Uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Datum BMC/KVA409 plan

Transcriptie

1 10-08 DIRECTIE B-ST Uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Datum BMC/KVA409 plan Station Brussel-ZUID: Marktconsultatie voor de uitbating van een tijdelijke stand in de dwarsgang (centrale gang) van het station Brussel-Zuid voor de periode tem Geachte, Om het commercieel potentieel in het station Brussel Zuid steeds verder te ontwikkelen bieden wij u de kans om tijdelijke standen te plaatsen in de dwarsgang van het station Brussel Zuid. Het station Brussel-Zuid is een uitzonderlijke commerciële trekpleister: - Ca passagiers/bezoekers op weekdagen (ca tijdens WE) - Drukste en grootste station in België - Talrijk aantal kantoorgebouwen in de directe omgeving - Goede zichtbaarheid - Aanwezigheid van bekende internationale en nationale enseignes - Complementaire branche-mix - Nationaal en internationaal treinverkeer (Eurostar, Thalys, TGV, etc.) De installatie van deze tijdelijke stand(en) zal toegestaan zijn tijdens de volgende periode: Vanaf 31/08/2016 (opbouw) t.e.m. 27/09/2016 (afbouw) Back to school Via deze consultatie zoeken wij kandidaat-concessionarissen die geïnteresseerd zijn om een tijdelijke stand uit te baten tijdens deze periode en met bovenvermeld thema. Er zijn 6 beschikbare plaatsen in de dwarsgang die werden aangeduid op het grondplan in bijlage (1,2,3,4,5 of 6). I. Verduidelijkingen bij de exploitatievoorwaarden: 1. Voorwerp van concessie: De concessie heeft tot doel de uitbating van een tijdelijke stand met als thema BACK TO SCHOOL (periode 31/08/16 27/09/16). De kandidaat concessionaris dient een omstandige omschrijving te geven van het exploitatieconcept dat hij wenst te realiseren, de geboden dienstverlening en het productgamma. Het voorgestelde concept dient complementair te zijn met het huidig aanbod in het station van Brussel-Zuid. 2. Inrichting concessieruimtes: De standen dienen op een esthetisch verantwoorde wijze uitgewerkt te worden. De oppervlakte van de standen mag niet groter zijn dan 4m x 4m en ze mogen niet hoger zijn dan 2,10m. Dit omwille van de zichtbaarheid van de signalisatie in het station. Er mag geen merkreclame aangebracht worden op de standen (exclusief eigen logo) en de standen moeten versierd worden volgens het bovenvermelde thema.

2 2 Volgende plaatsen in de dwarsgang worden ter beschikking gesteld voor de concessionaris: Plaats 1 Plaats 2 Plaats 3 Plaats 4 Plaats 5 Plaats 6 Zie plan in bijlage. Er wordt aan de kandidaat concessionaris gevraagd duidelijk te vermelden voor welke plaats(en) hij een offerte indient. De inrichting van de tijdelijke stand valt volledig ten laste van de concessionaris. De nodige inrichtingsplannen en bestekken dienen bij het exploitatievoorstel te worden gevoegd indien ter beschikking. Indien niet ter beschikking vragen wij u ons een foto/afbeelding van de stand te bezorgen. zal een elektrische aansluiting voorzien, in het plafond boven de standen. Het elektriciteitsverbruik zal apart gefactureerd worden. Er is geen directe watervoorziening en afvoer mogelijk. Volgende richtlijnen moeten in acht genomen worden: Maximum opening van de ingang van het station: 258 hoog x 255 breed. Alles moet elektrisch gevoed zijn. (geen gas) Eventuele dampkap met koolstoffilter De brandstoftank van een foodtruck mag maximum voor 30% gevuld zijn. 3. Concessievergoeding: De geboden concessievergoeding dient door de kandidaat te worden opgegeven, bedrag exclusief 21% BTW, en kan op twee manieren gebeuren: hij kan opteren voor een vaste vergoeding op weekbasis. hij kan opteren voor een variabele procentuele vergoeding berekend op omzet, waarbij een wekelijkse minimumvergoeding gewaarborgd wordt. Opdat de inkomsten op jaarbasis zou kunnen bepalen, dient de kandidaat een gedetailleerd en realistisch financieel plan voor te leggen. Hij zal eveneens alle mogelijkheden en garanties bieden om de opgegeven omzetcijfers te kunnen verifiëren. is vrij om een variabele vergoeding te weigeren als de controlemogelijkheden opgegeven door de kandidaat onvoldoende blijken te zijn. De gegenereerde omzetten gedurende deze periode dienen overgemaakt te worden uiterlijk op het einde van de maand volgend op de contractuele periode.

3 3 4. Kwaliteit en dienstverlening: De concessionaris dient bijzondere aandacht te besteden aan een snelle en perfecte dienstverlening aan de reiziger. De openingsdagen en openingsuren dienen vermeld te worden in de offerte. 5. Duur van de concessie: De installatie en uitbating van de standen zal toegestaan zijn tijdens de volgende periode: Vanaf 31/08/2016 (opbouw) t.e.m. 27/09/2016 (afbouw) Gelieve duidelijk te vermelden voor welke periode(s) de offerte betrekking heeft. 6. Verzekeringen De concessionaris zal een verzekering «burgerlijke aansprakelijkheid» afsluiten waar onderstaand verzekerde kapitalen in staan vermeld : per schadegeval voor lichamelijk letsel toegebracht aan derden ; voor materiële schade, veroorzaakt door de gebruiker aan elke derde (daarbij inbegrepen de, Infrabel, hun werknemers en handhavingsambtenaren), met uitzondering van de schade van pure contractuele aard (namelijk de schade aan ter beschikking gestelde lokalen, ruimte en/of installaties ; per schadegeval, in eerste risico, voor de schade aan ter beschikking gestelde lokalen, ruimtes en/of installaties, veroorzaakt door brand en de daarbij, op niet limitatieve wijze, gepaard gaande gevaren zoals ontploffing, glasschade, waterschade (dekking van het type BA Huurder / BA Bezetter) II. Toewijzingsprocedure 1. Indienen van het voorstel: Bent u geïnteresseerd in de uitbating van deze tijdelijke stand? Stuur ons dan uw voorstel, dat beantwoordt aan de bovenvermelde richtlijnen, ten laatste op 15 juli 2016 (poststempel geldt als bewijs). Enkel voorstellen verstuurd per aangetekende post worden in aanmerking genomen. De houdt zich het recht voor om biedingen die voldoen aan bovenvermelde voorwaarde inzake termijn maar die ons na een termijn van 5 werkdagen na de uiterste bovenvermelde antwoorddatum bereiken (datum van ontvangstbewijs geldt als bewijs), niet meer te aanvaarden indien op datum van ontvangst de procedure tot beoordeling van de offertes reeds zou aangevangen zijn. Het voorstel dient steeds ondertekend te zijn door de inschrijver of zijn gemachtigde vertegenwoordiger. Het voorstel wordt in gesloten omslag gestoken met vermelding van: - de uiterste datum van indienen van de voorstellen - de referentie van deze concessie BMCTS2016

4 4 De enveloppe zal in een andere enveloppe worden gestoken met de volgende vermelding: - Het woord Concessie in de linkerbovenhoek - Het volgend adres: Dienst B-ST.413 T.a.v. Dhr. Janno Dobbelaere Offertes per of per fax zijn niet toegestaan. Bijlagen bij het voorstel De inschrijver dient de volgende documenten bij zijn voorstel te voegen: - M.b.t. het inhoudelijk voorstel van de inschrijver: o De wekelijkse concessievergoeding die door de inschrijver wordt voorgesteld aan de ; o De openingsuren die de inschrijver voorstelt; o Een toelichtende nota waaruit blijkt hoe de inschrijver de kwaliteit van de dienstverlening zal garanderen; 2. Wijze van toekenning van de concessieovereenkomst. De geïnteresseerde inschrijvers worden uitgenodigd om onmiddellijk hun beste voorstel te formuleren, rekening houdend met de hierna vermelde gunningscriteria. Desgevallend behoudt de zich het recht voor de inschrijver uit te nodigen om zijn voorstel voor te stellen en te komen verduidelijken. De heeft het recht om met de inschrijvers over hun voorstel te onderhandelen. Desgevallend, na het vaststellen van een (voorlopige) rangschikking der offertes, behoudt de zich het recht voor om uitsluitend te onderhandelen met de inschrijver/inschrijvers die aanvankelijk het/de meest voordelige voorstel/len ingediend heeft/hebben. De persoonlijke ontmoetingen in het kader van de onderhandelingen zullen steeds plaats vinden in de lokalen van de. De resultaten van de onderhandelingen moeten verplicht worden bevestigd door de kandidaat binnen de 24 uur, per aan mevrouw Patricia Cuvelier, Head of Commercial Activities Stations (patricia.cuvelier@b-rail.be). Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het toekennen of het sluiten van de concessieovereenkomst. De kan zowel afzien van het toekennen of het sluiten van de concessieovereenkomst als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. 3. Toewijzingscriteria: De wijst, op gemotiveerde wijze, de tijdelijke standen toe aan de geselecteerde inschrijver met het regelmatige voorstel dat het best beantwoordt aan de hierna vermelde criteria: 1. Het voorgestelde concept en zijn complementariteit in het geheel van concessies in het station.

5 5 2. De vooropgestelde dienstverlening en kwaliteit: Het ingediende exploitatievoorstel van de inschrijver zal o.a. onderzocht en beoordeeld worden op : De degelijkheid en kwaliteit van de aangeboden diensten. Een perfecte, snelle en klantvriendelijke bediening. 3. De professionele en financiële capaciteit van de kandidaat. 4. De geboden concessievergoeding. Mocht u bijkomende vragen hebben over deze consultatie, dan kan u steeds bij ons terecht op het telefoonnummer 02/ tijdens de kantooruren of op het adres koen.vangoidsenhoven@b-rail.be. Met vriendelijke groeten. -ondertekend- Patricia CUVELIER Head of Commercial Activities Stations