Huishoudelijk reglement van het Leo MD 112

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement van het Leo MD LEEFTIJDSGRENS VOOR LEO LEDEN De leeftijdsgrens van Leo leden, zoals bepaald door de Internationale Vereniging van Lions Clubs is 30 jaar, maar men kan Belgische Leo blijven tot 33 jaar onder 2 voorwaarden: Een lid met een leeftijd van 30 jaar of hoger is niet verkiesbaar voor clubs- districts- of nationale functies Een gemiddelde leeftijd van 26 jaar dient nagestreefd te worden door de clubs. De gemiddelde leeftijd binnen clubs wordt opgevolgd door het Nationaal bestuur, en door de Leo commissie van het Lions MD. 2. BEDRAGEN 1. Budget van de ILO a. Budget: 3 per lid (plafond 2500 ) b. Maximaal deel daarvan dat kan besteed worden aan de POC: Subsidie voor de Nationale Conventie: 2,5 per lid 3. Lidmaatschapsbijdrage a. Lidmaatschapsbijdrage: 25 per persoon b. Som daaruit bestemd voor het organiseren van NASOC: 4,5 4. Fonds NASOC : geplafonneerd op Na goedkeuring van het Nationaal Bestuur zullen eventuele excessen geschonken worden aan een sociaal doel gekozen door de Nasoc-commissie. 3. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN 3.1. De Internationale Verbindingsofficier (ILO) Omschrijving van de nationale functie van de ILO hij vertegenwoordigt het Multiple District in het buitenland, verstevigt en bouwt de banden met de andere Multiple Districten, de Districten, met de vreemde clubs en hun leden uit; op de maandelijkse vergaderingen van het Nationaal Bestuur en/of in de "Leo News" stelt hij het Multiple District op de hoogte van de internationale activiteiten; hij stelt de agenda op van de internationale activiteiten ten behoeve van de Nationale Secretaris en overhandigt hem deze op de maandelijkse vergaderingen van het Nationaal Bestuur. Deze agenda wordt aan het verslag van het comité gehecht; hij houdt het jaarboek met de internationale adressen bij en voegt daarbij de adressen die hij persoonlijk verzamelt; hij zet zich in om nieuwe ideeën aan te brengen en deel te nemen aan de sociale activiteiten; ieder jaar stelt hij een verslag op over het dienstjaar, en dit verslag blijft gehecht aan het jaarverslag van het Nationale Bestuur; 1

2 Omschrijving van de internationale functie van de ILO hij geeft kennis van de activiteiten van het Multiple District Leo 112 Belgium, alsook van de Districten, Gewesten en Clubs die deze uitmaken, aan de Internationale Vereniging van Lions Clubs, de verschillende Districten en Leo leden; hij neemt deel aan ten minste twee buitenlandse Nationale Conventies alsmede de besprekingen en vergaderingen die gehouden worden bij die gelegenheid; hij helpt alle leden van het Multiple District bij het tot stand brengen van contacten in het buitenland; ook helpt hij de buitenlandse Leo's bij het onderhouden van de contacten met het Multiple District; hij is verantwoordelijk voor de uitwisseling en verdeling van de Leo jaarboeken van de andere Districten en in de mate van het mogelijke verdeelt hij deze ter gelegenheid van het Leo Europa Forum; vier maal per jaar zendt hij aan de redacteur van het Europees Leo tijdschrift een bijdrage over de verwezelijkingen van het Multiple District; hij is verantwoordelijk voor de administratie en het beheer van het vermogen dat met zijn functie gepaard gaat; hij vergezelt zijn opvolger naar het LEF volgend op het einde van zijn mandaat, met het oog op de opleiding van zijn opvolger; in samenwerking met het nationaal secretariaat voert hij de briefwisseling met de Internationale Vereniging van Lions Clubs; 4. JAARREKENING Het verslag dat op het einde van ieder werkjaar naar elke clubvoorzitter dient te worden gestuurd, bevat: de verwezelijkingen van het afgelopen dienstjaar; een overzicht van de planning (vergaderingen en initiatieven); een verslag van iedere Districtsvoorzitter; de balans van de activiteiten van alle nationale commissies, van wat zij aanvankelijk op het oog hadden en wat zij ervan terecht brachten, ook op financieel gebied; een gedetailleerd financieel verslag van de penningmeester van het Multiple District en van de penningmeesters van de Districten waarbij telkens de begroting voor het komende dienstjaar zijn gevoegd; het jaarlijks verslag van de ILO; het verslag van de commissarissen, waarvan het de taak is de geldigheid en betrouwbaarheid van de jaarlijkse rekeningen van het Multiple District en van de Districten na te gaan; 2

3 5. WERKING VAN DE NATIONALE COMMISSIES 5.1. Bankrekeningen Een Nationale Commissie kan, met instemming van het Nationale Comité, een of meerdere bankrekeningen openen. De mandatarissen van deze rekeningen zijn de voorzitter van deze commissie, de penningmeester van de commissie en de Nationaal Voorzitter. De penningmeester moet een volledige en gedetailleerde boekhouding bijhouden, die op elke vraag dient te worden voorgelegd aan elk lid van het Nationaal Bestuur of van de betrokken commissie. Wanneer misbruik wordt gemaakt van de fondsen, of ervan gebruik gemaakt wordt op een wijze die niet beantwoord aan de oogmerken van de commissie, dan kan de Nationaal Voorzitter op voorstel van het Nationaal Bestuur, de rekeningen van de betrokken commissie blokkeren. De Voorzitter en de Penningmeester van de commissie in kwestie moeten onmiddellijk aan het Nationaal Bestuur uitleg en verrechtvaardiging verschaffen. Het Nationaal Bestuur kan een werkingsbudget toekennen om een goede werking van iedere Nationale Commissie te verzekeren. De toegewezen bedragen moeten op de bankrekeningen van de commissie worden gestort Ontbinding Een Nationale Commissie wordt ontbonden wanneer zij het doel waarvoor ze werd opgericht heeft verwezenlijkt. Zij kan echter niet worden ontbonden vooraleer alle financiële verrichtingen zijn vereffend. Het eventueel batig overschot na vereffening wordt overgedragen op de bankrekening van het Multiple District. Het eventueel debetsaldo na vereffening wordt door dit laatste afgedragen, behoudens andersluidende bedingen genomen van bij de oprichting van de commissie Uitzonderingen Behoudens andersluidende beschikkingen (bv: voor de Nationale Commissie van het Forum, de statuten,...) wordt de Nationale Comissie opgericht voor een jaar. Aan het einde van zijn taak, verstrekt de Nationaal Voorzitter aan zijn opvolger alle inlichtingen die nodig zijn voor het begrip van zijn opdrachten en de werking van de Nationale Commissies. De Nationaal Voorzitter in functie blijft bereikbaar gedurende gans de tijd van de werking van de commissie tot op de dag van haar ontbinding. Hij blijft altijd gehouden de vragen van het Nationale Comité aangaande de werking van de commissies gedurende het jaar van zijn voorzitterschap te beantwoorden. 3

4 6. PROJECTEN GESTEUND DOOR HET NATIONALE BESTUUR Hieronder wordt de werking en regels beschreven van de projecten die door het nationale bestuur kunnen worden gesteund Algemeen Elk jaar kan het nationaal bestuur door middel van stemming op de conventie 3000 euro toekennen aan projecten ingediend door clubs. Deze 3000 euro is opgesplitst in 1*1000 euro en 4*500 euro. Op de nationale conventie kan het nationale bestuur op dit laatste hiervan afwijken mits duidelijk kenbaar en gemotiveerd aan de conventiegenodigden. Deze projecten moeten aan volgende regels voldoen: Uiterste aanleverdatum van de projecten: 1 maand voor de nationale conventie. Ingediend project dient een binnenlands sociaal project te zijn al dan niet verbonden met de sociale doelen van de club. Clubs kunnen voor beide categorieën inschrijven. Uiterste inleverdatum facturen en onkostennota s: 30 september van het daaropvolgend werkjaar. De stemming van deze projecten gebeurd op de nationale conventie, dit door dezelfde stemregels als bij de verkiezingen. Elke club krijgt de kans zijn/haar project voor te stellen op de conventie. 7. STICHTING VAN EEN NIEUWE LEO CLUB Deze sectie behandelt de taken voor de Leo Club in oprichting voorafgaandelijk aan de plechtigheid van de keure overhandiging Algemeen In de schoot van het Multiple District Leo 112 Belgium kan een Leo club worden opgericht, hetzij op initiatief van een Lions club, hetzij met de peterschap van een Lions club op initiatief van een Leo club of op initiatief van een groep jongeren Oprichting in drie fasen De procedure van oprichting splitst zich op in drie tijdsfasen. Gedurende gans de procedure van oprichting zijn de voorzitter van het betrokken District en de voorzitter van de club in oprichting de officiële contactpersonen tegenover de Lions peterclub en de gezagdragers van het betrokken Lions District Tijdsschema Voor de drie fasen is het tijdschema het volgende: fase 1 : club in wording : minimum drie maanden; fase 2 : club in oprichting : rninimum drie maanden; fase 3 : club in de fase van keure uitreiking : minimum drie maanden. 4

5 7.4. Begeleiding van de Leo club in oprichting De procedure voor de oprichting van een Leo club wordt opgevolgd door de Nationaal Voorzitter, de Voorzitter van het District, alsmede door de commissaris van de statuten. Deze laatste stelt een verslag op betreffende de onderscheidenlijke fasen van de oprichting en het in acht nemen van het tijdschema fase 1 : De Leo club in wording 1. Het ledenaantal De club in wording moet minstens tien leden tellen. 2. De melding van de oprichting van een Leo club in wording Dit is de intentieverklaring aan de voorzitter van het betrokken Leo District. Deze laatste geeft kennis aan het Nationaal Bestuur bij haar eerstvolgende vergadering. Hij geeft eveneens kennis aan de commissaris van de statuten. 3. De oprichting De Leo club in oprichting deelt, zo vlug mogelijk, aan de voorzitter van het betrokken District alsook aan de commissaris van de statuten, mee: de volledige adressen van al de leden; plaats en dag van de vergaderingen; de voorlopige naam van de club. Vanaf dit moment organiseert de club in wording maandelijkse vergaderingen zoals alle andere clubs van het Multiple District Leo. 4. Peterclub Met behulp van de Voorzitter van het District en van de Leo Commissie van het Lions District zoekt de Leo club in wording een Lions peterclub. Om het integreren in de schoot van het Multiple District Leo 112 Belgium en van het betrokken District te vergemakkelijken, mag de Leo club in wording eveneens een Leo peterclub zoeken. De Lions en Leo peterclubs begeleiden de Leo club in wording gedurende gans de periode van oprichting. 5. De voorstelling aan de andere clubs De voorzitter van het District en/of het Leo Gewest informeert de andere clubs ter gelegenheid van de volgende vergadering van het Leo District/Gewest. 6. Vergaderingen van het Leo Gewest, District en de Nationale Vergadering Wanneer alle voorwaarden van fase I zijn vervuld, nodigt de Voorzitter van het District de Leo club in wording uit om deel te nemen aan de vergaderingen van het Leo Gewest, het District en de Nationale Vergaderingen. De voorzitter van het District stelt de nieuwe club voor bij de eerste van elke van die vergaderingen. 7. Einde van de eerste fase Deze fase eindigt met een vergadering van de club waarop volgende personen aanwezig zijn: alle leden van de Leo club in wording; de voorzitter van het District, van het Leo Gewest en de commissaris van de statuten; 5

6 de Nationale Voorzitter en een van de twee ondervoorzitters; de Leo guide van de Lions peterclub; desgevallend de Leo guide van de Leo peterclub; de voorzitter van de Leo commissie van het District; de voorzitter van de Lions peterclub. Tijdens die vergadering wordt overgegaan tot een evaluatie van de eerste fase en wordt de tweede fase uiteengezet fase 2 - De Leo club in oprichting 1. Ledenaantal De Leo club in oprichting moet tenminste vijftien leden tellen. ledere verandering van het aantal leden moet aan de commissaris van de statuten gemeld worden. 2. Naam en logo De Leo club in oprichting stelt aan het bestuur van het District zijn naam en logo voor. 3. Ontwerp van statuten De Leo club in oprichting stelt aan de commissaris van de statuten het ontwerp van statuten voor. De commissaris ziet de conformiteit na van de voorgestelde tekst met de statuten en met de ideeën van het Leo programma en met het programma van de internationale vereniging van Lions clubs. De commissaris van de statuten stelt de wijzigingen voor die hij nodig acht, na raadpleging van het Nationaal Bestuur. 4. Het sociaal project De Leo club in oprichting kiest haar eerste sociaal project en mag haar eerste sociale activiteiten organiseren. 5. Activiteiten De Leo club in oprichting mag activiteiten ontwikkelen die open staan voor andere clubs. 6. Vergaderingen en nationale activiteiten De Leo club in oprichting is gehouden aan alle vergaderingen van het Leo Gewest, van het District en aan de Nationale Vergaderingen deel te nemen. Zij moet eveneens deelnemen aan de Nationale Conventie, aan de NASOC, aan de keure overhandigingen en aan alle andere manifestaties die georganiseerd worden door het Nationaal Bestuur. 7. Einde van de tweede fase Dit is een vergadering waaraan de personen opgesomd in artikel E.5.G. deelnemen, alsook de Nationale Protocolchef. Dan wordt een evaluatie gemaakt van de tweede fase en indien deze voldoening schenkt, gaat de club over naar de derde fase fase 3 : De Leo Club in de fase van de keure uitreiking 1. Ledenaantal Het aantal leden van de Leo club vereist om in de derde fase van keure uitreiking te komen blijft vijftien. ledere verandering in het effectief wordt aan de commissaris van de statuten gemeld. 2. Protocolchef 6

7 Tijdens deze fase moet de club de protocolchef inlichten over de verdere ontwikkeling en de stand van zaken. 3. Datum van de keure uitreiking De datum van de keure uitreiking wordt gekozen in volledig akkoord met de Gouverneur van het betrokken Lions District en de Nationaal Voorzitter van de Leos. 4. Dag gan de keure uitreiking De dag van de keure uitreiking wordt officieel "charterday" genoemd. Deze naam wordt gebruikt door de Leo club in fase van keure uitreiking voor alle publicaties met betrekking tot deze plechtigheid. De Charterday omvat twee delen: de academische zitting; de feestavond met galadiner. De volledige organisatie van de dag moet geschieden in nauwe samenwerking met de Leo Protocolchef en met de Gouverneur van het Lions District. 5. Naam van de Club Van het ogenblik waarop de keure is ondertekend door alle leden van de club en de Lions en Leo dignitarissen voorzien in het protocol is de fase van oprichting beëindigd. 7