Marktraadpleging. RFP Press & Books

Transcriptie

1 Marktraadpleging RFP Press & Books

2 VOORWOORD... 3 I. VOORSTELLING VAN NMBS... 3 II. DOELSTELLING... 3 III. VOORWERP CONCEPT INRICHTING VAN DE LOKALEN... 6 IV. VOORWAARDEN VERGOEDING KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING KADEROVEREENKOMST EN INDIVIDUELE UITVOERINGSCONTRACTEN DUUR WAARBORG... 9 V. TOEWIJZINGSPROCEDURE INDIENEN VAN DE OFFERTE TOEWIJZINGSWIJZE VAN DE CONCESSIEOVEREENKOMST TOEGANGSRECHT SELECTIECRITERIA TOEWIJZINGSCRITERIA BIJLAGEN BIJLAGE 1: LIJST VAN DE LOKALEN MET HET AANTAL REIZIGERS (STAT. 2015) EN BESCHIKBARE OPPERVLAKTEN

3 VOORWOORD Sinds enkele jaren investeert NMBS actief om de stations om te vormen tot dynamische en toegankelijke intermodale knooppunten. Op commercieel vlak bieden de grote stations ruime commerciële mogelijkheden die de directie Stations valoriseert in de vorm van domeinconcessies die worden toegewezen na een marktraadpleging. De andere stations en stopplaatsen (stations zonder loketten) hebben uiteraard niet hetzelfde profiel voor wat het aantal mogelijke concessies betreft maar kunnen zeker wel een meerwaarde vormen voor het commerciële netwerk van de buurt waar ze zijn ingeplant. Deze kleinere stations en stopplaatsen kunnen maximaal één of twee commerciële ruimtes aanbieden. NMBS wenst een nieuwe kaderovereenkomst toe te wijzen voor de exploitatie van persconcessies in de verschillende stations van de NMBS. De concessies worden gedefinieerd in deze marktbevraging en zijn bijlagen, de offerte van de kandidaat en diens bijlagen. I. VOORSTELLING VAN NMBS NMBS beschikt over een van de dichtste spoorwegnetten van Europa en telt meer dan 540 stations en stopplaatsen. Elk jaar vervoert NMBS meer dan 230 miljoen nationale en internationale reizigers. De reizigersaantallen zijn het laatste decennium met meer dan 50 % gestegen. De nieuwe rol van de stations De stations hebben de laatste jaren een sterke evolutie doorgemaakt. Men komt er niet langer gewoon om de trein te nemen. Het station is ook een aangename plek waar allerlei soorten winkels en diensten aangeboden worden. De stations zijn het middelpunt van de genetwerkte mobiliteit geworden waar verschillende vervoersmodi samenkomen. Daarnaast verbinden de nieuwe stations de verschillende wijken van de stad met elkaar. In kleinere steden is het station vaak ingeplant op een belangrijke verkeersas, zodat handel in het station perfect geïntegreerd zou kunnen worden in het lokale commerciële weefsel. II. DOELSTELLING NMBS wil een aantal lokalen in (domaniale) concessie geven met het oog op de exploitatie van een netwerk van perspunten onder eenzelfde handelsnaam in de ruimte die beschikbaar is in verschillende stationsgebouwen. De concessionaris van het netwerk zal genieten van een exclusiviteit voor persartikelen in de publieke zones van de stations waar hij een perspunt 3

4 exploiteert, zonder dat deze exclusiviteit zich kan uitbreiden tot de beperkt toegankelijke of beveiligde zones (bvb. Channel terminal in Brussel-Zuid) of tot stations of stopplaatsen waar de concessionaris geen perspunt exploiteert. Niettegenstaande het voorgaande behoudt de NMBS zich het recht voor om in de drie grote Brusselse stations (Brussel-Noord, Brussel-Centraal en Brussel-Zuid) de verkoop van persartikelen door derde concessionarissen toe te staan in maximum twee lokalen met een commerciële bestemming, die niet in de kaderovereenkomst perspunten opgenomen zijn, en die zich in de publiek toegankelijke zones van deze stations bevinden. Via deze marktraadpleging zoekt de NMBS een concessiehouder voor de exploitatie van een netwerk van perspunten onder eenzelfde handelsnaam in de vorm van een kaderovereenkomst. III. VOORWERP 1. Concept 1.1. Het Perspunt Het betreft een verkooppunt dat een ruim assortiment van kranten en tijdschriften aanbiedt, evenals boeken, rookwaren, producten van de Nationale Loterij en andere bijkomende producten en/of diensten. In de stations met een internationaal karakter omvat het assortiment zowel de nationale als internationale pers. In het kader van deze marktraadpleging, op straffe van nietigheid van zijn offerte, dient de kandidaat-concessiehouder op zijn minst de producten van de Nationale Loterij 1 (de kandidaatconcessionaris dient in de offerte het bewijs te leveren dat hij de nodige toelatingen heeft voor de verkoop van deze producten) en volgend minimumassortiment aan kranten en tijdschriften (het minimumaanbod ) aan te bieden: Commercieel beschikbare Minimumaantal referenties pers Minimum oppervlakte pers oppervlakte X < 30m² % 30m²<X<60m² % 60m²<X<90m² % 90<X % Dit minimumaanbod moet tijdens het eerste jaar van de concessie gegarandeerd worden (kalenderjaar 2018) en kan naderhand jaarlijks geëvalueerd worden in functie van de evolutie van de verkoopcijfers van de geschreven pers in België, dit volgens de regels overeen te komen in de kaderovereenkomst. De concessionaris mag tevens bijkomende producten en diensten aanbieden zoals: 1 Tijdens de uitvoering van de kaderovereenkomst perspunten heeft de NMBS het recht om een uitzondering op deze verplichting tot verkoop van de producten van de Nationale Loterij toe te staan voor zover deze uitzondering een welbepaald lokaal betreft en de reden voor de weigering van de Nationale Loterij om zijn producten te verkopen in dat welbepaalde lokaal te wijten zijn aan elementen buiten de controle van de concessionaris. 4

5 Postproducten De kandidaat-concessionaris dient in de offerte het bewijs te leveren dat hij de nodige toelatingen heeft voor de verkoop van deze producten. Koude dranken Voorverpakte snacks (snoepwaren, wafels, chips, ) Afhaalpunt voor online gekochten producten Papierwaren, postkaarten, Multimedia-accessoires (kabels, oordopjes, laders...) en reisaccessoires Droogkuis/stomerij De NMBS behoudt zich het recht voor om het aanbod van andere producten en diensten toe te laten in functie van het commercieel aanbod dat in een welbepaald station aanwezig is (bvb. het aanbod van warme dranken en/of sandwiches en/of ter plaatse bereide voedingswaren zal, zonder dat de concessionaris hierop enig recht kan laten gelden, maar kunnen toegelaten worden als er geen gespecialiseerd aanbod in het desbetreffende station aanwezig is) De doelgroep De reizigers De omwonenden De voorbijgangers 1.3. Onze lokalen De oppervlakte van de lokalen die de NMBS ter beschikking stelt in haar stationsgebouwen is zeer uiteenlopend (gaande van 17m² tot 187m²). U vindt meer informatie over de stations en de oppervlaktes waarop deze marktbevraging betrekking heeft in bijlage 1. Gelieve te noteren dat het geheel van de lokalen verplicht is, m.a.w. dat de concessionaris verplicht is om ieder van de lokalen als perspunt te exploiteren. De NMBS behoudt zich het recht voor om de lokalen in de stations van Brussel-Zuid en Brussel-Centraal die aangeduid zijn met een asterisk* in bijlage 1 niet in de kaderovereenkomst op te nemen, zonder dat dit aanleiding kan geven tot enige schadevergoeding voor de concessionaris, en dit conform het recht van de NMBS om in de kaderovereenkomst de non-exclusiviteit te voorzien voor de drie grote Brusselse stations (cf Hoofdstuk II hierboven). De NMBS behoudt zich het recht voor om in de loop van de uitvoering van de kaderovereenkomst andere lokalen aan de lijst toe te voegen, met dien verstande dat de lokalen in de stations uit de top 20 van de reizigerstellingen (laatst beschikbare versie op het ogenblik van de vraag tot toevoeging van het lokaal) zullen beschouwd worden als verplichte concessies terwijl voor lokalen in andere stations de concessionaris de vrijheid heeft om deze bijkomende concessie(s) al dan niet te aanvaarden. Voor de verplichte lokalen, wordt een individuele uitvoeringsovereenkomst gesloten conform hoofdstuk IV.3 van dit document van zodra het lokaal beschikbaar is (voor zover de site beschikbaar wordt tijdens de duur van de kaderovereenkomst). Voor de andere, niet verplichte, 5

6 lokalen, wordt een individuele uitvoeringsovereenkomst gesloten conform IV.3 van dit document van zodra de concessionnaris zich akkoord heeft verklaard om dit lokaal toe te voegen. De concessionaris mag zelf in de loop van de uitvoering van de kaderovereenkomst de NMBS vragen om lokalen die niet voorkomen op de huidige lijst, toe te voegen aan de kaderovereenkomst, zonder dat dit evenwel een invloed kan hebben op de duur van de kaderovereenkomst. De NMBS beslist vrij of zij op dit verzoek ingaat. In geval van akkoord om een lokaal toe te voegen aan de kaderovereenkomst, wordt vervolgens voor dit lokaal onmiddellijk een individuele uitvoeringsovereenkomst gesloten conform IV.3 van dit document. De vergoeding die door de concessionaris te betalen is (zoals bepaald in de individuele uitvoeringsovereenkomst) voor een bijkomend lokaal (ongeacht wie de toevoeging heeft voorgesteld), zal het voorwerp uitmaken van onderhandelingen met de NMBS maar zal in geen geval meer dan 10% lager zijn dan de gemiddelde vergoeding (vast en variabel) die de concessionaris in het kader van de huidige marktbevraging geboden heeft voor lokalen van dezelfde categorie (cf categorieën van lokalen zoals beschreven in Hoofdstuk V.5.1 hieronder). 2. Inrichting van de lokalen De binneninrichting valt ten laste van de concessiehouder en voldoet aan de voorschriften van het technisch lastenboek en/of van de plaatselijke technische diensten. De technische lastenboeken kunnen op eenvoudige vraag van de kandidaat bekomen worden. Voor de sites waarvoor er geen technisch lastenboek bestaat, moet de kandidaat zich informeren bij het area team (de contactgegevens zijn beschikbaar op eenvoudige vraag van de kandidaat) teneinde de voorschriften te bekomen. Voor de doeleinden van de evaluatie, moet aan de offerte van de kandidaat een type-plan voor drie verschillende oppervlaktes toegevoegd worden, met name: Voorbeeldplan klein lokaal: commercieel beschikbare oppervlakte van 40m² (5mx8m); en Voorbeeldplan gemiddeld lokaal: commercieel beschikbare oppervlakte 80 m² (8mx10m); en Voorbeeldplan groot lokaal: commercieel beschikbare oppervlakte 120 m² (10mx12m). De kandidaat moet bij zijn exploitatievoorstel een gemotiveerde raming voegen van de investeringen die hij voorziet om de prestaties van de diensten en de kwaliteit ervan te garanderen. IV. VOORWAARDEN 1. Vergoeding De kandidaat zal een concessievergoeding voorstellen voor ieder lokaal. Voor ieder lokaal doet de kandidaat een voorstel van: 6

7 variabele concessievergoeding berekend op basis van de gerealiseerde omzet (in %) per voorgestelde categorie van producten of diensten in het assortiment (zoals opgesomd in hoofdstuk III, 1.1 van dit document) en voor elk lokaal (zoals bepaald in hoofdstuk III, 2 van dit document). Voor de lokalen in de drie grote Brusselse stations moet de kandidaat een variabele vergoeding (in %) voorstellen waarbij het onderscheid wordt gemaakt tussen, enerzijds, een situatie waarin de kandidaat exclusiviteit geniet voor persartikelen in het betrokken station en, anderzijds, de situatie waarin de kandidaat geen exclusiviteit geniet voor persartikelen in het betrokken station (zoals beschreven in punt II hierboven). naast opgave van de variabele vergoeding, dient de kandidaat eveneens een gewaarborgde maandelijkse minimumvergoeding (exclusief 21 % btw) op te geven per lokaal. Voor de lokalen in de drie grote Brusselse stations moet de kandidaat een gewaarborgd maandelijks minimum voorstellen waarbij het onderscheid wordt gemaakt tussen, enerzijds, een situatie waarin de kandidaat exclusiviteit geniet voor persartikelen in het betrokken station en, anderzijds, de situatie waarin de kandidaat geen exclusiviteit geniet voor persartikelen in het betrokken station (zoals beschreven in punt II hierboven). De kandidaat dient een gedetailleerd financieel plan voor te stellen op basis waarvan NMBS de inkomsten op jaarbasis kan bepalen en hij dient haar alle mogelijkheden en waarborgen te bieden om de meegedeelde omzet te controleren. NMBS behoudt zich het recht voor de offerte van een kandidaat te weigeren als de door de kandidaat geboden controlemogelijkheden haar ontoereikend lijken. Het maandelijks gewaarborgde minimum wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de index der consumptieprijzen (basis is de index van de maand voorafgaand aan deze waarin de offertes moeten ingediend worden). De kosten van energie (water, elektriciteit, verwarming) en data zijn ten laste van de concessionaris. In de grote stations (zoals de grote Brussels stations, het station van Gent, Antwerpen-Centraal, ) behoudt de NMBS zich het recht voor om een bijdrage in de algemene onkosten op te leggen (beveiliging + schoonmaak van de commerciële zones in het station) van 65 EUR/m²/jaar. Dit bedrag wordt jaarlijks in januari geïndexeerd. 2. Kwaliteit van de dienstverlening De concessionaris dient bijzondere aandacht te besteden aan een snelle en perfecte dienstverlening aan de reiziger. De personeelsleden die in contact komen met het publiek dienen de taal machtig te zijn van het Gewest waarin de concessie zich bevindt. Voor de stations in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is de kennis van Nederlands en Frans vereist. Voor de stations met een internationaal karakter is de kennis van andere talen een pluspunt. 7

8 Indien het huishoudelijk reglement of het stationsreglement van toepassing op een welbepaalde site minimale openingsuren oplegt, dient de concessionnaris deze te respecteren, tenzij anders wordt overeengekomen in de individuele uitvoeringscontracten. De openingsdagen en uren moeten voor ieder lokaal vermeld worden in de offerte van de kandidaat. Op straffe van nietigheid moet iedere individuele concessie geopend zijn voor het cliënteel tijdens de spitsuren in de week, m.a.w. van 6u tot 9u en van 16u tot 18u. 3. Kaderovereenkomst en individuele uitvoeringscontracten De kaderovereenkomst - legt enerzijds het kader vast waarbinnen NMBS gedurende een bepaalde duur individuele concessies kan toekennen aan de geselecteerde concessiehouder; - bepaalt anderzijds de algemene voorwaarden en modaliteiten die van toepassing zijn voor alle individuele concessies met het oog op de uitbating van de perspunten in de stations. Deze voorwaarden en modaliteiten zijn van toepassing tot de afloop van de individuele uitvoeringscontracten die werden afgesloten op basis van de kaderovereenkomst. De Algemene Voorwaarden voor door NMBS in concessie gegeven goederen (versie 2016) worden beschouwd als basis voor het uitwerken van dit algemene kader. Dit document kan op eenvoudig verzoek bekomen worden. Deze Algemene Voorwaarden worden integraal opgenomen in de definitieve kaderovereenkomst die gesloten zal worden met de geselecteerde concessiehouder, voor zover het huidige document er niet van afwijkt. Op basis van de kaderovereenkomst, wordt op eenvoudige kennisgeving een individueel uitvoeringscontract toegekend voor elke individuele concessie die binnen het toepassingsgebied van deze kaderovereenkomst valt en dit voor de haar eigen duur. Het individueel uitvoeringscontract voldoet, gedurende de volledige duur ervan, aan de algemene voorwaarden die zijn opgelegd door de kaderovereenkomst. Het individuele uitvoeringscontract kan ook voorzien in een aantal bijkomende specifieke clausules. De eventuele algemene voorwaarden van de concessiehouder hebben in geen geval voorrang. 4. Duur De kaderovereenkomst wordt toegewezen voor 2 jaar, en gaat in op 1 januari De algemene voorwaarden die erin zijn bepaald, blijven echter gelden voor de volledige duur van de individuele uitvoeringscontracten. Op eenvoudige kennisgeving kent NMBS de geselecteerde kandidaat, voor elke individuele concessie die onder de kaderovereenkomst valt, een individueel uitvoeringscontract toe. Gezien de omvang van de opdracht en de investeringen die eruit voortvloeien, bedraagt de initiële duur van elk individueel uitvoeringscontract 8 jaar. De individuele uitvoeringscontracten die na 1 januari 2018 worden toegevoegd, nemen een einde op dezelfde datum als de initieel afgesloten uitvoeringscontracten. 8

9 In het kader van deze kaderovereenkomst kan geen enkel individueel uitvoeringscontract toegewezen worden na 31 december 2019, zodat alle individuele uitvoeringscontracten ten laatste aflopen op 31 december De commerciële opening van elk toegekend lokaal moet plaatsvinden binnen een termijn van maximaal drie maanden vanaf de terbeschikkingstelling van het lokaal. De kandidaat zal in zijn offerte (i) een gemotiveerde raming geven van de tijd die effectief nodig is voor de inrichting en de commerciële opening van ieder lokaal en (ii) een voorstel doen om een basisaanbod pers te garanderen aan het cliënteel tijdens de periode van inrichtingswerken. 5. Waarborg Om de goede uitvoering van de verplichtingen die uit dit contract voortvloeien te garanderen, is de concessiehouder ertoe gehouden bij ondertekening van het contract het bewijs te leveren van een waarborg (bankgarantie op eerste verzoek, of storting op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas van de FOD Financiën) ten gunste van NMBS, voor een bedrag dat gelijk is aan zesmaal de waarde van het gewaarborgde maandelijkse minimum, vermeerderd met 21 % btw, en dit voor elk gekozen lokaal. De toewijzing van het contract wordt opgeschort tot het bewijs van waarborg wordt geleverd. V. TOEWIJZINGSPROCEDURE 1. Indienen van de offerte Als u zich wenst kandidaat te stellen voor deze concessie, dan dient de offerte, conform de hierboven beschreven bepalingen, ten laatste op 31 mei 2017 per aangetekend schrijven opgestuurd te worden. De postdatum geldt als bewijs. Enkel de offertes die aangetekend worden verstuurd, komen in aanmerking. NMBS behoudt zich het recht voor om offertes te weigeren die wel voldoen aan de bovenvermelde voorwaarde voor de datum, maar die meer dan 5 werkdagen na de uiterste antwoorddatum bij ons toekomen (de datum van de ontvangstbevestiging geldt als bewijs), als op de datum van ontvangst de procedure voor de analyse van de offertes al is aangevat. De offerte moet steeds ondertekend zijn door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. De offerte wordt verstuurd in een gesloten envelop met daarop vermelding van: - de uiterste datum voor het indienen van de offertes; - de referentie van deze concessie, namelijk PRESS De enveloppe wordt in een andere enveloppe geschoven waarop het volgende moet worden vermeld: - het woord 'Concessie' in de linkerbovenhoek; 9

10 - het volgende adres: NMBS Dienst Concessies B-ST.413 Janno Dobbelaere Frankrijkstraat BRUSSEL. Offertes via of fax zijn niet toegestaan. Bij de offerte te voegen bijlagen Bij de offerte moeten de volgende documenten en attesten gevoegd zijn: De inschrijver wordt geacht zijn identiteit te bewijzen: - Voor de inschrijvers die deelnemen als natuurlijk persoon: een kopie van de identiteitskaart van de natuurlijke personen. - Voor inschrijvers die deelnemen in de vorm van een vereniging of vennootschap: een actueel en geconsolideerd exemplaar van de statuten, een lijst van de leden van de Raad van Bestuur, het bewijs van de bevoegdheid om de ondertekenende persoon te vertegenwoordigen. De inschrijver dient de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: - een uittreksel uit het strafregister (maximaal 3 maanden oud t.o.v. de uiterste dag voor het indienen van de offerte) waaruit blijkt dat de inschrijver niet werd veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld of financieren van terrorisme, of voor enig ander misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - een verklaring waaruit blijkt dat hij zich niet in een toestand van faillissement, vereffening, staking van activiteiten, gerechtelijke reorganisatie of eender welke gelijkaardige situatie bevindt; - een verklaring waaruit blijkt dat hij in regel is met zijn professionele fiscale verplichtingen conform de wettelijke bepalingen; - een recent attest (maximaal 3 maanden oud t.o.v. de uiterste dag voor het indienen van een aanvraag tot deelneming) waaruit blijkt dat hij in regel is met zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn sociale-zekerheidsbijdragen conform de wettelijke bepalingen; - Wat betreft de financiële draagkracht: - Het bewijs van zijn gezonde financiële en economische toestand, gebaseerd op een kopie van de laatste drie balansen; - Wat betreft de technische en professionele competenties: - Een lijst met de belangrijkste referenties voor gelijkaardige activiteiten van gelijkaardig omvang, die werden verwezenlijkt in de loop van de laatste drie jaar, met een beschrijving van de activiteit en, in voorkomend geval, met vermelding van de opdrachtgever en zijn contactgegevens (telefoonnummer, adres); 10

11 - Het bewijs dat de personen die in contact zullen komen met het publiek, de taal beheersen van het gewest waar het toegewezen lokaal zich bevindt; voor het Brussels Gewest: Nederlands en Frans, de kennis van een andere taal is een troef; - Als de inschrijver een beroep wil doen op onderaannemers, dan moet hij dat in de inschrijving vermelden en hun namen opgeven. Merk op dat de onderaannemers ook moeten voldoen aan de voorwaarden inzake toegangsrecht (zie hoofdstuk V.3). - Wat betreft de inhoud van de offerte van de inschrijver: - De maandelijkse variabele concessievergoedingen per categorie van producten of diensten en per lokaal (voor de drie grote Brusselse stations de vergoeding in het scenario van exclusiviteit en het scenario van non exclusiviteit) - De gewaarborgde maandelijkse minimumvergoeding (exclusief 21 % btw) per lokaal; - De openingsuren die de inschrijver voorstelt per lokaal; - Een verklarende nota die de manier waarop de inschrijver de kwaliteit van de dienstverlening zal waarborgen, beschrijft; - Een verklarende nota die de aangeboden producten en diensten beschrijft; - Een overzicht van de identiteit van de werknemers die verantwoordelijk zullen zijn voor bepaalde taken die te maken hebben met de uitbating van de concessie; - Het financiële plan waarvan sprake in Hoofdstuk IV, 1, van dit document; - Een gedetailleerde beschrijving van de controlemogelijkheden en -waarborgen waarvan sprake in Hoofdstuk IV. 1 van dit document; - De type inrichtingsplannen waarvan sprake in Hoofdstuk III.3 van huidige marktbevraging voor drie verschillende oppervlaktes (groot, gemiddeld, klein); - De voorziene investeringen, waarvan sprake in Hoofdstuk III.2 van huidige marktbevraging; - De gemotiveerde raming van de termijn die effectief nodig zal zijn voor de inrichting van de lokalen en de commerciële opening ervan; - Het voorstel om een basisaanbod persartikels te garanderen aan het cliënteel tijdens de periode van de inrichtingswerken Wijziging of intrekking van een ingediende offerte Om een al opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is er een schriftelijke verklaring vereist die door de inschrijver of zijn gevolmachtigde ondertekend moet zijn. Het onderwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten duidelijk vermeld zijn, op straffe van nietigheid van de offerte. Dit dient te gebeuren voor de uiterste datum voor het indienen van de offertes. In geval van intrekking van de offerte, zal de betrokken kandidaat niet langer op hoogte worden gehouden van het vervolg van het verloop van deze procedure. Verbintenistermijn De inschrijvers blijven gedurende een termijn van negentig (90) kalenderdagen na de uiterste ontvangstdatum door hun offerte gebonden. Vóór het verlopen van de verbintenistermijn, kan NMBS een aanvraag tot vrijwillige verlenging indienen bij de inschrijvers. 11

12 2. Toewijzingswijze van de concessieovereenkomst De geïnteresseerde inschrijvers worden verzocht meteen hun beste offerte in te dienen, rekening houdend met de hierna vermelde toewijzingscriteria. In voorkomend geval, behoudt NMBS zich het recht voor de inschrijver uit te nodigen om zijn offerte voor te stellen en toe te lichten. NMBS heeft het recht om met de inschrijvers te onderhandelen over hun offerte. In voorkomend geval behoudt NMBS zich het recht voor om na een (voorlopige) rangschikking van de offertes enkel te onderhandelen met de inschrijver(s) die bij aanvang de voordeligste offerte(s) heeft/hebben ingediend. Naar aanleiding van de onderhandelingen behoudt NMBS zich het recht voor het bestek te detailleren of te wijzigen en nieuwe offertes of BAFO s ( Best and Final Offer ) te vragen aan de inschrijver(s) die de voordeligste offerte(s) heeft/hebben ingediend. De persoonlijke ontmoetingen in het kader van de onderhandelingen vinden steeds plaats in de lokalen van NMBS. De resultaten van die onderhandelingen moeten verplicht binnen de 24 uur bevestigd worden door de kandidaat, aan de hand van een aan mevrouw Patricia Cuvelier, Head of Commercial Activities Stations (patricia.cuvelier@b-rail.be). Het volgen van een onderhandelingsprocedure houdt geen verplichting in tot het toewijzen of sluiten van de concessieovereenkomst. NMBS kan zowel afzien van het toewijzen of sluiten van de concessieovereenkomst, als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. NMBS behoudt zich het recht voor om in geval van beëindiging van de kaderovereenkomst en/of van de individuele uitvoeringscontracten, een beroep te doen op de kandidaat die als tweede gerangschikt werd in deze marktbevraging, om de exploitatie over te nemen, of om - in voorkomend geval - een nieuwe marktconsultatie te organiseren. NMBS behoudt zich het recht voor om tot een akkoord te komen over de concrete uitvoeringsmodaliteiten van de kaderovereenkomst na toewijzing van de kaderovereenkomst (voor zover er niet afgeweken wordt van de basisvoorwaarden van de marktconsultatie en van de offerte van de inschrijver). 3. Toegangsrecht Wordt uitgesloten, in welk stadium van de procedure ook, de kandidaat-inschrijver: - die in staat van faillissement verkeert of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, die in vereffening verkeert of het voorwerp uitmaakt van een vereffeningsprocedure, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die zich in een toestand van gerechtelijke reorganisatie of in eender welke gelijkaardige situatie bevindt als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; - die veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 12

13 - die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid of van zijn belastingen; - die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen met betrekking tot deze uitsluitingscriteria of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. 4. Selectiecriteria NMBS neemt enkel de offertes in aanmerking van de inschrijvers: - die over voldoende financiële draagkracht beschikken om de concessie te beheren die het voorwerp uitmaakt van deze marktraadpleging; - die over voldoende professionele competenties beschikken: o De exploitatie van het nagestreefde concept in eigen beheer of voor derden maakt deel uit van de core business van de inschrijver. o De personeelsleden van de inschrijver die in contact zullen komen met het publiek, moeten de taal beheersen van het gewest waar het toegewezen lot zich bevindt; voor het Brussels Gewest: Nederlands en Frans, de kennis van een andere taal is een troef. - die beantwoorden aan de vereisten van het minimumaanbod zoals uiteengezet in Hoofdstuk III.1.1 en van de minimale openingsuren zoals vermeld in Hoofdstuk IV.2 hiervoor. 5. Toewijzingscriteria NMBS zal de concessie op gemotiveerde wijze toewijzen aan de geselecteerde inschrijver die de regelmatige offerte heeft ingediend die het best aansluit op de hierna vermelde criteria. Voor evaluatie van de toewijzingscriteria zal de NMBS de geboden concessievergoeding (gewaarborgd en variabel) voor de drie grote Brusselse stations in een scenario van exclusiviteit en een scenario van non-exclusiviteit evalueren. Op basis van deze evaluatie zal de NMBS beslissen of zij voor deze drie stations al dan niet exclusiviteit voor persartikelen toekent in het kadercontract. De evaluatie van de hieronder vermelde toewijzingscriteria zal enkel het door de NMBS weerhouden scenario in rekening nemen. 1. De voorgestelde concessievergoeding: 40% o Maandelijks gewaarborgd minimum 50% Commercieel beschikbare oppervlakte < 60m² 35% 60m² < commercieel beschikbare oppervlakte < 90m² 35% Commercieel beschikbare oppervlakte > 90m² 30% Per voormelde categorie van lokalen zal de NMBS het gemiddelde bepalen van de voorgestelde maandelijks gewaarborgde minima voor de lokalen binnen een categorie. De kandidaat die het beste gemiddelde maandelijks gewaarborgd minimum per categorie voorstelt, zal het maximum van de punten krijgen; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). o Voorgestelde variabele vergoeding (%) per categorie van producten, met name: 50% 13

14 Pers 60% Boeken 10% Rookwaren 10% Voorverpakte snacks en koude dranken 20% Voor iedere categorie van producten, zal de NMBS de voorgestelde variabele vergoeding (%) evalueren door het gemiddelde % per hogervermelde categorie van lokalen te berekenen. Teneinde de score voor een categorie van producten te bepalen, zal de gemiddelde variabele vergoeding per categorie van lokalen als volgt gescoord worden: Commercieel beschikbare oppervlakte < 60m² 35% 60m² < commercieel beschikbare oppervlakte < 90m² 35% Commercieel beschikbare oppervlakte > 90m² 30% De kandidaat die het beste gemiddelde voorstelt, zal het maximum van de punten krijgen; de volgenden zullen proportioneel gewogen worden (regel van 3). 2. De voorgestelde service en kwaliteit 30% o Minimumopeningsuren per week (7 dagen) 40% Voor de evaluatie van dit criterium, neemt de NMBS de gemiddelde openingsuren (buiten de verplichte minimale openingsuren tijdens de week) per categorie van stations in acht, met name: Stations met maximum reizigers/week 25% Stations met meer dan maar minder dan reizigers/week 35% Stations met meer dan reizigers/week 40% De kandidaat die de beste openingsuren biedt (buiten de verplichte minimale openingsuren tijdens de week), krijgt het maximum van de punten; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). o Diversiteit van het aanbod (excl. pers) 40% De NMBS zal dit criterium evalueren door het bestaan van een aanbod van volgende categorieën van producten en diensten te vergelijken: Boeken: het boekenaanbod zal niet in rekening genomen worden indien niet minstens 5% van de commercieel beschikbare oppervlakte aan boeken gewijd is voorverpakte snacks en koude dranken Postproducten Afhaalpunten voor online gekochte producten Papierwaren, postkaarten, : het bestaan van een aanbod zal enkel in rekening genomen worden als minstens 5% van de commercieel beschikbare oppervlakte hieraan gewijd is 14

15 Multimedia- en reisaccessoires (oordopjes, laders, ) De evaluatie zal gebeuren op grond van het aanbod dat wordt voorgesteld in de 4 lokalen van iedere categorie van lokalen, zoals vermeld in punt 1 hierboven, waarvoor de kandidaat het beste maandelijks gewaarborgd minimum heeft geboden. De kandidaat die het grootste aantal categorieën van producten aanbiedt (voor de 12 lokalen), krijgt het maximum van de punten; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). o Snelheid van de dienstverlening rekening houdende met de drukte van het station 20% De NMBS zal rekening houden met de verschillende middelen (bijvoorbeeld plan van concessie, aangepaste personeelbezetting, automatisering, ) die de kandidaat zal inzetten om een snelle dienstverlening te garanderen. 3. Kwaliteit van de inrichting van de concessies, et dit rekening houdende met de soorten producten en diensten die er aangeboden worden 20% Naast klassieke kwalitseitsindicatoren (bvb. kwaliteit van de gebruikte materialen, toegankelijkheid, praktische inrichting, hygiëne, -) zal de NMBS bijzondere aandacht wijden aan de manier waarop de eenheid van een Perspunten netwerk onder eenzelfde handelsnaam zich zal weerspiegelen in de inrichting van de concessies van verschillende afmetingen in stations van verschillende grootte. 4. De termijn nodig voor de commerciële opening van de lokalen die aan de concessionnaris ter beschikking gesteld worden en het voorstel voor het garanderen van een minimumaanbod van persartikelen tijden de periode van de inrichtingswerken 10% Mocht u bijkomende vragen hebben over deze consultatie of u wenst een plaatsbezoek, dan kan u bij ons terecht op het adres bart.buermans@b-rail.be of cedric.graffart@b-rail.be. Gelieve uw vragen uiterlijk 10 werkdagen voor de einddatum voor indiening van de offertes over te maken. Patricia CUVELIER Head of Commercial Activities Stations 15

16 BIJLAGEN Bijlage 1: Lijst van de lokalen met het aantal reizigers (stat. 2015) en beschikbare oppervlakten Stations Reizigers/week m² comm m² annex Vrij Aalst ,32 17,32 01/01/2018 Aarschot ,73 13,27 01/01/2018 Antwerpen Centraal : ZOO ,32 01/01/2018 Berchem (Antwerpen) ,15 20,18 01/01/2018 Brugge : ODG ,30 01/01/2018 Brugge : Stationsplein ,16 16,98 01/01/2018 Brussel - Luxemburg ,30 01/01/2018 Brussel-Centraal - Loketten* ,00 01/01/2018 Brussel-Centraal - Madeleine ,48 30,92 01/01/2018 Brussel-Centraal - Méridien ,00 01/01/2018 Brussel-Zuid : Bagages ,00 01/01/2018 Brussel-Zuid : Loketten* ,00 01/01/2018 Brussel-Zuid : Frankrijkstraat ,87 01/01/2018 Brussel-Noord - Gang ,34 01/01/2018 Dendermonde ,21 01/01/2018 Gembloux ,00 9,00 01/01/2018 Gent-Sint-Pieters : ODG ,42 20,07 01/01/2018 Gent-Sint-Pieters : Stationsplein ,66 01/01/2018 Hasselt ,32 01/01/2018 Kortrijk ,53 01/01/2018 Leuven ODG ,66 9,70 01/01/2018 Liège-Guillemins "Hall" ,00 21,00 01/01/2018 Mechelen ,18 01/01/2018 Mons : Gare Provisoire ,90 01/01/2018 Namur (Dalle) ,00 01/01/2018 Nivelles ,00 01/01/2018 Ottignies ,00 36,00 01/01/2018 Sint-Niklaas ,59 15,44 01/01/2018 Sint-Truiden ,02 01/01/2018 Tienen ,52 01/01/