J. Rateland, M. Bekkers, I. Elemans

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS RAADSINFORMATIEBRIEF & Van: R. Broekmeulen Tel,nr,: 8611 Geraadpleegd consulent Datum: Team: R&B Financieel: Tekenstukken: Ja Persbericht: Ja Bijlagen: 2 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): J. Rateland, M. Bekkers, I. Elemans Onderwerp: Herinrichting Dorpsstraat Harmelen: projectplan en raadsinformatiebrief Ja Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Ja ICT Nee Inkoop: Nee Datum: Nummer: 14A Advies: In te stemmen met het bijgevoegde projectplan "Herinrichting Dorpsstraat Harmelen" In te stemmen met de bijgevoegde Raadsinformatiebrief over de herinrichting van de Dorpsstraat in Harmelen, en deze door te zenden aan de Raad. Paraaf team-manager: Begrotingsconsequenties Ja Opmerkingen leidinggevende/secretaris/portef euillehouder: B. en W. d.d.: Gewenste datum behandeling in de raad (datum: zie vergaderschema): Fatale datum besluit van de raad: Nee Portefeuillehouder: - wethouder Van Tuijl

2 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & Blad 2 van 2 Van: R. Broekmeulen Ondwerp: Herinrichting Dorpsstraat Harmelen: projectplan en raadsinformatiebrief Datum: Extra overwegingen / kanttekeningen voo r College Veel belanghebbenden in Harmelen hebben in de afgelopen jaren bij de gemeente aangegeven dat zij graag de Dorpsstraat opnieuw ingericht willen hebben. Een grote zorg daarbij was het vele zware verkeer (vrachtwagens) die gebruik maakten van deze route midden door Harmelen. Nu binnenkort de BRAVO projecten 6a, 6b en 8 gereed komen, is er een goed alternatief voor dit zware verkeer en kan de Dorpsstraat worden aangepast aan de wat rustigere verkeerssituatie die ontstaat. De herinrichting van de Dorpsstraat Harmelen is opgenomen in de Programmabegroting Om te komen tot een ontwerp voor de herinrichting zal er vooral worden geluisterd naar de bewoners en andere belanghebbenden uit Harmelen via een intensief participatietraject. Dit traject wordt toegelicht in de raadsinformatiebrief Extra overwegingen / alternatieven / argumenten De kosten voor dit project worden voornamelijk gedekt uit de post Investeringen Verharding. In 2014 is er ca ,- beschikbaar voor de voorbereiding, in 2015 is er geld gereserveerd voor de uitvoering. Daarnaast wordt er subsidie aangevraagd uit het provinciaal mobiliteitsplan voor de fiets en kan er mogelijk subsidie worden verkregen uit Beter Benutten 2. Kanttekeningen: Standpunt consulenten In het projectplan is een korte risicoanalyse opgenomen (paragraaf 13, pagina 9) Wellicht ten overvloede: het projectplan zelf wordt niet doorgezonden naar de Raad, alleen de RIB gaat ter informatie naar de raad. Samenhang met eerdere besluitvorming De herinrichting van de Dorpsstraat Harmelen is opgenomen in de Programmabegroting Bijlagen - 14i.00177: Projectplan versie 3, 20 januari R.00022: Raadsinformatiebrief, 21 januari 2014

3

4 RAADSINFORMATIEBRIEF 14R Van : college van burgemeester en wethouders Datum : 28 januari 2014 Portefeuillehouder(s) : wethouder van Tuijl Portefeuille(s) : Verkeer Contactpersoon : R. Broekmeulen Tel.nr. : adres : broekmeulen.r@woerden.nl Onderwerp: Herinrichting Dorpsstraat Harmelen Kennisnemen van: Het plan van aanpak, het participatietraject en de planning van het project "Herinrichting Dorpsstraat Harmelen" Inleiding: De Leidsestraatweg en Dorpsstraat verbinden nu de provinciale weg N198 ten westen en ten oosten van de dorpskern met elkaar. Het gevolg daarvan is onder andere doorgaand (vracht-)verkeer door de relatief smalle Dorpsstraat. Veel belanghebbenden in Harmelen hebben in de afgelopen jaren bij de gemeente aangegeven dat zij graag de Dorpsstraat opnieuw ingericht willen hebben. Een grote zorg daarbij was het vele zware verkeer (vrachtwagens) die gebruik maakten van deze route midden door Harmelen. Nu binnenkort de BRAVO projecten 6a, 6b en 8 gereed komen, is er een goed alternatief voor dit zware verkeer: men kan om het dorp heen rijden. Het gereedkomen van deze rondwegen eind 2014 is een goed moment om de Dorpsstraat opnieuw in te richten, en daarmee aan te passen aan de wat rustigere verkeerssituatie die ontstaat door de BRAVO wegen. In 2004 is tijdens een ontwerpavond voor de herinrichting van de Dorpsstraat met de bewoners afgesproken de Dorpsstraat te herinrichten nadat de randwegen in gebruik genomen zijn. Dit is ook opgenomen in de Programmabegroting Om direct na de in gebruikname van deze wegen met de herinrichting te kunnen starten, moet in 2014 het plan voor de herinrichting worden voorbereid. Om te komen tot een ontwerp voor de herinrichting zal er vooral worden geluisterd naar de bewoners en andere belanghebbenden uit Harmelen. Het ontwerp wordt via een intensief participatietraject opgesteld. In een participatietraject wordt bepaald wat de wensen zijn voor de herinrichting van de Dorpsstraat vanuit de bewoners en belanghebbenden. Het ligt voor de hand dat er bij de herinrichting in ieder geval extra aandacht moet komen voor het verblijven, de fietsers en de voetgangers. Ook is het van belang dat de inrichting zodanig moet worden dat het voor het doorgaande snelverkeer aantrekkelijker is om de randwegen te nemen dan de Dorpsstraat. Projectdoelen en -randvoorwaarden De herinrichting van de Dorpsstraat Harmelen kent de volgende doelen. Het herinrichten van de Dorpsstraat Harmelen vanaf de Hofbrug tot de Molenbrug op zodanige wijze dat de inrichting aansluit bij de functie. Het verbeteren van de ruimtelijke kwaliteit van de Dorpsstraat Behoud toegankelijkheid en bereikbaarheid van het dorp voor (bevoorradend) verkeer

5 Garanderen openbaar vervoer verbinding over de Dorpsstraat en zorgen voor goed toegankelijke bushaltes. Ook zijn er een aantal randvoorwaarden geformuleerd: Actief betrekken belanghebbenden Bij de herinrichting -waar mogelijk- rekening houden met de wensen en ideeën van de belanghebbenden. Geen fysieke afsluiting van wegen Alle verkeer (bevoorradend etc.) moet er kunnen rijden Meer groen (bomen) in Dorpsstraat. Hierbij gaat de voorkeur er naar uit dat de groenvoorzieningen zodanig gerealiseerd worden dat deze niet hinderlijk zijn bij eventuele (toekomstige) realisatie van zonnepanelen (denk aan schaduwwerking). Voldoende ruimte voor fietsers en voetgangers Parkeergelegenheden langs de Dorpsstraat Daarnaast zal er rekening gehouden moeten worden met eventuele trillings- en geluidhinder. Dit kan er toe leiden dat wordt besloten om van de Dorpsstraat een 30 km/uur-zone te maken. Plangebied Het plangebied betreft alleen de Dorpsstraat, tussen Hofbrug en Molenbrug. De Kloosterweg en de Kalverstraat worden meegenomen in de onderzoeken, maar maken geen deel uit van dit project. Deze straten kunnen ook een kwaliteitsimpuls gebruiken en mogelijk kunnen maatregelen daarvoor nu worden meegenomen. Voorstellen hiervoor worden als aanbeveling opgenomen bij het Definitief Ontwerp Dorpsstraat (DO). Kernboodschap: De aanpak van het project Dorpsstraat Harmelen bestaat uit een aantal fases. Deze worden hieronder toegelicht. Start-/ inventarisatiefase Tijdens deze fase wordt het project inhoudelijk voorbereid. Naast het vaststellen van het projectplan wordt in deze fase onder andere de huidige situatie geïnventariseerd en in beeld gebracht en binnen de gemeente bekeken in hoeverre er aanvullende onderzoeken of bestemmingsplanwijzigingen benodigd zijn. De resultaten van de onderzoeken worden gebruikt als input voor het participatieproces. Uitgezocht wordt in ieder geval: Projectbegrenzing Huidige en geprognosticeerde verkeersintensiteiten zullen worden berekend met de tool verkeersintensiteiten, Huidige inrichting van wegen binnen project, Fietsstructuur, OV-routes en haltes, Ligging voorzieningen (winkels, cultureel, zorg/ religie, parkeren, etc), Gebruik wegen (landbouwverkeer, bevoorradingsverkeer etc) Participatie en Ontwerpfase In overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder Cor van Tuijl is ervoor gekozen om een interactief proces met de belanghebbenden te initiëren. Bij de start van het participatieproces worden de volgende randvoorwaarden meegegeven: Uitkomsten van het participatieproces dienen -waar mogelijk- te worden verwerkt in het ontwerp en moeten zichtbaar zijn in de uitwerking Alle suggesties zijn welkom, en op alle suggesties wordt gereageerd. Als een voorstel niet wordt overgenomen, wordt dit aan de belanghebbende uitgelegd. a. Startbijeenkomst met belanghebbenden (februari/maart 2014) Gestart wordt met het organiseren van een startbijeenkomst voor belanghebbenden. Deze bijeenkomst wordt voor een belangrijk deel gebruikt om te luisteren naar de wensen en ideeën die belanghebbenden hebben bij de herinrichting, zodat de wensen van de belanghebbenden meegenomen kunnen worden in het vervolgproces. Het doel van deze startbijeenkomst is drieledig: het schetsen van het beoogde planproces (aanpak)

6 het informeren over de aanleiding, doelstellingen, uitgangspunten en de begrenzing van het project het actief plenair betrekken van de belanghebbenden ten aanzien van de herinrichting van de Dorpsstraat, waarbij de aanwezigen hun wensen en ideeën mondeling, of schriftelijk aan de gemeente kenbaar maken. Om tijdens deze startbijeenkomst een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de wensen en ideeën met betrekking tot de herinrichting van de Dorpsstraat wordt in de uitnodiging voor de bijeenkomst het doel van de avond en de gewenste interactie alvast benoemd. Op die wijze kunnen de belanghebbenden zich voorbereiden op hun input. Daarnaast zullen mensen via de gemeentelijke website, Twitter, de pers (radio, kranten, nieuwssites) en mogelijk via een speciaal hier voor in te richten Facebookpagina worden opgeroepen om hun mening te geven over de herinrichting van de Dorpsstraat. b. Inventarisatie voorstellen en wensen. (maart-april 2014) Op alle gebruikte media wordt een duidelijke deadline gecommuniceerd voor de eerste voorstellen van bewoners en belanghebbenden. Na afloop van deze deadline worden alle ideeën verzameld en beoordeeld op haalbaarheid. Waar mogelijk worden de resultaten uit deze inventarisatie meegenomen in het ontwerp. c. Inhoudelijke informatieavond (juni 2014) Tijdens deze avond wordt het voorlopig ontwerp (VO) van het plan, gemaakt op basis van de ideeën uit de samenleving, gepresenteerd. Hierbij wordt concreet aangegeven wat er met de uitkomsten van de startbijeenkomst is gedaan. Met andere woorden: welke van de wensen zijn wel en niet meegenomen en wat is de reden daarvan? Tevens kunnen de aanwezigen tijdens deze avond inhoudelijk reageren op het VO. Deze reacties worden genoteerd en aan de interne projectgroep voorgelegd. De projectgroep bepaalt vervolgens per reactie wat ermee gedaan kan en moet worden. d. Informatieavond Definitief Ontwerp (september 2014) Op de 2e informatieavond presenteert de gemeente het definitieve ontwerp (DO) aan de belanghebbenden. De aanwezigen kunnen hierbij vragen stellen over het ontwerp en vrijblijvend erop reageren. Het doel van deze avond is vooral informatief. Uitgangspunt is dat het ontwerp (eventueel met uitzondering van details) niet meer gewijzigd wordt naar aanleiding van deze avond. Daarnaast wordt op deze avond op hoofdlijnen ingegaan op het vervolgproces. Hierbij wordt enerzijds een inhoudelijke doorkijk gegeven op de vervolgstappen en anderzijds nader ingegaan op de tijdsplanning om te komen van het DO tot aan de realisatiefase en de oplevering e. Informatieavond in samenwerking met de aannemer (begin 2015) Na het presenteren van het DO aan de belanghebbenden ontstaat er een periode van relatieve radiostilte richting de omwonenden. Tijdens deze periode vindt onder andere politieke besluitvorming plaats van het DO, wordt het DO besteksgereed gemaakt, de aanbesteding voorbereid en het werk uiteindelijk gegund aan een aannemer. Om te voorkomen dat de omwonenden op enig moment worden overvallen door de start van de werkzaamheden, wordt voor de start van de uitvoering nog een laatste informatieavond gehouden in samenwerking met de aannemer. Deze avond past binnen het reguliere communicatietraject van R&B. Belanghebbenden project Dorpsstraat Harmelen Rondom het plangebied spelen ook belangen van derden. Deze belanghebbenden worden tijdig bij het project betrokken. De externe stakeholders zijn in ieder geval: Direct aanwonenden Ondernemers (detailhandel, restaurants/ hotel, makelaarskantoor, bank, etc.) Nederlands Hervormde Kerk Dorpsplatform Harmelen VVN afdeling Harmelen Fietsersbond Gehandicaptenplatform MIMAX Vervolg: Na het bestuurlijk vaststellen van het Definitief Ontwerp wordt het plan uitgewerkt voor uitvoering. Nadat het plan besteksgereed is, wordt gestart met de aanbestedingsprocedure die uiteindelijk moet leiden tot gunning van het werk. De volgende fase betreft de uitvoering van het werk. De aannemer die het werk gegund heeft gekregen is hierbij verantwoordelijk voor de communicatie rondom het werk en moet nauw overleg hebben met de gemeente over de planning, omleidingen, afsluitingen etc. Laatste onderdeel van

7 het proces is de oplevering van het werk, waarbij het dagelijks beheer van de weg weer bij de gemeente Woerden komt te liggen. Bijlagen: geen De secretaris De burgemeester dr. G.W. Goedmakers CMC V.J.H. Molkenboer

8 Projectplan Voorlopige projectnaam: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Voorgenomen projectleider: Herinrichting Dorpsstraat J. Rateland Wethouder C.J. van Tuijl R. Broekmeulen Projectplan herinrichting Dorpsstraat

9 Herinrichting Dorpsstraat Harmelen 1. Inleiding Veel belanghebbenden in Harmelen hebben in de afgelopen jaren bij de gemeente aangegeven dat zij graag de Dorpsstraat opnieuw ingericht willen hebben. Een grote zorg daarbij was het vele zware verkeer (vrachtwagens) die gebruik maakten van deze route midden door Harmelen. Nu binnenkort de BRAVO projecten 6a, 6b en 8 gereed komen, is er een goed alternatief voor dit zware verkeer: men kan om het dorp heen rijden. Het gereedkomen van deze rondwegen eind 2014 is een goed moment om de Dorpsstraat opnieuw in te richten, en daarmee aan te passen aan de wat rustigere verkeerssituatie die ontstaat door de BRAVO wegen. De herinrichitng vna de Dorpsstraat in Harmelen is ook opgenomen in de Programmabegroting Om te komen tot een ontwerp voor de herinrichting zal er vooral worden geluisterd naar de bewoners en andere belanghebbenden uit Harmelen,. Het ontwerp wordt via een intensief participatietraject opgesteld. In dit projectplan wordt het proces tot en met de start van de uitvoering beschreven. 2. Aanleiding en huidige situatie De Leidsestraatweg en Dorpsstraat verbinden nu de provinciale weg N198 ten westen en ten oosten van de dorpskern met elkaar. Het gevolg daarvan is onder andere doorgaand (vracht-)verkeer door de relatief smalle Dorpsstraat. Deze situatie wordt anders nadat de westelijke en zuidelijke randweg (A12 BRAVO wegen) in gebruik genomen zijn en het doorgaand verkeer via deze route rijdt. De functie van de Dorpsstraat verandert dan van doorgaande route naar een route voor bestemmingsverkeer. Het is de wens van veel bewoners dat deze straat opnieuw wordt ingericht op een manier die past bij de nieuwe functie. 3. Gewenste situatie en urgentie In een participatietraject moet worden bepaald wat de wensen zijn voor de herinrichting van de Dorpsstraat vanuit de bewoners en belanghebbenden. Maar het ligt voor de hand dat er bij de herinrichting in ieder geval extra aandacht moet komen voor het verblijven, de fietsers en de voetgangers. Ook is het van belang dat de inrichting zodanig moet worden dat het voor het doorgaande snel verkeer aantrekkelijker is om de randwegen te nemen dan de Dorpsstraat. In 2004 is tijdens een ontwerpavond voor de herinrichting van de Dorpsstraat met de bewoners afgesproken de Dorpsstraat te herinrichten nadat de randwegen in gebruik genomen zijn. Om direct na de in gebruikname van deze wegen met de herinrichting te kunnen starten, moet in 2014 het plan voor de herinrichting worden voorbereid. 4. Doelstellingen De herinrichting van de Dorpsstraat Harmelen kent de volgende hoofd- en subdoelen. Hoofddoelen Het herinrichten van de Dorpsstraat Harmelen vanaf de Hofbrug tot de Molenbrug op zodanige wijze dat de inrichting aansluit bij de functie. Het verbeteren van de ruimtelijke kwaliteit van de Dorpsstraat Subdoelen Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 2 van 11

10 Behoud toegankelijkheid en bereikbaarheid van het dorp voor (bevoorradend) verkeer Garanderen openbaar vervoer verbinding over de Dorpsstraat en zorgen voor goed toegankelijke bushaltes. 5. Randvoorwaarden en uitgangspunten Naast bovengenoemde doelstellingen zijn in het kader van de herinrichting van de Dorpsstraat de volgende randvoorwaarden geformuleerd: Twee belangrijke randvoorwaarden wat betreft het proces: Actief betrekken belanghebbenden Bij de herinrichting -waar mogelijk- rekening houden met de wensen en ideeën van de belanghebbenden. En een aantal randvoorwaarden voor het ontwerp: Geen fysieke afsluiting van wegen Alle verkeer (bevoorradend etc.) moet er kunnen rijden Meer groen (bomen) in Dorpsstraat. Hierbij gaat de voorkeur er naar uit dat de groenvoorzieningen zodanig gerealiseerd worden dat deze niet hinderlijk zijn bij eventuele (toekomstige) realisatie van zonnepanelen (denk aan schaduwwerking). Tot slot is vooruitlopend op de herinrichting een aantal aandachtspunten benoemd die aandacht verdienen bij de uitwerking van het ontwerp: In categorisering grijze weg, streven naar 30 km/uur-zone Trillingshinder Geluidhinder Voldoende ruimte voor fietsers en voetgangers Parkeergelegenheden langs de Dorpsstraat 6. Plangebied Het plangebied betreft alleen de Dorpsstraat, tussen Hofbrug en Molenbrug (weergegeven middels rode lijn op afbeelding 1). De Kloosterweg en de Kalverstraat worden meegenomen in het onderzoeken, maar maken geen deel uit van dit project. Deze straten kunnen ook een kwaliteitsimpuls gebruiken en mogelijk kunnen maatregelen daarvoor nu worden meegenomen. Een aanpassing van deze straten kan ook bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van de Dorpsstraat. Voorstellen hiervoor worden als aanbeveling opgenomen bij het Definitief Ontwerp Dorpsstraat (DO). Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 3 van 11

11 Afbeelding 1: Overzicht plangebied In de afbeeldingen 2 tot en met 5 zijn de in geel weergegeven dwarsprofielen uit bovenstaande afbeelding opgenomen. De weg varieert qua inrichting en qua gebruik. Daarnaast varieert ook de omgeving van de Dorpsstraat van een smal en dorps karakter in het centrum tot een wijds en meer landelijke uitstraling aan de randen. Voor een overzicht van alle wegprofielen binnen het plangebied wordt verwezen naar bijlage 1. Afbeelding 2: Profiel Dorpsstraat t.h.v. Noordergaard Afbeelding 3: Profiel Dorpsstraat t.h.v. Schoollaan Afbeelding 4: Profiel Dorpsstraat t.h.v. De Joncheerelaan Afbeelding 5: Profiel Dorpsstraat t.h.v. de Molenbrug Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 4 van 11

12 7. Proces De aanpak van het project Dorpsstraat Harmelen bestaat uit een aantal fases en ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: 1. Start/ -inventarisatiefase 2. Ontwerpfase (in overleg met bewoners) 3. Maken bestek 4. Aanbesteding/ gunning werk 5. Uitvoering Alleen de fasen 1 en 2 zijn onderwerp van dit projectplan. Na vaststelling van een Definitief Ontwerp wordt het project overgedragen aan een projectleider uitvoering. Ad. 1 Start-/ inventarisatiefase Tijdens deze fase wordt het project inhoudelijk voorbereid. Naast het vaststellen van het projectplan wordt in deze fase onder andere de huidige situatie geinventariseerd en in beeld gebracht en binnen de gemeente bekeken in hoeverre er aanvullende onderzoeken of bestemmingsplanwijzigingen benodigd zijn. De resultaten van de onderzoeken worden gebruikt als input voor het participatieproces. Uitgezocht wordt in ieder geval: Projectbegrenzing Huidige en geprognosticeerde verkeersintensiteiten zullen worden berekend met de tool verkeersintensiteiten, Huidige inrichting van wegen binnen project, Fietsstructuur, OV-routes en haltes, Ligging voorzieningen (winkels, cultureel, zorg/ religie, parkeren, etc), Gebruik wegen (landbouwverkeer, bevoorradingsverkeer etc) Ad. 2 Ontwerpfase In de ontwerpfase wordt, mede op basis van inbreng van belanghebbenden, allereerst een voorlopig ontwerp (VO) gemaakt. Op basis van de reacties van de belanghebbenden wordt het VO vervolgens uitgewerkt tot een definitief ontwerp (DO) met de daarbij behorende kostenraming. Dit DO wordt tot slot nog eenmaal aan de belanghebbende gepresenteerd en vervolgens bestuurlijk vastgesteld. Ad 3 t/m 6 Na het bestuurlijk vaststellen van het DO wordt het plan uitgewerkt voor uitvoering. Nadat het plan besteksgereed is, wordt gestart met de aanbestedingsprocedure die uiteindelijk moet leiden tot gunning van het werk. De volgende fase betreft de uitvoering van het werk. De aannemer die het werk gegund heeft gekregen is hierbij verantwoordelijk voor de communicatie rondom het werk en moet nauw overleg hebben met de gemeente over de planning, omleidingen, afsluitingen etc. Laatste onderdeel van het proces is de oplevering van het werk, waarbij het dagelijks beheer van de weg weer bij de gemeente Woerden komt te liggen. 8. Opzet participatieproces In overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder is ervoor gekozen om een interactief proces met de belanghebbenden te initiëren. Bij de start van het participatieproces worden de volgende randvoorwaarden meegegeven: uitkomsten van het participatieproces dienen -waar mogelijk- te worden verwerkt in het ontwerp en moeten zichtbaar zijn in de uitwerking Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 5 van 11

13 Alle suggesties zijn welkom, en op alle suggesties wordt gereageerd. Als een voorstel niet wordt overgenomen, wordt dit aan de belanghebbende uitgelegd. Hieronder wordt nader ingegaan op de inhoudelijke stappen van het proces. Startbijeenkomst met belanghebbenden Gestart wordt met het organiseren van een startbijeenkomst voor belanghebbenden. Deze bijeenkomst wordt voor een belangrijk deel gebruikt om te luisteren naar de wensen en ideeën die belanghebbenden hebben bij de herinrichting, zodat de wensen van de belanghebbenden meegenomen kunnen worden in het vervolgproces. Het doel van deze startbijeenkomst is drieledig: het schetsen van het beoogde planproces (aanpak) het informeren over de aanleiding, doelstellingen, uitgangspunten en de begrenzing van het project het actief plenair betrekken van de belanghebbenden ten aanzien van de herinrichting van de Dorpsstraat, waarbij de aanwezigen hun wensen en ideeën mondeling, of schriftelijk aan de gemeente kenbaar maken. Om tijdens deze startbijeenkomst een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de wensen en ideeën met betrekking tot de herinrichting van de Dorpsstraat wordt in de uitnodiging voor de bijeenkomst het doel van de avond en de gewenste interactie alvast benoemd. Op die wijze kunnen de belanghebbenden zich voorbereiden op hun input. Daarnaast zullen mensen via de gemeentelijke website, Twitter, de pers (radio, kranten, nieuwssites) en mogelijk via een speciaal hier voor in te richten Facebookpagina worden opgeroepen om hun mening te geven over de herinrichting van de Dorpsstraat1. Inventarisatie voorstellen en wensen. Op alle media wordt een duidelijke deadline gecommuniceerd voor de eerste voorstellen van bewoners en belanghebbenden. Na afloop van deze deadline worden alle ideeën verzameld en beoordeeld op haalbaarheid. Waar mogelijk worden de resultaten uit deze inventarisatie meegenomen in het ontwerp. Inhoudelijke informatieavond (VO) Tijdens deze avond wordt het voorlopig ontwerp (VO) van het plan, gemaakt op basis van de ideeën uit de samenleving, gepresenteerd. Hierbij wordt concreet aangegeven wat er met de uitkomsten van de startbijeenkomst is gedaan. Met andere woorden: welke van de wensen zijn wel en niet meegenomen en wat is de reden daarvan? Tevens kunnen de aanwezigen tijdens deze avond inhoudelijk reageren op het VO. Deze reacties worden genoteerd en aan de interne projectgroep voorgelegd. De projectgroep bepaalt vervolgens per reactie wat ermee gedaan kan en moet worden. Tegelijkertijd zal het ontwerp ook op de Facebookpagina worden gepresenteerd. Informatieavond (DO) en uitvoering (op hoofdlijnen) Op de 2 e informatieavond presenteert de gemeente het definitieve ontwerp (DO) aan de belanghebbenden. De aanwezigen kunnen hierbij vragen stellen over het ontwerp en vrijblijvend erop reageren. Het doel van deze avond is vooral informatief. Uitgangspunt is dat het ontwerp eventueel met uitzondering van details niet meer gewijzigd wordt naar aanleiding van deze avond. Daarnaast wordt op deze avond op hoofdlijnen ingegaan op het vervolgproces. Hierbij wordt enerzijds een inhoudelijke doorkijk gegeven op de vervolgstappen en anderzijds nader ingegaan op de tijdsplanning om te komen van het DO tot aan de realisatiefase en de oplevering 1 Dit zijn suggesties. In overleg met de vakgroep Communicatie zal een passende communicatie strategie worden bepaald. Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 6 van 11

14 3 e Informatieavond in samenwerking met de aannemer 2 Na het presenteren van het DO aan de belanghebbenden ontstaat er een periode van relatieve radiostilte richting de omwonenden. Tijdens deze periode vindt onder andere politieke besluitvorming plaats van het DO, wordt het DO besteksgereed gemaakt, de aanbesteding voorbereid en het werk uiteindelijk gegund aan een aannemer. Om te voorkomen dat de omwonenden op enig moment worden overvallen door de start van de werkzaamheden, wordt voor de start van de uitvoering nog een laatste informatieavond gehouden in samenwerking met de aannemer. Deze avond past binnen het reguliere communicatietraject van R&B. Deze avond wordt gebruikt om de omwonenden te informeren over de uitvoering van de werkzaamheden, de eventuele hinder en de planning. Daarnaast kunnen de aanwezigen tijdens deze avond vragen stellen aan de aannemer en kunnen waar mogelijk afspraken gemaakt worden over hoe om te gaan met vragen, klachten en opmerkingen tijdens het proces van uitvoering. 9. Leden Projectgroep Dorpsstraat Harmelen De volgende leden hebben zitting in de vaste projectgroep: Projectleider: Rachel Broekmeulen Ontwerper: Martijn Smits Verkeer: Rob Veelenturf / Ben Beving Stedenbouwkundige: Bart Visser Realisatie en beheer: André Pouw Groen: Vincent Reintjes Daarnaast zijn de volgende personen agenda-lid Siebe Sneep (dorpsplatform Harmelen) Frank van Rooijen (streekarchivaris) Lennard Lindeman (bestemmingsplan) Afke Huitema (communicatie) 10. Belanghebbenden project Dorpsstraat Harmelen Rondom het plangebied spelen ook belangen van derden. Deze belanghebbenden worden tijdig bij het project betrokken. De externe stakeholders zijn in ieder geval: Direct aanwonenden Ondernemers (detailhandel, restaurants/ hotel, makelaarskantoor, bank, etc.) Nederlands Hervormde Kerk Dorpsplatform Harmelen VVN afdeling Harmelen Fietsersbond Gehandicaptenplatform MIMAX 11. Globale projectplanning Globale planning herinrichting Dorpsstraat Beslisdocument Tussenproducten Projectleiding Planning 2 Deze informatieavond vindt feitelijk buiten de scope van dit projectplan plaats en valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Realisatie en Beheer en de projectleider uitvoering. Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 7 van 11

15 Initiatief Definitie Projectplan (ter vaststelling in het college en ter informatie naar de Raad) Doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden Capaciteit- en kostenraming Planning Ontwerp a. Inventarisatie b. Raadplegen belanghebbenden c. Informatieavond VO d. Informatieavond DO Samenstellen projectteam Januari 2014 R&B Januari 2014 R&B a. Jan/feb b. Feb/mrt c. Begin juni d. Eind sept. Subsidie Aanvraag Op basis van VO Verkeer Juni 2014 Bestemmingsplanprocedure 3 Voorbereiding Realisatie Bestemmingsplan op basis van VO Goedgekeurd bestemmingsplan (indien van toepassing) Besteksgereed maken DO Voorbereiding aanbesteding Opstellen onderhoudsplan Verkeersbesluiten voorbereiden Gunning werk Uitvoeren herinrichting Oplevering herinrichting Ruimtelijke Plannen R&B - uitvoering R&B - uitvoering Beheer 2016 Mei 2014 t/m maart 2015 oktober 2014 t/m December 2014 Januari t/m september 2015 (gefaseerd) 12. Kosten en baten Baten De baten betreffen bij dit project voornamelijk maatschappelijke baten, zoals afname verkeersintensiteit en toename leefbaarheid. Kosten De kosten voor dit project worden voornamelijk gedekt uit de post Investeringen Verharding. Daarnaast wordt er subsidie aangevraagd uit het provinciaal mobiliteitsplan voor de fiets en kan er mogelijk subsidie worden verkregen uit Beter Benutten 2. Ambtelijke inzet Voor de fase tot aan de bestuurlijke besluitvorming van het DO zijn de volgende uren geraamd voor de initiatief- en definitiefase, het ontwerp en indien nodig de bestemmingsplanprocedure Naam Uren Tarief/prijs (indicatie) Projectleider R. Broekmeulen ,- Ontwerp M. Smits ,- Projectleider Civiel A. Pouw ,- Beleidsmedewerker Verkeer R. Veelenturf/B. Beving ,- Adviseur Stedenbouw B. Visser ,- Beleidsmedewerker Groen V. Reijntjes ,- 3 Op dit moment is het nog niet zeker of dit nodig is. Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 8 van 11

16 Beleidsmedewerker Grijs J. Rateland (opdrachtgever) ,- Ruimtelijke ordening (bestemmingsplan) PM PM Communicatie A. Huitema ,- Budget Communicatie 3.000,- Extern advies en onderzoeken vergunningen 7.000,- Diversen/onvoorzien 1.750,- TOTAAL ,- Het is mogelijk dat binnen het project diverse (aanvullende) onderzoeken moeten worden uitgevoerd. Hierbij moet gedacht worden aan archeologisch onderzoek, bodemonderzoek etc. Op basis van de kennis van nu wordt aangenomen dat binnen het plangebied geen verhoogde kans is op archeologische vondsten, en dat er geen bodemvervuiling aanwezig is. Voor deze onderzoeken is voldoende budget opgenomen. Het is denkbaar dat er een bestemmingsplanwijziging nodig is. Hiervoor zijn vooralsnog geen uren geraamd en geen budget opgenomen. 13. Risicoanalyse De risico s worden gedurende het project in 2 korte sessies (bij de start en bij opstellen DO) met de projectgroep benoemd en in deze werksessies worden ook beheersmaatregelen geformuleerd. De beheersmaatregelen worden regelmatig in de projectgroep besproken: liggen we op schema, doen we voldoende om het risico te beheersen, etc.. Omdat dit het projectplan is, en de projectgroep dus nog niet bijeen is geweest, is de onderstaande opsomming tot stand gekomen op persoonlijke titel van de projectleider. In een eerste sessie met de projectgroep kunnen deze risico s worden besproken en mogelijk worden aangepast. Feit is dat dit een politiek gevoelig project betreft. Dit brengt risico s mee voor de uitvoering. Deze zijn echter op dit moment moeilijk in kaart te brengen. Omschrijving Er worden onvoldoende, of niet de juiste mensen bereikt bij de participatie De belangengroeperingen stemmen niet in met de resultaten (het VO en DO) De voorstellen leiden tot een (te) duur ontwerp. Kans in % Gevolg (groot, middel, klein) Te nemen maatregel 30% middel Er wordt ingezet op een goede communicatie met diverse middelen. 50 % middel Goede communicatie, ook over welke voorstellen er wel en niet worden overgenomen en waarom. 50 % groot Duidelijk zijn over het budget, steeds tekenen en rekenen samen op laten lopen, en subsidies aanvragen Het budget wordt overschreden 25% groot Het gereserveerde budget lijkt voldoende voor voorbereiding en uitvoering, en wordt constant gemonitord door de ambtelijk opdrachtgever. Overigens is er geen budget opgenomen voor een bestemmingsplanwijziging Vertraging 50 % klein Het streven is om de Dorpsstraat opnieuw in te richten als de BRAVO projecten zijn opgeleverd. Door wie Projectgroep Projectgroep Projectgroep Ambtelijk opdrachtgever Projectleider Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 9 van 11

17 Enige tijd vertraging is vervelend, maar geen groot probleem, als er voldoende draagvlak voor de maatregelen is gecreëerd. Wel zullen we zorgen voor een strakke projectsturing Deze startnotitie is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Projectleider: J. Rateland Wethouder C.J. van Tuijl R. Broekmeulen d.d. d.d. d.d. Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 10 van 11

18 Bijlage 1: Wegprofielen Dorpsstraat, Kalverstraat en Kloosterweg Profiel Dorpsstraat net ten oosten van de Hofbrug Profiel Dorpsstraat ter hoogte van Noordergaard Profiel Dorpsstraat ter hoogte van Schoollaan Profiel Dorpsstraat net ten zuiden van De Joncheerelaan Profiel Dorpsstraat tussen brug en Kalverstraat Profiel Dorpsstraat net ten westen van de Molenbrug Projectplan herinrichting Dorpsstraat pagina 11 van 11