Openbare zitting. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Transcriptie

1 Notulen open zitting Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 13 mei :00 uur Locatie Raadzaal - Sint-Martensstraat - Gent Aanwezig De heer Rudy Coddens, voorzitter Mevrouw Evita Willaert, raadslid; de heer Yoeri Note, raadslid; mevrouw Chantal Sysmans, raadslid; mevrouw Ingrid Vandaele, raadslid; de heer Jurgen Bockstaele, raadslid; de heer Pascal Verbeke, raadslid; de heer Carl De Decker, raadslid; de heer Cengiz Cetinkaya, raadslid; mevrouw Emilie Peeters, raadslid; mevrouw Els Roegiers, raadslid; de heer Eric Wauters, raadslid; de heer Ronny Rysermans, raadslid; mevrouw Liliane De Cock, raadslid De heer Luc Kupers, secretaris Afwezig Mevrouw Liesbet Vertriest, plaatsvervangend secretaris Verontschuldigd Mevrouw Yeliz Güner, raadslid De heer Daniël Termont, burgemeester stad Gent Openbare zitting Agendapunten De voorzitter opent de open zitting om 19:05 uur Diensten van de Secretaris Bestuursondersteuning 2014_RMW_00137 Digipolis, publieke rechtspersoon onder de vorm van een opdrachthoudende vereniging - vaststelling van het mandaat van de OCMW-vertegenwoordiger op de algemene vergadering van 25 juni 2014 Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Het OCMW van Gent is mede-oprichter van Digipolis, publieke rechtspersoon onder de vorm van een opdrachthoudende vereniging. Digipolis is een samenwerkingsverband dat is onderworpen aan het Decreet van 6 juli 2007 houdende de intergemeentelijke samenwerking (verder "het Decreet" genoemd). Digipolis heeft per al de stukken voor de algemene vergadering van 25 juni 2014 bezorgd. Op de agenda zullen de volgende punten staan: a. goedkeuring verslag vorige vergadering b. ondernemingsplan en strategienota c. jaarrekening en jaarverslag 2013 d. attest bedrijfsrevisor 2013 e. kwijting aan de bestuurders f. kwijting aan de revisor 1/243 RMW - 13 mei 2014

2 Notulen open zitting g. overzicht presentiegelden 2013 h. toetreding nieuwe leden - indien van toepassing i. aanstelling/benoeming van een bestuurder - indien van toepassing De agenda zal worden besproken op het directiecomité en op 21 mei 2014 voor akkoord worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur. De officiële stukken zullen, zoals steeds, 30 dagen op voorhand worden bezorgd. De OCMW-raad heeft op 12 maart 2013 raadslid Carl De Decker aangeduid als haar vertegenwoordiger in de algemene vergadering van Digipolis. Het fractiessecretariaat van de Open VLD-fractie van de OCMW-raad heeft bevestigd dat raadslid De Decker zal aanwezig zijn op de algemene vergadering van Digipolis van 25 juni Volgens artikel 44 derde lid van het Decreet moet het mandaat van de vertegenwoordiger in de algemene vergadering voor elke vergadering vastgesteld worden. Er wordt voorgesteld om de OCMW-vertegenwoordiger te mandateren de agendapunten goed te keuren. Motivering Gelet op het Decreet van 6 juli 2007 houdende de intergemeentelijke samenwerking; gelet op het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Huishoudelijk Reglement van de Beraadslagende Organen van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Gent; gelet op de gecoördineerde statuten van Digipolis, publieke rechtspersson onder de vorm van een opdrachthoudende vereniging. Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 12 maart 2013, 2013_RMW_00097 Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 De OCMW-vertegenwoordiger op de algemene vergadering van 25 juni 2014 van Digipolis, publieke rechtspersoon onder de vorm van een opdrachthoudende vereniging, te mandateren om de agendapunten goed te keuren. Artikel 2 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: _Agenda algemene vergadering.pdf Bijlage 2: _Bijlage1_Digipolis_AlgVerg_verslag_ pdf Bijlage 3: _Bijlage2_Ondernemingsplan_ v2 1.pdf Bijlage 4: _Bijlage3_Strategienota2014.pdf Bijlage 5: _Bijlage4_Jaarrekening_Digipolis_2013.pdf 2/243 RMW - 13 mei 2014

3 Notulen open zitting Bijlage 6: _Bijlage5_Jaarverslag_Digipolis_2013.pdf Bijlage 7: _Bijlage6_presentiegelden_2013.pdf Bijlage(n) _Agenda algemene vergadering.pdf _Bijlage1_Digipolis_AlgVerg_verslag_ pdf _Bijlage2_Ondernemingsplan_ v2 1.pdf _Bijlage3_Strategienota2014.pdf _Bijlage4_Jaarrekening_Digipolis_2013.pdf _Bijlage5_Jaarverslag_Digipolis_2013.pdf _Bijlage6_presentiegelden_2013.pdf 3/243 RMW - 13 mei 2014

4 Notulen open zitting Bijlage: _Agenda algemene vergadering.pdf 4/243 RMW - 13 mei 2014

5 Agenda algemene vergadering 25/6/2014 a. goedkeuring verslag vorige vergadering zie bijlage 1 b. Ondernemingsplan en strategienota zie bijlage 2 & 3 c. jaarrekening en jaarverslag zie bijlage 4 & 5 d. attest bedrijfsrevisor 2013 e. kwijting aan de bestuurders f. kwijting aan de revisor g. overzicht presentiegelden 2013 zie bijlage 6 h. toetreding nieuwe leden indien van toepassing i. aanstelling/benoeming van een bestuurder indien van toepassing 5/243 RMW - 13 mei 2014

6 Notulen open zitting Bijlage: _Bijlage1_Digipolis_AlgVerg_verslag_ pdf 6/243 RMW - 13 mei 2014

7 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Algemene Vergadering van 11 december 2013 Verslag Aanwezigheden Vertegenwoordigers van de deelnemers: aanwezig Dhr. Rob Van de Velde, schepen van de stad Antwerpen, die 9 stemmen vertegenwoordigt Mevr. Anne Schiettekatte, gemeenteraadslid van de stad Gent die 11 stemmen vertegenwoordigt Dhr. Jurgen Bockstaele, lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Gent, die 8 stemmen vertegenwoordigt Vertegenwoordigers van de deelnemers: verontschuldigd Kinderdagverblijven 1 stem Stadsontwikkelingsbedrijf Gent 1 stem AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen 1 stem AG Vespa Antwerpen 1 stem Dhr. Eddy Baelemans, lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Antwerpen, die 7 stemmen vertegenwoordigt Dhr. Marco Laenens, lid van Zorgbedrijf Antwerpen, die 1 stem vertegenwoordigt Vertegenwoordigers van de raad van bestuur: Dhr. Franky Loveniers, voorzitter van de raad van bestuur Mevr. Martine De Regge, vice-voorzitter van de raad van bestuur Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door de heer Franky Loveniers. De vergadering wordt geopend om 16u40. Begroting 2014 Beslist wordt akkoord te gaan met de ontwerpbegroting Deze cijfers zijn onder voorbehoud van goedkeuring op het college en de gemeenteraad. ONTWERPBEGROTING 2014 ANTWERPEN Stad SO OCMW ZORG Politie Totaal Exploitatie zonder personeel Personeel Investeringen TOTAAL Digipolis_AlgVerg_verslag_ docx Pagina 1 van 3 7/243 RMW - 13 mei 2014

8 ONTWERPBEGROTING 2014 GENT Stad OCMW Politie Totaal Vaste Kosten Personeel Kleine opdrachten RTB_Instandhoudingsprojecten GTB_Uitbreidingsprojecten TOTAAL De heer Johan Van der Bauwhede meldt dat voor Stad Gent het personeelsbudget nog stijgt. Data Beslist wordt om in 2014 de Algemene Vergadering bijeen te roepen op de volgende data: Eerste semester: woensdag 25 juni Vaststelling jaarrekening - Kwijting aan bestuurders en revisoren - Overzicht presentiegelden - Strategie Ondernemingsplan - Onder voorbehoud wijziging samenstelling Raad van Bestuur - Toetreding nieuwe leden onder voorbehoud Laatste semester: woensdag 17 december Strategie volgend boekjaar - Begroting volgend boekjaar - Data volgend jaar - Onder voorbehoud wijziging samenstelling Raad van Bestuur - Toetreding nieuwe leden onder voorbehoud Statutenwijziging Beslist wordt om: de wijziging van Art. 8 goed te keuren; de wijzigingen, nav de nieuwe reglementering DIS, goed te keuren. Artikel 8 Alle vragen tot toetreding worden voorgelegd aan de algemene vergadering, welke hierover beraadslaagt volgens de voorwaarden, bepaald voor het wijzigen van de statuten. Aan een toetreding of uitbreiding van aansluiting kan geen terugwerkende kracht worden verleend. Artikel 13 De leden van de algemene vergadering ontvangen een oproepingsbrief minstens 30 kalenderdagen voor de zitting van de algemene vergadering. De agenda wordt inclusief alle bijlagen minstens 30 kalenderdagen voor de zitting van de Algemene Vergadering verzonden aan de leden. De zittingen van de algemene vergadering zijn openbaar. Digipolis_AlgVerg_verslag_ docx Pagina 2 van 3 8/243 RMW - 13 mei 2014

9 Artikel 20 Het secretariaat van de algemene vergadering stuurt ten laatste 20 kalenderdagen na de zitting de notulen naar de leden van de algemene vergadering en een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de besluiten naar de Vlaamse Regering. Artikel 26 De bestuurders ontvangen een oproepingsbrief minstens 8 kalenderdagen voor de zitting van de raad van bestuur. De agenda wordt inclusief alle bijlagen minstens 8 kalenderdagen voor de zitting van de raad van bestuur verzonden aan de bestuurders. Artikel De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd in een daartoe bijgehouden register. Zij worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Eensluidende kopieën ervan worden aan de leden van de raad van bestuur toegestuurd en een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de besluiten naar de Vlaamse Regering toegestuurd. 2. De gedetailleerde notulen met bijgevoegd het stemgedrag van de individuele leden en alle documenten waarnaar in de notulen verwezen wordt, liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten. 3. De vergaderingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar. 4. De op voordracht van de deelnemende gemeenten benoemde bestuurders brengen tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de gemeenteraad die hen heeft voorgedragen; verslag uit over de uitoefening van hun mandaat en verstrekken toelichting bij het beleid van de opdrachthoudende vereniging. 5. De overzichtslijsten van de genomen besluiten, met een beknopte omschrijving, moeten binnen de 20 dagen na de vergadering op de website van de vereniging worden gepubliceerd, ter inzage van het publiek gedurende ten minste 20 dagen. Artikel 35 De leden van het directiecomité ontvangen een oproepingsbrief minstens 8 kalenderdagen voor de zitting van het directiecomité. De agenda wordt inclusief alle bijlagen minstens 8 kalenderdagen voor de zitting van het directiecomité verzonden aan de leden. Artikel 36 De gedetailleerde notulen met bijgevoegd het stemgedrag van de individuele leden en alle documenten waar in de notulen naar verwezen wordt, liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten. De overzichtslijsten van de genomen besluiten, met een beknopte omschrijving, moeten binnen de 20 dagen na de vergadering op de website van de vereniging worden gepubliceerd, ter inzage van het publiek gedurende ten minste 20 dagen. De vergaderingen van het directiecomité zijn niet openbaar. Rondvraag Geen. De vergadering wordt gesloten om uur. Volgende vergadering: 25 juni 2014 om uur De voorzitter Franky Loveniers De secretaris Greet Royers Digipolis_AlgVerg_verslag_ docx Pagina 3 van 3 9/243 RMW - 13 mei 2014

10 Notulen open zitting Bijlage: _Bijlage2_Ondernemingsplan_ v2 1.pdf 10/243 RMW - 13 mei 2014

11 Ondernemingsplan /243 RMW - 13 mei 2014

12 Ondernemingsplan Situering Art. 70 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking legt op dat in de loop van het eerste werkingsjaar na het jaar waarin verkiezingen voor de algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd een evaluatierapport voor over de werking van de vereniging. Dat rapport bevat een nieuwe ondernemingsplan voor de komende zes jaar( ) Het evaluatierapport werd geagendeerd op de algemene vergadering van 15 maart Er werd voor geopteerd om het ondernemingsplan niet simultaan met het evaluatierapport op te stellen, om rekening te kunnen houden met de beleids- en beheerscyclus van de twee betrokken steden en OCMW s. Deze hebben immers een determinerende impact op de IT-strategie. Volgens art. 26 van het decreet dient een ondernemingsplan voor een periode van zes jaar minstens een omschrijving van de bedrijfsopdracht, de financiële structuur, de in te zetten middelen en de controlemogelijkheden op de uitvoering te bevatten. Dit vormt de basis van het huidige ondernemingsplan. 2 Opdracht Digipolis werd opgericht op 1 oktober 2003 voor 18 jaren als opdrachthoudende vereniging met als maatschappelijke doelstelling het beheer, de exploitatie, de ontwikkeling en de promotie van telematica en zijn toepassingen. De vereniging zal zich blijvend opstellen als strategisch instrument van elk van haar deelnemers. Ze zal daartoe haar beleid, strategie en werking afstemmen op deze van de deelnemers. De deelnemers stellen zich hierbij tot doel op opportuniteiten tot onderlinge synergie op te sporen, gezamenlijke projecten uit te voeren en gemeenschappelijke telematicadiensten te organiseren, die voor elk van de individuele deelnemers optimaler zijn op bedrijfseconomisch en functioneel vlak, dan indien ze door de deelnemers apart zouden georganiseerd worden. (Oprichtingsakte, art.4) In het bestuursplan wordt de term telematica verduidelijkt, met als slotalinea: Voormelde omschrijving dient op een evolutieve wijze te worden geïnterpreteerd, rekening houdend met de voortdurende technologische, commerciële en operationele ontwikkelingen in de telematica- en informaticawereld. De opdracht van Digipolis dient toekomstgericht opgesteld te worden en de specificaties van verschillende vestigingen en specificaties van de deelnemers te overstijgen. 12/243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 1

13 Ondernemingsplan Dit vormt de basis en kan een expliciete vertaling kennen over de jaren heen. In de volgende jaren wil Digipolis de volgende beleidsaccenten leggen: Vooruitstrevende medewerkers: Medewerkers van Digipolis zijn ambtenaren die vallen onder de regels van de rechtspositionering bepaald door de Vlaamse Codex. Innovatief personeelsbeleid gericht op niet-financiële aspecten kan medewerkers met potentieel aantrekken en kan deze zich volgens hun passies laten ontwikkelen. Groepsaankopen en innovatieve aanbestedingen: Digipolis dient zuinig om te gaan met de middelen en telkens te zoeken naar manieren om de kosten te beperken en te delen. Dit terwijl ze de aanwezige creativiteit, vanuit kleinere organisaties en/of zelfstandigen, tracht aan te moedigen. Samenwerkingen: De ICT noden van steden zijn zelden uniek. Herbruikbare oplossingen moeten worden gezocht, verder ontwikkeld op een open manier wanneer mogelijk, en gezamenlijk ontwikkeld wanneer nodig. Toekomstgerichte ICT infrastructuur: De ICT infrastructuur moet de basis vormen om van de steden slimme steden te maken. Dit vormt niet de kern, maar de technische basis. Professionele IT-ondersteuning: Oplossingen en toestellen moeten zo gebruiksvriendelijk mogelijk worden gekozen in functie van de specifieke noden van de verschillende functies. Wanneer deze gebreken vertonen dient er professionele IT-ondersteuning te zijn om verloren werktijd te beperken. Verbeterde dienstverlening naar burgers, organisaties en bedrijven door ICT: De acties van Digipolis draaien rond de verbeterde dienstverlening naar burgers, organisaties en bedrijven door ICT. Oplossingen dienen intuïtief te zijn in gebruik voor de eindgebruikers en een echte vereenvoudiging van de processen binnen administraties en tussen administraties te realiseren. Een burger, organisatie of bedrijf dient maar eenmaal informatie te moeten verschaffen indien de overheden die niet bezit. Dit natuurlijk rekening houdend met een optimale bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Interoperabiliteit: Oplossingen dienen gebruikt te kunnen worden over technologieën heen. Openheid: Digipolis dient openheid te garanderen op vlak van data, processen en beleidsvoering. En dit op actieve wijze. 13/243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 2

14 Ondernemingsplan Strategische doelstellingen De beleids- en beheerscyclus is één geïntegreerd instrumentarium voor gemeenten, OCMW s en hun verzelfstandigde entiteiten om hun beleid te plannen, de financiële vertaling daarvan te maken (budgetteren), te bewaken en te registreren (boekhouding) en om over het beleid te rapporteren en het te evalueren. Tot op heden is Digipolis zelf als intergemeentelijke samenwerking niet verplicht zich hierbij aan te sluiten maar evoluties in deze richting worden verwacht in de nabije toekomst. In voorbereiding hiervan en om synergetische redenen hebben beide vestigingen in Gent en Antwerpen besloten zich aan te sluiten bij de BBC implementatie, filosofie en instrumentarium van hun respectieve groepen. Antwerpen: Digipolis Antwerpen draagt bij aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de Groep Antwerpen, en neemt ook het trekkerschap op van de strategische doelstelling: 1TSB13 - De groep stad Antwerpen beschikt over een stabiele en performante IT werkomgeving ter ondersteuning van hun processen en kan op IT beroep doen voor de realisatie van het bestuursakkoord, met als onderliggende nagestreefde doelstellingen: Gent: 1TSB De medewerkers van de groep stad Antwerpen maken gebruik van een stabiele en performante IT werkomgeving ter ondersteuning van hun processen 1TSB Ter realisatie van het bestuursakkoord wordt waar nodig IT gebruikt als bouwsteen voor projecten van de groep stad Antwerpen 1TSB Enterprise Architectuur tot op het bot als metafoor voor een volgehouden, doorgedreven en vastberaden inspanning om een IT-biotoop te creëren waarin duurzaam investeren en maximaal hergebruiken mogelijk en vervolgens de norm wordt Digipolis Gent draagt bij aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de Groep Gent, en neemt ook het trekkerschap op van de volgende doelstellingen: OD195 - De moderne, performante digitale werkomgeving en het gebruik ervan is versterkt voor de medewerkers van de Groep Gent. OD198 - Een gemeenschappelijke, gedragen, duidelijke en innovatieve ITstrategie ontwikkelen, implementeren en opvolgen in de Groep Gent, om efficiënte, effectieve en klantvriendelijke diensten te verlenen aan medewerkers en burgers. 14/243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 3

15 Ondernemingsplan OD199 - Digipolis Gent voorziet op kostefficiënte en innovatieve wijze in de technische modaliteiten om zowel burgers als organisaties meer digitale mogelijkheden en betere toegang tot stedelijke dienstverlening te bieden. OD200 - Verhoging van de digitale vaardigheden bij Gentse burgers zodat zij meer kansen krijgen om volwaardig te participeren binnen de informatiemaatschappij en gebruik te maken van de digitale stedelijke dienstverlening. Alle doelstellingen zullen in een meerjarenplan en rekening houdend met de toekomstige trends op pro-actieve wijze worden doorvertaald. Voor verdere operationalisering van strategische doelstellingen verwijzen we naar de jaarlijkse strategienota s, waarin de IT-projecten van het betreffende jaar worden toegelicht. 15/243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 4

16 Ondernemingsplan Financiële structuur De besluitvorming over de IT-budgettering zal nauw worden afgestemd op de algemene budgetbesprekingen van elk van de deelnemers. IT-budgetten worden maximaal gelinkt aan de geassocieerde beleidsdoelstellingen van de deelnemers. Jaarlijkse groeipercentages in de meerjarenplanning zijn conform aan de algemeen geldende budgetrichtlijnen van de deelnemers. Gemeenschappelijke projecten voor meerdere deelnemers zullen slechts worden gestart na onderlinge consensus over de kostenverdeling. De manier waarop de cash flow wordt georganiseerd en de wijze van financiële rapportering zullen gebeuren zoals dat met de financieel verantwoordelijken en ankerpunten van de respectievelijke deelnemers wordt afgesproken. Op de aangerekende kosten aan de deelnemers wordt geen BTW geheven. Na elk budgetjaar wordt met de deelnemers overlegd over de bestemming van een eventueel positief saldo. Onderstaande tabel geeft de evolutie van de voor Digipolis bestemde budgetten die door de deelnemers zijn ingeschreven in hun financieel meerjarenplan: Antwerpen Stad OCMW Politie Zorgbedrijf AG Stedelijk onderwijs Gent Stad OCMW Politie (voorlopige cijfers) Sogent /243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 5

17 Ondernemingsplan Personeel Het personeelsbeleid houdt meer in dan louter personeel zo kostenefficiënt mogelijk inzetten. Het betekent eveneens het bouwen aan een organisatie waar mensen graag komen en blijven werken, en waar medewerkers gestimuleerd en geassisteerd worden om voortdurend hoogwaardige kwaliteit te leveren. Aantrekken en behouden van gekwalificeerde en gemotiveerde IT-professionals: Een aantrekkelijke werkgever biedt meer dan alleen goede arbeidsvoorwaarden. De hoger opgeleide technicus wil vooral voor een interessant organisatie werken, met voldoende mogelijkheden tot zelfontplooiing, met verantwoordelijkheden voor individuele medewerkers en teams. Alertheid voor evolutie IT-markt: Door de vergrijzing zal de komende jaren de uitstroom van IT ers toenemen, waardoor de vraag naar nieuwe specialisten zal groeien. Geld en carrière zijn niet het enige wat jongere generaties drijft; zinvol en waardevol werk zijn even zeer belangrijk. Medewerkers willen het heft in handen nemen en verwachten autonomie, flexibele carrière-opties en meer mogelijkheden tot erkenning. Ze willen werken in teams en gemeenschappen met wederzijds engagement en passie en niet langer in rigide hiërarchieën. Digipolis wil daarom werknemers aantrekken en behouden, door bestaande hiërarchieën steeds verder te minimaliseren of te laten verdwijnen wanneer overbodig. Competentie- en talentmanagement als wapen in de strijd: Talentontwikkeling is een opdracht die steeds belangrijker wordt. Talenten zijn persoonsgebonden, maar de organisatie dient er optimaal gebruik van te maken door de juiste medewerker op de juiste plaats in te schakelen. Talentmanagement wordt competentiemanagement wanneer het organisatie samen met de medewerker zijn talenten tot echte competenties ontwikkelt. Digipolis zal haar competentiemanagement verder uitbouwen en optimaliseren. 17/243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 6

18 Ondernemingsplan Controle De volgende controlemechanismen zijn ingesteld: Externe controle Jaarlijks maakt een extern bedrijfsrevisor een audit van de jaarrekening. Het verslag wordt mee voorgelegd aan de bestuursorganen van Digipolis. Interne controle Het directiecomité werd door de raad van bestuur belast met de taak van auditcomité. Sedert 2009 wordt een interne controlematrix opgesteld, met beschrijving van de voornaamste risico s, en de maatregelen om deze te neutraliseren. Dit mechanisme is gebaseerd op de leidraad interne controle/organisatiebeheersing die uitgegeven werd door de Vlaamse Overheid. Een balanced score card en diverse monitoren (projecten, toepassingen, infrastructuur) zorgen er voor dat de vinger aan de pols kan gehouden worden op directieniveau. Controle door de deelnemers Digipolis brengt verslag uit over haar werking aan de gemeenteraad, conform de bepalingen van het decreet op de intergemeentelijke samenwerking. De deelnemers hebben controle op de dienstverlening en projecten van Digipolis via projectstuurgroepen, vertegenwoordiging van Digipolis op managementorganen van de deelnemers, e.a. 18/243 RMW - 13 mei 2014 Pagina 7

19 Notulen open zitting Bijlage: _Bijlage3_Strategienota2014.pdf 19/243 RMW - 13 mei 2014

20 Strategie Digipolis /243 RMW - 13 mei 2014

21 Inhoud 1. Inleiding IT-beleidsprojecten voor Antwerpen Projecten in het beleidsdomein Woonstad Projecten in het beleidsdomein Veilige stad Projecten in het beleidsdomein Lerende en werkende stad Projecten in het beleidsdomein Bruisende stad Projecten in het beleidsdomein Harmonieuze stad Projecten in het beleidsdomein Sterk bestuurde stad IT-beleidsprojecten voor Gent HSD1: Gent stimuleert haar burgers maximaal om zich te ontplooien en geeft hen gelijkwaardige kansen tot sociale stijging HSD2: Gent is op termijn klimaatneutraal en energie-onafhankelijk door maximaal in te zetten op energiereductie en duurzame, hernieuwbare lokale energieproductie HSD 3: Gent kiest voor duurzame vervoerswijzen in functie van bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid HSD4: Gent is een aangename en betaalbare woonstad voor alle Gentenaars met een aantrekkelijke publieke en groene ruimte die uitnodigt om te ontmoeten HSD 5: Gent is een referentieplek op vlak van onderwijs en cultuur door haar voortrekkersrol als lerende en scheppende stad HSD 6: Gent is een referentieplek op vlak van onderwijs en cultuur door haar voortrekkersrol als lerende en scheppende stad HSD7: Gent is een veilige, gezonde en leefbare stad door de evenwichtige inzet op preventie, zorg en handhaving HSD8:Gent spreekt haar burgers en andere betrokkenen aan op hun engagement en solidariteit en geeft hen goesting om samen de stad te maken en te beleven HSD9: Gent stelt zich actief op in een breed en gelaagd netwerk en organiseert haar diensten op een performante wijze /243 RMW - 13 mei 2014

22 1. Inleiding De jaarlijkse strategienota geeft een beeld van de voornaamste projecten waaraan Digipolis Antwerpen en Gent het komende jaar zullen werken. Deze strategienota 2014 verschilt qua opbouw van de vorige strategienota s. Daar waar we in de vorige strategienota s de projecten bundelden per organisatie waarvoor we werken, gebruiken we nu als basis de beleidsdomeinen en doelstellingen die beide steden vooropstellen in hun meerjarenplanning. Aangezien steden en gemeenten sinds 1 januari 2014 verplicht zijn om te werken volgens de de beleids- en beheerscyclus, probeert ook Digipolis zich deze nieuwe denk- en werkwijze eigen te maken. Hoewel Digipolis vandaag niet verplicht is om de BBC methodiek te volgen, zijn we ervan overtuigd dat we zo onze strategie beter en duidelijker kunnen afstemmen op deze van de besturen. De projecten van Digipolis Antwerpen groeperen we per beleidsdomein: Woonstad Veilige stad Mobiele stad Lerende & werkende stad Bruisende stad Harmonieuze stad Sterk bestuurde stad De projecten van Digipolis Gent groeperen we per hoofdstrategische doelstelling: HSD1 - Gent stimuleert haar burgers maximaal om zich te ontplooien en geeft hen gelijkwaardige kansen tot sociale stijging HSD2 - Gent is op termijn klimaatneutraal en energie-onafhankelijk door maximaal in te zetten op energiereductie en duurzame, hernieuwbare lokale energieproductie. HSD3 - Gent kiest voor duurzame vervoerswijzen in functie van bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid. HSD4 - Gent is een aangename en betaalbare woonstad voor alle Gentenaars met een aantrekkelijke publieke en groene ruimte die uitnodigt tot ontmoeten. HSD5 - Gent wendt de aanwezige creativiteit en de ruimte optimaal aan voor een gediversifieerde en duurzame economie en industrie waarin talent, ondernemingszin, arbeid en tewerkstelling worden gestimuleerd. HSD6 - Gent is een referentieplek op vlak van onderwijs en cultuur door haar voortrekkersrol als lerende en scheppende stad. HSD7 - Gent is een veilige, gezonde en leefbare stad door de evenwichtige inzet op preventie, zorg en handhaving. HSD8 - Gent spreekt haar burgers en andere betrokkenen aan op hun engagement en solidariteit en geeft hen goesting om samen de stad te maken en te beleven. HSD9 - Gent stelt zich actief op in een breed en gelaagd netwerk en organiseert haar diensten op een performante wijze. 3 22/243 RMW - 13 mei 2014

23 Normaal gezien wijden we in elke strategienota ook een hoofdstuk aan de missie en visie van Digipolis en aan de beslissingsorganen. In deze editie wijken we hiervan af, aangezien deze informatie al is opgenomen in het ondernemingsplan dat simultaan met deze strategienota wordt aangeboden. 4 23/243 RMW - 13 mei 2014

24 2. IT-beleidsprojecten voor Antwerpen De voornaamste projecten voor Antwerpen zijn: 2.1. Projecten in het beleidsdomein Woonstad Digitale bouwaanvragen implementatie Het Vlaamse project digitale bouwaanvraag (kortweg 'DBA') wil de informatieuitwisseling tussen alle mogelijke actoren bij het bouwaanvraagproces digitaliseren en stroomlijnen. Van de aanvraag (burger / architect / onderneming) tot en met de statistische verwerking van de verschillende gegevens en de eventuele uitvoering van de werken. Hierbij wordt vertrokken vanuit beschikbare authentieke databronnen, aangevuld met data gegenereerd door de verschillende processen. Intake van bouwaanvragen gebeurt via de DBA-interface. Vervolgens worden de aanvragen gedistribueerd naar de respectievelijke gemeenten. De workflow rond verschillende adviezen van externe partijen (vb. de provincie) wordt door het DBAsysteem georkestreerd. Antwerpen was zeer nauw betrokken bij de analyse en uitwerking van de DBA, en zal een van de pilootgemeenten zijn die bouwaanvragen digitaal kunnen afhandelen vanaf 1 juni In Antwerpen wordt het intern proces voor bouwaanvragen uitgevoerd via de toepassing Ruimtelijke Ordening & Leefmilieu (ROL) van de firma Remmicom. De interfacing met de DBA zal via deze toepassing verlopen. Integratie van GIPOD Vlaanderen biedt met het GIPOD (Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein) een centraal platform om informatie over wegenwerken, manifestaties en andere activiteiten op het openbare domein op voorhand in te geven en te beheren. Op die manier is de hinder vooraf gekend, kunnen werken op elkaar worden afgestemd en kan voor omleidingen worden gezorgd. Bedoeling is de overlast op de openbare weg tot een minimum te beperken. Voor geplande werken op de openbare weg beheren de initiatiefnemers van de werken de gegevens. Als het om evenementen en dergelijke gaat, zijn de steden en gemeenten bevoegd. 5 24/243 RMW - 13 mei 2014