Vilans doet het anders

Transcriptie

1 Vilans doet het anders Een ander gesprek Een ander onderzoek Een ander project In dit document geven we een aantal voorbeelden van trajecten waarbij we een andere, meer creatievere, aanpak hebben gebruikt en laten zien wat de meerwaarde is. CONCEPT

2 Een andere aanpak Veel professionals werken met hun patiënten of burgers aan abstracte thema s zoals preventie, gezondheid, zelfredzaamheid en eigen regie. Daarnaast is er in de langdurende zorg ook steeds meer aandacht voor toekomstige thema s zoals zorgtechnologie en servicegerichte zorg. Deze complexe vraagstukken zijn soms lastig om goed te ondervangen. En hoe doe je dat werkelijk in dialoog met de patiënt of burger en wat betekent dat voor je alledaagse werk? Wij geloven in de kracht van een andere aanpak. Een andere aanpak zorg namelijk ook voor een ander resultaat. De aanpak kenmerkt zich door gebruik van creatieve methodieken die co-creatie faciliteren. We werken meer visueel en kort-cyclisch. Hierdoor vergroten we de kans dat we de juiste dingen op de juiste manier doen. Oppervlakte Wat mensen: Aanpak: Kennis Zeggen/ Denken Interviews Expliciet Doen Gebruiken Observatie Waarneembaar Weten Voelen Dromen Creëer sessies Impliciet Latent Diepte

3 Waar in het proces? Een andere aanpak kan op verschillende momenten in een project. Het is van te voren belangrijk om te bedenken waar in het proces je iets anders wil doen dan gebruikelijk en waarom. Dit bepaalt de aanpak en de grootte van de investering. Aan de voorkant van een proces gebruiken we vaak divergerende methodes om de vraag te exploreren, terwijl we later in het proces meer convergerende tools gebruiken om ook daadwerkelijk tot een oplossing te komen. Vooraf is vaak niet precies vast te stellen wat de uitkomsten zullen zijn, omdat het idee van deze aanpak is dat betrokken mensen (professionals, cliënten etc.) eerst geraadpleegd moeten worden om de juiste route te kunnen bewandelen. Op deze manier werken we aan het juiste probleem, met de juiste oplossing, waarbij we altijd vertrekken vanuit de ervaringen van de eindgebruiker. We verkennen de mogelijkheden graag samen met u aan de hand van onderstaande processtappen die bij Vilans projecten gebruikelijk zijn. Verder in deze documentatie vind u voorbeelden van projecten in verschillende fases en van verschillende groottes. CONCEPT

4 Een ander gesprek Als je echt wilt weten wat mensen beweegt, is het nodig open te staan voor het gesprek over zaken die mensen zelf belangrijk vinden. Je kunt bijvoorbeeld afbeeldingen of voorwerpen gebruiken om het gesprek aangenamer en creatiever te maken. Het betekent meestal dat een ander type gesprek ontstaat. Een gesprek dat beter aansluit bij wat mensen zelf belangrijk vinden in plaats van wat je als gespreksleider zelf op je lijstje hebt staan. Hoe werkt het? Samen verkennen we de vragen in het project. Waarom wil je een ander gesprek, wat is het onderwerp en je doelgroep en wat is dan de beste aanpak? Vilans voert waar nodig uit, begeleidt projectteams in de aanpak van deze nieuwe methodiek of ontwikkelt voor de specifieke vraag een passende werkvorm. Ik weet eigenlijk niet zo goed hoe ik op een leuke manier mensen kan verleiden tot een gezondere leefstijl.

5 Gesprekken met beelden Tijd: Afhankelijk van opzet en aantal gesprekken met patiënten/burgers en zorgverleners Het leek me eerst een beetje kinderachtig, maar eenmaal bezig merkte ik dat het toch goed werkte (reactie deelnemer) Locatie: Gesprekken worden bij mensen thuis gevoerd, door professionals die ook in de praktijk de gesprekken voeren onder begeleiding van of samen met Vilans. Vorm: Gebruik van foto s en tijdlijnen (plaatje), ontwikkeld door Vilans Aan de hand van de gesprekken worden inzichten geformuleerd die organisatie gebruikt als handvatten voor eigen regie en gezondheid in de praktijk. Door de betrokkenheid van verschillende professionals is het mogelijk tot een werkwijze te komen die beter aansluit bij wat mensen beweegt. bekijk de infografic Ik vond het een originele manier om een gesprek over gezondheid te hebben. Ik werd me bewuster van hoe ik het zelf wil en kan (reactie van deelnemer) Patiënten in projectgroepbijeenkomst Tijd: Je vraagt niet alleen zorgverleners, maar ook patiënten om deel te namen aan de projectgroep. Omdat je bestaande bijeenkomsten benut, kost dat geen extra tijd voor zorgorganisaties. Uiteraard wel voor patiënten. Die kun je een vergoeding of cadeaubon bieden als dank voor deelname. Locatie: De projectgroep bijeenkomsten vonden plaats op de locatie van de huisartsenpraktijk. meer leidend bij het kiezen van oplossingen. In eerste instantie wilden zorgverleners vanuit een voorzichtige houding alleen onpopulaire tijden in de agenda open zetten om online afspraken te laten maken door patiënten. Op verzoek van patiënten werden juist populaire tijden open gezet, met als argument dat het anders niet zou gaan werken. Resultaat was een positief effect op het aantal online afspraken dat werd gemaakt. Vorm: Patiënten in de projectgroep bij een project over de implementatie van patiëntenportalen. Door patiënten deel te laten nemen aan de projectgroep bijeenkomsten, krijg je een ander gesprek en daarmee andere oplossingen. Oplossingen waar zorgverleners zelf niet meteen aan zouden denken. De wensen van patiënten worden CONCEPT Het op deze manier betrekken van patiënten, hadden we veel eerder moeten doen. Huisarts

6 Een ander onderzoek Creatieve onderzoeksmethodes komen in de gezondheidzorg nog maar weinig voor. Verrassend, want juist de langdurende zorg wordt bevolkt door mensen met beperkte fysieke of mentale capaciteiten. Vragenlijsten zijn dan ingewikkeld en interviews soms te intensief. Ook hebben mensen snel het gevoel dat ze worden getest. Maar ook zorgverleners of soms zelfs bestuurders kunnen baat hebben bij de inzet van andere onderzoeksmethodieken. Bijvoorbeeld omdat er weinig tijd is voor een interview of omdat onderwerpen soms gevoelig zijn. Dan zal een andere aanpak van meerwaarde zijn. xxxx Hoe werkt het? Samen verkennen we de vragen in het project. We kijken of reguliere onderzoeksmethodes afdoende zijn of zoeken naar aanvullende vormen zoals onderzoeksboxen, narratief interviewen, actieonderzoek of contextuele interviews. Vilans voert waar nodig uit, indien wenselijk kunnen sommige onderdelen door de organisatie worden opgepakt. Vilans analyseert en zorgt voor een passende oplevering van de resultaten bijvoorbeeld in een workshop met stakeholders of een interactieve presentatie. Hoe kan ik met een open vizier nu echt te weten komen wat er gebeurt in het dagelijks leven?

7 Onderzoeksboxen Tijd: De onderzoeksbox van Vilans wordt twee weken uitgezet en er wordt vooraf en achteraf een semigestructureerd interview afgenomen. Locatie: Bij mensen thuis Vorm: Onderzoeksboxen; een probekit. Door een verzameling voorwerpen worden mensen geholpen (probing) om hun verhaal te doen. De probes hebben verschillende niveaus: van concrete verhalen tot abstracte beelden en variërend in gebruik van verschillende media (beeld, geluid etc.) Typische probes zijn bijvoorbeeld fotocameraatjes, een dagboek of postkaartjes. dat mensen kiezen wat bij hen en hun leven past, zodat resultaten veel inzichten geven in het leven van alledag. Scan de QR-code voor een filmpje Als je als onderzoeker op de stoep staat met een onderzoeksbox met kleine knutselachtige opdrachten, zijn mensen vaak nieuwsgierig naar het waarom van deze methode. Hierdoor ontstaat een andere dynamiek dan bij reguliere onderzoeksmethodes. Het feit dat mensen zelf mogen kiezen wanneer en wat ze doen, maakt Narratief interviewen Tijd: Afhankelijk van opzet en aantal gesprekken met patiënten/burgers en zorgverleners Locatie: Bij mensen thuis of op de onderzoekslocatie Vorm: Narratieven of verhalen gaan over persoonlijke belevenissen. Een narratief interview heeft tot doel gebeurtenissen te achterhalen die belangrijk zijn voor de cliënt. Dat lukt alleen met open vragen en door goed te luisteren. Het verzamelen van de verhalen is geen doel op zich, maar draagt bij aan het beantwoorden van de onderzoeksvraag. Uit onze onderzoeken blijkt dat deze methode rijke verhalen oplevert. Mensen geven immers zelf richting aan het gesprek, niet de onderzoeker. Doordat je iemand in staat stelt zijn verhaal op zijn manier te vertellen, creëer je een band die je met een traditionele methode maar moeilijk voor elkaar krijgt.. Samen met onderzoekers zoek je naar de juiste inzichten in deze verhalen, zodat je van dit exploratieve onderzoek verder kunt kijken naar welke thema s nu echt relevant zijn om verder te verdiepen. Het was fijn dat bij dit onderzoek naar mijn verhaal werd geluisterd. Soms heb ik het idee dat de zorg mij als een nummer ziet waarvoor iets geregeld moet worden. (reactie van deelnemer) Ik had niet verwacht dat het zo n persoonlijk gesprek zou worden (reactie van deelnemer) CONCEPT

8 Een ander Project Er zijn genoeg voorbeelden van projecten die onvoldoende aansluiten op de eigenlijke vraag. Vraagverheldering is nog niet zo makkelijk als dat het lijkt. Vilans gebruikt in projecten iteratieve en innovatieve methodieken (Design Thinking). Deze manier van werken leent zich goed voor complexe vraagstukken, fuzzy problems, en heeft creatieve methodes om samen met eindgebruikers het probleem uitgebreid te verkennen en de oplossing samen te ontwikkelen. Hoe werkt het? Als eerste stap worden ervaringen in kaart gebracht om inzichten op te halen over de huidige situatie. Dit kan in co-creatie sessies, maar ook in situ onderzoeksmethodes kunnen helpen bij de verkenning van een probleem. De inzichten worden vertaald in kansen waarvoor verschillende oplossingen worden bedacht. Brainstormtechnieken worden ingezet, passend bij de vraag, het proces en de deelnemers. Oplossingen worden tijdens het iteratieve proces continue getoetst in de vorm van snelle prototypes of testversies. Uiteindelijk is de doelgroep echt eigenaar van het resultaat en is de oplossing ingebed in het dagelijkse leven of werk. Abstract Kunnen we dit nu eens echt met de werkvloer samen doen? Inzichten Kansen Kernoorzaken aanpakken Nu Straks Ervaringen Oplossingen Quick Fix Concreet

9 Co-design bij ontwikkelproject Tijd: Gedurende het gehele ontwerptraject (1 tot 3 jaar) Locatie: Bij de eindgebruiker thuis Vorm:Om de wensen en behoefte van de gebruiker zo goed mogelijk aan te laten sluiten op het product zijn verschillende vormen ingezet. Het project is gestart met diverse co-creatie sessies om ervaringen van de gebruikers op te halen en product ideeën zijn besproken. Vervolgens is het product getest met verschillende prototypes, papieren versies van de app (paper prototyping), een demo en een werkend model. Het werkende model is gedurende 2 maanden door eindgebruikers in het dagelijks leven getest waarbij Vilans het gebruik heeft geëvalueerd aan de hand van een dagboekstudie en een drietal interviews in de testperiode. We maakten gebruik van methodieken die speciaal bij deze doelgroep aansloten. Een product, dat aansluit op de behoefte van de eindgebruiker. Doordat het product met grote betrokkenheid van de eindgebruikers is ontwikkeld sluit het nauw aan op de wensen en behoefte van mensen met dementie en hun naasten. Men heeft het gevoel echt onderdeel te zijn geweest van het ontwerpteam. De ontwikkeling van Happy Walker; een navigatie hulpmiddel voor mensen met milde dementie. Het onderzoek bij eindgebruikers gedurende een ontwerptraject waarin een product is ontworpen om mobiliteit onder mensen met dementie te vergroten. Implementatie 2.0 Tijd:Ten minste een jaar, wekelijkse bijeenkomsten Locatie: De projectgroep werkte vanuit de organisatie Vorm: Vilans hielp de projectgroep bij de ontwikkeling van verschillende gesprekstools en trainingsmateriaal. Gedurende het project stonden cliënten en hun verhalen centraal. Zo werden ideeën en ervaringen continue binnen de organisatie opgehaald. Een speciaal ontwikkelde tool: een wensboom was voor de doelgroep (mensen met een beperking) een fijn hulpmiddel in gesprek. We vroegen ons af hoe het werken met ondersteuningsplannen cliëntgerichter en leuker konden maken. Het resultaat (Mijn Plan) is zo mooi geworden en de kwaliteit van leven is voor cliënten écht verbeterd. Door Mijn Plan kan je persoonlijke en mooie gesprekken voeren met cliënten, daar doe ik het echt voor. Het resultaat van dit project is dat er zaken ontwikkeld zijn waar de mensen uit de projectgroep en de organisatie echt eigenaar van zijn. De focus lag altijd op de eindgebruiker en diens wensen. Door de aanpak was er continue energie en aanstekelijk enthousiasme bij professionals, cliënten, verwanten en bestuurders. De uitkomsten zijn zichtbaar gekleurd door het leven van alledag. CONCEPT

10 Waarom Vilans? Vilans staat als kennisinstituut voor de langdurende zorg met twee benen in zowel de transitie als de transformatie van de langdurige zorg. Steeds meer ouderen, chronisch zieken en mensen met een beperking blijven zelfstandig in de wijk wonen. Zorg- en dienstverleners in alle sectoren van zorg en welzijn zijn hierbij betrokken, dwars door de oorspronkelijke, traditionele lijnen heen. Ondersteuning en zorg worden anders en efficiënter georganiseerd; gericht op het zoveel mogelijk aanboren van de eigen kracht van inwoners en de samenleving. Partijen in het hele veld zijn het over eens dat het anders móet, en zijn op zoek naar hoe het ook echt anders kán. Bij Vilans werken professionals die juist deze vertaalslag kunnen maken. Zij kunnen samen met u verkennen welke ondersteuning het beste bij uw vraag past. Vilans.nl Vilans Postbus 8228, 3503 RE Utrecht Telefoon: (030) weloveinnovation@vilans.nl Utrecht, september 2016