkiezingen Bestuur WVK

2 Verslag Goedkeuring verslag 16 februari 2016 Het verslag van 16 februari is verzonden per mail naar de aangesloten verenigingen. WVK-Centraal heeft geen opmerkingen ontvangen en keurt hiermee het verslag goed. 200 jaar UGent Jochen Merlier, coördinator activiteiten rond 200 jaar UGent, is op de vergadering de werking rond 200 jaar UGent komen voorstellen. Hierbij ging de aandacht voornamelijk naar het event Iedereen UGent dat op 8 oktober 2017 doorgaat. Jochen vraagt dan ook deze dag in de agenda vrij te houden. Er zou reeds een mail verstuurd zijn naar alle studentenverenigingen. De universiteit wil met dit event naar buiten treden en tonen wat het allemaal te bieden heeft. Hiervoor is de medewerking van de studenten van uiterst belang en ook zij krijgen de kans zichzelf te tonen in al hun glorie, waarbij de diversiteit van het studentenleven in de verf zal worden gezet. De bedoeling met Iedereen UGent is dat elke vereniging de kans krijgt iets op poten te zetten, hetzij individueel, hetzij in groep. De plannen zijn nog niet concreet en er is ook geen vooraf bepaald concept. De creativiteit kan dus vrij stromen. Jochem vermeld bijvoorbeeld dat UGent1010 zou kunnen samenwerken met de afdeling duurzaamheid van de UGent, maar evengoed zelf iets kan uitwerken. Wanneer er vanuit onze verenigingen ideeën uit de bus komen, kunnen zij die posten op de facebookpagina van de voorzitters van de WVK-Verenigingen. Later kan eventueel bekeken worden of we als konvent niks samen kunnen organiseren. Polls en ideeën volgen nog in bovenvermelde facebookgroep. 2

3 Mededelingen WVK Evaluatie WVK-Loopteam 12urenloop Op de editie van de 12urenloop van dit academiejaar heeft WVK voor het eerst een WVK-loopteam op poten gezet. CenEka, VVN en Zeus WPI zijn de WVK-verenigingen die zich hiervoor ingezet hebben en waarvoor dank! Daarnaast heeft ook de vicevoorzitter van de Archeologische Werkgroep een handje of beter beentje toegestoken. Uiteindelijk zijn we niet stilgevallen en zijn we met 605 rondjes rond het Sint-Pietersplein mooi twaalfde geëindigd. Net onder Blandinia die goed waren voor 620 rondjes en onder andere vertegenwoordigd waren door de Klassieke Kring. De evaluatie is positief. Het is een ideale gelegenheid voor WVK-verenigingen om elkaar te treffen en tegelijk sportief de competitie op te nemen. Het plan is volgende editie opnieuw een loopteam te vormen, we hopen met nog meer verenigingen. De afrekeningen van de drank en huur van tent en materiaal zijn reeds binnen en worden verdeeld onder betrokken verenigingen en WVK-Centraal. Evaluatie WVK-Centraal WVK-Centraal heeft afgelopen academiejaar 4 algemene vergaderingen georganiseerd (5 oktober 2016, 21 november 2016, 16 februari 2017 en ). Bij elk van deze vergaderingen was er een quorum en kon er gestemd worden. Er zijn dit jaar geen nieuw erkende verenigingen (cfr. erkeningsaanvraag BEAM) bijgekomen, noch zijn er verenigingen die hun erkenning verloren zijn. Het aantal WVK-Verenigingen houdt dus het mooie cijfer van 24 aan. Bij de subsidie VKV in december is WVK erin geslaagd 774 extra subsidies in de wacht te slepen. Dit mede door het feit dat we er in geslaagd zijn om in boekjaar 2016 ons volledige budget op te gebruiken. Dit verhoogde ons subsidiebudget van naar Op de daaropvolgende algemene vergadering is een eerste verdeling van dit bedrag, onder de verenigingen, gemaakt. Iedere vereniging kreeg het standaardbudget van 265 en WVK-Centraal reserveerde 795 uit het budget. De overige 55% van het budget is deels verdeeld onder de verenigingen die een financieel verslag hebben ingediend. Omdat de discrepantie van ingediende financieel verslagen in vergelijking met vorig academiejaar zo hoog was is besloten de 55% nog niet geheel te verdelen. Zo blijft er van die 55% ( 8.745) nog onverdeeld. Dit bedrag zal op volgende algemene vergaderingen herverdeeld worden. (meer info over subsidies in verslag av 16 februari 2017) 3

4 Daarnaast heeft WVK-Centraal dit jaar een nieuwjaarsreceptie georganiseerd die sterk aansloeg bij de aanwezige verenigingen. Het plan is om dit volgend jaar te herhalen. Ook het WVK-loopteam op de 12urenloop was een succes (cfr. supra). Puntjes VKV, StuGent, DSA Reservaties Therminal : Reservaties voor de Therminal gaan open op 18 mei, uur wordt later meegedeeld. Subsidies 10 mei 2017: Deze subsidie deadline is erop gericht dat verenigingen hun (on)kosten uit het tweede semester van dit academiejaar binnenbrengen, opdat tijdens de zomermaanden en bestuurswissel geen bonnetjes verloren zouden gaan. Het is verplicht iets in te dienen bij de DSA, al gaat het om 1. Je kan bij de tweede subsidie deadline in december nog steeds zaken van voor 10 mei indienen. We raden aan voor het gemak van de vereniging en je opvolgers om toch al zoveel als kan in te dienen! Klachten lawaaihinder Therminal en puntensysteem DSA Onlangs kwamen er klachten binnen van buurtbewoners van de Therminal. Op de VKV zijn er voorstellen geopperd om geluidshinder verder tegen te gaan om ervoor te zorgen dat activiteiten niet vroeger dienen te stoppen. Wel wordt er aan de studentenverenigingen gevraagd tijdig hun activiteiten te stoppen en ten laatste middernacht de Therminal te verlaten. De DSA denkt eraan om een puntensysteem op poten te zetten waarbij allerhande overtredingen (sleutel niet afhalen, vuil lokaal achterlaten, geluidsoverlast ) zullen getaxeerd worden met punten. Een laag puntenaantal voor kleine overtredingen en een hoger aantal voor grotere. Wanneer x-aantal punten bereikt is kan dit leiden tot schorsing of andere sancties. Het puntensysteem is echter nog in beraad, aangezien de gekoppelde sancties nog door de VKV moeten goedgekeurd worden. Zo leidt een schorsing ook tot een verlies van verzekering voor activiteiten in de geschorste periode. De VKV meent dat dit nefast is voor de werking van studentenverenigingen. Updates over het puntensysteem zullen nog volgen. Cambio-systeem: Vanaf heden kan via de DSA (mailen naar secretariaat@student.ugent.be ) een cambiokaart gereserveerd worden voor je vereniging. Je vermeld de afhaalplaats, datum en uur dat je de auto zou willen ophalen en Sara van de DSA bekijkt dan of dit mogelijk is. De kosten worden automatisch afgehouden van jullie subsidiebudget. Is je subsidiebudget ontoereikend zal 4

5 een factuur worden uitgeschreven aan de vereniging. Let wel, bij opmaak van een factuur komt er 21% BTW bij. DSA Workshops : Bij de start van volgend academiejaar wil de DSA workshops organiseren rond: subsidies, veiligheid, public relations in samenwerking met Stad Gent om studentenverenigingen te ondersteunen bij hun administratie en werking. Meer info hierover volgt nog via de gebruikelijk kanalen. Erkenningsaanvraag BEAM Biomedical Engineering And More is een studentenvereniging voor de studenten master burgerlijk ingenieur, afstudeerrichting biomedische ingenieurstechnieken. Wij zijn BEAM, Biomedical Engineering And More, een studentenvereniging voor de studenten Burgerlijk Ingenieur Biomedische Ingenieurstechnieken. Wij zijn vorig jaar opgericht omdat wij als studenten vonden dat er te weinig interactie was met de industrie en er te weinig bedrijfsbezoeken en dergelijke georganiseerd werden. Ook vanuit VTK wordt er naar ons mening te weinig voor onze richting gedaan (o.a. zeer weinig bedrijven voor ons op de VTK Jobfair). Wij zijn dus zeer gelijkaardig aan bvb de studentenverenigingen MaCht en PKarus. We zouden dus ook willen aansluiten bij het Werkgroepen & Verenigingen Konvent. Wij menen hiervoor in aanmerking te komen omdat uiteraard een wetenschappelijke vereniging zijn, maar ook maatschappelijk en pluralistisch zijn, zoals 1 blijkt uit onze statuten hieronder. De vertegenwoordigers van BEAM halen de hiaten aan die er zijn in de kennis van bedrijven van wat biomedische ingenieurstechnieken nu wel niet zijn. Ze richten zich op masterstudenten. Er is geen bachelor aan de richting verbonden dus instroom gebeurt vanuit verschillende richtingen en daarom is het nodig om deze studenten in de master opnieuw te verenigen. Het aantrekken van bachelorstudenten is dus nodig en de vereniging hoopt dit te doen door bedrijfsbezoeken en sollicitaties te organiseren. Doelstelling van Beam : BEAM stelt zich tot doel de studenten in de masterrichting Master of Science: Biomedical Engineering te verenigen, zowel de huidige, de voorgaande en de toekomstige studenten en dit zowel van de UGent als de VUB. Verder streeft het naar een direct contact tussen de industrie en de studenten. Dit doel wordt nagestreefd onder andere door middel van: 2 Bedrijfsbezoeken, Recruitment events en Studentikoze activiteiten 1 Erkenningsaanvraag BEAM 2 Erkenningsaanvraag BEAM, Statuten van de vereniging 5

6 Vragen vanuit de AV : BEAM doet voornamelijk bedrijfsbezoeken naar bedrijven die hen sponsoren. Zijn er plannen om andere bedrijven hierbij te betrekken? - BEAM: We zijn reeds bezig met het plannen van bedrijfsbezoeken, die buiten onze sponsors liggen. Om te starten was het handig om bij de bedrijven te beginnen die ons sponsoren. De doelstelling is erop gericht vooral masterstudenten te bereiken. De activiteiten die jullie voorstellen zijn voornamelijk gericht op afstuderen. Willen jullie ook bachelorstudenten aanspreken? en zo ja, hoe? - BEAM: We richten ons ook op bachelorstudenten uit de vele instroommogelijkheden. Zo hebben we op de masterbeurs gestaan om bachelorstudenten te woord te staan. De activiteiten die BEAM voorlegt zijn voornamelijk recreatief (etentjes, pic-nic, bowling, café-avonden ). Wat zijn jullie core, inhoudelijke activiteiten? Waarom halen jullie er zo weinig aan? - BEAM: Het eerste jaar van onze oprichting was niet makkelijk. Stilaan proberen we onze bedrijfsbezoeken op te drijven en meer evenwicht te zoeken tussen enerzijds ons op de industrie richten en bedrijven bewust te maken van het nut van biomedische ingenieurs en anderzijds inhoudelijke activiteiten aanbieden aan onze studenten. - Nicolas (Feunig): Wat voor type events zijn die bedrijfsbezoeken dan? - Silke (BEAM): Startups, Meet and Greets en sollicitatiegesprekken. Via Biomedical Engineering Day (door de professoren georganiseerd) zijn we in contact gekomen met siemens en hict. De aard van de activiteiten - BEAM: We zijn er ons van bewust dat er veel recreatieve activiteiten op ons lijstje staan, maar dit blijft de beste manier om onze studenten te verenigen. Onze proffen organiseren al veel seminaries en op die seminaries geven we dan een voorstelling van onze vereniging (cfr. Biomedical Engineering Day) - BEAM: Volgend jaar zou zo een seminarie wegvallen en we bekijken of wij dat niet voor onze rekening zouden kunnen nemen en zelf organiseren. - Frédérique (Moeder Theepot): Ik ben zelf master computerwetenschappen, moesten jullie bijvoorbeeld meer lezingen geven, met overlappende onderwerpen, dan kunnen jullie studenten uit andere geledingen aantrekken en zo ook warm maken voor jullie master. Nu zijn de activiteiten teveel op de masterstudenten gericht. Wat is de reden dat jullie erkend willen worden binnen WVK? - BEAM: De hoofdreden is het reserveren van lokalen, wat nu voor hen een probleem is, aangezien ze hun klaslokaal gebruiken en zij dit om 19u moeten ontruimen. - BEAM geeft echter wel aan dat ze die lokalen ook via hun professoren kunnen reserveren. 6

7 Samengevat stelt de AV zich vragen bij de openbaarheid van de activiteiten, doordat ze enerzijds te streng focussen op de masterstudenten van de richting en die redelijk beperkt zijn. Anderzijds brengt het type activiteiten dat men organiseert de openbaarheid ook in gedrang, omdat studenten uit aanpalende vakgebieden niet kunnen aansluiten. Het type activiteiten vormt voor de AV ook probleem, aangezien ze te recreatief zijn en te weinig informerend werken. De infomomenten over de vereniging en de bachelorstudenten worden door de AV ook niet als volwaardige activiteiten beschouwt. Stemming : 1) Stemming over de doelstelling : De Algemene Vergadering van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent heeft zich uitgesproken over de verenigbaarheid van de doelstellingen van kandidaat-lidvereniging BEAM met de doelstellingen van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent. (cfr. Artikel 14.1 Statuten WVK-Centraal) Volgens artikel 26 van de statuten van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent wordt er over het verlenen van een erkenningsadvies steeds met tweederdemeerheid gestemd, waarbij minimum drie vierde der stemgerechtigde leden (24) aanwezig is. aanwezigen: 21 voor: 16 tegen: 2 onthouding: 3 Aangezien het minimum van 14 voorstemmen behaald werd, verleent de Algemene Vergadering het erkenningsadvies verenigbaar. 2) Stemming over de activiteiten in de erkenningsaanvraag : De Algemene Vergadering van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent heeft zich uitgesproken over de verenigbaarheid van de activiteiten van kandidaat-lidvereniging BEAM met de doelstellingen en statuten van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent. (cfr. Artikel 14.2 Statuten WVK-Centraal) Voor de stemming is gekozen om d e elf activiteiten uit de erkenningsaanvraag op te delen in drie categorieën, waarbij voor elke categorie een afzonderlijke stemming heeft plaatsgevonden. Per categorie zijn het aantal activiteiten vastgelegd. Volgens de statuten van WVK heeft BEAM minstens 8 goedgekeurde activiteiten nodig om een positief erkenningsadvies te ontvangen. 7

8 Categorie 1: Recreatieve activiteiten, betreft activiteiten: 3, 7, 8, 9, 10. De activiteiten hierin opgenomen zijn: een pic-nic, etentje voor studenten biomedisch ingenieur, een bezoek aan de kerstmarkt, nieuwjaarsreceptie en bowling. Volgens artikel 26 van de statuten van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent wordt er over het verlenen van een erkenningsadvies steeds met tweederdemeerheid gestemd, waarbij minimum drie vierde der stemgerechtigde leden (24) aanwezig is. aanwezigen: 21 voor: 0 tegen: 10 onthouding: 11 Activiteiten: 3, 7, 8, 9, 10 zijn niet verenigbaar met de statuten en doelstellingen van WVK, aangezien het minimum van 7 voorstemmen niet behaald is. Advies: De algemene vergadering oordeelt dat recreatieve activiteiten deel uitmaken van studentenverenigingen en een meerwaarde kunnen vormen, wat inzake BEAM niet ontkent wordt. Toch oordeelt de algemene vergadering dat dit type activiteiten te talrijk aanwezig zijn in de aanvraag en niet als inhoudelijke activiteiten, die volgens de vergadering te weinig aanwezig zijn, kunnen beschouwt worden. 6 Categorie 2: Presentaties en infosessies omtrent BEAM, Betreft activiteiten: 1, 2, 5. De activiteiten hierin opgenomen zijn: Voorstelling van BEAM op Biomedical Industry Day, Infosessie derde bachelors als assistentie van professor Segers en een ontbijt met voorstelling van BEAM aan de nieuwe eerste masterstudenten en Recruitment & Hiring om masterstudenten te rekruteren om in het bestuur te stappen. Volgens artikel 26 van de statuten van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent wordt er over het verlenen van een erkenningsadvies steeds met tweederdemeerheid gestemd, waarbij minimum drie vierde der stemgerechtigde leden (24) aanwezig is. aanwezigen: 21 voor: 2 tegen: 9 onthouding: 9 Activiteiten: 1, 2, 5, 6 zijn niet verenigbaar met de statuten en doelstellingen van WVK, aangezien het minimum van 8 voorstemmen niet behaald is. 8

9 Advies: De activiteiten werden georganiseerd door professoren en/of externe partijen. Daarnaast ordeelt de algemene vergadering dat infosessies, reclamecampagnes en presentaties over de vereniging niet gezien kunne worden als studentenactiviteiten an sich. Categorie 3: Bedrijfsbezoeken en inhoudelijke activiteiten, Betreft activiteiten: 4, 11. De activiteiten hierin opgenomen zijn: Voorstelling HICT met meet and greet en verkennende gepsrekken voor stages en jobs en een bedrijfsbezoek aan Barco. Volgens artikel 26 van de statuten van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent wordt er over het verlenen van een erkenningsadvies steeds met tweederdemeerheid gestemd, waarbij minimum drie vierde der stemgerechtigde leden (24) aanwezig is. aanwezigen: 21 voor: 19 tegen: 0 onthouding: 2 Activiteiten: 4, 11 zijn verenigbaar met de statuten en doelstellingen van WVK, aangezien het minimum van 13 voorstemmen behaald is. Advies: De algemene vergadering merkt op dat het voornamelijk gaat om bedrijfsbezoeken. Daarnaast wordt er vastgesteld dat het aantal inhoudelijke activiteiten sterk ondervertegenwoordigd is. Uit de stemmingen komt voort dat slechts 2 activiteiten aanvaard worden en verenigbaar zijn met de statuten en doelstellingen van WVK. Dit is niet voldoende, omdat het minimum aantal verenigbare activiteiten 8 is, daarom verleent de Algemene Vergadering het erkenningsadvies niet-verenigbaar. Finaal erkenningsadvies : Het advies is negatief omdat het minimum aantal verenigbare activiteiten niet behaald is. Wel gaat de algemene vergadering uit van een sterk potentieel in de kandidaat-vereniging BEAM. Het grote pijnpunt blijft het pover aantal inhoudelijke activiteiten. Wanneer de kandidaat-vereniging BEAM meer inhoudelijke activiteiten kan voorleggen zoals: lezingen, bedrijfsbezoeken, seminaries en allerhande ondersteuning van de studenten biomedisch ingenieur op vlak van hun studies kan aantonen en daarbij ook bachelorstudenten probeert aan te trekken om door te vloeien naar de master biomedische ingenieurstechnieken, kan de 9

10 algemene vergadering van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent een positief advies uitspreken. Verkiezingen WVK-Bestuur Intussen hebben twee verenigingen de vergadering verlaten. We zijn in quorum, namelijk 19 van de 24 verenigingen zijn aanwezig. Dit is meer dan de benodigde drie-vierde aanwezigheid. De verkiezingen worden geleid door Feliciaan De Palmenaer. Procedure: Iedere kandidaat kan zich kort voorstellen aan de AV, waarna de AV vragen kan stellen. Daarna houdt de AV nog een korte discussie zonder dat de kandidaten aanwezig zijn. Daarna volgt een geheime stemming van de AV. Voorzitter Benodigde meerderheid voor verkiezing: twee-derde van de aanwezige leden Kandidaat: Matthias Ruythooren (WVK) Stemming Voor: 19 Tegen: 0 Ongeldig/blanco: 0 Totaal aantal stemmen: 19 Resultaat : na de eerste ronde behaald Matthias Ruythooren een ruime twee-derde meerderheid, en is unaniem gekozen als voorzitter WVK Centraal Vice-voorzitter Benodigde meerderheid: gewone meerderheid Kandidaat: Tim Van Erum ( CenEka) Stemming Voor: 19 Tegen: 0 Ongeldig/blanco: 0 Totaal aantal stemmen: 19 Resultaat: na de eerste ronde behaalt Tim Van Erum een gewone meerderheid, met unanimiteit van stemmen. Hiermee is hij vice-voorzitter van WVK Centraal in het academiejaar

11 Agenda Algemene Vergaderingen WVK Alle vergadering zijn gepland in de Plenaire Vergaderzaal in de Therminal 1. woensdag 5 oktober 2016 om 18u30 2. maandag 21 november 2016 om 18u00 3. dinsdag 13 december 2016 om 18u30 (Erkenning Studentenvereniging Engage) = GEANNULEERD 4. donderdag 16 februari 2017 om 18u00 (Subsidies 2017) 5. maandag om 18u00 (Podiumzaal) 11