Huishoudelijk reglement als aanvulling aan het District Leadership Plan (DLP) District 2170, Versie Maart 2011

Transcriptie

1 1 Huishoudelijk reglement als aanvulling aan het District Leadership Plan (DLP) District 2170, Versie Maart 2011 De inhoud van dit huishoudelijk reglement van het DLP is steeds ondergeschikt aan de voorschriften in de RI Manual of Procedure. 1) Commissie van het huishoudelijk reglement van het DLP p. 2 a) Samenstelling en verantwoordelijkheden van de Commissie. b) Verantwoordelijkheden. c) Procedure van wijzigingen van dit Plan. 2) Verkiezing van de Gouverneur. p. 3 3) Het Comité van het District p. 5 a) Samenstelling p. 5 b) Vergaderingen p. 6

2 2 4) Districtevenementen p. 7 5) Financiën p. 8 1) Commissie van het huishoudelijk reglement van het DLP a. De Commissie DLP is samengesteld uit 9 leden : 1. DG, die ook voorzitter is van deze commissie 2. IPDG 3. DGE 4. DGN 5. Penningmeester 6. President Commissie TRF 7. Een PDG 8. Twee ADG s De leden worden voor een termijn van 1 jaar benoemd bij de aanvang van het Rotaryjaar. De PDG en de 2 ADG s worden benoemd door 6 ex officio leden van de commissie op voordracht van de DG. b. Verantwoordelijkheden 1. Behandelen van voorstellen i.v.m. dit Huishoudelijk reglement van het DLP van het District. 2. Bewaken van de toepassing van het Huishoudelijk reglement van het District en van het DLP zelf. 3. Aanstellen van een bemiddelaar bij overtredingen van het Huishoudelijk reglement van het DLP en van het DLP zelf. c. Procedure voor de behandeling van een voorstelvoor verandering of aanvulling van dit Huishoudelijk reglement. 1. Elk voorstel moet schriftelijk ingediend worden bij de voorzitter van de commissie DLP minstens 4 maanden voor de District Conference. Alleen de clubs, vertegenwoordigd door hun voorzitter, hebben het recht om een voorstel of amendement in te dienen. 2. Samenroepen van de commissie DLP a. Oproeptijd : 10 werkdagen

3 b. Methode : met antwoord c. Te bespreken documenten worden minstens 5 dagen voor de vergadering toegestuurd. 3. De Commissie DLP beoordeelt het voorstel. Indien het voorstel wordt aanvaard door de Commissie DLP, moet dit voorstel 7 weken voor de District Conference doorgestuurd worden naar de voorzitters van alle clubs van het district om aan alle clubs de gelegenheid te geven een stem uit te brengen over dit voorstel. De Commissie DLP kan een voorstel niet aanvaarden wegens onontvankelijk. 4. De schriftelijk uitgebrachte stem van elke club over het voorstel moet minstens 5 dagen voor de District Conference toekomen bij de penningmeester van het district. 5. Het resultaat van de stemming over het voorstel wordt tijdens de eerstvolgende District Conference bekend gemaakt. Het voorstel wordt aanvaard, indien 60% van de uitgebrachte stemmen het voorstel heeft goedgekeurd. 2) Verkiezing van de Gouverneur 3 (1) Samenstelling van de selectiecommissie De gouverneur stelt aan het districtscomité twee ADG s voor, die door het districtscomité als lid van de benoemingscommissie worden bevestigd. Een ADG moet minstens één jaar in functie zijn om in aanmerking te komen voor deze aanduiding. De selectiecommissie is samengesteld uit de DG, die ook voorzitter is, alle PDG s, de DGE, de DGN en 2 ADG s. Deze commissie komt bij voorkeur samen tussen de maand december en de maand maart. (2) Samenstelling van de verkiezingcommissie De verkiezingcommissie is samengesteld uit de laatste 5 PDG s en 2 ADG s van de selectiecommissie, die alle 7 stemrecht hebben. De verkiezingcommissie wordt voorgezeten door de in functie zijnde gouverneur, die geen stemrecht heeft. De verkiezingcommissie komt samen op dezelfde dag en onmiddellijk na de vergadering van de selectiecommissie. (3) Voorwaarden tot kandidatuur 1. Alle clubs worden in de maand oktober door de gouverneur aangeschreven met de vraag een kandidaat gouverneur aan te duiden.

4 4 2. De criteria waaraan de kandidaat gouverneur moet beantwoorden worden in dit schrijven aan de clubs meegedeeld. 3. De criteria waarop de verkiezingscommissie zal oordelen zijn de volgende: Rotarykennis Persoonlijke motivatie Visie over het gouverneurschap Leiderschap kwaliteiten Talen kennis ( de beheersing van de twee landstalen is onontbeerlijk) Beschikbaarheid Akkoord van de partner, in het bijzonder voor de verplichtingen opgelegd door RI Algemene bekwaamheden C.V. 4. De kandidaat gouverneur dient ervaring te hebben op het gebied van het bestuur van het district. 5. De club, vertegenwoordigd door haar voorzitter, zal haar kandidaat gouverneur voorstellen tegen ten laatste 31 december in een brief aan de gouverneur, die deze zal verspreiden aan alle leden van de selectiecommissie. (4) Procedure van de verkiezing 1. De gouverneur in functie roept de selectiecommissie samen, bezorgt de leden van deze commissie de nodige informatie betreffende de ontvangen kandidaturen- ten minste één week voor de datum van de samenkomst van de commissie -en zit de vergadering voor. 2. De kandidaten worden gehoord en ondervraagd door de leden van de selectiecommissie. De leden van de commissie behandelen alle verkregen in formatie en de inhoud van alle gevoerde gesprekken onder volstrekte geheimhouding.

5 5 3. De verkiezingcommissie kan geldig vergaderen en stemmen indien minstens 5 van 7 leden aanwezig zijn. 4. De verkiezingcommissie organiseert de stemming nadat alle kandidaten zijn gehoord, dit gebeurt aansluitend op de bijeenkomst van de selectiecommissie. De stemming is schriftelijk en geheim. 5. Om verkozen te worden dient de kandidaat minimum 66% van de stemmen van de aanwezige leden van de verkiezingcommissie op zijn naam te krijgen. Het aantal stemrondes is beperkt tot Indien de verkiezingscommissie geen van de op dat ogenblik voorgedragen kandidaten kiest dus wanneer geen enkele kandidaat na 3 stemrondes 66% van de stemmen behaalt zal de gouverneur een nieuwe oproep tot kandidatuurstelling naar de clubs sturen. De procedure wordt dan van vooraf aan hernomen. De beide commissies blijven in dezelfde samenstelling in functie tot een kandidaat gouverneur is aangeduid. 3) Het Comité van het District a) Samenstelling a) De Raad de Gouverneur a. DG b. IPDG c. DGE d. DGN e. Raadgevers (max 3) b) Administratie a. Penningmeester

6 6 b. Secretaris c. Redactie Team d. DICO c) Assistant District Governors, ADG s d) THE ROTARY FOUNDATION a. Voorzitter b. TRF Future Vision Plan c. Secretaris d. Permanent Fund e. Grants f. PolioPlus g. Inbounds h. Alumni e) DE COMMISSIES a. District Trainer b. Membership c. Finance d. Public Relations e. Conference f. International Convention g. District Leadership Plan h. Commissie Actie 1. Gemeenschapsdienst 2. Alfabetisering 3. Drugprevention 4. Verantwoord burgerschap 5. Water Eau 6. Gezondheid en honger 7. Beroepsactie 8. Internationale actie (CIP-HSF-ONG) i. New Generation 1. HEP 2. YEP

7 7 3. STEP 4. ROTARACT 5. RYLA f) RBS Rotary Belux Services vzw - asbl g) NVSG - ANAH h) ZZG HSF i) VBRCOS - ARCBCD (Vacci-Plus) j) BRESA b) Vergaderingen a) Het Comité vergadert minstens 2 maal per jaar, liefst bij de aanvang en halfweg het Rotaryjaar. b) DG met DRFC, de voorzitter Programs en de 15 ADG s vergaderen 8 maal per Rotaryjaar. c) Afzonderlijk Voorzitters Commissies minstens 3 maal per jaar d) Alle PDG s samen met de DG en de DGE vergaderen in de weken na de terugkeer van de DGE van de International Assembly om geïnformeerd te worden door de DGE over het programma van het komende Rotaryjaar. 4) Districtevenementen Al deze evenementen zijn uitdrukkelijk beschreven in de Manual of Procedure van RI betreffende de duurtijd, de periode, de doelstelling, de omschrijving van de te behandelen onderwerpen en de personen, die moeten uitgenodigd worden of/en verplicht aanwezig moeten zijn. 1) Verplicht te organiseren evenementen (1) DTTS (2) PETS (3) Assembly (4) District Conference

8 8 (5) The District Rotary Foundation Seminar 2) Facultatief te organiseren seminaries (1) Membership Seminar (2) Commissie Acties Seminar 1. Gemeenschapsdienst 2. Alfabetisering 3. Drugprevention 4. Verantwoord burgerschap 5. Water Eau 6. Gezondheid en honger 7. Beroepsactie 8. Internationale actie (CIP-HSF-ONG) (3) New Generations Seminar (4) Leadership Seminar, incl. CLP 5) Financiën Jaarlijks maakt de penningmeester een balans op per 30 juni, bevattend de staat van activa en passiva en de resultatenrekening. Deze balans wordt geauditeerd door een bedrijfsrevisor en uiterlijk per 30 september volgend op de afsluitdatum aan de leden van het district medegedeeld. De jaarrekening wordt goedgekeurd door de conference van het district. De financiële commissie stelt de jaarlijkse begroting op die wordt goedgekeurd door de conference voorafgaand aan het begrotingsjaar. Het budget van het district voorziet minstens volgende rubrieken: UITGAVEN Uitgaven comité

9 9 Seminaries & vergaderingen Verzekeringen Administratie commissies Dienstverlening commissies Audit Communicatie DSG INKOMSTEN bijdrage leden Vergoeding onkosten gemaakt voor de werking van het district:. 1. Vergoedingen per Km. volgens berekende Km.. 2. Aankoop geschenken door de bestuursleden 3. Ontvangst Rotary Officers 4. Steunkaarten 5. Varia De forfaitaire onkostenvergoedingen van het bestuur boven de fiscaal aanvaarde forfaitaire vergoedingen moeten door de ontvangers gestaafd zijn door nota s van de gemaakte verantwoorde kosten : 1. DG 2. DGE