18 mei 2018 Huib van Vliet Handleiding Serviceportaal Aspect ICT

Transcriptie

1 Handelsstraat 4, 3371 XC Hardinxveld-Giessendam Tel. (0184) mei 2018 Huib van Vliet Handleiding Serviceportaal Aspect ICT

2 Inhoud Introductie... 3 Doel... 3 Werking Serviceportaal... 4 Inloggen... 4 Hoofdpagina... 4 Functieknoppen... 5 Automatische Tabbladen hoofdpagina... 6 Tabblad Service orders... 6 Tabblad Servicedesk... 6 Tabblad Reparaties... 7 Tabblad Flexbundels... 7 Volgorde van filters... 8 Servicedocumenten en bijlagen openen... 9 Servicedocumenten... 9 Bijlagen... 9 Vraag stellen... 9 Handleiding omtrent het Serviceportaal van Aspect ICT. Document dient ter verduidelijking van de werking van het Serviceportaal + achtergrond informatie.

3 Introductie Met ingang van 1 augustus 2009 bieden wij u een portaal aan om terug te kijken in de werkzaamheden die wij voor u mochten verrichten. U kunt oplossingen, bezoekverslagen, telefonische vragen en reparaties terugvinden, contactpersonen achterhalen en eventuele facturen gemakkelijk controleren. Via het serviceportaal is het mogelijk om onze werkzaamheden van de afgelopen 13 maanden terug te kijken, op te slaan en eventueel te printen. Hierbij maken wij onderscheid tussen serviceorders, helpdesknotities en reparatieorders. Ook is er een apart tabblad waarin uw eventuele flexibele urenbundels zijn in te zien. Uiteraard kunt u altijd contact opnemen met onze servicedesk. Het serviceportaal is op twee manier te bereiken: via of via onze website Klik in de bovenste balk rechts in het scherm op Serviceportaal. Wanneer u nog geen wachtwoord heeft, vraag dan uw wachtwoord aan via onze servicedesk op of stuur een naar info@aspect-ict.nl Doel Het doel van dit document is dat klanten van Aspect ICT weten hoe zij op een eenvoudige en overzichtelijke manier de werkzaamheden en bijhorende documentatie die Aspect voor hun verricht heeft kunnen raadplegen. De klant wordt met behulp van dit document stapsgewijs door de werking van het Serviceportaal geleidt aan de hand van diverse schermafbeeldingen die uit het portaal afkomstig zijn.

4 Werking Serviceportaal Onderstaand vindt u een stappenplan van hoe u het Serviceportaal kunt gebruiken. Inloggen Als u de voorgaande stappen heeft uitgevoerd komt u terecht op de inlogpagina van het Serviceportaal. Deze ziet er als volgt uit: Indien u over een gebruikersnaam en een wachtwoord beschikt, kunt u hier inloggen. Wilt u inloggegevens aanvragen? Bel dan naar onze servicedesk: of stuur een naar info@aspect-ict.nl Hoofdpagina Indien u ingelogd bent, wordt het volgende scherm getoond. Dit is de hoofdpagina van het serviceportaal. De hoofdpagina biedt een viertal tabbladen. Onder ieder tabblad vindt u servicedocumenten van de door ons uitgevoerde werkzaamheden.

5 Functieknoppen Rechtsboven op de hoofdpagina vindt u twee functieknoppen. Met de eerste knop meldt u de huidige sessie af en komt u terug in het inlogscherm. Met de tweede knop kunt u eenvoudig wijzigingen in uw adresgegevens aan ons doorgeven Automatische Indien u gekozen heeft voor Adresgegevens wijzigen, wordt er automatisch een bericht gestart. Pas in de uw gegevens aan en klik op Verzenden.

6 Tabbladen hoofdpagina Tabblad Service orders Hier vindt u een lijst van alle service orders die de afgelopen 13 maanden voor u zijn aangemaakt. Iedere nacht wordt deze lijst met de meest recente gegevens bijgewerkt. Tabblad Servicedesk Hier vindt u een lijst van alle servicedesk notities die de afgelopen 13 maanden voor u zijn aangemaakt. Iedere nacht wordt deze lijst met de meest recente gegevens bijgewerkt.

7 Tabblad Reparaties Hier vindt u een lijst van alle Reparatie orders die de afgelopen 13 maanden voor u zijn aangemaakt. Iedere nacht wordt deze lijst met de meest recente gegevens bijgewerkt. Tabblad Flexbundels Hier vindt u een lijst van alle Flexbundels. Om een flexbundel in detail te bekijken moet u de PDF aan klikken.

8 In het overzicht van de flexbundel(s) kunt u de doorklikken naar de betreffende werkzaamheden. Dit kan door het documentnummer aan te klikken. Op deze manier kunt u gemakkelijk meer informatie over de verzorgde werkzaamheden inzien. Dit ziet er als volgt uit: Op dit moment is het niet mogelijk servicedocumenten in te zien die ouder zijn dan 13 maanden. Deze functionaliteit zal later door ons toegevoegd worden. Als u toch wilt beschikken over een ouder document kunt u deze opvragen op de servicedesk via telefoonnummer of een sturen naar info@aspect-ict.nl Volgorde van filters Op alle tabbladen kunt u de volgorde aanpassen door op een kolomnaam te klikken. Zo kan of het nieuwste of het oudste document als eerste getoond worden. U kunt ook filters uitvoeren, zodat u zelf een selectie kunt samenstellen. Klik hiervoor op het sleuteltje dat in iedere kolom staat. De onderstaande filters kunnen gebruikt worden: Begins with Contains Doesn t contain Ends with Equals Doesn t equal

9 Servicedocumenten en bijlagen openen Servicedocumenten Ieder servicedocument is te openen door te klikken op het icoontje in de kolom pdf. Hieronder ziet u een voorbeeld. Standaard wordt de servicebon geopend als Adobe PDF-bestand. U dient hiervoor te beschikken over Acrobat Reader. Bijlagen Aan een werkbon kunnen bezoekverslagen of ander documenten gekoppeld zijn. Een bijlage is te herkennen aan het paperclip icoon. Door te klikken op de paperclip kunt u alle gekoppelde documenten inzien, printen en eventueel opslaan. Vraag stellen U kunt naar aanleiding van iedere servicebon eenvoudig een vraag stellen of opmerking indienen. Klik hiervoor op de envelop: Er wordt automatisch een bericht geopend. Als u klaar bent met het opstellen van de , klikt u op Verzenden