Marktconsultatie. RFP Drank- en snackautomaten. Vlaanderen/Brussel/Wallonië

Transcriptie

1 Marktconsultatie RFP Drank- en snackautomaten Vlaanderen/Brussel/Wallonië NMBS NV van publiek recht - BTW BE RPR Brussel - IBAN BE BIC GKCCBEBB

2 VOORWOORD... 3 I. VOORSTELLING VAN DE NMBS... 3 II. DOELSTELLING... 3 III. VOORWERP CONCEPT BESCHIKBARE SITES LOGISTIEK EN INVESTERINGEN...4 IV. VOORWAARDEN VERGOEDING KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING DUURTIJD WAARBORG... 7 V. TOEWIJZINGSPROCEDURE INDIENEN VAN HET VOORSTEL WIJZE VAN TOEKENNING VAN DE CONCESSIEOVEREENKOMST TOEGANGSRECHT SELECTIECRITERIA... 10ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 5. TOEWIJZINGSCRITERIA / 15

3 VOORWOORD Sinds enkele jaren investeert NMBS actief om de stations om te vormen tot dynamische en toegankelijke intermodale knooppunten. Op commercieel vlak bieden de grote stations ruime commerciële mogelijkheden die de directie Stations valoriseert in de vorm van domeinconcessies die worden toegewezen na een marktraadpleging. De andere stations en stopplaatsen (stations zonder loketten) hebben uiteraard niet hetzelfde profiel voor wat het aantal mogelijke concessies betreft maar kunnen zeker wel een meerwaarde vormen voor het commerciële netwerk van de buurt waar ze zijn ingeplant. De NMBS wenst nieuwe kadercontracten toe te wijzen voor de uitbating van drank- en snack automaten in verschillende stations van de NMBS in België. I. VOORSTELLING VAN NMBS NMBS beschikt over één van de dichtste spoorwegnetten van Europa en telt meer dan 540 stations en stopplaatsen. Elk jaar vervoert NMBS meer dan 230 miljoen nationale en internationale reizigers. De reizigersaantallen zijn het laatste decennium met meer dan 50 % gestegen. De nieuwe rol van de stations De stations hebben de laatste jaren een sterke evolutie doorgemaakt. Men komt er niet langer gewoon om de trein te nemen. Het station is ook een aangename plek waar allerlei soorten winkels en diensten aangeboden worden. De stations zijn het middelpunt van de genetwerkte mobiliteit geworden waar verschillende vervoersmodi samenkomen. Daarnaast verbinden de nieuwe stations de verschillende wijken van de stad met elkaar. In kleinere steden is het station vaak ingeplant op een belangrijke verkeersas, zodat handel in het station perfect geïntegreerd zou kunnen worden in het lokale commerciële weefsel. II. DOELSTELLING NMBS wil een aantal locaties in (domaniale) concessie geven met het oog op de exploitatie van een netwerk van drank- en snackautomaten in de verschillende stationsgebouwen. Via deze marktraadpleging zoekt de NMBS een concessiehouder voor de exploitatie van een drank- en snackautomaten -concept, in de vorm van een kaderovereenkomst en dit op basis van 3 loten. 3 / 15

4 III. VOORWERP 1. Concept De concessie heeft als voorwerp de uitbating van drank- en snack automaten door middel van een kadercontract. De kandidaat geeft een gedetailleerd overzicht van het aanbod per type automaat en de bijhorende technische specificaties van de automaat. Het gaat over een klassiek aanbod van drank- en snackautomaten. Een aanbod van healthy producten maakt geen deel uit van deze marktbevraging en wordt niet toegelaten. 2. Beschikbare sites In bijlage vindt de kandidaat een overzicht van het huidige aantal automaten per station en per lot (op basis van gegevens van het jaar 2017). Het plaatsen van snack- en drankautomaten is verplicht in alle stations die opgenomen zijn in deze lijst. De automatenwanden van de stations Leuven, Mechelen en Antwerpen-Berchem maken geen deel uit van deze marktconsultatie. De kandidaat dient per lot waarin hij interesse heeft een offerte in te dienen. In zijn offerte dient hij ook duidelijk per station te vermelden hoeveel drank- en snackautomaten zullen geplaatst worden: LOT 1: Vlaanderen LOT 2: Brussel LOT 3: Wallonië Voor de top 10 stations (Brussel-Zuid, Brussel-Noord, Brussel-Centraal, Gent-Sint-Pieters, Antwerpen- Centraal, Leuven, Ottignies, Brugge, Namen & Luik-Guillemins) 1 dient de kandidaat een gedetailleerd plan aan zijn offerte toe te voegen met een duidelijk overzicht waar welke automaat geplaatst zal worden. NMBS heeft het recht om een voorgestelde locatie in een station te weigeren indien het plaatsen van een automaat omwille van technische en/of veiligheidsredenen niet mogelijk is. De kandidaat mag ook vrijblijvend nieuwe locaties voorstellen in andere stations van het netwerk van de NMBS. In de evaluatie van deze sites zal rekening gehouden worden met de technische mogelijkheid om een automaat te installeren. De eventueel bijkomende kosten voor installatie van nieuwe aansluitingen vallen ten laste van de kandidaat. 3. Logistiek en investeringen De kandidaat dient bij zijn offerte een overzicht van de geplande investeringen toe te voegen die de kwaliteit en dienstverlening weerspiegelen. Daarnaast dient de concessionaris ook een duidelijke en realistische planning toe te voegen die een overzicht geeft van de roll out van de plaatsing en modernisering van de automaten. 1 Enkel van toepassing indien deze stations in een gekozen lot liggen 4 / 15

5 De kandidaat dient bij zijn offerte ook een bewijs te voegen dat hij over de financiële draagkracht beschikt om deze overeenkomst(en) af te sluiten. Daarbovenop dient hij met voldoende documentatie (overzicht logistiek netwerk, vergelijkbare projecten, ) te bewijzen dat hij over voldoende ervaring en expertise beschikt om een uitgebreid netwerk te beheren. IV. VOORWAARDEN 1. Vergoeding De kandidaat dient een variabele concessievergoeding voor te stellen berekend op basis van de gerealiseerde omzet (in %) per maand. Deze variabele vergoeding (percentage) dient hetzelfde te zijn voor alle automaten die worden opgesteld in eenzelfde station. Naast de variabele vergoeding, stelt de kandidaat tevens een gewaarborgd maandelijks minimum (exclusief 21 % btw) per automaat voor (dit zowel voor de verplichte als de zelf voorgestelde bijkomende stations). De kandidaat dient een gedetailleerd financieel plan voor te stellen op basis waarvan NMBS de inkomsten op jaarbasis kan bepalen en hij dient haar alle mogelijkheden en waarborgen te bieden om de meegedeelde omzet te controleren. NMBS behoudt zich het recht voor de offerte van een kandidaat te weigeren als de door de kandidaat geboden controlemogelijkheden haar ontoereikend lijken. Een voorbeeld van rapportage die de kandidaat voorstelt, wordt toegevoegd aan de offerte. Het maandelijks gewaarborgde minimum wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de index der consumptieprijzen (basis is de index van de maand voorafgaand aan deze waarin de offertes moeten ingediend worden). De kosten van elektriciteit en data (waar mogelijk) vallen ten laste van de concessionaris. Per automaat zal er een forfait van 50,00 EUR (exclusief BTW) per maand voor het verbruik van elektriciteit gefactureerd worden. Dit forfait is onderworpen aan de gemiddelde kostprijs van de elektriciteit en kan dus variëren in de loop van het concessiecontract op basis van de actuele tarieven. De vergoedingen dienen te worden betaald via domiciliëring. 2. Kwaliteit van de dienstverlening De concessionaris dient bijzondere aandacht te besteden aan een snelle en perfecte dienstverlening aan de reiziger. De concessionaris garandeert dat de automaten regelmatig gepoetst en onderhouden worden. Hiervoor voegt hij aan zijn offerte een garantiebewijs toe. 5 / 15

6 De concessionaris bezorgt de NMBS de nodige garanties dat het voor hem mogelijk is om technische problemen binnen de 12 uur te verhelpen. De Concessionaris is verplicht om op elke automaat een plaatje aan te brengen op een goed zichtbare plaats met opgave van zijn naam, telefoonnummer en adres, met de vermelding "Dit toestel wordt niet uitgebaat door de NMBS. In geval van defect, gelieve contact op te nemen met (naam + telefoonnummer + adres)". Wat betreft dienstverlening en kwaliteit dient de concessionaris in zijn offerte op onderstaande punten te beantwoorden: een stappenplan hoe men klachten van reizigers zal behandelen; hoe men garandeert dat het verpakkingsafval, na het vullen van de automaten, verwijderd wordt; over welke betalingsmiddelen de reiziger zal beschikken (cash, bancontact, kredietkaart, contactloos, ) Het is de concessionaris verboden op of in de omgeving van een automaat reclame te plaatsen zonder het voorafgaand schriftelijk akkoord van NMBS (Dienst Commercial Activities Stations B-ST.41), die hieromtrent de concessionaris voor de exploitatie van reclame op spoorwegdomein, momenteel NV Publifer zal consulteren. Laatstgenoemde kan haar akkoord afhankelijk maken van de betaling van een vergoeding. De concessionaris kan zich hier niet tegen verzetten. Hij kan uiteraard er wel van afzien om reclame te plaatsen. De concessionaris voegt bij zijn voorstel duidelijke foto s van de automa(a)t(en) toe en een gedetailleerde technische fiche. De automa(a)t(en) zullen beoordeeld worden op hun functionaliteit, betaalmogelijkheden voor de klant en kwaliteit/design. Wat betreft het assortiment in de automaten dient de concessionaris onderstaande informatie toe te voegen aan zijn offerte: gedetailleerd overzicht van de producten die men zal aanbieden; voorgestelde verkoopprijzen van deze producten; een overzicht van de partners waarmee men zal samenwerken. 3. Duurtijd De kaderovereenkomst(en) wordt/worden toegewezen voor een periode van 8 jaar, en gaat/gaan in op 1 januari De kaderovereenkomst(en) die wordt/worden gegund op basis van deze marktbevraging, kent/kennen geen exclusiviteitsrecht toe aan de concessiehouder. NMBS behoudt zich echter het recht voor in de loop van het contract aan de concessiehouder voor te stellen een drank-en of snackautomaat uit te baten in een station dat niet opgenomen is in de lijst in de bijlage bij deze procedure. 6 / 15

7 De kandidaat voegt aan zijn offerte toe binnen welke termijn de installatie van de automa(a)t(en) in elk toegewezen station zal plaatsvinden met een maximum tijdspanne van drie maanden volgend op de ondertekening van het contract. 4. Waarborg Om de goede uitvoering van de verplichtingen die uit dit contract voortvloeien te garanderen, is de concessiehouder ertoe gehouden bij ondertekening van het contract het bewijs te leveren van een waarborg (bankgarantie op eerste aanvraag, of storting op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas van de FOD Financiën) ten gunste van NMBS, voor een bedrag dat gelijk is aan zesmaal de waarde van de som van alle gewaarborgde maandelijkse minima, vermeerderd met 21 % btw. V. TOEWIJZINGS PROCEDURE 1. Indienen van het voorstel Indien u interesse heeft in de uitbating van deze concessie en uw kandidatuur wenst te stellen, gelieve ons dan uw voorstel, dat beantwoordt aan de bovenvermelde richtlijnen en onderstaande voorwaarden, ten laatste op 1 oktober 2018 (poststempel geldt als bewijs) per aangetekend schrijven te bezorgen. Enkel voorstellen verstuurd per aangetekende post worden in aanmerking genomen. De NMBS houdt zich het recht voor om biedingen die voldoen aan bovenvermelde voorwaarde inzake termijn maar die ons na een termijn van 5 werkdagen na de uiterste bovenvermelde antwoorddatum bereiken (datum van ontvangstbewijs geldt als bewijs), niet meer te aanvaarden indien op datum van ontvangst de procedure tot beoordeling van de offertes reeds zou aangevangen zijn. Het voorstel dient steeds ondertekend te zijn door de inschrijver of zijn gemachtigde vertegenwoordiger. Het voorstel wordt in gesloten omslag gestoken met vermelding van: - de uiterste datum van indienen van de voorstellen; - de referentie DRANK & SNACK - met vermelding van het lotnummer waarvoor een offerte wordt ingediend Deze omslag zal in een andere enveloppe worden gestoken met de volgende vermelding: - Het woord Concessie in de linkerbovenhoek; - Het volgend adres: NMBS Dienst Commerciële activiteiten Stations B-ST.401 T.a.v. Dhr. Janno Dobbelaere Frankrijkstraat BRUSSEL Offertes per of per fax zijn niet toegestaan. 7 / 15

8 Het voorstel dient volgende elementen te bevatten: o Een omstandige omschrijving van het exploitatieconcept, de geboden dienstverlening en het productgamma; o Een toelichting waaruit blijkt hoe de inschrijver de dienstverlening en kwaliteit zal garanderen; o De maandelijkse concessievergoeding (zowel de variabele vergoeding als de gewaarborgde maandelijkse minima) die door de inschrijver wordt voorgesteld aan de NMBS; o het financieel plan waarvan sprake in hoofdstuk IV.1; o een omstandige omschrijving van de garanties en controlemogelijkheden van de omzetcijfers waarvan sprake in hoofdstuk IV.1 o de voorziene investeringen Bijlagen bij het voorstel Bij uw voorstel dienen bovendien volgende documenten of attesten gevoegd te worden: De inschrijver dient het bewijs te leveren van zijn identiteit: - Voor inschrijvers die deelnemen als natuurlijke personen: een kopie van de identiteitskaart; - Voor inschrijvers die deelnemen onder de vorm van verenigingen of vennootschappen: een geconsolideerd en actueel exemplaar van de statuten, een lijst met de leden van de Raad van Bestuur, het bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenende persoon. De inschrijver dient eveneens de volgende documenten bij zijn voorstel te voegen: - een recent uittreksel uit het strafregister (hoogstens 3 maanden oud op de uiterste datum voor de indiening van het voorstel) waaruit blijkt dat de inschrijver niet veroordeeld is tot deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, terroristische misdrijven, witwassen van geld of financiering van terrorisme, of enig ander misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast (bewijs van goed zedelijk gedrag); - een verklaring dat hij zich niet bevindt in een toestand van faillissement, vereffening, stopzetting van activiteiten, gerechtelijke reorganisatie of elke gelijkaardige situatie; - een verklaring dat hij in regel is met zijn professionele fiscale verplichtingen volgens de wettelijke bepalingen; - een recent attest (hoogstens 3 maanden oud op de uiterste datum voor de indiening van een aanvraag om deelneming) waaruit blijkt dat hij in regel is met de betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, volgens de wettelijke bepalingen; - M.b.t. de financiële draagkracht: o Het bewijs van zijn financiële en economische vermogen, met name een kopie van de drie meest recente balansen. - M.b.t. de technische en beroepsvaardigheid: o o Een lijst met belangrijkste referenties met betrekking tot soortgelijke activiteiten van de laatste drie jaar, met beschrijving van de activiteit, desgevallend met opgave van de opdrachtgever en diens contactgegevens (telefoonnummer, adres); Het bewijs dat de personen die in contact zullen komen met het publiek, het Nederlands/Frans machtig zijn, afhankelijk van de regio 8 / 15

9 o Indien de inschrijver een beroep doet op onderaannemers, zal hij dat vermelden en tevens hun naam opgeven. Gelieve te noteren dat ook onderaannemers moeten voldoen aan de voorwaarden inzake toegangsrecht (zie hoofdstuk V.3). Wijzigen of intrekken van een reeds ingediend voorstel Om een reeds opgestuurd of ingediend voorstel te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van het voorstel, nauwkeurig vermeld worden. Dit moet gebeuren voor de uiterste datum van het indienen van de voorstellen. In geval van intrekking van het voorstel, zal de betrokken kandidaat niet verder op de hoogte gehouden worden van het verloop van onderhavige procedure. Verbintenistermijn De inschrijvers blijven verbonden door hun voorstel gedurende negentig (90) dagen, te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst. Voor het verstrijken van de verbintenistermijn, kan de NMBS aan de inschrijvers een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen. 2. Wijze van toekenning van de concessieovereenkomst De geïnteresseerde inschrijvers worden uitgenodigd om onmiddellijk hun beste voorstel te formuleren, rekening houdend met de hierna vermelde toewijzingscriteria. Desgevallend behoudt de NMBS zich het recht voor de inschrijver uit te nodigen om zijn voorstel voor te stellen en te komen verduidelijken. De NMBS heeft het recht om met de inschrijvers over hun voorstel te onderhandelen. Desgevallend, na het vaststellen van een (voorlopige) rangschikking der offertes, behoudt de NMBS zich het recht voor om uitsluitend te onderhandelen met de inschrijver/inschrijvers die aanvankelijk het/de meest voordelige voorstel/len ingediend heeft/hebben. In aansluiting van de onderhandelingen, behoudt de NMBS zich het recht voor om een nieuwe offerte of een BAFO («Best and Final Offer») te vragen aan de inschrijver/inschrijvers die aanvankelijk het/de meest voordelige voorstel/len ingediend heeft/hebben. De persoonlijke ontmoetingen in het kader van de onderhandelingen zullen steeds plaats vinden in de lokalen van de NMBS. De resultaten van de onderhandelingen moeten verplicht worden bevestigd door de kandidaat binnen de 24 uur, per aan de heer Bart Buermans, Business Development & Retail Manager Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het toekennen of het afsluiten van de concessieovereenkomst. De NMBS kan zowel afzien van het toekennen of het afsluiten van de concessieovereenkomst als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. 9 / 15

10 NMBS behoudt zich het recht voor om tot een akkoord te komen over de concrete uitvoeringsmodaliteiten van de kaderovereenkomst na toewijzing van de kaderovereenkomst (voor zover er niet afgeweken wordt van de basisvoorwaarden van de marktconsultatie en van de offerte van de inschrijver). 3. Toegangsrecht Wordt in elk stadium van de toewijzingsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: - in staat van faillissement verkeert of aangifte van faillissement heeft gedaan, in staat van vereffening verkeert of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; - veroordeeld is voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; - niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen of van zijn belastingen; - zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen met betrekking tot onderhavige uitsluitingscriteria of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. 4. Selectiecriteria NMBS neemt enkel de offertes in aanmerking van de inschrijvers: - die over voldoende financiële draagkracht beschikken om de concessie te beheren die het voorwerp uitmaakt van deze marktraadpleging; - die over voldoende professionele competenties beschikken: o De exploitatie van het nagestreefde concept in eigen beheer of voor derden maakt deel uit van de core business van de inschrijver. - die beantwoorden aan de vereisten van het productenaanbod zoals uiteengezet in Hoofdstuk III / 15

11 5. Toewijzingscriteria NMBS zal de concessie op gemotiveerde wijze toewijzen aan de geselecteerde inschrijver die de regelmatige offerte heeft ingediend die het best aansluit op de hierna vermelde criteria. 1. De voorgestelde concessievergoeding per automaat : 40% o Maandelijkse variabele vergoeding per station: 70% De variabele vergoeding (percentage) dient hetzelfde te zijn voor alle automaten die worden opgesteld in eenzelfde station. De kandidaat die per station de beste maandelijkse variabele vergoeding (percentage) voorstelt, zal het maximum van de punten krijgen; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). o Maandelijks gewaarborgd minimum per automaat 30% De kandidaat die gemiddeld per automaat het beste maandelijks gewaarborgd minimum voorstelt, zal het maximum van de punten krijgen; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). 2. Voorgestelde dienstverlening en kwaliteit : 40% o Het totaal aantal automaten 30% o Interventietijd voor een automaat ingeval van panne of storing 20% o Afhandeling klachten van klanten 20% o Betaalmiddelen 30% De kandidaat die de beste score haalt, krijgt voor deze criteria het maximum van de punten; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). 3. Design/kwaliteit en technische mogelijkheden van de automaat 10% 4. Diversiteit van het aanbod (aantal referenties) 10% Indien u vragen heeft over deze marktconsultatie kan u per mail contact opnemen met joris.steegen@brail.be. Gelieve uw vragen ten laatste 30 dagen voor het afsluiten van de marktconsultatie door te mailen. -getekend- Bart BUERMANS Business Development & Retail Manager 11 / 15

12 Bijlage 1: overzicht van het huidig aantal automaten per station (2017) A. LOT 1 : Vlaanderen Station Aantal automaten Leuven 19 Aalst 4 Aalter 2 Aarschot 3 Adinkerke 3 Antwerpen-Centraal 26 Antwerpen-Berchem 9 Blankenberge 3 Brugge 31 De Pinte 2 Deinze 3 Denderleeuw 4 Dendermonde 5 Diest 2 Diksmuide 2 Eeklo 1 Essen 2 Geel 2 Genk 5 Gent-Sint-Pieters 26 Gent-Dampoort 7 Geraardsbergen 3 Harelbeke 2 Hasselt 8 Heist-op-den-Berg 2 Herentals 2 Ieper 4 Izegem 3 Knokke-Heist 5 Kontich 2 Kortrijk 19 Landen 2 12 / 15

13 Lichtervelde 2 Liedekerke 2 Lier 3 Lokeren 2 Mechelen 12 Menen 2 Mol 4 Ninove 2 Oostende 9 Oudenaarde 2 Poperinge 2 Roeselare 2 Ronse 2 Schellebelle 1 Sint-Niklaas 7 Sint-Truiden 2 Tienen 4 Tongeren 3 Torhout 3 Turnhout 2 Vilvoorde 2 Waregem 3 Wetteren 2 Zottegem 3 TOTAAL 291 B. LOT 2: Brussel Station Aantal automaten Brussel-Centraal 10 Brussel-Luxemburg 7 Brussel-Noord 39 Brussel-Schuman 3 Brussel-Zuid 34 Etterbeek 3 Halle 2 TOTAAL / 15

14 C. LOT 3 Wallonië Station Aantal automaten Andenne 2 Arlon 5 Ath 4 Bergen 7 Bertrix 1 Braine L' Alleud 5 Braine Le Comte 2 Charleroi-Sud 12 Ciney 2 Dinant 3 Doornik 5 Enghien 2 Gembloux 6 Huy 4 Jemelle 2 Jurbise 2 La Louvière-Centre 2 La Louvière-Sud 4 Leuze en Hainaut 2 Libramont 4 Liège-Guillemins 10 Liège-Palais 4 Luttre 1 Marbehan 1 Marchienne 3 Marloie 2 Moeskroen 2 Namur 17 Nivelles 6 Ottignies 13 Saint-Ghislain 2 Soignies 3 14 / 15

15 Spa 2 Tamines 2 Tubize 2 Verviers-Central 5 Waremme 1 Waterloo 2 Wavre 3 Welkenraedt 1 TOTAAL / 15