MULTIPLE DISTRICT 112 BELGIUM. VERSLAG GOUVERNEURSRAAD LIONS CLUBS MULTIPLE DISTRICT 112 BELGIUM Woensdag 12 september u LIONSHUIS BRUSSEL

Transcriptie

1 MULTIPLE DISTRICT 112 BELGIUM VERSLAG GOUVERNEURSRAAD LIONS CLUBS MULTIPLE DISTRICT 112 BELGIUM Woensdag 12 september u LIONSHUIS BRUSSEL 1

2 De uitnodiging en de agenda werden op 4 september aan de leden verstuurd. AGENDA 1. Goedkeuring verslag Gouverneursraad 22 augustus GAT-LCIF - GST; A Goethals - GLT; G. Claisse - GMT; P. Boets - LCIF; S Willems 3. Verslag Raad van Bestuur vzw Bijvereniging; CC Guido Vyncke 3.1 Peace Poster 3.2 Youth Camp 3.3 Vragen aan commissie Statuten 3.4 Overdracht naar Group S 3.5 Werkgroep Internationaal Voorzitster 3.6 Europa Forum, Resoluties, Europa Forum 4. Verslag Secretaris-Generaal; Hugues Angot 5. Verslag Penningmeester-Generaal; Peter Dudal 6. Vergadering Frankfurt: GAT Europa; DG M. Decoene - Speciality clubs - New voices - Leo-Lions 7. Leo nationaal rapport,tine Bultinck 8. GDPR, CC Guido Vyncke - Europese oplossing - Mylion - Mylci 9. Las Vegas Skopje; A. Deschryvere 10. Communicatieplan; 1 ste VG M. Daniëls 11. Voedselbanken; A. Goethals 12. Varia 13. Rondvraag 2

3 AANWEZIG: Council Chairperson : CC GUIDO VYNCKE Gouverneurs : DG THIERRY SERCK DISTRICT 112 A : DG MARC DECOENE DISTRICT 112 B : DG ERIC BENOÎT DISTRICT 112 C Immediate Past International Director : ELIEN VAN DILLE Past International Director : PHILIPPE GERONDAL Council Chairperson Elect : ROLAND POCKELÉ-DILLES Secretaris-Generaal Adjunct-Secretaris-Generaal Penningmeester-Generaal : HUGUES ANGOT : RITA CORNET : PETER DUDAL Vice-gouverneurs : MARCEL DANIËLS DISTRICT 112 B : JEAN FRANCOIS HEBRANT DISTRICT 112 C : CLAUDY ROLAND DISTRICT 112 D : LUC MASUREEL DISTRICT 112 A MD Communication MD - LCIF coördinator MD -GLT coördinator MD -GMT coördinator : 1 e VG MARCEL DANIËLS : PCC STEFAAN WILLEMS : PDG GÉRARD CLAISSE : PDG PIERRE BOETS VERONTSCHULDIGD: Past International Director Immediate Past Council Chairperson Adjunct-Penningmeester-Generaal MD - GST coördinator : RENE COLIN : HARRY BUELENS : MARIE-CHRISTINE JOURDAIN-ROMBEAUX DISTRICT 112 D : DANIEL LISOIR : PDG ANDRÉ GOETHALS GENODIGDEN: Voorzitter Commissie Internationale conventie en Europa Forum : IPDG Alain Deschryvere Nationaal Voorzitster LEO : Tine Bultinck 3

4 1. Goedkeuring van het verslag van de Gouverneursraad van 22 augustus 2018 Het rapport is goedgekeurd volgens dezelfde opmerkingen geformuleerd in het rapport van de Raad van Bestuur Vzw Bijvereniging hernomen in punt GAT-LCIF a) GLT - Gérard Claisse. Een overzicht van huidige, gewenste opleidingen zal uitgewerkt worden en een algemeen proces van deze opleidingen zal opgestart worden teneinde deze te normaliseren en uniformiseren. Deze opleidingen zullen eerst in piloot-clubs uitgetest worden. Als eerste is een opleiding voor de GMT verantwoordelijken van de clubs gepland. b) Speciality Clubs DG Marc Decoene. DG Marc Decoene licht dit agendapunt toe aan de hand van een PowerPoint (zie bijlage). c) GMT PDG Pierre Boets. De opleiding voor de ledenverantwoordelijken (GMT) is voorzien in samenwerking met de GLT en zal verstrekt worden in elk district. PDG Pierre Boets geeft nieuws over de potentiële oprichting van enkele Speciality Clubs in district C. d) GST. De raad stelt voor om ten minste een trimestrieel verslag op te stellen van de sociale acties in plaats van jaarlijks zoals voordien voorgesteld werd. Het zou ideaal zijn wanneer het verslag systematisch na elke sociale activiteit doorgestuurd zou worden aan de Secretaris Generaal van het district; die deze zou vergelijken en de gegroepeerde gegevens, op een volledig anonieme manier ter beschikking zou stellen voor het MD. e) LCIF PCC Stefaan Willems. Een grote inzamelactie van 300 miljoen dollar over drie jaar, buiten de regelmatige giften die gedaan worden door clubs, zal binnenkort opgestart worden. PID P. Gerondal, verklaart, dat in deze context reeds 60 miljoen dollars ingezameld werd. 3. Verslag van de Raad van Bestuur Bijvereniging De CC Guido Vyncke verwoordt de besproken punten op de Raad van Bestuur van de Bijvereniging Goedkeuring van het verslag van 22 augustus 2018 DG Marc Decoene maakt volgende opmerkingen: - Ik kan me niet herinneren dat ik mij als vrijwilliger voorgesteld heb voor de werkgroep Speciality Clubs Ik denk dat we andere mensen nodig hebben. De Voorzitter CC Guido Vyncke antwoordde dat hij hierom had gevraagd omdat hij als afgevaardigde van het MD naar de vergadering van Frankfurt was gestuurd. 4

5 - Ik had me aangemeld als lid van de werkgroep Bezoek van de Internationale Voorzitster en de CC heeft me zelfs gevraagd om als Gouverneur te leiden! Ik mis eveneens de paragraaf waarin werd gezegd dat elk district daar een afgevaardigde zou sturen! De Voorzitter CC Guido Vyncke bevestigt dat dit wel degelijk beslist werd en dat de paragraaf, die hiernaar verwees, per ongeluk door hem verwijderd werd. DG Eric Benoit had ook een gelijkaardige opmerking gemaakt over dit tweede punt. De raad maakt van de gelegenheid gebruik om de deelnemers van de districten die naast Pierre Fobe en Rita Cornet die het MD vertegenwoordigen, bekend te maken zijnde Marc Decoene van district B, Caroline Vanwynsberghe van district A, Eric Benoit van district C en Marie-Christine Jourdain voor district D (? Te bevestigen). De raad specifieert dat dit bezoek georganiseerd moet worden volgens de volgende principes: sociale bezoeken, toegankelijk voor iedereen en een maximum aan public relations Situatie van de commissie Peace Poster Het conflict dat ontstaan was in deze commissie is intussen opgelost en de situatie is terug normaal; de structuur van de commissie blijft ongewijzigd. Indien een probleem in de toekomst in deze commissie zou terugkeren, dient men de gouverneurs en de CC op de hoogte te brengen zodat zij de voorzitter van de commissie kunnen ondersteunen. Deze verzoening kon tot stand gebracht worden door de tussenkomst van de CC en de gouverneur van district C, die toezien op een loyale samenwerking binnen de commissie Organisatienota van het Youth Camp van Frank Lauwers en algemene situatie a) Het kamp heeft een overschot, dit overschot dient teruggestort te worden aan het MD. b) De Raad vindt de nota die aan hen voorgelegd werd van goede kwaliteit, maar merkt op dat het district dat het kamp organiseert en financiert niet betrokken is bij de beslissingen van het kamp. Hij besluit dat de verantwoordelijken van het genoemde district altijd en in alles betrokken moeten worden bij het voorbereidend werk. Daarom zal de nota in die zin herzien moeten worden, alsook de organisatie van de commissie, zoals vermeld in het Road Book. In het Road Book zal in het organigram van deze commissie het blok «Organisatie van het kamp» teruggebracht worden naar het niveau van «Youth Exchange OUT en IN.» Gestelde vragen door het CC tijdens de laatste raad van de Gouverneurs a) Elke vraag of toelichting kan gesteld worden tijdens de Gouverneursraad voor zover deze in het kader van de gestelde punten van de agenda blijven. b) De twee specifiek gestelde vragen door de CC elect behandelde de fusie van de VZW s en de integratie van de vennootschap en zullen gesteld worden aan de commissie Statuten. c) De Raad suggereert dat in de nasleep van het debat de principekwestie wordt opgeworpen of er tijdens de nationale conventie (verkiezing) geen vice CC elect kan verkozen worden, die dan zou kunnen samenwerken met de verkozen tweede VG. 5

6 3.5. Wijziging van het sociaal secretariaat De Raad beslist, fatsoenshalve, aan het Algemeen Secretariaat te vragen, om de mogelijkheid en de praktische voorwaarden te onderzoeken van een transfer naar het Sociaal Secretariaat Groupe S en van vervolgens over te gaan tot deze transfer nadat men verwezen heeft naar de Raad voor uitleg over deze voorwaarden. Het is vanzelfsprekend dat deze voorwaarden praktisch en juridisch alsook financieel redelijk moeten zijn Werkgroep voor het bezoek van de Internationaal Voorzitster Zie punt Besluiten onderworpen aan het Europa Forum van Skopje De Raad verzoekt om onze vertegenwoordigers aan te moedigen om een gunstige stem uit te brengen Varia a) De Secretaris Generaal legt een akte voor waarbij het MD een erfpacht verleent aan LC Waasland op het gebouw dat eigendom is van het MD en gelegen is in de Vaartstraat 10 te Laarne (deel van Kalken). Deze akte voorziet een vervaldatum van deze erfpacht eind Daarom zal de terbeschikkingstelling van dit gebouw verlengd moeten worden. De raad beslist om de gouverneur van het district A te vragen om contact op te nemen zowel met de club alsook de notaris, om deze zaak op te regelen, nadien terug te komen bij de raad met de aangepaste documenten om deze verlenging formeel te beslissen en nadien door de notaris een akte te laten opstellen. De eventuele kosten zijn uiteraard te dragen door de LC Waasland. b) DG Thierry Serck acht het nuttig om het Financieel Reglement, dat werd afgerond en goedgekeurd op de laatste Gouverneursraad, te laten goedkeuren door de Raad van Bestuur vzw Humanitair Fonds. De Voorzitter werd gevraagd door de Raad om de nodige stappen hieromtrent te nemen. c) De Voorzitter CC Guido Vyncke onderstreept het belang om zowel op het MD alsook op districtsniveau een verantwoordelijke New Voices aan te stellen. 4. Verslag van de Secretaris-Generaal De Secretaris-Generaal deelt de Raad mee, dat tijdens de periode van 23 augustus tot 10 september, datum van terugkeer van onze secretaresse Mireille, er geen enkele secretaresse aanwezig was op het MD, alles goed verlopen is. Hij meldt dat er een tweede secretaresse aangeworven is, ter vervanging van Elisabeth, die met pensioen ging op 4 augustus, en op 17 september zal starten. Er werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om alle elementen met betrekking tot de personeelsadministratie (contracten en arbeidsreglementen) te actualiseren. 5. Verslag van de Penningmeester-Generaal De Penningmeester-Generaal preciseert dat hij de situatie voor het fiscaal jaar nog niet opgesteld heeft, daar hij bezig was met de afronding van de rekeningen Hij geeft aan dat hij nog wacht op de afronding van de rekeningen van de conventie van Las Vegas, bepaalde 6

7 verbeteringen hiervoor nog dienen te gebeuren alsook voor de nationale conventie van Brugge. De deadline voor deze afronding is 22/10/2018 teneinde de interne en externe controleurs de mogelijkheid te geven om de controle uit te voeren. De CC vraagt om een vergadering te beleggen tussen de Penningmeester-Generaal en de Secretaris-Generaal, over de voorstelling van het budget en de rekeningen. 6. Vergadering GAT van Frankfurt Zie punt 2 b. 7. LEO Tine Bultinck Nationaal Voorzitster van de Leo Clubs Tine geeft een algemeen overzicht over het aantal en het werk van de Leo clubs; ze deelt ons mee dat er een flash Leo gelanceerd werd. Daarnaast preciseert zij dat de concepten van het GAT geleidelijk aan ingevoerd zullen worden in de clubs. Ze deelt mee dat de clubs voor hun dienstbetoon bijzonder alert zijn voor voedselbanken en diabetes. In termen van lidmaatschap zal een flyer worden geproduceerd die het doel moet ondersteunen om 2 nieuwe leden per club te rekruteren; speciale aandacht zal ook worden besteed aan meer vrouwen. 8. GDPR De CC Guido Vyncke specifieert dat er een mogelijke oplossing via een gecentraliseerd systeem in Europa bestudeerd wordt. 9. Las Vegas Skopje IPDG Alain Deschryvere, de voorzitter van de Internationale Conventie en Forum commissie is afwezig. CC Guido Vyncke preciseert dat hij nog een verslag verwacht van deze commissie voor Las Vegas. Hij preciseert echter wel dat deze commissie uitstekend werk levert. De rekeningen werden afgesloten en het budget werd gerespecteerd. Voor het Forum van Skopje was het noodzakelijk om een vertrek op 24 oktober te plannen voor 11 Lions leden, vertrek uit Beauvais, omdat ze op de ochtend van 25 oktober moeten kunnen deelnemen aan seminaries en activiteiten. Terwijl het aanvankelijk geplande vertrek de 25e was en blijft voor de andere deelnemers. Voor Milaan: de commissie onderzoekt de mogelijkheid om over een ander hotel te beschikken zoals oorspronkelijk gepland, gezien de afstand. 10. Communicatieplan 1 ste VG Marcel Daniels 1 ste VG Marcel Daniels stelt volgende communicatiemiddelen voor, na overleg met de CC: - 1 ste VG Marcel Daniels zal zich toeleggen op externe communicatie en zich concentreren op vijf bijzonder zichtbare gebeurtenissen of acties. Hij verklaart dat het vorige contact in het PR-bedrijf van vorig jaar bereid is als onafhankelijk consulent voor het MD te werken; de CC zei dat deze vraag nog moet worden besproken. 7

8 - De Secretaris-Generaal blijft verantwoordelijk voor de top-down communicatie van de Raad en de nationale commissies; hij is tevens verantwoordelijk voor het werken in teamverband met Emilie Martens zodat de website correct wordt bij- en afgewerkt. - IPDG Gérard Stellemans werd benaderd om de informatie, die verzameld werd door districtsverantwoordelijken en vervolgens de juiste communicatiekanalen (sociale media, site, tijdschrift, Lion) die het meest gepast zijn aan de genoemde communicatiekanalen te coördineren. - Dit plan zal voorgelegd worden aan de gouverneurs ter goedkeuring. 11. Voedselbanken De verantwoordelijke PDG André Goethals is afwezig maar heeft ons volgende mail bezorgd (zie bijlage). 12. Varia IPID Elien Van Dille : het bezoek van de IP is voor het ogenblik niet verzekerd. PID Philippe Gerondal: de Voorzitter van het LCIF is van plan om het MD te bezoeken, maar de datum is nog niet gekend. De Voorzitter sluit de vergadering om 13 u. Secretaris-Generaal Hugues Angot Voorzitter Gouverneursraad CC Guido Vyncke Bijlagen: PowerPoint DG Marc Decoene PDG André Goethals: mail voedselbanken. 8